档案数字化的重要性(精选8篇)
档案数字化的重要性篇1
[关键词]基层档案；数字化建设；分析
档案数字化理论的研究始于以美国为代表的西方发达国家，而随着信息技术与网络技术的飞速发展，档案数字化理论的研究已经逐步波及到发展中国家。现今国内对档案数字化工作的建设还刚起步，并处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究主要集中在数字档案馆建设、以及一些专门档案的数字化建设。
现阶段国内从传统档案管理模式到数字档案管理模式的过渡性研究中，侧重点不够明显，稀缺具有现实指导意义的理论，大多停留在概念性的探索。为了更好的应对我国档案数字化建设的需要，适应现代信息技术的挑战，指导档案部门进行档案数字化建设，本对档案数字化建设中若干问题进行了探讨。
一、档案数字化的内涵
（一）什么是档案数字化
档案数字化是一种综合性的信息记录技术，是一种利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术来记录信息的一种技术手段。所谓的数字化就是用0和1两位数字编码来表达一切信息，既是将要记录的所有信息全都是变成数字信号。由此可见，数字化是就信息而言的，那么档案数字化也就是档案信息化，是将纸质文件、以及声音图像文件等传统介质的文件，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。
（二）档案资源如何数字化整理
档案资源数字化整理包括使用数字技术将馆藏各种档案数字化和接收归档的电子档案两个方面；这是档案数字化的基础。其基本途径一是档案馆把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网；二是将各种传统介质的档案也将会有选择性地转化为二进制数字代码形式存储起来，以数字化形式存在。
（三）档案数字化的优点
传统的档案信息经过数字化处理后，提高了计算机检索速度；节省了档案的存贮空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档案信息资源的开发与利用，更能为档案馆开展特色服务创造条件。
二、档案数字化的建设
（一）吐旧纳新，更新观念
如今在绝大多数档案工作人员心中，已经把传统的档案管理模式形成了的一种习惯。在思想观念上对数字化的推行上既不热心也缺乏激情。在基层档案部门中工作人员当面对相对有限的档案库藏和相对固定的服务对象时，传统的管理模式仍然好用、管用，日常工作还能做到熟门熟路，那自然觉得没有弃熟从生、自找不适来推行数字化的必要，对一些老的档案工作者来讲，要把看得见、摸得着的档案资料变成无形的数字信息来储存，会在心理上感到不踏买，把数字档案建设看成是一项费时费力、更缺乏实际意义的“赶时髦”，从而本能地产生抵触情绪。要消除这种现象，最好的办法就是让他们亲眼看到数字化成果在实际应用中的卓越表现和优异特点，从心底里真正的认识这个新事物，认可这种新作法。
（二）争取经费，从“小”到“大”
相对于单位的各项职能和工作分工，基层档案工作往往处于从属和次要的地位。在经费分配上，基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向，导致档案数字化建设硬件投的资金不足，致使基层档案数字化工作起步艰难。基层档案数字化要积极争取经费，把钱用到“刀刃”上，从小规模到大规模，优先开展利用率最高、人民群众最需要的档案，一部分、一部分地进行，循序渐进，一年接着一年干，一茬领导接着一茬领导干，不要中断，持续进行。
（三）内生外引，合力共建
人才是档案数字化建设的根本，网络设计和硬件配置需要专业的人才，设备维护和软件开发需要专业的人才，数据库的建立和数字档案的管理同样需要专业的人才。目前，这方面的人才基层档案部门非常缺乏，没有这样的人才作为基础，数字化建设就无法从规划变为现买。我们应充分运用本单位人员和外请人员两种力量，解决专业人才缺乏的问题。其次，应加强档案工作者知识结构更新。鼓励档案行业从业人员加强学习，不仅要精通档案业务知识，而且要熟悉计算机、数据库、网络通讯等知识，努力培养能够胜任新时期档案工作的复合型人才。第三，要充分运用各种有效的激励手段来调动人员积极性，提高数字化速度和工作效率。
（四）把握重点，民生优先
在推进室藏档案数字化的过程中，将纸质室藏转变成数字室藏是一项耗时费力的艰巨工程，很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，以致空有数字化系统而无数字档案内容。数字档案室建设必须“内容为王”，着重数字内容的积累，着重传统载体档案数字化。基层档案数字化要从过去以技术为主导向以服务为主导转变，从注重应用信息技术向注重档案内容信息转变，建设以服务为主导的档案信息化体系。我们应本着“利用为重、民生优先”的原则，将“珍贵档案、民生档案、利用率高的档案”优先数字化，把社会急需、群众急需的档案优先数字化，努力在较短时间买现数字化工作的高价值、高利用率。
（五）遵循规范，标准同行
档案数字化建设的最终目标是建立数字档案馆，数字档案馆是在众多数字档案室的基础上形成的。没有基层档案的数字化，就没有构建数字档案馆的基础信息；不在标准化的规范体系框架下构建基层档案数字室，即使材料丰富也难以形成全国互联的高质量的数字档案馆。截止目前，我国相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息化标准体系、数字档案馆（室）建设标准体系不够健全。基层档案部门在当前的情况下，首先应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态，建立健全自身的档案数字化建设方案，努力使自身的数字化建设与标准化建设的进程相合拍，数字化建设与标准化建设的发展同步；其次是加强与同行的横向交流与沟通，主动与本区域数字网络相接轨。
三、结语
档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。就目前形势来看，在以计算机为核心的信息技术条件下，形成的各种数字文件将是未来数字化档案资源的主体。数字化档案资源不仅是档案信息化建设的基础和前提，也是建设数字档案馆的基础和前提。所以通过档案数字化建设，最终发展结果是要建设数字档案馆，只有这样，才能为经济建设和社会发展更好地服务，才能促进中国数字档案事业的飞速发展。
参考文献：
档案数字化的重要性篇2
随着国家实施的“政府信息化先行”战略的不断深入，政务信息化已在中央政府及部分发达地区各级政府中得到逐步推行。档案作为文件运行的最终归宿，在保证各级政府正常运转中起着承上启下的作用。政务信息化的实施对档案管理产生重要影响，主要体现在两方面：一是政务信息化中产生的电子文件，其归档方法、技术、手段等与纸质文件归档相比，有重大差别；二是档案局（馆）作为各级政府的一个职能部门，必须适应电子政务实施带来的工作方式的变化，档案工作不能游离于政务信息化之外。建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是政务信息化一个必要的组成部分，必须与政务信息化和当地社会信息化同步发展。这就要求档案部门紧紧抓住政务信息化这一契机，将数字档案馆建设列入政务信息化规划和当地社会信息化规划中，最大限度地争取资金、技术等方面的支持，为数字档案馆建设奠定坚实的物质基础。
二、数字档案馆与传统档案的馆的关系
数字档案馆的建成，并不意味着传统档案馆的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具备适应某种社会需求的特殊优势，决定了数字档案馆和传统档案馆将长期共存，互为补充、互相依存。
一方面，数字档案馆不可能取代传统档案馆。数字档案馆不是全新的档案馆，它与传统档案馆共同构成了信息时代档案信息资源体系。传统档案馆的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，在长期保存方面也具有数字档案馆不可比拟的优势。因此，在数字时代，传统档案馆将主要担负长期保存档案和提供档案凭证作用的职责。而数字档案馆则主要承担档案信息利用的职责。
另一方面，数字档案馆与传统档案馆相互依存。在档案信息来源方面，数字档案馆的信息绝大部分来源于传统档案馆，而数字档案馆则可通过先进的技术手段为传统档案馆丰富馆藏创造条件。在档案信息资源的开发利用方面，传统档案馆由于缺乏有效的开发利用手段，不能迅速、广泛地为社会提供档案信息服务，限制了档案信息价值的发挥。数字档案馆则可以凭借网络优势，在极广阔的范围内数字档案信息，实现档案信息资源共享。在档案信息的加工上，传统档案馆馆藏档案信息经过数字化加工、整序，成为数字档案馆数字信息资源的核心组成部分。数字档案馆可以将经数字化的深层次编研成果，融入数字信息资源库，在网上，提供服务。
三、现实利用与长久保存的关系
对档案的长期保存来讲，数字化绝对是一个巨大的挑战。数字档案具有对设备及标准的依赖性、载体的脆弱性、非直读性、信息与载体的分离性、信息共享与不安全性、信息易更改性等诸多特性，这决定了数字信息的证据作用不能得到完全确认，更严重的是由于电子设备、存储载体及数字技术的“短命”特性，对档案信息的长久保存造成的威胁更大。
对档案利用来说，数字化是一个前所未有的巨大机遇。在手工时代，制约档案事业发展的两个重要瓶颈，一是档案信息的无序性，难以形成可有效利用的信息资源；二是服务手段单一，渠道不畅，难以快速、广泛档案信息。数字化为档案部门实现大规模档案信息的重组，大幅度提高档案信息的可利用性，快速智能检索和广泛传播及共享提供了难得的契机。
在大力推进数字化的同时，还必须考虑如何有效实现数字档案的长期保存。
电子档案长期保存主要面临三个矛盾：一是电子档案格式的多样性与集中统一保管的矛盾，二是长期保存需求与载体脆弱性的矛盾，三是档案信息的长期保存需求与过快的技术淘汰的矛盾。
解决上述矛盾，一是要尽快制定相关技术标准；二是要在数字档案馆建设过程中构建合理的载体体系；三是要积极探索有效的技术保障方法。
四、档案室与档案的关系
数字档案馆信息数据来源主要有：传统档案馆的馆藏，立档单位的档案文件材料，有档案性质的行业、专题信息资源库，互联网上其他具有档案价值的信息。
无论是传统档案馆还是数字档案馆，立档单位的档案文件材料永远是档案资源的主要来源。提前抓好立档单位档案数字化，对数字档案馆建设具有重要意义。
第一，可以有效减轻档案馆数字化压力。数字档案馆建设的核心是数字资源建设，主要涉及两个方面，现有馆藏的数字化是“老账”，而陆续进馆的档案则是“新账”。在还“老账”的同时，一定要及时解决“新账”问题。第二，可以提高电子文件的归档率。随着OA系统在很多单位的应用，产生了大量电子文件，档案部门无论从管理流程、技术标准、人员素质等各方面都还没有做好应对准备，导致大量有归档价值的电子文件自生自灭。为避免上述情况发生，必须抓好立档单位的信息化工作。在抓好室藏档案数字化的同时，要大力推进文档一体化进程，使文件工作与档案工作形成浑然一体的紧密联系，使档案人员真正提前介入到文件工作之中进行前端控制，从而有效保证电子文件的归档率。第三，是构建区域性数字档案环境的需要。从广义上讲，数字档案馆的建设必须延伸到为其提供信息资源的各立档单位的档案室。各档案室通过在线式移交或卸载式移交向档案馆移交到期数字档案。未到期档案的全文数据虽不移交，但其目录可移交进馆，这样就构成了以分布式档案信息资源库为核心的数字档案环境，人们通过数字档案馆可直接查询进馆档案，又可通过其引导查询未进馆档案。但形成这种环境的前提是全部或大部分档案室必须实现数字化，建成数字化档案室。
五、信息资源建设与基础设施建设的关系
数字档案馆的建设应包括四大任务：软硬件基础设施建设、应用系统开发、数字信息资源建设、标准规范体系建设。其中，数字信息资源建设无疑是实现数字档案馆的核心，而基础设施建设是必备条件。
由于档案信息形态及内容的复杂性和多样性，以及档案信息安全等方面的特殊要求，数字档案馆所需的软硬件系统也相对复杂。应该清楚地认识到，数字资源建设是一个长期的过程，不可能一蹴而就。而计算机及相关设备的更新换代周期也很短，所以，在数字档案馆基础设施建设中，追求一步到位的想法不仅是不明智的，也是不现实的。
基础设施建设应按照本馆的工作实际和所能投入的财力统筹规划、分步实施，使有限的财力发挥最大的效能。具体应从以下几方面考虑：一是采用成熟技术策略。数字档案馆基础设施的建设策略应是尽量采用成熟的技术和主流的设备，而不是盲目地追求所谓新技术。二是量力而行，分步建设。数字资源建设是一项巨大的工程，需要较长的时间。在这个过程中，对基础设施的主要要求是具备与其他环节相适应的数字化加工能力，对基础设施的功能完备性要求并不高。所以建设初期，首先要考虑建设工业化的档案（主要纸质档案）数字化加工流水线，以后随着工作的不断深入，逐步完善基础设施建设。这样既可避免设备的闲置浪费，又可使用有限的资金构建出性能更优越的基础设施系统。另外，如果资金不宽裕，在基础设施建设中可以采取高低搭配的策略，对于关键设备采用性能较好、价格高的设备，而非关键环节的设备则可适当降低要求。三是寻求联合与合作。档案数字化过程中，可考虑采取自己建设与“外包”相结合的方式，即将部分数字化工作承包给专业数字化公司，这种方式既可用同样的资金完成更多的数字化任务，又解决了技术力量不足的难题，同时在数字化工作中还可以使本馆人员得到培养和提高，为今后的工作提供人才储备。
六、整体馆藏与数字化对象的关系
一提到馆藏数字化，很多人认为只有将全部馆藏档案数字化才是真正意义上的数字档案馆，这是一个认识误区。另外，要考虑到数字档案馆的建设是一个长期的过程，不能等完全建设好再投入使用，要本着“边建设边使用”的原则，在尽可能短的时间内向社会展现数字档案馆的优越性，为后续发展创造良好的外部环境。所以，在数字化过程中对馆藏档案数字化必须有所选择，选择数字化对象应以利用者为中心，按照急所原则、价值原则、开放原则、特色原则和系统原则选择数字化对象。
急所原则即优先选择那些急需数字化的档案，一是近期的利用热点档案（如现行文件），二是珍贵档案，三是濒危档案。
价值原则即根据本馆馆藏情况，考虑不同历史时期、不同用户层次、不同研究目的等因素制定出价值度量标准，并根据价值高低顺序制定数字化时序表。
开放原则即选择数字化对象时应优先选择已经对外开放的档案，以满足社会的利用需求。对于有密级的档案，可以按照档案的机密性随着时间推移递减的规律，及时把可以解密的档案数字化。
档案数字化的重要性篇3
作者：张华 单位：河南大学远程与继续教育学院
高校档案数字化建设的问题
多年来国内档案界对档案数字化的研究与建设基本上大多停留于理论探讨阶段，在工程开发与应用方面尚未出现令人满意的成果。李清华认为，档案数字化的现状在于：档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案资源共亨的要求；标准化、规范化工作有待提高；档案管理人员的素质有待提高。王建萍认为，实现高校档案管理数字化面临的问题：档案管理现代化水平低，与高校的发展速度不相适应；电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费；档案管理系统脱离办公自动化系统而独存，两者互不兼容、各自为政，给电子文件归档设置了障碍；数字化档案利用率不高，给高校档案数字化进程造成障碍。张柯、朱艳芳认为，档案“数字化”的若干问题：受重视程度不够；档案队伍素质有待提高；数字化策略尚待斟酌。
高校档案数字化建设的对策
档案数字化建设是高校工作中的一项重大工程。赵育凤认为，对高校档案数字化建设的一些设想：要提高档案的标准化、规范化水平；要进行整体规划，分步实施；要保证经费投入，满足数字化建设的硬件要求；要建立健全严格的管理制度；高校档案馆(室)联网以后应不断拓宽信息采集渠道、充实信息资源库。林丽群认为，档案信息数字化建设的必要条件是：档案部门要重视基础性资源建设；统一的数据库；以法制为保障；档案部门要注重自身队伍的建设。加强档案数字化建设的措施有：实现档案馆业务流程处理的自动化；加快档案馆的现代化建设步伐，优化馆藏；建立档案信息数字化和资源化。高占海认为，高校档案数字化必将在技术和经济上获得大力支持，从而遵循安全、规范、高效的原则开展建设。李清华认为，档案数字化建设要注意四个方面的问题：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设；加快档案数字化人才的培养。李金云认为，加强高校档案数字化建设的对策：领导重视，加强档案工作的队伍建设；充分做好档案数字化建设的前期准备工作；做好档案数字化管理的系统化、标准化和规范化工作；提高高校档案数字化建设的安全性。王建萍认为，实现高校档案管理数字化的策略：健全高校数字平台，构建和谐共享环境；搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流；建立一支高素质、高水平的专职档案队伍；提高高校人员的档案意识。郑晨认为，高校档案数字化建设的基本内容：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设。高校档案数字化建设的基本步骤：建立高校档案领导体制；加强队伍建设；建立健全档案管理制度；建立档案数据库；建立档案网站；加大档案管理软件推广力度。胡鹏飞认为，高校档案数字化建设模式：成立工作专班及确定档案数字化应遵循的规范及标准；档案提卷；档案的整理及编写页号；标引著录；档案扫描；图像处理；扫描数据检查及验收；成品数据的验收；双层PDF文件的转化和建立全文检索；图像挂接；质量检验；资料归还。高校档案数字化建设模式中应注意的问题：档案的保密性、安全性必须保证；重要档案数字化处理的优先性必须坚持；档案数字化的保障措施必须完善。
档案数字化的重要性篇4
关键词：档案；数字化
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库； （2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；（3）档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（2）档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。（3）档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案； “时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。（4）档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。（5）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、档案数字化建设中存在的问题
1、观念问题
档案管理意识薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多地方虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
2、技术层面的问题
⑴数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
档案数字化的重要性篇5
随着计算机、网络技术的发展和普及，信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。
国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。
二、数字档案资源建设的内容
进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。
数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。
高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。
高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。
高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。
高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：
（1）馆藏档案的数字化成果
馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。
（2）归档部门提交的电子文档
高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。
（3）档案馆专门数据库
档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。
（4）档案馆日常工作所形成的数字资源
高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。
三、数字档案资源建设的管理
（1）建立和维护数据库
档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。
（2）数字档案资源的质量控制
档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。
（三）数字档案资源的安全机制
为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。
档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。
（四）数字档案资源的长期保存
数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。
（五）数字档案资源的备份机制
为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。
（六）数字档案资源的服务机制
在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，档案馆数字资源能够突破时空的限制，更能方便为师生提供利用。高校档案馆数字资源营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校数字档案信息资源整合创造可能和便利。高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。
档案数字化的重要性篇6
关键词：文书档案；数字化管理模式；建立措施
中图分类号：G275、2 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）003-0-01
对于文书档案管理工作而言，建立文书档案数字化管理模式较为重要，也是现代化文书档案管理环节中最为必要的工作。因此，在文书档案管理期间，相关管理人员必须要重视数字化管理模式的建设，提高文书档案管理工作的有效性，为其后续发展奠定坚实基础。
一、建立文书档案数字化管理模式的必要性分析
在现代化经济与技术发展的过程中，数字化技术被应用在各个领域中，为文书档案管理工作带来较多发展机遇。在此类背景下，文书档案管理人员应用现代化数字化技术较为必要，文书档案管理人员可以将信息存储系统作为档案信息载体，进而提升文书档案管理工作水平。目前，在文书档案人员应用现代化数字技术的时候，会对文书档案信息进行扫描、储存，然后建立档案数据库，转变传统的纸张档案储存方式。由于文书档案管理工作较为复杂，具有一定的特殊性特点，传统的纸张储存与管理方式已经不能满足相关管理工作的需求。然而，在应用现代数字化技术之后，可以通过网络系统将文书档案信息储存，并且对其进行有效的保护，避免出现档案信息流失的现象，进而提高了文书档案管理工作效率。在建立现代数字化文书档案管理模式之后，可以有效提高文书档案管理工作效率，增强其发展效果，推进文书档案管理工作的现代化发展。具体表现为以下几点：
第一，建立数字化文书档案管理模式，可以促进现代信息的交流，提高文书档案信息利用效率。主要因为数字化技术可以加强各个领域的交流，文书档案管理人员能够快速的找到文书档案管理工作方式，M而提高文书档案信息利用效率。同时，在日常生活与工作期间，利用数字化技术文书档案管理模式，有利于提升文书档案管理水平，增强信息资源共享效果，达到预期的文书档案管理工作目的[1]。
第二，建立数字化文书档案管理模式，可以满足当今社会发展需求。随着社会经济的发展，文书档案工作受到广泛重视，主要因为文书档案信息与社会经济发展之间产生直接关联。传统的纸张文书档案管理方式已经不能满足当今社会发展需求，而数字化文书档案管理模式，可以加强对文书档案信息的管理，为社会经济发展提供有价值的文书档案信息，进而发挥现代数字化文书档案技术的应用作用[2]。
第三，建立现代数字化文书档案模式，有利于完善档案管理工作方式，促进文书档案管理工作的科学化发展。随着社会各个领域的发展，文书档案管理工作方式开始不断完善，相关部门对文书档案管理方式的创新要求逐渐增高。相关技术人员应用数字化档案管理模式开展工作，可以有效提升数字化技术的应用价值，发挥其在文书档案管理中的作用，进而完善档案管理工作模式。
第四，加强文书档案数字化管理工作，有利于提高文书档案信息安全性，增强文书档案保护工作效果。主要因为现代化信息技术水平在不断提升，网络信息技术安全性受到广泛重视，引起了社会各界的关注，尤其是文书档案管理工作。然而，在应用数字化技术的过程中，相关技术人员可以有效鉴别文书档案管理系统的优劣，科学选择文书档案管理信息技术，进而提高文书档案信息的安全性，增强管理工作效果[3]。
综上所述，建立文书档案数字化管理模式具有一定的必要性，只有积极应用先进的数字化技术，才能逐渐提高文书档案管理工作效率与质量，确保文书档案信息内容的安全性，为其后续发展奠定坚实基础。
二、建立文书档案数字化管理模式的具体措施
在建立文书档案数字化管理模式的过程中，相关技术人员必须要科学选择工作方式，保证可以提高文书档案数字话管理工作水平，进而提升文书档案数字化管理工作效果。具体措施包括以下几点：
1、建立文书档案管理数字化平台
在文书档案管理过程中，相关技术人员可以建立文书档案数字化管理平台，保证可以提高文书档案数字化管理效率，提升数字化技术应用水平。首先，技术人员要科学构建数字化管理网络，保证可以提高网络的安全性。其次，技术人员要科学调整数字化文书档案管理工作模式，逐渐提升文书档案管理工作的有效性。同时，技术人员还要加强各个部门之间的沟通，逐渐优化文书档案信息的阅读与使用方式，优化内部资源配置，提升网络信息系统的可靠性。最后，技术人员要重视信息资源共享，利用数字化技术，对文书档案信息进行远程的检测与传播，这样，才能提升数字化技术的应用效率[4]。
2、完善文书档案数字化模式的管理制度
在建立文书档案数字化管理模式之后，相关管理部门必须要制定完善的管理制度，保证可以提高其工作效率。首先，管理人员要构建信息管理制度，要求技术人员可以积极应用现代数字化技术开展管理工作。其次，相关管理人员必须要重视综合数字化技术的应用，保证可以提高文书档案管理水平。最后，要制定完善的岗位培训制度，阶段性的对文书档案管理人员进行数字化管理知识的培训，使其可以掌握先进的数字化技术，同时，还要对其进行专业的岗位训练，使其全面掌握文书档案管理岗位知识，进而提高其发展效率。
三、结语
在文书档案管理过程中，建立数字化文书档案管理平台较为重要，主要因为在建立数字化文书档案管理平台之后，相关管理人员可以有效提高自身工作效率，增强文书档案管理工作效果，有利于社会的长远发展。
参考文献：
[1]查荣、建立文书档案数字化管理模式的必要性[J]、价值工程，2012，31（23）：217-218、
[2]李娟、建立文书档案数字化管理模式的必要性[J]、黑龙江科技信息，2012（30）：127-127、
档案数字化的重要性篇7
【关键词】企业；音像档案；数字化
音像档案是企业档案资源中的重要组成部分。很多企业的档案馆（室）都有一定数量的音像档案。随着时代的发展，音像档案的数量还在大量增加。在信息化时代的今天，如何抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，不仅是摆在企业领导和档案人员面前的一个重要课题，也是摆在全社会面前的一个重要课题。因为企业的音像档案不仅是各企业的档案资源，也是全社会档案资源的重要组成部分。抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，前提是要尽快实现音像档案的数字化。
一、企业音像档案数字化的主要含义及其必要性
企业音像档案是指企业在社会活动中形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，以感光材料或磁性材料以及光盘为主要载体的档案。音像档案在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。套用现在网上的一句流行语，叫作“一图胜千言”。
（一）企业音像档案数字化的含义。要分析音像档案数字化的含义，首先要弄清楚数字化的含义。一般认为，数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。说白了，就是要把音像档案按照一定的格式，录入计算机当中的数据库，以便实现长久保存和随时调阅、远程调阅。
（二）企业音像档案数字化的必要性。企业音像档案数字化具有如下几个必要性：
1、降低管理成本。传统的音像档案的管理需要较大的档案室和较多的管理人员，管理成本较大。而数字化管理档案使传统的音像档案信息转为机读档案，可以节省占地空间，节约保管费用。
2、提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可通过计算机和网络立即提供档案信息，为领导决策提供服务。
3、增强档案原件保护。将音像档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑对其是更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
二、音像档案数字化的作用和意义
针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。
三、企业音像档案数字化过程中存在的主要问题
企业音像档案数字化过程中存在如下几个问题：
（一）是观念落后。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。
（二）是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展，但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。
（三）是人才短缺。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而使音像档案数字化具有了一定的难度。
（四）是档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，还有一类是信息利用设备。信息采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的信息转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。信息利用设备一般包括计算机、互联网、打印机、复印机等。但由于当前一些企业财力紧张，大部分企业的档案馆（室）这些设备严重不足，有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足音像档案数字化的需要。
（五）是档案数字化软件开发滞后。纵观当前各企业档案馆（室）所用档案管理软件，不是没有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。现今档案馆（室）使用的计算机型号不一，软件研发渠道不同，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件系统。由于不能互调，就不能顺利利用计算机完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、、出版信息成果，特别是档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。这在一定程度上制约了档案数字化的进程。总的来说，数字化的音像档案对软硬件设备具有依赖性，内容、结构与存储载体的可分离性，运动形态的易变性，存储载体对背景信息和元数据的依赖性，在阅读及处理手段上具有非直接性音像档案数字化的根本目的是使信息流动的覆盖面和反映度都提高到一个新的层次，最大限度地提供人类共享档案信息资源，实现档案信息的社会服务。音像档案的数字化是一项新时期需要尽快开展和实施的工作，同时也面临不少需要解决和注意的问题，它仍处于起步发展的不成熟阶段，但是它的发展前景是广阔的，需要在实践当中不断地加以完善，从而将档案工作提高到一个新的高度，为社会作出更大的贡献。
四、音像档案数字化的可行性和必要性
（一）可行性。1、技术支撑，在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已深人到各行各业中，甚至已渗透到人类生活的各个方面，音像档案的数字化是社会发展的必然趋势，是社会进步的必然体现。2、人才保障，当代教育事业的飞速发展，为传统的音像档案向数字化的音像档案的过渡做好了人才准备。3、良好的社会环境。国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际合作的开展等等，都为音像档案的数字化发展提供了良好的社会氛围。
（二）必要性。1、传统的音像档案的保存现状并不乐观。以原有形式存在对档案的利用造成了很多不便，因此需要实施音像档案的数字化工作，将其转录为能被识别的媒体格式文件，使其声音信号脱离原有的保存介质。2、有利于音像档案事业的效率的提高。实现音像档案信息数字化后不仅方便查找，从音像档案的收集、整理、利用和技术保护方面，提高了效率和效益。3、从长远来看，录音、录像档案的数量会逐年增加，实行音像档案的数字化，可以更好地开展对外社会化服务，产生无法估量的社会效益和经济效益，具有巨大的发展前景。
五、加快企业音像档案数字化的几点建议
针对企业音像档案数字化的现状，提出如下几点建议：
（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化法》指出：“对需要在全国范围内统一的技术要求，应当制定国家标准。国家标准由国务院标准化行政主管部门制定。对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求，可以制定行业标准。行业标准由国务院有关行政主管部门制定，并报国务院标准化行政主管部门备案，在公布国家标准之后，该项行业标准即行废止。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆（室）数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆（室）数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆（室）数字化建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：
1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，约束力较强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆（室）数字化工作所需的严密的规范化管理体系。
2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆（室）数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆（室）数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。
（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆（室）数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。
档案馆（室）计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。
（三）档案信息安全问题。安全是档案馆（室）数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆（室）与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆（室）数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆（室）在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。
（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆（室）数字化建设成败的另一关键。档案馆（室）数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。说到底，档案数字化最根本的还是档案管理人员素质的现代化。再先进的设备，最终还是要靠人来操作，靠人来应用。为此，要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。档案数字化建设过程中，各级领导要引导和鼓励广大干部职工进行知识更新、能力更新、技术更新、工作更新。要通过档案数字化，进一步完善创业机制，充分调动一切积极因素。建立起一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍，建立起一支应急、咨询、论证服务的专家库，并促使现有人员的知识结构全面更新，逐步形成适应档案数字化建设的中坚力量和专业队伍。
全球已经进入以“互联网+”为特色的信息化时代。全社会应高度重视企业音像档案的数字化工作，各级领导和企业档案人员要增强紧迫感、责任感和使命感，加快企业音像档案的数字化步伐，使企业音像档案更好、更快地服务于企业、服务于社会、服务于国家。
【参考文献】
[1]杨中营、音像档案数字化浅析、北京档案，2013（07）、
档案数字化的重要性篇8
民国档案数字化优选
民国档案数字化的优选，实质是对民国档案数字化质量的宏观控制。长期以来，受历史档案“片纸只字不得销毁”思想的影响，民国档案在接收过程中采取“有文必收，有档定管”的态度，永久保管。这样，不免将内容极具一般的事务性文件、零散性文件、重复性文件与体现民国时期机关主要职能的业务性文件交织在一起，这种“鱼龙混杂，玉石不分”…的馆藏现象，造成“馆藏的臃肿，内容的庞杂”。“玉石同室”现象，一直影响着馆藏重要档案的优化管理。因此，笔者认为，纸质档案数字化不能重蹈实体档案管理的覆辙，要朝着建立数字化优质馆藏目标迈进。
民国档案数字化优选的目的就是通过对馆藏全宗进行择优鉴选，使投入的人力、财力、物力、时间等要素得以充分、合理有效配置，最大限度发挥数字化成果的经济效益和社会效益，提高数字资源的利用率，满足利用者日益增长的利用诉求。目前，数字化对象的鉴选，应从馆藏实际出发，采取优先原则，从重要全宗到次要全宗，从小全宗到大全宗，从开放全宗到不开放全宗，从常用全宗到一般全宗，依次铺开，循序推进，以实现建构满足覆盖民生需要的民国数字档案的利用体系。
50多年来，二史馆在长期的馆藏建设中形成了自己的核心馆藏。特别是20世纪60年代，老一代档案工作者为适应当时战备形势需要，从实体馆藏150万卷700多个全宗中，精心选出近10万卷重要档案。这些档案形成时间早、影响范围广、典型特点强、使用价值大、利用频率高，虽然不能代表馆藏中重要档案的全部，却是二史馆馆藏最为核心档案的一部分，是二史馆民国档案浓缩的精华，成为馆藏档案中利用最频繁和最有亮点的档案。笔者认为，我们应该在尊重前人劳动成果的基础上，将这些档案优先进行数字化运作并早日提供利用。
民国档案数字化质量控制
档案目录检索库是馆藏档案数字化基础工作的重中之重。数字化的馆藏档案，不仅应该是经过系统化整理的，而且要建立与全文数字化信息链接检索的档案目录数据库。因此，必须处理好馆藏档案实体整理中的遗留问题，做好案卷标题的著录规范工作。目前民国档案案卷存在卷宗较厚，标题笼统，无法准确反映卷内实际内容等问题。所以，在档案数字化之前，应对不符合数字化要求的案卷进行重新处理。消除厚卷、捆卷、杂卷，重新拟写标题；对标题不全缺少必要要素的，应按要求修改出新；对卷内文件进行逐页流水编号，固定文件顺序；鉴别重复文件，给出不予扫描的标示；鉴定载体，将照片档案在备注栏里标示，将破损档案送交技术部门修裱。可以说，前处理是档案数字化前不可缺少的一项重要基础性工作。
在民国档案数字化建设中，纸质档案数字化主要方式是扫描加工，要重视其流程的质量监管。对档案原文扫描要按文件顺序逐页扫描，防止漏扫和跳扫；对大幅面的表册和地图等档案文件分块扫描时形成的多幅图像，要即时合并为一个完整的图像，避免遗忘，保证数字化图像的整体性；分辨率的确定应根据实际需要综合考虑，卷内档案纸质颜色的不同或笔迹深浅不同，可采用不同分辨率，提高图像清晰度。在扫描加工过程中，如果技术参数选择不当、工作失误或格式转换过程失真等都会影响数字化档案的原始性。
民国档案数字化建设过程中，形成的档案目录数据库、原文档案数据库等第一手数字档案资源，相对于今后多次迁移后而派生的二手或者三手数字资源；前者更具原始性、真实性和完整性。所以，民国档案数字化建设质量要从源头抓起。
民国档案数字化技术路径
数字档案由于自身的易变性、识别的依赖性及载体的脆弱性，决定了数字档案长期安全保存面临重大隐忧。随着信息技术高速发展，传统缩微技术与现代计算机技术结合，实现了档案缩微品向数字档案转化，解决了缩微品直接阅读和检索的不便，使缩微技术重新焕发生命力。
由于缩微影像信息的不可更改性、稳定性好、依赖性小、法律认可等特点，能够确保档案信息的长期安全保存。缩微品存储载体的稳定性已经经受过百年历史验证，如按相关要求标准制作和保存，预期寿命可达500年以上，是满足档案信息长期安全保存的最佳存储介质之一。在电子文件和数字化档案的长期安全保存问题没有得到科学解决的情况下，关系国家政治、经济、文化教育等重要领域的档案资料，仍然有必要使用可靠性更强的缩微技术来进行存储和保存。以缩微胶片为介质推动重要档案异质备份，成为保障档案信息安全的重要策略。
基于档案信息异质备份的安全需要，在实现馆藏民国档案数字化目标的道路上，民国档案数字化可采用两条不同技术路径：
第一条是先将纸质档案进行扫描，然后为安全备份起见，再将数字图像打印到缩微胶片上。如我们现在正在进行的教育部、内政部、外交部等全宗档案数字化后，还要将其打印到缩微胶片进行异质备份。
第二条是将纸质档案先行缩微拍摄，如二史馆在20世纪90年代对国民政府、行政院、中央大学、战史会等全宗档案原件进行了缩微拍摄，目前，正对这些档案缩微品进行数字扫描，解决缩微品直接阅读和检索的不便。
20世纪90年代二史馆拍摄的重要全宗缩微胶片档案，目前存续时间近20年，其存储的档案信息的原始性、完整性和有效性保存依然完好。而馆藏档案数字化最早的是从1998年起，这些数字化档案已出现无法读写、信息空白、数据不清晰等现象，指望数字档案长期替代日益老化的原件，目前还没有科学把握。究其原因，不外乎是载体的质量、数据质量、技术条件以及环境条件等方面的因素。
档案缩微品异质备份的崛起绝不是偶然的。9・11恐怖袭击，美国纽约世贸中心大楼爆炸，造成楼内近500家超过一半的公司由于无法恢复关键电子数据，企业由此倒闭和破产。数字档案在突发事件面前，变得异常脆弱和不堪一击。
2008年5月四川汶川地区8、0级大地震范围包括北川、绵阳、青川、都江堰等十几个县(市)，其中受地震灾害最严重的北川羌族自治县，县城几乎被夷为平地。位于北川羌族自治县县委机关综合办公楼六层的北川档案馆(省二级综合馆)坍塌，馆藏8、5万卷(册)档案资料全部埋于废墟之下，令人痛心。特别是记录了羌族1700多年发展历史的“孤本”档案《石泉县志》，在地震中丢失，损失惨重，档案的损失促使我们重新审视档案异质备份的重要性。
与上述情况成鲜明对比的是，2008年5月四川汶川大地震，东方汽轮机厂能够在灾后迅速恢复生产，档案缩微品起到了其他形式档案所无法替代的作用。当时地震发生后，东方汽轮机厂厂房、设备以及技术档案资料都遭到重创。在抢救档案和技术资料时，企业领导首先抢救的是缩微品，共有18箱缩微品在第一时间被抢运出来。在东汽拉开灾后重建工作时，东汽利用完整的缩微品，通过缩微胶片扫描仪转换成数字图像档案，再利用绘图仪制作出底图或白图，晒发后提供给生产部门，最大限度地缩短恢复生产时间。在突发事件或自然灾害发生时，档案缩微品显示出更强生命力。
实现档案信息异质备份需要应用多种技术，如计算机技术、纸质档案扫描技术、存储技术、缩微拍摄技术、胶片扫描技术、数字胶片打印技术，等等。目前，二史馆已具备这两条路径所需要的数字化各项技术设备。笔者认为，应该利用这一优势进行比较和研究，探索科学合理的档案数字化路径模式。
可以开展传统拍摄和数字打印胶片所产生的两种缩微影像质量的比较，以及两种方式胶片生命周期的跟踪；可以开展纸质扫描和胶片扫描所产生的数字图像质量的比较，以及两种方式图像的生命周期的跟踪；可以开展传统拷贝和数字胶片打印的质量、成本、效率等因素的比较。