档案管理基础知识(精选8篇)
档案管理基础知识篇1
1 基层档案室的基本功能
随着档案卷宗的不断增加，档案室基础条件的改善，为发挥档案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看，档案室应当具有如下功能：
（一）资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档材料，因此需要档案人员具备全局意识，及时将所要收集的材料全部按时归档，并进行整理，以确保所搜集材 料的全面性和完整性，避免相关材料的缺失。
（二）信息保存。对所保存的档案材料，基层档案室应该在归类整理基础上，保证档案信息的时效性，对关乎本单位发展大局的资料要进行重点保存和维护，以保证信息的完整和准确，为单位发展创造条件。
（三）开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的工作。要结合本单位工作实际，本着“以人为本”的理念，在做好基础工作的前提下，努力挖掘本单位保存的档案的潜力，对已有的档案进行开发，目的是要充分发挥出档案本身作用，为本单位的各项事业发展服务。与此同时，对档案中信息加以充分利用，为领导决策提供依据。
（四）档案编研。长期以来，基层档案室对自身所管理的档案的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档案管理人员要不断提高自身的业务素质，重视档案编研工作。在档案编研工作中，挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源创造良好条件。
2 基层档案室存在问题
基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥，基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足，管理方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应，不仅制约了档案信息化发展，同时成为制约基层档案管理水平提高的重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。
（一）档案意识不强，领导重视不够。很多基层档案室的工作不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。
（二）档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到位，管理设施不健全分管领导不过问，导致基层档案室管理混乱。
（三）档案管理人员更换频繁，专业知识差。管理人员身兼众职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，许多档案管理人员没有长远工作的思想，档案知识贫乏管理水平跟不上。
3 基层档案室发展方向
基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的，缺乏自身活力，导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提高基层档案室服务能力的实践探索，加强单位内部文档一体化管理，与信息化建设发展同步，加强基层档案室的内部文档的一体化管理工作，更新档案管理软件，同时将文件的接收、管理环节，以及分类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书管理与档案管理环节进行统一管理，并将在日常管理活动中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理，达到了电子档案目录、索引自动生成，并实现了及时归档。
（一）增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度，加强档案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立健全档案室管理制度，是做好档案是管理制度的重要保证。制定档案保管期限表，归档范围，分类编目方法等规定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一由档案员管理和利用，做好档案借阅登记，利用效果登记等各种登记，手续要齐全。
（二）更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动服务，及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案室齐抓共管的良好氛围，形成一个以档案室为基地，以档案员为纽带，全员参与的档案管理机制。强化服务能力，是做好基层档案室工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识，明确服务是档案的根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线，一切档案的保管保护都是为了利用服务。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大发展空间。运用各种管理手段，不断提升档案管理人员的业务素质和业务能力，打造出具有较高水平的人才队伍，为做好档案管理工作奠定一个良好基础，通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资源，才能得到一流的文档信息服务结果。同时，档案管理者需坚定信念，始终明确目标，同?r要求档案管理者强化责任感，有甘于奉献，吃苦耐劳的精神，默默无闻，兢兢业业，才能使基层档案管理和利用工作有更大的发展空间。
档案管理基础知识篇2
本文在介绍知识管理是勘察设计行业信息化发展趋势的基础上，分析行业内档案信息化建设现状及存在问题，认为知识管理的实施对于促进档案信息化管理和开发档案信息资源具有积极意义，并提出如何构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系。
【关键词】
档案；档案信息化；知识管理；勘察设计
一、勘察设计行业信息化的发展趋势
目前我国勘察设计行业大部分单位对知识管理仅处于收集、积累的起步阶段，例如，正在逐步建设以设计数据管理为核心的应用平台，可根据需求扩展其知识库的分类，将设计成品、科研成果转化为分类专题知识库，实现资源整合共享。而行业内有的企业在知识收集、融合、利用和创新方面的建设取得了显著成果，构建了项目工程档案数据模型，集成管理档案、图书、情报资源，开发了以档案信息资源为核心的多元化数据中心、高效的数据管理系统和智能的知识利用平台，建立知识管理实施体系，实现知识资源统一整合和标准化、规范化管理，并智能推送，从而实现个人知识组织化，组织知识个人化，提升核心竞争力。勘察设计行业信息化发展从以数据管理为核心，到现在大部分以信息管理为核心，最终必将提升到以知识管理为核心。行业的发展决定了知识管理的必然性，而行业信息化的发展趋势，必将深刻地影响档案信息化建设的发展趋势。
二、勘察设计行业档案信息化建设的现状
档案管理大多经历了手工管理阶段、计算机辅助管理阶段、档案信息资源管理阶段三个阶段，部分行业领先的企业已经开始探索知识管理。随着行业内越来越多企业使用协同设计、出图管理等系统，逐步实现从管理纸质档案向管理电子档案转变，从管理静态文档向动态电子文档过程管理转变，从只管理终版文件向工程全生命周期的文件管理转变;，逐步实现电子文件的存储、查询、共享、权限、版本控制等管理，从而奠定了实现工程电子档案全生命周期管理和进而开展知识管理的良好基础。推进档案信息化有利于推动实施知识管理，促进资源共享，但现阶段行业内档案信息化建设中仍普遍存在以下问题：一是档案管理人员容易安于现状，忙于传统的档案整理和调阅图纸这些繁琐的常规性业务工作，管理理念和工作方式没有与时俱进，缺乏开展档案收集工作的多维视角，尚未树立前端化、全过程管理的理念，没有主动地参与设计过程的管理和控制，仅靠管理手段难以验证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。二是由于单位的设计成果、科研成果分散在各设计部门，出于自己查阅方便、保护本部门知识产权的思想，这些部门归档意识和共享意识不足，大大增加了档案部门档案收集及时、齐全完整和资源共享最大化利用的难度。工程档案归档范围广，文件内容较多，时间跨度大，归档工作在后端，档案部门难以判断归档内容是否齐全完整，十分被动。
三、构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系
作为知识型企业，勘察设计单位历年积累的设计成果和科研成果丰硕，可挖掘利用的知识资源丰富，若这些资源不能规范积累和有效利用，无疑是对企业知识资源的巨大浪费，而丰富的档案信息资源正是显性知识的主体，因此，借助知识管理的发展趋势，做好信息化中长期规划，加快推进档案信息化建设极其重要。档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，它不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来;，它要求档案部门将信息技术运用到档案管理中去，以档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障;。当前，对于大多数企业来说，员工对知识管理的认可度低，信息化层次和使用效率低，尚未具备全面铺开开展知识管理的条件，为此，知识管理需分三步走，第一步是夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施；第二步是分步建设知识体系，优化资源利用；第三步是优化内部管理，完善管理机制。而对于档案管理部门来说，在这过程中构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系可大有作为。
（一）夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施。
以档案信息化作为知识管理的基础是勘察设计行业的必然选择，一是设计档案是设计人员的直接成果，是设计单位数量最多、价值最高、利用最频繁的信息资源；二是档案管理已有比较完善的基础，同时也已积累了大量的经过系统整理的信息资源。因此，实施知识管理，首先就要开展以知识管理为导向的档案管理，进而是以档案管理为基础的知识管理。针对行业内档案信息化管理现状，提出以下三点：第一，增强共享意识。知识管理不是某个部门、某部分人的事，需要每个部门、每个员工的共同参与，共建、共享知识资源。保护知识产权可以激励信息资源的创造与产生，但知识产权的过度保护，在一定程度上又会抑制信息资源的共享与使用。知识产权代表了智力成果创造者与投资者的利益，属于个体利益，而资源共享代表的是单位集体利益，即代表了所有员工共同使用信息资源的权利，如何平衡两者利益，增强共享意识和共建动力，是实施知识管理首要解决的问题。第二，丰富知识资源。一方面，开展数字化工作，尤其是图纸档案，将历年来大量的纸质图纸转化为电子图纸，上传到档案管理系统，并进行图纸信息著录，便于设计人员在线检索、预览图纸，促进档案信息资源的高效利用；另一方面，树立以知识管理为导向的档案管理意识，明确依据利用需求，扩宽资源收集范围，为专项知识库建设打好基础。第三，加强各管理环节的无缝对接。以档案信息化为基础的知识管理，并不仅仅是档案部门的工作，它涉及到技术管理、项目管理等多个环节和多个部门，是一个综合管理控制过程，从信息资源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部门的有力支持和配合，不同系统间的相关数据对接和整合对于实施知识管理至关重要。知识管理需要建立在完善的标准管理、过程管理和成果管理的基础上，所以首先需要通过各种过程管理系统实现对设计过程的全程管理和对生产经营、行政管理的全面管理，这正是获取知识资源的基础，进而对已有的过程数据和成果数据进行科学梳理，从中提取有效知识，深入挖掘，形成知识地图，便于检索利用、智能推送。
（二）分步建设知识体系，优化资源利用。
知识管理的基础和核心是资源建设，目标和导向是知识服务。首先必须明确知识的来源、结构和价值，深化分析核心知识和知识服务应用的需求，从战略发展、业务流程等进行总体规划，制订目标和实施策略，然后分步建设知识库，建立知识管理系统或平台，深化数据的组织，优化数据的利用，解决各类知识资源的收、存、管、用问题，提供资源整合共享、交流指导、多维度展示及检索利用的平台，方便利用者自如地获取知识和分享知识。依据企业自身需求分步建立专题知识库是构建知识体系的基础，如建立包括行业规范、作业指导书、标准图集等的基础库，包括方案、图纸、设计资料、图片视频等的工程库，包括标准流程库、标准产品库、论文库、科研成果库、专利库等的成果库，等等。
（三）优化内部管理，完善管理机制。
无论是档案信息化建设还是实施知识管理，都不仅仅是建立系统、集中数据，更重要的是要为有效的资源获取、分享和利用创造条件，需要技术、管理和文化三重体系的支持。因此，为确保知识管理平台的及时更新、长效运行，需要优化内部管理，完善知识管理机制，包括知识管理岗位制度、知识和更新制度、知识使用规范、知识考评制度等，充分调动设计人员的积极性和主动性，引导他们改变观念，把知识管理工作纳入岗位职责，同时尽量不增加他们的工作负担。虽然知识管理在勘察设计行业的应用还处于探索阶段，但其重要性和紧迫性已逐渐成为行业共识，若能长远规划，确立知识管理发展战略，推动信息化建设，必将推动企业在科技创新和可持续发展的道路上更快地前进。无论是信息化建设还是知识管理，都不是个别部门的事情，需要多个部门合作、全员参与，档案部门应抓住机遇，在做好档案实体、信息利用服务的基础上，进一步创新管理方式和服务方式，促进档案信息资源更好地发挥其凭证价值和参考价值。
作者：叶琳芳 单位：广东省建筑设计研究院
【参考文献】
[1]中国勘察设计协会，关于印发《十二五;工程勘察设计行业信息化工作指导意见》的通知[Z]，中设协字〔2011〕30号、
档案管理基础知识篇3
关键词：高校;档案;管理
高等院校档案工作是维护高等院校历史真实面貌的重要事业，是高等院校整体工作不可缺少的重要环节，是办好高等院校的重要基础之一，也是衡量高等院校教育质量和管理水平的一个重要标志。高等 院校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。但是，随着高等 院校的发展，档案管理工作在许多方面还需要进一步改进和提高。因此，如何加强高等 院校档案管理工作，具有特别重要的意义。
一、高校档案管理存在的问题
（1）高校领导对学校档案管理工作不够重视由于学校领导干部的档案意识较弱，认识不到位，学校档案管理工作置于各项工作的末位。学校领导把主要精力都关注在学科建设和基础设施建设之中，认为档案管理不过就是整理整理材料，没有认识到档案管理工作对学校建设的重要性和必要性。上行下效，致使学校的许多部门领导也普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，档案材料的收集、整理不过是分外之事，不认真对待甚至不愿配合档案部门做好档案的收集工作。各级领导对档案工作的忽视，致使一些档案管理人员也无视自己的工作，认为自己从事的工作无关紧要，不能为学校的发展提供服务。从而导致档案方面的工作无法全面化、科学化的开展。
（2）高校档案管理人员缺乏相应的专业知识随着国家对高校的重视，各个高校对教学和学科建设方面投入了大量的人力、财力和物力。对教师的专业化要求很高，但是高校却极少特意招收与档案研究和管理相关专业的人才来学校专门从事档案管理工作，所以就造成很多高校的档案管理人员很多不是档案管理专业出身的情况，这些人员缺乏档案管理方面的专业化知识，不知道如何对档案进行规整，导致档案管理人员在工作效率和服务质量方面不能尽如人意，而档案的作用得不到充分的利用和发挥，造成档案资源的极大浪费。
二、高校档案管理的主要对策
（1）抓好基础工作，加强档案业务建设。为了使档案工作更好为高校科研、教学、管理服务（首先必须抓好档案的基础工作。第一，完善档案管理制度。档案归档工作要实行、三纳入-、四同步-。三纳入，即把档案工作纳入领导的议事日程（纳入教学、科研和各项管理工作（纳入教师、科技人员和干部的职责范围。四同步即布置、检查、总结、验收各项工作的同步。第二，全面实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。为了确保各门类档案的完整、准确、系统。必须严格落实岗位责任制，强化档案收集归档保管工作。实行定人、定时、定质、定职的、四定-方针，严格把好档案的收集、整理、归档关。第三，把好案卷质量关。采用高校统一规范的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量和效率，又可为实现管理的现代化打下坚实的基础。
（2）建立校园档案网络化，实施目标化管理。高校档案部门应从实际出发，根据档案的社会地位与作用制定学校的档案管理目标。近几年，由于高等院校的不断发展，高校的分院、所、系都承担了教学、科研及党政管理工作。这就要求我们在高校内建立起一个完整的档案管理网络系统，在各个部门配备一批高素质的兼职档案员，并通过对兼职档案员的岗位考核，实行奖罚制。
（3）强化业务素质，提高档案人员的专业素质。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素。因此，加强高校档案工作人员业务能力的培养，提高档案工作人员的素质，培养档案工作人员在电子环境下的工作意识是档案信息化的关键所在，这就要求各高校培养一支专业化档案工作人员队伍。另一方面档案管理人员也要自觉加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。因此，高校档案管理人员应不断加强业务学习，掌握信息化技术运用能力，不断提高管理水平，实现档案管理的现代化，使档案工作逐步向规范化、信息化转轨，充分发挥档案的信息服务功能。
（4）提高服务水平。满足高校发展的需求。档案管理人员要了解学校中心工作和主要任务，摸清档案需求的动向，把握档案利用者的需求。要了解广大科研人员的心态，他们对档案利用效果和档案工作的评价，以提高档案的利用率。明确档案人员既是专业人员，又是服务人员，在工作中要利用现代化办公设备电话、传真、网络等，向需要服务人群、部门提供及时准确的档案信息。
档案管理基础知识篇4
一、档案基础数据库建设的紧迫性
今天，我们处于信息技术快速发展的知识经济时代，国家、城市综合服务资源库的建设是社会发展的需要，是加强政务公开、实现便民服务的一项基础性工作。我国已经在人口、法人、自然资源与宏观经济四大数据库的建设方面取得较大成效，档案作为人类社会活动的历史记载，档案资源的开发利用和档案基础数据库的建设已经成为国家信息资源建设的重要组成部分。可以说，档案基础数据库的建设已经成为各级各类档案馆面向社会提供档案资源利用服务的基本职能，成为我国整合档案信息资源、弘扬民族文化、提高民族素质的历史性课题，同时也是我们档案工作者采用现代化手段记忆当今社会改革、建设、发展真实过程，支撑社会经济发展的历史性责任和义务，更是政务公开，提高办事效率和促进科学决策的依据。
美国、加拿大、澳大利亚、德国、韩国等一些发达国家已经在档案数字化、文档一体化、数字资源长期保存、数字档案馆等方面开展了一些预言性、前瞻性和应用性研究，相继制定了电子文件管理的元数据格式与规范，研究开发档案管理信息系统、档案资源共享的网站系统的建设思路和方法。2003年2月国际档案理事会档案著录标准特别委员会正式公布了新修订的第二版《规范记录著录规则》，于2004年第十六届国际档案大会上正式颁布修订后的第二版《规范记录著录规则》，该档案著录规则对规范档案目录数据库的检索服务，建立高质量的目录中心具有重要的参考价值。发达国家的经验告诉我们，建设基础数字资源库的宗旨是遵循国际标准，构建跨区域的开放档案的共享资源库，针对公众对档案资源的利用需求提供高效率的查准、查全服务机制。
目前在我国，也有一些省市级档案馆开展数字档案馆建设，制定了符合各地区自己需求的数字档案的元数据格式规范，建立了档案目录中心，提供部分开放档案信息的检索服务功能，具有典型示范作用的有福建省档案基础数据库建设，它是基于分布式数据库，在原来单机和局域网络的基础上开发完成，它连接了若干分布式数据库，并建立了档案目录数据库，档案内容数据库，等。但是多数档案馆还没有真正建立全面的、系统的、面向公众查档需求的档案基础数据库，而只是建立了一些专门的特定主题的档案数据库，只能满足一些局部的特定的用户需求，特别是开放的档案信息资源没有实现集成，信息结构不统一，档案数据不系统、不完整、不共享，更为严重的是没有形成一个统一的能够描述数字档案资源的格式规范和建设档案基础数据库的标准方法、实现档案资源的整合、组织与存储的技术方案和行之有效的建设思路；另外，还由于建设档案基础数据库的关键技术，如海量、非结构化的数据存储解决方案，基于知识管理的数据仓库和数据挖掘等技术尚未在档案信息化领域得到广泛应用，这些因素都大大降低了档案基础数据库建设的速度和质量，致使各类档案资源难以形成一个统一的资源库整体，限制了档案资源的深层次挖掘和广泛化利用。
因此，研究档案基础数据库的元数据标准集、数字化档案信息的格式规范以及档案基础数据库建设的思路和方法、各类结构化和非结构化档案数据的组织、存储和检索利用的关键技术及整合应用方案，以及提供档案信息检索服务的有效机制将成为当前档案馆基础数据库建设的重要的基础性工作。
二、档案基础数据库建设的工作内容
建设档案基础数据库是一个长期的、复杂的系统化工程，它包括各类标准规范的制定、档案信息的组织与存储、档案资源的整合与集成、数据存储服务器和提供数据检索服务的软硬件平台的建设以及开展基础数据库建设的组织与团队及其长效服务机制的形成。而在众多的数据库建设工作中，标准规范与数据资源的滚动建设则是最基本的也是最重要的内容。
1、标准规范体系建设。包括元数据格式规范、管理规范和业务工作制度三大方面。制定数字化档案的存储标准与格式规范，明确档案数据库的存储与访问方法。包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式、著录规则与要求；各种类型档案内容（包括文本、图形、图像、音频、视频以及非结构化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。
制定档案基础数据库建设的管理规范和制度，明确数据库建设过程中的程序化和规范化操作方法。主要包括数字化数据库的建设步骤、方法和要求；数字化档案信息的网络存储、离线备份和灾难备份与恢复的功能、性能、技术规范和管理规定；数字化档案信息的安全管理规范、备份方式与要求；备份的数字化档案信息的管理方法等；档案基础数据库的原始性保障措施，规定如何采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用；数字化档案信息的授权访问制度，定义开放档案、控制使用档案、档案的分类存储和授权管理与访问制度。
制定档案基础数据库建设的业务规范和制度，明确接收数字化档案信息和开展馆藏档案数字化加工的工作要求。主要包括数字化档案的归档、移交、接收的工作制度和内容、范围、方式、方法及安全保障要求；开展馆藏数字化加工的全过程工作方法、安全制度、保密措施、人员要求等；档案基础数据库的滚动建设与完善制度和工作要求。
2、档案信息资源滚动建设。主要包括数据库平台的建设以及数据著录、数据处理、数据整合与数据备份系统的建设。数据库平台是指存储档案数据的软硬件存储系统，包括网络存储设备的选型、安装、调试和使用，数据库管理系统，存取数据的软件平台，多门类档案数据存储方案的确定和实施，以及数据存储系统的升级、维护与持续服务的计划和工作要求等。档案数据存储系统的建设主要涉及到需求分析、方案确定、设备的购买及其与服务器的连接等内容，网络存储设备一般应与服务器的购买同步考虑。多数服务器供应商提供存储解决方案，并提供服务器与存储设备之间的集成与互联。
数据著录系统是获取档案信息的门户应用，包括档案内容信息、档案目录和标引等的录入、修改、保存以及电子文件的上传等内容，著录系统的建设主要是要将标准规范加以实施，在数据入口处将不合规范的数据进行预处理，真正将符合档案管理和保存要求的数据捕获到数据库存储系统中。
数据处理系统是实现批量数据导入、导出、挂接和规范性校验的自动化数据著录系统，一般由技术支持人员来完成，系统的建设需要根据档案业务工作的需求，总结和预先定义数据处理的标准和自动处理规则。
数据整合系统是在数据处理之前，根据档案资源管理的需要，对档案信息资源进行分门别类的整理与规范化处理，以方便实现档案信息资源的集成与共享。
数据备份系统建设的目的是提高数据的安全性，根据备份方案的不同，可以采取在线备份、脱机备份两种方式。建设数据备份系统，一方面要建立实施备份的软硬件支撑平台系统，一方面要制定备份的策略和计划，并在工作中实施和维护，同时还需要对备份的数据实行全面的管理，这三方面内容缺一不可。
三、档案基础数据库建设是实现档案资源共享、开展社会化服务的基石
社会信息化使档案信息资源面临着一个全新的生存环境与发展空间。美国档案学者杰拉尔德・汉姆先生曾指出：档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏是反映“人类生活的广阔领地” ①。因此，档案资源唯有回归社会，得到最大限度的利用，才能体现档案保管的价值和作用。事实告诉我们，实现档案信息资源的集成化管理和共享化利用是档案贴近公众、服务社会的最佳解决方案。
要实现档案信息资源的共享化利用，首先必须在档案基础数据库的建设上下功夫，而档案基础数据库的建设必须在档案的形成、存储和提供利用的各个环节加以重视。档案的形成是一个从个体知识到组织知识，再到社会知识转换的文化积累、动态跟踪和滚动发展的历史记忆过程，档案的开发与利用则是人类传承文明、创新发展的进步与成长的历史形成过程。如图1所示。这两个相互衔接、彼此推动的过程，循环往复、推陈出新构成了人类社会的知识化动增长（Adaptive）和社会化自适应的档案资源形成过程模型。这表明了档案文化通过“传―承―积累―发展―传”这样一种类似于文化加工厂的生产工序，随人类自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、无始无终的传承环链②。
图1档案资源的知识化共享和社会化服务过程模型
进入21世纪，我国的电子政务与各行各业的信息化已经进入了以知识管理为核心的快速提升和综合运营的重要发展阶段，信息技术的发展也把知识管理推到了一个核心重要的位置，“以知识为基础的经济社会” 的提法更表明了人们对知识和技术在经济增长中的作用有了更充分的认识。可以想象，未来的互联网是一个丰富多彩的“知识网”，是一个储存综合知识的文化资源大仓库。档案作为人类社会活动的原始记录者和忠实承载者，记录了人类的社会成果的同时也揭示着人类文化，它是民族文化遗产的重要组成部分。同时档案在文化传承中占据着举足轻重的地位，发挥着不可替代的作用， 正如张辑哲在其《维系之道―档案与档案管理》著作中所谈：“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个连续的时空整体。档案与档案管理是人类社会时空统一性和连续性的维系之道……”。
档案信息资源必将会成为未来“知识网”中不可或缺的重要组成部分，因此，在开展档案信息化建设过程中，首要重要的事情是建设高质量的档案基础数据库，充分利用数据挖掘、数据分析工具提供快速检索与服务，实现档案信息资源的社会化共享，才能真正体现档案保存的价值和意义。
注释：
①、F、杰拉尔德，汉姆，刘越南译，档案边缘，《山西档案》，1999年第1期、
档案管理基础知识篇5
关键词：企业档案；管理人员；基本素质；提高；方法
进一步加强和改进企业档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作,是全面落实科学发展观,发展企业的基础性工作。档案管理的特点、性质、任务决定和要求档案工作者必须具备较高的政治素质、精湛的业务素质和良好的职业道德。
一、良好的政治素质是做好企业档案工作的前提
企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。档案工作者要树立坚定正确的政治方向,树立共产主义的远大理想和科学的世界观、人生观、价值观。具体来讲,就是要正确履行《档案法》的义务；较全面地了解党和国家各时期的方针、政策；树立历史唯物主义观点有卓识的远见；充分认识档案工作在我国现代化建设中的重要地位；同时应具备甘愿寂寞、甘受清贫的良好的职业道德,才能在知识经济时代全身心地投入到档案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,将自己主动融入知识经济的主战场,利用自身优势,发挥行业特点,一切服从和服务于经济建设这项中心工作,将档案这一重要的知识载体,自觉地融入知识经济的大潮中去,从而发挥档案资源的巨大作用。
二、精湛的业务素质是企业档案工作者立身之本
精湛的业务素质是档案工作者必不可缺少的,集中表现在以下三个方面:
1、企业档案工作者要有广博的基础知识。档案的内容涉及政治、经济、军事、外交、科学和文化等广阔的知识领域。种类繁多的档案形成于各个历史时期的各种机构或人物,具有很多不同的复杂的特点。对它们的管理和使用,实际上就是对它们内在的知识内容进行不断地分析与综合,使其便于科学的利用,充分发挥其参考凭证作用。这就要求档案工作者要对分散的各种档案等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定,选择与编研有价值的材料,主动向利用者提供系统的知识。这实质上是一种创造性的脑力劳动。具体说来,档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成的。这些环节都有一定专业的研究领域。例如,整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。这就要求档案工作者全面具备各个方面的知识水平。
2、要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。档案工作者要适应知识经济,必须要掌握现代化管理水平,建立科学的档案管理体系,随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,使档案管理与企业工作同步发展。
档案学的基础理论和专业知识,不仅包括档案管理学,而且还有文书学、档案文献编纂学、科技档案学、中国档案史、外国档案史、档案学理论与历史、档案学概论、档案保护技术学等等。全面系统地掌握档案学的基础理论和专业知识,必须抓住两个环节:
一是要全面学习,持之以恒,既要有计划地学习档案学的专门著作,又要学习和掌握党和国家有关档案工作的法律、规章、实施办法等文件。二是要勇于实践,认真总结。实践出真知,通过总结才能使感性认识上升到理性认识,不仅要总结成功的经验,而且要总结失败的教训,通过总结,探索档案工作的规律。适应市场经济竞争是对档案工作者的办事能力和掌握科学文化知识和档案学理论知识的综合反映。办事能力的大小,在一定程度上决定着工作效率、工作质量和工作水平。为此,档案工作者不仅需要具有健康的生理和心理素质、具有较强的法律意识和专业的技术能力、具有参与能力和高效管理能力,还应该具有不断开拓进取的创新能力和高效服务的能力。
知识经济的本质是创新,可以说,知识经济就是知识创新,创新的经济。同志指出“创新是一个民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力。一个没有创新能力的民族难以立于世界先进民族之林”。面向未来,面向知识经济,首先,档案工作者观念要创新,这是创新的基础。无可否认,计划经济体制的弊端对档案工作的影响仍然存在。所以作为当代档案工作者,决不能被传统观念所束缚,而应树立强烈的创新意识,增强创新观念。观念创新了,工作就会出新思路,新招数。其次,多干实事,少说空话。这是开拓创新的必然要求,又是巩固发展大好形势,搞好档案工作的基本经验。再次,要有良好的精神状态。要抓住机遇,看准了就大胆地试,大胆地闯,有一种使命感,认认真真抓创新,扎扎实实促发展,把档案工作“无所作为”的困惑转变为“大有可为”的振奋。要兴利除弊,大胆改革,使档案工作适应时代的需要,适应社会发展的需要。
所谓高效服务的能力,就是把服务于知识经济和企业的发展,作为企业档案工作者开展工作的立足点和着眼点,而服务意识的强弱,服务效率的高低,事关企业事业的发展。为此,档案工作者要提高企业档案工作的科技含量,强化服务手段,开拓服务渠道,使档案能够充分发挥其作用,也只有这样,档案工作者因为“有为”而就“有位”了。
档案管理基础知识篇6
【关键词】医院档案管理创新
0前言
作为医院为职工和患者服务的一个重要部门，单位的档案管理工作，要以简便快捷的方式，从多层面、全方位、多层次地记述单位相关人事和医院进步革新以及发展的新动向、新内容，作为档案管理的相关人员，要紧跟时展变化的步伐，用全新的思想观念和全新的科技开创档案管理工作的新局面。随着时代的发展，行业内部的档案工作的基础设施和硬件建设得到了极大的改善，通过人员培训和硬件和软件条件的升级，进一步加强了档案基础业务和档案信息资源建设；行业档案部门对部门档案信息的全面升级使其服务功能不论是传统的服务还是新拓展的服务领域得到不断地加深和拓宽。当然，高科技技术对医院档案管理人员的素质及业务水平提出了更高的要求，医院档案管理工作人员必须从认识自身的实际出发，不断进取，从思想上、业务上不断提高水平和开拓创新的能力。
1创新策略之前提――思想观念创新
对任何工作来说，思想观念是干好工作的前提，只有从思想上重视起来，才能将工作视作生命的动力。思想创新不能只是一句空话，众所周知，创新思想是行动的先导，它直接影响了实际工作创新及工作效果，但是如何创新思想是一个值得所有档案管理工作人员重视的问题，思想创新需要解决以下三个方面的问题。一、对工作重要性的认识，自己所从事的工作是单位繁荣发展的一个基石，任何一个部门对单位的发展都是举足轻重的，做好自己的本职工作是自己的责任和义务，一个单位要发展，肯定离不开档案管理工作，从这个意义上来说，就像一台机器的一个螺丝钉，机器的有效运转，离开哪一个部件都不行。二、认识本职工作的重要性是思想创新的前提，接下来就是如何做好自己的思想创新，我们知道，创新不是凭空想象的，需要一定的基础，更确切地说法是需要扎实的专业基础，只有对自己所从事的职业的特点和特征进行深刻的认识，同时丰富自己的相关专业知识，才能认识到职业的需要所在，才能对职业的原理、发展前景、存在的问题、解决的方法等等有较为深刻的认识，才能做到创新的有的放矢，才能花较少的时间较好地解决较大的问题，这就需要自己经常钻研相关的专业知识，就拿档案管理专业来说，现代计算机技术的革新对档案管理数据信息产生的登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用等工作需要计算机的相关技能，需要熟练掌握计算机数据库的应用，对机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公，需要档案管理人员熟练掌握word、Excel等办公软件的操作技能。从一定意义上说，只有在掌握相关知识的基础上，才能进行管理工作的创新，这是档案管理者必须认识的问题。三、思想的创新必须立足于本专业，但是创新的源泉往往存在于专业之外。随着知识细分和新专业的出现，许多专业的发展出现了相互借鉴和移植的现象，所以说，思想的创新必须借助于管理者广博的知识和深厚的科学技术底蕴，统计学、测量学、教育学、心理学等学科的知识是必不可少的，必要时候还要有哲学以及经济学方面的知识，以扩大和拓展档案管理者的知识视野，作好创新的基础工作和为创新储备必要的技术支撑。
2创新策略之内容――管理模式的创新
传统的档案管理模式是有效的，是经过了时间检验的，也是实际管理工作中行之有效的方式。但随着时代的发展，各种新问题和新情况的不断出现，档案管理工作需要紧跟时展的步伐，结合档案管理工作的实际，不断创新管理模式。以医院档案管理工作为例，我们可以从以下几个方面来进行革新和创新，以期提高档案管理工作的效率。一、档案的收集和归档，我们可以从工作手段上改进立卷制度，创立一些行之有效的手段尽量简化档案部门传统方式下长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，便于有条理的推进档案管理工作。二、熟练掌握计算机数据库的技能，满足档案管理资源的收集和存储，充实馆藏内容，提高馆藏质量，满足不同使用者的使用档案资料的便捷性和丰富性以及实用性。同时必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。三、随着现代化网络信息技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最为突出的特点是档案实体和档案信息分离，也就要求档案管理人员学习计算机技术、声像技术、网络技术等新知识，紧跟时代的步伐，健全档案的电子管理。同时，对档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体便于做深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网上传输。
3创新策略之关键――管理人员的创新
“以人为本”是做好工作的核心，档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。主要从以下三个方面进行对管理人员的培养。一、人文关怀。人文关怀就是鼓励和关爱管理人员，要做到让档案工作者要热爱事业，并积极思考有关专业和素养方面的问题，培养档案管理者勇于提出改进工作的意见和设想，不断进行大胆而可行档案工作的探索和创新。二、培养档案管理者专业进修的意识和实际行动。培养档案工作者熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，学结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。
参考文献：
档案管理基础知识篇7
Abstract: File informatization construction is a costly, plex engineering system, we must have clear goals, seize opportunities, strengthen coordination, unity construction and attach importance to cultivating a highly qualified personnel team of file management to ensure the security and confidentiality of records resources and achieve the file Informatization and promote the reform of archives、 The article will focus on file management in the knowledge economy era and give brief discussion、
关键词:知识经济;计算机档案管理;信息
Key words: knowledge economy; puter file management; information
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)09-0174-01
1知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先,知识经济时代,档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物,原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。第二,依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。第三,知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅代表着知识的不断创新和信息技术的广泛应用,它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。第四,知识经济时代,对档案工作人员的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员一方面要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能推动档案事业的发展。
2加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程。尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲,由于馆藏案卷多著录工作,不仅量大而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点,便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
2、1 分清轻重缓急,循序渐进档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排列,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、2 分级次著录,省时省力在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
这样处理不仅能够揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
2、3 分门别类,充分利用档案原基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案,如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
2、4 要加强档案信息素质教育加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。
2、5 要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
2、6 要强化服务意识,拓宽服务领域要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时,要向企业和科技事业单位倾斜,在注重国有经济领域档案工作的同时,把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
档案管理基础知识篇8
档案内容不齐全，存放方式不达标
水电施工企业主要以工程成立项目部，而工程项目部会随着工程进度不同而呈现期限的不确定性。而且期间工程人员流动性大，资料搜集和整理工作会随人员的变动而出现变化或遗漏，从而导致整个档案内容的不齐全。很多水电施工企业不能做到《企业档案管理规定》中要求的档案存放方式中“八防”和无“八机”的规定，同时企业档案立卷说明、鉴定报告、检查记录不完善。
档案整理方法落后，信息检索效率不高
国内大多水电施工企业的档案管理仍采取人工作业的方法，人工进行整理编目。落后的手工方式，劳动量大、耗时多、效率低，阻碍了档案管理人员对科技档案管理工作的开发。虽然目前部分企业引入了计算机对档案的管理，但大部分是将计算机管理功能确立在档案目录编制、统计等基础性工作上，功能设计过于单一，综合处理技术欠缺，没有从根本上革新档案整理方法。而且传统的手工检索严重制约了档案信息检索效率的提高。此外，档案需求者直接到档案室翻阅档案，加重了档案文件的调阅磨损程度。
强化水电施工企业档案管理的对策
1、完善档案管理制度，健全档案管理网络
实行“统一领导、分层管理、随机检查、季度考评”的档案管理办法，建立“三同步”的档案管理制度。即项目准备与资料收集同步，项目施工过程与档案资料形成同步，项目竣工验收与项目档案验收同步。将档案管理工作贯穿到工程规划、实施及验收的全过程。同时，水电施工企业应设立专职档案管理部门，聘请专业档案管理人员，对企业档案实施专业化、独立性、集中性管理。搭建各项目部门之间的协调与沟通平台，建立覆盖整个企业、涉及项目全过程的资料共享、高效传递、及时、通畅的档案管理网络。
2、加强档案工作的信息一体化与标准化管理
档案工作的信息一体化建设是基于文件生命周期理论，借助计算机和网络技术，从系统方法论的角度出发，对文件和档案管理工作进行科学规划和统筹管理，使之向系统化和规范化方向发展，从而发挥各自应有的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。标准是社会在生产和实践中对重复事物和事物规律认识总结的必然结果。必须通过各式各样的档案管理工作进行分析，总结出其存在的统一的特征、方法等，然后借助现代先进技术制定统一的执行标准，进而确保水电施工企业档案管理工作向有秩序化、合理化、科学化和最佳化方向发展。
3、引入知识管理理念，提升档案管理水平
知识管理指通过应用现代化先进技术对知识资源(显性知识资源和隐性知识资源)进行科学管理，使恰当的知识在适当的时候服务于恰当的人，以帮助管理者做出高效的最佳的决策，进而促进知识创新与具体目标的实现。知识管理涵盖了知识的获取、整理、吸收、传递、传播和运用环节。随着信息飞速发展、知识时代的到来，传统的企业档案管理模式已经不能适应企业的发展需求，从知识资源的角度去分析和推动企业档案管理十分必要。要让企业档案管理向知识管理迈进，让档案资源变成一种无壁垒的资源形式，实现档案的快速互动、交流、共享与创新。而且企业档案的知识管理理念的引入，可以促进企业档案的文化功能建设。企业档案具有存档、助研、信证、扩产和教化等文化功能，知识管理的文化建设体现在创造知识、学习知识、分享知识上，基于知识管理的水电施工企业档案管理，将加快知识管理文化建设与企业档案文化的有机结合，促进企业档案文化功能建设的进步。
4、构建基于Web的企业档案管理集成系统
纸质档案资料的电子化改造，是充分运用现存的计算机网络技术将水电施工企业档案录入、归类、查阅等工作流程与先进科学技术有机结合起来，进而改变过去落后的手工作业方式，提高企业的运行效率的工作前提。但由于水电施工企业具有动态多变性，导致了企业的档案信息业存在着繁杂性与多变性，因此，在企业档案资料电子化改造时必然会出现大量重复工作的情形，鉴于此，应从水电企业档案资料的共性出发设计合理的功能模块(组件)，当出现新的档案信息或信息发生变化时，只需打开具体的功能模块，对其进行小范围修改即可，而且可以尽量做到数据结果和视图结构相结合，增强档案资料的可视度。