档案分等级管理(精选8篇)
档案分等级管理篇1
关键词：二级学院 教学档案管理 问题对策
教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教学实践及其教学管理的相关资料进行收集、保存的，具有档案保存查考价值的教学资料的统称。教学档案真实地记录了学校所有的教学实践和教学管理过程，是一所学校成长与发展的真实的记录。因此，一般来说，教学档案是具有历史查考和证实的效用与价值，同时也是高校档案的有机组成部分。随着学院学科和专业建设的快速发展，各二级学院教学档案资料的数量随之快速增加，因此对教学档案收集和管理就至关重要。
一、高校二级学院教学档案管理的意义
一般来说，教学档案、学籍档案、教师业务档案一起构成了二级学院的教学档案，其中，又以教学档案最重要，数量最多。程卫民、刘音认为，教学档案是指：“高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等载体材料”[1]，包括：关于高等教育的规定、途径、专业培训课程、教学大纲、课程和实施细则、每学期教学任务分配表、专业见（实）学习表、教师工作量计算、使用教料、题库、试卷、考试记录、试卷分析、论文答辩和其他材料。
一般来说，高校有了教务和档案管理部门，对于二级学院教学档案的设立与否存在争议。然而事实是，各高校二级学院的教学档案材料是平日教学工作材料的收集，是档案收集和管理的基础和根本，是处于一线的档案管理工作单元。其对学院正常的教学秩序的维持、高校档案建设和管理发挥着不可或缺的重要作用。这些档案资料是二级学院进行教学改革和教学管理的重要参考和主要依据，是对提高教学水平、推动教学改革和提高教书育人的有力保障。
（一）教学档案管理是维持教学秩序和发挥教学功能的重要保障
学校最基本也是最主要的功能是教学，教书育人是其根本宗旨。但是要维持日常正常的教学秩序，有效发挥学校的教书育人的功能，就离不开日常教学档案的收集和整理。每学期初的教材订购、课程安排、课表制作以及教学计划收集等，缺少教学档案的支撑就无法高效合理的运行。而每学期末教学档案的收集又是一个学期师生教学活动的记录和凭证，为下一年教学工作的开展提供借鉴；对良好的教学手段的学习和成功经验的借鉴，提高学校教学质量具有重要作用。
（二）教学档案是二级学院教学工作和高校教学质量评估的基础
高校二级学院教学档案是评估提供重要资料和依据，教学档案管理的优劣很大程度上直接关系到评估的好坏。教学档案作为教学管理的综合材料，是反映和衡量整个教学质量的一个重要基础，是重要的学术和管理水平的依据。“高校实际教学评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现[2]。”
教学档案在教学评估中的重要作用，还可以体现在教学管理的年度考核、教师的教学记录、学生的学习成绩查询等等方面。只要保存完整的教学档案就可以成为追溯历史的原始凭证，能为学校的教学管理、教学质量和教学改革等方面的评估提供数据支持。
（三）教学管理需要教学档案的信息支持和反馈
建立和管理教学档案是对日常教学工作的原始资料的收集，其主要内容不仅涉及教学管理的评估，而且对教学质量的高低好坏也具有直接的信息参考价值，是高校进行教学管理改革的重要依据和信息来源。这种信息帮助和信息回应，能为教学改革出具无数的教学案例材料，可以反映出教师的教学水平、教学效果；尤其是师生的反馈信息对今后的教学改革能否准确反映实际情况、合乎教学改革的基本规律和学校教学发展的基本趋势具有重要意义。同时，为提高教学水平和教学质量给予支持。
二、二级学院教学档案管理存在的问题
我国高校教学档案经过近40年的发展取得了巨大发展，并随着高校二级学院的迅速发展，各二级学院的教学档案建设也取得了较大发展，对高校的教学改革和教学管理发挥着重要作用，但也存在不少困难与问题。
（一）二级学院的领导和教职员工对教学档案归档意识淡薄
二级学院的教职员工对教学档案材料的归档意识淡薄，对教学档案建设的重要性以及教学档案归档范围、如何归档和管理都不明确。
首先，二级学院的领导在对待教学档案的建立和管理上认识不够，既没有建立相应的资料收集保管规章制度，也没有设立专门的二级学院教学档案管理人员岗位，导致二级学院大部分都是兼职档案员，兼职的档案管理员工作职责难以明确，增大工作难度；而且，兼职档案管理人员缺乏相应的补偿机制，因此很多时候也是敷衍了事，工作积极性不高。
其次，教师基本不会主动移交教学资料，每年归档时都要催交，有的老师对教学资料的归档存在抵触态度，认为教学经验和科研成果是自己的教学成果，有一定的保密性，所以不愿意作为公共资源来保存；还有的教师工作中本来就比较拖拉形成习惯，再加上在对待自己教学档案的提供和建立上认识不足，导致教学档案管理人员在资料收集上存在困难。
（二）教学档案管理缺乏专业人员，整体素质不高且不稳定
目前高校很多教学档案管理人员并不是专业的专职档案人员，他们不是档案管理学专业出身，缺乏必要的档案管理知识。首先大部分二级学院教学档案管理员都是由教学秘书兼任，而教学秘书平时要处理烦琐的教务教学、实践等事物的工作，根本没有多余的时间和精力去学习专业的档案管理知识，平时学校也不会安排他们去参加相应的培训，因此对教学档案的收集整理和归档不熟悉，很多时候是应付了事；其次二级学院的教学秘书经常更换，这就导致档案管理人员也经常变动，有的二级学院的档案管理人员几乎每年都在变动，队伍极不稳定。
（三）教学档案没有形成规范的体系制度
对档案材料的整理没有明确的范围和要求，许多不同种类的教学档案管理人员按照工作习惯来组织、整理，因此各二级学院保存的教学档案资料不统一。二级学院除了教学档案还有科研档案、学生档案、行政档案等等，这些档案基本是谁收集谁存放谁管理。由于二级学院办公场所有限，所有档案都放置在一起，又没有专业人员统筹管理，因此档案存放比较凌乱。二级学院几乎没有专门的独立的教学档案室，教学档案管理环境差，难于进行集中管理。
（四）二级学院档案教学及档案利用率不高
教学档案资料的保存与管理的目的是为了日后能利用，能作为教学改革和教学管理的参考和凭证。由于档案收集、建设和管理需要人员、场所和资金，而大多数高校二级学院领导和教师们还不能完全理解教学档案的重要性，加之建设资金严重缺乏，使得教学档案管理未能实现网络化收集和管理，信息化建设严重不足，只能限于目录检索上，实际利用年率不高；而且由于教学档案的现代化建设水平不高，基本的设施和人员不足，使得档案的文件目录及文件的重要内容未能及时录入计算机，连接上互联网，增加了教学档案的信息检索难度，致使教学档案的利用耗时长、查准率与查全率较低，难以满足教学管理的需求和难以适应现代教育的发展要求。
（五）教学档案的数字化建设意识薄弱
教学档案数字化“是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程[3]。”教学档案数字化建设是在当代网络技术尤其是数字化网络技术的飞速发展的基础上，随着我国高校快速发展和现代化管理发展的产物。虽然档案数字化发展是未来档案建设的发展趋势，对高校教学和管理具有重要意义，但是我国高校档案数字化起步晚，学校领导对档案数字化建设不够重视，无论在建设资金或专业人员配置等方面均存在严重问题。因而目前大多数高校的二级学院教学档案依然采用纸质档案管理方式，这必然不能满足日益发展的网络化数字化教学发展的需求，也不能适应当今全球经济社会的数字化发展趋势。这不得不是一个需要相关领导引起高度重视的现实问题。
三、提高二级学院教学档案管理的对策
（一）提高领导、老师和档案管理员的档案管理意识
首先，二级学院的领导要高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专业的专职人员负责，至少也要保持管理人员的相对稳定，并做好人员更换时的衔接工作，确保教学档案的完整性和延续性。
其次，强化教学档案管理人员的服务意识，要求教学工作的教师积极配合和支持档案管理人员的工作，从根本上改变教学档案管理的不利局面。
最后，学校应派档案室的专职人员经常去二级学院宣传档案工作的重要性、最新动态和学科前沿的一些理论实践知识，还可依据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》，结合二级学院实际情况，制定相应的规章制度和管理办法，明确相关内容，提高大家的档案意识。
（二）加大资金的投入，规范档案管理
各高校对学校的发展和教学管理改革投入大量的资金，而对各二级学院教学档案管理的资金投入非常之少。为规范教学档案管理，加强档案管理的标准化、现代化，充分发挥教学档案的作用，更好地为二级学院的建设和发展服务，学校应加大对教学档案管理的基础设施进行资金投入；增加或者引进专业的教学档案管理人员，派出学院的兼职档案管理人员外出进行档案类专业的培训。此外，学院还可以制定一些针对教学档案建设的扶持政策，强化档案管理人员工作的积极性和主动性等，从而提高二级学院教学档案的现代化管理水平。
（三）提升二级学院教学档案管理人员的素养
档案利用和档案资源开发与管理人员的素养密切相关，提高档案管理人员的专业素质是档案工作的性质决定的。为提高档案管理人员的服务意识，端正思想认识和专业水平，二级学院应加大力度提高教学档案管理人员的专业素养。如通过对档案管理人员进行档案知识的业务培训，或安排到省、市举办的档案培训班学习，或到其他高校参观取经等方式，使档案管理人员的素养尽快达标，从而更好地服务于二级学院的教学与管理。
（四）学校应建立完善教学档案规章制度并加强监管
学校必须建立行之有效的管理体制，明确教学档案的内容和各教师的责任，由各二级学院主抓教学的副院长主管教学档案管理工作，配备工作认真并有奉献精神的专兼职档案员。同时，还应当对二级学院的档案管理人员或者兼职档案管理人员的补助和奖励进行制度化规定，从制度上支持和鼓励教学档案管理人员工作的积极性和主动性，从而为更好地进行教学档案建设和管理服务。此外，对于二级学院的档案管理工作要定期按照规章制度，由管教学的副院长和相关人员进行监管督促和检查，以保证教学档案管理工作的顺利有效地开展。
（五）加强教学档案的网络化数字化管理的建设
随着网络和科技的快速发展，高校的教学档案也应跟上时展的脚步，逐步由原来的纸质档案转变为电子档案，建设档案信息化。目前，大学的数字化信息网络平台，加强并推动了教学档案和资料管理的现代化进程。例如，现在高校实行的数字化校园信息平台，全校师生可以随时进入学分制系统查询成绩、课表、课程安排和考试安排等信息，而且这些信息都是永久的保存。因此我们应加大力度建设校园信息平台，将更多地教学档案录入校园网的数据库，利用网络技术来实现良好的快速的档案管理，轻松地为教师和学生提高资源共享服务。
参考文献：
[1] 程卫民，刘音、浅议高等学校二级学院教学档案的作用及其管理[J]、陕西教育：高教版，2009（10）、
档案分等级管理篇2
近年来，国家对各个阶层的企业提出了新的要求，将低能耗、高产量和高效益作为一个企业管理水平的重要指标。目前企业已经进入了新的建设阶段，国家规范了企业的档案管理工作，明确了其标准和内容。档案管理升级工作的顺利进行，对于企业的升级有着十分重要的作用。企业档案管理的升级应该促进企业的升级，在升级中，应该志于为企业服务。
1、升级地位
企业档案管理升级过程中，应该使其服从企业的升级，工作人员应该处理好两者之间的关系。单纯从范围上来看，档案管理升级囊括在企业升级中，两者的目标都是为了改善企业的管理现状，提高企业自身的素质。目前各个企业对于档案管理工作的认识程度不够深，阻碍了档案管理工作的顺利进行。档案管理的升级在企业升级中起着十分重要的作用，对企业的大局有着至关重要的影响。对于企业领导来说，应该在加强企业升级的时候落实好档案管理的升级，对于档案管理部门来说，应该追从企业升级的步伐，做好档案升级的相应工作。对于档案管理升级在企业升级中的地位应该明确，进而顺利的使企业升级。
2、升级作用
2、1启发、引导
企业各项基础工作的开展离不开档案管理的渗透作用，档案管理的渗透作用可以更好的启发引导企业各项工作的开展。档案管理存在于企业的科研、建设和生产各个环节中，并渗透在企业活动的整个过程中。企业的档案管理比企业的其他基础管理工作要重要，因为它融合了科学的方法和思维，对于其他各项基础工作有着模范作用，起着引导和启发的作用。档案管理的升级具有很大的能动性，可以保证企业各项管理工作的秩序，可以减少资源的浪费。
2、2提供条件
企业档案管理升级的一系列标准融合了多年企业文件归档的经验，对于档案信息的利用和开发提出了较高的要求。目前企业档案管理工作升级为定量和定性的标准。档案管理水平的度量为企业各项基础工作的管理水平提供了相应的依据。档案文件管理的标准化是档案升级的重要指标，企业的升级过程中应该加强档案管理的检查工作。不断的积累标准化的文件，进而提高档案管理的水平，进而为企业的升级提供依据。企业信息工作囊括了企业各项管理工作，应该把涉及生产经营的各项信息加以整合，进而健全信息系统。企业升级过程中，应该加重档案管理升级的标准审核，审核其是否符合相应的国家标准。企业应该将档案管理的标准作为企业管理的中心，积极的分析档案的相关信息。企业的档案部门是企业的信息资源库，不断的丰富信息资源库，对于建设有竞争力的企业有十分重要的作用。
2、3催化作用
档案管理工作在企业的各项基础管理工作中占有十分重要的地位。档案管理工作涉及了企业经营的各个方面，它主要是为了企业而服务。档案管理主要服务于企业的信息、科技开发、诉讼等服务。首先，企业的内外的信息载体是档案，对于企业的生产运营有着十分重要的引导和协调作用。第二，科技开发服务。企业的科技档案是知识形态的生产力。企业上等级最关紧要的，说到底还是提高生产力。从某种意义上说，科技档案就是打开生产力的一把钥匙。提供科技档案资料为提高产品质量服务，为降低物质消耗服务，以及为新产品开发、技术贮备、技术转让，为企业积极参加市场竞争服务等等，能够实现以极小的投入而获得巨大的产出。第三，为维护企业合法权益提供法律凭证，进行诉讼服务，等等。积极开展这些服务活动，对提高企业素质将起促进作用。
2、4监督保证
企业档案管理是企业管理中基础性和条件性的管理工作。它的素质的提高，一方面在一定程度上靠企业各项管理水平的提高，一方面也在于自身的积累和综合。但也正是由于这种积累和综合，就逐步使企业其他基础管理的成果和经验得以巩固和发展。譬如，基础管理中的定额管理，需要有明确的定额管理制度和各种各样先进、合理、配套的定额指标、定额的检查等，对定额管理工作的考核，可以说几乎全部靠档案资料。各种定额统计核算的原始记录、报表、台帐，定额的检查、分析、修订、报告、实绩的考核等等文件材料，构成了定额档案。定额档案的建立主要靠积累和综合。定额档案管理综合水平提高，就使定额管理更加科学化，并通过档案来巩固定额管理成果。由于档案具有原始凭证性，通过查阅定额档案，就可以证实企业定额管理水平的高低。档案管理和档案的利用，就对企业升级起了监督和保证作用。
3、档案升级的标准
在对档案管理升级时需要清楚两个问题，一是档案管理档次升级的同步问题，二是档案升级的档次问题。档案管理升级与企业升级是否一定要同步，不能单从理论上推断，而应该根据实际做出定论。档案管理升级的档次一般为四类，即地、市级，省级和国家一、二级。这四种档次标准囊括的范围过大，与企业的实际发展并不相符合，应将档次标准的范围制定更为具体，如建立县（市）级档案升级试行标准，合格即可发证，让企业在进行升级时的压力不会过高。对于部分已经达到地、市或省级的升级标准的企业，可经县（市）予以上报在检验后予以发证。调整档案管理升级档次的设置，可以更有效的督促企业的升级，符合企业的实际情况，较容易得到升级企业与工业部门的接受。
档案分等级管理篇3
关键词：多校区高校；二级管理体制；档案管理
20世纪90年代高校改革拉开序幕，我国许多高校打破了高度集中的办学体制，出现了办学形式、办学层次、自身功能及内部管理模式的多元化。在这种趋势下，高校二级学院体制应运而生。它的出现，使得高校档案管理面临诸多挑战，如何发挥档案管理为教学、科研服务的巨大作用成为档案管理者面临的新困难。
一、高校二级学院档案管理的重要性
1、二级学院档案管理工作承载了学校的历史与未来
二级学院是学校一个相对独立的教学单位，各项工作在学校统一部署下有自己的运行方式，形成的管理文件体现了教学管理水平和教学质量等等。学院的行政管理工作档案如文件、工作计划、工作总结、会议纪要等都是真实记录二级学院的重要资料，反映了二级学院发展过程和取得的成就。根据学校档案管理工作要求，对二级学院的重要资料一部分要交学校档案室归档保存，一部分留在学院保存。对于这一部分资料二级学院必须进行有效的整理，形成二级学院的档案资料。二级学院档案是二级学院发展的历史记录，是二级学院成就的见证。二级学院档案与校级档案共同构成学校档案的完整体系。
2、二级学院档案管理工作提升了教学质量及教学水平
人才培养是高等学校三大功能之一，教学工作是各级各类高校的中心任务。二级学院是学校教学工作的具体组织者和实施者。院级教学档案是在教师的教学活动、教学管理、科学研究、学生学习过程中形成的，包含有保存价值的文字、图表、声像、光盘等学院教学材料，是学院办学指导思想、专业培养目标、专业设置和教学内容、方法、效果的真实记录。教学档案是学院在多年的教学实践活动中逐渐积累形成的一系列原始资料，是学院教学活动和教学管理工作的缩影，是教学质量、教学管理水平的历史记载，也是衡量学院教学质量、学术水平、管理水平的重要依据和凭证。这些档案材料也从定性和定量两个方面反映了二级学院的教学质量和教学管理水平。同时，高校教学活动的延续性和周期性，使得教学档案具有通用性的特点。二级学院教学档案材料对学院总结教学规律、开展教学研究、制定计划、进行教学评估、教学检查等都具有十分重要的参考价值。
3、二级学院档案管理为教学评估提供了新借鉴
在新专业评估体系中，二级学院的教学档案，它的原始性、真实性、准确性和完整性直接为评估专家提供第一手资料。在省教育厅制定的新专业评估体系中，多个指标体系都涉及教学档案关系。教育部制定的《普通高等学校本科教学工作评估指标体系》的各级指标与教学档案也紧密相关。由此看出，二级学院教学档案在本科教学评估工作中发挥着重要的作用。在对高校进行新专业评估和教学水平评估时，需要对学校的教学条件、教学状态、教学效果等进行跟踪调查和分析，而这些调查和分析主要来源于学校和各二级学院大量教学档案资料的查阅。因此，重视二级学院教学档案建设，可以为教学评估提供比较完整、系统和真实的信息和凭证，是搞好本科教学评估的重要基础。
二、当前二级学院档案管理存在的问题
1、多校区管理体制不统一
一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案管理在头脑中没有一个明确的概念。多校区管理体制各异，增强了各校区管理人员的沟通交流的难度。同时，在档案管理人员配置、资金配置上都存在着一定的浪费现象。
2、二级学院的档案资料丢失严重
一方面，教学档案难以收集。目前二级学院教师一部分由母校教师兼职授课，另一部分向社会招聘。教师对二级学院档案工作的重要性缺乏认识，材料的归档等必须由管理人员再三督促，教师为应付差事，往往临时突击、草率整理，没有统一的标准，有的归档材料无落款、无日期、无单位盖章，有的没有说服力，造成档案材料不齐全、不完整、质量不高。另一方面，学校重要的文书档案收集不全。二级学院作为高校办学的一种新尝试，产生了许多宝贵性经验性的档案，但由于机制问题，加上人员编制紧张以及不少领导档案意识薄弱，只重视上级的红头文件，轻视本校自身形成的文件，使大量反映学校进程轨迹的文件都落在各职能部门的负责人或具体操作人的手上，没有及时归档，造成档案严重丢失。有些二级学院虽然建立了档案室或资料室，配有专职或兼职档案员，但档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担许多其它工作，难以抽出时间为由，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过收集时间，导致档案的收集不全。
3、二级学院档案管理人员素质不高
由于二级学院机制问题，人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虚设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的熟悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员只占极小比例，复合型的档案管理人才极其缺乏。这客观上对独立学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了独立学院档案管理和建设工作的顺利开展。
三、二级学院档案管理的应对之策
1、采用科学的管理模式，提高档案管理水平
打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过网络供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的网络，把形成的档案信息，如博硕士论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。
2、强调规范管理，完善立卷归档制度
多校区档案管理体制成立后，由于校区间的距离长短不一，给档案管理部门之间的联系和档案的收集管理工作增加了难度。再者，在机构和人事管理制度改革中，各部门应实行定编定岗，每一岗位都要有明确的岗位职责，在各部门兼职档案员的工作职责中也要有做好部门档案工作这一条。而校综合档案室的编制也较以前有所精简，如果立卷归档工作完全由专职档案人员承担，这将很难应付。因此，要坚持全面实行部门立卷制度，在分校区可根据实际情况设立分档案室，这样不仅有利于档案的收集与整理，还可以暂时解决校综合档案室由于库房紧张一时无法承受大量档案进馆的矛盾。档案在分校区档案分室保存一定时间后，再交综合档案室移交。同时校综合档案室的专职档案员要定期往返于各校区之间，充当“联络员”，传达上级文件精神，指导兼职档案员进行部门立卷工作，并时刻了解各校区的档案管理中存在的各类问题，及时给予解决。这样，可充分加强与兼职档案员间的联系，使多校区高校档案的管理更加趋于规范化、科学化。
3、积极开展宣传教育，增强教职工档案意识
二级学院的领导要改变观念，重视和加强档案管理工作。利用学院宣传刊物或期刊等宣传档案管理的价值和巨大作用。尤其是要通过教学评估中鲜活的事例，使教职工认识到档案管理具有潜在和现实的巨大作用。在此基础上培养一支结构合理、质量优良的专兼职档案管理队伍，要尽量通过各种途径激发档案管理者的积极性，例如通过形式多样的检查、评比、考核，在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理员工作的积极性和上进心，促进学院的档案工作。
参考文献：
［1］ 夏中、多校区高校档案工作面临的问题及对策［J］、镇江高专学报，2005，（10）、
［2］ 毛丽君、二级管理体制下的高校档案工作［J］、浙江档案，2007，（4）、
档案分等级管理篇4
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作网络
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
档案分等级管理篇5
一、高校教师综合档案的管理与利用现状分析
1、高校教师综合档案的管理与利用现状尽管在知识化、信息化、网络化的环境下，高校的人事管理、教学管理、科研管理等领域的数字化、信息系统化都已经成为现实，学生的选课、各类人员对教师的评价、学生课程考试成绩的录入与查询等过程都是在网上直接完成，教师的授课计划、科研成果的统计等都要求上交的是电子版。但是，高校的人事、教学、科研等各个管理部门的信息系统基本都是相对独立，彼此互不兼容。结果就是，教师的各类档案数据是分别存于不同的系统中，对利用与保管都存在不方便之处。即使对教师的同类档案来说，也基本处于多级分散的保管模式。高校的教学、科研工作是多部门多级的分散管理体制，从而在相关档案的收集与保管方式上也形成了多级多部门的分散管理模式。一般情况下，高校的教学与科研档案，一部分由院（系或科室）级的教学与科研秘书处分别收集、整理、鉴定、保管，如教师的授课课程档案、教师每年的科研成果等数据；一部分则由相关职能部门（即教学部门、科研部门等）在其职能活动过程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）级单位会将相关档案上交主管部门或学校档案馆，各主管部门（即教学部门、科研部门等）若干年后也会再转交学校档案馆。在利用方面，基本上只是在考核或评定职称等过程时才有利用活动产生，而且各部门的档案，只是对部分管理级的用户开放；档案馆尽管对学校用户全面开放，但是有所限制，比如有的要收费，有的有时间限制，而且其收录的档案本身不太齐全，尤其是科研档案，多数根本就没有建。所以，每到考核或评定职称时，上到相关职能部门，下到教师个人，都分别忙于重新组织、查找相关资料，而相关的信息系统，比如教学档案、科研档案、档案馆等系统都无法提供全面、准确、完整的相关材料。本人曾对熟悉的几所高校做过一些调研，对教师的档案管理模式基本类似上述的分散与多级保管方式，在其利用方面基本没有主动的作为。2、高校教师综合档案管理与利用中存在的问题（1）没有形成对教师的所有档案数据统一归档与专门管理的制度，没有一个统一的信息管理平台。由于没有形成对教师所有业务活动过程的文档进行统一归档专门保管的制度，也就没有一个统一的高校教师档案信息管理平台，使得高校教师档案的统一管理与开发利用极为不便。现实中，高校档案馆很少真正有综合的教师档案这一类。对高校教师的教学档案、科研档案、人事档案采取的是分部门且多级的管理模式。即使在信息化程度比较高的教学档案管理这一块，也是多级的分散保管，而且也基本没有做到电子文档的一体化管理。（2）分散多级保管模式造成资源浪费严重。因为各部门之间数据管理模式不同，数据结构不一致，移交档案馆的过程中有个格式转换问题，格式转换本身就是资源浪费，同时还有可能造成数据丢失。（3）分散多级的保管模式导致高校教师档案的利用率较低。高校有关人事、教学、科研等部门及其二级管理部门的信息保管主要为本部门的管理活动服务，一般不对外，而档案馆的档案收集又有时滞而且不全。所以，用户使用教师档案信息很不方便，教师档案的利用率一直比较低。（4）分散多级的保管模式不利于高校教师档案知识资源价值的整体发挥。现行的分散多级保管模式导致对高校教师档案资源的整体构建与管理进行的研究也很少，尽管找出几篇有关资源整合与一体化管理方面论文，但都只是研究教学档案或人事档案的文档一体化管理，而教师的业务档案是包括多方面的。分散保管的教师档案是不便于对档案中隐性知识的挖掘，即对档案的深入整序的，同时也不利于对人才的整体评估与认识。因为只有集中统一保管的教师档案才能体现出个人或某部门甚至学校的教学、科研的整体水平与进展过程。总之，高校教师档案的分散多级管理模式不利于高校组织内知识的融合、共享、创新与传播，不利于其知识资源价值的充分发挥。
二、高校教师综合一体化管理
1、高校教师综合档案一体化管理的基本内涵如前所述，高校教师综合档案分散多级的保管现状，存在诸多问题。改进的基本思路应该是充分利用现代信息管理技术，尤其是数字化与计算机网络技术，实现高校教师综合档案数据的一体化管理与利用。一体化的基本内涵包括三个方面：其一，教师个人各类文档数据的一体化管理，即通过制定标准、统一的建档与归档制度，将教师个人的人事、教学、科研等方面文档数据集中统一保管，以方便利用；其二，教师各类业务文件的制作、形成到归档过程的一体化管理。主要是指依托校园网及相关信息管理技术，对教师的各类业务档案文件的形成过程实施全程控制，然后直接经网络鉴定、上传、归档、入库，实现教师业务档案的全程电子化管理，做到从各类文件的初级制作（包括教师个人或各级管理部门）到审批、传达、实施、归档等过程的文档一体化管理，以减少中间过程的重复劳动及数据的丢失；其三，教师个人综合档案数据在一定范围内公开、共享与利用的一体化管理。主要指依托校园网及相关技术与制度，实现在高校内部的某些范围内对高校教师个人档案数据的共享与开发利用。实现途径应该是开发出能一体化管理教师个人基本信息及各类业务档案数据的综合档案管理信息系统，系统的用户应涵盖形成档案并可能利用档案的一般教师、学生、各级职能管理部门与各级研究部门等，但共享与利用的权限或范围可依用户身份不同而专门制定。2、高校教师综合档案一体化管理的实现方略实现并达到上述三个一体化管理的目标，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具体技术方案的支持，还要有高校各个职能部门及其管理人员与教师个人的积极配合。但最主要的还是要构建一个统一、相对规范的信息管理平台与管理制度。其实施要点包括：首先，要制定对高校教师所有业务活动过程统一建档、系统保管的专门档案管理制度，这是实现高校教师综合档案一体化管理的第一步。其次，综合运用数据库系统技术、系统集成技术、网络技术等现代信息技术，组织专门机构、专职人员，开发高校教师综合文档管理信息系统。从现实层面上来说，高校教师的各类档案应该分别保存在不同的已有信息系统中，其自动化、信息化程度应该还比较高，比如教学信息有教务管理信息系统，人事档案有人事档案管理信息系统等等。所以，实施高校教师综合档案一体化管理的关键措施是要在各子系统（如教务管理信息系统、人事信息管理系统、科研信息管理系统等）的基础上，应用系统集成技术，构建一个统一的信息管理平台，即能一体化管理高校教师个人及其各类业务文档的综合文档管理信息系统。这一过程可由高校指定相关管理部门（如高校档案馆或图书馆）与有软件开发能力的信息公司合作完成，开发的关键技术是系统集成技术与数据库系统技术。系统的开发过程必须在文档一体化管理理论、电子文件生命周期理论的指导下，运用数据库系统技术、信息系统集成技术等现代信息技术，针对高校教师业务档案的数据构成（包括教师个人的人事、教学、科研等方面数据）及各类文档的形成过程，分析并规划系统的整体构成及功能结构，包括各子系统的构成与功能结构，进而建构系统统一的数据库数据模型并实现系统的统一规划，最终完成系统的集成及其相关软件的开发、调试、实现等。该系统应该具备：利用分布式数据库管理系统原理统一保管教师个人基本信息及其所有业务活动过程的各类档案数据的功能；有完备的档案检索功能，既包括对个人各类档案数据的分别检索功能，也包括对某教师所有档案数据的综合检索功能，还包括对某个时段某类档案或某部门某类档案等的统计检索功能（可以针对考核或人才评估等的具体要求设定）等；有严格的用户类型及其权限管理措施。最后，在考虑档案数据的特定保护需求的情况下，在数据库的设计阶段，充分运用数据库保护技术与原理，设计并规划系统各类文档数据的全程控制以及数据的安全保密与数据共享的平衡控制机制。数据库系统的安全保护措施包括许多方面，此处主要是指：一是通过数据模型设计阶段的数据结构、数据操作、数据完整性约束等三个基本要素的统一设计，实现对整个数据库的数据进行统一控制的机制，最终实施对各类教师业务文档的全称控制；二是通过对系统各类用户及其权限的统一规划、管理，形成对系统档案数据的安全与完整性的统一控制，最终实现系统档案数据保管的保密要求与共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由软件开发者与数据库管理员共同设计完成，相关内容的论述将在后续文章中完成，此处重点谈谈第二方面的控制。第一，针对各类教师业务档案的形成过程，明确各类参与建档、保管甚至利用档案的系统用户类型（包括教师本人，各院的教学与科研秘书，各职能部门的相关档案管理人员等）；第二，明确各类用户在系统运行过程中的职责与任务，包括要完成的相关数据的上传、鉴定、归档等过程任务等；第三，运用数据库的安全保护措施，对各类用户进行统一的权限控制与管理。包括对系统用户的名称与密码的统一管理，对系统运行过程中各类系统用户的身份识别（以保证系统用户的合法性），对进入系统的所有合法用户的审计与跟踪（以保证合法用户对系统数据的合理使用）等；第四，在上述措施下，还要制定针对档案保管、查询、借阅等过程的具体限定措施，以实现系统内各类用户对权限范围内相关数据的共享与利用。
单位：熊志云单位：湖北大学
档案分等级管理篇6
防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其有以下四个方面：
1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。
2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。
3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。
4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定
(一)站级业务档案的划分及范围
在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：
1业务工作法规、标准及技术方法的档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。
3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。
4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。
5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。
6各项业务工作的统计月报、年报。
7省市级以上刊物上发表的业务论文。
(二)科级业务档案的划分及范围 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的的存亡而定，而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告， 就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：
1卫生监督材料
(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。
(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。
2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。
3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。
4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。
5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。
6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。
7各种毒理检验、化验材料。
三、实行两级管理的意义
1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾
我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。
2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。
3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。
四、两级管理的实施
1建立健全档案工作
两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。
建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各
科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。
2建立切合实际的业务档案管理制度
对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级秋档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。
3加强对兼职档案员的培训和指导
各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务 列入兼职档案员继续的学习，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。
4推行责任制，加强考核
档案分等级管理篇7
1、切实提高对档案工作重要性的认识。档案工作是党和国家的重要工作，档案事业是经济社会发展的重要组成部分。档案是维护历史真实面貌、传承人类文明、发展先进文化和先进生产力的重要方面，也是全面落实科学发展观、统筹经济社会协调发展、建设和谐社会的一项重要的基础性工作。在新时期，档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用更为突出。各级各部门要充分认识档案作为公共资源对社会建设的重要作用，认识档案作为大文化的重要内容是衡量一个地方文明程度的标志，认识档案基础设施建设是一个地方经济社会发展水平的重要反映。各级领导干部都要从思想上高度重视档案工作。
2、进一步加强对档案工作的领导。各县（市）区，开发区（园区、管理区、工业区）都要把档案事业纳入本地国民经济和社会事业发展总体规划，列入重要工作议事日程。县级党委、政府每年至少要研究一次档案工作。各地、各单位都要明确一名领导分管档案工作。分管领导要把做好档案工作作为一项重要任务，经常听取工作汇报，及时协调解决档案工作中的问题，抓好档案工作的检查、部署和落实。
各级档案行政管理部门要积极主动地向分管领导汇报工作，当好参谋。
3、不断加大对档案事业的投入。各级政府要按照上级关于档案事业与当地经济社会发展相适应、对档案经费的投入要逐步增长的要求，把档案事业发展所需经费列入年度财政预算。从20*年起，市、县（市）区国家档案馆日常事业经费按每年每卷不少于2元的标准确定，并随馆藏量增长逐年递增。同时，要保证档案事业专项经费的落实。各部门各单位也要加大对档案工作经费的投入。
各级档案行政管理部门要加强各项经费的管理，提高使用效益。
4、要加快档案馆库建设步伐。各县（市）区党委、政府要把地方国家档案馆建设纳入政府安排的投资项目，纳入地方城市建设总体规划。要按照建设部、国家发改委的《国家档案馆建设标准》（建标[20*]51号），积极规划、立项、建设地方国家档案馆。档案馆建设规模要以行政区划和应保存的档案数量为基本依据，结合辖区人口数量、经济、地理以及预留30年发展空间等要求，合理确定。档案馆的总体建设与布局，既要与当地城市规划相统一，又要彰显档案的特殊性；既要确保档案馆的绝对安全，又要方便社会公众利用，做到设施完善、经济适用、适度超前，具备“四位一体”（安全保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心）功能。新建县级国家档案馆不低于3000平方米。尚不具备建新馆的地方要在改扩建、改善档案安全保管条件方面推出大的举措。
5、积极开展国家档案馆测评工作。市、县两级档案行政管理部门要严格按照国家档案局印发的《市、县级国家综合档案馆测评办法》规定的内容和标准，切实加强国家档案馆的业务基础工作，做好迎接测评的准备。各县级国家档案馆“十一五”末要完成国家二级以上测评验收。各县（市）区党委、政府要保证对国家档案馆测评工作的资金投入。
市档案局要加强对县级国家档案馆测评工作的业务指导。
6、切实加强档案资源建设。各级国家档案馆要依据有关法律法规，及时接收应进馆的档案。同时，要积极围绕党委和政府的中心工作，认真做好重大事件、重大活动和与民生密切相关的专题档案的接收工作。要注重声像档案、照片档案、实物档案和其它各种载体档案的接收。要积极开展面向社会的珍贵重要档案征集工作，重点开展*大地震、冀东“三枝花”和*名人、名产等珍贵档案资料的征集。
各部门、各单位及重大事件、重大活动承办单位要按照本级国家档案馆的要求及有关标准，及时收集、整理档案资料，主动向本级国家档案馆移交。
7、加快档案信息化进程。各县（市）区要把档案信息化建设纳入本地信息化建设总体规划。按照《中华人民共和国政府信息公开条例》要求，在各级国家档案馆设置政府公开信息查阅场所，建立电子文件备份中心，对本地区各单位形成的需要公开的电子文件，实行统一接收、集中归档、及时备份、脱机保存，为群众提供方便快捷的信息化服务。各单位形成的需要公开的文件（含电子文件）要及时向同级国家档案馆报送。
要按照《中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发[2004］34号）要求，加大传统载体档案数字化工作力度，优先将人民群众最关心、最直接、最现实利益相关的民生档案数字化，及时为社会公众提供服务。“十一五”期间，市、县（市）区国家档案馆都要按照统一标准和要求，完成重要档案全文数据库建设。各级政府要切实保证档案馆数字化工程专项资金投入，为档案馆数字化基础设施设备建设和工作运转提供财力保障。有条件的企事业单位也要积极开展档案数字化工作。
各级档案行政管理部门要加强专业人才的培训，积极推进档案信息化、数字化进程。
8、切实做好“四点一带”和“四大主体功能区”档案管理工作。“四点一带”和“四大主体功能区”建设有关县（市）区、有关部门和单位要高度重视档案管理工作，要把档案管理工作列入重要议事日程，做到档案工作与“四点一带”和“四大主体功能区”的建设问题同研究、同部署。
曹妃甸新区建设档案管理工作分别由曹妃甸工业区管委会、南堡经济开发区管委会、唐海县政府、滦南县政府暂按地域管辖的原则负责；
乐亭新区建设档案管理工作分别由乐亭县政府、海港经济开发区管委会、京唐港、大清河盐场暂按地域管辖的原则负责；
丰南沿海工业区建设档案管理工作由丰南区政府负责；
芦汉经济技术开发区建设档案管理工作分别由芦台经济开发区、汉沽管理区管委会暂按地域管辖的原则负责；
曹妃甸生态城、凤凰新城、南湖生态城建设档案管理工作分别由各自筹委会负责；空港城建设档案管理工作由市高新技术产业园区管委会负责。
以上各单位各部门对建设过程中形成的调研论证资料、规划立项资料、建设施工资料、省部级以上领导重大活动等项资料，要及时收集、整理、归档；要明确分管领导，建立健全管理制度，配备专（兼）职档案人员，设置符合“七防”要求的档案专用馆（室），确保“四点一带”和“四大主体功能区”建设过程中形成的档案资料齐全完整、安全保管。
各级档案行政管理部门要加大对“四点一带”和“四大主体功能区”建设档案工作的监督、检查和指导力度。
9、进一步规范机关、团体、事业单位档案管理。各级机关、团体、事业单位要严格按照国家规定的《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对本单位形成的各门类档案实行集中统一管理，做到及时立卷、归档，确保档案齐全完整、不丢失、不损毁。要建立健全档案管理制度，配备专（兼）职档案人员，落实管理责任。要设置符合“七防”要求的档案专用库房，配备配齐相应的设施设备，确保档案安全保管。要依法接受档案行政管理部门的监督检查。
要积极开展档案目标管理升级工作，推动档案管理规范化、科学化进程。尚未升级的单位要尽快完成目标管理升级工作，已经升级的单位要进一步提高现代化管理水平，晋升更高等级。
各级机关、团体、事业单位要依法依规及时向国家档案馆移交档案资料。
各级档案行政管理部门要制定对机关、团体、事业单位档案工作的考核办法，加大指导、检查和监督力度。
10、加强企业档案管理工作。国有企业要明确一名领导分管档案工作，明确管理档案的部门和人员，建立健全档案管理制度，完善档案馆（室）基础设施设备，确保档案齐全完整、安全保管。有条件的国有大型企业要加快档案数字化、信息化进程。
改制、破产企业应当在国资委和档案行政管理部门的监督、指导下，在资产清理结束之前，原企业应当保管好全部档案资料及其目录，不得分散、丢失，要严格执行国家四部委局《关于国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，确保国有企业档案安全。
注册资金在500万元以上的各类民营企业都要加强档案管理工作，做到有领导分管，有专（兼）职档案人员，有档案管理制度，有专用库室。
国有、民营企业要积极开展档案目标管理升级认定工作，推动企业档案管理规范化、科学化进程。
搬迁企业在搬迁过程中，要特别重视档案管理，切实加强组织领导，落实岗位责任，防止丢失、损毁，确保档案安全。
各级档案行政管理部门要加强对企业档案管理工作的监督、指导和检查。
11、加强对重大建设项目档案的跟踪监管。要认真贯彻执行《国家档案局、国家发展和改革委员会关于重大建设项目档案验收办法的通知》要求。各重点建设项目单位要把档案管理工作摆在重要位置，做到有专人负责，有管理制度，有保障措施，确保档案齐全、完整、准确、规范、安全。
依据《关于建设项目档案验收办法》，在重点项目建设竣工验收前3个月内进行建设项目档案专项验收。在重点项目建设竣工验收中必须有档案行政管理部门参加。凡未经档案行政管理部门验收或验收不合格的项目，不得组织或通过工程项目竣工验收。
各级发展改革、档案行政管理部门要共同做好重点建设项目档案跟踪监管和指导工作。
12、加强基层档案管理工作。各级政府要高度重视基层档案管理工作。各乡镇政府、街道办事处要建立健全档案管理制度；对本级各部门形成的档案资料实行集中统一管理，按有关规定及时立卷归档；配备符合“七防”要求的专用库房，配备专（兼）职档案人员；要依法按时向本区域内国家档案馆移交档案资料。
行政村和社区居委会档案管理工作要做到有管理制度，有档案装具，有管理人员，确保档案资料得到妥善管理。
各级档案行政管理部门要切实加强对基层档案管理工作的检查和指导。
13、创造性地做好民生档案工作。档案工作要树立以人为本的观念，各级政府及相关部门要高度重视民生档案工作，把涉及学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居、贫有所扶等与人民群众利益息息相关的文件资料收集好、保管好、利用好。
各级发展改革、工促、劳动保障、国资、环保、城建、工会等部门，要围绕企业改革、改制、转型、结构调整等，监督指导企业建立健全覆盖所有劳动者（包括农民工）的劳动合同、劳动工资、劳动保险、劳动保护、劳动纠纷、治污减排、安全生产等档案资料，确保企业职工切身利益得到合法保护。
各级教育、人事、劳动保障、房产、卫生、计生、民政、农业、林业、水利、国土等部门，要围绕城乡居民教育、就业、就医、生产生活等，建立健全居民入学、教育收费、毕业生就业、养老保险、医疗保障、城镇居民住房、农村低保、土地承包流转、农村宅基地、村务公开、换届选举、计划生育、林（水）权改制改革等档案资料，为城乡居民了解政策，维护自身合法权益提供保障。
乡镇、街道要紧密结合文明村镇、和谐社区建设，建立健全失业人员、零就业家庭、低保户、鳏寡孤独老人、残疾人、优抚对象等档案，确保弱势群体切身利益不受损害，推动和谐社会建设。
各级档案行政管理部门要密切配合、大力支持有关部门民生档案建设，制定相关制度，加强检查指导，建立健全民生档案服务利用体系。
14、积极推进家庭建档工作。各级档案行政管理部门要与文明办、教育、民政、工会、团委、妇联等部门密切协作，共同推进“建家庭档案促和谐*”活动。要加大宣传、指导、服务力度，激发和调动更多居民的建档积极性，使这项活动进入普及阶段，尽早实现全市“百万家庭建档”目标。
15、抓好档案安全工作。做好重点档案抢救和保护工作。市、县两级档案行政管理部门要积极筛选、申报抢救保护项目，加强对国家重点档案的抢救与保护。各级党委、政府要保证重点档案保护抢救资金的投入。
各级各单位要加强对档案馆（室）安全设施的投入，采用先进技术和手段，保证国家档案的安全。凡因保管条件差、措施不力而造成档案损毁的，要依法追究有关人员的责任。
16、依法设置档案工作机构，加强档案干部队伍建设。各级党委、政府要依据《档案法》和《河北省档案工作条例》，依法设置档案工作机构，合理确定工作人员编制，做到职能任务与人员编制相适应。要配齐配强各级档案局（馆）领导班子，对档案部门和档案干部做到政治上关心、工作上支持，严格管理、严格要求。抓好档案干部教育和培训，努力改善档案干部知识结构。要落实档案人员岗位补贴政策。要抓好典型，对在档案事业中做出突出贡献的干部给予表彰和奖励。
档案分等级管理篇8
[关键词]企业；档案管理；升级
前言
近年来，国家对各个阶层的企业提出了新的要求，将低能耗、高产量和高效益作为一个企业管理水平的重要指标。目前企业已经进入了新的建设阶段，国家规范了企业的档案管理工作，明确了其标准和内容。档案管理升级工作的顺利进行，对于企业的升级有着十分重要的作用。企业档案管理的升级应该促进企业的升级，在升级中，应该志于为企业服务。
1、升级地位
企业档案管理升级过程中，应该使其服从企业的升级，工作人员应该处理好两者之间的关系。单纯从范围上来看，档案管理升级囊括在企业升级中，两者的目标都是为了改善企业的管理现状，提高企业自身的素质。目前各个企业对于档案管理工作的认识程度不够深，阻碍了档案管理工作的顺利进行。档案管理的升级在企业升级中起着十分重要的作用，对企业的大局有着至关重要的影响。对于企业领导来说，应该在加强企业升级的时候落实好档案管理的升级，对于档案管理部门来说，应该追从企业升级的步伐，做好档案升级的相应工作。对于档案管理升级在企业升级中的地位应该明确，进而顺利的使企业升级。
2、升级作用
2、1启发、引导
企业各项基础工作的开展离不开档案管理的渗透作用，档案管理的渗透作用可以更好的启发引导企业各项工作的开展。档案管理存在于企业的科研、建设和生产各个环节中，并渗透在企业活动的整个过程中。企业的档案管理比企业的其他基础管理工作要重要，因为它融合了科学的方法和思维，对于其他各项基础工作有着模范作用，起着引导和启发的作用。档案管理的升级具有很大的能动性，可以保证企业各项管理工作的秩序，可以减少资源的浪费。
2、2提供条件
企业档案管理升级的一系列标准融合了多年企业文件归档的经验，对于档案信息的利用和开发提出了较高的要求。目前企业档案管理工作升级为定量和定性的标准。档案管理水平的度量为企业各项基础工作的管理水平提供了相应的依据。档案文件管理的标准化是档案升级的重要指标，企业的升级过程中应该加强档案管理的检查工作。不断的积累标准化的文件，进而提高档案管理的水平，进而为企业的升级提供依据。企业信息工作囊括了企业各项管理工作，应该把涉及生产经营的各项信息加以整合，进而健全信息系统。企业升级过程中，应该加重档案管理升级的标准审核，审核其是否符合相应的国家标准。企业应该将档案管理的标准作为企业管理的中心，积极的分析档案的相关信息。企业的档案部门是企业的信息资源库，不断的丰富信息资源库，对于建设有竞争力的企业有十分重要的作用。
2、3催化作用
档案管理工作在企业的各项基础管理工作中占有十分重要的地位。档案管理工作涉及了企业经营的各个方面，它主要是为了企业而服务。档案管理主要服务于企业的信息、科技开发、诉讼等服务。首先，企业的内外的信息载体是档案，对于企业的生产运营有着十分重要的引导和协调作用。第二，科技开发服务。企业的科技档案是知识形态的生产力。企业上等级最关紧要的，说到底还是提高生产力。从某种意义上说，科技档案就是打开生产力的一把钥匙。提供科技档案资料为提高产品质量服务，为降低物质消耗服务，以及为新产品开发、技术贮备、技术转让，为企业积极参加市场竞争服务等等，能够实现以极小的投入而获得巨大的产出。第三，为维护企业合法权益提供法律凭证，进行诉讼服务，等等。积极开展这些服务活动，对提高企业素质将起促进作用。
2、4监督保证
企业档案管理是企业管理中基础性和条件性的管理工作。它的素质的提高，一方面在一定程度上靠企业各项管理水平的提高，一方面也在于自身的积累和综合。但也正是由于这种积累和综合，就逐步使企业其他基础管理的成果和经验得以巩固和发展。譬如，基础管理中的定额管理，需要有明确的定额管理制度和各种各样先进、合理、配套的定额指标、定额的检查等，对定额管理工作的考核，可以说几乎全部靠档案资料。各种定额统计核算的原始记录、报表、台帐，定额的检查、分析、修订、报告、实绩的考核等等文件材料，构成了定额档案。定额档案的建立主要靠积累和综合。定额档案管理综合水平提高，就使定额管理更加科学化，并通过档案来巩固定额管理成果。由于档案具有原始凭证性，通过查阅定额档案，就可以证实企业定额管理水平的高低。档案管理和档案的利用，就对企业升级起了监督和保证作用。
3、档案升级的标准
在对档案管理升级时需要清楚两个问题，一是档案管理档次升级的同步问题，二是档案升级的档次问题。档案管理升级与企业升级是否一定要同步，不能单从理论上推断，而应该根据实际做出定论。档案管理升级的档次一般为四类，即地、市级，省级和国家一、二级。这四种档次标准囊括的范围过大，与企业的实际发展并不相符合，应将档次标准的范围制定更为具体，如建立县（市）级档案升级试行标准，合格即可发证，让企业在进行升级时的压力不会过高。对于部分已经达到地、市或省级的升级标准的企业，可经县（市）予以上报在检验后予以发证。调整档案管理升级档次的设置，可以更有效的督促企业的升级，符合企业的实际情况，较容易得到升级企业与工业部门的接受。
结语
为了使企业可以顺利的升级，应该做好档案的升级工作。做好档案的升级计划，和相关部门协调好，落实好档案升级的各项工作，进而提高档案管理在企业升级中的重要地位，推动企业的升级。
参考文献：
[1]王栋梁、做好企业档案管理升级工作跟上企业管理升级的步伐[J]、云南档案、2008（02）：66-67、