人事档案管理规定(精选8篇)
人事档案管理规定篇1
【关键词】事业单位；档案管理
1 档案管理工作在事业单位中的重要作用
档案管理工作是部门单位整体工作的重要组成部分，是一项基础性工作，是维护历史真实面貌的重要工作。做好事业单位档案管理工作，有利于记录事业单位发展、变化的轨迹。在轨迹中发现问题，查找不足，录求事物的发展规律，以便更好的提升事业单位管理水平，开拓事业发展局面。做好事业单位档案管理工作，有利于促进单位和谐健康发展。
事业单位档案文件是事业单位管理机关依法对事业单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料，它担负着为事业单位管理提供服务、为事业单位分类改革提供参考、为社会查询提供法律凭证等使命。事业单位档案管理工作规范化是一项长期而艰巨的任务，要将《档案法》、《事业单位登记管理档案管理办法》以及《事业单位登记管理条例》有机结合起来，不断提升事业单位登记管理工作水平。
2 以提高认识为前提，强化档案管理责任意识 事业单位档案管理需要各级领导的充分重视，强化责任意识。一是要高度重视档案管理工作。要以高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想，对待档案管理工作。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，经常过问、检查、督促档案工作，想方设法创造档案管理的物质保障条件，确保足够的人力、物力、资源的配备。坚持把档案管理工作摆上重要议事日程，与日常管理、年度检验、网上登记等工作同安排、同部署、同检查、同考核，定期了解档案现状，帮助解决工作中存在的实际困难和问题，指导工作人员依据标准和有关规定开展工作。同时针对档案整理不同的特点，主动邀请档案馆有关专家到现场进行帮助指导，研究制定出适合全市档案整理的具体方案和标准，为做好档案管理工作打下坚实的基础。二是要不断提高档案数字化认识。事业单位档案数字化工作是促进信息化建设健康发展的重要内容。随着事业单位网上登记工作深入推进，将产生的大量数字档案，如不对其进行有效管理，容易造成散失、损毁甚至篡改电子档案现象的发生，其易修改性将对档案的原始性造成巨大的冲击，如不对其进行科学归档、建立索引，容易造成资源分散、检索困难，其经济效益和社会效益将得不到有效发挥。因此，要将事业单位数字档案管理工作的重视程度提高到与传统纸质档案管理同样高的位置，大力推进事业单位数字档案的保存、备份、归档工作。三是要切实加强对档案管理的宣传。要不断提高事业单位对于管理档案工作重要性的认识。通过开办宣传专栏，开设网站档案管理板块，利用网站滚动信息、手机短信平台、宣传资料手册、座谈会等各种形式和载体，向广大干部职工广泛宣传有关档案法规、办法和制度，进一步提高档案管理人员知法、守法意识，使档案工作真正纳入依法管理的轨道，朝着规范化、程序化和标准化的方向发展。
3 以开发利用为目标，建立健全档案管理规章制度 事业单位档案管理的最终目标是开发利用档案。为提高档案管理的利用率，应根据《事业单位登记管理条例》、《档案法》及有关政策，重点围绕收集整理、保管和利用三个关键环节，健全完善以下四项制度。一要健全完善事业单位档案收集整理制度。为使档案收集整理工作逐步走上规范化轨道，应制定档案员职责、档案整理归档制度，凡属于事业单位管理范围的文件材料，应定期交本单位档案管理人员集中管理，任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。主管机关收到事业单位的有关登记申请，经核准登记，发给证书并公告后，归档文件应及时送交档案管理人员，事业单位的年度报告和日常监督管理所形成的有关文件也应及时送交档案管理人员。档案管理人员在接收档案时，应检查有关材料是否齐全，不全的应敦促有关人员交齐，并履行签字手续。二要健全完善事业单位档案保管制度。在现有制度的基础上，不断健全完善《事业单位管理档案管理人员职责》和《保管保密制度》，严格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）要求保管事业单位档案，并做好事业单位管理档案的保密工作。严禁个人私自保存档案，对利用档案材料营私舞弊者，应视情节轻重，严肃处理，对违反《档案法》和《保守秘密法》的，应依法处理。若登记机构或人员变动、对所保管的档案资料办理交接手续，应造册登记，逐项交待，逐项签章，做到交接清楚，资料连续完整。三要完善电子档案备份管理制度。对于电子档案保存的具体规定，可以按照《电子文件管理暂行办法》等规章制度并参照纸质档案相关管理制度，结合单位工作实际，建立管理制度，明确管理职责，规范业务流程。四要健全完善事业单位档案利用制度。为提高档案利用率，应进一步建全完善档案查阅制度，对档案内部使用、查阅、借阅的要对程序、时限等做出明确规定，为社会组织和个人查询和公告方面的档案信息提供方便。在对社会开放事业单位档案时，应当严格执行《档案法》的以下规定：利用的方式应限于阅览、复制和摘录；中华人民共和国的公民和组织在利用档案时，须持介绍信或者工作证、身份证等合法证明并填写《查阅事业单位登记档案审批表》。
人事档案管理规定篇2
【关键词】 高校;财务档案;规范化管理
什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。
一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性
(一)高校财务档案管理的基本内容
依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2、会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3、财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5、电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6、其他应该存档的相关文件资料。
(二)高校财务档案规范化管理的重要性
高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。
二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题
(一)广西工学院财务档案管理现状
1、财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。
2、财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。
3、财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。
4、财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。
(二)广西工学院财务档案管理存在的问题
1、对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。
2、财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。
3、财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。
三、广西工学院财务档案规范化管理的建议
(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理
制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。
1、根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。
2、管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。
3、档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。
4、财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。
5、档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。
(二)建设财务档案规范化管理的几点设想
就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。
1、领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。
2、提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。
3、强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。
4、建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。
5、做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
6、充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。
【参考文献】
[1] 财政部、国家档案局、会计档案管理办法[Z]、1998、
人事档案管理规定篇3
关键词：档案行政管理；依法行政；执法必严；行政执法
“有法可依，有法必依，执法必严，违法必究”，是社会主义法制建设的基本内容与要求，其中，执法必严是社会主义法制的关键。它要求执法机关及工作人员，必须严格按法律的规定实施法律，坚决维护法律的权威和尊严。执法必严同样也是社会主义市场经济环境下档案法制建设的关键，执法必严就是要严格执法。档案行政管理要做到依法行政，重点是严格执法。
1 严格执法的意义
1、1 严格执法是维护档案法律权威的需要。《档案法》是规范我国档案事业最高效力的法律，它的精神实质是保护和利用档案，维护公民的合法权益和国家权益，维护正义和公平。那么，严格执行《档案法》以及所有关于档案事务的规范性法律文件，不仅维护了《档案法》的权威，而且，保障了正义和公平不受破坏。如果不严格执法，就无法维护档案法律的权威。
1、2 严格执法是档案法制建设的需要。档案行政管理要走向依法行政，走上法制化的轨道，就必须严格执法。严格执法有两层意义:一是执法的严格性；二是惩罚的严厉性。虽然，严厉的惩罚对于那些严重档案违法行为是十分必要的，但是，执法对违法者的威慑力更主要的是在于执法的严格性。一方面，执法要严明、严格、严肃，另一方面，不得超权、越权执法，即档案行政管理部门的任何档案行政执法行为都必须根据法的规定来进行，这是档案法制建设的基本要求。如果执法不严或执法不规范，建立完善档案法制就是空话。
1、3 严格执法是社会主义市场经济环境下档案工作发展的客观需要。随着我国社会主义市场经济体制的确立，经济在向多元化发展，档案工作也向多样化发展，从而使原来旧体制下依靠命令和政策来调节的方式已经无法适应。市场经济社会是法制社会，因而，只有运用法律，公平公正地加以调节、引导和管理，才能有效地解决各种复杂的档案事务和问题。这是时展的客观需要。
2 严格执法的含义
严格就是认真、不放松的意思。执法，也称“法律执行”，“是指国家行政机关依照法定职权和法定程序，行使行政管理职权、履行职责、贯彻和实施法律的活动”。[1]“严格执法”，按照字面意思，就是认真、不放松地执行法律，这尽管是严格执法的基本内容，但仅仅这样理解还不够。严格执法应具有以下几个特征：
2、1 执法的合法性。合法性要求执法行为必须在法律规定的范围内进行，强调依法办事。档案行政管理机关在执法时做出的行政执法行为必须有法律上的依据，不得超出法律规定的范围。档案行政管理机关能做什么不能做什么，必须有法律的授权，超出授权的范围就是越权，越权则无效。执法的合法性具体体现在三个方面：一是主体合法，档案行政执法的主体只能是享有执法权限的档案行政管理机关，并且，也只能依法行使执法权，在职权范围内司其职；二是程序合法，档案行政管理机关的行政执法，必须严格按照法律规定的程序进行，只有严格执行法定程序，才会有正确的执法；三是内容合法，档案行政管理机关的行政执法必须严格认真地按照档案法律法规规定的内容，依实体法之规定做出处理，维护法律的权威和尊严。
2、2 执法的正确性。正确性就是要求执法结果的正确，处理正确是执法公正的体现。执法要求“法律面前人人平等”，在执行法律法规时，要以事实为依据，以法律为准绳，在掌握法律法规标准时不走样，真正做到公平公正。要做到执法的正确，就要求档案行政执法人员必须尽职尽责，对发生的违法行为勇于纠正并依法处理，不搞关系执法、人情执法，做到“有法必依，执法必严，违法必究”。一切以法律作为唯一的标准和尺度，而不是唯“长官”意志。
2、3 执法的及时性。及时性是严格执法的重要措施，只有及时执法才能将严格执法落到实处。严格执法要求档案行政管理机关具有高度的责任感，在合法、正确的前提下，做到及时执法，将档案违法现象消除在萌芽状态。对于需要立案查处的，要及时立案，及时办案，及时结案。执法的各个环节都要遵守法律规定的时限，决不能拖而不办，审而不决。
2、4 执法的严肃性。严肃性要求敬畏法律，郑重严谨地执行法律。对公民、法人和其他组织的档案违法行为，必须依照档案法律的规定严格执法，不能掺杂档案执法人员个人的意愿，既要维护档案法律的尊严，维护党和国家的档案权益，又要严格遵守公民、法人和其他组织的合法权益不受侵犯。档案行政管理机关要严格执法，落实到位，不留空白，不越权、不、不消极执法。所有管理档案事务实施的档案执法行政行为都必须遵循宪法和法律法规规定，绝不允许有任何超越法律规定的“乱作为”、“滥作为”和“不作为”现象。
3 档案行政执法中存在的问题
对于档案行政执法中存在的问题，大都认为主要是外部问题，如庄澍虹认为：一是档案行政执法主体不确定；二是档案法规体系不完善；三是现有档案法规体系不够科学及执法人员素质偏低；四是长期的政治管理模式造成了社会公众的档案意识不强，普遍对档案行政执法活动不认可、不支持。[2]笔者认为，档案行政执法中存在的问题，外部问题不是主要的问题，档案行政管理机关内部的问题才是主要问题。比较突出的表现：
3、1 档案行政管理机关不清楚法定的职责和行政权限而“不作为”。在实际工作中，一些档案行政管理机关对自身的法定职责和行政权限究竟有多少，涉及的面有多宽不是很清楚。致使该实施的档案行政执法工作沒有去实施，从而形成不严格执法的“不作为”现象。其一，对各行各业专业或业务档案事务的档案行政执法基本是空白。“据不完全统计，就全国而言，‘建国’以来，仅标题中，涉及‘档案’的法律法规规章就有241部；而全文中，涉及‘档案’的法律法规规章更是多达4621部。” [3]这些法律法规涉及各行各业的档案事务，其中，许多都是民生和专业档案的范畴。这些法律法规既是档案行政管理机关依法行政的依据，也是档案行政执法内容。但是，在这方面几乎是空白。其二，对个人保管的档案行政执法监管工作几乎是空白。许多档案行政管理机关对本行政区域内个人保存的“对国家和社会有保存价值的”档案从未做过调查摸底或登记备案工作，对其内容、数量、价值、保管情况一概不知。至于对因保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的采取代为保管、收购或者征购措施，对其在流转中的捐赠、买卖和出境的监控管理，几乎都是空白。其三，档案行政管理机关负有对同级档案馆和下级档案馆、档案行政管理机关进行档案行政执法监督、行政监督检查和查处档案违法案件的职责。但是，这方面的档案行政执法也几乎是空白。
3、2 档案行政执法流于形式。一些档案行政管理机关的档案行政监督检查，不是“运动”式，就是“蜻蜓点水”式，难以解决实际问题，基本上流于形式。有的是“档案监督检查力度不够，对档案执法检查采取应付了事的态度”，或“出于档案行政部门人员过少，在执法检查时对下发整改通知书的单位和部门不能及时监督。无人抓监督，无人抓落实，也就无法追究责任”。[4]有的是“平时执法检查过于注重表面形式，不看效果；仅停留在检查，不追查结果；一味追求面广量大的执法检查，不能从档案管理部门本身的总体执法能力出发搞好工作”。[5]档案行政执法成了走过场。
3、3 档案行政执法定位不明确。随着社会主义市场经济体制的建立，要求档案行政管理转到依法行政的法制轨道上，档案行政管理职能由计划经济时代指令性的业务指导为主的管理模式转变为社会主义市场经济时代的依法行政为主的管理模式。但是，“那种几十年一贯制所形成的习惯性工作方法和思维定势，仍然或多或少、或明或暗地左右着档案行政管理，无形中，制约了档案法制建设的进程”。[6]从而致使一些档案行政管理机关对档案行政执法定位不明，强调“行政执法是业务指导的保障”[7]“档案执法检查需要以档案业务指导为基础，档案业务指导需要档案执法检查做保障”。[8]档案行政管理职能的转变基本上还是停留在口头和表面上，沒有把档案行政管理职能定位在依法行政的以档案行政执法为主上，而使档案行政执法的职能沦为摆设。
3、4 档案行政执法概念不清晰，致使档案行政执法行为过窄。行政执法有“广义”和“狭义”之分，“广义的行政执法，是行政主体为贯彻、执行法规而采取的一切行政行为，既包括行政主体为贯彻、执行法规，而制定的不针对具体人和事的具有普遍约束力的规范性文件的行为，即抽象行政行为，也包括行政主体依法针对特定的人和事，而直接采取的削弱权利、加重义务的行政处理行为，即具体行政行为，还包括行政指导、行政奖励等非强制性行政行为”。[9]然而，许多档案行政管理部门都对档案行政执法做狭义的理解，也就是开展档案行政监督检查和查处档案违法案件而已。对于诸如档案行政强制、行政许可、行政确认、行政指导、行政奖励、行政处罚等档案行政执法行为，不是不开展实施就是不按照法律法规规定的程序实施。
3、5 档案行政执法对违法现象制止不力。在现实中，存在着许多诸如档案文件材料收集不齐全、不按规定整理归档、保管安全隐患多等违法现象，其中，大都够不上立案查处，多是需要限期整改或给予行政处罚的。然而，一些档案行政管理机关由于碍于亲戚、朋友、同学等的情面，或是面对所谓“强势”部门，或是工作中有求于的部门，或是其他种种原因，致使对于这些违法现象该给予行政处罚的基本不处罚，限期整改的也是期限一拖再拖，结果是“限期整改成为空口惩罚，违法行为依然继续”。[10]对于一些需要立案查处的，则采取“睁一只眼闭一只眼”或是“民不告官不究”的做法，生怕因为查处一起违法案件影响一个地区档案工作的大好局面。结果是既损害了档案法律的权威，又助长了违法“气焰”，使档案法规更难贯彻，也加大了档案行政执法的难度。
4 加强档案行政执法的措施
4、1 转变档案行政管理模式，走依法行政之路。档案行政执法中存在种种问题，其主要原因或者说根本原因是档案行政管理机关沒有转变管理职能，沒有实行依法行政，沒有实现由档案业务指导为主管理模式向以档案行政执法为主管理模式的转变。转变档案行政管理模式，首先是档案行政管理机关的领导要转变管理思想、管理理念，把管理思想转变到依法行政为核心上，把工作的重点放在档案行政执法上。其次，必须明确档案行政管理机关只能在宪法和法律法规的范围内活动，依法决策，依法处理问题，凡是超越法律规定的行政权力都是非法和无效的。自觉地把行政行为纳入法制化轨道，职责的划分、行使的范围、运行的程序等都要严格依法。最后，将档案行政管理职能转到依法行政上。也就是说，档案行政管理机关的主要核心职能是档案行政执法。面对各种档案事务，要运用一切档案行政执法方法，履行档案法律赋予的档案行政管理职能，实施档案法律法规的各项规定，管理好档案法定范围内的档案事务，保障档案事业的健康发展。
4、2 提高档案行政管理机关的依法行政意识。要大力加强档案行政管理机关内部的法制学习教育，通过法制学习教育，切实提高档案行政管理机关领导的依法行政意识，巩固依法治档理念，用依法行政的思想指导整个档案行政管理工作。提高档案行政管理人员的依法行政意识，加强档案法制观念，用执法必严的理念来约束档案行政管理的权力，将严格依法行政的理念贯穿到整个档案行政管理的具体行政行为之中。
4、3 厘清档案行政管理机关内部职能。按照行政权力法定化的要求，档案业务指导作为计划经济时代管理模式的职能，已经“寿终正寝”，不再是合法的行政职能，代之的是依法行政的档案行政执法职能。档案业务指导的职能如果说还残存的话，它已经缩小弱化为档案行政指导。如何履行档案行政执法职能，并将其落到实处，合理配置行政资源、明确行政职能是关键。在目前情况下，法规科（股）应负责行政执法监督（包括对档案行政管理机关内部的行政执法监督、对下级档案行政管理机关的行政执法监督等）、查处违法案件，实施档案行政强制、行政处罚等。业务指导科（股）应更名“监督科（股）”或“监督指导科（股）”，负责实施档案行政监督检查、行政许可、行政确认、行政指导、行政奖励等。对于档案行政指导职能，必须有清楚的认识。档案行政指导是非强制性行政行为，必须坚持合法、准确的原则，不能把档案行政指导变成档案行政误导，如果产生误导，造成行政相对人受损害时，档案行政管理机关必须承担相应的法律责任。
4、4 严格依法行政，严肃档案行政执法。档案行政管理机关必须严格按档案法律的规定，履行法定的职能，实施档案法律，坚持严格档案行政执法，坚决维护档案法律的权威和尊严。一要严格执行档案法律法规的规定行使档案行政管理职能，管理档案事业。二要严格执行程序法的规定来进行档案行政管理，所有管理档案事务实施的档案执法行政行为都要遵循宪法和法律法规规定，严格执法，不得有任何超越法律规定的档案执法行政行为而形成违法“乱作为”。三要依照所有涉及档案事务的法律法规规定，管理档案事务。要严格执法，落实到位，不留空白。既不能有任何超越涉及档案事务的法律法规规定的范围来进行档案行政执法而形成“滥作为”，也不得置这些档案法律法规的规定于不顾不执法而形成违法“不作为”。
4、5 建立一支高素质的档案行政执法队伍。档案行政管理机关要抓好档案执法队伍的政治思想建设，加强法律业务知识培训，使其具有强烈的事业心和责任感，能够熟练掌握档案法律法规及有关法律法规知识，不断强化档案依法行政的理念，不断提高档案行政执法的能力和水平。
注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案执法理论与实践研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-06。
参考文献
[1]百度百科 baike、省略/view/21519、htm、
[2]庄澍虹、档案行政执法中存在的问题与对策[J]、四川档案，2006（3）、
[3]吴雁平、1987年～2010年档案执法实践回顾与思考[J]、档案管理，2011（4）、
[4][10]齐晶、试论档案行政执法工作中存在的问题与对策[J]、经济研究导刊，2010（23）、
[5]姚震，董非、档案执法中的障碍性因素[J]、档案与建设，2002（5）、
[6]杨益群、档案行政管理必须依法行政[J]、档案与建设，2002（1）、
[7]曹永霞、加强档案行政执法提高档案管理水平[J]、 山东档案，1999（5）、
[8]许亚南，王涛，贾丽君、档案行政管理部门的业务指导和执法检查[J]、黑龙江档案，2002（1）、
人事档案管理规定篇4
关键词：流动人员人事档案 管理 现状 对策
一、流动人员人事档案管理之现状
（一）流动人员人事档案的重视程度不够
个人对人事档案重要性的认识不够，档案机构的重视程度不够，造成流动人员人事档案管理存在很多漏洞。《流动人员人事档案管理暂行规定》明确规定：“严禁个人保管他人人事档案”。但是经常有一些下岗职工自己拿着档案到人社部门咨询政策，并且档案没有按规定包封、盖章。问其原因，有的是当年下岗时自己从单位取回一直放在家里，也有的是刚从档案机构借出来，根本没人给包封、盖章。目前，流动人员人事档案管理不规范的现象比比皆是，档案资料不全，内容不真实，档案的收集、整理、转移不规范，档案袋子破损，档案丢失等情况时有发生。
（二）流动人员人事档案管理体制混乱
目前许多职介机构、人才服务机构、劳务机构都在进行人事档案社会化管理工作。这些机构有的隶属于人社部门，有的本身就是企业，档案在某种程度上已经成为了商品，甚至有些机构以造假档案进行牟利。不具备档案管理资格的企业和个人越权、违规管理等现象，既造成了流动人员人事档案管理秩序混乱，又对流动人员人事档案的安全性、真实性构成了严重的威胁。本人在工作中就曾经遇到过这样的事情：一名下岗灵活就业人员，按相关规定办理完退休手续后，人社部门却接到举报。经多方调查，发现此人确实曾在下岗期间服刑，法院的判决书等资料无人送往档案机构，办理退休手续的档案里并没有其服刑的相关资料。这件事情的发生，绝非偶然，它凸显了流动人员人事档案管理的漏洞，为我们的档案管理工作敲响了警钟。
（三）流动人员人事档案的管理不够规范
1、档案资料管理不规范
一些档案机构，没有专业的管理人员队伍，没有相应的配套设施，档案管理工作处于只收钱，零收集，不整理状态。人事档案短缺，材料内容不完整，弄虚作假等现象屡屡出现。这些机构的档案，根本没有装订整理，袋子也已经破旧不堪了，档案资料随时会从袋子里掉出来。以前就有一名老同志因档案里缺失入伍和退役资料，为了接续工龄，把退伍证交给档案机构，退伍证从破损的档案袋子里滑落丢失。还有一些人自己拿着未经包封、盖章的档案来咨询，这将很难保证档案的真实性和完整性。
2、档案管理人员配置不足，素质不高
《干部档案工作条例》对档案管理人员的选拔和培养做出了相应规定，并规定：“每管理一千人的档案需配备一名专职干部”；但是据调查，目前我市一些档案机构，多数都是一个人负责管理几千份档案，有的机构甚至是一个人负责管理上万份档案。并且，这些档案机构，任用的档案管理人员未经过专门培训，党员干部极少，多数人员对档案管理的相关政策和具体要求并不了解，对档案管理业务不太熟悉。繁琐的工作，巨大的工作量，再加上档案管理人员配置不足，导致档案管理工作未能严格按照要求规范操作。
二、具体对策
（一）加强宣传力度
加强《中华人民共和国档案法》的宣传，提高人民对人事档案重要性的认识，采取多种形式在电视、广播、报纸等新闻媒体上做一些正规的播报，或者是在大街小巷发放一些法律知识传单。如果能结合生活中的实例，把案例以故事的形式展现出来，效果则大大不同。目前各电视台许多法治栏目很受老百姓欢迎，但是与档案相关的却寥寥无几。如果能借助这些栏目，把具体案例呈现出来，或者把发放法律条文形式的传单，改为以实际案例改编的漫画故事，这样新颖的宣传形式，肯定会给人们留下深刻的印象。
（二）完善管理制度
各级政府组织、人事部门应针对现状及时出台相关政策，指导流动人员人事档案管理工作。对各类档案机构的业务指导部门是谁，法定责任是什么，谁来监督管理，怎么处罚等问题作出明确规定，并将流动人员档案管理工作的具体操作、奖惩制度细化。应赋予人社部门下属的人才中介机构对人事档案的唯一管理权。并且这些部门应与工商等部门联合起来，对没有权限私自保管档案的单位或超范围管理档案的人才服务中心机构进行严肃查处。还应通过与公安联网实现信息共享，以此规避判决书等资料无法送往档案管理机构的漏洞。
（三）规范档案管理机构
档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，集服务性与保密性于一体。加强档案管理工作，一是要整顿档案管理机构，明确管理职责，划清管理权限，界定法律责任，实行监管制度。二是要加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员素质。从档案管理人员的选择上入手，严格按照相关要求选拔任用档案管理人员；定期组织学习培训，不断提高他们的能力；培养他们勤奋学习、爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神；鼓励他们提出合理化的建议；把他们培养成具有“创造型、复合型、协作型”人才，使他们能为流动人员人事档案管理事业建功立业。
参考文献：
[1]《干部档案工作条例》
人事档案管理规定篇5
［关键词］事业单位；规范化；人事档案；问题；措施
0、引言
档案管理是事业单位人力资源部的重要工作，人事档案材料涉及每个事业单位员工的基本信息，通过人事档案的调取，事业单位能够判断是否对单位内部人员进行考核、培训、升迁、加薪。另外，事业单位档案管理水平也能够有效反映单位的人力资源状况，其管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用，因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要。
1、加强事业单位人事档案管理规范化的重要意义
1、1规范化的管理有利于提高档案管理效率
随着我国市场经济的快速发展，尤其是企业单位用人制度的改革，事业单位用人也采取合同制的方式吸纳优秀人才，在事业单位的长期运行过程中，会有大量人员的流动，人员档案材料成为事业单位了解人才状况、实施人才调动的主要依据，因此建立规范化、高效化的人才档案管理机制显得尤为重要。对人事档案进行规范化管理能够有效提高人事材料的使用率，第一时间掌握所需要的人事材料；事业单位人事档案的规范化管理也能够确保人事档案的真实性、准确性，一旦工作中需要查阅就能够按照流程快速地找出相关资料，减少查阅时间，提高查阅效率，节省大量人力，确保事业单位工作的顺利实施。
1、2人事档案规范化管理，能够反映事业单位发展状况
人事档案记录了事业单位人员的整个流动过程，能够见证事业单位每个时期的人员情况，反映事业单位当时的发展状况。事业单位的发展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而随着事业单位的发展壮大，其人员流动以及规模也会不断扩张，从侧面也就反映了事业单位的发展状况，这是事业单位的潜在资本，对于事业单位进行人才培训，筛选符合事业单位发展的人才具有重要指导意义，能够为事业单位发展提供人才基础。
1、3规范人事档案有利于优化人才选择机制，吸纳人才
首先，人事档案记录了每个人员的入职、发展、升迁、离职等基本情况，对于事业单位筛选人才具有重要意义。通过人事档案记录，事业单位能够判断自己需要哪种类型的人才，这样在招聘新人的过程中，事业单位就会按照这些要求进行招聘，有利于人才的吸纳；其次，通过人事档案，事业单位能够发现现有人才中存在的不足和问题，这样就能够根据这些问题开展集中化的培训，提高事业单位内部人员的整体素质；最后，事业单位还能够根据人事档案记录对人员进行岗位调动，对表现良好，能力突出的人员进行表彰和升迁，对表现不好，能力一般的进行再次培训，对不思进取，影响恶劣的人员进行开除，提高事业单位人员的整体工作效率和综合素质。
2、事业单位档案管理中存在的问题
2、1规范化管理意识薄弱，缺乏高效的档案管理意识
在事业单位发展过程中，尽管事业单位的规模以及生产力水平在不断提高，但是在人事档案的管理方面却没有提高，主要是因为管理人员没有重视到档案管理的重要性，在管理过程中存在疏忽漏洞现象，在档案管理过程中，不能对档案管理人员进行及时的培训，没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备，这些都是档案管理意识薄弱所引起的。
2、2受传统档案管理模式的影响，档案管理存在不规范性
档案管理工作是一个长期而持续性的工作，因此在长期的管理过程中会形成惯性，一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难。在事业单位的发展过程中，传统档案管理方式影响较深，管理方法比较陈旧，档案管理基本依靠人工完成，办事效率低，难以跟上信息时代的发展步伐；另外，在管理过程中往往存在许多漏洞，从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也十分不规范。
2、3档案管理人员专业化水平不高，规范化有待提高
在事业单位的档案管理工作中，很多档案管理人员都不是档案管理专业的管理人员，大多都是从单位内部选择的，没有一定的档案管理经验和基础，根据事业单位需求而进行的档案管理，管理意识薄弱，管理规范性不高，尤其是随着事业单位的不断发展，人员流动的加大，对档案管理的专业化、规范化要求更高，但是很多事业单位为了降低管理成本，没有对档案管理人员进行补充，这也加剧了管理的混乱。另外，事业单位档案管理制度比较简单，没有完整的档案管理制度和操作依据，档案人员编制较为随意，这些都是影响档案管理规范化不能实施的重要影响因素。
3、提高事业单位档案管理规范化的措施
3、1重视档案规范化管理的宣传教育，强化管理人员管理意识
实现规范化的档案管理模式，首先就要做好档案规范化的宣传教育工作，将精细化管理理念引入到档案管理工作当中，提高管理人员的精细化管理意识。在档案管理工作中，要加强对档案的宣传教育讲解，提高内部人员的重视度，让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义，加强档案工作的收集和利用工作。首先，可以丰富档案信息的收集渠道，建立完善的档案信息收集体系，以事业单位内部各部门为主，做好每个部门人事档案的信息整理和完善，建立高效的人事档案收集渠道；其次，建立档案材料的联动机制，将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中，如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等，只有如此才能完善档案管理机制；最后，要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中，只有这样才能进一步强化档案管理意识，提高档案管理的规范化。
3、2优化档案管理机制，为实现规范化管理奠定理论基础
健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此要对档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。首先，对档案管理制度进行公布，确保档案管理制度能够落实到位，确定档案管理的主要人员，并由负责人对档案管理进行监督管理；其次，召开档案管理规范化会议，通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制，保障档案实施的规范化运行；再次，做好档案管理的宣传工作，要求各部门与档案管理部门做好协调，确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后，责任落实到位，对档案管理工作进行监督管理，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性。
3、3提高档案材料收集、整理的规范化操作水平
在人事档案管理过程中，最基础的工作就是档案材料的收集与整理，只有确保这个过程规范化才能确保档案材料的完整性、准确性、规范性。档案材料收集整理工作是长期的，贯穿于事业单位发展的整个时期，因此提高资料收集、整理的规范性尤为重要，要做到这点，首先，要对信息收集内容进行严格审核，拓展信息收集渠道，根据人事特点及时有效地收集一手资料，对于资料不全或者信息不足的档案做好备注，后期进行完善和补充；其次，对材料的收集过程以及材料的整理过程进行严格监督，定期进行检查，确保材料的真实性；再次，对收集的材料进行归类整理，便于档案的查找和使用；最后，根据事业单位要求以及国家档案管理要求对档案管理标准和信息收集范围进行确定，不断完善和补充档案信息，提高档案管理效率，做好档案统计分析，提高管理的规范化水平。
3、4推进档案管理的信息化水平，提高管理效率
档案信息化的发展不仅能够提高档案管理的规范化水平，也能提高档案材料的使用效率，因此，推进档案管理的信息化水平尤为重要。信息化管理的最大优势就是规范化、便捷化、快速化，能够在短时间内通过搜索引擎找出所要查找的档案材料，另外还能够实现网络化管理，可以将传统纸质档案数据信息数据化，通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而建立网络化档案管理体系。网络化档案管理就是档案管理标准化的具体体现，在档案信息数据化的转化过程中，会通过统一的操作模式，统一的处理体系，实现档案信息的统一化管理。在推进档案信息化建设的过程中，首先，要完善档案信息化管理的基础设备，加大基础设备的投入，如购买必要的电脑、数据处理器等；其次，要构建自己的档案信息化管理体系，完善体系建设，提高电子信息化的使用效率；最后，建立完善的档案网络信息化规章制度，确保信息化建设的规范性、科学性、高效性。4结语人事档案管理的规范化能够有效提高事业单位的管理水平，对事业单位的发展具有重要意义，因此要不断提高档案管理的规范化水平。在大数据时代的背景下，事业单位也要加快网络化档案管理体系的建设力度，结合事业单位发展的具体情况，不断优化档案管理的规范化。
人事档案管理规定篇6
关键词：人事档案；标准化；管理
人事档案是人员信息准确、详实的根本保证，是历史地、全面地了解和正确选拔使用领导人员的重要依据，是人才队伍建设的根基，人事档案管理直接影响到组织人事工作的效率和质量。在实际管理的过程中，受到诸多因素的影响，档案管理工作中存在一定差异化管理和不尽完善的地方，需要对档案管理进行标准化规范，为人力资源开发做好基础保障。
一、人事档案管理存在的问题
1、人事档案材料形成、收集、整理存在差异
尽管我国各级人事档案管理机构制定了档案管理有关规章制度，但是档案材料的形成要求还缺少规范，特别是学生时期档案材料，各大院校没有统一的表格和材料清单，使得学生时期档案材料详略不一，学籍卡片、成绩单等材料没有生成时间等问题也较多，给档案的整理和排序带来一定难度；档案材料的收集和鉴别存在差异性，造成档案材料存在内容不完整、排序不规范，或是相同内容档案材料重复入档、无保存价值材料入档等问题；同时，虽然档案管理有关文件中明确规定档案材料的技术加工和装订要求，但是档案材料的装订设备规格不一，人事档案随人员流动，档案材料多孔、不齐等问题仍大量存在。
2、档案管理人员学习和培训缺少统一管理
人事档案管理的好坏很大程度上取决于档案工作人员[1]，然而档案管理重视程度不够、相关文件规定在实际管理中贯彻落实不足的现状大量存在，档案材料收集、鉴别、整理等实际操作的学习资料相对匮乏；档案管理人员定期培训和继续教育缺乏统一管理，档案管理人员缺少上岗培训和学习学时等要求，对新出台的政策规定掌握不及时，往往造成档案管理人员业务知识不深入、不全面；同时，随着从严管理人事档案相关法律法规相继出台和完善，相关部门和档案管理人员的党性教育、纪律意识也需要进一步加强。
3、人事档案信息利用水平不高
包含人事档案信息的相关系统开发在很多企事业单位已广泛开展，但是普遍应用程度不高且没有统一规范。目前的信息系统一般用于档案重要信息数字化维护更新和初级利用阶段，往往缺少对个人人事档案中反映职工成长成材的信息开发利用，以及为职工的培养计划方向和目标以及专业技术或行政职务晋升通道提供支持；年度的人事统计已对职工的年龄、学历、职务职称等情况进行统计汇总，但是缺少对相关信息的同比和环比，基于信息系统搭建人力资源开发平台还远远不够。
二、档案标准化管理的具体措施
1、强化人事档案标准化管理，全面做好档案管理基础工作
规范档案材料形成源头，进行档案材料生成标准化管理。进一步规范需入人事档案材料模板，统一表格样式，特别是规范各大院校需入档案材料，进行学生档案材料清单管理，给学生期间人事档案材料减负;；严把档案材料入口关，进行档案材料收集标准化管理。进一步明确、细化归档范围，审核档案材料填写是否规范、手续是否完备，特别加强对档案材料的鉴别，保证材料内容的真实性和有效性；规范技术加工方法和设备，进行档案材料整理标准化管理。进一步规定档案装订设备标准化生产，固定规范裁剪A4、B5纸张以及孔距准确的设备，保证档案整卷整齐、平坦。
2、实行人事档案管理人员标准化培训和继续教育，建立素质高、专业能力强的档案管理队伍
人事档案管理工作标准化的必要因素就是人事档案管理人员档案管理专业知识标准化。统一领导，分步实施档案管理人员基础知识和实操标准化上岗培训，保证档案材料收集全面、准确、及时，尽量做到加工、装订一步到位，避免反复修补档案材料，提高档案管理工作效率和档案的美观性；定期组织开展人事档案管理继续教育，逐步建立继续教育学时制度和年度考核制度，通过网络视频学习等方式，档案管理人员专业知识更新及时；同时，进一步严肃组织人事工作纪律，结合两学一做;等学习结合岗位工作，提高档案管理工作人员保密意识，切实增强档案工作人员事业心和责任感，确保人事档案真实全面地反映职工的情况。
3、开展人事档案信息标准化建设，为人力资源开发保驾护航
建立标准化信息系统，形成基于个人→部门（下属单位）→本部→总部;组织结构的数据集合和分析系统。通过信息系统标准化设置，一方面，进一步提高档案电子化管理以及档案中重要信息的保存和维护，全面提高档案管理工作效率，另一方面，有助于对单位人力资源概况的了解[2]，可以随时提取职工个人、部门（下属单位）、子公司、总公司全面数据分析，为职工个人培训、专业技术职务评聘、中长期职业规划等提供激励引导，也为单位人才招聘、领导人员选拔任用、人员岗位调整、人员年龄结构优化等提供数据支持，为领导决策提供参考，为人才队伍建设提高保证，使人事档案更好的为企事业单位人力资源开发和创新发展提供科学有效的服务。
三、结语
作为人力资源的基础，人事档案管理是一项常态化工作，强化这项工作是一个持之以恒的过程，人事档案逐步实现标准化管理更是十分必要的。通过人事档案管理标准化、工作人员学习标准化、信息开发标准化建设和深入开展，全面提高档案的保管、利用和开发水平，实现档案管理全过程标准化，最终达到档案管理全面服务于人力资源开发和企事业改革发展的目标。
参考文献
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人事档案管理规定篇7
第二条本市行政区域内档案的收集、整理、保管、利用、中介服务及相关的管理活动，适用本细则。
第三条本细则所称档案，是指国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。其物质形态包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖牌、证书、印章等纸张材料、感光材料、磁性材料及各种实物。
第四条档案事业建设应当列入同级国民经济和社会发展计划。档案事业经费列入同级财政预算，并随着档案事业发展和财政预算支出水平逐步增加。
第五条本市及各县市区档案行政管理部门主管本行政区域的档案事业，负责监督、指导档案工作，促进档案管理的现代化和社会化，依法查处档案违法行为。乡镇人民政府和街道办事处档案工作机构或档案工作人员，负责管理本机关的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。
第六条本市各级各类国家档案馆，应当按照有关规定收集、接收、整理和保管档案，采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。
第七条各机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称立档单位），应当按照国家规定加强档案工作，设立与档案工作相适应的档案工作机构，配备档案工作人员，依法履行保护档案的义务，自觉接受档案行政管理部门的监督检查。
第八条立档单位应当自成立或注册之日起30日内，到同级或所在地的档案行政管理部门办理档案登记手续。已设立但未办理档案登记的立档单位，应当在档案行政管理部门规定的期限内补办登记手续。
第九条立档单位应当严格按照有关规定，收集、整理本单位形成的各类档案，并予以妥善保管。中小型企业、事业单位可以将其档案的收集、整理、保管等事务，委托给国家档案馆或档案中介服务机构承担，但委托收集、整理、保管涉及国家秘密的档案应当符合国家有关保密法律、法规的规定。
第十条下列档案属国家所有，立档单位应当自档案形成之日起满10年，即按规定的范围向同级国家综合档案馆移交：
（一）国家机关、社会团体的档案；
（二）国有独资企业、事业单位的档案；
（三）国有控股企业及其他非国有企业的党群机构的档案。
公开发行的报纸、期刊、年鉴等出版物，编辑单位应当在出版发行的3个月内向市、县国家档案馆移交正式出版物。
第十一条立档单位分立、合并时，继承其权利义务的单位应当负责收集、整理、保管原立档单位的档案；立档单位被宣告破产、解散、撤销时，负责处理其善后事宜的单位，应当收集、整理、保管原立档单位的档案，并向同级国家档案馆移交。
第十二条市、县级国家机关批准举办的纪念、庆祝、招商、比赛、表演、展览等重大活动和重大接待活动，承办单位应当确定专门机构或人员负责收集、整理活动中形成的档案，并在活动结束之日起60日内向同级国家综合档案馆移交。
承办单位无法独立履行前款规定义务的，应当提前5日向同级档案行政管理部门申请，并提供必要的便利条件，由同级档案行政管理部门指派人员协同收集、整理档案。
第十三条立档单位向各级国家综合档案馆移交档案，应当按规定的技术要求进行整理、编目和消毒除尘。
第十四条各级各类档案馆和立档单位的档案机构，应当配置适宜保管档案的库房和设施，建立健全档案管理制度，防止档案损毁、散失或泄密。积极采用电子计算机、网络等先进技术和设备，逐步实现档案管理现代化。
各级国家档案馆库及关键设备的建设、改造、维修的经费列入同级财政预算；其他各类档案馆建设应当纳入本部门本单位基建计划。
第十五条各级各类档案馆应当定期检查馆藏档案，及时抢救发生褪变的档案，所需经费由档案行政管理部门报同级财政部门予以安排。
第十六条各级各类档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布开放档案目录。立档单位或个人可以优先和无偿利用其移交、捐赠的档案。已经向社会开放的档案，单位或个人凭合法证明均可利用；各级国家档案馆应当为利用档案者提供便利，并严格按价格主管部门核定的标准收费。
第十七条申请从事档案中介服务的，必须经市档案行政管理部门初审后，报省档案行政管理部门进行资格认定。各级国家档案馆、档案中介服务机构，可以依法开展档案事务咨询、档案人员培训、档案价值评估、管理方案设计、技术指导及档案收集、整理、保管等服务。
第十八条本市各级档案行政管理部门，应当加强对各类档案馆、立档单位、档案事务中介服务机构的监督检查，对档案违法行为依法给予行政处罚。
第十九条当事人对档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可依法申请行政复议或向人民法院。
人事档案管理规定篇8
关键词:职工档案 违法行为 法理
面对档案违法行为的隐蔽性、违法后果显露的滞后性以及发现违法行为难度较大的实际困难,北京市档案局(以下简称市档案局)近年来把发现和查处档案违法行为作为当前档案行政执法的重点来抓,先后对四起档案违法行为实施了行政处罚。
为了促进档案行政执法工作的发展,现将近期市档案局行政执法人员在查处丢失职工档案违法行为中遇到的问题及自己的思考介绍如下,同大家研讨交流。
一、案件查处情况
2008年12月1日,市档案局接到群众举报,反映本市某企业存在故意藏匿、销毁职工档案的违法行为。市档案局执法人员经过深入细致的调查取证,查明举报人原系本市某企业职工,1995年12月8日,该企业将举报人予以除名并将其职工档案从本单位转出。由于举报人的职工档案至今下落不明,该企业又不能提供确凿证据证明本单位已将举报人的职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门,客观上造成职工档案丢失的危害后果。
我们认为此行为违反了《企业职工档案管理工作规定》第十八条“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门”和该规定第十九条“接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失”以及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第三十四条“有下列行为之一的,由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的”等规定,属于丢失档案的违法行为。
根据《企业职工档案管理工作规定》第十五条“对违反《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国保守国家秘密法》的,要依法处理”以及《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条“有本办法第三十四条第(一)项、第(二)项、第(三)项行为的,由市或者区、县档案行政管理部门给予警告,根据有关档案的价值和数量,对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款;造成档案损失的,由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失”的规定,市档案局于2009年3月6日对本市某企业给予警告的行政处罚。根据《中华人民共和国行政处罚法》(以下简称《行政处罚法》)第二十三条“行政机关实施行政处罚时,应当责令当事人改正或者限期改正违法行为”的规定,市档案局责令该企业认真整改,切实保障职工档案的安全。
2009年3月11日,市档案局收到被处罚企业报送的整改报告。该企业表示服从市档案局的行政处罚决定,在今后的工作中要吸取教训,采取有效措施加强对职工档案的管理,杜绝再次发生类似违法行为。
二、相关法理问题的思考
在查处丢失职工档案违法行为过程中,有以下四个法理问题需要认真梳理、形成共识:
(一)对职工档案国家所有权的辨析
根据《北京市实施〈档案法〉办法》第三十四条和第三十五条的规定,只有发生“丢失属于国家所有的档案”的违法行为,档案行政管理部门才能依法予以行政处罚。显而易见,职工档案是否属于国有档案,是档案行政管理部门能否查处职工档案管理中发生的档案违法行为的首要问题。
人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的,关于个人经历和德才表现,并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。可划分为学生档案、工人档案、干部档案、军人档案四个部分①。《企业职工档案管理工作规定》第二条“企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。”2006年国家档案局在就人事档案丢失诉讼对最高人民法院的答复中指出“人事档案是国家档案的重要组成部分,其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务”②。由此可见,从档案所有权的角度来看,作为人事档案重要组成部分的职工档案,属于国有档案的范畴。丢失职工档案属于“丢失属于国家所有的档案”的违法行为,档案行政管理部门应当依法予以查处。
由于人事档案事关公民个人的切身利益,公民向档案行政管理部门举报、要求查处人事档案管理中的违法行为的愿望尤为强烈。在当前档案行政管理部门依法履行行政处罚职责缺乏案件线索的情况下,应当对公民举报的涉及人事档案的违法行为予以高度关注,从中发现有价值的案件线索。
(二)对丢失档案违法行为发生时间的确定
根据《行政处罚法》第二十九条“违法行为在二年内未被发现的,不再给予行政处罚。法律另有规定的除外。前款规定的期限,从违法行为发生之日起计算;违法行为有连续或者继续状态的,从行为终了之日起计算”的规定,确定丢失职工档案的时间是否距发现之日起不超过两年,是能否给予行政处罚的关键因素。
本市某企业1995年把举报人除名后,认为本单位已根据有关规定将其职工档案提请其户口所在地的某区劳动行政部门审核后转交某街道劳动部门保存,而某区劳动行政部门及某街道劳动部门均否认曾经接收和保存过举报人的职工档案,举报人据此认为本市某企业并未将其职工档案转出。也就是说,1995年本市某企业转交举报人的职工档案以来,有关当事各方均认为该档案有着确切的下落,不存在丢失档案的情况。只有在2008年市档案局接到举报、进行调查取证后,才彻底查清了举报人的职工档案下落不明,最终确定了该档案已经丢失的事实。鉴于本市某企业只能提供证据证明已转出举报人的职工档案而不能提供证据证明已将档案转交其户口所在地的某街道劳动部门保存,举报人的职工档案下落不明显然与本市某企业履行转交职工档案的法定责任不到位有着直接的因果关系,市档案局据此认定该企业应当对丢失职工档案的违法行为承担必要的法律责任。
需要说明的是,举报人的职工档案从本市某企业转出后下落不明,只是表明该档案脱离了有关单位的有效管理。由于存在将来重新发现该档案下落的可能性,因此档案下落不明并不一定意味着其已经丢失。由于下落不明的档案一旦被认定为丢失就构成了档案违法行为,对此负有直接责任的人员必须承担相应的法律责任,借鉴《中华人民共和国民事诉讼法》为人民法院针对下落不明满一定期限的公民设定判决宣告死亡的特别程序,公民在被法院判决宣告死亡后,其原有的婚姻关系随之消灭,继承由此开始的规定③,对于下落不明的档案能否确认其已经丢失,我们认为应当由档案行政管理部门经由调查核实的特定程序来予以最终确认。借鉴1988年《最高人民法院关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见(试行)》“被宣告死亡的人,判决宣告之日为其死亡的日期”的规定,我们认为丢失档案违法行为发生时间应当推定以档案行政管理部门经过调查取证,最终确认本市某企业存在丢失职工档案违法行为之时起算。
(三)查处档案违法行为的法律适用
由于《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)和《北京市实施〈档案法〉办法》对行政处罚都作了相应的具体规定,根据《中华人民共和国立法法》第六十三条第一款“省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要,在不同宪法、法律、行政法规相抵触的前提下,可以制定地方性法规”的规定,在查处档案违法行为时,究竟是适用作为上位法的《档案法》和《档案法实施办法》,还是作为下位法的《北京市实施〈档案法〉办法》,要看这三部法律、行政法规和地方性法规之间是否存在相互抵触的情况。
档案行政管理部门的行政处罚权是1996年7月全国人大常委会通过修改《档案法》赋予的。由于这是在1996年3月全国人大制定《行政处罚法》对行政机关的行政处罚权予以严格限制的情况下,国家把行政处罚权赋予一个以前没有此项权力的行政管理部门的第一部法律,因此《档案法》对档案行政管理部门实施行政处罚权的范围予以了严格的限制。根据《档案法》第二十四条第二款的规定,只有“在利用档案馆的档案中”这一有限范围内发生“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的”三种档案违法行为,档案行政管理部门才能对违法者给予行政处罚。由于在现实工作中,档案违法行为大多发生在利用档案馆的档案这一特定领域之外,为了有效制裁档案违法行为,切实保障档案安全,《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条突破了《档案法》第二十四条第二款的限制,授权档案行政管理部门对发生在“利用档案馆的档案”之外的上述三种档案违法行为给予行政处罚。
对《档案法》、《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于行政处罚的规定进行比较,《北京市实施〈档案法〉办法》授权档案行政管理部门对“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的;擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”五种档案违法行为给予行政处罚,运用“警告、罚款、没收违法所得”三种行政处罚种类,罚款幅度为“对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款,对直接负责的主管人员或者其他责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款”的规定,这与其上位法《档案法》和《档案法实施办法》)的规定是完全一致的,符合《行政处罚法》第十一条第二款“法律、行政法规对违法行为已经作出行政处罚规定,地方性法规需要作出具体规定的,必须在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内规定”的要求。
有鉴于此,《北京市实施〈档案法〉办法》在给予行政处罚的行为、种类和幅度三个方面严格遵照其上位法《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定,这三部法律、行政法规和地方性法规在行政处罚的规定方面并没有相互抵触之处。对于本市某企业丢失档案的违法行为,档案行政管理部门完全可以根据《北京市实施〈档案法〉办法》的规定给予行政处罚。
(四)对行使档案行政处罚自由裁量权的考量
档案行政处罚自由裁量权,是指档案行政管理部门在法定档案行政处罚权限范围内,对档案违法行为是否给予行政处罚、给予何种行政处罚和给予何种幅度行政处罚的自主决定权。根据《档案法实施办法》第二十八条和《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条的规定,对于丢失档案违法行为的责任者,由档案行政管理部门给予警告,并可对单位处1万元以上10万元以下罚款,对个人处500元以上5000元以下罚款。造成档案损失的,还可责令赔偿损失。
为了进一步做好规范行政处罚自由裁量权工作,根据2007年北京市人民政府制定的《北京市关于规范行政处罚自由裁量权的若干规定》④第六条“规范行政处罚自由裁量权应当遵守下列规定:(一)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚种类的,行政执法部门应当明确适用不同种类行政处罚的具体条件;(二)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚幅度的,行政执法部门应当根据涉案标的、过错、违法手段、社会危害等情节划分明确、具体的等级”的规定,按照《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于罚款数额“根据有关档案的价值和数量”予以确定的要求,2008年市档案局制定的《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》⑤以“涉案标的”作为规范档案行政处罚自由裁量权的基本标准,把涉案标的价值以“保管期限”为标准具体细分为“永久”和“定期”两个档次,把涉案标的数量以纸质档案为标准(其他载体档案参照执行)在“永久”和“定期”两个档次内再进行具体的划分。
根据《行政处罚法》第五条“实施行政处罚,纠正违法行为,应当坚持处罚与教育相结合,教育公民、法人或者其他组织自觉守法”的规定,在“警告、罚款、没收违法所得”三种档案行政处罚种类中,《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》高度重视档案行政处罚的教育功能,倡导档案行政管理部门对大多数轻微档案违法行为适用“警告”的行政处罚。考虑到普通的职工档案其价值和数量都较为有限的实际情况,根据《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》关于“损毁、丢失属于国家所有的档案的”违法行为,涉案标的为1页-50页以下的永久保管档案、1页-250页以下的定期保管档案,行政处罚种类适用“警告”的规定,市档案局决定对丢失举报人职工档案的企业给予警告的行政处罚。
根据《行政处罚法》第七条“公民、法人或者其他组织因违法受到行政处罚,其违法行为对他人造成损害的,应当依法承担民事责任”以及《中华人民共和国民法通则》第一百三十四条“承担民事责任的方式主要有:(七)赔偿损失”的规定,考虑到2008年人民法院经过审理已经认定该企业对丢失职工档案负有过错、判决其赔偿举报人人民币六万元的情况,市档案局决定不再对该企业造成档案损失的过错作出责令赔偿损失的处理。
以上是我们对参与查处丢失职工档案违法行为的情况介绍及其法理分析。徒法不足以自行,查处档案违法行为是提高社会档案意识和档案法制观念最有效的途径和手段。我们相信,在广大档案行政执法人员的辛勤努力下,随着档案行政执法尤其是档案行政处罚工作的深入开展,必将为档案事业营造出一个良好的发展环境。
注释:
① 王英玮、专门档案管理、中国人民大学出版社,2004:p84、
② 《国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复》(档办〔2006〕54号)
③ 柴发邦、民事诉讼法学、北京大学出版社,1992:p285、