信用档案管理制度(6篇)
信用档案管理制度篇1
（一）对档案信息化认识不足，档案管理队伍素质偏低。目前高职院校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案工作人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。
（二）档案管理相对滞后，资金投入力度不够。目前，一方面高职院校档案管理有待加强，档案管理方法落后，制度不完善，基础设施薄弱，档案信息化建设流于形式，主要是档案信息化建设缺少足够的资金投入，没有完善配套的硬件支持，对档案设施的配套、档案的管理、档案人员的素质培养都缺少投入。另一方面，高职院校建设发展需要大量的资金投入，办学规模、办学条件等方面都有待提高，缺少政府财政的有力支持，靠自力更生开辟财源举步维艰，在人、财、物资源匮乏的情况下，只注重与办学直接相关的投入，优先考虑亟待解决的问题，无法筹措资金投入档案信息化建设。
（三）档案信息化建设水平低，开发利用不足。部分高职院校的档案工作人员素质参差不齐，专职档案工作人员很多没有达到专业水准，同时缺乏计算机管理应用能力；兼职档案工作人员队伍不稳定更换频繁、待遇偏低，造成档案工作人员心理压力大、不安于现状、不思进取，导致学校在档案收集、整理、归档等方面的工作交接不到位，影响档案原始资料的完整性。
二、信息化管理的新思路
（一）加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设。能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法，明确档案信息化建设的任务和重点，指导高职院校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作，使高职院校档案信息化建设有规可守，有章可循，保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括：保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善，以保证档案规章制度的权威性。
（二）增加资金投入，加强软硬件基础设施。高职院校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备，这是一项投入大、累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持，加大资金投入力度，是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先，教育主管部门要依法增加高校教育经费投入，使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次，高校自身要多方筹措资金，加大档案信息化建设方面的投入力度，以此提高档案信息化软硬件设备。最后，档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。
信用档案管理制度篇2
1、提升档案管理人员素质
提升档案管理人员素质是信息时代加强档案安全管理工作的首要因素。档案管理人员素质的高低与档案安全管理工作有着直接影响，档案管理人员只有具有较强的专业知识和管理技术，才能保证档案管理的安全性。因此，档案馆首先要不断提高档案管理人员的素质。一方面要不断加大档案管理人员的培训力度，通过信息技术、网络安全管理、电子档案的接收、保存等方面知识的培训工作，使档案管理人员具备较强的档案管理专业知识，同时提高了档案管理人员对档案管理工作流程的熟悉程度，具备了各类档案的具体管理方法；另一方面档案管理人员要积极改变错误的思想观点，不断提高自身的安全意识。档案管理工作具有服务性特征，档案管理人员除了具备优良的工作作风之外，还要不断增强安全意识和法律意识，有效降低由于操作不规范而造成档案管理信息严重外漏现象的发生，避免造成不必要的损失。
2、加强档案的安全管理
加强档案的安全管理是信息时代加强档案管理工作的重要举措。在当前信息化时代，档案主要以纸质档案和电子档案两种形式保存，只有不断加强这两种档案形式的安全管理，才能保证档案信息的安全性。
2.1加强纸质档案的安全管理
在档案管理的实际工作过程中，工作人员通常需要对于一些具有保存价值的文件材料进行收集与整理形成纸质档案，上交档案馆进行管理，档案管理人员对于上交的纸质档案要不断加强安全管理，切实保证文件材料的安全。一方面档案馆要建立档案调归卷制度和档案、人员出入库制度，有效地规范档案的借阅、归还程序，确保档案管理的安全性。另一方面档案管理人员要定时对档案馆的纸质档案进行核对检查，检查登记账目与实际档案是否有出入，同时对于由于各种原因造成受损的纸质档案，要根据实际情况进行修复或复制等补救措施。另外，档案管理人员根据档案材质的不同进行分类存放，对于特殊的档案要运用符合其特性的器具进行保存，对于珍贵的档案在平时使用时要用复制品，而对于特别珍贵的档案可以放入特藏室进行专门管理。
2.2加强电子档案的安全管理
电子档案是相对于纸质档案而言的，是档案管理工作发展到信息化时代的重要产物，是档案管理人员把档案信息放在计算机磁盘中进行储存，并主要依靠计算机进行阅读、处理和传输信息的一种档案保存形式。随着网络技术的不断发展，档案馆要不断加强电子档案的安全管理。一方面要在电子档案整理和归档过程中实行安全管理，采用科学的归档制度，在归档时要运用统一的保存格式。另一方面在电子档案的保管和利用过程中实行安全管理，努力保证电子档案载体的安全性，定时对其进行检测和维护，详细记录和保存电子档案的软件升级和更新状况，适时转换电子档案格式，并且妥善管理电子文件的利用活动。
另外，档案管理人员要积极采取各种措施，保障电子档案办公自动化管理系统的安全。例如档案管理人员可以在与档案信息管理有关的办公系统中，采用设置权限、登录密码、借阅期限、密级程度等措施，对于查阅文件的内容要设为PDF格式，防止文件内容被随便复制，同时要注意安装并定时更新防毒软件。而对于储存在软盘、磁盘的电子档案也要做好安全防护措施，从而保证电子档案信息的安全。
3、完善档案安全管理制度
完善档案安全管理制度是信息时代加强档案安全管理工作的重要保障。当前许多档案馆并没有专门的档案安全管理制度，许多的管理制度都是借鉴《保密法》、《档案法》等一系列法规。随着信息技术的不断发展，档案馆要紧跟时代的步伐，努力建立一套符合时展需要的档案安全管理制度，对于档案管理的具体职责、要求内容等方面进行明确界定，从而为档案安全管理的顺利进行提供保障。一方面档案馆可以制定文件材料归档制度，对于文件材料的查阅权限、审批手续以及查阅要求等方面做出具体规定，从而有效提高归档质量。另一方面档案馆要积极制定档案管理保密制度和保管制度，对于档案的形成者、管理者以及利用者应该承担的保密责任提出具体要求，同时明确规定保管工作的基本原则、保管条件、保管方法，同时对于档案进出库房和受损档案的处置提出具体要求。另外，档案馆可以制定电子档案管理操作制度以及库房管理制度等各项透明的档案安全管理制度，从而保证档案安全管理工作的顺利实施。
4、构建计算机网络安全系统
保证计算机网络安全是是信息时代加强档案安全管理工作的重要措施。由于电子档案的运行主要依靠计算机网络系统，而当前计算机网络系统中存在物理安全问题、黑客入侵、病毒侵害、缺乏备份系统等多种不安全因素，这就严重危害到档案信息资料的安全性，因此，档案馆要全面保证计算机网络安全，实现电子档案运行环境的安全管理。一方面要积极构建档案信息网络安全的保密系统，使网络系统能够安全连接，网络信息资料能够安全输送，从而保证档案数据信息的安全性；另一方面要建立档案信息资源的恢复备份系统，能为档案信息提供可靠的系统、应用以及数据备份，可以在突发性事件发生时，对档案信息及时进行系统恢复；另外，要在档案馆内安装监控、报警等基础设施，不断加强档案信息的安全技术防范管理。同时，要注意对档案管理网站进行定期检查、维修和更新工作，并且要对计算机系统的防病毒软件进行适时更新和升级，不断提高计算机网络的安全，从而进一步提高运行环境的安全性。
信用档案管理制度篇3
关键词：信息时代；学校；人事档案管理；研究；改善对策
中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1672-8882（2015）05-108-01
引言
在当今社会的发展中，随着全面深化改革的进程在不断推进，信息技术以及网络技术的普及，逐渐进入了信息时代，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不断地改革和创新以便更好的适应信息化环境的发展，这就必然导致了学校在人事档案管理工作上也需要进行适当的改革，从而更好的实现学校人事档案资源的优化管理，促进学校不断的发展。
一、信息时代下学校人事档案管理的现状
（一）管理制度不完善
人事档案管理制度是学校对人事档案进行管理的前提，也是组织管理系统中的基本框架，能够有效的保证档案管理的秩序，对提升学校的经济发展和组织效率具有重要的意义[1]。在信息时代的大背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，及时很多学校已经按照国家或者教育部的相关规定制定了教学档案管理办法和报关方式等制度，但是对于学校人事档案管理信息资源的制度还是不够完善。而且，在有关调查中，只有一半的院校建立的有关的人事档案管理制度，很多学校都没有制定类似的管理制度，甚至还存在学校根本不清楚人事档案相关管理制度。
（二）管理标准不统一
人事档案是对人才的使用、开发、利用的过程进行记录，是一种比较特殊的资源，也是学校对人员进行管理的一种手段，但是，就目前我国各大学校档案资源的整合和共享还不够科学合理，尤其是在信息时代的大背景下，档案资源管理标准化的程度不够高，无论是在当前的学校档案管理方面，还是在档案软件开发的方面，都缺乏了统一、规范的标准。这就必然导致许多学校在人事档案管理上存在很多问题，其资源整合和共享无法适应当前信息化教育环境的工作，具有一定的滞后性。
（三）人事档案管理的人员队伍素质较低
在信息化时代的环境下，学校的人事档案管理是比较复杂且乏味的工作，在对档案信息进行整合和共享的过程中，管理人员需要将所有的工作环节包括档案数字化、档案管理手段的现代化以及信息传输的网络化等内容进行整合和分类管理，这就说明在各个工作环节中要求管理人员的素质能力较高。但是，在大多数学校，进行人事档案管理的管理人员队伍素质不够高，其中大多数工作人员沿袭以往的档案管理方式，无法适应信息化环境下的档案管理工作，也存在有的工作人员虽然具备了档案管理工作能力，但是缺乏计算机操作能力，使得其管理能力不能够有效的发挥。
二、学校进行人事档案管理工作的改善对策
（一）完善人事档案的管理制度
学校在对人事档案管理制度完善之前，学校领导一定要加强对人事档案管理的了解，明确的认识到人事档案管理在信息化时代的重要性，这样学校才能够更加重视人事档案管理，从而进一步完善人事档案管理制度，因此，学校领导需要经常检查人事档案管理的工作，通过及时发现人事档案管理工作中出现的问题，来表明学校对人事档案管理工作的重视度，从而对人事档案管理工作过程中出现的问题进行及时的解决，这对人事档案管理制度的完善是有重要意义的。而且，随着现代化社会的发展，社会在不断的改革，对人才的使用制度上和管理制度也在不断地变化，这就必然导致相对应的人事档案管理工作以及制度也需要不断的完善和改革，这样学校才能更好的对人才进行合理配置、合理使用、合理流动，从而发挥人才最大的社会价值。
（二）促进人事档案管理标准的统一
学校如果希望能够有效的对人事档案进行整合和共享，就需要合理的运用计算机管理系统，同时还需要考虑人事档案管理的实际情况以及人事档案本身的特点，制定出适合本学校实施的标准化体系。通过对人事档案管理进行标准化建设，不仅可以使得人事档案管理人员按照国家的标准进行人事档案的管理和操作，还能够有效的利用计算机系统将人事档案进行高速、快捷、方便的流动和传阅，从而真正的为利用者服务。
所谓的标准化是指学校人事档案资源整合技术的标准化、人事档案整合的总体标准、人事档案整合的管理标准以及人事档案管理的工作标准，但是在目前学校人事档案资源整合和共享的过程中，对其标准的设立不够重视，没有对其进行统一的管理和组织，因此，学校需要制定出标准要求，才能够发挥出档案资源的整合和应用价值，促进人事档案管理标准的统一，最终提高人事档案的利用率和效率。
（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案掌握着人才的信息，所以，学校只有有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，就能够在最大限度上发挥人才的作用。在这个信息时代，信息技术快速发展，学校可以利用先进的科学技术设备，对人事档案进行合理的管理，这样提高了人事档案的利用效率，也实现了人事档案管理工作的现代化，并且学校想在人事档案管理改革过程中提高人事档案管理工作的水平和效率，不仅需要在设施上花心思，还需要重视对管理人员的培训，让人事档案管理人员能够充分了解这些现代化设施的基本操作，并且有效地运用到管理工作中，通过对管理工作人员进行定期或者不定期的培训，让管理工作人员熟练掌握和使用现代化设施设备，不仅要从理论上进行了解，还需要从实践中获得效果，这样才能够为学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。
三、结语
综上所述，在当今信息化的时代中，教育领域也逐渐实现信息化，在这样的背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，这样一来学校对人事管理工作进行改革是十分必要的，通过完善人事档案的管理制度、促进人事档案管理标准的统一、加强人事档案管理现代化和信息化建设等有效措施，可以适应现今社会信息化的发展需求，促进学校的发展，最终提高人事档案的利用率和效率。
参考文献：
[1]乌日娜.高等学校人事档案管理的重要性及改善对策[J].办公室业务，2015，06：70-71.
信用档案管理制度篇4
【关键词】基层档案管理;档案管理;资料归纳;资料利用;档案
随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度，传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下得“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在得到进一步的强化。
一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。
增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对干部人事和各种资料档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各人员手中，档案管理人员更多地参与到档案管理材料当中形成的档案管理活动整个过程之中，向档案管理人员讲解档案管理方面的文件，并认真进行收集整理并且到档案归档的每个步骤，力求不断扩大全体档案管理人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：档案管理工作项目结题时，如果没能按时整理归档档案管理工作科技资料，那该项档案管理工作活动就不能算完结，只有做好归档工作，档案管理工作工作才算是有始有终。做好档案管理工作和档案归档工作是档案管理工作职工的良好素质体现。
二、健全档案管理制度，建立档案管理一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，比如说建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入日常档案管理人员岗位职责和考核办法之中，在提高全体档案管理人员的档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建立档案传递、档案登记管理制度、实行档案的动态管理，一是遗失及时查找并且修补缺失的档案，从而确保档案管理材料的完整性。
由于机关或事业单位档案工作具有一定的独特性，因此建立符合本单位和本部门实际情况的档案管理模式――信息一体化的管理，就显得更为重要。在所有的档案管理过程当中，领导决策都需要各部门及时准确地提供信息。而档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，这不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。
因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为本单位和本部门内部领导决策服务，为干部选拔任用和晋升以及职称等提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，档案人员可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。
档案管理工作还可以根据服务对象的差异，以及服务需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。为从源头上保证馆档案室收藏资源，我在单位日常管理档案的过程中反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。
四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。在机关和事业单位的档案管理中，管理水平现代化和管理方式标准化是档案管理工作不断追求和向前发展的基础所在。新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。
这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
五、加强档案人员计算机知识和相关计算机使用技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力的档案管理人员是不能胜任本职工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。
信用档案管理制度篇5
关键词：机关档案；规范管理；信息利用；分析
机关档案作为国家机关部门各种工作真实记录，是国家整体综合发展的重要文字依据。随着我国社会经济水平的不断提升，对机关档案的管理模式提出了更高的要求。针对数量日益加剧的机关档案，只有将档案管理制度不断规范化才能提升机关档案管理工作层次、水平，并将档案信息有效利用。
1充分认识档案管理与档案信息资源利用之间的关系
要想对机关档案实施规范化管理，并将机关档案信息资源有效利用，机关档案管理人员首先要认识到机关档案管理与档案信息资源利用之间的关系。机关档案管理人员，要将机关档案资源的收集、整理[1]、归类、上架、维护等各项基本工作做好，并以规范化管理为工作基A，要作为对重要机关档案资料不遗漏、编排正确，以为机关部门提供更好、更准确、更完整的机关档案资料。另一方面，机关档案管理人员要充分利用现有的机关档案资源进行年刊、年鉴等史料的编制，才能让档案资源成为真正为地方区域人民提供服务的重要信息资料。因此，机关档案管理人员要将机关档案管理与机关档案信息资源之间的关系充分认识，才能提升机关档案管理工作的整体水平，并促进档案资源被高效利用。
2抓牢机关档案管理工作重点，落实档案管理工作
要想提升机关档案管理工作的规范性，便要制定完善、科学、合理的机关档案管理制度，只有基于良好的制度才能让档案管理工作有章可循。档案管理人员以及机关部门相关领导，要根据日常档案管理工作中的实际内容与相关档案管理标准，制定出规范化的机关档案管理制度，其中包括档案借阅制度、档案归还制度、档案保密制度、档案检查制度等，只有多方面对机关档案实施良好的保护才能提升机关档案管理工作的规范性，并将档案资源的作用发挥到最大限度，以为更多的人民提供更为优质的档案资源服务。
2.1归档及时
做好机关档案及时归档工作是提升机关档案管理工作规范化的重要前提，对机关档案资源实施科学、规范的管理手段是确保档案资源被高效利用。因此，机关档案管理人员在管理过程中，要尽力作为维护机关档案资源的完整性、安全性，并不断提升自身的业务规范性，从根本上提升机关档案管理工作中归档工作的有效性。机关档案管理人员要做到对新生成、新收集的机关档案资料进行及时归档，才能充分凸显出档案管理工作的优势[2]，并提升档案归档及时性。
2.2整理及时
在进行机关档案管理工作中，需要档案管理人员花费大量的时间、精力，要加强机关档案资源归档工作的专业性、细致性，才能使最终形成的档案资源具备规范性。与此同时，为了提升机关档案分类与信息资源检索的便捷性，便要将案卷整理工作进行的及时、高效。因此，机关档案管理人员要按照相关档案管理标准对档案进行整理，例如按标准在案宗封面完整清晰地列出具体项目明细，使用毛笔、钢笔进行工整书写，同时不要遗漏整理日期。
2.3服务优化
除了要建立机关档案规范化制度之外，还要构建完善的机关档案借阅管理审核制度，制定出全面、详尽的机关档案借阅、查阅申请表。档案借阅者要想借阅相关档案资料，首先便要填写档案借阅申请表，通过相应审核流程后，才可以批准其对制定档案进行借阅。另外，在借阅者利用完档案资源之后，归还时，也要办理相应的健全手续。档案管理人员要按照登记表中已经填写好的相关信息进行跟踪服务管理。如有必要，还要通过网络、电话等各种新式进行回访，以构建出机关档案信息资源利用反馈体系，加强机关管理制度的整体规范性。
2.4确保安全
确保机关档案资源安全是提升档案管理制度规范性的重要物质保障。档案管理人员要对机关档案室内的各种设施进行定期检验、维护，要做好档案室内的防虫、防潮、防盗等工作，要让档案室保持在恒温、恒湿的环境条件下，以确保机关档案资料的保存时间不断延长，以达到维护机关档案资源安全的目的。
3有效利用机关档案的途径
3.1机关档案利用概述
机关档案只有得到合理利用，才能充分发挥其价值。机关档案作为各个历史阶段中机关工作实践与一切活动的真实记录，档案利用者通过工作系统对档案信息进行查找、调取，并将档案信息资源潜在的利用价值充分实现[3]。
3.2形成被动服务与主动服务的协调关系
在被动服务方面，主要是指接待档案查询、咨询、回复等业务。在主动服务方面，是指机关档案部门主动对党委政府、社会、单位人员提供档案服务。首先要将被动服务做好，这也作为机关档案室的基础职责。应为机关档案利用者尽可能地创造条件，并将环节不断简化，要提供热情、帮助，使档案利用者得到满意的服务。同时，要将被动服务作为前提，做好主动服务。要将机关档案工作进行延伸与拓展，实现主动服务的根本目标，并延伸至对接服务、跟踪服务。并利用高效的服务模式，包括为领导提供决策参考、警示、建议。
另外，机关档案在为机关单位内部人员服务的同时，还可以为广大居民提供档案借阅、查询等服务，民众可通过网络等各种手段，实现对档案的调用、利用等，充分发挥出机关档案的真实价值，并造福于人民。
4结语
机关档案管理工作作为一项任重道远的工作，在构建合理、完善的档案管理制度的同时，还要档案管理人员不断提升自身对档案管理工作的责任意识，才能将机关档案管理工作的规范性不断提升。另一方面，要将机关档案管理工作与网络信息技术相互融合，才能提升机关档案管理工作的整体效率、安全性，利用网络信息技术可以将机关档案管理工作的规范性进行更高层次的提升，并将传统的档案管理模式进行优化、完善。相信在广大档案管理人员的共同努力下，机关档案管理工作可以更加规范、完善、合理，从而将档案资源进行高效利用，造福社会。
参考文献
[1]叶忠惠.浅淡机关档案的规范管理及档案信息的有效利用[J].办公室业务，2016，（09）：69+71.
信用档案管理制度篇6
计算机技术在档案管理方面的应用，促进了我国档案信息化建设的发展。目前，我国各级别的档案馆（档案室）除了收到一些传统的纸质档案外，还会接收大量的数字档案。近年来，这些档案馆（档案室）每年接收到的数字档案的数量呈快速的上升趋势，数字档案系统的规模也在不断扩大，整个数字档案信息管理系统也变得比以往的复杂。由于数字档案信息的管理涉及到信息采集、传递等多个操作，而影响这些操作的因素又较多，所以对数字档案信息的安全性管理十分重要。
一、数字档案信息化相关信息简述
1、目前我国数字档案信息化的发展。近年来，计算机技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势。由于电子文件的大量产生以及档案馆（档案室）中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容加速度地增长，档案工作本身也随之发生变化，实体档案信息管理与数字档案信息管理彻底分离。目前，数字档案信息管理已经逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的数字档案信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息更是惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充当原始凭证和信息法官的角色。
2、数字档案信息安全管理的重要意义。目前，数字档案的发展为人们的生活提供了便利，因此对数字档案信息进行安全管理十分重要。通过对数字档案信息的安全管理，除了防止信息丢失以外，还能够激发其有效性，对实现信息化的发展有很大的推动作用。在进行安全管理时，需要建立相应的信息安全管理系统，并联系实际制定规范的操作和管理体系。同时，对数字档案信息进行安全管理对技术也有很高的要求，良好的技术是保证数字化管理过程正常运行的前提。此外，管理人员的素质也是数字档案信息安全管理重要的一部分，因此对人员进行合理的分配和管理也十分重要。
二、我国数字档案信息安全管理存在的问题
1、管理人员安全意识薄弱
目前，我国从事档案管理工作的人员整体上安全意识薄弱，对数字档案信息的安全管理并没有重视起来。很多工作人员在使用数字档案进行信息查询时，没有想过这些数字档案信息可能会由于一些问题消失，更不会去想如何能够保护这些信息的安全。作为数字档案信息的管理者，他们安全意识的缺乏，导致了数字档案信息的安全管理缺乏坚实的基础，不利于信息的安全管理。
2、管理环境较落后
我国数字档案信息管理的基础设施和运行的环境条件比较差，由于我国在该方面投入的资金较少，导致放置数字档案信息管理系统的机房安全等级低，条件差。在这种形势下，很多档案馆（档案室）的设施都设置在普通的办公室里，这便给系统留下了安全隐患，不利于数字档案信息的安全管理。
3、管理制度不完善
我国当下的数字档案信息安全管理缺乏完善的制度，导致管理过程中出现了一系列的问题。虽然我国大多数档案馆（档案室）都制度了相关的安全管理制度，但是这些制度存在很大的不足，并缺乏执行力度。在现有的安全管理制度中，很多制度都是为了应付上级的检查而制定的，互相抄袭的现象很严重，这便导致制定出来的很多制度都与本档案馆（档案室）的实际情况不符，出现了制度与管理工作脱节的现象，执行力度低。
4、管理水平落后
数字档案信息安全管理的水平落后，主要表现在工作岗位、操作人员和操作系统方面。工作岗位方面，由于缺乏明确的职责规划，导致业务操作的权限出现混乱的现象，工作人员越岗、代岗的现象十分严重。从操作人员的角度看，很多操作人员擅自使用计算机进行一些私人操作，他们在计算机上安装与工作不相关的软件等，造成计算机系统程序被更改，不利于数字档案信息的安全管理。在操作系统方面，一些计算机系统没有进行密保设置或者设置的密码过于简单，使得很多非工作人员使用计算机，他们操作的随意性很容易造成信息的丢失，此外，一些工作人员的不规范操作，也对数据的安全性带来威胁，严重时会导致操作系统的崩溃。
5、专业管理人员缺乏
数字档案信息安全管理的前提是有一批专业的管理人员，他们不仅熟悉计算机知识，还能熟练地掌握档案管理工作，但是目前我国相关部门缺乏这样的复合型人才。我国目前的档案管理人员的整体素质比较低，他们所掌握的的知识都比较陈旧，远远不能满足现代数字档案信息管理的需要。
三、完善数字档案信息的安全性管理的措施
1、提高档案人员的安全防护意识和能力
首先，作为档案人员，提高他们的安全意识十分重要。档案馆（档案室）应该定期组织宣传教育，数字档案信息系统的安全维护需要所有档案人员的参与，因为每一个档案人员都有可能在不经意之间泄露档案信息，因此要对所有的档案人员进行安全意识的培训。其次，要增强档案管理人员的安全防护能力，数字档案管理人员要有相应的安全防护技能，要会对秘密信息进行加密、定期清理计算机、灵活运用杀毒软件和防火墙并养成良好的上网习惯。此外，档案人员还应该了解保证数字档案信息载体物理安全方面的知识。
2、健全相关制度
要保证数字档案信息安全管理的顺利进行，必须要有相关的制度来进行规范指导。首先，要健全确保安全的法律法规体系，目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来保证数字档案信息的安全，维护国家的公共利益。其次，要完善管理制度，用规范的管理制度来约束数字档案的形成、归档、保管、利用等环节，在每一个环节上用技术和制度相结合的方式堵住信息失真的隐患。
3、完善基础设施建设
硬件设施的建设是保证数字档案信息安全管理的物质基础，没有优质的硬件设施做后盾，就不会有数字档案信息的安全。完善基础硬件设施，可以从以下几方面着手：一是挑选优质数字档案信息的存储设备，根据实际情况选择符合实际需要的存储介质，目前我国许多档案馆（档案室）基本上都采用光盘刻录技术；二是数字档案信息备份系统的完善，为了防止因操作失误、硬盘损坏、计算机病毒及自然灾害等造成的数据丢失，必须有计划地开展备份工作；三是数字档案信息传输设备的建设，网络的硬件基础设施主要包括网络布线、交换机、集线器、网关设备等等，所有的这些网络设备都存在着因自然老化、人为破坏和电磁辐射所带来的安全威胁，因此要加强对数字档案信息传输设备的管理，定时检修、及时更新并由专人负责管理。