诉讼档案管理(精选8篇)
诉讼档案管理篇1
关键词：诉讼，档案管理，检察院
1、目前基层检察院档案工作中存在问题
随着检察院办案工作的公开化透明化，档案工作重要性的日益显现，大部分基层检察院高度重视做好此项工作、注重在软件硬件建设方面狠下功夫。购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，做到办公、库房、阅卷三分开，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层检察院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
（1）配套工作难以跟上档案数量急增。实践证明，当前经济越发达地区，刑事案件的发案越多；并且随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，各类纠纷也不断增长，直接导致基层检察院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。但与此同时，检察机关档案工作的软件硬件工作相对滞后，难以配合档案数量的同步增长;。
（2）人员配备难以适应档案管理要求。根据人民检察院诉讼档案管理办法中的机构和职责的规定，各基层检察院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。但受案多人少矛盾的影响，大部分基层检察院的专职档案员仅有1～2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案数量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的日常管理，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
（3）落实档案管理制度不理想。一是移交制度不健全。部分检察院没有制定移交和归档制度，哪些该归档没有明确细则，于是很多情况是你交我就收，你不交我也不问；二是责任制度不健全。部分检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约。论文参考网。三是落实制度执行差。部分检察院虽然制定了一些制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。
（4）档案材料内容不够完整。由于以上种种原因，衍生出很多实际问题。首先，档案材料容易泄密。按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，就会出现丢失、泄密等问题。其次，影响档案使用效果。档案人员在接收档案时发现有相当部分档案材料中存在卷内材料不全，这是档案工作的一大硬伤，因为如果保存的是不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，反映不了真实情况。再次，影响案件的公正性。诉讼档案卷内文件出现缺失，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，人民检察院的依法公正、依法监督形象也必将严重受损。
2、加强基层检察院档案工作的几点建议
档案工作作为党和国家的一项重要事业，如何顺应时代和社会的发展，不断创新，如何变被动服务为主动服务，如何提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层检察院档案管理工作谈几点意见。人民检察院诉讼档案管理工作是一项系统工作，要实现档案工作的现代化管理，就要努力建设一支思想政治过硬，有较高法律素质和档案业务水平，能够秉公办事、积极主动开发利用档案资源的档案管理队伍，充分发挥检察院档案为经济建设服务、为社会稳定服务的作用，才能使检察院的档案工作跟上现代化建设的步伐。
（1）健全档案领导管理机制
加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利开展的重要保证。应确立检察长直接领导、承办部门具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与检察工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在检察院检察工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
（2）提升档案管理人员素质
档案管理人员素质是做好工作的前提条件和基础。一是注重加强专职档案人员培训，加强档案管理人员的素质，是实现档案工作科学、有序管理的基本要求。诉讼档案管理工作是一项政策性强、业务面广的基础性工作，对从业人员有着很高的要求。在思想政治上要求相关人员要有强烈的责任心和良好的职业操守，要能严格遵守各项规章制度，保守机密。论文参考网。在业务上，要有较高的业务水平和较强的业务技能，要熟悉库藏档案的内容和分类，精通各种检索工具，同时还要具有一定的法律常识。论文参考网。只有真正做到以上几点才能成为一名称职的档案管理人员。可以多安排参加上级检察院、档案局组织的档案业务培训，并邀请档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。二是注重加强相关部门档案责任人员培训，重视加强对各部门内勤，特别是档案责任人员的业务指导，有计划地开展培训。对于新上岗的书记员和岗位调动后的人员，要及时组织相关培训，使他们在上岗初期就能正确掌握工作要点，养成良好的立卷、归档、调档习惯，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订方法，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。在平时除了鼓励档案责任人员多学习、多充电之外，也要多针对新形势对他们进行培训。
（3）把好案件档案质量关卡
一要把好质量评查关，把诉讼档案是否规范;作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房八防;措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
（4）推进档案信息化建设
可以预见，不远的将来，全文数字化将会普及推广到各级各类档案工作之中，档案的全文数字化将会是衡量一个部门、单位档案工作现代化程度的重要参数。检察工作的不断进步对诉讼档案的管理提出了更高的要求，档案管理的物质条件也必然要随之改进。要使档案工作适应检察工作的新要求，一方面要加大资金投入，改善硬件条件，如空调、电脑、除湿设备、消毒设备等，要最大限度地保护好档案，才能最大限度地延长档案的使用寿命。另一方面，要投入开发新的软件系统，随着今后电子证据的增多，还可以开发出保存该类证据的相关软件系统。如此才能使档案管理工作适应社会的发展，满足社会需求。我们基层检察院应当将此项工作作为当前或者在将来较长一段时间内检察院档案工作的重中之重，花大力气，加大投入，充分利用内部局域网平台优势，实现资源共享，进一步推进档案工作的信息化、现代化建设。
【参考文献】
[1] 张涛、浅论检察院档案电子化[J]、新乡学院学报(社会科学版),2009,(01)、
[2] 周洪、人民检察院诉讼档案信息化工作的实践[J]、云南档案,2003,(04)、
诉讼档案管理篇2
[关键词]新
当今社会已步入信息时代。这个时代掀起的信息革命将人类最先进的技术和手段，最成熟的社会研究成果集中起来建造了一条效率极高、作用极大的信息高速公路。诉讼档案信息作为信息系统中的一个重要组成部分，随着用户对信息的需求及利用率的不断增长，其重要性将日益凸显。
一、诉讼档案的特殊性、价值性及其重要作用
（一）诉讼档案作为一种专门档案，其特殊性主要表现在以下几个方面：
1、其机密性较一般文书档案为强。根据国家档案局2006年底制定的《文书档案保管期限表》，文书档案分为永久和定期两种，其中定期包括30年和10年两个级别。而根据最高人民法院和国家档案局2014年起实施的《人民法院诉讼档案管理办法》，诉讼档案分为永久、定期两种，其中定期又分为60年和20年。
2、诉讼档案与诉讼当事人利益密切相关。
（二）诉讼档案信息价值重要性也因此凸显出来，其主要包括：
1、法律证明价值。作为人民法院审理和执行案件的载体，诉讼档案主要为人民法院本身的工作提供服务。无论是对案件涉及的其他问题的调查，还是通过档案进行司法统计分析，或者是对案件的审理过程加以研究，进行经验总结，这些都离不开对诉讼档案的利用。
2、社会证明价值。法院诉讼档案可以为与法院审判活动无直接关系的一般公众服务。例如案件当事人和委托人可以到法院查阅总卷，而公安、检察、纪检等其他机关单位因工作需要，也经常到法院来进行诉讼档案查阅。可以说，诉讼档案的社会证明价值极大。
3、文物史料价值。司法活动是对人们的社会活动进行规范的重要组成部分。因此，对每一个案件的审理和执行活动都直接或间接反映了当时的社会政治、经济、文化、道德、民风习俗及人们的思想状况。而某些年代久远的诉讼档案，其本身就是珍贵的文物。
二、诉讼档案信息开发利用的特点及存在的问题
（一）随着普法教育的深入和人民法律意识的加强，对诉讼档案利用的需求也在逐步增大，以某基层法院为例，平均每周前来该院档案室借、调、阅卷，复制法律文书的就有200人次之多。这些利用大致可以分为两种：
1、由于办案需要借、调档案，查阅卷宗材料，复制法律文书。
2、经济、民事纠纷案件当事人及其人为实现其具体的合法权益或者其他相关事宜，需查阅案卷、复制法律文书或其他材料的。
（二）其存在的问题在于，目前档案部门的做法，偏重档案的管理工作，而不是从开发利用档案信息的观念上进行工作。因此，我们应把工作重点从管理上转移到提供利用上来。
三、诉讼档案信息开发利用的具体措施
下面将从诉讼档案、诉讼档案管理者、诉讼档案利用者三方面来分别阐述诉讼档案信息利用开发的具体措施：
（一）诉讼档案方面
诉讼档案是保证档案工作顺利进行的物质基础。传统的诉讼档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询等。要适应网络环境，加快档案信息化建设，就必须对传统的纸质档案进行现代化处理，主要包括对原始诉讼档案进行数字化、网络化、标准化及编研。
1、库藏诉讼档案的数字化
库藏诉讼档案的数字化建设，是档案工作在当代网络环境下发展的必由之路。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入，但是，两者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于无法精确处理原来的图像资料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于录入后校对的工作量巨大。因此，建议在实际操作中对采用价值和利用率较高的档案优先进行数字化处理。
2、库藏诉讼档案的网络化
传统的纸质档案利用，其利用行为通常是局限在小范围内，甚至只能单个人利用，从而缩减了档案的利用率，但如果进入到因特网后，不仅可以有效扩大档案利用的地域性，还可以使档案利用者打破传统的纸质档案排队式的利用方式，同时还可以进行网上咨询等，从而可大大提高档案利用的效率。在全省、全国甚至国际建立横向联系和纵向联系的检索中心网络成为一种必然的趋势，通过横向、纵向交错的方式，可以在各级法院之间建立联系，从而形成一个庞大的资源系统，实现高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的时候能够方便快捷地使用其中的任何信息。
3、档案管理的标准化
目前，人们使用的档案管理系统多种多样，这种不统一性给档案管理工作带来了很多实际的困难，而且由于软件的不统一，导致相互之间无法兼容等问题。因此，寻找一种有效的转换方式使解决电子档案长期存放和有效利用问题的关键所在。
4、诉讼档案信息的编研
如果说对档案信息建立一个检索中心是将无数档案归结在一个网络中心下的话，那么对档案信息进行深加工的编研工作则是对这些档案进行有序化和分类化的过程。
（二）档案管理者方面
电子档案的信息化、文档的一体化、电子档案保存的技术化，导致数字档案的管理和传统的纸质档案管理有着截然不同的区别。传统的管理方式已经跟不上时代的要求，改变传统的管理观念和提高档案工作者的素质已经成为当务之急。
（三）档案利用者方面
对于档案利用者和高科技之间产生的矛盾，档案工作者面临的不仅是对库藏档案的处理问题，还涉及到如何协助需求者的任务。档案工作者一方面要协助档案利用者采集所需求的信息，另一方面要“授之以渔”，培养档案利用者自身对网络知识的运用能力。
参考文献：
诉讼档案管理篇3
【关键词】档案；信息化；困境应对
一、法院档案信息化建设现状及梳理
（一）档案存储情况。法院现存档案主要分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，诉讼档案从2012年以来才陆续将案件材料扫描进入系统，信息化比例较低。2012年以前的库存档案基本还处于传统纸质档案保管模式。
（二）档案管理利用现状。从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。
（三）n案信息化建设情况。目前，从事档案管理工作的人员较少，有正式编制的更少，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例低。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。
二、基层法院档案信息化建设困境
（一）档案电子化利用效率不高。当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63、26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。
（二）实践中档案归档模式不统一。省高院要求结案后15日内必须归档报结，各市归档模式也不尽统一。没有统一的归档标准也给档案信息化建设带来了困难。
（三）对档案信息化建设认识不足。少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。
三、基层法院档案信息化建设对策
（一）加强组织领导，稳步布置信息化建设工作。档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。
（二）加强有序管理，夯实硬件基础设施。我院将以档案数字化工作为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，并加强档案库房硬件建设。
（三）推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询。根据最高院要求，逐步建设档案信息化服务窗口，由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与司法局、律师协会建立沟通协调机制，尝试推广应用律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。
（四）开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼。在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。
诉讼档案管理篇4
从畏法到敬法挑重担提效率
2001年我从部队转业到一中院时，这是一个对我而言完全陌生的行业。我对自己是否能够胜任法院的工作没有自信，心里想着那些高坐法台后的法官们一定是难以亲近、这里的同事一定是不苟言笑的，法院的档案一定是晦涩难懂的，心底对在法院工作有一种畏惧。但是，到院的第一天办公室就为我召开了欢迎会，一中院的领导和同事们热情地迎接了我，心与心的距离在这一瞬间贴近许多，在之后的工作中，办公室的同志们也给予我大力的支持和帮助，使我在较短的时间内融入到这个充满亲情的集体。12年过去了，当我从一名初涉兰台的新人，成长为行业内的里手，成长的历程几多辛苦，几多惆怅，得到过很多荣誉，也失去了一些梦想。但我从未想过放弃，而是更加热爱这块阵地。如今这种畏惧的心情转变为对法律的敬仰，在这个平凡的岗位上，我用兰台人的赤子之心默默地为法院档案事业奉献着。
来院之时，正值一中院档案工作晋升市一级先进单位的关键时刻，档案科此时却是人员最少的时候（两名老同志退休，一名同志休产假，一名同志长期病假）。刚到法院的我迅速完成了从一名军人到一名法院干警的角色转换，迎难而上，勇挑重担，完成了大量数据的统计和汇编材料的整理，两个月后顺利完成了档案工作晋升市一级先进单位的任务。在只有一人的情况下，我发扬部队不怕苦、不怕累的作风，独立支撑一中院档案科正常运转达半年之久。
我在工作中能积极发挥自己熟练掌握计算机使用的技术专长，密切结合档案工作实际，牵头研发了“智能化档案管理系统”。全面整合一中院的档案工作，将档案库房管理、档案数字化、电子档案利用等各项工作均纳入到档案管理系统中，使档案工作摆脱了纯手工操作模式，实现了归档实时监控和由被动掌握向主动控制管理方式的转变，工作效率得到了大幅提高，有力地促进一中院档案工作全面迈入信息化阶段，目前该项目正在申请科技奖。市高级法院对该系统在促进档案工作规范化、信息化、制度化建设方面的突出贡献给予充分肯定，认为该系统在提升全市法院档案信息化建设水平方面起到了积极作用，兄弟法院也多次到一中院学习相关经验。2013年3月，全国法院系统的培训班还组织学员到我院观摩学习智能化档案管理系统，受到最高法院领导和全国各级法院档案工作同行的好评。
从学法到知法成就复合型人才
虽然有档案专业的学位，又能熟练掌握计算机应用技术，但是出于对法律的景仰以及对法袍的向往，2003年我考取了对外经贸大学的法律硕士。在这期间，我学习了大量的法律知识，明白了档案卷宗上各种字号的含义，明白了档案卷宗内应当有哪些必备的材料，明白了案件的流程和材料的基本顺序的关系。由于法律知识的增加，使我对法院的档案管理更加自信，让我能够在经验丰富的书记员面前，胸有成竹地指出他们的问题，使从严治档有了底气。
由于熟知档案业务，又有坚实的法律知识功底，我在日常工作中理论联系实际，加快创新步伐，提高档案管理科技含量，积极推动电子档案工作开展。根据一中院档案工作现状，结合北京市法院诉讼档案电子化试点情况，于2005年撰写了《对法院诉讼档案电子化建设的思考》，提出了具有前瞻性的诉讼档案电子化管理理念，认为应当建立一个统一的、从上到下的、覆盖三级法院的电子档案管理系统，这一理念在后来得以实现。2008年至今，一中院已经完成全部36万卷历史档案的扫描工作。
从守法到执法依法治档显成效
我以服务审判为己任，积极探索完善科学有效的档案管理机制方式。在认真贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，认真执行北京市高级人民法院和北京市档案局相关的制度和规定的同时，我结合一中院的实际情况，重新梳理了一中院的档案规章制度，严格标准，从立卷、验收、归档，到利用、保管、保密等方面都做出了明确规定，确保档案管理工作各个环节有章可循。
由于深知档案基础业务的重要性，我总是在思考如何完善档案工作的每一个环节与程序，避免每一个疏漏，因为我深刻地认识到，档案工作无小事。所以，首先注重建立健全档案工作的各项登记手续，使档案工作的每一步都有据可查；二是科学规划档案库房，在保障卷宗安全的前提下，加强各项指标的监控并定期安排自查，以达到档案法规所规定的“八防”要求；三是创新档案业务培训模式，一中院在全院书记员年度集中培训、新书记员入院培训的基础上，新增了以审判庭为单位的培训方式，在提高书记员立卷归档业务水平、提高卷宗质量方面收到良好的效果。2011年，我还两次受邀到国家法官学院为最高法院书记员授课。
自2002年院局域网建成以来，档案科在网上催归档提示的同时，下发上月各庭归档率，季度考核数据则以各月平均值为依据。这种以全院通报的方式下发统计数据的方法，引起各庭领导的重视，促进了书记员积极主动归档，目前一中院各庭归档率月月均能达到100%。
随着档案数字化工作的不断深化，在很大程度上电子档案可以替代实体档案进入档案利用环节，如何规范电子档案的利用，我结合新时期档案利用工作的需求，对实体档案利用、电子档案利用、本院审判工作档案利用、当事人及人档案利用、公检法机关档案利用等进行了总结，出台了我院《诉讼档案利用规定》，进一步规范了我院档案利用工作的各个环节。同时，我还参与制定我院《庭审光盘管理办法》、《未成年人案件综合审判庭档案封存管理办法》、《执行案卷排列顺序》等规定，促进我院各项审判业务的规范化管理。
诉讼档案管理篇5
论文关键词 法院 诉讼档案 电子化管理
加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。
一、法院诉讼档案电子化管理现状
在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集oa，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。
二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策
（一）电子诉讼档案管理标准问题
诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。
（二）电子诉讼档案的长期保存问题
计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐jpeg和tiff作为档案数据文件的通用文件格式。但是，jpeg的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。tiff的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，mdi是一种优于jpeg和tiff格式的一种图像格式，它是office 2003工具软件中扫描管理软件“microsoft office document image”所产生的数据格式，它“将jpeg体积小和tiff高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将mdi的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。
（三）网络安全问题
随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。
诉讼档案管理篇6
关键词：电子发现；电子文件长期存取；电子证据；需求
电子发现（E-discovery）是指为了在民事或刑事诉讼案件中提供有效证据，所有对电子信息进行跟踪、定位、保护与检索的操作[1]。它是来源于2006年12月美国政府新修订的民事诉讼联邦规则（FRCP）的新要求。新FRCP规定，企业律师不仅要在诉讼过程中，而且还要在预审阶段提交电子文档。如果他们做不到这一点，法官可以判处该公司支付一大笔罚款。另外，按照法律规定，企业必须保存相关数据，不得删除关键的电子邮件和文件。
对于电子文件长期存取的概念，美国国会图书馆的数字资源保存研究认为：电子文件长期存取是持续收集、选择和组织最有价值的文化资源和重要资源，并对其进行长期保存，确保其真实性，在相应权利保护下为公众存取[2]。
对比电子发现与电子文件长期存取的概念，我们可以了解到，电子证据其实也是电子文件的另一种表现形式，两者的主体实质上都是电子文件信息。电子发现与电子文件长期存取内在需求都是保证电子文件信息的可读性、真实性、完整性和安全性，从主体对象来讲，这点是没有差别的。然而，在现实中，我们发现，电子发现与电子文件长期存取的需求却不是一致的，没有统一的标准，同时，在理论研究上，电子发现与电子文件长期存取的研究也是各自为政。因此，笔者希望通过对电子发现与电子文件长期存取需求的对比分析来说明其中的矛盾，并希望能引起大家的关注。下文将从用途、元数据（信息包）和信息工作流程（信息流）、收集（归档）范围以及人员这四个方面展开说明。
1 用途需求分析
电子发现来源于美国新修订的民事诉讼联邦规则，它是由法律推动而产生的，对电子信息用途需求自然也是为了遵从司法需求。从国外的诸多案例中，我们可以看到很多关于电子发现的教训，企业由于未能在法律诉讼过程中提交足够的文档而或多或少地受到了惩罚。由此可见，电子发现具有明显的强制性及惩罚性色彩，法规遵从正是电子发现的重要原因。例如，赛门铁克（公司名，是信息安全领域全球领先的解决方案提供商），在2008年早些时候对450名左右的IT专业人士的调查中发现，大约有70%的企业为了应对法律风险，长期保存备份磁带[1]。
而电子文件长期存取作为国家、机构、企业的相关规定主要是为了满足业务需求。以2005年美国国会投资建设的电子文件档案馆ERA系统为例，它是由美国国家档案与文件管理局负责，进行长期保存美国政府业务活动中形成的具有重要历史价值的文件管理，目的是永久保存联邦政府各部门电子文件的真实，并提供便利有效的利用服务[2]。由此可见，电子文件长期存取在用途需求方面是保证用户长期存取所用，侧重于满足业务需求，同时包含了在司法方面的需求，这是区别于电子发现在用途方面的需求方面——针对司法诉讼需求。
2 元数据（信息包）需求和信息工作流程（信息流）需求分析
2、1 元数据（信息包）需求。以OAIS（即开放档案信息系统Open Archival Information System的简称）参考模型为例，其旨在为基于长期保存目的的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架，以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。OAIS参考模型的信息包包括了三层元数据框架：第一层元数据框架，是关于数据对象的元数据框架，即表征信息。其作用是说明数据对象的特征，以便于显示和理解数据对象，属于信息对象在物理层面上的技术元数据框架。第二层元数据框架，是关于信息对象的元数据框架，即保存描述信息。其作用就是从信息长久保存的角度说明信息对象的特征，以确保信息对象可被确认，并以理解信息对象被创建时所处的环境，它属于信息对象在逻辑层面上的长久保存元数据框架。第三层元数据框架，是关于信息包的元数据框架，其作用是从总体上说明、描述信息包特征的信息，以便用户确认、定位与检索信息包，主要是从第二层元数据中抽取出来的、用于检索的元数据框架[3]。
为了满足在民事或刑事诉讼案件中能在规定时间内提供有效证据这一要求，电子发现面临的不仅是在海量的数据中找到有效信息，而且，还要在规定的时间内找到。这就使电子发现区别于普通的归档存储，要求有强大的查找功能[4]。 同时，电子发现必须满足司法中举证的功能，即与有效信息相关的关联部门、关联人员和关联事件等信息都应作为有效信息被保存。因此，电子发现对元数据的要求更高，除了OAIS参考模型中提到的表征信息和保存描述信息以外，电子发现还应关注实体联系元数据，如文件与文件、文件与人员、文件与业务等的关系[5]。
总而言之，电子发现为了满足企业在诉讼进行时对相关文件查找的高效率性与准确性，要求有强大的查找功能，而元数据可以帮助实体更好地保存和组织信息。因此，电子发现对保存的元数据提出了更高的要求，不同于普通归档存储所要求，需要有更进一步的补充和规范。
2、2 信息工作流程（信息流）需求。电子发现在对电子信息进行操作的过程中必须满足一定的原则和标准，而原则和标准的不统一曾经使电子发现举步维艰。2005年，旨在解决电子发现原则不统一及标准断位的电子发现参考模型问世，目前，此模型已被业界广为传颂，大多数企业也在此模式的指导下管理企业信息。此模型涉及信息管理、确认、收集、保存、处理、评估、分析、产出及传递等九大元素，如下图所示：
电子发现参考模型图（来自参考文献[6]）
信息管理： 一旦电子发现产生问题，恰当的信息管理能够减轻风险和费用。
信息确认：能够定位潜在电子储存信息源及信息范围、广度和宽度。
信息收集： 以备信息的进一步利用，如信息处理及评估等。
信息保存： 防止数据的不当更改及毁坏。
信息处理： 减少数据储存量，如有必要，将数据转换成相应格式进行评估和分析。
信息评估： 信息相关性及重要性分类等评估。
信息分析：通过可靠的方法验证数据是否满足诉讼要求。
信息产出：以适当的信息格式，利用合适的信息传递机制传播信息。
信息传递： 以最便捷、易懂的方式按照利用者需求的方式传递信息。
反观电子文件长期存取在信息工作流程的需求，以美国企业档案管理为例，其具体管理环节包括了收集、整理、鉴定、保存/销毁、利用，对应电子发现参考模型的元素分别是信息收集、信息处理、信息评估、信息保存、信息产出。
通过分析电子发现参考模型与电子文件长期存取在信息工作流程上的差别，可以知道电子文件长期存取关注的重点在于电子文件的前期阶段，即保存信息，并使信息的长期稳定性得到保证。而电子发现关注的重点在于电子文件的后期阶段，即发现利用信息，为利用者提供所存信息的获取之道。但是，后期阶段的发现利用需要前期阶段的长期保存予以保证，所以，电子发现在信息工作流程的需求方面既包含了电子文件长期存取的需求，在此基础上，又提出了自己新的需求。
3 收集（归档）范围需求分析
对于电子文件长期存取而言，由于它的用途需求定位在侧重于满足国家、企业、机构的业务需求，那么，在一定程度上，也就决定了电子文件长期存取的收集（归档）范围也是围绕国家、企业、机构的业务需求进行收集的。以美国哈佛大学档案馆为例，哈佛大学的档案馆是为大学的行政、学术研究和编纂校史服务的。档案馆保存着自建校以来的重要历史档案，这些档案大体上可以分为行政性文件和学术性文件两大部分。行政性文件是对学校日常行政工作具有重大参考意义的法律、历史和行政文件，包括了建立哈佛大学的法律文件、在1800年以前形成的全部的历史档案和1801年后具有重要意义的行政档案等。学术性文件是对学术研究服务方面有重要价值的文件，主要包括了学校教师和学生既往的各种学术成果，如学术论文、哈佛大学历年出版的全部书籍和各种出版物等[7]。
由于哈佛大学档案馆保存文件的用途主要是满足学校日常行政业务和学术交流，而不是司法诉讼的要求，所以，归档文件的范围并没有体现出司法诉讼的需求。但是，如果仅仅是行政性文件和学术性文件是无法满足电子发现对文件归档范围的需求的。目前，普遍认为，电子发现文件归档范围除了常规档案的归档范围以外，还应包括与机构重要事件相关的个人数据保全/收集对象物，不仅包括个人使用的电脑、持有的电子媒体，还包括正在访问的各种邮件服务器、微软的共享点或lotus notes 的邮件/数据库等。总之，物理存在的关联事件、关联部门和关联员工的数据全部作为保全/收集对象物都是电子发现对文件归档范围的需求[8]。以电子邮件为例，以往的文件归档范围中并没有将电子邮件纳入到归档范围，但是，电子发现表明电子邮件已在各种法律诉讼案中得到广泛应用，电子证据发现公司（Electronic Evidence Discovery）的Jessen和Shear曾指出，某公司职员以前所在的公司非法解雇员工，电子证据发现公司从被告公司的750000份电子邮件中查找到了证据，使原告胜诉[9]。除此以外，电子发现对文件归档范围的需求不仅包括公共邮件，还包括了与事件相关的私人邮件。这是有别于电子文件长期存取对文件归档范围的需求。
4 人员需求分析
传统的文件管理对人员的需求一般是业务人员和档案人员共同完成文件收集、鉴定、保存/销毁、利用等流程。即使在信息化社会的大背景下，文件多数以电子信息形式出现的今天，文件管理对人员的需求也逐渐包括了IT管理人员，但是对其的专业性要求也不是非常高。
然而，对电子发现来说，由于电子发现越来越多地被企业所需要，企业希望从各种类型的电子存储信息中提取最大的商业价值，提高整个电子发现流程的效率，最终降低成本和风险，同时应对电子发现可能带来的法律风险。因此，电子发现对人员的需求不仅包括了业务人员、档案人员，还包括了法律人员以及专业的IT人员。法律人员将会以法律顾问的角色参与到电子发现确认、收集和评估的流程中，保障与诉讼关联的信息得以保存，为与企业相关的法律案件证据的搜集提供法律意见[8]。IT人员会以技术人员的角色参与到电子发现处理、产出和传递的流程中，保证保存信息的可读性、真实性、完整性和安全性，以及在规定的时间内最大限度地发现有效信息。为了满足企业运作高效率的特点，以及无法在规定的时间内发现有效的信息，企业有可能会面临巨额的罚款的风险，IT人员由传统文件管理中被动地响应电子发现请求，转变为积极地应对风险、制定面向整个企业机构的相关策略，因此，电子发现对IT人员的专业要求非常高。
总的来说，电子发现管理的主体与电子文件长期存取管理的主体都是电子信息，从本质上讲，两者需求应该是一致的，但是，由于两者的侧重点不同而导致需求的不一致。具体的需求矛盾如下表所示：
电子发现与电子文件长期存取的需求矛盾对比表
电子发现 电子文件长期存取
用途需求 侧重于司法需求 侧重于业务需求
元数据（信息包）需求 表征信息和保存描述信息，实体联系元数据 表征信息和保存描述信息
信息工作流程（信息流）需求 侧重于发现、利用信息 侧重于保存信息
归档范围需求 除了公共的行政性文件、业务性文件，还包括与事件相关的私人文件 公共行政性文件、业务性文件
人员需求 业务人员、档案人员、法律人员以及专业IT人员 业务人员、档案人员
5 对我国电子证据发展的启示
2011年，电子证据在我国新修订的民事诉讼法中被拟为证据的新成员，但是，由于目前相关的法规制度不健全，产生电子文件的信息系统不规范，电子证据的可读性、真实性、完整性无法得到保障。从这点来看，即使电子证据能被法律界正名，也会得不到广泛的应用。而电子发现是美国在电子证据采集方面的法规要求，是对保护电子证据拥有法律证明力的具体实践。从美国电子发现的经验中，我们可以得到以下几点启示：
首先，加快推进相关法规制度建设。随着信息化的加剧，电子文件已经成了绝大部分文件的主要形式，电子证据的正名是大势所趋。虽然，我国的《民事诉讼法》、《刑事诉讼法》和《行政诉讼法》中都规定了“视听材料”是证据中的一个种类，电子文件可以归入此类中，但是，法律中并没有明确“视听材料”的定义、分类和标准等[10]。正是因为我国法律对电子文件界定的不明确，使得电子文件的证据性无法可依。只有从法律上明确地确定电子文件作为证据的地位，并对判断其证据效力的客观标准作出规定，电子证据才不至于有效而不被人们重用。
其次，加强电子文件的标准化管理。电子证据即便能被正名，但是，如果无法保证电子文件在取证前的可用性、真实性、完整性和安全性，那一切都将只是空谈。要保证电子文件能成为“呈堂证供”，具有法律上认可的证明力，需要有完善的电子文件管理规范和标准保障电子文件在产生、管理、利用等一系列流程中保持其原始状态不被恶意修改。这就要求制定统一的电子文件管理规范和标准予以保障，包括了人员、政策、硬件、软件、文件的产生和收集等各方面。
最后，统一电子证据与电子文件长期存取的需求。美国电子发现的经验告诉我们，电子证据与电子文件长期存取的需求是统一的。电子发现是电子文件长期存取的具体应用；而电子文件长期存取则是电子发现的具体措施、技术手段和现实保障。两者的需求不应该彼此割裂，更不应该独立存在和发展。只有电子文件长期存取功能无法满足电子发现的需求；反之，只有电子发现的功能也无法保障电子文件长期存取。在推动电子证据发展的道路上，我们要构建一个既能满足电子证据需求又能满足电子文件长期存取需求的、统一的电子文件管理系统体系框架。
参考文献：
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[3]张正强、论电子文件管理元数据顶层框架设计的基础性标准比较[J]、档案学通讯，2008（5）：48～55、
[4] WangMei、 FRCP法案促进电子发现行业发展[EB/OL]、[2007-12-24]、 http：///article/2007/1224/3099843、shtml、
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[6]电子发现参考模型[OL]、 http：///resources/edrm-stages-explained、
[7]韦庆远、参观哈佛大学档案馆记[J]、档案学通讯，1982（2）：125～127、
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[9]牛金芳、 美国电子邮件管理发展与现状[J]、上海档案，1999（6）：60～62、
诉讼档案管理篇7
关键词：地方检察机关；信息资源开发；合理利用
1 地方检察档案信息资源开发利用现状调研情况
2011年8到9月之间笔者通过问卷调查及深度访谈的形式对某市10个县级检察院档案信息资源开发与利用情况进行了分析。本次问卷题目为26道，以档案工作者的现有知识情况出发，对当前开发与利用检察档案信息资源的方法、获得的成效等方面为主进行研究。以该市县级检察院档案工作者对此次调查问卷进行填写，问卷发出总数为10份，全部回收，即10份回收，100%回收率，100%问卷有效率。具体建设情况如表1所示。
通过表1得出，在信息化建设环节，A市检察档案电子化具有较高水平，已经基本完成文书档案扫描工作，正在紧密开展诉讼档案电子化扫描工作。同时该检察院档案管理数据库已经建立，局域网也在逐步完善，基本达到共享信息资源的目的。其他县级检察院，则档案信息化建设步伐较慢，并没有全部开展诉讼档案电子化扫描工作，但都已建立档案管理数据库。
在检察机关档案利用方面，主要人员为公职人员，其需求主要来源于工作需要，档案利用对象主要集中于文书、诉讼、会计等方面。随后信息化技术水平的不断提升，检察机关逐步建立健全了档案利用制度，明确规定了其利用权限。如A市人民检察院，通过档案数据库的建立，可选取计算机进行电子版本的快速阅读，同时也有利于档案利用及查询，大大提升了利用效率。但在全面提升地方检察档案信息资源利用的同时，因全面性、系统性在档案信息内的缺失，导致收集各类档案的重点存在极大差异，一般都会将业务、日常管理有关信息作为档案信息收集的主体，特别是诉讼及文书档案，在向档案室归纳此类档案时，整理时则又没有统一标准，只能按照案件、时间进行整理，但该整理方式较为落后，系统性极差，只是在各个案卷内可能存在主题相同的档案内容。除此之外，档案使用过程中由于多种因素的影响，如保密等，将严重制约查阅利用的效率，降低利用率，无法最大限度满足利用者的要求。现阶段传统的“重藏轻用”观念及档案服务内容不足等问题的存在，对充分发挥检察档案利用效果起到了严重阻碍，这都将引起广大检察人员的关注。
2 地方检察档案信息资源开发及利用的对策分析
1、提高认识检查档案的程度
在档案认识方面，当前检察系统的认识程度已经得到了显著提升，领导对档案工作愈加重视，检察单位与档案局密切配合，积极开展综合评定、定期复查各级检察机关档案室等相关工作，要求实现机关档案工作规范化管理，积极改善地方检察院档案工作环境，正确定位检察档案，重视档案开发、利用工作，保证向各项检察工作提供更好的档案服务。
2、地方检察档案信息资源体系的完善
检察档案信息资源是否丰富对开发、利用档案信息资源极为关键。作为档案信息资源开发与利用的基础前提，应对检察档案信息资源体系加以完善，实现规范管理检察档案，这也是做好档案开发利用工作的重点。
（1）做好检察档案收集工作，狠抓立卷归档环节。作为档案工作的主要内容，收集工作能够统一集中管理检察工作中产生的所有文件材料，以便于档案利用。收集重点往往聚焦于文书、诉讼档案，其特点为较强基础性、业务性。同时还应重视音像档案、会计档案等收集。立卷归档工作中，在检察档案立卷归档制度建立与健全的基础上，应向相关部门定期、不定期移交文书材料、诉讼案卷等，要求具有齐全完整的归档文件材料，以此满足归档标准及需求。
（2）检察机关档案室室藏结构的完善。在检察档案开发利用结构科学构建中档案室藏结构应具有合理性。在室藏结构中占据优势地位的为文书档案、诉讼档案，其他档案类型则处于劣势地位。为缓解该现象，地方检察档案工作者应在合理归档文书、诉讼档案的前提下，对收集、保管其他类型档案加以重视，如会计档案、基建档案等，以此达到档案室室藏丰富及结构优化的目的。
3、实现检察档案信息共享
通过信息化方式，对检察档案信息资源进行有效整合，达到数字化、网络化、系统化及一体化的目标。对检察档案之间存在的各类矛盾逐步解决，避免信息孤岛问题的长期存在，最大限度地对检察档案管理效率进行提升，实现利用效果优化的目的，且为检察机关业务开展提供有利条件。
第一，历史档案数字化整合得以实现。历史档案数字化扫描及档案著录工作的有效完成，充分发挥历史档案利用价值。
第二，数字资源网络化整合得以实现。网络版档案管理软件的应用，不仅能够对档案室立档方法加以改变，同时能够做到部门立卷，这种方式能够大幅度提升档案信息资源收集效果。
第三，所有档案资源的系统整合。利用网络版档案管理软件，可全面对文书档案、诉讼档案、基建档案等所有档案进行整合。
第四，各类应用系统一体化整合的实现。归档接口一体化的设置与开发，以此为所有应用系统的无缝衔接模式得以实现提供有利条件，为应用系统信息归档速度的全面提升提供保障。
3 结束语
综上所述，检察机关作为国家法律检察机关，在整个检察工作中档案工作贯穿始终。检察档案工作不仅是检查机关工作效率、质量全面提升的保障，更是记录检察机关所有职能工作活动的重要资源，是检察机关历史发展过程的见证文献，是信息资源得以开发与利用的可靠前提。通过开发检察档案信息资源，能够将有效、有用的素材提供给立法工作，能够将有力的证据提供给行政执法，能够在很大程度上对产生的职务犯罪加以防范，能够为法律监督作用的充分发挥提供可靠保证。
参考文献
[1] 卜淑芬、 地方检察档案信息资源开发与利用的实证研究[D]、 湘潭大学 2012
[2] 曹一鸣，林文钧、 运用信息化手段整合检察档案信息资源[J]、 中国档案、 2011（11）
[3] 刘合什布、 加强和改进基层检察机关档案开发利用工作之管见[J]、 四川档案、 2012（05）
诉讼档案管理篇8
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②案件瑕疵可分为诉讼档案瑕疵、文书瑕疵、程序瑕疵和实体瑕疵四种。
③参见《人民法院档案管理办法》第二条。④李肖慧，周万毅、刍议法院诉讼档案管理体系的完善[J]、北京档案，2010（2）：24、
⑤参考《档案法》第二十四条（三）款、《人民法院诉讼档案管理办法》（1984）第十七条、
⑥曾海波、涂改伪造档案行为的法理分析[J]、法制与社会，2009（4）：106、
⑦参见《人民法院行政文书立卷归档办法》第四章第十六条。
⑧周洪、人民法院诉讼档案信息化工作的实践[J]、云南档案，2003（4）：25、