电子档案电子化(精选8篇)
电子档案电子化篇1
关键词：电子档案；归档；档案信息化建设；研究
档案信息化建设是时展的必然趋势，通过档案信息化建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。
1 电子档案归档现存问题分析
电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。
2 提高电子档案归档工作效果的措施
第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。
第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。
第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。
3 加快档案信息化建设速度的措施
第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。
第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。
第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。
4 结束语
本文对电子档案归档问题及措施进行说明，并且对促进电子档案信息化建设提出建议：构建电子档案管理记录系统、对档案信息化技术水平进行提升以及对电子档案工作人员进行培训等措施，希望档案管理部门可以重视现存问题，并借鉴文中内容或者采取其他更加合理有效措施及时处理解决，从而保证电子档案归档工作的合理性，加快其信息化建设速度。
参考文献
[1]王欢、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J]、安徽农业大学学报（社会科学版），2014，23（4）：66-69、
电子档案电子化篇2
摘要：档案的电子化管理,是档案工作中的一个新课题,它面临一些不可回避的新问题,它是在档案工作初步实践中的一个新生物,虽然还存在一些有待解决的问题,本文通过对档案工作电子化发展中出现的问题进行分析，并拿出一些对策供大家探讨。
关键词：档案工作电子化发展电子档案问题对策
电子档案的管理,在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度,而且极大地提高了工作效率,随着现化化进程的不断深入,档案管理软件系统的不断开发,电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,已产生了大量的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
一、现代的档案管理工作的转变
（一）档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
（二）企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、 会计 档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
（三）档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
二、电子档案工作面临的问题
（一）电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
（二）电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
（三）电子档案保存的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
三、应对方案
（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过 法律 形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
（三）制定电子档案工作标准和规范
电子档案电子化篇3
关键词：文书档案；管理；电子信息化
电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动收集、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年来，随着OA办公系统的日益普及，电子信息化管理发展迅速，文书档案管理模式发生了很大变革。通过探索新思路、树立新理念、掌握新方法，有利于进一步提升文书档案电子信息化管理的能力和水平，促进新时代文书档案管理体系更加完善、科学。
1文书档案电子信息化管理的意义
1、1管理效率显著提升。文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。1、2信息共享越发便捷。文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。1、3电子文件保存稳定。纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响，保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级，在存储、读取电子文件信息时，可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点，实现电子信息的实时存储、传输和读取，具有较强的安全稳定性。1、4文件传递速度更快传统管理模式下，文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式，文件传输受距离长短影响较大，给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用，文书档案电子信息化管理可借助网络渠道，利用网络技术进行传输，极大地提升了文书档案传递的效率。
2文书档案电子信息化管理的原则
随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用，文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化，也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求，应坚持三个原则。2、1规范性。所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。2、2效益性。在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。2、3安全性。电子信息化管理模式下，文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化，安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化，采取切实有效措施，确保电子档案信息的安全、保密。一方面，电子文件主要是由计算机等电子设备形成，并且随着电子设备系统的更新升级，电子文件的存储环境发生深刻变化，电子文件管理要积极适应这一变化，确保电子文书档案长期可用。另一方面，应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、收集、管理和归档，应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁，积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台，强化安全防护措施，确保电子文书档案安全。
3文书档案电子信息化管理存在的主要问题
3、1管理体系不够完善。随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及，电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变，但从实际应用来看，文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善，相关的电子文书档案收集、存储、鉴定、利用，以及管理等方面的体系还不够完善。3、2管理媒介不够全面。电子信息化系统在后期的运行过程中，无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造，尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用，电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同，无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。3、3管理系统衔接不畅。文书档案电子信息化管理系统衔接不畅：一是人员衔接不畅，表现在文书起草、管理者与档案管理者缺乏必要的沟通，归档文书常常不符合归档标准和要求；二是办公系统与档案管理系统之间衔接不畅，电子文书难以直接实现存储和归档。3、4管理路径不够适配。电子信息技术应用于文书档案管理，能够实现不同密级文书档案的即时识别、即时存储，但从当前电子信息化管理现状来看，电子信息技术还不具备这一功能，还需要档案工作者进行识别，文书档案信息分辨还存在精准性不高等问题。
4文书档案电子信息化管理的措施
4、1不断完善管理体系。文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。4、1、1完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。4、1、2完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。4、1、3完善系统结构。根据办公OA系统应用实际，建立与办公OA系统相适配的档案管理接口，保证系统功能的可扩展性，满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。4、2及时升级管理媒介。文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQLServer架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。4、3确保管理系统衔接。管理系统的衔接主要包括两个方面：一是人的衔接。机关企事业单位档案工作者应增强工作的主动性，提前介入，建立基于文书全生命周期质量管理，与文书起草等部门做好对接，提升文书档案质量。二是系统衔接。积极构建基于办公OA系统与档案管理系统相衔接、畅通的档案管理体制机制，使文书处理部门利用现代办公系统和办公软件时，充分了解和遵守档案管理规章制度，严格按照电子信息系统的设置和要求，做好文书档案电子化收集、存储、查询和利用等项工作。4、4做好管理路径适配。从文书档案电子信息系统的运行模式、档案人员的业务素养等方面，确保文书档案电子信息化管理路径的适配性。一方面，从事文书处理工作人员应熟练掌握电子信息系统的操作流程、方法，确保严格按照系统要求管理文书档案，相关参数规范、科学。另一方面，档案从业者以及文书管理者应掌握一定的计算机信息技术、档案理论知识和公文办理常识等，提升自身综合业务素养。
参考文献：
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电子档案电子化篇4
1 档案管理电子化的重要性
（一）有利于提高档案管理工作效率
时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能够为管理决策提供可靠的信息
档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策时，除了要结合当前实际，还要借鉴和参考以前的决策，通过对之前决策的分析和对比，制定几个可选方案，优中选优，从而选出最佳的可行性方案，同时也可以有效避免错误决策的重复出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。
（三）有利于为科研工作提供智能化服务
计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。
2 档案管理电子化的特点及优点
档案记录了单位日常工作的方方面面，在单位业务发展上有着不容忽视的作用。档案管理不再是以前单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用，在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统档案管理方式的优势。
档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面：一是在收集档案方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备中，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势；二是在选择档案方面。电子化的档案比传统档案更加方便和快捷，可以随时从电子设备上抽调出来，便于查询利用。三是在处理档案方面。如档案需要进行综合处理或者修改数据，电子档案随时随地都可以进行，遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
但电子档案的保管具有难度较大、范围广泛、要求严格以及成本高昂等特点。首先，要确保电子档案安全。安全是电子档案保管的首要任务。其次，要做好全程控制。电子档案的保管是全面、系统的保管，是一种对过程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生产之前就采取控制措施，能有效的预防影响电子文件安全的因素，确保其真实、完整、可读。
3 档案管理电子化的现状及主要问题
（一）对档案管理电子化的重视程度不足
首先是规范化问题。目前，电子化档案管理的方式还不够规范，没有统一的管理制度作为制约，这就导致有的档案管理者在处理电子档案时存在随意性，造成档案的错误、遗失和泄露。其次是缺乏资金支持。档案管理电子化需要一定的资金及时间投入，一些单位没有与时俱进的思想理念，不能够将设备配备齐全，或者设备达不到应有的标准。另外，计算机的软件没有定期更新，导致一些档案数据出现错误，也会给档案管理带来不必要的麻烦，影响档案管理电子化的发展。
（二）缺乏专业的电子化档案管理人才
档案电子化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，电子文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，这就要求档案管理者不仅要具备档案管理方面的丰富经验及相关素质，还要具备一定的电子技术能力以及管理能力。档案管理者要熟悉电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识。然而目前，具备全面能力及素质的档案管理人员还相对缺乏。
4 提高电子化档案管理水平的途径
（一）转变思想观念，树立电子化管理意识
新的档案载体呈现出的特点，要求档案管理者转变传统管理理念，在实体档案管理方法的基础上加以创新。首先，制定电子档案收集、整理、保管、利用等相关制度，对电子档案的管理加以约束。其次，加强档案管理电子化的宣传力度，提高档案管理者对电子档案的重视程度，使档案管理者习惯使用电子设备处理庞大的档案数据。提高档案管理者电子档案保管意识，改变传统的档案保管理念，做好备份、维护数据库等工作，时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，使档案管理人员能够跟进档案管理电子化的进程。
（二）强化电子化硬件建设，确保电子化管理的实现
实现档案管理的电子化，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保档案管理电子化中所需要的设备和工具。随着计算机技术和网络的发展，极大的提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案管理的电子化发展，需要单位管理者高度重视档案工作，加强对档案管理工作各个方面的投入，改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性，购置一些有助于档案信息化建设的硬件，并及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，保证电子设备的运行能够配合日常档案管理工作的需要，确保档案信息数据应用及时和有效，真正的把档案管理的电子化落到实处。
（三）培养档案管理电子化的创新型人才
档案管理电子化对档案管理者提出了更高的要求，需要档案管理者不仅要具备档案管理的相关知识，还要熟练掌握各种档案软件的操作和应用，因此建立复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的综合素质，也是档案管理电子化的重要环节。从管理单位角度，应有计划地对档案管理人员进行计算机、网络、档案软件等方面信息化技能培训，提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，以适应档案事业的发展。
（四）增强电子档案信息和数据的安全性
电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说极为重要。首先，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。增强档案管理人员综合分析处理数据、维护档案信息的能力，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，是提高电子档案存储设备的时效性，及时更新维护，注意档案存储设备的安全性，处理档案的电脑不得连网，不得随意插入U盘等，避免病毒的侵害。
5结语
综上，在当今网络技术和社会经济不断发展的时代，档案管理以社会信息化为基础，应用先进的现代信息技术，使档案管理工作与时俱进、开拓创新，实现真正意义上的档案管理电子化，让档案管理工作为全社会提供更好的服务，也让档案管理工作顺利健康的持续发展。
电子档案电子化篇5
关键词：电子商务档案管理智能化
中图分类号： G271 文献标识码： A
电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。随着电子商务时代的来临，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。对电子商务档案管理的智能化需求主要体现在电子商务档案的检索智能化、应用的智能化。电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程。电子商务档案应用的智能化体现在智能化的商情预测、营销策划及客户关系管理。
一、有关电子商务档案管理的特点
1、电子商务档案具有虚拟性，电子商务档案形成与电子商务交流过程之中，其主要包括电子文档、邮件、图案、声像以及其他电子签名、材料数据交易信息等等，他们本身就不具备实物档案的现实特征，仅仅是以数据、比特的方式存在于电子设备和网络之中。因此，电子商务档案具有明显的虚拟性。其具体表现在如下几个方面：一是电子商务档案的形式具有虚拟性，电子商务是在电子交流的平台上使用专门的电子交流工具完成，有时候客户与商家之间根本不用见面就能够完成商务交易，并且双方之间的交流是通过虚拟的网络进行传输的，其交流信息档案都通过虚拟网络进行上传下载，因而电子商务档案的形式具有虚拟性；二是电子商务档案内容具有虚拟性。电子商务档案一般由比特构成，无论是文字、图像、声音还是软件产品、交易信息、记录等等属于虚拟内容，并不存在实体；三是电子商务支付方式具有虚拟性。电子商务在交易过程中所使用的支付方式一般以电子银行或者其他专业的金融服务来执行，其本身不存在现金交易或者其他实物抵扣的方式。而在电子银行交易过程中所产生的电子文档、电子账单、电子签名等都是通过虚拟的手段来实现的，其支付的方式具有虚拟性。
2、电子商务档案具有集成性特点，电子商务档案与传统的档案信息具有十分大的差异，除了其本身的虚拟性以外，还具有集成性特点。电子商务档案不仅包含了文字信息、数字信息、图案信息等等，还包括具有整体统一性的立体档案，其集成了文字、数字、图像、声音、视频等等各种信息，电子档案将多种多媒体信息集中在一起，可以完整、真实地记录商务交流活动。
3、电子商务档案具有储存、携带便捷性以及危险性电子商务档案并没有实体，因此，其储存和携带都十分便捷，但是，由于其本身的虚拟性，它十分容易受到电脑病毒、黑客攻击、木马、存储介质损耗的引起的安全性问题，它本身具有一种易被破坏的危险性。
二、有关电子商务档案信息储存的智能化趋势
目前，企业电子商务档案信息一般保存在企业自有硬盘之中，包括企业电脑、服务器以及相关移动存储设备之中，对这些文件的访问必须要有支持硬件设备启动的条件方可成功访问。而电子商务的发展必然要求对于信息的提取即时化、便捷化，要摆脱时间、地点的限制，做到实时获取商务档案信息。这是未来智能化存储设备的基本要求，而对于电子档案存放后的提取方式转变与支持也是电子档案管理智能化的一大特征。智能化信息存储在输出时，可以支持各种智能化设备，并且还将支持具有权限的智能化设备对所储存的电子档案信息进行编辑、控制、备份、安全管理以及其他特殊操作，并且对于另外一些不安全的潜在输出请求进行预设处理、分级保护、安全管理，以达到保护档案信息的目的。智能化存储管理为未来的信息储存指明了方向，将存储与管理相结合，将能够使企业计算机系统、连接方式、工作模式等发生颠覆性的改变，减少大量冗余行为，并且能够确保电子商务档案信息的安全与实时访问，为企业电子商务提供强大的支撑。
三、有关电子商务档案信息检索的智能化趋势
1、电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。随着计算机智能技术的发展，尤其是图情信息智能检索的最新成果，为电子商务档案信息检索的智能化发展注入了新的活力。电子商务档案信息存储形式多种多样，既有一般固定长度的信息，也有非固定长度的信息，既有用文字、数字表达的信息，也有用图形、图像、声音表达的信息、既有加密信息，也有不加密的信息，既有存储于本地存储设备上的信息，也有存储于异地设备甚至“存储云”上的信息。因此，对电子商务档案信息的智能检索意义重大。所谓“智能检索”,就是以文献和检索词的相关度为基础，综合考查文献的重要性等指标，对检索结果进行排序，以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性，相关性采用各字段加权混合索引，相关性分析更准确，必要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价，这样的结果排序更加准确，更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面，提高检索效率。由此可见，在电子商务飞速发展的今天，电子商务活动的全球化特征越来越显着，频繁的商务活动遍布世界的每一个角落，由此产生的电子商务档案信息越来越具有商务活动全球性、信息管理系统分布性、交易语言复杂性、交易方式多样性等特点。因此，传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求，智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的必然选择。
2、科技的进步，人工智能技术的发展，超大型计算机的使用也为电子商务档案信息检索智能化发展提供了技术支撑。未来电子商务档案智能化的发展将借助于人工智能技术的最新成果而更加人性化。将人工智能领域中的计算推理等思维活动渗透到档案管理的智能化应用中，利用人工智能的研究成果开展基于模式识别、物景分析的图形图像检索系统，满足用户对图形图像档案信息的检索需求，利用人工智能关于联想记忆模拟、自动定理证明、专家系统、自然语言处理等基础理论开展电子商务的自动谈判系统、跨越语言障碍的档案信息搜索工具，满足电子商务国际化的需求。例如：模式识别可用于基于图像的检索，而电子商务活动的基础就是建立在对图形、图像的选择上，交易双方首先是根据对被交易商品的图形、图像进行商务洽谈，然后达成交易意向。因此，对被交易商品的图形、图像的保存是电子商务档案信息的一个重要组成部分。再如，专家系统是智能检索实现的基础，从海量商务信息中筛选出能够进行交易的产品信息离不开人工智能检索系统的应用。
3、从电子商务档案的特征来看，有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用，而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于上个世纪七十年代，首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究，重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字，并建立文本数据库管理系统，从而实现对图像的智能检索。这种方法的缺点在于当图像数据库中图像数据较大时则检索较难实现，当图像内容复杂时，标注起来较困难，因此，这种检索方法同时还要求图像内容比较单一。而另一种基于内容的图像检索技术逐渐受到业界的关注即基于视觉特征的图像检索技术。由于任何图像都包含物体本身的纹理、形状、颜色、空间关系等特征，因此，基于视觉特征的图像检索技术采用提取图像所包含的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等信息建立图像的特征矢量库，并以此特征矢量作为索引关键字。与以往采用人工标注方式对图像内容进行标注的方法不同的是视觉特征的提取是从图像中自动提取的，并且检索的过程采取视觉特征间的匹配。与传统的检索方法相比，基于内容的图像检索融合了图像理解技术，从图像的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等维度分析图像的特征，从而可以提供更加有效的检索途径。
四有关电子商务档案应用的智能化趋势
1、客户关系管理的智能化，客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务，以提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。
2、智能化的商情预测，面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销对略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。
3、智能化的营销策划，借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。
随着电子商务的高速发展，带来的大量电子商务档案也开始进入人们的视线。电子商务档案比传统的纸质档案管理复杂得多，因为其中涵盖了包括文字、图像、声音、视频等一系列数据资料。因此，智能化的电子商务档案管理是必然趋势，而仅靠企业的档案管理人员单独作业是无法实现电子商务档案管理智能化要求的，必须依靠企业多方面的配合管理。
参考文献：
[1]姚凤臣、电子商务档案管理的智能化趋势探析[J]、华章,2012(19):303、
[2]沈江胜、关于电子商务档案管理的两个问题[J]、黑龙江史志,2012(12)。
电子档案电子化篇6
[关键词] 电子文件 档案化 管理
实践中，由于对电子文件产生的环境、特点的认识不足，档案管理人员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，这显然难以适应电子文件的管理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然的选择。
电子文件及电子文件档案化
1、电子文件及其特点
按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点：(1)依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。(2)虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。(3)共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。(4)不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损坏，造成电子文件损毁及被删除更改。(5)不稳定性。电子文件形成后，其识读应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后，会造成电子文件的不稳定性。
2、电子文件档案化管理
电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等数字档案管理理论，建立高效、快捷的电子档案信息管理模式，提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级（自动化、网络化）保存和管理，为部门及相关用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案管理
1、制订电子文件的归档管理制度
一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真实性和完整性。
2、明确电子文件的归档内容
根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等介质上。
3、做好电子文件档案化保管。 (1)电子档案载体保护。电子档案载体应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃ -24℃，湿度保持在45%-60%。同时做好“七防”工作（即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠），以保证存储介质的稳定性。(2)加强数据备份。一是对电子文件建立多套备份，分开保管，避免因某一电子档案载体损坏而造成文件丢失；二是每隔一段时间（一年一次）对电子档案进行一次保护性复制；三是对一些重要的电子文件，应采取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。(3)网络安全保密。一是在现有保密基础上，借鉴国内外的先进经验，采取除使用磁卡身份证严格识别访问者身份外，加设电子密钥等，实行多重限制，最大限度地确保安全。二是建立完善先进的电子文件电脑网络系统逆流跟踪查找功能，便于在遭遇黑客攻击时，及时查找黑客行踪，将其缉拿归案，予以制裁。三是严格遵守电子文件管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。
4、电子档案的开发利用
电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利用管理：一是根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。三是在网络环境下传输或直接利用等的电子档案，要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换，防止泄密。四是建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。
5、加强从业人员知识技能培训
当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展，具有一定的专业性和难度需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识技能，提高业务素质，跟上时代步伐。
结 语
总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其特点，采用适宜的办法，做细做强。
参考文献：
[1]柳向红、电子文件档案化管理的特点[J]、兰台世界,2005(11)、
[2]韦艳、电子文件档案化管理探究[J]、吉林省教育学院学报，2010（5）、
[3]陈义斌，吴洋，朱丰、如何做好电子档案的管理[J]、黄河档案馆、
电子档案电子化篇7
档案信息电子化的现状
档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
档案信息电子化的益处
可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征
目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
电子档案电子化篇8
从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。
现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
电子文件档案化管理
那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。