档案整理规范(精选8篇)

档案整理规范篇1

我们的主要做法是：

一、加强学习，提升素质，实现档案管理人员专业化。

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们选用档案管理人员时，有意识选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，街道举办相关的档案培训班和电脑培训班，对各社区档案工作人员进行培训。为能适应不断发展的档案工作，为各社区征订《档案》等业务杂志，购买了档案管理方面的工具书，加强了档案工作的学习力度，使档案工作有序开展，为街道的各项工作顺利开展提供了有利条件，使街道档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。

二、立足服务，创新载体，突出档案动态管理。

街道社区在开展各项信息调查过程中，超前规划，对调查到的各类信息随时录入微机，及时更新档案，保证方便管理和快捷利用。这里以×××社区低保档案为例：按照民政部门“低保档案”分类管理的要求，将保障对象和补助金额情况分为四类，按类管理。低保工作显著特点是保障对象家庭收入情况随时会发生变化，档案就要随之变化，因此，“低保档案”始终处于调整、变化、补充的动态管理中。为方便管理，我们采用低保编号作为档案管理的标识号，用颜色标识作为类别号进行规范。这样做，不论保障对象在年内、季度内或月内低保金如何变化，即保障类别如何变化，都能保证低保对象每人的档案材料始终固定在一个档案盒内。对于一段时期内保障金额发生变化的，只需调整本人档案盒脊上用颜色标识的类别号即可。

各类信息档案实行动态管理后，对相关工作的复核、汇报也提供了重要依据，通过查阅档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、整合资源，超前规划，实现档案管理规范化。

近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》和《××省档案管理条例》等法律、法规，不断强化机关档案工作，加大社区居委会、街道各办（所）档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。街道结合实际，制定了《街道社区档案管理制度》,指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。街道对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，对档案的收集，街道确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按规范标准进行重新整理；凡符合规范标准归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架。

档案的规范管理，提高了档案管理质量。街道社区对所有的信息档案经整理后，以电子文档的形式归档，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中，都使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使街道的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。

四、下一步工作

1、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。今年，街道社区要进一步加强档案管理工作人员队伍建设，加强档案工作人员业务能力，强化学习意识、服务意识、创新意识和奉献意识，为提高档案管理水平奠定基础。

档案整理规范篇2

【关键词】 高校;财务档案;规范化管理

什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。

一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性

(一)高校财务档案管理的基本内容

依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2、会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3、财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5、电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6、其他应该存档的相关文件资料。

(二)高校财务档案规范化管理的重要性

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题

(一)广西工学院财务档案管理现状

1、财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。

2、财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。

3、财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。

4、财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。

(二)广西工学院财务档案管理存在的问题

1、对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

2、财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。

3、财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。

三、广西工学院财务档案规范化管理的建议

(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理

制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。

1、根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。

2、管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。

3、档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。

4、财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。

5、档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。

(二)建设财务档案规范化管理的几点设想

就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。

1、领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。

2、提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。

3、强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。

4、建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。

5、做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

6、充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。

【参考文献】

[1] 财政部、国家档案局、会计档案管理办法[Z]、1998、

档案整理规范篇3

1、人事档案规范化管理工作基本做法

1、1领导高度重视，为人事档案规范整理工作顺利开展提供了有力保障。多年来，我局党组成员先后多次召开会议专题听取人事档案管理工作，主要负责人并对省局人事档案规范整理文件精神作重要批示，要求人事干部高度重视人事档案审核工作，认真贯彻人事干部档案工作方针政策，深入学习档案规范整理工作专业知识，熟悉掌握档案整理的有关规定和标准，高标准把握整理工作的基本方法和技能，切实做好新形势下的人事档案规范整理达标工作。并亲自安排部署，根据整理的工作量，组织成立相应数量的人员集中时间、集中精力整理。整理人员均是党员干部，并且政治上可靠、责任心强、业务素质好，并进行了业务专门培训，使其熟悉业务，掌握有关政策和规定，明确工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握实际操作技术，并对他们进行保管、保护、保密安全教育。在开展人事档案规范整理的各个环节中，主要领导多次亲自过问，亲自出面协调，并专门邀请当地人事组织部门人事档案专家为我们进行业务指导，保证人事档案规范整理工作各项措施的落实。

1、2狠抓工作落实，较好地完成人事档案规范整理各项任务。我局在人事档案规范整理工作中，严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、国家气象系统干部人事档案审核项目工作标准及评分规则以及省局的有关文件要求，建立《干部人事档案审核问题登记表》、整理收集登记簿、审核记录本、问题请示登记、电子档案整理文档等。按照收集、鉴别、分类、排序、复制、技术加工、目录登记、装订、回头自查9个步骤，逐人逐卷审查核准。90卷干部职工档案审查核对均在8遍以上，逐人逐卷整理一遍档案材料达4000余份。尤其我们在对待一些难以鉴别的材料上，严格以中组部、省局文件为依据，认真甄别，查阅资料、实际调查、核对印证，确保材料真实性。至目前，90份档案材料均完成了全面细致的整理，做到收集材料齐全，分类准确，编排有序，目录清楚、装订整齐，整理的每卷档案基本达到“完整、真实、条理、实用”的标准。

1、3积极探索整理规范方式，提高人事档案质量。在开展的人事档案整理规范过程中，我们注重在档案质量上狠下功夫。首先在对照中组部和省局对《干部履历表》填写要求和标准，认真学习和掌握，对全市在职职工统一安排和部署，并下发了填写通知和上报要求，制作了电子填写模板，采取网上自己填写电子草表，依据本人档案材料，由组织人事部门严格审核草表，校对审核无异议后，进行电子草表反馈，然后规范填写正式表样，做到表格填写规范、完整。第二为确保干部档案核心材料《干部任免审批表》填写规范，我们以高度的责任心，认真查阅反映干部任职经历的权威信息，查看历年机构变动、干部任职变动文书档案，熟悉掌握相关规定，尽职尽责规范填写。第三由于历史原因，干部档案中程度不同地存在着“三龄一历”记载混乱不一，缺少材料等现象，需要按照国家有关规定予以审核认定，建立《干部“三龄一历”登记表》。“三龄一历”关系到干部切身利益，是一项政策性很强的工作，我们始终坚持以认真负责的态度和严谨细致的工作作风，严格执行国家政策规定，依据干部出生日期、参加工作日期、入党日期审核流程图、认定原则规定、审核处理办法，全部为干部职工建立了《干部“三龄一历”登记表》，并且按照规定组织都给予了认定。

1、4严格执行制度，档案基础设施建设得到明显改善。多年来，在干部人事档案管理中，始终严格执行档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等八项制度，始终注重人事档案基础设施建设，人事档案实行在优秀综合档案室统一存放，并先后购置配备档案密集架、防火、防盗等设施，尤其今年在我局人影基地建设资金紧张的情况下，增添了人事档案微机、打印机等办公用具，配备了新型档案切纸刀、打孔机等必须的物品和设备，更换了新型干部人事档案盒，基础设施建设得到明显改善。

2、存在的问题

一是由于历史原因，个别干部档案存在原始材料损坏残缺，虽然进行了精心修裱，但损坏残缺的痕迹仍然存在；二是个别原始档案材料涂改的，尽量做到保持档案材料原貌；三是个别干部原始档案业务技术职务与工资核定不符；四是90年代调入我局的职工，初聘技术员职务材料无法收集；五是历年年度考核表填写、盖章存在不规范的问题；六是“三龄一历”审核认定工作情况复杂，还需要进一步提高政策水平。七是学籍卡横放易折损，故没有调整为正放。

3、档案管理工作设想

3、1干部人事档案管理工作是一项艰苦细致地日常性工作，集中整理不可能经常进行，即使集中整理好的档案决非一劳永逸，更多的是要做好日常维护工作。因此，充实加强人事干部队伍为档案规范化管理工作提供可靠保证。

3、2针对《干部人事档案材料收集归档规定》有关制度，建立规范有序的档案收集协调机制。

3、3充分开发利用人力资源数据库，建立统一规范的干部任免表、工资晋升、调资存档表等。

3、4利用整理规范的干部档案电子目录，尝试与电子干部履历、干部任免、干部技术职务、工资等部分项目设置有效链接，常用的材料名称可从下拉菜单中选择录入或修改。在不违背干部档案安全保密规定情况下，尽可能提高人事档案为领导和干部职工服务工作，使干部档案资源得到更好地利用。

3、5通过档案集中整理，积累好的经验和做法，总结凝练细化针对本部门干部人事档案材料收集归档规定等有关办法。

档案整理规范篇4

关键词：信息化视角；乡镇财政；档案管理；研究

一、加大档案信息化设备的投入

加大档案管理工作力度，从强化档案管理责任入手，按照档案标准整理归类，进一步促进乡镇财政所强农惠农档案管理的规范化、制度化。拨专款为乡镇财政所添置档案柜，配置电脑、扫瞄仪、空调、温度计等专用设备，定期更新和录入档案管理系统信息，确保档案质量的完整性和完好性。聘请档案管理专家为财政档案人员进行培训，组织人员到外地档案管理先进地区进行学习；扩大档案整理范围。加大工作奖惩力度。一是强化工作责任。将规范档案管理作为推进乡镇财政科学化精细化管理、创建乡镇财政规范化的一项重要内容，并要求乡镇财政明确专人管理档案，做到相关档案资料收集及时、整理有序。二是强化业务培训。采取培训、观摩、邀请专家讲课等方式，学习档案管理知识，指导乡镇财政如何收集整理档案；开展后续教育，通过不间断学习，及时更新档案专管员业务知识，提高档案管理技能。三是强化类型划分。制定乡镇财政档案管理手册，将档案划分为文书、会计、业务、荣誉实物、声像电子、图书资料六类，同时，按照档案管理规定并结合工作实际，分别确定档案保管不同期限。四是强化日常归档。规定档案专管员工作职责，要求在规定时间内对档案资料进行分类、立卷、归档，并做到组卷合理、卷文规范、外观统一。

二、加强档案信息化管理的领导、组织实施

平时指定专人负责档案计算机的使用和管理，按要求设定开机密码，不与互联网连接，确保计算机的安全，有力地促进档案工作的深入发展。严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度。切实把会计档案工作列入年度工作任务，积极推动档案工作的科学有序开展。加强档案管理规范工作，促进电子档案的开发利用。此次整理的所有档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享。今后，逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库，查询档案可不进库房，不翻阅纸质材料，实现电脑查阅及打印技术。

三、加强档案业务培训和信息保密制度教育

不断提高档案工作人员的责任意识和业务水平，扎实做好档案建设和管理工作，注意档案保管和保密细则及要求，加强库房管理、认真做好人事档案移交手续和档案鉴定销毁工作。立足档案管理规范化、制度化、现代化、科学化建设，不断强化管理、规范操作，着力提高档案管理的水平和质量。利用业务学习和会议等形式，组织全所工作人员学习《档案法》等法律法规。添置、改造和完善硬件设施，改善档案管理条件，做到档案室与工作人员办公室分开，保证了档案保存质量。组织专职人员对文书档案、会计档案、实物档案进行全面整理、科学分类、规范归档，做到内容详实、信息真实、便于查阅。并制定了《档案管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度，明确档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作有章可循。为切实加强对档案工作的组织领导，设立综合档案室，所内全体同志各自在搞好本身业务工作的同时，都能主动整理收集、移交好资料；为了落实责任，将档案管理工作纳入所内工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核、一起奖惩。定期召开档案工作碰头会，了解档案工作情况，给档案工作以必要的人力、财力和物力保障，从而为档案整理工作的顺利开展打下了坚实的基础。

四、增强全员档案信息化管理意识

为增强所内档案意识和提高档案业务素质，采取多种方式，加强档案知识的学习培训。一是积极参加上级主管部门组织的学习；二是号召大家在自学的基础上，利用学习日，开展档案管理知识集中学习，广泛学习宣传有关档案管理的政策、规定，统一思想，提高认识，更新观念，强化档案管理意识。三是出门学。多次组织人员参观学习档案管理技术，邀请县档案局专家指导，有效提高专、兼职档案管理人员的业务水平。缺什么补什么，保证档案管理基础设施建设的资金需求。综合档案室配备一台计算机和打印复印、扫描一体机，购买文件档案资料综合管理系统软件，将十三类档案《文件归档目录》、《专门档案分类目录》、《实物档案归档目录》、《声像档案归档目录》等录入到计算机，各类档案均有完整的纸质目录，全部档案目录实现计算机检索。

五、健全规章制度，确保档案管理信息化规范高效

为实现档案管理的规范化、制度化，根据档案目标管理要求，建立健全一整套档案管理制度，如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《分管档案工作的领导责任制》、《主管档案工作的办公室主任责任制》、《专职档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案查、借阅制度》、《档案统计制度》等做到有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使在公务活动中产生的文书、基本建设和设备、声像、荣誉实物等档案、资料实行了集中统一管理。制定各门类档案的分类方案，提高档案案卷的质量标准，充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为财政工作服务；建立各类档案统计台帐，如各类档案借阅登记薄、档案数量统计台帐等，做到台帐清晰规范。利用档案为该镇沉积多年的建校借款债务纠纷的妥善解决、村干部垫交农业税的及时准确兑付均提供了大量翔实的材料，使矛盾化解在萌芽状态。

参考文献：

[1]马卫东；李丽红、实现档案管理规范化措施分析[J]；经营管理者；2010年21期、

[2]杨勇军、浅谈如何实现档案工作规范化和标准化[J]；才智；2013年13期、

档案整理规范篇5

一、指导思想

坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照县委、县政府的要求，做好我镇档案的收集、整理、规范工作，促进社会主义新农村建设。

二、工作要求

总的要求是：镇机关、村、社区档案室从1990年至20*

年的档案要*到规范化管理的标准（档案门类齐全、整理规范、保管保护安全、设施设备符合要求）。

（一）档案门类要齐全。

1、镇档案室：要有文书档案、科技档案（基建档案、科研项目档案、设备档案）、照片档案（至少要有2册以上是新农村建设的。注意：照片档案的基本要素是，有底片、有图片、有说明包括时间、地点、人物、做什么事）、资料等。

2、村档案室：要有文书档案、科技档案、照片档案、资料类。

3、社区档案室：要有文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、资料类。

（二）档案收集要齐全。

镇、村、社区在开展社会主义新农村建设中党务、村务、会计、经营承包、宅基地、生产经营、农户、重大活动等具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的资料。

（三）档案分类要科学。

文书档案根据不同时期的档案采取不同的分类方案进行组卷。

1、20*年以前含20*年的文书档案，按照年度—问题—

期限（永久、长期、短期）进行分类。

2、20*年以后的文书档案，按照年度—问题—期限（永久、定期〈30年、10年〉）进行分类。

3、科技档案按照基建—科研—设备（永久、长期）

4、照片档案按照综合类—业务类—荣誉类

5、会计档案按照凭证—帐薄—报表（永久、定期5-25年）

（四）档案整理要规范。

1、2000年以前的按照案卷级的方法，采取“三孔一线”装订，以卷为单位。

2、2001年以后的文书档案，按照《归档文件整理规则》，采取一份文件装一袋的办法。以文件级为单位。

3、建立目录数据库，镇、村、社区分别安装世纪科怡档案管理系统软件进行著录。著录时2000年以前的档案目录数据库建立到案卷级；2001年以后的档案目录数据库建立到文件级。

4、资料类，镇、村、社区的资料一律按类别编号、分别装入档案柜架上、建立目录数据。

5、卷盒的盖填，2000年以前的卷盒封面上写：*县河市镇党委政府；村和社区与上述相同；下面的二级类目写：办公室；题名：按照责任者、问题、文种三段式的写法，不能超过50个字；盒脊用字钉盖蓝色印油。2001年以后的一律用全宗章盖、盒脊仍用字钉盖蓝色印油。

6、村、社区的文书档案按上述分类方案不变。除文书档案的分类和整理方法按上述执行外，其余门类的档案一律按照原来的方法不变。

（五）档案利用要方便。

规范管理镇、村、社区社会主义新农村建设档案的目的在于今后对档案的查阅利用。

1、要建立规范的检索工具（案卷、文件级分别建立）。

2、要建立档案鉴定领导小组。

3、要建立利用效果汇编，主要编写典型的事例。

4、要建立档案查阅登记册、利用效果登记册、温湿度登记册、统计台帐、借阅登记册。

三、强化领导，明确任务，落实责任

我镇有关社会主义新农村建设档案工作实行统一领导、统一规范，分级负责的原则。

1、经党委、政府研究，决定成立河市镇创建全国社会主义新农村建设档案工作示范县工作领导小组，组长：邓林先，副组长：张泽兴、黄林高，成员：佘雪莲、唐国钧、各村（社区）副主任。领导小组下设办公室，由唐国钧同志兼任办公室主任，具体负责收集、整理、规范档案工作。

2、党委、政府负责本机关的文书档案及有关开展社会主义新农村建设档案的收集、规范整理、按时归档、安全保管、科学利用等工作。

3、镇农经站负责并指导各村、社区开展新农村建设档案的收集、规范整理、科学利用工作，村、社区也要确定一名专人负责此项工作。

4、镇机关、村、社区档案室要建立各项管理制度上墙，按照规范的格式统一制作（各村、社区的制度由档案局统一制作）。

5、档案目录数据库的建立，镇、村、社区都要分别建立档案案卷级和文件级目录数据库。

6、镇政府机关档案室要购置必须的设施设备：档案铁皮柜、计算机、档案管理系统软件、档案室的空调或排风扇、除湿机、防虫药、干湿温度计等，档案室作为专用，不允许像杂物间。

7、村、社区档案室要购置必须的设备：档案铁皮或木质柜、空调、档案管理系统软件、防虫药、干湿温度计等。

8、镇、村、社区档案室均有档案管理领导小组成员图表、档案存放示意图。

9、各村、社区负责收集本村、社区档案于5月底前交镇农经站，集中清理，统一归档。镇农经站务必于8月底前将各村、社区档案规范整理完毕。

10、党委、政府决定，将河西村档案规范作为河市镇创建工作示范点，邀请县档案局指导完成该示范点的档案规范工作，以点带面，促进全镇档案规范工作。

档案整理规范篇6

关键词：档案工作 规范化、标准化 公文 立卷归档 信息化建设

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时，也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求，实现规范化标准化，必须正视问题，细化措施，强化领导，从注重文书处理入手，扎扎实实的改进档案工作，全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1、档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全，档案工作渠道要畅通，要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，档号编制科学、规范，定期检查档案。

2、档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章，定期组织档案人员进行《档案法》的学习，建立档案工作管理网络，促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记，及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，都具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿看，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们要强化系统思维意识，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

五、档案信息化建设是档案工作规范化、标准化的方向

档案整理规范篇7

一、《归档文件整理规则》的出台

对高校档案整理工作的影响

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）于2001年1月1日起实施，为立卷改革提供了解决方案。它没有全面否定传统做法，而是在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，对归档文件整理工作的原则和具体方法做出规定。《规则》推行文件级整理，取消了案卷，让档案人员从繁重、复杂、主观随意性大的立卷整理工作中解脱出来，简化了整理工作程序，提高了工作效率，达到了“简化整理，深化检索”的目的。

《规则》实施后，高等学校档案整理工作也发生了变化，试行立卷改革。部分高等院校在整理党群、行政类档案时执行《规则》标准，其余类仍按立卷方法整理。只有部分院校试行全面实施《规则》标准。高等学校没有完全执行《规则》标准，主要原因是高等学校档案包含了文书档案和科技档案，而《规则》的适用范围是文书档案。那么，高等学校档案整理工作能否执行《规则》标准？又该如何施行？笔者在《规范》的基础上，比较《规则》标准，发现高等学校档案十大类归档范围中均包含“应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，其中党群、行政、教学、外事、财会等五大类的引用标准是GB3792、5-85《档案著录标准》、GB9705―88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》。这五大类的各种纸质文件材料，应作为文书档案保存，可参照《规则》标准执行整理。余下的五大类即科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版的适用标准虽然是《科学技术档案案卷构成的一般要求》，但是《规范》在每一类档案的二级类目中均设有综合类。这一类档案的归档范围包括上级有关文件材料，学校有关工作的规章制度、规划、计划、总结、统计报表等。这部分管理性的文件也应属于文书档案的范围，因此可以参照《规则》标准执行。这五大类的其他二级类目，其归档流程、分类编号、编目、排架、保管、鉴定和销毁等，同前五大类是完全一致的。科技档案与文书档案比较，前者突出成套性、系统性，归档文件比较集中，查找利用也较方便，实施《规则》比文书档案还要简化。因此，笔者大胆对高等学校档案实施文件级整理，并利用计算机辅助管理。经过近几年的研究和实践证明，高等学校在《规范》的基础上实施《规则》标准，既不影响高等学校档案的科学性、适用性和稳定性，又能达到“简化整理，深化检索”的目的。本人在实践基础上撰写《高校档案实施〈归档文件整理规则〉的研究与实践》和海南大学黄天明同志撰写《高校档案也适用〈归档文件整理规则〉》的文章，获2006年中国档案学会第五次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖。由此可见，高校档案实施《规则》标准整理档案，是受到档案同行专家的认可的，实践也是可行的。新时期高校档案工作者渴望立卷改革，《规范》已不完全适应高校档案工作的需要，有修订的必要性。

二、《机关文件材料归档范围和文书档案

保管期限规定》高校可参照执行

2006年12月18日，国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），文件的施行，对正确界定文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，以及开展档案价值鉴定工作等都具有重要意义。它改革了文书档案保管期限的划分方法，将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中又分为30年、10年；突出了立档单位的主体特色，机关文件材料归档时体现以本部门为主的思想；加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。《规定》的施行，明确了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限改革的发展方向，是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步。

《规定》高等学校可参照执行。笔者认为，《规范》的十大类档案中的党群类、行政类、外事类的文件材料归档范围和档案保管期限可完全按《规定》标准执行；其余的教学类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、财会类等文件材料归档范围和档案保管期限必须修订后才能执行。此外,《规范》中档案保管期限也存在明显偏长或偏短的情况，如财会类档案将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间过长应修订；再如，教学类档案中的新生录取名单，是学生进入高等学校的重要依据，也是学生毕业后回访、查阅利用率最高的档案，如毕业证丢失，需补办毕业证明时，必须提供录取名单；用人单位验证核对时，也需要录取名单，等等。录取名单、在校学生名册、学生成绩总册、毕业证签领册等构成学生在校学习的全过程记录，应相辅相成。然而，“录取名单”的保管期限为“长期”，其他那些档案则为“永久”。笔者认为“录取名单”的保存期限应与其他档案一致。总之，《规范》中的保管期限划分需要修订。

三、《规范》存在不合适的方面需要修订

（一）档号结构、模式，不便于“插卷”,应修订

档号是存取档案的代号，排架的依据，也是反映高等学校档案的分类体系和物理位置。《规范》中的档号结构、模式为：年度号+分类号+案卷号。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由此可见，档号结构不考虑保管期限，因为分类中最下位类包含有永久、长期、短期三个保管期限的案卷，案卷号是顺序编码，具体操作时把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号编制方法不便于插卷，没有充分扩展余地。笔者经过研究和实践，认为合适的档号结构、模式应修订为：年度号+分类号+保管期限号+案卷号或件号，即在编定档号时，将分类号中最下位类不同保管期限的案卷,按永久、长期、短期分别顺序编码。这样既能方便插卷，又能解决跨保管期限大流水号编制问题，同时也能与《规则》协调，同时保证了档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。

（二）一个卷内有不同保管期限的文件材料，不便于统计,应修订

《规范》在考虑了高等学校档案的归宿、它的成套性特点、它们彼此之间的有机联系之后，“大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号，不空档”。把不同保管期限的文件材料放在同一个案卷内，其优点是保持同一事由文件材料的集中。但其缺点也是很明显的，如档案统计时，这个案卷是归哪个保管期限？当插卷材料比较多而原卷又装不完，需要另立卷时，如何编卷号？鉴定销毁时虽不缺号、不空档，但如何修改案卷封面内容等。笔者认为，不能把不同保管期限的文件材料装在同一个卷内或一个盒内，应分别装盒。同一事由的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不影响其成套性，如本单位的党代会文件材料：会议文件是永久保管，会议工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样等材料是短期保管，将其分别装盒，不会影响其提供利用效率，也不会拆散其成套性，因为不同的保管期限的档案分别装在不同的盒内，但其排列均在同一类目内。

档案整理规范篇8

一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案,不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出,“当年形成的会计档案,在会计年度终结后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的,尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更,但其所有权仍是委托单位,属于委托单位全宗的一个门类,应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账,会计核算形式发生了变化,财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出:“电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定,“实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中,会计委派制核算的地区或部门,基本都实行了电算化会计,形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心,即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心,也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物,它产生于会计业务工作之中,是会计工作的延伸,也是会计工作的终结。但在实际工作中,会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计业务的培训和学习,但对档案知识,特别是会计档案规范化整理标准知之甚少,也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务,轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务,却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度,没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前,没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能,造成会计档案整理质量不高,封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准,更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式,其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今,无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定,档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度,对会计档案的归档范围、归档时间,整理标准,移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作,忽视了会计档案管理,没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中,也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题,笔者认为应强化以下方面工作:

一要加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的所有权是委托单位,将委托单位的会计档案整理规范,在核算中心暂保管一年,期满后编制会计档案的案卷目录,连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向委托单位的档案机构移交。

二要加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员岗前培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。