保险公司档案管理制度(精选8篇)

保险公司档案管理制度篇1

关键词：保险公司；会计电算化；体系；建设

1概述

我国经济的快速发展，壮大了资本市场，保险公司由此得到了新的发展契机。保险公司的发展规模和业务范畴越来越广，传统的作业模式难以适应企业发展的需求，实施会计电算化成为企业发展的必然要求。在这一背景下，保险公司积极引进先进的会计技术，提高自身的业务水平和效率，进而改善对新形势变化的应对能力。本文将对保险公司构建会计电算化体系的相关内容进行分析。

2会计电算化体系的构建

2、1会计电算化体系构建前的准备工作

①硬件准备。计算机硬件设备是实施会计电算化的物质基础，保险公司应根据自身业务需求，选择合适的计算机机型、性能参数等。若公司规模较大，应尽量做好统一，为后期的网络运行、信息传输奠定硬件基础。②软件准备。会计软件是保险公司实施会计电算化的基础，企业在选择会计软件时，应坚持以下原则：通用性、合法性、安全性和可扩充性，确保软件服务和软件开发包功能满足当前业务需求，同时还能实现后期的业务拓展。

2、2会计电算化体系建立原则

保险公司构建会计电算化体系时，应对公司内部的会计工作特点进行深入分析，结合当前的法律法规构建会计电算化体系。在构建过程中要坚持合法性、效益性、系统性、规范性、可靠性和易用性原则。

2、3会计电算化体系内涵

会计电算化是利用现代信息技术管理会计信息的一种先进技术，电算化的实施和运用能有效提高企业的管理效率，企业领导还可运用信息管理系统中的数据挖掘技术对企业会计信息进行分析，从而挖掘潜藏在内部的、更有价值的信息，以便更好的改善管理，做好经营决策。会计电算化体系的建设包括相关管理制度、责任制度、运营机制以及监督机制的构建和实施。以下将对部分内容进行分析和讨论。

2、4会计电算化管理制度

①会计电算化运行管理制度。会计电算化运行过程中涉及的主要部件为计算机硬件，配套软件以及由此产生的数据，这是体系管理的主要内容。首先，要制定硬件设备使用、维护、保养等管理制度，确保计算机性能的安全和稳定。其次，做好软件系统和数据的安全保密工作，防止病毒感染或者非法侵入导致的会计数据泄漏或丢失。最后，做好监督工作，防止计算机和配套软件在维护、升级、更换过程中产生数据丢失的问题，确保会计数据的安全性和连续性。②会计电算化档案管理。会计电算化产生的档案形式较多，如计算机硬盘中的会计信息、磁性介质存储、纸质文件等都属于电算化会计档案。档案管理是会计管理的基础性工作，会计电算化的实施同样需要加强档案管理。首先，要严格按照相关的规定对会计信息档案进行管理，配置专人负责档案信息存储介质的管理工作，做好防磁、防火、防潮和防尘工作，确保存储介质的安全性和可用性。其次，做好会计档案的备份工作，对于重要的会计信息资料应在不同地点进行存放，并适时检查文件的安全性和完整性，定期进行复制，防止磁性存储介质的损坏导致数据丢失。最后，会计档案管理范畴划分。与通用会计软件、定点开发的软件、通用与定点开发相结合的软件配套的文档资料按照会计档案管理标准进行保管；保管期限一般为软件停止使用后或发生重大更改后五年。

2、5岗位责任划分

保险公司实施会计电算化管理，需要有电算主管、软件操作人员、审核记账人员、硬件维护人员、审查人员和数据分析人员。各岗位的职责分别为：①主管负责协调计算机和软件系统的运行，需要具备会计知识、计算机操作能力、组织能力和管理能力，一般可由会计主管兼任；②软件操作者负责将原始凭证中的数据进行输入，同时输出会计账簿、报表，需要具备初级电算化操作能力；③审核记账人员是对会计数据和各项凭证进行审核，操作软件登记或者打印输出账簿，需要工作者具备会计知识、计算机知识和中级电算化水平；④维护人员主要负责硬件设备和软件设备的运行，定期对硬件进行养护，需要工作者具备中级电算化知识、会计知识和计算机操作能力；⑤审查人员的职能是监督体系的运行，需要工作者具备会计知识、计算机知识和中级电算化知识，一般由会计稽核人员兼任；⑥数据分析人员负责会计数据的分析整理工作，工作者应懂会计知识、计算机知识和中等级别的电算化知识。

2、6会计电算化体系的实施

会计电算化体系的建设是一项系统工程，需要保险公司的各个部门参与实施，其实施过程应是由上而下的渐进过程。首先，公司财务总监负责会计电算化的领导工作，对整个工作的开展进行规划，协助公司各部门共同做好会计电算化的基础性工作。如各部门资产信息的登记和记录。其次，会计电算化工作主要由财务会计人员承担。财务部门工作任务包括提出实现电算化的具体方案、组织和实施具体的财务电算化工作，为公司管理层和各部门提供真实、可靠、便捷的会计信息。再次，各部门是会计电算化实现的必要补充，财务会计人员的具体工作需要各部门大力配合。最后，会计电算化工作的开展要本着循序渐进、逐步提高的原则，既要时效性，还要经济性，正确处理新技术、新设备和成本节约之间的关系。对于一些大型的投资项目，要加强监督指导，使有限的成本发挥最大的效益。

3结语

保险公司实施会计电算化的主要目标是利用现代化的信息技术，提高会计工作地位，提高财务部门的工作效率和工作质量，为公司的经营管理提供更有价值的会计信息；公司的会计电算化工作取得一定成果后，应逐步展开其他管理工作的电算化或信息化，逐步建立以会计电算化为核心的信息管理体系，实现公司内部不同部门之间的信息共享，充分发挥会计信息在公司经营决策中的作用。

参考文献：

[1]张鹏、新时期保险公司会计电算化研究[J]、东方企业文化,2014,04:183-184、

[2]刘梅玲、会计信息化标准体系研究[D]、财政部财政科学研究所,2013、

[3]汪慧甜、会计信息化服务市场的财政监督[D]、华东理工大学,2013、

保险公司档案管理制度篇2

1、物业档案管理概述

物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。

物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。

今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。

2、物业档案管理工作中存在的问题

虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。

2、1资料收集不全

物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。

2、2管理人员素质有待提高

档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。

2、3档案管理制度不健全

物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。

2、4档案利用率低

由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。

3、做好物业档案管理工作对策

随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。

3、1增强档案管理意识

企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。

增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。

3、2完善档案管理制度

档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。

比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。

建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。

3、3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养

档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。

第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。

第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。

第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。

3、4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化

随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。

而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。

引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。

3、5建设专门的物业档案室

建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。

3、6强化档案收集

物业档案种类多，载体多，而收集是档案管理的第一步，企业必须派遣专业的档案管理人员从事档案的收集整理工作，加强收集力度，及时将物业管理活动中产生的档案收集起来，并伴随着物业管理活动的发展而不断丰富和完善档案。将原始的材料收集回来之后严格按照相关规定将材料制成标准的图、文、卡、册、表等档案。图一般是指各类图纸，如：房屋的施工设计图。文则是各类文字资料，比如说：房屋租赁合同、房屋装修合同等。而卡则是物业管理活动中产生的各种卡片，如：设备维修卡。册是为了提高物业管理水平而形成的专题化手册，如：绿化管理手册。表则是指各类房屋装修申请表、业主情况登记表等。

保险公司档案管理制度篇3

一、实现医疗保险档案信息化管理面临的挑战

1、信息化管理的专业素质不高。

由于我国的医疗保险档案的信息化管理还是处于起步阶段，所以未能有效地引起相关部门领导的重视，所以部门对于档案管理的工作的重视程度不高，对于医疗档案管理的人员，基本上都是属于兼职或者非专业的情况。所以我国医疗保险档案实现信息化管理第一个面临的挑战就是信息化管理的专业素质不高。

2、未能很好地实现共享。

也正是因为我国的医疗保险档案的信息化管理发展缓慢，从而导致我国对于档案信息化的建设还存在许多的不足，比如各个部门之间、各个地区之间的信息共享还未能建立起来，或者是还不够完善，未能有效地实现档案信息的共享。

3、信息化管理未能实现规范化。

由于相关部门领导对于医疗保险档案信息化管理的重视程度不高，所以导致相互间的信息化管理规范未能达到一致，而档案信息化管理的规范如未能达到一致的话，将有可能导致档案资料的丢失。所以，要实现医疗保险档案的信息化管理，就要实现不同部门、不同地区间的一致的管理规范。

二、实现医疗保险档案信息化管理的策略

1、培养信息化、专业化的档案管理人才。

要实现医疗保险档案的信息化管理，对于管理人员的要求也要不断地提高，首先，档案管理人员要确保其专业素质，确保其对于档案管理的工作内容的了解，因为在开展档案管理的过程中，我们不仅要知其然，更要知其所以然，这样才能有效地提高档案管理效率。其次，要实现信息化管理，就要确保管理人员的信息技术水平，只有确保管理人员的信息技术水平，才能有效地实现信息化管理。所以，相关部门领导就要加强对医疗保险档案的管理人员关于专业化、信息化的培训。如聘请档案专业教授以及信息技术教授来开展讲座，从而更好地提高管理人员对于档案管理的认识以及对信息技术的认识和应用。

2、制定和完善档案管理的信息共享化。

因为相关部门的领导对于医疗保险档案的信息化管理的重视程度不高，所以要实现档案管理的信息化管理，首先就要转变相关部门对于信息化管理的认识，从而提高领导们对于信息化的重视程度。例如，我们可以将实现医疗保险档案的信息化管理的优点都描述出来并列举相应的例子来进行说明，然后将其递交给领导们浏览，从而让他们更好认识到信息化管理对于医疗保险档案管理的作用。如，实现信息化管理后，我们就可以节省信息传递的时间，如果员工在医院就医后，其就医信息就可以立刻更新在企业档案管理系统当中，这样就可以缩短信息传递的时间，而且还能有效地确保信息的真实性。所以，要实现医疗保险档案的信息化管理，我们就要提高相关部门对其建设的重视程度，然后才能更好地制定和完善档案管理的信息共享化。要实现档案信息的共享化，就需要建立一个共享网络，比如，要实现定点医院与企业之间的就医信息共享，那么就需要在企业和医院之间建立一个共享网络，从而更好地实现信息的共享。然而在进行信息共享的过程中，就会容易出现信息的保密问题，因为医疗保险档案是属于个人隐私，所以在进行信息共享的同时，我们也要做好相应的安全保护工作。如建立安全性高的共享平台，限制登录平台查询信息的人数等等，从而更好地确保医疗保险档案信息在共享过程中的安全保密问题。

3、完善信息化档案管理的规范。

要实现医疗保险档案的信息化管理，提高管理效率，相关部门也要完善信息化档案管理的规范，如果每间医院、不同企业单位之间的信息化管理的标准都不一样，那么在进行信息整合的时候就很容易出现信息的丢失或者整理难度增大，从而降低档案管理效率。例如，A公司的医疗保险档案信息化管理有着自己的规范，而B医院的医疗保险档案信息化管理又有着自己的规范，C单位的医疗保险档案信息化管理又有着自己的规范，假设甲在A公司工作的时候，曾到B医院就医过，后来甲跳槽到了C单位，C单位需要对甲之前的医疗信息进行整理，那么就需要A公司提供资料，而A公司则需要B医院提供甲的就医信息。如果单位部门之间的信息化管理规范不一致，那么在整理资料时，就很难进行整理或者在整理的过程中可能会丢失部分资料。所以为了更好地实现医疗保险档案的信息化管理，我们就要对各个部门、各个单位以及各间公司进行一致的规范，这样才能提高档案的管理效率。

三、结语

保险公司档案管理制度篇4

关键词：个性化服务；缺陷；思路

中图分类号：F842、4 文献标识码：A doi:10、3969/j、issn、1672-3309（x）、2012、03、39 文章编号：1672-3309（2012）03-86-02

个性化服务是一种有针对性的服务方式，根据用户的设定来实现，依据各种渠道对资源进行收集、整理和分类，向用户提供和推荐相关信息，以满足用户的需求。随着社会经济的飞速发展，企业之间的竞争由原来单纯技术层面的竞争，发展到服务方面的竞争。保险公司也不例外，随着国内保险市场的日趋成熟，保险公司之间的竞争也日趋白热化。目前国内大多数保险公司都推出了自己的个性化服务，市场上各类保险个性化服务咨询扑面而来，从产险到寿险，几乎囊括了生活的方方面面，范围之广，令人应接不暇。由此可见，个性化服务已经成为保险公司营销战略的一个重要组成部分。

保险公司的客户多种多样，客户的需求也是千差万别。保险产品及其服务就是要尽可能地满足所有客户的需求。保险公司从业人员，最重要的是把握住客户的需求点，了解客户需求的多样化，提供适合客户需求的服务，建立与客户良好的信任关系，搭建一条公司和客户之间友谊的桥梁。只有这样才能保持公司健康稳定的发展势头。从这个角度看，提供个性化的保险服务，恰好满足了高端客户的各种需求。首先，客户可以及时反映对保险产品的个性化要求，从保险营销人员那里得到及时、有针对性的服务，从而获得了预期利益的满足或使不合理的预期利益得到了纠正，降低了购买风险，提升了客户价值。其次，客户通过各种信息渠道及时地与保险营销人员进行沟通，节省了寻找、挑选、购买产品时消耗的时间和精力。最后，个性化服务可以使保险公司与客户之间建立起良好的合作伙伴关系，会提高客户的忠诚度，创造固定客户群体。

保险公司在经营自身业务时要充分考虑企业效益，根据20/80法则，公司80%的利润来自于20%的客户，而剩余80%的客户只能给公司带来20%的利润。这20%的高端客户应该成为保险公司重点经营和发展的对象，因此，对这类高端客户提供个性化服务就显得很有必要。可以预见，提供个性化服务将成为未来中国保险业的发展趋势之一。

一、个性化服务存在的缺陷

保险公司应谨慎开展个性化服务。现阶段保险公司大肆推行个性化服务，在提高企业经济实力的同时，也存在着很多不可忽视的问题。

（一）增加了公司成本

目前保险公司推行的个性化服务尚处在发展初期，很多条件还不具备。保险公司要推行个性化服务，必须以客户需求为导向，让公司进行额外的投入提供新服务，必然增加了公司成本，影响保险公司经营的效益。

（二）增大工作的复杂性和管理难度

对每位客户提供不同的个性化服务，无形之中增加了保险公司经营管理的难度。对保险公司来说，要满足每一位客户的需求，对保险营销人员业务素质提出了很高的要求；而保险公司如果要兼顾所有的客户，必然会使管理工作变得非常复杂，整个营销服务网络都将经历严峻的考验。

（三）受消费者隐私保护的制约

由于保险公司在提供服务之前会要求客户填写完善的个人信息，所以很可能让客户产生对公司不信任，在顾客了解复杂的产品信息的过程中也有可能产生抵触情绪。

二、对策思路

（一）更好地体现个性化服务

很多保险企业在提供个性化服务的过程中的做法很具有共性化，请客吃饭、中秋节送月饼、生日送蛋糕等，但是效果往往不太好，例如如果礼物太轻，不仅不会打动客户还会遭到客户的斥责，而礼物太重，会让客户认为保险公司获得了高额的利润。笔者认为，在竞争日益激烈的今天，保险公司应该考虑如何利用个性化服务打动客户，与客户时常沟通思想和情感比单纯的礼物更好。个性化的服务，是创造价值的服务；共性化的服务不仅不创造价值，而且有可能创造负价值。例如，保险公司的营销人员可以经常走访客户，以短信形式提醒客户天气变化，更注重与客户的情感交流，另外，营销员还可以把公司的最新产品信息及时告诉客户，让他们把握最新的产品动态，表明营销员是时常站在客户角度尽心尽力地着想。实际上，多关心一下客户的情况，聊一些生活上的问题，时常去拜访一下，会让客户在情感上把营销员提升到朋友或家人的位置，营销员与客户之间不再只谈保险，营销员把客户的事情当成自己的事情去关注，在赢得客户的信赖，也能达到节约成本的目的。

（二）健全信息，建立客户档案

健全的客户信息是个性化服务的基础。保险公司要把顾客当作一项资产来管理，对每一位客户都必须设定直接的营销员，营销员应建立自己的客户档案。首先，档案的资料应有助于全面描绘客户的情况，不仅要反映客户的基本信息，最好还包括习惯、爱好、消费能力、消费档次等等。其次，档案必须是及时更新，每一次与客户接触后，保险公司应及时将这些信息输入到档案中，在顾客未注意到的情况下，送上贴心的服务和建议。最后，客户档案的信息应在公司内各部门之间得到充分的共享，例如产险部门和寿险部门可以建立统一的客户档案，全面了解客户的动态，这样才能实现真正意义上的个性化服务，提高保险公司的效率和客户的价值。

（三）扩大客户范围

如今的高端保险客户在选择保险产品时，除了看重其保障功能外，更看重保险公司所能提供的优质服务。保险公司应根据客户的价值和吸引及保持客户所需成本进行成本收益权衡，确定级别，例如高端客户和一般客户。提供个性化服务的初期，保险公司应首先对能给自己带来丰厚收益的高端客户提供个性化服务，逐渐扩大客户的服务范围。要扩大客户群，首先，保险公司要建立良好的公司形象，树立健康的企业文化；其次，加强业务人员的专业培训，特别是针对高端客户群的营销员的培养；最后，将保险服务融入到客户的生活圈中，尝试在各种场合吸引客户。

（四）完善公司内部制度创新

个性化服务要求保险公司对顾客需求的反应灵活快捷，这对公司的组织结构提出了很高的要求。个性化服务与传统的标准化、规范化服务不同，保险公司必须在制度设计上进行改革。要提供完善、可行的个性化服务，保险公司当前的业务流程要做出根本性的思考和改进，以求在成本、质量服务和效率等各项指标上取得显著的改善。保险公司应建立扁平化的组织结构，削减内部层次，才能降低工作的复杂性和管理难度，提高客户信息传递与沟通效率，真正发挥公司内部员工的创造性。

参考文献：

保险公司档案管理制度篇5

关键词：保险　制度　监管　建议

坚持落实科学发展观和国家重视扶持保险业发展的若干方针政策，促进了保险业的空前繁荣。截止到2008年末，全国共有保险公司130多家，其中人身险公司59家，保险中介机构2327家，共有保险从业人员322、8万人，其中保险个人人262、9万人。

保险人制度从1992年进入中国大陆。人制度指的是由保险监管部门或者保险行业协会在营运过程中形成的针对保险从业人员的约束机制。在保险的发展历史中，美国、日本等发达国家都形成了较为完善的人制度，而我国的人制度发展仅仅只有十几年的历史。该制度对于推动我国保险事业特别是寿险事业的发展做出了重要的贡献。但随着保险市场的不断成熟，监管体系的不断完善，保险个人人制度建设在监管方面出现了新的研究课题。这些研究课题来自保险人监管中出现的几个新矛盾。集中表现在以下两个方面：

一、一个人多家的现象普遍存在

按照《中华人民共和国保险法》的第一百二十九条规定：个人保险人在代为办理人寿保险业务时，不得同时接受两个以上保险人的委托。到底是什么原因造成一个人多家这种现象出现呢?主要是因为各保险公司目前对保险个人人的需求远远超过了保险个人人的有效供给。可能有人会反对这种观点，认为个人保险人比比皆是，只要考取资格证就可以上岗。其实不然。各家公司争夺的对象实际是占行业30％的高绩效人员，即所谓的保险行业的“二八定律”或“三七现象”。这些绩优人员的业务能力和业务品质要通过一段时间的业务开展才能显现出来。而人身险公司的经营性质决定产品销售大多为期缴产品销售，对于在人身险公司从业的保险个人人来说，续期利益成为影响其收入的至关重要的利益。所以保险人最初想方设法维持这块利益，通过不断展业做新单达到公司要求的业绩标准以确保续期利益不丢失。

但事实上，保险公司雨后春笋般地成立，在促进保险业繁荣发展的同时，也加剧了市场竞争。保险公司对市场份额的激烈争夺不仅体现在产品、价格和服务方面，当前更多的体现在对保险个人人的争夺上。谁拥有更多的人力往往就意味着谁在竞争中占据上风，占据主动。而最大限度地挖掘对手人力快速壮大自己的实力正好是一箭双雕。所以新成立公司往往不惜成本、不惜代价用更高的利益吸引人才。为追求利益最大化，众多的个人保险人选择了一个身份多家的做法，而且创造出了羊群效应，使得这种现象在行业中不断蔓延开来。

二、行业内从业人员流动过于频繁。给保险行业健康发展带来一系列隐患

近年来，保险行业的从业人员流动频率远远超出其他行业的人员流动，特别是保险个人人的流动更加趋于非理性。每当一个新公司诞生，原有的保险公司就要承受一次人员流失的阵痛，这虽然有助于促进原有公司经营管理能力、服务水平提升，促进原有公司重视人员培养、教育，但从另一个方面也加大了保险公司的运营成本和经营风险。比如：各家公司为吸引人、留住人，纷纷修订《基本法》，加大财务支持力度，提高手续费率等。团队的每次非理性集体跳槽都会给新公司带来业绩的快速增长，而同时原有的保险公司若不能及时补充人员则会出现保费大起大落，严重者甚至会出现局部保费断流，但最终无论是受益者还是受害者双方都要付出高昂的成本和巨大的代价。倘若长此以往不加以规范，势必造成恶性循环，对保险行业的健康有序发展带来重大的隐患。

面对中国保险业如火如荼的良好发展局面，我们不能投鼠忌器，畏首畏尾，要有的放矢、及时准确地对这种现象进行管控和规范，一种比较有效的管控手段是在保险行业内建立个人人档案，对其实施有效管控。建议如下：

一、出台行业关于建立保险个人人档案的统一标准和规范性文件，由监管机关和行业协会制定出统一的档案格式和要求，下发给各保险公司执行。

档案的内容可分为五部分：

1、个人人的全部基本资料；

2、个人人的从业经历及接受教育、培训的记录及得分；

3、个人人各个阶段的业绩情况及日常行为考核情况；

4、个人人的资信状况、受奖惩及是否有违规记录；

5、整个档案的得分标准及其本人综合得分。

二、对保险个人人档案流转的管控措施。

1、设计、开发相应的管理软件，建立行业互动平台。

对于达不到限定期限和限定分值的档案不予流转；对于达不到监管要求分值的档案予以冻结，并通过互动平台实现信息共享。

2、建立快速、高效、公正、合理的档案流转程序。

保险个人人档案建立后在各家公司，必须在监管机关统一电子信息平台上进行操作，否则不能取得合法有效的资格证；应在全国范围内对档案统一编号，这意味着每个人只有一个身份。同一身份第二次出现的时候将被锁定，接受审查。

3、将人考试成绩和考试号记入档案和互动平台，由监管机关发放工号，否则不予发放人资格证。

保险人在当今保险行业有着举足轻重的作用，因此必须加大监管力度，才能有效保证保险市场的平衡稳定，保险业务的稳步发展。

保险公司档案管理制度篇6

【关键词】 中小企业融资; 信用风险; 中小企业信用体系; 信用担保; 贷款信用保险

截至2009年9月底,全国中小企业达1 023、1万户,超过企业总户数的99%,其创造的最终产品和服务价值相当于国内生产总值的60%左右,提供了近80%的城镇就业岗位。中小企业在促进经济增长,保持社会稳定等方面起到了重要作用,但融资难已经成了制约其进一步发展的瓶颈。融资难的主要原因是中小企业信用风险高,只有解决了中小企业的信用风险,才能从根本上解决其融资难的问题。

一、降低中小企业融资信用风险的方法

降低中小企业融资信用风险,可以从内外两方面入手。在企业内部,可以通过建立和完善规范的管理制度,积极开发适销对路的新产品,扩大生产规模,增加企业盈利水平从而扩大资产规模。但目前降低中小企业信用风险的有效方法应当从外部入手。“酒香也怕巷子深”,在信息不对称的市场经济中,中小企业要想提高自己的信用度,主要靠外部措施。

(一)建立中小企业社会信用体系

中小企业融资难的根本原因不是不讲信用,而是没有社会公认的信用评价。建立中小企业社会信用体系是降低中小企业融资信用风险的首要也是根本的方法,而中小企业信用档案是整个信用体系建设的基础。中小企业信用档案是中小企业的经济身份证,是中小企业的信用名片。它是全面、客观地记录中小企业基本信息和经营、信用活动,反映企业信用状况的书面文件。

建立中小企业信用档案的目的就是给中小企业提供一个自我公开、自我展示的平台,它可以充作信誉抵押品,帮助银行和其他企业更全面、准确地了解本企业,进而为本企业的融资和其它经济交易提供参考和借鉴。同时,也有助于地方政府部门、金融、商业、社会服务机构对信用记录良好的企业给予优惠和便利,对信用记录不好的企业给予严格限制,在全社会范围内形成良好的信用文化。

(二)由专业担保机构对中小企业融资提供信用担保

中小企业信用担保机构是指依法设立主要从事中小企业信用担保、再担保,并独立承担信用担保责任和风险的产业化融资服务机构。担保机构提供的是信用,经营的是风险。当中小企业未能按合同约定向银行偿还贷款本息时,担保机构依担保合同进行代位偿还。

由于我国中小企业社会信用体系不健全及自身规模有限,中小企业很难提供足够的符合银行要求的担保抵押物。如果存在一个信誉良好的机构为中小企业融资提供担保,就会大大降低中小企业的融资难度。于是,中小企业信用担保行业应运而生。有了担保机构的担保,银行就可以大胆地对中小企业放贷;而中小企业就可以融到资金。在中小企业社会信用体系不完善的情况下,中小企业融资信用担保成为目前解决中小企业融资信用风险的重要方法。

(三)贷款信用保险

货款信用保险是保险人对银行或其他金融机构与企业之间的借贷合同进行担保并承保其信用风险的保险。为了保证借款的顺利进行,降低中小企业自身信用风险,在社会信用体系不完善,担保机构能力有限的情况下,中小企业可以向保险公司投保贷款信用保证保险。

贷款信用保险可以实现银行、保险公司和中小企业三方共赢。贷款信用保险可以提高中小企业信用等级和融资能力;可以将原本由银行承担的中小企业信用风险转移给保险公司;可以使保险公司的产品多样化,同时也可以拓宽自身的业务规模。

二、完善降低中小企业融资信用风险的各种方法

(一)完善中小企业社会信用体系

目前,我国中小企业信用档案库是人民银行组织商业银行,在工商、质检、税务、法院等部门的大力支持和配合下建立起来的。在实际运行过程中出现了诸如征信面不够广泛,企业自己申报信息的可信度和正确性问题;中小企业信用档案的保密与公开的矛盾以及缺乏相应的配套法规等问题。完善中小企业信用体系,就要从这些方面入手。

1、扩大中小企业征信面。一方面增加纳入中小企业信用档案的企业数量。目前,中小企业信用档案仅仅包括了不到三分之二的中小企业,而且不包括个体工商户。将数量众多的个体工商户排除在中小企业征信范围外显然是不妥的。一是由于个体工商户数量众多;二是将个体工商户的信用情况纳入信用档案,也就相当于将众多的个体工商经营者个人纳入了社会信用体系中,因此,应尽快将全部中小企业纳入征信范围。另一方面要进一步完善征信标准和相关内容,把与企业信用有关的内容及时、完整地记录进案,同时要修订银行贷款信用等级中一些歧视中小企业的评定标准,取消某些歧视性的评价项目。

2、加强对企业自己申报信息的可信度和准确性的管理。中小企业信用档案中有许多内容是需要企业自己申报的,因此导致企业提供一些虚假信息。解决这一问题,除了加强对企业相关人员的教育,提高其诚信意识之外,还要有严格的制度进行约束。一是建立黑红名单制度,对于提供虚假信息的企业,一旦发现就将其计入信用黑名单,而将诚实守信的企业计入红名单,同时对进入黑红名单的企业分别予以公示。二是建立社会监督体系,畅通社会监督反馈体系。对于检举中小企业提供虚假信息的个人或者其他企业组织,给予一定的物质或精神奖励。为防范被检举企业打击报复行为,可以对检举者采取必要的保密或保护措施。

3、解决信用档案保密与公开之间的矛盾。一方面要注意对中小企业信用档案的适度保密。一些中小企业之所以不愿主动申报自己的相关资料,主要是怕商业秘密被泄露。中小企业信用档案要做到合理的保密,对于非法泄露秘密的行为要予以严惩;同时要加强计算机网络的安全管理,防止病毒或者其他情况下对信息的泄露或篡改。另一方面,中小企业信用档案如果过于保密,就不能正确发挥信用档案的作用。目前,企业的交易对象如果想了解该中小企业的信用状况,必须经过该企业授权。这就意味着如果该企业不授权,交易对象是不会看到企业的信用档案的,这样就不能正确发挥信用档案的作用。所以,应当对社会特别是交易对象适度公开企业的信用档案。

4、合理确定失信记录的保存时间。我国目前没有统一的法规来规定不良信用记录的保存时间。在国外,一般的负面记录保存7年,破产记录一般保存10年。我国应明确规定中小企业不良信用记录的保存时间。同时,银行体系应当根据实际情况,适时调整企业的信用记录。

(二)完善中小企业信用担保体系

从1999年到2008年底,全国中小企业信用担保机构已经发展到了4 300多家,累计为70多万户中小企业提供了1、75万亿贷款的担保。但在担保业快速发展的同时也存在诸如担保机构规模小,实力弱,发展过快过滥;相关法律建设滞后,缺乏对担保业的规范管理以及担保机构存在运作不规范、抗风险能力不强等问题。

1、加大政策扶持和资金支持力度,完善各项配套措施。一是中央和地方财政要进一步贯彻落实《中小企业促进法》有关财政资金支持信用担保的规定,设立支持中小企业信用担保体系建设的专项资金;二是继续加大税收政策扶持,为体现政府的政策导向,对符合条件的中小企业信用担保机构继续给予减免营业税政策支持;三是扩大担保抵押物的范围,将企业应收账款、存货等动产、股权,以及与知识产权相关的无形资产都纳入抵押物范围,同时允许个人进行无限责任反担保;四是减少对行政担保机构的干预,建立合理的内部治理结构。

2、提高担保机构风险管理水平,建立相应的风险分散机制。一方面要建立完善的风险管理制度,对业务人员进行培训,提高他们识别、控制和化解风险的能力;同时要提足担保风险准备金,提高自身抗风险能力。另一方面要建立一系列风险分散制度,建立比例担保制度、反担保制度和再担保(基金)制度。

3、尽快制定和完善相关法规,加强对中小企业信用担保业的规范与监管。一是尽快出台《中小企业信用担保管理办法》,对各级担保机构的市场进出条件、财务与内控办法、风险防范与损失分担机制等方面做出明确规定。二是改变目前担保机构实行的混合定位,使政策性担保机构主要从事高风险贷款担保,商业性担保机构主要承担合同履约担保。三是相关部门要开展对中小企业信用担保机构的备案管理、资信评级、绩效考核和在线申报及动态监管,从而提高担保机构的管理水平。四是引导各地普遍建立行业自律性组织,促进担保业自我管理水平的提高。

(三)加强开展中小企业贷款信用保险

从1990年开始,我国试办了国内贷款履约保险。由于近年来信用环境较差以及相关法律法规不健全等原因,很多保险公司已经停办了贷款保证保险。

总的来看,国内开发贷款信用保险产品的公司太少,而且保险的种类很单一,再加上保险公司在核保与核赔时的高门槛,我国目前的贷款信用保险并没有对分散银行信贷风险进而解决中小企业融资问题起到实质作用。因此,这种业务虽然被看好,但是在我国的发展还是很缓慢很滞后的。国内保险公司应尽快开发出不同种类的贷款保证保险,并且细化每种产品所承保的风险。这样既可以使自己的产品多样化,也可以降低管理成本。

【参考文献】

[1] 王传东,王家传、 中小企业信用担保的国际经验与借鉴[J]、国际金融研究,2005(10)、

[2] 建立完善中小企业信用担保体系――专访国家发展改革委中小企业司狄娜巡视员[EB/OL]、business、省略,2007-09-17、

保险公司档案管理制度篇7

文档影像行业信息化

最佳应用奖

2012年度中国社保行业信息化最佳解决方案奖

北京维斯得凯信息技术有限公司是柯达高速扫描仪中国区总,为金融、邮政、保险、政府、医疗、教育、企事业等多个行业用户提供文档电子化解决方案及柯达高速文档扫描仪、数字化加工服务，是一家集文档电子化系统集成和外包服务为一体的专业化公司,更是中国文档影像行业发展的积极推动者。

北京维斯得凯信息技术有限公司（以下简称维斯得凯）成立于2001年，注册资金5000万元，是柯达高速扫描仪中国区总商，总部设在北京。

维斯得凯致力于为金融、邮政、保险、政府、医疗、教育、企事业等多个行业用户提供文档电子化解决方案及柯达高速文档扫描仪、数字化加工服务，是一家集文档电子化系统集成和外包服务为一体的专业化公司。

维斯得凯是中国文档影像行业的积极推动者。随着信息化建设的深入，近年来文档影像应用成为企业、政府信息化建设的重点。维斯得凯在每个应用领域都有专业的解决方案，提供先进的产品以及完善的技术支持服务，帮助用户创造价值。

从2001年成立起，维斯得凯一直为国内主要银行提供优质高效的服务，积累了大量典型的成功案例和项目管理经验。维斯得凯的快速发展得益于其技术创新能力。凭借雄厚的科研实力，维斯得凯不仅具备快速优异的图像处理、图像压缩以及字符腐蚀、膨胀和水印等技术，还自主开发了能兼容所有具有标准接口的扫描仪的高速扫描控制软件。维斯得凯的所有产品均拥有自主知识产权，大部分产品在国家版权局注册登记，并通过了北京市软件产品协会的软件产品认证。在多年发展过程中，公司与Kodak、IBM、HP、PLASMON、JVC等众多知名企业建立了良好的合作关系。

方案、产品和服务

通用文档影像管理平台

通用文档影像管理平台（DocumentIMPS）能够管理各个行业纸质档案，提供这些档案数据的管理、存储和高效利用。由于不同的行业需要不同的行业信息，如银行的票据包含账号、金额、日期等信息，而电信行业的登记档案则包含身份证号、姓名等信息，为了具备处理这些相差甚远行业的元数据信息，DocumentIMPS平台采用XML技术提供一种开放灵活的元数据管理机制，并能够通过简单的配置来实现影像文件捕获、归档、查询、管理的功能，为用户提供一个稳定、可靠、高效的文档影像存储服务平台。

文档影像扫描系统

文档影像扫描系统采用先进的图像扫描技术，拥有图像处理、图像压缩的相关功能，将传统纸媒介信息进行数字化（TIFF、BMP、JPG）处理，形成电子文件影像，并可方便地与互联网技术相结合，广泛地应用于图书馆、档案馆、博物馆、出版社、政府机关、银行、税务、保险等机构，进行图书、文件、档案、票据等的数字化加工、管理和使用。

影像开发包

影像开发包是适应影像文档处理需要而发展起来的高级图像处理技术。开发包分为三个功能模块：扫描控件（keyscan、ocx）、图像显示控件（Keyimage、ocx）、图像处理控件（keyprocess、ocx）。扫描控件（keyscan、ocx）完成纸质档案数字化采集（图像格式Bmp、Jpeg、Tiff）；图像显示控件（Keyimage、ocx）以控件的形式打开图像文件并显示，支持B/S和C/S的应用；图像处理控件（keyprocess、ocx）对图像进行图像拼接、图像分割、图像水印处理。

信用卡征审工作流

各商业银行纷纷建设信用卡申请处理系统，要求快速发卡、从容应对巨量申请进件。维斯得凯为银行业提供了一套系统解决方案，该方案基于工作流的设计思想，整合业务系统中的作业流程，方便地实施流程再造，提高业务的处理效率，降低业务成本。通过工作流引擎实现影像在业务处理流程中的流转，工作流引擎作为底层的传送渠道，一方面运载着数字影像，另一方面调用业务系统，实现影像工作流程。该系统实施后发卡时间从原来的平均15个工作日提升到平均5个工作日，并能实现当日申请当日发卡。

银行后督系统简介

系统采用高速扫描仪批量录入凭证的电子影像，能自动识别凭证影像的版面信息，通过OCR识别技术自动识别凭证要素，在建立凭证影像精确索引的同时，自动勾对银行事后监督的流水数据，并利用已建立对应关系的凭证影像和流水数据进行自动的业务审核。系统的使用不仅实现了凭证的缩微保存、在线查询，同时还完成了凭证的一部分自动监督功能，改变目前银行传统、低效、分散的操作管理模式，实行集约化管理和风险集中控制。

BPO服务

维斯得凯的BPO服务能够帮助客户专注于自己的核心业务行为，并且能够帮助客户从高昂的业务或系统采购预算的麻烦中解脱出来。客户能够将自己辅助甚至关键的业务系统委托给维斯得凯公司，由维斯得凯公司按照双方协定的要求为客户提供相应的服务。

维斯得凯提供的BPO服务包括：前台系统，呼入型销售电话/预约，技术支持/帮助桌面，后台系统，数据访问的处理，文档票据的数据化处理，账单的设计、打印，存储管理，客户记录管理，数据库管理，数据采集录入处理，客户查询、管理和处理等。

重要行业应用和行业客户

通过与柯达公司、商的紧密合作，维斯得凯的产品和行业解决方案已成功地推广到银行业和保险业，如中国工商银行、中国农业银行、中国邮政储蓄银行、中国交通银行、中国银行、中国建设银行、招商银行、民生银行、光大银行、华夏银行、中信银行、浦发银行、广发银行、深圳发展银行、兴业银行，以及60多家城市商业银行和200多家农村信用社。此外，还有中国人寿保险、中国人民保险、太平洋保险、新华保险、泰康保险、平安保险等大型保险机构。

在社保、工商、税务、国土资源、法院、公安、检察院、司法、医疗卫生、档案、教育等政府机构和邮政、电信、电力、石油、石化、制造、证券、军队、科研院所等大型企业，维斯得凯的产品和行业解决方案也得到了广泛的应用。

人力资源与技术支持

保险公司档案管理制度篇8

(是指将研究对象密切相关的各种主要优势、劣势、机会和风险等，通过调查列举出来)，分析了大型企业文档管理的优势、劣势、机会与风险，并据此探索如何利用企业已有资源扬长避短提高企业文档管理水平。

一、大型企业文档管理的优势、，劣势，机会和风险

(一)优势

1、资金支持。企业是以盈利为目的的经济实体。文档管理投入与收益比是企业文档管理必须考虑的问题，而档案工作的效益具有隐蔽性和滞后性的特点。很多小企业由于资金不足，因而在开展文档管理工作上“心有余而力不足”。相比而言，大型企业由于资金充足，在文档管理的资金投入上优势显著。

2、人才支持。企业文档管理的标准化离不开具有专业素质的档案人才。与中小型企业相比，大型企业不论是对档案人才的吸引还是对档案人才的重视都有显著优势。例如，中国电子进出口总公司近几年不仅招聘高校档案专业毕业生，而且与高校合作密切，借助外部资源提高自身文档管理水平。

3、理念支持。随着知识经济时代的来临，企业档案知识化管理的观念不断增强，文档一体化管理的思想也深入人心。特别是大型企业，由于文档管理对其竞争实力有重要影响，因此它们对一些先进的文档管理理念有较强的学习需求，并且能快速应用到文档管理工作中去。

4、技术支持。多数大型企业已意识到知识管理和企业信息化的意义和价值，并且通过办公自动化、管理信息、客户关系管理等应用系统的不断建立，来加快企业的信息化进程。近些年来，我国一些大型企业普遍建立了信息网络，初步实现了档案电子化，档案智能化服务明显改进。例如，中国电子进出口总公司自行开发研制了ERP系统，公司网络也按等级分为内网、外网进行管理，员工可以在网上处理文件、获取信息。

(二)劣势

1、大型企业集团内部结构复杂，文档管理工作难度大。例如，中国电子进出口总公司主要业务涉及海外工程、招标与采购、系统设备、防务电子船舶业务、国际贸易等，这些大大增加了档案管理工作的复杂性。

2、大型企业具有规模大和地域分布广的特征，要求档案管理手段的多元化。例如，中国电子进出口总公司目前拥有境内外58个全资和控股子公司，5个驻外办事处，200多个独资、合资、内联、参股企业。企业集团各成员企业所有制不同，自身情况不同，档案管理工作的发展程度不同。要求根据自身实际情况，灵活确定档案管理的方式和方法。

(三)机会

1、时代需求。在知识经济时代的宏观背景下和现代企业制度的微观背景下，文档管理知识化不仅是时代趋势，也是现代企业制度应有的有机组成部分。

2、竞争需求。企业竞争已经逐渐从实体竞争转向知识竞争。特别是大型企业之间的竞争，大规模的集成优势已经不明显。知识、信息的竞争是大型企业未来竞争的焦点，需要以档案为主体的企业信息资源为企业集团管理和决策提供有效的信息保障，需要利用档案的凭证价值，维护企业集团的台法权益。

3、用户需求。服务企业的观念是企业档案工作的强大动力。大型企业需要通过企业集团的档案记录企业集团的历史，了解企业集团的过去、决策现在、预测未来，需要利用企业集团的档案树立企业形象、企业品牌，宣传企业文化，提高企业的知名度。

(四)风险

1、信息孤岛。大型企业的文档管理工作复杂，很多企业已经开发设计了自身的信息管理系统，如财务管理系统、人力资源管理系统、OA系统等。文档管理系统的升级更新必须保证和已有系统的链接和共享，实现统筹兼顾、无缝衔接。否则，不但不能提高文件流转效率，反而会造成一个个的信息孤岛，增加企业运行成本、降低竞争力。

2、风险管理。计算机技术、网络技术在文档管理工作中的应用使文档管理上了一个新台阶。近些年来，我国一些国有大型企业普遍建立了信息网络，初步实现了档案电子化，但随之而来的电子文件风险却并未引起足够重视。

二、扬长避短，促进大型企业文档管理升级

随着知识经济的发展，知识管理在整个经济领域得到广泛的应用，将知识管理运用于企业文档管理，能够有效地促进企业文档管理的升级，使企业在竞争中获得新的优势。根据以上对大型企业文档管理的态势分析，笔者认为可以从制度规范管理、人力资源管理和信息技术管理三个方面采取措施，促进企业文档管理的升级。

(一)建立文档管理规范化、制度化的工作平台

制度是文档管理的基础，建立覆盖企业文档工作全过程的制度规范是企业提高文档管理水平的首要任务。改革开放以来，企业档案管理的规范化标准化水平不断提高，但仍有待于进一步健全完善。特别是大型企业，文档管理跨度大、难度高，制度规范的创新已迫在眉睫。制度规范的创新制定是一项宏大、长期的工程，必须要有整体的、有所侧重的实施计划，不能盲目上马，否则会破坏现有的工作秩序而不能更好地管理文件档案。针对上面的问题，提出以下建议：

1、有优先度的整体规划。制度的制定工作要按优先度分先后执行。小到归档制度，大到公司整个文档管理制度，需要制定建设的有很多，不能眉毛胡子一把抓，要分清轻重缓急，制定一个长远规划，按步骤执行。

2、全程管理、一体化思想。文档管理工作，从归档到利用，每部分工作都有各自的要求和规范，全程管理的一体化思想必不可少。如归档范围、分类方案、保管期限，这三个规范标准密切联系各有交叉，实际工作面对的情况复杂易变，必须要有整体的、全程的考虑思想，这样才能避免制度或者规定之间的冲突和矛盾。

3、具体化、量化的条款。像归档范围、分类方案、保管期限这种实际工作需要参照的规范、条款，要做到尽可能具体化和量化，如归档范围要明确业务员手中的哪些文件需归档，分类方案尽量涵盖公司所有的各种类型文件，保管期限尽量少一些类似“保存15年到50年”的规定。

(二)加强人力资源管理

在制度标准化的前提下，第二步就是保证员工依照制度管理档案了。目前，越来越多的企业领导者认识到企业档案资源在推动企业发展上的重要性，重视对企业档案基础设施建设的投入，但大多数企业的档案人员不同程度地存在着文化素质不高、知识结构老化、满足于简单的立卷归档、缺乏开发利用档案资源能力等问题，制约着企业文档管理水平的提高。针对以上问题，提出如下建议：

1、提高对文档管理人员的要求，利用高校资源提高素质。文档工作人员需要深入了解机构的主要活动，把握文件、档案流动情况，在机构决策活动中发挥更大作用。这对文档工作人员的素质也提出了技术性、全程性、互动性、全元性的新要求。可以通过与高校合作开展在岗培训的方式，提高文档管理人员的素质，也可以直接从高校引进专业的文档管理人才

2、引进档案工作绩效管理。将档案工作纳入企业绩效管理体系的范畴，可以激发企业员工的潜能，促进档案工作与企业各项工作同步发展。

(三)信息技术管理方面

合理高效的信息化管理离不开安全、便于利用的信息系统。为了实现文档管理的高效与安全，需要在以下几个方面下工夫：