档案管理应急处置方案(精选8篇)
档案管理应急处置方案篇1
关键词：院前急救病历记录档案管理
【中图分类号】R-1【文献标识码】B【文章编号】1671-8801（2013）11-0574-02
1院前急救的病例单档案管理中存在的问题
1、1档案意识薄弱，领导对档案工作的重视程度有待加强。部分院前急救单位领导有“重业务，轻档案”的倾向，认为急救业务才是“硬道理”，档案管理是“可有可无”的岗位，忽视档案工作在现实中的作用。遇有上级检查，才突击应付，简单了事，使档案工作长期处于被动状态，也影响了档案工作者的积极性。
1、2档案管理“分散多头”，规范化程度不高。综合档案由办公室负责管理，但主要保管文书、科研、人事、会计、声像及部分实物档案。而院前急救病历及病历分析（纸质和电子档案）等由患者就诊形成的急救医疗档案材料，则由医务部门等各科室保管，单独存放，形成多个部门管理档案的无序格局，缺乏统一的管理标准和模式，没有统一到一个部门集中管理。
1、3档案收集不完整，文件的系统性和完整性遭到破坏。系统性和完整性是档案管理的重要内容，虽然一直强调归档的齐全、完整，但文件漏归现象仍然时有发生。当前，相当部分的院前急救单位档案管理普遍存在收集不完整、不齐全、不及时等情况。有些业务科室经办人员为了自己工作方便，常常将自己形成的材料自己保管，没有提交档案室存档，影响了档案的系统性和完整性。
2加强院前急救病例单的档案管理对策
2、1科学规划，合理建设院前急救病历管理系统。
2、1、1院前急救病历文件的管理。
（1）病历的形成院前急救病历是指医务人员在院前医疗活动过程中按照《院前急救病历书写基本规范的书写要求形成的文字、符号、图表等资料的记录。
（2）病历的收集根据我中心的实际工作情况，要求医生在当班内完成并上交急救科，由急救科负责根据个人统计报表的登记情况进行清点、核对。
（3）病历的整理院前急救病案形成的特点是时间短、数量大、病种复杂，为保证病历管理工作的准确性、保护病案和保持病案的整齐，对收回的病案按照出诊医生及出诊时间顺序作初排后，病案室工作人员按院前急救病历质量管理评价标准单项否决的条件，认真逐一检查病历内各个组成部分是否符合规定；对有纸张破损脱落的，随时给予修复，以保证病历资料的完整性、准确性。使病历的组织统一化、内容系统化，便于使用时能快速地找到所需要的资料。
（4）病历的录入院前急救病历类似于院内病案的单页资料，无病案首页，在录入计算机时，根据病历记录页面提供的信息，我们设想制作急救病案管理系统的病案首页，其内容包括：流水号、出车车号、派车时间、出车时间、到达时间、完成时间、患者姓名、性别、年龄、籍贯、职业、往救地点、送往地点、转送情况、院前诊断、现场及途中处置、CPR结果、出诊人员等。
2、1、2计算机管理系统的应用。应用计算机管理院前急救病历将会优于以往的管理方法，对病案的管理更加简单、方便、快捷，病案的使用也比以往更全面。
（1）启用管理系统电子病历档案归档应本着便利、安全、广泛的原则，充分利用电子病历归档的软件。病案信息是医疗信息和管理信息的基础，是最活跃的信息，计算机应用于病案管理，由存储密度大、存储量大、检索速度快等特点。我们初步设想制作的急救病历管理系统包括：病历录入、病历信息索引、病历信息查询、病历信息统计。
（2）建立相应索引除保存电子病历标准PDF格式的文件外，必须同时建立必要的内容索引，并对应保存电子病历主要内容的结构化信息建立相应的索引，用于检索和系统管理统计分析。根据各种条件帮助使用人员快速定位到需要的病人电子病历，检索的条件包括出车时间、病案号、往救地点、送往医院、人员姓名、疾病类型等。
（3）重视同步归档采用电子病历和纸质病历同步归档，提高管理质量。目前，电子病历还处理探索试用阶段，尚不能取代纸质病历档案的存在，但电子病历文件的便捷和资源共享度又是纸质病历所不可替代的。因此，采用电子病历档案与纸质病历档案同步归档的“双轨制”，显得尤为重要。这样，既解决了归档病历档案的凭证依据问题，又解决了电子病历档案的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
2、2多措并举，切实强化病历的安全管理。
2、2、1强化安全意识。切实加强组织领导，制定计算机管理、信息安全保密等相关制度；加强对病历档案归档工作的监督和指导。
2、2、2实施数据备份。数据备份就是将备份文件安全的保存，实行物理归档。它是指经过计算机处理的电子病历档案，通过拷贝到移动U盘或刻录载到载体上，即将数据刻录成只读光盘，把数据转换到安全的存贮载体上去。该方法便于电子病历档案的长期保存。
2、2、3妥善保管存放。对于备份的光盘加以编号编目，存放在专门场所。该场所除了要保证符合介质要求的温度和湿度条件之外，对于灰尘和静电干扰等情况也要有所考虑。因为根据存储介质的不同，各种干扰条件有可能加速介质的老化，甚至破坏介质上的内容。
2、3加强档案干部队伍建设，提高档案工作者的素质。档案工作者的素质直接关系到档案工作的质量，加强档案干部队伍建设至关重要。一是要选配好档案管理员。档案管理员要有较高的政治素质、文化素质和业务水平。同时，要保持档案人员的相对稳定，确保档案工作的稳定发展。二是要多层次、多渠道地培训档案人员，加强档案专业知识和技术的培养教育，尤其是对新的档案工作理论、技术方法和经验以及档案相关知识的教育。
3结束语
随着全国医疗卫生体制改革的实施，院前急救事业起步比较晚，发展得还不够成熟，院前急救病历的档案管理是急救中心建设及进行科研的重要资料。如何做好院前急救病历档案管理工作是也当前急救中心开展服务的关键，我们要加强对院前急救病历档案的保护、归档管理问题的研究与探索，确保急救事业的发展需求。
参考文献
[1]普洁雁，普丽芬、院前急救病历管理方法探讨[J]、中国病案，2005，12：14-15
档案管理应急处置方案篇2
【关键词】：急救中心档案管理
当前医疗卫生体制改革正处于关键时期，医疗急救系统是社会公共安全和公共卫生体系的重要组成部分，如何加强急救中心的科学管理，规范医疗急救服务工作，提升应急医疗救援能力和水平，促进医疗急救事业的建设和发展，保障、维护公民健康权益，是摆在急救中心管理者面前的一道道难题。在新形势下急救中心档案工作如何面对急救中心发展的新特点、新情况、新问题、新任务，探寻新途径适应发展需要，自觉地服务急救中心的医、教、研工作，是档案工作者急需解决的新问题。
一、档案在急救中心建设中的作用和价值
1、1、档案为工作查考提供重要依据。
急救中心档案是指中心在各项职能活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录。它产生于省急救中心的形成、发展、变化的全过程，同时又贯穿于中心业务工作及其组织、管理的各个方面，真实地记述和反映了中心的发展轨迹，是重要的信息资源。古人说得好:“以铜为鉴，可正衣冠;以史为鉴，可知兴替。”前人的经验可以使我们少走弯路，前人的积累可为我们的发展奠定基础。
谈到积累，我们可理解为两大部分，一部分是有形资产如房屋、设备等，可用积累数额和金融价值来体现，另一部分是无形资产，如独创的管理急救中心的思想、方法，独特的医疗技术等等，这些宝贵的经验，积淀在急救中心发展的历史中，这无形的资产以什么来体现呢?除急救中心内外口碑流传外，很大部分是通过档案来体现的，完整的档案忠实地反映了历史的全貌。
1、2、档案是中心管理工作的依据
档案是急救中心工作的原始记录，具体记录了上级的指示、意见，历届决策者的指导思想，领导班子制定的各项规章制度和办法、开展各项业务活动的措施和方法，反映了急救中心的工作成就、经验和教训。因此领导和部门工作人员为了熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、进行决策、寻找凭证、处理问题等等常常需要查考历史的记载，可从中了解到党和国家制定的各项方针政策和上级指示，能够熟悉各项工作的来龙去脉，以便使决策科学化，减少无效劳动和重复劳动，为延续未竟工作和开展新工作提供依据，有效地提高工作效率和质量。
1、3、急救中心档案是医疗科研教学的基础和条件
医学是一门继承性、连续性、传递性很强的学科，它的发展和开拓，主要依靠经验材料和理论材料的不断积累，医学研究要在前人已取得成果的基础上进行新的探索。因此，医学科研离不开档案资料，实践告诉我们，前人的研究即便是失败的记录，也能为后人的研究提供参考和依据，传统的医学研究为了获取完整的资料，对新技术、新药品的效用观察最长的要求达到一个生命周期，约六十年，所以相关资料和档案的保存非常重要。
1、4、档案为中心精神文明建设服务
急救中心档案记载了医疗急救事业的发展轨迹，是中心宝贵的精神财富，记载了急救中心规模、房屋变化，设备仪器的更新换代，中心优秀干部、职工为中心发展所做出的贡献和先进事迹等等情况，以及急救中心发展史上的重大事件，都能凝聚成一种精神，引导职工积极进取，对树立中心的自身形象起到重要作用。利用这些史料对广大职工进行艰苦奋斗的传统教育，具体而生动，富有说服力和感染力，能够激发职工敬业爱岗，热爱急救中心的感情，使中心的自身形象、优秀先进人物的榜样力量能够延绵不断地得以传承。
二、当前急救中心档案管理现状
2、1档案管理机构不健全，管理职能不明确。
医院档案由办公室的综合档案室负贵，管理文书、科研、人事、会计、声像及部分实物档案，而病案、病理切片、X光片等由患者就诊形成的医疗档案材料，则由医务部等科室各自单独保管、单独存放，从而形成一个医院多个部门管理档案的格局，没有统一的管理标准和模式，缺乏统一的专业职能部门全面负责。
2、2医院档案人员素质偏低。
因医院档案专职人员偏少，原始学历不高，而且他们的年龄偏大，素质偏低，无法将精力放在档案管理和开发利用上，使档案工作处于被动应付状态远远落后于医院现代化管理对档案人员的要求。
2、3重管轻用、没有发挥应有的作用。
很多医院急救中心的档案管理存在重管轻用的现象。档案收集了，管理了，却忽视了最重要的档案信息资源的开发利用。因档案工作人员服务意识较差，没有编制相应的检索工具和目录，致使需要使用档案材料的人找不到相应的材料，既耽误了工作又使许多珍贵的医院档案被束之高阁。大量的档案材料沉睡在档案室内，体现不出任何价值，失去了管理的意义。
2、4医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。
随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理巾已经广泛运用，医院管理手段不断进步。而很多医院急救中心还没有运用计算机及网络技术管理档案，基本还停留在手工收集、检索阶段，信息量小，不利于档案的收集、开发利用。
三、积极探索，切实做好急救中心档案管理工作
3、1加强学习，增强意识
思想决定行动。加强学习，扭转错误意识是加强档案工作的前提。急救中心档案管理是医院管理的重要组成部分，各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳人重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。可以通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作，使X院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自已日常工作和生活的密切关系。领导重视，全民动员才能使档案工作取得长足进步。
3、2组织落实，明确职责
为确保在预定的时间内顺利地完成档案定级达标工作，中心专门成立了以中心主任为组长的“档案建设领导小组”，并确定了由一位分管领导主管档案工作；成立综合档案管理办公室，由办公室主任兼任档案科长；除办公室外，各职能科室都选派了一批责任心强、熟悉本科室业务的同志担任兼职档案员。急救中心还将档案工作列人科室责任目标的考核范畴。
3、3多途径学习，提高素质
要树立档案教育是终生教育的观念。档案工作者一是要具备良好的政治品德，档案工作的特点和性质要求档案专业人员必须具备良好的政治素质，要有为档案事业献身的精神，要严守档案保密制度，保守国家机密；二是要提高职业道德素质，既要有爱岗敬业、无私奉献的精神，也要有严谨细致、深人扎实的工作作风，要尊重档案尊重历史，维护档案原始凭证性，维护档案完整与安全；三是要加强档案人员的继续再教育工作肥培训工作纳人医院年度培训计划中。不仅要通过专业培训、继续教育、考察调研、进修学习，特别是要利用先进的互联网技术学习国内乃至国外先进经验，提高业务知识水平，同时作为医院档案的管理者，还要深人临床一线调查研究医疗教学和科研对档案信息的需求。不断总结探索档案管理新方法，有的放矢地为临床一线服务，推动档案管理水平的提高。
3、4统一思想，提高认识
召开中层以上干部和专兼职档案员参加的档案管理工作培训会，中心领导在会上作了动员，办公室主任通报中心档案现状和年度档案工作计划；向参会人员发放《档案法》和医院急救中心有关文件及规章制度；并请省档案局和卫生厅的档案管理专家作了档案法规的基本知识的培训，增强大家的档案法制观念，提高了对档案管理目的、意义的认识。同时也增强了档案意识，有利于急救中心档案建设。
3、5措施得力，全面保障
为确保档案创新达标工作的顺利开展，急救中心应该从机构设置、人员配置和房屋设施等方面提供了有力保障。抽调相对固定的工作人员，聘请档案指导老师，并先后购置了金属档案柜及计算机、打印机、复印机、碎纸机、干湿温度计、防虫药剂、案卷装具、管理软件等，为档案达标工作提供了硬件保障。
3、6利用信息、提供服务
档案整理和保管的意义在于利用。急救中心档案工作的根本目的，是要开发档案信息资源，为急救中心各项工作服务。利用计算机软件建立一套完整、方便、快捷的档案查询检索系统，对全部库存各类档案进行案卷级和文件级的目录查询。除计算机检索外，档案室还建立《案卷目录》和《卷内目录》两套手工检索工具，采用多种方式做好档案服务利用工作。
总而言之，在档案信息越来越显出其重要作用的今天，档案工作者一定要立足档案，更新观念，与时俱进，从整体上全面提高自己，扎扎实实地做好档案的规范整理归档工作，努力实践开发利用档案信息工作的新途径、新方法，以科学的态度，把中心档案信息资料的开发利用工作做的更好，使之发挥出更大的作用，更好地服务中心的发展建设。
[参考文献]
[1]胡代英、医院档案管理工作中存在的问题及对策[J]、管理与教育,2007年11月第4卷第32期、
[2]康敬梅,杨砚君、如何加强医院档案管理、
档案管理应急处置方案篇3
【关键词】人事档案 防灾 预防 抢救 补救
一、引言
2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉树大地震等自然灾害的发生，对国家和人民的生命和财产造成了无法弥补的损失，也严重侵害到了人事档案馆及其保管的人事档案资料，其中北川县人事档案局所有的一切都荡然无存。因此我们要提高面对自然灾害和人为灾害造成的威胁，努力避免或者减少相关损失。
二、人事档案防灾工作
1、关于灾害的预防
1、1人事档案备份。对人事档案进行复制，形成一样的副本单独存放，平时利用时尽量用副本代替原件提供利用。同时尽量加快信息化建设，把人事档案全部转化为电子信息，利用数字设备以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等载体，尽量利用计算机等数字设备阅读、处理人事档案材料。
1、2提高人事档案室的防灾能力。人事档案保护有六防：即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。平时工作要保持库房温度、湿度稳定（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%），避开火源，禁止吸烟，要对线路老化等情况进行维修，定期检查。要完善抢险救灾器材配置和保障后勤供给，消防器具应每年检查或者更换一次，保证消防通道畅通。检查有关设备，寻找灾害来临时最易受攻击之处，例如窗户，安排有关人员及时补救。
1、3工作人员提高警惕，加强日常管理。工作人员应经常检查人事档案室，若发现异常要引起注意，及时向领导汇报。要备一份应急物资清单，及时补充丢失或过期产品，应急物资清单包括以下：手电筒、应急灯、口哨、铅笔、照相机、毛巾、纸巾、报纸、大小塑料袋、保鲜膜、胶条等。
1、4制定相关应急处理预案。把突发事件预防作为人事档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对自然灾害的紧急处置能力，对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，完善抢险救灾的日常训练工作，所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防的存放位置、使用方法等，做到责任到人，措施到位，方法得力。
2、遇到灾害时应采取的措施
2、1优先抢救人事档案。面临其他财产损失和人事档案安全的选择时，要把保障人事档案安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少自然灾害对人事档案材料的影响。要及时复查副本及电子信息备份，若有洪水危险，优先抢救人事档案原件，并用塑料薄膜包裹好，用胶布固定好，放在冷冻设备中。在紧急情况下，采取最有效行动消除对人事档案的威胁，保护未受损的人事档案，抢救已受损的人事档案，转移和妥善安置受威胁的人事档案。
2、2成立抢险救灾工作组
2、2、1发现问题，及时报警。按照分工，人事档案管理责任人及现场第一人应立即报警，第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门。在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，保护未受损的人事档案，并及时向领导汇报。凡发现人事档案室内任何部位有被烧烤异味或库房屋顶地面暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其他人，及时排查危险源。如险情不大自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情，同时要报告领导。若发现人事档案室灾情较严重，搞不清虚实时，应立即报警，呼叫抢险救灾工作人员积极抢险。
2、2、2成立抢险救灾工作组。瞬速成立抢险救灾工作组，工作组具体负责救灾现场的组织决策与指挥，现场工作人员必须服从指挥。若灾害来临，工作组要向全体工作人员发出警告，指明各自的职责，决定未来48小时内与重要成员的沟通方式和位置，组织救灾队伍，建立与公安、消防等专业救援队伍的联系，协助专业救灾部门自救互助，最大限度减少灾害损失。对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处理预案，对灾害事故造成的受损人事档案，立即组织人员进行抢救，特别是对受水淹人事档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定人事档案的状态，避免灾情进一步恶化。
2、2、3等待外援。发现险情时，工作人员或第一发现人应该立即通知领导及拨叫与抢险救灾有关的外界联系电话，明确受灾地点，打开通往险区的通道大门，通知相关保安人员，保证大门畅通，为消防车的靠近做好准备。消防队到来之后，应及时介绍险情，一切听从消防人员的指挥。
3、事后补救
3、1灾后处理冷冻干燥法。如果人事档案被水淹，或者浸入一部分水，应立即用塑料薄膜包裹好，放在冷冻设备中，利用冷冻干燥技术保护档案。冷冻干燥又称升华干燥，是将含水材料冷冻到冰点以下，使水转变为冰，然后在较高真空下将冰转变为蒸气而除去的干燥方法，这是专门处理受洪水或者普通水灾造成人事档案受损的处理方法，在抢救受灾方面具有较强的应用前景和实践意义。
3、2去污去酸加固修裱。人事档案若是受损或者出现破损污染，就要对其进行去污去酸、加固修裱。做这项工作需要专业的技术人员，例如用小刀、毛刷或者溶剂对人事档案材料进行去污去酸，利用糨糊作粘合剂，运用修补或托裱的方法，把选定的纸张“补”或“托”在档案的背面，增强纸张的强度，修补受损的档案，试制尽量恢复如初。在修裱过程中，人事档案上的只字片语不能丢弃，尽量保持档案原貌。
3、3加强完善应急机制，要针对人事档案的特殊性专门设计一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对人事档案造成的损害。
档案管理应急处置方案篇4
关键词：档案；应急预案；管理
现阶段，档案种类与数量与日俱增，赋予了档案管理工作者巨大的压力，压力主要来源于档案分类保存于消防安全保障工作。就目前状况而言，国内部分档案管理部门对档案安全管理工作不够重视，未能充分做好档案应急预案制定工作，从而埋下了巨大的安全隐患，可能引发机密信息泄露与档案受损事故。
一、应急预案制定工作应当遵循的原则
（一）预防灾情原则
制定合理的档案管理应急预案的目的之一在于降低不良因素对档案安全的威胁，最大程度地确保档案的完整性与安全性。为此，工作人员在制定应急预案的过程中，必须严格遵循预防为主的原则，确保应急预案各类体条款具有前瞻性、应急性，能够有效地降低事故发生几率。
（二）档案优先原则
档案优先指的是在档案室发生诸如火灾等灾害时，优先转移各类档案，将档案的安全放在第一位。在过去，国内发生了多起档案室失火事件，由于工作人员未充分遵循档案优先原则，首先转移档案室其它物质资产，从而导致大量档案受损，付出了巨大的代价。所以，档案管理人员要吸取教训，时时刻刻以档案为重，在档案室发生消防事故时第一时间转移档案[1]。
（三）应急联动原则
档案管理工作强度较高、工作难度较大，档案应急工作需要多部门合作、共同维护档案安全。应急联动原则是工作人员在档案应急预案制订工作中必须要严格遵循的一类原则，应急联动的意义在于充分调动各部门的力量，以制度的形式来落实档案管理中的多部门协作。事实表明，在应用具有应急联动内容的档案应预案后，档案的安全性获得了显著的提升，同时也深化了其他部门人员对档案管理工作的了解，为档案管理工作的进步奠定了良好的基础。
二、档案管理应急预案的制定与实施
（一）做好应急人员配备工作
消防、公安人员是保障档案安全的专业力量，在档案室发生安全事故后，档案管理人员要及时报警，在后续工作中充分配合公安、消防人员的各项工作。火灾是对档案安全危害最大的一类灾害，因此档案管理人员要积极提高自身的防火意识，从而降低档案室失火的几率。
无论是何种工作，在其中发挥最关键作用的因素是“人才”，档案管理工作也不例外。通过调查走访，发现部分档案管理人员综合素质较低，预防风险的意识与能力较差，难以有效地制定与执行档案应急管理预案。鉴于以上情况，认为档案管理部门应当采取有效措施以强化档案管理人员的综合素质，可以通过定期举办行业专家讲座以及组织专业技能培训活动等形式来扩充管理人员的理论知识储备、提升其专业能力，使其更加适应新时期档案日常管理与应急处置工作的要求[2]。
（二）做好物资储备工作
档案管理人员要时刻绷紧神经，注意防范各类事故的发生。为了最大程度地降低火灾的危害性，档案管理人员必须要做好应急物资储备工作，准备数量充足、质量合格的灭火器，工作人员要明晰灭火器的操作流程，以求在最短时间内控制火情。档案室中要配设火警装置，档案管理部门要定期组织专业人员检测报警装置与消防设施是否处于正常的工作状态中。
档案室应设有直通安全地带的安全通道，应急预案中应强调安全通道的重要性，严禁在安全通道上堆放杂物、充分确保安全通道的畅通。安全通道上要配有质量合格的消防指示灯并在墙上张贴安全标志。得益于科技的高速发展，现阶段人们已经可以借助计算机与互联网技术来开展档案日常管理与安全保障工作。预案中应当指出，档案室要建立电子数据备份系统，将重要数据备份至硬盘之中，采用实时数据备份的工作方式以保障重要数据的安全。
（三）做好资金准备工作
毋庸置疑的是，档案日常管理与应急处置工作需要大量的资金，这就需要档案管理部门做好资金预算工作，确保用于购进消防设施、计算机设备等物资的资金充足。需要特别指出的是，近年来档案管理资金贪腐现象较为猖獗，因此档案管理部门应当做好资金流向监督管理工作，制定一系列制度来约束资金经手人员的行为，确保每一笔资金都能落到实处。
（四）明确档案应急预案启动条件
档案管理人员必须要在合理的时机启动档案应急预案，如此方能最大程度地削弱灾害对档案安全的威胁性、保障应急预案的应用效果。通常情况下，在档案室发生险情后，档案管理部门首先要组织人员进行自救，随后应在最短时间内分析灾情等级、预估灾情可能造成的危害。在判断出灾情严重程度后迅速制定相关的灾情报告，详尽地描述灾情出现的时间与预测灾情的影响并在2小时内将报告递交给上级领导部门。
在确定灾情极有可能影响人员与档案安全、容易造成较大经济损失后，要迅速启动档案管理应急预案，各有关人员要迅速回归岗位、分析现场灾情进展状况并严格依照应急预案相关规定开展救灾工作[3]。
（五）应急预案中的奖罚内容
为了最大程度地发挥榜样的带头作用、遏止档案应急管理工作中不良现象的发生，档案应急预案中应当含有合理严谨的奖罚制度。奖罚制度能够实现及时表彰在档案应急管理工作中作出突出贡献的人员，处分瞒报档案险情、在档案应急处理工作中态度散漫的人员的目的。严厉处罚阻碍档案应急管理工作开展的人员，应当将犯事情节特别严重的人员移交司法机关处理。
三、结语
新的发展形势下开展档案应急预案制订工作具有重要的现实意义，档案管理部门要多制定约束性与激励性制度并予以落实，档案管理人员应积极提升自身综合素质、培养随机应变能力，从而促进我国档案管理事业的长足进步。
参考文献：
[1]陈兵、“兰台防线・2011”――浙江省档案与电子文件突发事故与灾害应急演练成功举行[J]、浙江档案、2011（05）、
档案管理应急处置方案篇5
关键词：急救中心;档案信息管理体系;健全与完善
急救中心档案信息是以不同载体保存的历史记录。这些具有利用价值的资料是档案工作的基础，必须具备一定的完整性。但由于对其重要性缺乏足够的认识，急救中心档案基础工作还不够完善；人员操作随意不规范；资料收集不够及时；工作欠协调；借阅手续不严格；制度有待进一步健全；致使档案资料分散，收集遗漏，以至导致一些资源的损失。因此，必须加以进一步规范与改进，从档案信息的内容要素、收集传递，到保存利用等，形成一整套科学严谨的管理系统。
一、档案信息资源收集范围的界定
档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展，社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中，急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息，不仅是医患纠纷处理的法律依据，还是医院应急能力及专科特长的实际体现，是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。1、急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立，整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料，以及组织机构的变迁；印模式样的启用更改；文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。2、院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始，到现场抢救，送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施，小到出车车型、车速、行车公里数，细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后，还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统，实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询，而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。3、中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时，急救中心还要拓宽档案信息资源，进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件；二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件；三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训，及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集，以充实档案信息，实现资源共享。
二、收集方式的创新
丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集习惯，多管齐下，迅速及时地获取完整齐全的档案信息。1、主动出击收集法。急救中心档案工作人员可以改变坐等报送档案资源或被动接收的传统做法，采取积极采集方式，真正走出办公室，加强与各科室相关人员的联系和协调，确保档案信息能及时收集，了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手，亲自进行中心召开的大型会议的拍摄，或参与重大事件与活动的拍摄，直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。此外，为方便应急事件的处理，档案部门还可以主动建立以辖区户主姓名、家庭住址、联系电话等信息为内容的社区居民急救信息档案。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储，以及联系电话等相关信息，以便在紧急情况下迅速确立处置预案，为病人赢得更多抢救时间。2、档案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构，在各科室设立兼职档案员，正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送，并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料，在鉴别分类的基础上，整理归档，统一进行分卷编号，列出目录明细，以备检索查询。3、“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料；同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料；机关工作人员调离退休变动時需要移交的文件材料；上级部门授予的荣誉证书；以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集，极易散落在部门或个人手中，档案工作人员要主动提醒，及时追踪收集催交。4、电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及，急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能，通过上传方式进行文件和图片资料的收集，形成电子文档，方便查询与共享。
档案管理应急处置方案篇6
关键词：突发事件 档案 风险预警 机制 构建
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）03-259-01
因档案具有不可复制和不可再生的特点，国内自汶川地震类重大灾害后，对档案灾害的预警和处置工作越来越重视。
一、研究的背景
2008年以后，各级各部门对档案灾害的重视程度大幅度提高，特别是针对灾害的应急处置建立起了应急预案与防控体系，加强了档案灾害的应急处置工作，但是对灾害的风险预警评估机制的建设仍相对薄弱。普遍问题是，专业档案机构和工作人员应急管理的意识仍然较淡薄，风险评估的技能掌握不够，机构大多没有建立起预警机制，同其他灾害衍生导致的档案灾害联动机构缺失、力度不够。
二、档案风险的预警机制的构建
（一）档案风险预警信息的监测机制
1、完善档案风险预警监控系统。各组织部门要从消防、治安、环境监测、后勤保障等各个环节建立起风险监测系统，界定出风险点，并建立监测机制，指定专人负责，及时收集预警信息。
2、建立档案风险信息收集机制。对档案存在的各种潜在的危险进行分析评价，定期汇总档案灾害可能发生的类型、时间、概率，相同事件的进行归类，对风险点进行预测分析，特别是针对已发生的各种档案灾害的原因、影响、危害进行记录，并对发展衍生趋势进行预测，分析风险趋势转化的可能性，做出是否需要发出预警报告的判断，并据此形成应急预案，建立起行之有效的操作流程，加强处置效率。
（二）档案风险的预警信息评估方法
1、列出档案风险因素指标。预警信息的评估需明确列出分析指标，包括灾害发生的诱因、可能造成的影响、发展变化趋势和涉及范围，来预测灾害的大小、持续的时间以及灾害的影响程度等，以便后期做好风险的预警评估。
2、用风险矩阵方法分析预警信息。信息的分析方法也直接影响到结果的客观性，可按照常用的风险矩阵分析法，结合专家打分，一般采用风险矩阵和德尔菲法，对预警信息进行分析，确定出重要的风险点，划分出不同的风险系数，对高、中、低等不同风险进行区别应对。
3、对档案灾害形成风险分析报告，确定可能存在的风险点，并且按照相对法，得出一个百分数的相对系数，划定风险级别，如0-30%的风险为低风险，30-60%的风险为中风险，60-100%的为高风险，按照不同级别确定哪些是需要重点防范和处置的风险点，并进行排序，列出预警的重点并指定不同等级的应急响应，实现大险大救，中险中防，小险小控。
（三）档案风险预警应急响应及处置预案的制定
1、依据档案风险信息分析对信息分析评估得出的结果数据，确定出风险点的数量和类别，评估出风险的危害与处置难度，区分出外部风险和内部风险，明确各类风险可能涉及的范围，并以此来确定应急响应级别和处置预案。
2、按照灾害的严重程度和影响范围等因素，确立不同的响应。我们国家一般将预警响应列为4级，但各单位及部门可根据情况自拟响应级别，既可以并入组织内部大的应急响应体系，也可以自定简单的响应级别，以便增加可操作性。建议一般档案的响应级为3级，一级为最大级别的响应，二级响应可为超出档案灾害范围但仍局限于一个组织内部的灾害响应，三级响应为档案部门内部可以指挥处置的风险。级别越高，显示的风险越大，其响应的范围与难度也大。确定好应急响应后，可针对预警标志制定不同级别下的应急预案，包括报告流程、指挥流程、人员响应的范围、人员物资调配、后续处置情况。
3、处置预案的制定。根据风险分析和响应级别制定档案应急预案，包括适用的范围、风险处置的操作流程、人员调动与物资调配、报告与信息、外部联动协调，以及处置信息的记录和收集，并且包括处置后期的总结、评价，灾害损失的评估、恢复重建，档案损失如何修复，都要在预案内体现。
三、档案灾害预警响应的启动和终止
1、预警响应的启动。当预警信息达到一定的响应级别时，要及时报告上级领导和部门，及时启动相应级别的应急预案，并展开应急救援，调动人力、物资，启动联动机制等，确保档案灾害得到及时、有效的处置。
2、预警响应的互动。档案灾害具有衍生性，也可因其他方面的次生灾害引发，响应启动时也要建立及时的信息报告机制，密切观察档案灾害和其他灾害的动态，请注意灾害事件的变化，以随时调整响应和处置。
3、预警系统的终止：档案灾害影响结束后，由档案馆（室）及时完成档案灾害预警终止报告，由档案预警负责人终止指令，终止档案预警及灾害响应。
参考文献：
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档案管理应急处置方案篇7
Abstract:The file security management is an important ponent of archival work, is the archival work core issue、 This particular file when the safety of emergency management has made some elaborate, sum up to do two things, first, in thinking of those files to improve security awareness and self-protection; second is to build in action and improve the protection of critical files, important files to protect the security of information and even the vast majority of files, so file management is more strict and standardized、
关键词：档案 安全管理 突发事件 灾害 应急机制 防范措施
Keywords:archives safety management emergencies disasters emergency response mechanisms preventive measures
作者简介：刘璐璐(1983、10-),女,山东德州人,中州大学国有资产管理处助理馆员。
档案工作是一项长期而具体的管理性工作，它在一定程度上体现出一个单位或部门在一个阶段或一个历史时期的完整性。当前，在我国乃至整个世界范围内，公共安全面临着十分严峻的挑战。灾害事故在给人类社会造成巨大灾难的同时，也敲响了公共安全的警钟，因此档案的安全管理工作更显得重要，制定相应的应急机制和防范措施，最大限度减少因自然灾害和突发事件等原因造成的档案原件的损失，保障档案的安全，以促进档案工作健康发展。
档案工作的安全管理不仅要落实于平时，特别是在重大灾难和突况来临前，更要加强管理和保护，争取使破坏性降至最低，保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题，具体要做到两点：
一、提高档案安全防范和自我保护意识
制定档案安全防范和保护制度，防患于未然，各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作，将灾害预防作为一项长期的工作，并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识，做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备，对已有档案文件信息要加强安全和保密意识，完善工作体制，强化安全管理。比如，平时做好档案安全的应急演练工作，确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全，正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法，严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的。
二、建立和完善重要档案的保护机制
许多重要信息一旦被毁或者失去，就很难再获得。对于一个机关，一个企、事业单位，重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此，对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。
1、对纸质文档的保护
对于纸质档案文件来说，它受外部环境的影响很大，具体来讲，温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体，都不利于纸质文件的保存。一旦被毁，将不复存在，对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点，对其采取特殊的防灾措施，如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方，因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生，这种方法能有效防止毁灭性打击。
2、对电子文档的保护
相对于纸质档案文件，电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件，可以从数据存储系统中取回数据，恢复系统。
随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档，可以防止信息损失和变动。⑴归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致；在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；软件产品的源程序与文本是否一致等。⑵检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。⑶归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储，对所有归档的电子文件应做保护处理，使之置于只读状态。⑷对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，应及时采取维护措施，进行修复或拷贝。⑸为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性，要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性，可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。⑹在档案信息存储安全方面，增强档案信息安全和网络安全意识，并采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强对档案管理系统的监控；保证在线管理系统的安全，对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制，安装保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度。同时，在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离；各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。⑺在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，也不能只强调保密而限制利用，应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作，确保档案信息的安全。
三、结束语
总之，档案的安全管理工作在合理规范的同时，各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则，对监测到的事件采取相应措施加以控制，对可能发生的危险情况及时处理，积极加以防范，以便在危险发生后能快速反应，使突发事件造成的损害降到最低程度，从而有效地保护档案资源。
参考文献：
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档案管理应急处置方案篇8
[关键词]城建档案；异地备份
[中图分类号]G275、9 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02
异地备份重要档案的问题，是时下档案界的热研课题，也是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的举措。2008年汶川大地震的惨痛灾难，从诸多方面使我们正视损失和汲取教训，其中城建档案的异地备份的研究引起学术界的极大关注，因此推动了对档案安全保管和利用方面的反思，强化了对城建档案异地备份机制与方法的研究。科学领导，强行管护，已成为档案部门对档案异地备份的自觉研究与积极实践。
城建档案即城市各类重要工程档案，从一个侧面标志着城市管理的水平，是城市文明发展的座标注记，它可以为抢险救灾、抢修市政基础设施、房屋鉴定和灾后恢复重建规划及实施等工作提供详实的资料和依据。从功能作用看城建档案对于提高应急处置各种紧急突发事件的效率，减少各类灾难带来的损失，都有着极其重大的实际意义和不可或缺的作用。
一、 做好城建档案异地备份工作的主要动议及原因
动因一：为了降低危害档案安全的各种灾害风险。档案安全，是在历史教训之上的，受到世界各国的普遍重视。不可抗拒的自然灾害，难以预测的人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素。遭受灭顶之灾的地区，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，而城建档案遭到破坏后是不会再生的。因此，为了降低档案被毁的风险，预防在灾害中“独生”资料“绝后”、“族群”资料“灭门”现象的发生，要求我们必须采取有力措施，对城建档案进行异地备份。
动因二：科技发展，设备更新，时代进步的同时也产生新的弊端。为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。在数字时代，数字信息与电子文件的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，而数字化城建档案信息和数据一旦被破坏便难以修复和再生。无疑，我们有成功的经验可以效仿，一些发达国家或地区为避免网络攻击、操作失误等带来的数据的失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性和可用性，都超前试行了城建档案异地备份。
二、开展城建档案异地备份工作的现状分析及其面临的问题
（一）城建档案异地备份工作的现状分析。据实而言，我国大部分城建档案馆的馆藏档案仍处于纸质化阶段。少部分档案馆意识到了纸质档案在容灾力方面的不足，相继尝试着建立了专门的城建档案管理系统，实现了档案总目录和分目录的计算机检索，而搭建数字化城建档案管理平台、着手档案的数字化工作则刚刚起步。但从总体上讲，数字化后的档案大多存放于本馆的内部服务器中，很少有城建档案的异地备份，事实上，城建档案事业应对各类紧急突发事件的能力较弱甚至不具备。
（二）城建档案异地备份需要解决的问题。（1）认识问题。我国地域辽阔，大部分地区受突发性灾难的频率不高，所以很多单位对档案的数据很保险，存有侥幸心理，预防意识不强。还有些单位担心城建档案异地备份后会造成本单位保密信息的泄露。（2）机构问题。城建档案异地备份，是一项新的工作内容，需要有专（兼）部门承担起这项将成为常规性的业务职责，需要各单位从实际出发对工作机构作出调整或增设编制。（3）投入问题。城建档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力和财力，而城建档案馆每年的经费只够满足本单位的日常工作，所以抽调一批职员、购置一些设备、拿出一定资金进行档案的异地备份，对于档案部门有一定的难度。
三、城建档案异地备份工作的开展与实施
近些年，城建档案信息化程度在不断提高，一些地方城建档案馆已经陆陆续续开始了档案异地备份工作。参鉴先进经验，城建档案异地备份工作应从下述几方面着手实施。
第一，要切实增强城建档案异地备份的意识。历史和现实告诉我们，城建档案安全也是具有战略高度的工作。毁灭性自然灾害是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生就会对档案造成不可挽回的毁灭性损失。各城建档案管理部门要从汶川地震中汲取经验和教训，积极组织开展城建档案异地备份工作，这既是提高应对及处置自然灾害和突发事件和确保城建档案的安全的需求，也是当前和今后一个时期各城建档案馆的一项重要任务，必须引起各级档案部门的高度重视。通过东西结合、南北合作以及各省市之间的协作，开展本地重要城建档案的电子化和数字化载体在异地备份的相关工作。同时还可以考虑建立健全全国城建档案协调机制，采取业务上统管、托管方式，使得档案的异地备份顺利实现。
第二，需要对档城建案异地备份方式进行选择
（1）各城建档案馆之间自愿结对，互为对方建立档案异地备份库。国家档案局明确要求，各城市档案馆可根据相距300公里以上，不属于同一流域、同一地震带的地方原则进行馆际互为备份。这种备份站点构建模式的优势是投入少，既可有效预防档案在各种突发灾害中毁灭，又可利用互为备份档案馆的信息资源，最大限度地保证档案的安全和发挥档案的作用。但这种同属单位合作模式难以长期保持稳定，所以应相互间严谨和规范的制度，并通过签署具有法律效能的协议来明确双方的责任和义务。
（2）条件优越的城建档案馆自建或共建档案异地备份数据中心。城市的城建档案馆可以在异地自建档案备份数据中心。这种备份方式的优点是可以依据档案馆自身的实际情况去设计，适合本单位个性化的档案异地备份数据中心，其随机操作管理的自主度和自由度大。但缺点是异地管理不便，投入人员、设备及资金也比较大，所以在档案异地备份数据中心建立后要重点关注运营和维护上，以便使投入成本和投资回报率相对称。
（3）国家投资为各城建档案馆建立档案异地备份数据中心。因城建档案馆为公共的公益性单位，所以国家可以为其进行硬件投资，在自然灾害较少、社会环境较佳的地区，建立多个档案异地备份数据中心。各地城建档案馆可将重要的馆藏档案保存于此，并由各档案馆组织相关的专职人员进行共同管理、运作与维护，同时制定有效的管理措施，以保证其可持续运行。为缓解短期内投资过大，可为灾害多发地区城市建立异地备份中心，先试点，后推广，分期分批逐渐普及。
第三，需要对城建档案异地备份保存的内容进行选择
城建档案异地备份的主要功能是为了应对突发事件和各种灾害而设立的分离复制管理系统，选择档案备份保存内容，要从成本和需求出发，要从各馆的数字化水平和馆藏档案的重要程度、秘密等级以及保管期限等来综合考虑。我认为现实的要素包括：（1） 城市地下管线档案。城市地下管线工程，是城市基础保障，是社会经脉，与人民生产和生活息息相关。灾难发生时会造成停电和通信中断，还有供水管道破裂引发污水横流，燃气管道泄露存在爆炸隐患，这一系列的地下管线的破坏，严重时会造成整个城市的瘫痪，人民生命财产受到威胁，所以这类档案应当首选在备份之列。（2） 大型物流仓库、燃气油库等档案。这些库房场所一旦遭到外界袭击引发爆炸后，结果不堪设想，因此这部分档案也要列为备份首选之列。（3）人防工程和军事工程档案。涉及国家秘密地名和测绘档案，以及涉及国防和军事秘密的档案一旦泄露或毁损，对国家安全会造成难以估量的巨大损失，此部分更列为首选备份之列。
第四，开展城建档案异地备份工作需要的实施条件和实施方案
（1）实施条件：要进行档案的异地备份工作，各地城建档案馆首先要对馆藏档案实施现代化、电子化管理，从而实现全文数字化，建成城建档案信息化管理系统，再结合现代化网络传输技术，构建管理平台，确保在紧急情况下通过异地调用或者远程恢复等措施，实现对数字化馆藏档案及时、准确和高效的利用。同时，要做好保密防护设置，防止人为窃密事件发生。
（2）实施方案：因为城建档案异地备份系统具有高容灾性的应急需求，因此要构建一个在有限资源条件下，最符合自身需求和预期效果的城建档案异地备份系统，各城建档案馆需要综合各个方面的因素和应急需求统筹考虑。
根据各地所处的地理位置和所受的气候环境不同，以及时常多发的灾情状况不同，各城建档案馆之间可考虑实施同城备份和远城备份这两个方案。同城备份是指在同一个城市的不同区域之间进行城建档案异地备份，主要应对系统故障、网络故障和火灾等影响范围较小的突发事件，其优点是受远距离网络数据传输数率制约较小，异地备份可靠性高，备份速度和备份恢复速度较快。远城备份是指相隔距离较远，一般不是相邻省份，可以应对多种紧急突发事件，容灾效果较好，但异地备份速度和备份恢复速度相对较慢。所以应综合考虑这两个方案的优缺点，有选择性地进行。有条件的城市还可以考虑实行多地备份，这样在紧急突发事件或重大灾情发生时，可以根据实际需求的紧急程度和馆藏档案的的损失程度，按照从急到缓分步进行数据还原，从而逐步满足整体的应急需求和利用。
就档案备份的操作管理而言，可以分为离线备份和在线备份两种。离线备份（也叫冷备份）即在本地将档案数据（电子文件）备份，然后将备份件送到其它地方进行保存的方法。灾难发生后，只需将备份件上的数据按预定恢复即可。这种方式的优点是成本比较低，易于实现。在线备份（也叫热备份）就是在异地建立一个备份站点，备份运行系统与主站点处于联机状态，主站点通过高速通信线路将档案数据实时传送到备份系统，保持两个系统数据的同步。一旦发生灾难，备份系统可快速接替主站点持续不间断运行。其优点是数据完整性高，数据丢失也较少，但是资金投入较多，成本较高，平时运行管理也较复杂。
四、如何管理好存放异地重要档案的备份
对异地备份档案，不要完事大吉，忽视其规范管理。如何管理好存放异地重要档案的备份，使其始终保持良好的技术状态并保证随时使用，是档案管理部门面临的一项长期而又艰巨的任务。
（一）环境符合要求。各单位需要建立一个专门的档案备份中心，房间的设计要防震等，要有适宜的温湿度，能防光、防尘、防水等，并配备专门的设备，比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的设施，以最大限度地延长档案备份件的寿命。
（二）组织专人负责。档案部门要做到责权明晰，在进行档案异地备份时最好有专人负责保管，以避免多头负责引起备份时的无序和混乱。对异地备份来的档案要隔段时间进行抽检，如电子光盘，对其上面拷贝的数据定期进行读取，看其可读性怎样等。对一些纸质等载体的珍贵档案和缩微品要时常观测，看有无虫蛀和发霉等，做好记录，发现问题及时反馈解决。
（三）注重特殊要求。（1）具有稳定性，即在进行数据备份时必须保持备份系统的稳定。（2）具有全面性，即所选用的备份系统必须能支持各种操作系统和应用系统。（3）具有安全性，要求备份系统有防毒、查毒和杀毒的功能，确保无毒备份。