档案标准化管理(精选8篇)

时间：2023-08-18

档案标准化管理篇1

关键词：档案管理问题与对策标准化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（c）-0152-01

档案管理工作的标准化旨在对档案工作中重复性的事物和概念做出科学合理的界定来使在经济、技术、管理以及科学领域的档案管理能够具有统一规范化的标准，从而能够保证社会实践和管理的有序进行。因此，档案管理的标准化是保证档案管理工作稳定和发展的重要因素，是实现档案管理工作能够与现代化的科学管理技术向结合的重要基石。

1 我国档案管理工作标准化问题中存在的问题

1、1 档案工作的标准化意识较为薄弱

一些档案管理人员并没有真正认识到档案工作标准化的重要意义，往往在工作中忽视档案管理标准化问题。这导致档案馆中所执行的标准与档案执行部门的其他标准有所偏差。尤其是在基层的档案管理部门，一些工作人员认为档案工作标准化只是推荐实行的标准而不是强制执行的标准，其价值和意义不大，所以没有严格执行的必要。所以，在档案的处理、保存和管理等细节上，仅是执行标准化管理的一部分规定，管理过程粗糙不细致。

1、2 对档案工作标准化的投入不够

要在全国范围内有效地推行档案工作标准化的执行，必须具有强有力的资金和其他资源的支持。而在实际的档案工作标准化的实行过程中，对档案工作标准化的投入不能够满足要求，这导致档案管理机构对全面实施档案工作标准化变得有心无力。

1、3 不能够充分借鉴国际档案管理标准

我国的档案工作标准化的起步较晚，发展较为缓慢，而西方一些发达国家大档案管理标注化的工作已经基本成熟。我国的档案工作标准化的实践中可以通过借鉴国外的有效标准来规范我国的档案管理工作。但是，目前我国在这一点上仍有欠缺。我国在制定自身的档案工作标准时，不能够充分借鉴国际档案管理标准，例如在《国际标准―档案著录规则（总则）》中根据档案的特点采用了多级著录的规则，使档案管理更加标准化，而我国在编订档案管理工作标准时，却没有借鉴这项标准。

1、4 档案工作标准体系还未建立

由国家档案局的《档案工作标准体系表》中所包含的30项标准中，主要包含的是档案的处理、编号、检索和保护等一系列的标准，但是这几项标准中很少能够涉及档案管理的其他方面的规定，从而导致我国的档案管理工作很难形成一系列的档案工作标准体系。而在国家档案局和国家其他的一些档案管理工作机构，并没有设置专门的组织部门来管理和实施档案工作标准化问题。导致档案工作标准化的问题成为了书面上的内容而没有被真正的实施。

2 我国档案工作标准化问题产生的原因

2、1 忽视了档案工作标准化问题的价值和意义

在档案工作标准化的实施过程中，实施人员和机构往往忽视了档案工作标准化的价值和意义所在，把实施的过程作为执行上级任务的过程。这样在实施的过程中人员没有执行的积极性。最终导致档案工作的标准化的实施在法律、经济和行政方面都得不到保证，具体的实施单位不能够对档案工作的标准化进行充分的宣传和解释工作，导致了实施的困难。

2、2 对档案工作标准化的研究较为薄弱

在现阶段我国仍缺乏对档案工作标准化问题的理论和概念研究，从而导致我国目前还没有形成一套较为完善和科学的档案工作标准化体系。目前针对档案工作标准化问题所研究的书籍或者文献中多是在讨论档案工作的理论原理，或者是针对档案管理工作标准化的某一项具体标准的研究，而对档案工作标准化的认识和应用还停留在对理论的简单借鉴和理解上。

2、3 没有实施档案工作标准化的人才队伍

要有效科学的实施档案工作标准化，必须要有队伍的支撑。实施档案工作标准化的人员不仅应熟练掌握档案工作标准化的具体流程和操作规范，还能够清楚地认识到档案工作标准化实施的价值和意义。然而在现阶段我国的档案管理工作人员中，档案工作标准化的人员稀缺，工作人员的专业知识匮乏，阻碍了档案工作标准化实施。

3 解决档案工作标准化问题的具体措施

3、1 档案部门领导要重视标准化的实施

标准化程度如何是衡量档案工作现代化水平的标志。实施标准化，档案工作可以由“人治”变为“法治”，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作质量和社会效益。因此，档案部门领导必须高度重视标准化的实施。标准化实施的形式有采用、选用、补充、配套、提高五种，各单位应根据具体情况，总体规划，选择标准，制定细则，有计划，有步骤地实施。

3、2 在标准化实施过程中，要注意协商一致

档案部门在档案标准化实施过程中要有整体观念，要服从大局，要用标准去统一行动，用标准去规范各项工作，以建立正常的秩序和相对平衡。标准化的实施，除档案部门外，还必须与有关方面协商。众所周知，档案是由文件转化而来的，档案工作标准化的某些方面必须从文件材料的形成部门做起。如果档案工作标准化能从档案形成部门做起，就容易收到事半功倍的效果。

3、3 实施标准化要进行经常性的检查与监督

要保证档案工作实施的标准化的质量，必须加强对档案标准化实施的监督。监督可以由档案行政管理部门或档案学会组织负责，以及时纠正标准化实施过程中背离标准的做法，这样不仅能够促进标准化活动正常有序的开展，而且能够有效规范档案工作人员的工作态度，提升对档案工作标准化的认识。

3、4 加强标准化人才培养

档案工作标准化的实施需要有专业化的人才作为支撑。为适应档案事业发展的需要，档案行政管理部门要采用多种形式（专业培训、短训班等）培训标准化人才，培养同档案管理现代化相适应的高素质的复合型人才。他们不仅要具有文书方面的专业知识、较强的标准意识、规范的标准化研究行为和工作行为，还要具有综合分析和高度概括的信息组织能力，能对国内档案工作发展动态和国外主要国家的标准和有关资料进行分析、调整，及时提供高价值的档案信息，能熟练地运用计算机来管理档案等。

4 结语

档案工作标准化对于提升我国档案管理的质量和水平，促进我国社会实践的有序发展和进行，具有重要的作用。但是，就现阶段我国档案工作标准化的实施过程中，仍存在很多的问题。档案工作人员对档案工作标准化问题的认识不够深刻，在档案管理标准化实施的过程中投入不够，不能够充分借鉴国际的档案管理标准，以及未建立标准的档案管理体系等都影响了档案工作标准化的实施。所以，有关部门应采取相应的措施，保证档案工作标准化的实施。

参考文献

[1] 王莉、我国档案工作标准化问题及对策研究[J]、民营科技，2014（9）：127-128、

档案标准化管理篇2

Abstract:This article main elaboration records management work's standardization and the standardized question, raise the records management foundation work level by the time、

关键词：档案管理规范化标准化

Key words:Records management standardization standardization

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节，在搞好硬件建设的同时，也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务，都具有独立性，但由于两者之间的紧密联系，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。主要是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备

1、档案管理要分清轻重，逐步推进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、档案管理要分层次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、档案管理要分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、档案管理中用“关键词”替代“主题词”，提高效率

档案标准化管理篇3

【关键词】农场；人事档案管理；标准化；相关问题

致使农场人事档案管理不够标准的原因有多种，比如管理方式过于陈旧，管理经验不足等，这也正是新型农场实现人事档案管理标准化所要面临的挑战，针对这典型的问题，农场工作人员应该采取必要的策略，借鉴其他部门的管理方式，同时向上级档案管理部门讨教，如遇资金问题，可以向国家申请有关资金，总之，不能惧怕挑战，也不能置之不理，这才是实现标准化管理的关键。

1、农场人事档案管理标准化的重要性

农场是我国特有的农业生产单位，新时代下，有很多农场发展势头良好，为我国新型农场的建设奠定了良好的基础，但是有关人员应该清楚的意识到新型农场的建设任重道远，还面临着诸多问题与挑战，还有很多制度没有得到完善，以人事档案管理来说，还没有完全的实现标准化管理，这使得农场的软实力受到了极大的影响。档案管理属于农产内部管理，如果内部管理未能实现标准化，则会稍显混乱，影响整个农场的综合实力，也就无法进入实现现代化。现如今，农场的人事档案管理的确相对比较混乱，首先分类不够清晰，检索比较困难，而且有些档案没有得到有效的细分，因此难以最大程度的实现人事档案的价值。从这个角度来说，农场人事档案管理实现标准化十分必要。除此之外，其重要性还体现在如下方面：

第一，现代档案管理发展的要求，现代档案管理模式已经有所改革，注重的是效益管理，服务管理，农业人事档案管理作为我国档案管理事业的一部分，必然要做到这一点，而要实现这一点要求，首先要做的就是规范现阶段的人事档案管理行为，使得管理更加规范化，只有在规范化的基础上，才能有资格向更高的方向发展。

第二，这是农场管理规划化的要求，人事档案管理是现代农场管理的非常重要的一部分，可以说如果没有人事档案管理，农场管理并不完整，难以实现新型化。因为传统农场管理人员对档案管理并不重视，所以久而久之，农场的人事档案管理落后于其他方面的管理，从而使得农场的综合管理稍显落后，为进入到新时代，农场人员越来越多的利用人事档案，为了能够更快速有效的为人们提供更快捷的服务，农场领导人员也逐渐的意识到人事档案管理的重要性，逐渐规划期档案管理行为，制定人事档案管理标准化方案，并且制定监督制度，以此确保标准化方案能够有效的实施。

2、农场人事档案管理标准化面临的挑战

农场人事档案管理长期没有得到相应的重视，因此在实现标准化管理这条道路上必然会面临一些挑战，这些挑战既有人事档案管理大环境发展的问题，而有农场自身发展的问题，总之，农场人事档案管理要想实现标准化管理还有很长一段路要走，有关人员应该做好相应的思想准备，不能急于求成，也不能知难而退。其所面临的挑战如下：

首先，传统档案管理工作习惯使得现代农场档案管理标准化过程中缺乏具有高素质与专业技能的档案管理人员。其次，档案管理标准化缺乏足够的经验以及对自身的分析能力。多数农场档案管理标准化实施照搬照抄其他农场、网上的标准化管理体制度，甚至于一些农场为了标准化进程的加快、树立地域标杆工作等一味模仿和参照，忽略农场的实际情况造成管理体制与农场实际情况不符，影响了农场档案管理标准的实施，加上现代新农场建设中多样化经营带来的经营信息、资料档案增加也使得现代农场档案管理标准化实施中工作量加大，影响了农场档案管理工作的开展。为了满足现代农场档案管理标准化需求，满足现代新农场建设经营中档案管理工作需求，现代农场经营中应加强对档案管理标准化的重视，以科学的标准化实施理论指导档案管理标准化工作，以此为基础促进现代新农场的建设与发展。

3、针对农场档案管理标准化实施问题的对策分析

3、1针对农场实际情况建立档案管理标准化管理体系

针对农场档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，农场档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合农场管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导农场档案管理标准化的实行，促进农场档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合新农场项目特点以及农场经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导农场档案管理标准化实施的，能够满足现代农场建设需求的管理体系，促进农场档案标准化目标的实现。

3、2加快农场档案管理队伍建设，促进农场档案管理标准化的实施

针对现代农场档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，农场档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。

3、3以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标

在现代农场财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响农场经济活动的重要内容。而且，作为农场档案管理的核心，农场财务档案管理工作对农机档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代农场档案管理标准化实施中应以农场财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代农场档案管理标准化目标的实现。

3、4建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现

4、结语

综上所述，可知新型农场建设包括众多方面，而人事档案管理标准化实施就是其中比较重要的方面，也是人们最容易忽视的方面，现如今农场的发展建设与国家的发展建设有着不可分割的关系，而人事档案管理是农场发展建设的一部分，需要农场有关领导加大扶持力度，从而提高人事档案的利用效率，更方便农场群众利用档案，这为我国档案整体的发展也有至关重要的作用。 [科]

【参考文献】

[1]赵洋、农场档案管理标准化实施中的问题解析[J]、科技致富向导，2014（09）、

[2]卞纪兰，张洪建、农场人力资源管理存在的问题及对策[J]、民营科技，2013（06）、

档案标准化管理篇4

关键词：档案管理；标准化；质量

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2013年7月8日

《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”对现代化社会中的档案工作来说，也是如此。无论是政府机关、企事业单位、各类社会组织等等，各种组织涉及档案种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为全社会带来的实际的经济效益也就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理。下面以常州出入境检验检疫局武进办事处为例，就档案管理方面导入ISO9001质量管理体系，以标准化理念实施全程规范化档案管理做一简单分析。

一、常州出入境检验检疫局武进办事处档案管理现状

1、办事处情况简介。常州出入境检验检疫局武进办事处（以下简称武进办）成立于2007年12月份，位于武进高新技术产业开发区南区。建立之初主要由三个部门组成：综合科、机电科、轻纺科，主要负责受理武进区出入境货物的检验检疫报检，签发各类检验检疫证单，各类产地证书，通关放行；负责实施武进区进出口商品的检验鉴定和监督管理；另有负责武进区出口主管产品生产企业的日常监管工作，业务资料归档与管理工作等，后增加检疫科，主要归口于常州局本部动植检科室管理，武进办起到从旁协助作用，主要负责武进出口加工区检验工作。

2、办事处档案管理现状分析。作为一个机构较全面的大办事处，较为全面详实的档案资料能为领导者提供判断依据，能为日常检验监管工作者反映真实情况，为企业提高办事效率，基础的档案管理工作自然而然成为日常工作的重点之一。现阶段办事处档案管理共分为两大块：办事处综合档案管理、业务档案管理。其中，业务档案管理又主要分为企业报检资料档案管理以及日常质量控制档案管理。各科室设立兼职档案管理员，负责监督、收集、整理本部门的档案资料，按规定做好归档，从而形成了全办事处的档案管理网络。综合档案管理主要由归属于综合科的办公室负责，所有办事处层面的活动资料、荣誉资料、各种机构信息往来、接待、后勤等均由办公室专人负责收集整理，而各业务科室则主要负责本辖区内出口报检企业的基本企业资料、出口产品质量情况、生产情况、检测情况、诚信环保等各个方面的资料收集、更新、归档等工作，为检验员日常对企业的监管整改、控制出口产品的质量稳定工作提供强有力的保障和依据。以轻纺科为例，将企业首先分为三大类：纺织、服装和轻工类。基本档案由企业注册信息、质检人员信息、生产设备信息、主要出口产品信息等构成，分为电子版与传统纸质版两种，同时依据国家质检总局113号令文件精神，以出口工业品检验监管系统为信息载体，在将企业分类后，按季度或者周期完成检验监管工作，将监管内容输入系统，同时将整改内容可发送企业，责令整改。此种电子输入方式取代传统的手写监管档案方式，既节省资源又方便快捷。机电科大体相同，另有企业报检资料则由综合科检务工作人员收集归档，每份单据均有唯一的归档编码，一般保存期限为三年，由于报检资料数量较多，综合科设有两个专门档案室保存收藏，日常的查阅、调出等均需按流程申请。

二、武进办事处档案管理存在的问题

1、领导对档案工作的重视程度不平衡。个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保障，虽然各部门有专人负责档案管理工作，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺欠。

2、没有形成完善的质量意识，未运用过程方法进行管理，缺少持续改进的管理承诺。办事处档案管理规定虽然明确了相关的流程与方法，对工作有一定的质量要求，但没有运用系统的管理思想，进行档案管理的统一规划安排。现行的档案管理还存在“宁多勿缺一”的整理原则，档案工作人员往往在考虑自身责任的基础上，片面地追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值。

3、在档案利用服务企业等使用者方面。大多档案管理人员认为自己的主要工作任务是收好（属被动接受）、管好档案，不主动了解使用者的需求，不理会使用者的感受，对使用者的重视程度不够，这违反了档案管理为使用者服务的宗旨，同时也降低了为企业服务的效率。日常档案管理工作的创新意识较为薄弱。虽有相关规章制度，但不少制度还比较粗略、模糊，落实力度还有待加强。

三、建立档案质量管理体系的可行性

1、首先，以现行最基础通用的ISO9000质量管理体系为例。它具有很强的通用性，无论何种类型和规模的组织，其活动只要有质量要求，一般都适合采用。质量管理体系标准适用社会各行各业，同样适用于档案管理领域。标准强调管理职责分明，各负其责：依照体系文件，以数据和事件为依据，预防为主，有始有终：根据工作的需要允许对管理文件进行增减和修改，以保证管理文件的科学性、完善性和适用性。这与许多机构档案管理制度实行的岗位责任制、目标管理等方式具有很强的相通性和包容性。

2、在IS09000标准中，建立和实施有效的内部质量体系的三要素包括：组织、产品和顾客。档案部门是为利用者需要而提供档案资料信息服务的部门。当我们把档案部门的信息服务当作一种产品来看待的时候，质量管理理论同样也具有相当的借鉴与指导作用，它与档案部门以利用者为中心的指导思想完全吻合；其顾客就是在生产工作中急需档案信息服务的各种层次和不同类型的利用者。

3、在我国，有一批组织机构和企业已广泛实施和应用了此标准。制定了详细的档案管理和服务目标、质量方针、业务操作流程、规程、人员综合考核办法等文件，在执行中取得了明显的效果。2003年11月中旬，绍兴市档案馆接受浙江质量认证有限公司评审，一次性通过IS09000质量体系认证，成为全国第一家质量管理体系认证的国家综合档案馆。实施标准化后档案管理工作得到了加强，档案管理工作也逐步实现了规范化、制度化和科学化。

四、建立档案质量管理体系的基本原则

档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案管理实现标准化要确立以下四个原则：一是建立严密的管理机制，形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系，克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题，通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责，理顺内部管理关系，使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约又相互促进，达到管理科学性、系统性、规范化的要求；二是确立“职责明确”、“过程控制”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立一套预防和处理不符合要求的管理业务机制，在较大程度上解决档案管理中随意性较大等问题；三是要树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念，丰富档案信息服务的内涵，改善档案管理机关的形象；四是健全完善的监督机制，确保各项制度的贯彻执行，使制度化管理落到实处。定期开展内部检查，对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告，确定和落实纠正措施。

五、结束语

档案质量管理体系是全社会各类机构进行档案管理的必要保障，一个科学、完善的档案质量管理体系对机构自身的发展有着不可估量的作用。参照同意标准来进行科学化的档案管理，不仅会明显改善各机构传统业务流程、服务质量、人事管理和资源配置，而且会在档案界内真正建立起“质量第一、用户至上”的文化，促进全社会档案事业的健康发展。

主要参考文献：

[1]汤涌，刘温健、档案馆引入ISO9000质量管理体系的实践与思考、中国档案，2004、5、

档案标准化管理篇5

一、档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用

我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节

在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

三、推行全面质量管理

1、档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1、1全体人员参加

档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

1、2全过程控制

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

1、3科学的手段

采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2、解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。解决和改进档案质量问题主要步骤如下：

（1）分析现状，找出档案存在的质量问题。

首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

（2）分析产生档案质量问题的主要原因。

（3）找出影响档案质量的各种因素。

（4）针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

（5）组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

（6）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

（7）总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

（8）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

3、档案质量管理的要求

3、1必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

3、2要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度

建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3、3要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准

每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

3、4要牢固树立“下道工序是用户”的思想

档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

3、5要以预防为主，防检结合，重在提高

档案标准化管理篇6

关键词：档案信息化标准规范电子政务

随着现代科学技术的日新月异，国家信息化和首都信息化建设的迅速发展，北京市也加快了档案信息化建设步伐，北京市档案局将档案信息化建设作为一项重要任务，纳入了《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》，并将档案信息化建设纳入了全市信息化和电子政务发展规划。在档案信息化建设中，档案信息化标准规范建设是一项基础性工作，建立与完善档案信息化标准规范体系是保障档案信息化建设发展的重要基础条件。为了贯彻国家和北京市档案和信息化法规标准，有效引领和指导北京市档案信息化建设，使北京市、区县档案局和基层档案部门，在档案信息化建设中有一个切实可行、全面系统的依据性和指导性文件，顺利开展档案信息化建设，从而推动北京市档案信息化建设健康、有序、快速发展，需要研究和建立北京市档案信息化标准规范体系。

一、建设北京市档案信息化标准规范体系的必要性

⒈加强北京市档案信息化建设，推动档案事业发展的需要

档案信息化标准化建设是档案信息化建设的重要基础，档案信息化建设是首都档案事业建设的重要组成部分。近几年来，通过加强档案信息化建设，有力地推动了档案事业的健康发展。北京市加大档案信息化建设的宏观管理力度，北京市档案局和崇文区等12个区县档案局已成为该地区信息化工作领导小组成员单位之一。2005年12月，市档案局成为市政务信息资源共享工作领导小组成员。市档案局责成专门处室承担对全市档案信息化建设的宏观管理，全市18个区县档案局馆中已有12个档案局馆设立了专门的档案信息化工作机构。市和区县以及大多数市直单位档案信息化建设都已纳入本地区、本单位和本系统的信息化建设整体规划和办公自动化规划之中，档案信息化建设与电子政务同步进行。全市档案部门加强档案信息资源建设，加强档案信息化基础设施建设和档案管理系统的开发应用，档案网站建设不断完善；开展档案信息化建设的研究和信息化知识的培训，数字档案馆建设开始起步。信息技术的飞速发展和信息技术在档案管理中的广泛应用，大大提高了档案管理效率；档案利用在线化、网络化，使档案信息发挥了更大的作用。为此，加强档案信息化标准规范建设，以加速推进档案信息化建设，从而为首都档案事业又好又快发展提供信息化支撑。

⒉加强档案信息资源管理，深化电子政务的需要

中共中央十五届五中全会以来，信息化被提到了国家战略的高度，国家做出了推行电子政务、加强信息资源开发利用等一系列重要决策。2006年3月19日，国家信息化领导小组印发的《国家电子政务总体框架》，将政务信息资源作为电子政务总体框架的重要组成部分，提出以政务信息资源开发利用为主线，推进国家电子政务建设。《2006―2020年国家信息化发展战略》中，将信息资源的开发利用列为我国今后15年信息化发展的战略重点之一。政务信息资源是政府在履行职能过程中产生或使用的信息，它是为政务公开、业务协同、辅助决策、公共服务等提供支持的重要的信息资源。电子文件、档案是政务信息资源的重要来源，其中很大一部分是政务信息资源的核心资源。要加强档案信息资源管理，加大档案信息资源的共享和利用力度，使其在电子政务中发挥更大的作用，必须加强档案信息资源的标准规范建设；没有标准化就没有档案信息化、现代化，档案信息资源就难以得到广泛的开发和利用。档案信息化标准规范建设是电子政务信息资源管理的重要基础。目前，国家和北京市都在加强信息资源共享建设。为了加强档案信息资源管理，更好地发挥档案信息资源的重要作用，使档案信息化建设与电子政务建设相适应，需要我们研究和建立档案信息化标准规范体系。

⒊健全国家档案信息化标准体系的需要

北京市档案信息化标准规范体系是国家档案信息化标准规范体系的重要组成部分。近年来，我国制定实施了一系列档案信息化标准规范，并组织相关人员研究制定档案信息化和电子文件管理新的标准规范。从宏观角度讲，我国档案信息化标准规范体系有国家标准、行业标准、国家档案局规范和地方标准规范组成。因此，为了建立健全我国档案信息化标准规范体系，必须建立健全北京市档案信息化标准规范体系。

⒋健全北京市信息化标准体系的需要

北京市档案信息化标准规范体系是北京市信息化标准体系的重要组成部分。1999年以来，北京市提出了“数字北京”的首都信息化建设战略口号和奋斗目标。以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，已经成为首都发展的新动力和新主题。首都信息化的标准化是围绕首都信息化各项建设事业，坚持与国际标准接轨，宣传贯彻国家标准、行业标准，研究制定首都地方实用性标准规范体系，推进信息化应用工程立项、实施、验收及重要信息技术产品的标准符合性测试与认证，促进高效率、高质量和高水平地开展城市信息化建设和标准技术服务。2000年北京市推出的《首都信息化标准体系》，在首都信息化建设中发挥了重要指导作用。首都建设包括了档案事业在内的各行各业的建设，首都信息化标准也涵盖了档案信息化及其他各项事业的信息化标准。因此，研究制定北京市档案信息化标准规范体系是健全首都信息化标准体系的需要。

二、北京市档案信息化标准规范建设的现状和主要问题

⒈北京市档案信息化标准规范体系建设基本现状

近几年来，北京市档案信息化标准规范建设取得了一定的进展。主要表现在下述几个方面。

⑴制定了档案信息化建设的相关规范

北京市档案局先后或与有关部门联合了一系列档案信息化建设的规范性文件。为了加强新形势下的电子文件和电子档案的管理，2003年5月，市档案局与市信息办联合发出了《关于加强电子文件和电子档案管理的意见》；为了加强档案信息的安全管理，2004年2月，市档案局与市国家保密局联合了《关于加强档案信息安全工作的通知》；为了规范电子文件的管理，2004年11月，市档案局了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》；为了加强档案信息资源的开发利用工作，2005年4月，市档案局转发了《国家档案局中央档案馆加强档案信息资源开发利用工作的意见》；为了加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作，2006年11月，市档案局了《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》；2007年1月，市档案局与市信息办联合了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》；为了规范综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式，2007年2月，市档案局印发了《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》。全市各区县和市属单位也根据国家和北京市的相关规定和标准，加强了档案信息化规章制度建设。如北京市朝阳、宣武、西城、海淀、平谷等区县档案局馆，以及北京市工商局、北京市税务局等市直单位也逐步建立和完善了档案信息化标准制度。

⑵组织开展研究制定新的标准规范

近年来，北京市加大投入力度，开展档案信息化方面的课题研究，探讨解决档案信息化建设中的重点、难点和热点问题，为档案信息化建设提供必要的理论和技术支持。目前，北京市档案局组织一些单位和人员重点开展了电子文件，档案管理，档案信息资源的开发、共享和利用，数字档案馆建设方案，档案网站建设等标准规范的研究；正在研究制定《数码照片档案管理规范》、《北京市档案信息网站管理办法》等标准规范；此外，还在与北京市质量监督检验局密切合作，组织制定《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》地方标准。

⑶开展宣传培训工作

在加大研究制定档案信息化标准规范的同时，北京市还开展了相关宣传和培训工作，使全市档案部门和人员正确理解相关规范的内容，便于全市贯彻执行。例如，为了适应北京市属单位办公自动化系统电子文件管理工作的实际需要，加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作，促进数字档案资源建设，根据档案法律法规和国家以及北京市有关电子文件管理规定、标准，北京市档案局在印发了《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发〔2006〕11号，以下简称《指南》）之后，市档案局召开市属单位专项业务会议，就全面推进电子文件管理工作，宣传贯彻《指南》，进行了交流和研讨。市档案局有关领导出席会议，向市属单位档案部门提出了档案信息化建设任务，强调要重视和加强档案信息化建设；要求将电子文件管理作为各单位档案工作的重点任务，认真抓好、抓实，抓出成效。来自159个市属单位档案部门的183人参加了会议。档案信息化标准规范的宣传培训对档案信息化标准规范的贯彻执行起到了很好的促进作用。

⒉北京市档案信息化标准建设的主要问题

虽然北京市已经制定和正在制定一些档案信息化标准规范，但总体上讲还存在一些突出矛盾和问题，主要表现在以下几个方面：

⑴档案信息化标准规范的管理机制不顺畅

过去，由于全市档案信息化没有专门的管理机构，致使档案信息化标准规范管理机制不顺畅，缺少档案信息化标准规范建设的宏观管理。

⑵档案信息化标准规范数量偏少、分布分散

目前，全市档案信息化标准规范数量偏少、分布分散，没有一个完整的档案信息化建设标准规范建设的总体方案，因而，在一定程度上给档案信息化建设带来一定的不利影响，制约了北京市档案信息化建设的有序发展。

⑶档案信息化标准规范的制定相对滞后

全市档案信息化建设正在快速发展，但由于档案信息化标准规范的制定相对滞后，档案信息化建设中缺少可遵循的标准规范，所以，相对于一些先进省市，北京市档案信息化发展较慢。

三、建设北京市档案信息化标准规范体系的主要对策

⒈明确指导思想和总体目标

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，适应首都信息化建设和档案事业发展的要求，将档案信息化标准规范体系建设纳入档案信息化规划和档案事业“十一五”规划以及首都信息化整体规划之中，依据国家和北京市的档案和信息化的规范和标准，借鉴国内外档案信息化工作部门和信息化部门的成熟经验和标准，结合北京市档案信息化建设实际，研究制定科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系方案，使之成为档案信息化建设的依据性和指导性文件，以加快推动档案信息化建设进程，最终为促进首都档案事业健康、快速、可持续发展和首都改革开放与现代化建设提供优质服务。

⒉确立基本原则

⑴全面科学原则

全面科学原则就是要准确把握档案信息化标准规范体系的现状及发展趋势，建立结构清晰、层次分明、科学合理、全面完整的档案信息化标准规范体系，形成各层次档案信息化标准规范之间、各类档案信息化标准之间相互补充、相互促进的一个有机整体，使档案信息化建设的每个阶段、每个过程和每个方面都有标准规范可遵循。在研究制定北京市档案信息化标准规范体系的过程中，运用先进思想、技术、方法和手段，力求体现出档案信息化标准规范体系建设的先进性、科学性和有序性。

⑵协调一致原则

协调一致原则就是要在档案信息化标准规范体系内，与国家、北京市和国际相关标准规范接轨，保持档案信息化建设的标准规范与国家、北京市和国际标准的一致性或兼容性。突出档案信息化建设的自身特点，使档案信息化建设的标准规范与档案工作的其他方面标准规范相协调。充分考虑档案信息化标准规范的原有基础，确保每一项标准规范的内容前后协调一致，同时又要保证各项相关标准规范之间在内容与技术方面的协调一致。

⑶动态发展维护原则

动态发展原则就是根据档案信息化新形势发展的需求，既要保证档案信息化标准规范的动态发展，又要保持一定时期的相对稳定。同时，档案信息化标准规范体系建设是一项异常庞大和复杂的工程。信息化发展具有变化快、更新快的特点，因此，档案信息化标准规范体系，必须随着信息技术发展和需求的变化以及档案信息化建设发展和需求的变化，定期或不定期地对档案信息化标准规范体系进行调整、补充和完善、更新和充实。

⑷突出重点和前瞻预见原则

突出重点原则就是档案信息化标准规范体系，应紧密结合当前档案信息化建设的重点，以档案信息化建设所关注的档案信息资源管理、档案信息网络系统和基础设施建设、档案信息安全保护等关键标准规范为突破口，从而达到以点带面、点面结合、相互促进的作用。

在档案信息化标准规范体系建设中，既要考虑到目前已有的档案信息化建设的现状水平，也要对未来档案信息化的发展有所预见，使档案信息化标准规范体系能适应档案信息化建设的发展。档案信息化各标准规范体系的构建应留有余地，便于扩展和延伸，使其能够很好地发挥宏观调控和规范管理的作用。

⑸科研先导原则

制定档案信息化标准规范，需要全面深入地进行调查和研究。科研先导原则就是要加大研究的力度，在广泛深入地调查和充分严谨地进行科学研究的基础上，紧密结合档案信息化建设的实际，研究制定档案信息化标准规范，从而使档案信息化标准规范具有较强的可行性和可操作性。

⒊建立标准规范体系的基本框架

北京市档案信息化标准规范体系，是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体，包括管理性规范和技术性规范两大类别（在下文的“内容体系框架”予以详叙）。

四、总体目标和内容体系框架

⒈总体目标

依据国家和北京市档案、信息化相关标准规范，吸收、借鉴国内外档案信息化工作方面的标准规范以及信息化标准规范的建设经验，结合北京市档案信息化建设实际，建立科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系，并逐步完善。有计划地研究制定档案信息化标准规范，指导和引领北京市档案信息化建设。

⒉内容体系框架

北京市档案信息化标准规范体系是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体，以《北京市实施办法》为核心，由若干档案信息化标准规范构成：层级上，涵盖国际标准（国际上通用的信息化标准和档案工作标准）、部级标准规范（国家颁布的信息化和档案工作标准规范）、省部级标准规范（国家档案局和北京市颁布的档案信息化和信息化相关标准规范）、市局级和各区县及市直单位的档案信息化标准规范（北京市档案局、各区县和市直单位颁发的信息化和档案信息化标准规范）；内容上，广泛涉及档案信息资源建设、档案信息化基础设施建设、档案信息化应用系统建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息安全保障等5个方面。

⑴档案信息化管理性基础标准规范

档案信息化管理性基础标准规范是整个档案信息化标准规范体系的基础部分，它服务、支持并指导其他标准规范的制定。包括档案信息化术语标准、档案信息化标准规范框架、档案元数据标准、档案数据交接格式标准、文档一体化管理规范、档案信息资源管理、档案信息系统和网络管理等标准规范。如《北京市“十一五”档案信息化建设规划》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息资源共享管理规范》、《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市电子档案著录规则》、《北京市档案信息网管理办法》等。

⑵档案信息化技术性标准规范

档案信息化技术标准规范包括档案数字化技术标准规范、档案信息系统与网络技术标准规范、档案信息应用与工程标准规范等。如《北京市数码照片档案管理规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市档案数字化规范》、《北京市数字档案馆建设规范》、《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式标准》、《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》等。

五、具体实施步骤和计划进度方案

在明确了北京市档案信息化标准规范体系之后，就要制定切实可行的具体的实施方案。档案信息化建设是一个动态的、长期的发展过程，因此，结合北京市档案信息化建设实际，从“十一五”时期开始，要有计划、有步骤地梳理、修订原有标准规范，完成正在制定的标准规范，并着手制定新的档案信息化标准规范。

⒈修订原有标准规范

在“十一五”时期修订《北京市电子文件归档与管理暂行规定》。这是因为，2006年国家档案局已经提出修订国家标准《电子文件归档与管理规范》，因此，北京市也要依据国家标准和相关规定，修订2004年颁发的《北京市电子文件归档与管理暂行规定》。

⒉完成正在制定的标准规范

目前，北京市档案局正在组织相关部门和人员研究起草《北京市档案信息化建设规划（2008―2010年）》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息网站管理办法》和《北京市数码照片档案管理规范》，按计划这些标准规范均在2009年前后完成。

⒊制定新的标准规范

“十一五”时期，北京市档案局还将组织相关部门和人员，研究起草《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市档案数字化工作规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市数字档案馆建设规范》及《北京市电子档案著录规则》等。

六、保障措施和机制

⒈组织人员保障

组织人员保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的关键。在北京市档案信息化标准规范体系建设中，应加强对档案信息化标准规范建设的组织领导，明确档案信息化建设标准规范建设的管理部门和职责，保障配备开展档案信息化标准规范建设工作所需的机构和人员，并强化教育和培训，不断提高其业务素质和能力。

⒉资金经费保障

资金经费保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的基础条件。建设北京市档案信息化标准规范体系，开展大量而深入的调查研究是必须的一项重要工作，这就需要有一定的经费为保障，因此，要设立档案信息化标准规范建设的专项经费，以保证档案信息化标准规范工作的顺利进行。

⒊联合合作机制

在北京市档案信息化标准规范体系建设中，建立良好的联合合作机制是一项必要的工作。研究建设北京市档案信息化标准规范体系，档案部门要加强与信息化工作部门、档案形成部门以及标准化管理部门的联系与合作，充分借助首都科研、人才优势，联合高等院校、科研部门以及其他相关部门，通过组织研制小组、委托和招标等多种形式和途径，开展档案信息化标准规范建设工作。

⒋监督检查机制

在北京市档案信息化标准规范体系建设中，建立有效的监督检查机制是工作顺利进展的保证。依据档案信息化标准规范体系方案和年度计划安排，做好档案信息化标准规范制定和实施的监督检查工作，按照预期工作目标，有序地推进和落实北京市档案信息化标准规范体系建设。

参考文献：

［1］冯惠玲、政府电子文件管理［M］、北京：中国人民大学出版社，2004

［2］北京市信息化工作办公室,北京市质量技术监督局、信息化标准化工作指南［M］、北京：北京邮电大学出版社，2006

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档案标准化管理篇7

关键词：农场建设；档案管理标准化；实施过程；问题；解决措施

农场发展建设期间会产生大量的信息资料，将资料录入到档案中进行统一管理，可以作为农产管理任务开展的参照标准，农场建设要引入创新理念。档案管理也要考虑信息技术的引入，进行标准化管理，档案信息的安全性得到了保障，使用期间也不会出现资料丢失的现象。档案标注化管理对农场的建设也起到了促进作用，下面将针对工作任务开展期间有效的管理措施进行探讨，帮助提行工作任务完成质量。

1农场实施档案管理标准化的必要性

当前，我国农场的发展方向为现代新农场，除去传统农场建设要满足的种植与养殖需求以外，现代新农场建设还需要满足人们的休闲、度假需求。所以在现代农场建设中，大部分农场都会将农家乐这一休闲会所纳入其中，达到完善农场功能，提高农场经济的目的。农产的标注化管理对发展农村经济有很大的帮助，社会各行业不断的发展变化，在如此激烈的竞争环境下，农场管理人员要掌握好实际变化局势，从基础工作进行改进，促进管理体系的完善。传统档案管理方法只是针对纸质档案来进行的，长时间使用很容易造成档案内部资料损坏，对查看使用造成了影响。通过标准化管理能够形成有效的监管体系，在工作期间也能够与基层群众增强沟通，解决农产发展所遇到的问题。这一系类优点是传统管理理念中所不具备的，并且传统的管理体系中，并没有应用信息技术，资料共享会浪费大量的时间，工作任务完成情况也不理想。在现代新农场建设中，如果想要彻底解决农场管理混乱、管理效率不高这一问题，就必须从管理制度入手，以农场档案管理制度的建立作突破口，规范化、标准化农场档案管理，约束管理行为，尽量维持好农场档案管理和建设管理的秩序。相关调查发现，现代新农场建设对农场的经营管理要求很高，只有全面提高了农场的经营管理能力，做好了农场各方面工作的管理，才能从真正意义上实现现代新农场的建设。而实施农场档案管理标准化正好是完善农场管理工作的一种方式，所以说，在现代新农场建设中，农场档案管理标准化的实施是极具必要性的。

2农场档案管理标准化实施中遇到的困难与解决对策

标注化管理理念被提出后，落实阶段遇到了一些问题，工作人员已经对传统的管理体系产生喜欢，并且不具备信息化管理系统的操作能力，系统中出现问题更不能及时解决，最终造成了严重的质量安全隐患。因不规范操作造成的信心资料丢失也常常会发生，不利于农场标准化管理体系的建设与发展。了解现存问题后需要深入的探讨引发原因，这样才能够确定所制定的解决方案具有可行性，不会与标准化管理落实出现冲突。

2、1存在的问题。

信息化技术应用缺乏先进的基础设备，档案管理并不能全面实现数字化，管理效率自然得不到保障。档案产生形式比较复杂，由于标注化管理落实程度不足，导致部分信息丢失的现象，原始资料一旦丢失是无法进行弥补的，此类问题在农场发展建设中真实存在，应当得到管理人员的高度重视。使管理制度在基层中得到高效落实。标准化管理应用落实时间比较短，在经验方面还存在很多的不足，工作期间遇到的突发现象会造成档案管理任务中断，解决也会浪费大量的时间。就国内目前的农场档案管理工作来说，尽管在政策上已经提出了要实施档案管理标准化，但并没有全面落实到具体工作上。也就是说，农场档案管理标准化的实践经验很少，正式实施时因为没有相应的范例参考、制度约束，所以就只能沿用传统的农场档案管理制度来作为标准化档案管理的制度，从而导致档案管理标准化实施不生效，增大档案管理人员的工作量，给农场档案管理制造更多的麻烦与困难。

2、2解决措施。

1）根据农场的实际建设情况来建立一套完整的档案管理标准化体系。

这一措施主要针对农场档案管理中制度照搬、管理行为照抄问题而言，目的是解决农场档案管理标准化实施中的制度缺乏问题。档案管理机构尽快加大对现代农场实际情况的了解、评估力度，并在了解了农场实际情况之后，依据评估所得的数据结果来建立一套行之有效的档案管理标准化体系，并以该套体系为基础，将体系规定贯彻落实到具体的工作中，促使并保证农场档案管理标准化目标的实现。农场档案管理标准化体系的建立应该以实际情况为参考，结合财务档案管理的方法，完善和健全档案管理标准化管理内容，围绕适用性和针对性这两个中心，切实建立一套全面的、能够满足现代农场建设需求的档案管理标准化体系，促进农场档案标准化目标的实现。

2）加强档案管理人才队伍建设，提高农场档案管理水平。

人才是农场档案管理中不可缺少的一项资源，是决定档案管理质量的关键性因素。针对现代农场建设中所出现的档案管理人才素质偏低问题，笔者认为最好的解决措施是加大人才培养力度，尽量打造一支高素质、高能力的农场档案管理队伍，提高档案管理人才的综合素质。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进农场档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触农场档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进现代新农场建设中的档案管理标准化实施。

3）以农场财务档案标准化为中心，实现农场档案管理标准化目标。

4）建立数字化档案管理体系，促进农场档案管理标准实施目标的实现。

在现代档案管理数字化的今天，农场档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现农场数字档案管理标准化。针对农场经营内容种植、养殖、娱乐经营等内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在农场经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代农场档案管理能力的提升。综上所述，档案管理现代农场建设管理工作中的一项重要内容，并且现代农场档案管理标准化对农场经营发展有着重要的影响。针对农场档案管理标准化现状及存在的问题，应通过管理体系的完善、人员的培训、现代档案管理方法的运用以及有效的执行监督实现档案管理标准化目标，促进农场综合管理能力及管理水平的提高。

参考文献

[1]王军、关于机关档案管理几个问题[J]、现代交际，2014（7）：12、

档案标准化管理篇8

【关键词】事业单位；档案；标准化；信息化

人事档案管理是每个用人单位都应重视和提高的重要管理环节。作为为大众提供服务的事业单位更应在人事档案管理与人力资源方面做出深入的研究，以确保为事业单位的服务工作奠定坚实基础。随着我国信息化程度的提高，人事档案管理在事业单位的管理工作中起到了举足轻重的作用，我们应提高对事业单位的人事档案管理工作重要性的认识，更要加大力度发展这项管理工作。

一、事业单位人事档案管理工作的必要性

人力资源管理可以说是任何单位任何组织管理工作的重要组成部分。再科学有效的管理方式也是以人为本进行操作和执行，脱离人力资源的有效管理进行的组织管理工作都不会有明显成效。而人事档案管理正是对人力资源管理的一种承载。事业单位的人事档案管理不光要建立一套完整的体系，还要将这套体系信息化，用以提高管理工作的效率。让事业单位工作人员的身份、资历、职务、表现等基本信息与员工的福利保障、待遇、组织关系等紧密地相关起来，对工作人员的工作做出真实、客观、公正的评价。所以事业单位人力资源改革、人事档案管理信息化势在必行。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）事业单位人事档案管理基础薄弱。事业单位人事档案管理工作是一基础性工作，由于工作的特殊性并不会把工作结果展现在大众面前，在很多领导眼中并未得到重视。重视程度不够势必会导致设备更新、人力调配、薪资调整等方面不会得到及时的提升。在我们重新审视这一项工作的时候不难发现基础太弱，以致使下一步工作的展开基础不达标。

（二）事业单位人事档案管理信息不互通。各事业单位的组织功能不同，服务性质千差万别，对于人事档案管理工作需要的计算机软件也不尽相同，造成信息不能互通。这是一种资源的浪费，也是现代管理制度当中不应当出现的弊端，也在某种程度上限制了事业单位对人事档案管理信息化的进程。

（三）人事档案管理人员专业性不强。组织内部对人事档案管理工作的重视程度不够，以至于从事档案管理工作的人员身兼数职，不能投入足够的精力和时间。而且在部分事业单位中管理人员没有接受专业知识的培训，根本无法适应日新月异的管理工作。

（四）在人事档案管理方面没有形成完整的工作体系。大多数工作都会在一个完整的工作体系中有效地完成，而事业单位中的人事档案管理却远远做不到这一点。人事档案管理步骤不完整，很多工作人员是靠自身的喜好来完成这项工作，缺少严格的工作考核标准，工作效率低已成为普遍现象。

三、事业单位人事档案管理工作的标准化、信息化

事业单位的人事档案管理工作要想迈上一个新的台阶，逐步走上标准化信息化的道路，应从以下几个方面入手：

（一）补充资料。首先，对于以往的人事资料应逐步核查补充信息。信息补入工作繁琐复杂，却十分重要，哪怕很小的错漏都不能发生。这就要求工作人员细心核对纸质资料和现有计算机资料，将出现的问题更正修复，以加强档案的真实性、准确性和可利用性。

（二）档案信息化要建立在有效数据库的基础上。人事档案信息安全有效一定要有一套安全、科学、规范的数据库。对于数据库的甄别应考虑聘请资深的管理人才对自身事业单位的性能、工作性质做出深入了解，对工作目的准确把握后慎重挑选，选择最适合当前发展形势和今后发展需要的一款数据库。

（三）数据库的管理权限应有明确界定。数据库的管理工作需要认真细致有责任心的工作人员来完成。同时对数据库的管理权限的有效把握还可以适量减少数据入库的成本，对于事业单位的管理工作来说可以一劳永逸。

（四）加强人事档案管理的安全性。提到档案管理的安全性就一定要有安全标准和安全法规。其中安全标准很好理解，就是确认人事档案管理过程中什么情况或是确认是安全的要有一套执行标准。安全法规就是用来保证安全标准的实施，用规章制度来保障这项工作的展开。例如：档案要有完善的借阅机制，确定借阅后准确的归档时间；可以借出和不可以借出要分门别类；档案的备份机制；档案的恢复机制；档案信息的存储时间等。

（五）开展人事档案的网络化。全国经济环境的不断转好、升学机制的不断改善，国外权威的教育机构范围不断扩大，我国的高素质人才明显增多。我们可以通过网络化的人事档案管理来完善高素质人才的有效流通。人才可以有效地发挥专业水平，还可以将其业务能力传授给更多的人，使人才也可以实现复制，使之更好地为社会主义现代化建设服务。这是一种改变传统、封闭的管理模式的创新，是现代化管理模式的探索，大大提升事业单位人事档案管理的工作效率，还可以利用网络达到全国性互通，达到一种真正意义上的信息化管理。

综上所述，事业单位的稳定发展是关乎民生的事业性课题，而事业单位的人事档案管理是保障事业单位稳定发展的基石。只有基石稳固了才能在基石的基础上建起高楼大厦。这就要求事业单位重视人事档案管理工作，稳步前进实现事业单位人事档案管理的标准化、信息化。