档案化管理(精选8篇)
档案化管理篇1
1 应用档案管理软件的优点
(一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件，首先要做的是将纸质档案进行扫描，转换DPF电子文件，然后挂接入库，以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，除了入档案数据外，我们还可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏。
(二)极大地提高管理人员的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能，将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中，需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。
(三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人，每个人分管的档案都不相同，一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时，需要花费很长的时间，必须从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据卷号再去库房查找，费时、费力。档案进行数字化管理后，专职档案人员无论是自己负责的档案，还是他人负责的档案，可以实现即时查询，档案人员选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询，找到所需的档案目录，同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员，档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况，随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体，可以直接到档案部门去办理借阅手续，取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请，档案管理员批准借阅预约申请后，用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理，并可由档案管理员制定借阅的规则和政策，由系统自动进行控制。
(四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的，可以直接利用计算机管理，操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统，通过销毁申请自动得到过期档案的目录，并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息，根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理：更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改，则更改档案的目录信息，重新存入档案库中;如果选择销毁，则将被挂接的原文删除，并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。
2 应用档案管理软件存在的主要问题
(一)档案人员素质有待进一步提高
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面，因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握WEB技术，IP技术及数据库技术等计算机专门技术，还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员，由于该人员缺乏档案管理方面的知识，一旦出现疏忽情况，网站就没有人维护、更新，甚至导致所有的投入都化为乌有。
(二)对档案信息安全不容乐观
在公司档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
(三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度
纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉。
(四)电子档案的法律效力问题
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
(五)信息化进程有待加快
虽然我单位档案案信息化工作已开展多年，建立了各门类档案数据库，但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作，档案的信息化程度不高，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍习惯于传统的手工操作，手工查阅、检索、利用档案，并没有实现真正意义上的档案信息化管理，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。
3 解决问题的途径
(一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障，我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如：档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。
(二)加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识
首先，档案人员要抓住有利时机，向主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的情况及取得的成就，通过举办档案展览、利用网络平台相关信息等各种有效的传播手段，宣传档案工作的重要性。其次，尽可能使主管领导参加各类档案活动，特别是参观档案工作比较突出的先进单位，让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识，重视档案工作，加大对档案基础设施的投入。
(三)建立高素质的档案人才队伍
档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业，坐等利用”的“管理员”了，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。有的同行认为，信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”，和“知识创新与创造者”。
随着计算机网络技术的进一步发展，公司档案管理虽然也要跟上了这个“潮流”，但目前我们使用档案管理软件，还只停留在近十年档案的数字化转换工作，档案数字化利用工作还未正式启动，离档案信息化管理工作目标尚有一段漫长的路要走，需要通过公司员工的共同努力，使丰富的库藏资源得到充分利用，实现档案管理同现代技术的有机结合，从而达到自动化、实时化、网络化水平档案管理水平。
档案化管理篇2
关键字：档案管理；信息化建设；管理机制；数字化建设
随着科学技术的不断发展与我国政治体制改革的深化，推进档案信息化建设与管理提升已经成为必然趋势。档案信息化建设包含诸多内容，需在各个方面予以关注和重视。目前我国部分档案管理部门在档案信息化建设方面还存在一些问题，从管理机制、档案管理模式以及服务心态等多角度出发，积极开展信息化建设工作，进一步提高档案管理工作的水平。
1 档案信息化建设现状
1、1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1、2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1、3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2、1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2、2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3、1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3、2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3、3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
4 结语
档案信息化建设的积极推进，有助于帮助档案管理工作更好的实现和发展。随着我国在政治制度和建设方向的不断深化改革，档案管理部门应当顺应发展形式，积极响应政策发展档案信息化建设，保障档案管理工作的进一步发展。
参考文献
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档案化管理篇3
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678、1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81、1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96、1%、90、3%、94、9%和77、7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
档案化管理篇4
doi：10、3969/j、issn、1004-7484（s）、2013、11、741 文章编号：1004-7484（2013）-11-6735-02
档案管理工作对于企业和单位的发展具有非常重要的意义，随着社会经济的不断发展，档案管理工作量的不断增加，使得档案管理人员所面临的压力日渐严峻。信息化时代的到来，人们对信息资源的需求不断增加，对信息深度和准确度的要求不断提高，借助先进的计算机设备实现对档案资料的高效管理，是当前档案管理人员所必须要正确看待的重要问题。本文就现代化档案管理工作展开分析和论述，指出当前档案工作者所存在的主要问题，并提出合理的改善建议，希望对于档案管理起到一定的推动作用。
档案管理作为一项具有较高机密性、专业性的管理工作，对于企业发展以及社会建设都有着非常积极的作用。随着科学技术的不断发展，计算机技术的应用和推广，对各个行业和领域都起到了非常积极的影响，实现了生产力和有效创新，也促进了社会的快速变革。现代化的档案管理也是基于计算机技术的基础上发展而来的管理模式，对传统档案管理工作起到了有效的完善和加强，并对档案工作者提出了更高的要求。对于档案工作者而言，必须要正确认识和看待现代化档案管理，了解和掌握现代化的档案管理手段，加强自我约束和自我学习，使现代化档案管理工作能够发挥更大作用。
1 当前档案工作者所存在的问题分析
1、1 对现代化档案管理的认识不足 就当前档案工作者来说，对于现代化的档案管理还存在一定的片面认识，导致现代化档案管理的时效性和发展受到较大约束。首先，现代化的档案管理并非单纯地借助计算机技术对档案资料进行收集和保管，而是逐渐形成一种全新的档案管理模式和管理思想，现代化的档案管理不仅需求档案工作者具有丰富的档案管理专业知识，还应该掌握现代化管理设备的操作流程，明确档案资料的知识载体，了解档案资料的社会效益和经济价值，才能够真正实现现代化档案管理工作的有序开展。但就当前档案工作者来说，对现代化的档案管理人士存在一定的局限性，档案管理的方法和手段上较为单一，没有充分认识到现代化档案管理的作用，无法借助现代化档案管理解决新的问题。
1、2 档案管理知识的缺乏 作为一名档案工作者，必须要掌握相关档案管理知识，才能够确保良好的工作效率。目前由于对档案管理工作的重视程度不够，导致档案工作者的水平存在很大差距，许多档案工作者不具备专业的知识能力，从而导致许多档案管理问题的发生。此外，对于档案工作者来说，不仅需要用具良好的专业知识，还应该掌握其他知识和能力，如文史类知识、统计学知识，并且懂得如何熟练操作计算机设备，这样才能够真正确保现代化档案管理工作的有效开展。但目前多数档案工作者并不具备这些技能，档案管理工作依旧以传统的档案管理手段为主，这就使得档案管理工作的创新和发展受到严重制约。
1、3 个人素质问题 对于一名档案工作人员来说，必须要正确看待个人所存在的问题和不足，并且具备优秀的个人素质，才能够胜任档案管理工作。随着信息时代的不断发展，对档案工作者的要求不断提升，档案工作者的日常事务不再是保管档案，而是最大化地发挥档案资料的作用，并保证档案资料的保密性。但由于档案工作者个人素质问题，使得创新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，档案管理工作的发展受到限制，现代化档案管理工作无法有效开展。
2 现代化档案管理下档案工作者的发展建议
2、1 提高自我学习意识 首先，作为一名档案工作者，必须要正确看待现代化档案管理，对现代化档案管理工作有一个清晰的认识，才能够真正满足现代化档案管理工作的需求。传统档案管理工作只是对档案资料的抄写、收集和保管，档案工作者的要求也相对较低，随着科学技术的不断发展，档案资料的社会价值和经济价值不断凸显，档案工作者必须要对自身工作有着一个更为清醒的认识，重视档案管理的保密性和专业性，加强对现代化档案管理知识的学习。
2、2 具备丰富的档案管理知识 档案工作者是档案管理的重要组成，档案工作者的个人素质水平直接影响到档案管理工作的最终质量。因此，档案工作者必须要深入学习现代化档案管理模式和管理方法，并将现代化档案管理手段应用于档案管理工作当中，不但实践，寻求适合于现阶段档案管理工作开展的现代化档案管理理论。同时，档案工作者在掌握和了解专业的档案管理知识的同时，还应该积极学习其他方面的知识，以不断丰富自身的工作能力。如史学、统计学等知识，对于现代化的档案管理工作来说都有着很高的实用价值。此外，现代化档案管理由计算机档案管理系统来实现，档案工作者必须要加强对计算机操作方法的学习和掌握，主动开展自我学习，掌握良好的计算机操作能力，对于现代化的档案管理工作开展也有着积极的推动作用。
档案化管理篇5
论文关键词:人事档案现状对策分析
随着各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。医院转型后，人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就新疆医科大学第五附属医院人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析，与同行们探讨。
一、医院转型后，人事档案现状及存在的问题
1、人事档案交接手续不严密，重视不够。档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节。由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务，而对人事档案管理不够重视，存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
2、档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
3、档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。
4、员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
5、人事档案管理手段落后。新疆医科大学第五附属医院人事档案管理基本上是由人事科工作人员轮流管理。因此，工作存在问题较多，在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能较理想应用。
二、对策及思考
医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，加强医院人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门工作，为职工本人服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考：
1、严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，并整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。
2，强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识，提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。弓i进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节，在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时，更应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。
3、建章立制，有章可循，规范操作，积极主动做好档案收集工作。制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
4、积极做好宣传工作，加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。
5、提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度，提高职工对其人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
6、加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能增强全体职工的档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。
截至目前，单位共有人事档案1514卷，在职干部624人，工人档案70卷，离退职工档案470卷，聘用人员档案350卷。为了实现人事档案管理的现代化，我们计划利用先进的计算机技术和科学的检索系统，实施人事档案动态管理，利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输人电脑，使档案数据化、信息化。在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面，实行微机化操作。
档案化管理篇6
关键词：文化馆;档案;数字化管理
一、前言
随着科学技术的不断发展，数字化技术得到了非常广泛的应用，为了适应当今社会文化馆档案管理的要求，需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中，进而提升档案管理工作的水平，从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中，要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析，再通过有针对性的引入数字化的管理方式，进而弥补传统档案管理方式的不足，经数字化技术充分的运用于档案管理之中。
二、文化馆档案数字化管理的必要性
文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式，将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储，进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面：（1）由于档案资料往往都记录于纸张之中，而纸是一种比较脆弱的载体，经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损，会对档案资料的完整性造成严重的影响，因此，将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存；（2）由于纸质档案会占用大量的空间，随着档案数量的不断增多，对其进行管理的难度也会越来越大，尤其是对纸质档案进行查阅时，会浪费大量的时间，通过将纸质档案转变为数字档案，能够大大提高查阅效率，而且还有利于纸质档案的集中管理。
三、文化馆档案数字化管理的问题所在
由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多，而且具有非常强的专业性，在当前文化馆档案数字化管理过程中，存在着如下的问题：（1）档案数字化处理设备配备不足，某些文化馆的数字化处理设备还比较落后，仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中，还停留在本机上处理本机上保存的管理模式，没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时，还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份，导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。（2）档案馆缺少专业的数字化管理人员，文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念，也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时，档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训，虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件，但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识，也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。
四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施
为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平，需要结合当前数字化档案管理的实际情况，采取以下有效的改进措施：（1）加大数字化档案管理的投入，配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金，并建立有效的监督机制，确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上，要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性，优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备，进而提高档案管理的数字化水平。（2）制定切实可行的人才引进制度和培训制度，文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训，进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入，进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才，从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时，还要加强档案管理人员的数字化管理培训，通过进行系统全面的有效培训，逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。
五、结语
综上所示，在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋，也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理，能够有效的提高档案的安全性，在实际的文化馆档案管理过程中，要对档案管理的实际情况进行充分的分析，尤其是档案数字管理中存在的问题，进而对问题采取有针对性的改进措施，从而提高档案管理的数字化水平。
参考文献
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档案化管理篇7
一、档案信息化建设的优点
1）节约成本。进行档案信息化的建设有助于为单位节省不必要的成本浪费。在计算机信息化档案管理没有成为主要的工作模式之前，档案人员需要花费许多的时间和纸张去进行档案资料的编写，在这过程中可能会发生；漏写或是漏记的部分，而最后查找需要从头到尾的查询，浪费大量的人力和物力。运用计算机进行信息资料的管理可以快速查询到所需的资料，在保存上相对简单，不易丢失和缺损。2）提高工作效率。运用现代已经发展得非常成熟的电脑技术进行现代化档案的管理工作，以此作为从原有的纸质信息档案管理到信息化档案管理的一个过渡。运用成熟的电脑技术为档案管理部门节约人力成本。比如说起初档案管理整理纸质文件需要二至四个人来完成这份工作，运用电脑技术就只需要一个人很好的完成这份工作。这就为整个管理节约了人力成本，在此基础之上也提高了相关工作人员的工作效率。
二、信息化档案管理的现状
1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。
三、加强信息化档案管理的措施
1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。
四、结语
在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。
作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心
参考文献：
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档案化管理篇8
关键词：档案管理 信息化建设 档案信息化
档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。
1、档案信息化建设的涵义
“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。
2、促进档案信息化建设的几点建议
2、1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。
2、2提高档案信息化水平技术
①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2、3全面提高档案信息的管理水平
信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。
③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3、全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向
信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。
①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。
②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。
③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。
④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。
4、结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。
参考文献：