档案管理合理化建议(精选8篇)
档案管理合理化建议篇1
一、检查基本情况
从检查的整体情况看，各律师事务所规范化建设管理水平同比有了长足的进步，达到了规范化建设的基本要求，各所的业务学习做得还不错,公示的内容比以前齐全了,人员资料也比以前齐了,档案归档也比较及时,制度建立方面也比较完善。具体表现为：
（一）努力抓好律师所内部管理工作。
在去年年终考核的基础上，各律师所加强了内部管理，一些律师所的合伙人多次召开会议，统一了思想和认识，把规范化建设作为所建设的重要内容和主要工作来抓,认真布置，并针对去年反映出的问题，查漏补缺，加强对所的规范化的管理。
（二）进一步实行科学化管理。
随着我区律师行业规模的壮大，律师所的数量已经达到家,大部分律师所均配备有档案资料室、图书室，基本上能够达到人均一台电脑的配置。绝大部分的律师所更新了公示栏中律师的相片，统一为着律师袍的相片，显得美观大方。律师人数较多的所实行电子信息化的管理，建立了局域网，实现网上案件审批管理。在电子硬件设施配置逐步完善的基础上，加强网站建设，网站内容更新及时，活泼生动。
（三）不断完善内部管理制度。
各所制定完善内部管理制度和业务流程，而且对制度汇编进行外观的精包装。各所立案登记工作有较大改善。大部分所实行立案电脑和登记簿的同步登记。大部分所能够做好文件传阅，公章使用登记，同时设立了多项台帐登记。
（四）党建工作富有成效
大部分律师事务所党支部能按要求建立党员活动登记本，积极组织党员学习文件、开展活动，认真考察和发展入党积极分子。有的党支部按照“六有“要求，加强党的建设。如天地正律师所作为市司法局党建设工作的试点单位，建立了专门的党员活动室、支部书记和党支部工作室，在网站设置了党建栏目，今年推荐了名入党积极分子，有名预备党员转正。
二、存在问题：
检查中也发现仍有部分律师所在规范化建设方面存在一定问题，主要表现在：
（一）规章制度还不够健全。
一是制度实用性不强。不少律师所对制度没有进行实质性研究，生搬硬套的多，结合实际有针对性的制度设计少，以致制度摆设的多，所内人员主动查找的少。
二是基本制度内容有欠缺。个别律师所群体、敏感案件讨论上报制度没有按文件要求及时更新;个别律师所未在投诉处理制度中明确成立投诉处理小组及其组成人员;个别律师所在制度里面缺乏分配管理制度。部分律师事务所没有明确具体的主任外出报告制度。
三是制度落实不到位。如收案登记有错登、漏登的项目；个别律师所没有实行收结案电脑化管理；部分律师所没有明确合伙人职责分工。部分律师所合伙人会议和全所会议召开的次数过少，会议记录内容过于简单，个别所的会议全部是学习记录，没有研究贯彻上级布置的工作、对所管理问题没有反映等。
四是档案标准化不够。部分律师所对案件归档不重视，没有集中归档。有的案件归档不够及时，有个别律师的案件结案后拖了年才归档。有的案卷装订不够规范，部分案卷中没有质量监督卡，有些质量监督卡没有当事人签名，无备考表，收、结案表上无审批，档案封面填写潦草。偶有发现个别案件使用废纸复印入档，传真纸入档，金属物未剔除干净。顾问合同档案内容过于简单，没有相关记录或反映工作内容的材料。
五是公示制度存在瑕疵。个别所律师相片下没有注明执业证号；新领证的律师迟迟未予公示；当事人须知没有更新，有的还写着和的投诉电话。
六是个别所台帐登记比较潦草。如立案登记由各承办律师登记，登记项目不全，字迹无法辩认。
（二）律师所党建工作主动性不强。律师所党支部主动开展党员活动的次数比较少,个别党支部的党员会议记录偏少。
三、改进建议
（一）建立实用性强的制度。规章制度不是摆设，是做好律师所管理的基础与依据。各律师所应认真学习相关文件，每当有与制度相关的文件下发后，应当月召开合伙人会议，讨论更新相关制度。不要每年待检查时才统一更新。各律师所可以参考其他所的制度建立本所制度，但要结合本所实际，不能生搬硬套。建议各所将本所已建立的制度重新讨论，删除不符合本所实际的条款，根据相关法律法规及文件更新相应的制度，打造适合本所的一套规章制度。
（二）做好立（结）案登记。各律师所应该由专人负责使用市律师统一发放的立案登记簿对案件进行登记，作为原始记录备查；同时建立电子档案登记，方便管理。结案可直接在电脑进行登记，每年打印成纸质文件归档。以上电脑记录要做好备份工作。
（三）尽量做好质量监督卡的回收。因为新版的质量监督卡没有印回执，很多律师所也遇上当事人不配合的情况。一是建议律师所尽量加强跟踪，回收质量监督卡；二是可以使用年下发的“送达回执“，由当事人登记签收。
（四）认真做好会议记录。按考核办法要求,各律师所每年至少召开全所会议次以上（年布置工作、年工作总结、年工作总结），合伙人会议可以不限形式召开，但是必须做好记录,每年不少于次。每次会议结束，参会人员必须在会议记录本上签名。
（五）搞好文件的接收及传阅工作。信息化建设已经渐有成效，现在各级司法行政机关及律师的发文基本以电子文件为主，建议各所安排专人负责收文，并组织传阅。
档案管理合理化建议篇2
由于工作职责和工作需要，除各个机构都存在的人事档案与财务档案之外，质检机构档案涵盖的内容主要包括：技术标准、业务档案、设备档案、基建档案、科研档案、文书档案、资质证书档案、合同档案、特殊载体档案以及其他材料等。
（一）技术标准
它是从事产品质量检验工作不可或缺的重要技术依据，在质检机构档案体系中占据着十分重要的位置，覆盖范围主要包括国家标准、行业标准、地方标准、联盟标准以及国外标准，基本要求是馆藏标准对该机构资质认定和实验室认可产品的标准覆盖率达到100%，以及在用标准的有效性。
（二）业务档案
作为反映质检机构履行职责、开展工作所取得成果的重要形式，业务档案的归档范围主要包括委托协议书、任务下达书、合同评审记录、抽样通知单、检验报告、检验结果通知书、监督抽查检验总结、客户异议处理记录、客户满意度调查以及参加各类业务招标形成的招标材料等，一般而言，业务档案是质检机构档案体系中存量最大、借阅率最高的部分。
（三）设备档案
设备是质检机构从事检验检测工作的必备工具，因此，设备档案是质检机构档案中较为重要的一部分。一般情况下，以设备到货为分界线，归档范围主要分为前期、后期两方面的内容，前期的主要内容有：申请执行专用设备采购预算的请示及上级批复、设备参数论证材料及上报文件、招标公告、中标标书、政府采购合同等；后期的主要内容有：设备到货后形成的有关材料，主要包括装箱单、说明书及资料、附件、工具明细表、出厂合格证书和出厂精度（性能）检验记录、开箱验收单、设备安装、调试及验收记录、设备期间核查与计量校准记录、设备维修记录、设备事故报告单、设备报废申请及批复、报废处置材料等。
（四）基建档案
基建档案包括质检机构在实验室建设过程中形成的各种建筑物、项目等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维修等活动中形成的材料。归档范围按照基建工程各个阶段的具体情况，主要包括：项目建议书、批复、选址、投资计划等前期准备阶段材料，工程勘察、设计图样、工程概算书等设计阶段材料，施工图、图纸会审记录、原材料及预制件的合格证、施工记录等施工阶段材料，竣工报告、竣工验收记录等竣工验收阶段材料，以及使用维护维修阶段的材料等。
（五）科研档案
质检机构在进行标准制定、课题研究、专利发明等工作的过程中，产生了大量的科研档案，主要包括项目实施前的立项申请、立项批复，项目实施中的过程记录、有关成果，项目结束后的验收申请、验收评审有关材料、结题审计或标准审定会的有关材料，科研奖项申报材料以及科研奖励批准文件、证书或奖杯奖牌等。
（六）文书档案
质检机构文书档案归档范围一般包括以单位名义形成的各类文件、工作总结、发言材料，内部各类会议形成的会议记录、会议纪要，编印的各种简报、刊物、手册，以及收到的文件、电报、传真、其他材料，外出参加公务活动带回的与单位工作有关的文件材料，以及其他有保存价值的文书材料等。
（七）资质证书档案
由相关法定管理部门颁发的、能够证明和体现质检机构能力与水平的证书或其他材料，质检机构只有取得了相应的资质证书后，方可在其资质许可的范围内开展检验、检测、鉴定、评价等业务活动，因此，它也是质检机构开展业务活动的重要依据。
（八）合同协议档案
除了上述业务委托协议书、政府采购合同、维修改造与基础建设合同等以外，质检机构在运行、经营过程中形成的其他合同、协议等，一般包括与企业或其他机构签订的技术服务协议，战略合作或具体项目合作协议，租赁设备、设施、房屋、车辆等的租赁协议，以及在日常运营过程中因需要产生的其他合同、协议等。
（九）特殊载体档案
质检机构在工作中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、电子文档、奖牌（旗）、获奖证书等非纸质档案，一般按照载体形式结合内容进行分类，主要分为照片、录音、录像等声像档案和奖牌（旗）、获奖证书等实物档案，磁盘、光盘、电子文档等按照其存储内容归入相应类别，例如存储文书档案电子表格和电子版的光盘就归入文书档案之中。
二、质检机构档案体系建设存在的主要问题
（一）重视不够
档案工作对一个单位的建设发展和历史传承有着十分重要的作用，是一项技术性、专业性和科学性都很强的管理工作，但是由于质检机构往往都在检验检测、科研攻关、业务发展等方面倾注了大量的心血和精力，因此，档案工作成为质检机构建设发展的一个薄弱环节，基本处于“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的局面，这是制约和影响质检机构档案体系建设的根本原因，正是因为思想意识上不够重视，才会出现一系列问题。
（二）人员不专
除了一些大型质检机构配备了专职档案管理人员之外，多数质检机构档案管理人员身兼数职，一方面没有接受过专业的档案知识和岗位技能培训，对档案管理的政策法规以及档案的收集、整理、归档、编研等业务知识缺乏深入的了解与掌握，另一方面由于不是专职，在档案管理方面投入的精力较为有限，更有甚者，选派一些年龄偏大、文化程度偏低的工作人员从事档案管理工作，将档案管理岗位当作一个“养老地”“过度岗”，导致档案管理人员专业化程度不高。
（三）硬件不好
由于思想意识上对档案工作的重视程度不够，多数质检机构对档案基础设施的投入力度不足，与对检验检测装备和实施的建设投入形成巨大反差。因此，多数质检机构的档案室都不同程度地存在着建设不达标、不规范的问题，比如：没有专用库房，“六防”设备配备不全等。另外，由于档案室信息化硬软件设施不配套，质检机构档案管理信息化水平不高。
（四）机制不顺
虽然有些质检机构也制定了本单位的档案管理规定，明确了档案管理的要求，但是由于档案管理意识薄弱，特别是单位领导对档案工作重视程度不够，导致质检机构一般均是上面只有一个名义上归口管理的部门，而下面却没有负责搜集、整理报送档案基础材料的部门或者渠道，没有建立起档案管理和报送的机制，导致档案收集难、利用难、编研难等现象十分严重。
（五）材料不全
由于重视不够、机制不顺等原因，质检机构档案体系中虽然有比较清晰的门类，但是除了与质检机构业务工作紧密相关的技术标准、业务档案材料较全之外，其他档案等都不同程度地存在着材料不全的现象，特别是科研档案、文书档案、合同档案、特殊载体档案，由于质检机构将其纳入归档范围、进行规范化管理的时间不久，可以说是材料不全的重灾区。
三、提升质检机构档案管理水平的措施与建议
（一）提高认识，加强宣传
一方面领导层要提高对档案工作重要性的认识，把档案工作作为事关事业长远发展和历史文化传承的一项重要基础性工作来抓，加强对档案工作的领导、投入和支持；另一方面要在干部职工中组织开展形式多样的档案宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性以及档案利用的价值。通过提高干部职工的档案工作意识，促进质检机构档案工作水平的整体提升，从而更好地为质检机构的业务发展、科研攻关以及文化传承等提供好资料和服务。
（二）强化培训，提升素质
进一步加强档案干部队伍建设，选配政治素质硬、业务素质高、责任意识强的工作人员到档案工作岗上工作。加强对档案工作人员的培训，对外，积极主动地选派档案工作人员外出参加各种专业化培训，对内，定期组织档案管理岗位技能培训和技术比武，提升档案工作人员学习、提升的积极性与主动性。
（三）加大投入，改善实施
加强对档案硬件设施配备、投入力度，做好通风、防虫蛀、防潮湿、防火防盗等配套保护设施建设与配备，更好地符合国家档案管理的有关要求。加强软硬件投入，进一步推进质检机构档案管理信息化建设，搭建质检机构档案管理平台，在条件成熟的情况下，与办公自动化系统、业务系统实现对接与兼容，提升质检机构档案管理的智能化与规范化水平。
（四）理顺机制，落实责任
质检机构要进一步建立健全档案管理组织架构，一方面要明确本单位档案管理的归口管理部门，切实担负起整个单位档案工作的管理、指导、服务和监督职责；另一方面要将档案管理网络延伸到内设各个机构，在各个内设机构配备兼职的档案管理员，明确岗位职责和工作要求，负责做好本部门的档案收集、整理等，逐步建立起归口管理、下上联动的档案管理机制。
档案管理合理化建议篇3
关键词：高职院校 基建档案 类型 问题 措施
中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0013-01
高职院校基本建设档案（简称基建档案），主要指的是高职院校在基本建设中形成的具有保留价值的文字、图像、影音等资料，包括地上建筑、地下建筑、基础设施建筑与维修养护施工的设计图纸、施工资料等[1]。随着职业教育的快速发展，高职院校招生人数逐年增加，基建项目也随之增加，基建档案的相关材料也大幅度增加。如何科学收集、管理、利用这些基建档案，已经成为高职院校行政管理的重要内容。
一、高职院校基建档案的类型
根据《四川省重大建设项目档案管理办法》、《四川省高等学校档案管理办法》等有关规定，高职院校的基建档案归档类型有：
1、综合类档案
这类档案包含：上级批示的基建工作的文件、各种规章制度、工作计划、总结、基建工作总体规划以及各种季度性财务报表、预算决算及其批示文件、工程设计总图（总体规划、总平面图）、电气水利管道设计总图、地质勘探报告等。
2、可行性报告档案
该类基建档案包含：基建项目可行性报告及上级审批回函、环境监测、调查报告、计划任务书等。
3、设计类档案
该类档案主要包括各种设计方案以及工程勘测报告等，比如：设计的一稿到终稿的原稿、设计变更说明、技术参数、施工图纸、技术专利文件、技术实验报告、设计评价、鉴定及审批等材料。还有工程的地质、水文、环境勘查设计报告、土地征用说明、地形地貌报告、水文气象报告等。
4、工程管理档案
该类档案是基建项目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用协议（包含拆迁补偿协议等）、施工管理文件、产权证书、竣工使用说明书等。
5、施工档案
该类档案包括：土地施工文件、开工竣工报告、设备及管线安装报告、电气仪表施工安装报告等。
二、当前高职院校基建档案管理中的主要问题
1、忽视基建档案管理的重要性
首先，基建档案管理人员在思想上缺乏对档案管理的正确认识。在平常工作中工作没有尽心尽责，延迟资料归档，造成日期、资料管理混乱等问题。二是高职院校对于基建档案的管理没有专门的部门和人员，通常是临时抽调别的部门人员来整理档案资料。这些人员由于缺乏专业的资料、档案管理经验和技术，也缺少必要的集体荣誉感，基建档案的收集、整理十分混乱，从而导致利用基建档案十分不便。
2、缺乏完善的基建档案管理制度
当前，许多高职院校没有完善的基建档案管理规章制度，档案管理处于“谁办谁管理”的状态，这又进一步加大了档案管理、查阅、审核的难度。并且这种管理方式容易造成档案的遗失、损毁，会给高职院校基建档案的利用带来不可估量的损失。
3、基建档案的存储、管理纸质化
目前，高职院校基建档案的存储、管理，大多数学校仍然以纸质版为主，且没有备份资料，一经损毁，无处可查。
4、基建档案的利用没有实现资源共享
随着网络技术的不断发展，资源共享已经成为了各行各业发展的主要趋势。但是在我省高职院校的基建档案管理中，尚未实现这个目标。各兄弟院校之间的交流与合作尚未完全展开。这限制了高职院校综合实力的提升。
三、高职院校基建档案的管理措施
1、提高认识，完善制度
加强高职院校的基建档案管理工作，必须要完善基建档案管理制度。“没有规矩，不成方圆”，当前我省的高职院校应当本着实事求是的态度，从实际情况出发，建立各种规章制度，在实践中探索适合本校的基建档案管理模式，制定出一整套科学、高效的管理制度[2]。比如：《基建档案收集和归档管理制度》、《基建档案利用制度》和《基建档案管理人员工作职责》等。
除此之外，学校的人事和行政部门要加强绩效考核力度，将工作成果与薪酬、奖金挂钩，通过制订相关的考核制度，实行定期的基建档案管理工作评价，贯彻奖励与惩罚措施，提高管理人员的工作积极性。
2、引入信息技术，构建高职院校基建档案网络
近年来，随着信息化、网络化的不断发展，电子计算机技术以及网络自动化办公体系逐渐被引入到办公管理领域。在基建工程中，建设、设计、施工单位电子化办公成为主流趋势，而且我省大部分高职院校均配有大分辨率扫描设备，对于基建档案、图纸等资料的扫描要求可以满足。所以，为了符合今后基建档案收集和管理的需要，高职院校必须建立数字化的档案管理体系，以方便电子文档的查询，降低工作成本和工作量[3]。同时，增加电子文档还可以提高学校设备的利用效率，减少资源、设备的空置和浪费。
3、资源共享，充分发挥基建档案在高校基本建设中的作用
基建档案不仅记录了工程建设的过程，而且也记录了高职院校在建校经过中的各种得失与经验。一套科学、完整的基建档案，会给本院的其他工程以及其他院校的相似工程带来不少启示。从这一点上，基建档案不仅具有历史价值、教育价值，更具有经济价值。它是高职院校宝贵的智慧结晶，对于指导基建工作具有不可忽视的作用。
因为高职院校的基建档案在社会生活中发挥着重要的促进效应，因而四川教育部门的有关领导在近期召开的基建档案管理会议上，已经开始提出积极响应国家教育部门提倡的利用电子文档进行档案管理，并提议将各个院校的基建档案上传网络，实现高职院校之间的资源共享，为其他单位的基建工程提供相关的数据资料，提高相似工程之间的对比、参照，以达到节约资源，降低成本，提高设计的可靠性，避免不必要的错误，减少工程事故的发生的目的。
总之，随着我国高校管理体制改革不断深入，政府有关部门对高职院校基建档案管理工作提出了更高的要求。高职院校档案管理部门应当加强对基建档案的收集、整理和归档工作，提高基建档案电子化的程度，保证基建档案的真实性和可靠性，让基建档案更好地服务于高职教育事业的发展。
参考文献
[1]许、高校基建档案管理之我见[J]、科技情报开发与经济，2012（10）。
档案管理合理化建议篇4
在县人民政府的高度重视下，今天在这里召开全县农业农村档案工作会议。会议的主要任务是：传达省、州档案工作会议精神，总结20*年全县档案工作，安排布置2009年档案工作，进行档案业务知识的培训。
下面，我讲三个方面：
一、省、州档案工作会议主要精神
(一)全省档案工作会议精神
2009年1月19日，全省档案局(馆)长会议在昆明召开。*省人民政府秘书长丁绍祥到会作重要讲话，省档案局(馆)长黄凤平作工作报告。
丁秘书长在讲话中充分肯定了一年来全省各级档案部门在各项工作中做出的努力和取得的成绩，希望各级档案部门和广大档案工作者，要从对党、对国家、对民族、对历史负责的高度，充分认识做好档案工作的重要性，更加积极主动地开展工作，把*省的档案事业不断推向前进，为我省经济社会的科学发展，为建设富裕民主文明和谐的*做出积极的贡献。
黄凤平局(馆)长在会上作了《深入学习践行科学发展观强化服务科学发展能力全面推进档案事业科学发展》的讲话，对20*年全省档案工作进行了总结。他充分肯定了一年来全省档案系统在各项工作中所取得的成绩，并对存在的问题进行了分析;安排布置了2009年的工作，要求各级档案部门从着力于观念创新、切实增强档案事业科学发展的理念，着力于资源建设、切实夯实科学发展的基础，着力于规范管理、切实提高科学发展的能力，着力于创新开拓、切实提升服务科学发展的水平，着力于队伍建设、切实打牢科学发展的根本等几个方面开展工作。
(二)全州档案工作会议精神
2009年3月19日至20日在个旧召开。州档案局局长潘新荣作了《深入学习学习实践科学发展观努力开创我州档案事业发展新局面》的讲话，对20*年全州档案工作进行了总结，并从九个方面安排布置了2009年的工作：一是加大查阅利用和服务社会民生工作力度;二是完善农业农村和林权制度改革档案工作，抓好社会主义新农村建设档案工作;三是强化档案档案信息化建设;四是抓好“八项工程”和档案馆综合评估实施工作;五是开展档案安全执法检查;六是抓好档案干部队伍建设;七是做好档案业务监督指导和档案接收征集工作;八是抓好目标责任制的落实;九是加快档案馆库建设步伐。
二、20*年全县档案工作主要成效
20*年，在县委、县人民政府的领导下，在省、州档案局的指导和帮助下，*县档案局(馆)围绕年初与县委、政府签订的20*年目标责任制和*档案工作“六项工程”的各项年度计划任务，按照“依法治档，科技兴档，强化服务，发挥效益”的工作思路，加大档案业务监督指导力度，突出档案信息化建设重点，拓展档案服务领域和方式，开拓创新，勤奋工作，稳步推进了各项业务建设，全县档案事业取得了新的成绩。
(一)档案工作切实纳入议事日程。各级领导高度重视档案工作。一是在年初召开了全县档案工作会议，全面安排布置20*年全县档案工作。王光荣副县长作了题为《以科学发展观统领全局努力开创全县档案工作新局面》的讲话，对继续深入实施*档案工作“六项工程”，优化服务质量，保证档案事业快速、健康发展，提出了具体要求。县人大副主任、县总工会主席段立清，副县长王光荣，县政协副主席张明科，各乡镇分管档案工作的领导，县属各部门、省州驻泸单位分管档案工作的领导及档案局(馆)全体干部职工共100余人参加了会议。二是县委、县政府将县档案局列为未纳入州考核的部门进行中心目标考核。三是许多单位做到了将档案工作与部门职能同安排、同布置、同考核、同奖惩。全县档案工作会议结束后，各单位及时召开会议传达全县会议精神，研究和安排布置本单位的档案工作。档案工作越来越受到各级领导和各单位的重视，真正纳入了议事日程。
(二)档案人员业务素质不断提高。县档案局重视档案干部队伍整体素质特别是档案业务素质的培养和提高，结合档案业务监督指导的需要，多形式提高全县专兼职档案人员的业务素质，档案业务培训向纵深发展。20*年共举办了5期档案业务培训班，共培训档案人员250人。其中，首次为私营企业举办档案业务培训1期，将档案业务指导的工作领域拓展到了私营企业;举办林改档案现场培训1期;举办家庭建档知识专题培训2期;举办公安档案信息化业务培训1期。
(三)档案信息化建设取得新进展。一是“南天档案计算机管理信息系统”的推荐使用全面推开。在做好推荐使用的过程中，配合昆明南天网络公司做好“南天”软件操作使用的技术指导和相关技术服务工作;督促、指导各单位开展档案文件级目录的录入工作。全年共推荐安装了32套“南天档案计算机管理信息系统”软件，至20*年底，全县共有88个单位安装使用了92套“南天档案计算机管理信息系统”软件。已安装使用该软件的单位正按要求继续做好室藏档案目录的录入工作，少数有条件的单位已开始进行室藏档案全文数据库的建立工作。二是馆藏档案文件级目录录入工作进展较快。通过签订责任书的方式，对于加快馆藏档案目录数据的录入进度成效极为明显。至20*年底，共录入馆藏档案目录417628条，其中：录入案卷级目录14955条，录入文件级目录402673条。此项工作荣获了“全省档案创新奖三等奖”。
(四)行政执法检查成为管理档案事业的重要手段。一是年度档案行政执法检查对于推进依法治档进程作用明显。20*年，根据《*县人民政府办公室关于开展20*年档案行政执法检查的通知》精神，我县于8月1日至9月10日分自查、抽查评议、整改提高三个阶段在全县范围开展了档案行政执法检查。其中：8月25日至28日抽查了40个机关、企事业单位的档案管理情况;8月29日至30日对8个乡镇的档案管理情况进行了督查。针对检查中发现的问题，检查组提出了整改意见，各被检查单位及时进行了整改。二是州档案局执法检查对于依法治档意义重大。20*年，由州档案局组织的档案执法检查组到我县对《中华人民共和国档案法》的贯彻执行情况进行执法检查。检查组重点抽查了中枢镇瓦窑村委会、县法院等单位的档案安全管理情况;听取了全县档案管理工作的情况汇报。检查组提出的意见和建议，对*档案事业的发展将起到积极的促进作用。
(五)政府信息公开工作明显规范。为认真贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，根据县政府有关通知精神，县档案局在加强组织领导的基础上，按照“以公开为原则，不公开为例外”的总体要求，努力做到准确界定主动公开的政务信息，最大程度予公开。按要求及时公开了20*年至20*年的信息132条，全部属于主动公开政府信息。
(六)档案法制宣传教育掀起热潮。一是新修订的《*省档案条例》得到广泛宣传。全县共征订了80套《条例》学习手册和宣传挂图。二是档案法制宣传教育质量明显提高。县档案局多次召开局(馆)职工会议，组织全体干部职工对新修订的《*省档案条例》进行了专题集中学习和辅导。集中学习了修订《*省档案条例》的必要性、条例的起草情况、条例的主要内容等。全县以学习宣传《*省档案条例》为契机，进一步掀起了档案法治宣传教育学习的热潮。
(七)文书档案保管期限表审批工作全面完成。20*年，县档案局采取措施加大了贯彻执行国家档案局8号令的力度，各机关在县档案局的监督指导下，积极开展本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。全年完成了对48个单位的审批工作，全县累计完成了对73个单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作，除不符合审批范围的单位外，我县该项工作已全面完成。各单位在开展20*年文件材料立卷归档工作时，均已按审批后的保管期限表执行。
(八)档案管理升星工作继续推进。一年来，以抓好档案目标管理复查转升星级工作为重点，积极主动开展对各立档单位的档案业务指导工作。20*年共指导了45个单位的立卷归档工作和升星级准备工作，共有30个单位完成了档案目标管理复查转升星级验收工作，其中：19个单位达到五星级，10个单位达到四星级，1个单位达到三星级。
(九)县档案馆建设项目即将启动。经过多年的努力，至20*年底，共争取到建馆资金50万元，其中：省上的建馆补助经费25万元，县财政划拨的建馆经费25万元。年内，洪副州长、刀县长、王副县长及县政府办公室李主任、何副主任等领导，曾深入县档案局、档案馆调研县档案馆建设项目。县领导要求，县档案馆建设项目要在年底前做好前期工作，2009年上半年动工建设。根据县政府领导的指示精神，县档案局在前期工作中，重新编制完成了《*县档案馆建设项目建议书》。县发展和改革局于20*年10月20日印发了《关于*县档案馆建设项目建议书的批复》，同意在县政府大院内建盖档案馆一幢，新馆建筑面积为2000平方米，计划总投资320万元。
(十)馆内基础业务进一步夯实。一是馆藏档案安全保管工作更加规范。严格按照《档案库房“十防”规定》和《档案库房消防安全“八不准”》做好馆藏档案的日常安全保管工作;制订了《*县档案馆自然灾害应急处置预案》。二是接收和征集工作有新进展。接收进馆纸质档案180卷275件，征集到《红河向东流》资料一本。三是积极做好提供利用。县档案馆共接待查阅人员204人次，提供利用档案309卷次，复印296页。四是现行公开文件查阅中心正常运行。共接收20个单位报送的现行公开文件及资料67件。五是稳步开展编研工作。完成编研材料2篇;完成了《*县档案馆编研材料汇编》一书。六是*省珍贵档案文献申报工作取得新成果。对照*省珍贵档案文献申报的条件，经过筛选，共向省档案局报送了4份馆藏档案的申报材料，包括《承领布韶荒庄开垦纳粮告示》、《中央陆军军官学校学员训练班第三期同学录》、《张润庠考试试卷》(长卷)、《伟大领袖永远活在我们心中》(系列照片)。其中，《张润庠考试试卷》(长卷)经*省档案学会珍贵档案文献评审鉴定委员会审定，被评定“*省珍贵档案文献(三等)”。
档案管理合理化建议篇5
【关键词】医院；档案；现代化；管理
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2013）07-0046-1、5
在信息时代的今天，网络的触角伸向每一角落。各个领域、各行各业都在它的触动下发生着巨大的变化，医院档案管理工作当然也不可能依然故我。传统的手工整理归档档案管理办法受到了巨大的冲击。只有将档案管理工作从单机单用户、多机多用户发展成为医院一体的网络化管理体系，才能使综合档案管理得到最大化的传播与应用，获取更大程度的社会效益和经济效益。
一、医院档案管理现代化的标志
医院档案管理是一项长期工作，其现代化管理的标志具体表现在4个方面：一是档案收集及时化。随着医院建设的快速发展，医院各类档案日益增多，如果不及时收集，容易遗漏有价值的档案，影响档案的质量，也不利于应用“举证责任倒置”原则处理医疗纠纷。二是档案管理标准化。是保证归档信息的齐全完整和有效利用的关键，除了归档技术层面上的规范化外，对医院档案工作的各个环节建章立制，严格标准，提高医院行政管理水平和工作效率。三是档案存储数字化。采用计算机技术将库藏的档案转化为电子文件，或采用光盘存档案，有利于对档案原件的保护、可复制和自动检索，具有存贮量大、保存时间长、分辨率高、不失真、成本低的优点。四是档案利用网络化。档案信息数字化不仅具有大量储存、快捷查询、可以拷贝等优势，还可以借助网络传输手段实现信息共享、远程服务，更方便、快捷地满足人们的需要，提高医院职能部门和业务部门的工作质量和效率。
二、医院档案现代化管理的应对方法和手段
1、抓好档案管理人员的培训
根据《档案法》和《医药档案管理办法》等有关法律和法规，大力宣传档案管理的重要性，增强医院员工的档案意识，特别是医院领导干部的档案管理意识。同时，围绕医院中心工作，采用多种途径培训素质优良的档案管理人才，不断充实档案管理队伍。通过广泛开设计算机课程，普及现代信息技术、计算机技术、通信技术、网络技术的教育，组织参加社会认可的计算机应用资格证书考试等方式，进行档案专业培训、继续教育、知识更新，提高档案管理人员业务和知识水平，对在岗档案管理专业人员进行定期考核，创造良好的档案管理工作环境，使更多的医务工作者自觉参与到档案现代化管理工作中来。
2、加强档案规范化的管理
树立医院档案管理新理念，将医院档案管理纳入重要议事日程，作为医院建设发展的重要内容来抓，制定科学、完整、系统的管理制度和质量标准以及工作程序，改进档案管理的方法，对医院职能部门和科室的档案及时收集归档，进行集中统一管理。并建立相应的考核制度，逐级严格把关，责任到人，将医院档案管理纳入科室管理责任书之中，与医疗业务同步考核评价，将档案管理工作与职能部门、科室负责人业绩考核奖惩挂钩，明确职能部门和科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，使医院档案管理形成信息搜集及时化、管理标准化、存储数字化和利用网络化。
3、建立档案管理的新模式
医院职能部门、科室配备计算机，具备医院档案现代化管理的硬件。充分利用网络技术，进一步完善优化医院档案信息网络化系统，已成为医院档案信息管理工作适应形势、加快发展的关键。因此，要依托计算机信息管理技术与网络技术，坚持以掌握新时期计算机信息管理与传统档案管理相结合，遵循符合档案管理相关标准，提供灵活的检索途径和方式，根据档案数据便于掌握和易于操作的原则，选择准确的医院档案管理软件，充分利用计算机、互联网等先进的手段，实现医院档案管理向网络化、数字化转变，不断提高医院管理现代化水平。近几年来，我院通过计算机网络把相关重要科室连接成一个整体，实现医院各部门、各科室之间的信息资源共享，特别是门诊、临床与档案管理部门之间的信息共享，提高了档案信息的准确性与实时性，降低了医院管理成本，提高了工作效率，同时也提高了医院档案管理的整体水平。
4、档案管理系统全程跟踪
档案管理模式逐渐从以档案的实体保管为重点，转变为档案实体的数字化信息向社会提供服务为重点的过程。作为综合性、研究型医院，采用科学、合理的管理模式，把档案信息以统一规范的数据格式进行录入转化，把分散于不同载体的信息资源以数字化的形式存贮，确保档案的完整、准确、系统、安全、使档案发挥最大的效用，因此，我们尝试建立档案管理系统全程跟踪的过程。使综合档案利用更好地实现资源共享。
5、重视档案开发利用
医院经营管理过程中形成的文件、方案、决议、实施效果，或招标方法、标书、协议、合同等，真实的反映医院的建设发展，是很有价值的归档材料。要求档案管理人员树立强烈的服务意识，拓展归档范围，多途径、多渠道地开发档案信息资源，特别是要甄别档案的保存价值，提高档案质量，加强服务意识，积极为临床医疗和医学科研工作服务。切实加强与医院职能部门和科室之间的联系，积极开展编研活动，编写各种专题汇编，并在医院网站上公布档案信息，提供多层面的信息，实现档案信息资源的共享，以满足医疗、教学和科研工作的需求，提高档案的利用率。医院在出现医患矛盾时，医院病案在处理医疗纠纷中成为双方冲突和争执的焦点，为医院档案管理增添了新的内容。同时先进科技手段的广泛应用，也对医院档案管理提出了新的内涵。因此，准确把握新时期医院建设发展的特点，加强医院档案管理，通过合法手段和方式，对符合规定要求的档案资料、各种形式的文件载体进行规范化、合理化、科学化的管理，不仅极大地提高了档案利用率及管理工作效率、且对节省人力、物力及设备的投资也大为有益。专业计算机技术人员在参与档案现代化管理改革过程中，也发挥其专业技术优势，对设备的投资和建设提出合理化建议与要求，使重复投资、重复建设和重复劳动的现象得到很大程度的控制与避免，以低成本取得高效益，在既满足工作需要，又不致造成人力财力浪费的前提下，加速档案管理工作现代化的程度与发展。是医院档案实行现代化管理的根本任务，也是提高医院经营管理水平的有效途径。
【参考文献】
[1]王平，等、浅议新时期医院的档案管理[J]、中国医院管理，2003，23（9）、
档案管理合理化建议篇6
一、明确了管理对象，规定了科技档案同科技资料的正确区分
辩证唯物主义的认识论者，向来重视正确的认识对于工作实践的指导意义。建设和发展科技档案事业，最基本的条件之一是必须明确科技档案工作的具体管理对象。大连会议的第一个重要贡献是正确认识了科技档案工作的管理对象，描述了科技档案的基本特征，揭示了科技档案的本质属性，并且以科学的语言形成了科学技术档案概念。
建国初期，随着国民经济恢复和大规模经济建设的进行，产生了许多新型文件，特别是以技术为内容而具特殊形式的文件材料。这些材料是什么，要不要管，由谁来管，怎么管？当时人们的认识，首先是对这些材料的性质和认识，是模糊甚至是混乱的。主要有三种看法。
第一、认为是技术资料或资料，把所有这些以技术为内容而以图样和文字为表现形式的材料，统统称作技术资料，在观念和认识上远离档案范畴。因此，相关的人员、工作和机构被称为技术资料员、技术资料工作、技术资料室。
第二，被称为技术档案资料。同前者"远离档案范畴"相比，这种认识有了一定的质变，即把对象同"档案"联系起来，承认它们是"档案"，这是一个很大的进步，没有这个进步就不会有后来的"科学技术档案"概念。但它仍然有很大的局限，即把对象同时又看作是资料，没有认识到档案和资料是本质上互相区别的两种事物，相反把这两种性质上完全不同的事物用一个名词串连起来，形成"科技档案资料"这样一个非甲非乙的混沌概念。
第三，使用了"技术档案"的称谓。中国人民大学历史档案系1956年和1958年先后编写的科技档案管理学讲义《技术档案管理与组织》都开始使用了技术档案的称谓。1959年6月由该系编辑出版的学习参考书，定名为《技术档案的整理与保管》，也明确使用了"技术档案"称谓。这同前述第二种认识相比较，当然更符合实际、贴近真理。但事实上仍处于认识上的犹疑和不确定状态，就在1958年编写的讲义内容中，却又出现了"技术档案资料"的提法，反映了理论认识上的不确定性。
上述事实表明，当时对管理对象在认识上的混乱和模糊，其核心问题是对科技档案和科技资料这两种不同性质的材料混淆不清。之所以会出现这种情况，是由客观和主观两方面的原因造成的。从客观的因素讲，在"一五"计划时期，我国所进行的重大建设项目，基本上都是由国外进行设计的，外来图纸和文件成为指导建设、施工、生产的主体；外来设计文件，自行设计文件，同交流购置来的资料同时存在，科技文件、科技资料甚至科技情报混杂在一起，加以如此大规模的经济建设，如此汹涌而来的数量巨大的技术图纸、文件和资料，是中国档案工作者所从来没有经历过的。从主观的因素来讲，建国伊始，新中国的档案事业处于创建初期，我们还来不及对科技和经济建设事业中形成的新型档案特别是科技档案进行比较深入的研究。人们对科技档案和科技资料的认识基本上处于感性认识阶段，二者在内容和形式上的相同或相近，很容易造成人们在认识上的混淆。
然而，管理对象问题不解决，正常的科技档案工作就无法建立，新中国国家规模的科技档案事业就不容易发展。正是技术档案工作大连会议正确地解决了这个问题，明确了科技档案工作的管理对象，从理论和实践的结合上科学地解决了科技档案和科技资料的区分问题：科技档案是"记述和反映一个单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等），它不仅在生产、建设和科学研究工作中具有参考使用的价值，而且具有积累经验、保存历史面貌和参考凭证等作用"，而"技术资料则是一个单位为了参考的目的而收集和复制的技术文件材料，它只具有参考使用的价值，根本不能起真凭实据的作用"。这就从性质和作用两个基本方面科学地把科技档案和科技资料正确地区分开来，以此为基础，确定了科技档案工作的管理对象是科技档案，同时要兼管科技资料。
四十年前的大连会议，正确地提出了必须实行科技档案同科技资料的科学区分，指出"技术档案和技术资料不分是一个普遍存在的问题，这个问题不解决，技术档案工作就无法建立、健全和发展"。四十年后的今天，我国国家规模的科技档案事业取得了长足的发展，不仅科技档案同文书档案等实现了综合统一管理，而且科技档案、科技资料、科技图书实行了一体化综合管理，这是一个巨大的进步，但是一体化和综合统一管理仍然是建立在科技档案同科技资料实体实行正确区分的基础上，没有这个区分，就没有科学意义的科技档案、科技资料、科技情报、科技图书的一体化综合管理。
二、抓好归档，从基础做起，建立和健全科技档案工作
大连会议十分强调归档制度和归档工作。指出："建立和健全技术文件材料的归档制度，是建立和健全技术档案工作的基础"，"没有归档制度，就没有健全的档案工作，也就不会有完整的档案"。
归档，历来是我国科技档案工作中的重要问题。在当时，处于初创时期的科技档案工作千头万绪，又没有经验，从哪里入手做好档案工作，是一个至关重要的问题。抓住归档，就抓住了"龙头"，抓住了最重要、最关键的一个基础性工作环节。
1、抓好归档，解决了大量积存文件的清理建档问题。建国十年，企、事业单位形成和积累了大量科技文件，包括设计文件，科研文件和工艺文件等等。这些文件基本上处于无序和分散状态，亟需进行清理和收集，抓好归档工作，就解决了这些文件的收集建档问题。
2、建立和健全归档制度，实现科技档案的集中统一管理。科技文件归档的实质是科技档案的集中统一管理问题。集中统一管理，是我国档案工作的基本制度，应该说，直到大连会议召开之前，这一制度尚未真正触及到科技档案领域，许多企、事业单位形成的科技文件，都是分散在各形成部门或科技工作者个人手里。通过建立和健全科技文件归档制度，做好科技文件向科技档案部门归档工作，从根本上解决科技文件分散管理问题，使档案工作的基本原则在科技档案工作中得到真正的贯彻执行。
对此，针对当时存在的集中统一管理是否影响"自由"问题，会议曾指出："个人分管或者各个科室分管，看起来是自由的，从长远来看是不自由的。有了专门的档案室集中保管，随时要随时就可以拿出来，那才是自由的。"所以，建立归档工作，实现科技档案集中管理，在我国科技档案工作的创始阶段，在科技管理领域曾经是一场重要的"革命"。
但是，"归档"的意义，远远不止于科技档案工作的初创时期，四十年后的今天，抓好归档，仍然具有十分现实的意义。大连会议所揭示的真理，昭示我们即使到了电子文件时代，归档问题仍然是一个常抓常新的重要问题。
三、建立和健全机构，探索了科技档案工作微观和宏观管理体制
建立相应的机构，是开展科技档案工作的组织保证。科技档案工作包括主体和客体两大基本要素，二者缺一不可。通过归档制度和归档工作，解决了科技档案工作的客体问题，建立相应的机构则是开展科技档案工作的主体问题。大连会议强调要尽快建立和健全基层科技档案机构，指出"就今天来说，要建立起技术档案工作，关键问题在于建立机构，把基层档案室工作做好。"因此，经会议讨论通过的《技术档案室工作暂行通则》规定："各单位都必须建立健全技术档案室工作，并根据具体情况设立机构或者配备专人管理技术档案，可以成立统一的档案室，也可以成立单独的技术档案室。"
这是我国有史以来，第一次经由全国性会议提出，并列入全国性法规，要求在企、事业单位建立科技档案机构。
大连会议不仅正确地解决了科技档案工作机构的设置问题，而且对科技档案工作的领导问题提出了一个重要思想，即基层企、事业单位的科技档案机构应该"由一位副厂长或总工程师直接领导"，这就事实上明确了企、事业单位科技档案工作的领导或管理体制问题。四十年来的科技档案工作实践证明，在企、事业单位内部，这一管理体制是完全正确的，它对推动科技档案工作的发展发挥了重要作用。
在我国，国家对科技档案工作的宏观管理体制，是发展国家规模科技档案事业的重要问题。大连会议对此也提出了一些重要思想和具体要求："国家档案局加强对技术档案工作的指导、监督和检查"；"中央各工业交通和科学技术的主管机关，对本系统的技术档案工作进行必要的业务指导，并相应地加强本机关的档案管理部门"；"着手编制本专业的技术档案保管期限表，制定本专业的制度办法和着手规划技术档案馆的建设和布局问题"。
应该说，在经济体制改革以前，多年行之有效的科技档案工作宏观管理体制的雏形，在大连会议上已经初步形成。这个管理体制经过多年实践的不断丰富和发展，对我国几十年来科技档案事业的发展，发挥了十分重要的推动作用。
档案管理合理化建议篇7
一、计算机网络化概述
（一）网络化介绍。网络化指的是在计算机技术、通信技术的支持下，将不同分布地点的电子终端设备和计算机联起来，按照规定的网络协议互相通信，进而达到用户间共享数据资源、硬件及软件的重要目的。医院档案网络化就是通过系列先进技术及设备，建立起统一的搜索、检索数字化平台，再将档案、图书、文件、病例等物质载体形式转化成为数字化信息，实施整合加工管理，使医院医护人员及患者都可通过计算机网络随时获得所需信息。
（二）医院档案网络化意义。随着信息化时代的到来，医院档案朝着网络化管理方向发展已经成为现代化发展的必然趋势。医院档案资源是医院重要的信息载体，是医院管理的重要组成部分，同样也是社会发展的迫切需要。开发医院档案资源，能进一步体现出医院信息在社会中的应用价值，进而产生更??更广泛的社会效益和经济效益。
二、医院档案网络化管理的主要内容
（一）传统医院档案管理转化。医院档案资源种类多、数量多、应用频率高、管理流程复杂，传统档案管理在短时间内不能进展到全面数字化扫描，因此在管理时应坚持查阅方便的原则，资源按级别分类或年份分类，将价值高、利用率高的档案优先扫描，先不扫描机密文件，转化为网络化信息化管理程序应按以下顺序进行：确立清单―提卷―核对―拆订―扫描―图像处理―质检―保存―提交数据库―移交回档案室。
（二）文书处理。档案网络化管理应用办公自动化管理系统展开日常工作，逐渐替代以往手续流程复杂的办公纸质行文，日常工作多在网络上、计算机上就可完成，资料文件收集、分类、储存、查阅、统计等诸多缓解都会随之变得方便有序，文件信息得到充分共享与交流，总之，无论是文件起草还是办理传递，都变得简单易行。
（三）病历档案管理。现今各医院病历档案正从纸质病案逐渐变化成电子化病历，全面清晰地记录着每位患者的诊疗过程，系统还提供电子存储、统计、查询、数据交换等功能，不同科室根据病人特点设计出规范化病历模板，应用标准专业名词，规范书写格式，如此可大大降低缺陷病案的发生率，对医疗服务的提升有很大促进作用。另外质控科、医务科等医院管理部门还可上网随时抽查病案，以便及时提出意见和建议。
（四）医院工作人员人事管理。人事档案管理能全面准确地向医院人事部提供可靠的人员信息，能迅速了解工作者的简历、技术等级、职称等多项信息，改变了传统一一查阅的形式，查询、检索都更加简单，加上档案信息共享，医院人事档案管理更加方便、快捷、安全，也使人员招聘等工作更具时效性。
三、计算机网络化应用意见及建议
（一）医院领导提升对档案网络化的重视度。档案是医院的宝贵资源，档案管理应该受到领导的高度重视，切实将档案管理归入院内重要议事范畴，不断提升自己档案工作的思想意识，充分认识到档案信息化管理的重要性和迫切性，它能为院内科学决策的制定提供重要信息依据，只有领导高度重视，才可能带领并组织下层展开档案网络化建设，并支持建设涵盖的各项事宜。另外加强档案管理人员的培训学习力度，全面提升整体素质才能更快实现档案管理网络化。
（二）建设医院档案网络化平台。目前一些医院网络技术、计算机技术、信息技术、通信等技术人才还比较缺乏，因此在积极培养的条件下，应尽快建立起一个个档案管理系统，将每一科室及部门都统筹到平台中，最终实现资源共享，方式上不管是统一购进软件，还是系统开发，使用前都应根据相关标准进行测评，测评包括兼容性、功能度、速度、易错性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等，使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力，同时要充分发挥出计算机优势，还应具备强大检索能力。
（三）数字化文件格式选择。在传统档案管理模式转化为数字网络化管理模式的过程中，会遇到纸质扫描文件分辨率选择，主要格式有JPEG、PDF、TIFF等，应根据不同档案情况酌情选择。比如对于价值高、利用率高的资料应尽量保存高清晰、可精准放大缩小的PDF格式。
档案管理合理化建议篇8
一、高校档案文化的概念与意义
档案文化与高等院校的教学氛围的有机融合，不仅能够记录本校历史，更能令本校学生深切感知学校的教育文化。而就目前档案文化在高校中运作的形式而言，相关高校档案管理工作者并未充分发挥高校档案文化对于学生及学校的教育功能。在查阅多所高校的档案管理资料后，笔者发现这一现象具有一定普遍性，档案管理中的文化渗透过程的缺失无疑是高校资源配置优化不足的表现，同时，这一现象也是高校资源的浪费。
在相关高校档案管理工作者的普遍认知中，高校档案文化即档案管理与文化传播的机械结合，这一理念并不准确。对高校档案文化的这种理解对于高校档案文化的教育功能发挥十分不利，这也反映出相关从业者对于档案文化的本质含义把握不准。档案文化的传播特征具有指数效应，可以理解为高校历史文化从个人扩散至群体的发展模式。理想情况下，高校档案文化的本质思想可以在潜移默化的条件下对高校学生产生正面影响，这也就是高校档案文化教育功能的体现。基于上述分析不难看出，如何发挥高校档案文化的教育功能十分必要，并且，其有效对策的研究十分紧迫。
二、高校档案文化现状概况
高校档案文化的教育功能实现这一研究主题的提出时间并不近，但就其实践过程而言，现状并不乐观，高校档案管理部门对于这一概念的理解偏差是实践效果不佳的直接原因。这也成为相关对策研究者们的研究重点之一，本文议题的建立也基于此。
（一）对高校档案文化的认知现状
多数高校档案管理工作人员对于本校档案文化的理解依旧停留在机械操作、重复行动的被动层面，也就是说，高校档案文化的宣传者并不是从自身理念认同的角度出发进行相关工作的，这也催生了小范围、走形式的高校档案文化传播路径，显然，这一模式的效果并不理想。而真正的高校档案文化的理解应该为对其功能性的深刻体会，表现为相关参与者对于其行业存在的必要性的正确认知。换言之，一个高校档案文化传播者应该明确自身的职业要求及存在价值，而非毫无目的的进行重复操作。
另外，从高校档案文化控制模式而言，固定的场馆开放时间、固定的日常工作时间、固定的老化运作模式，都是制约教育功能展开实施的瓶颈。加之缺乏多样化的宣传手段，对学生的吸引力较低，这也是高校档案文化的教育功能无法有效进行的原因。这一问题现状也可以理解为参与者对于档案学的意识依旧传统，缺乏现代化社会需求的跟进，业务人员的精力普遍集中于业务操作本身，而对于高校档案文化的深层理解严重不足。
（二）对高校档案文化的教育功能的认知现状
多数高校档案文化工作人员并不理解自身工作内容对学生的深渊影响，其理解始终集中于档案整理、资料收集、资源整合的表面，对于其业务内容的根本目的缺乏认知。多数档案管理参与人员对于高校档案文化的教育功能缺乏认真的思考过程。从这一点看，高校档案文化教育功能的被架空的原因也就显而易见了。
三、改进高校档案文化的教育功能意见总结及有效性预测
结合上述分析内容，笔者从高校档案文化教育功能现状中发现的症结入手，从理解与操作两方面提出建议如下：
首先，强化参与部门对高校档案文化教育功能的认知水平。这一建议的提出原则在于对文化这一抽象概念的形成机制的考虑。众所周知，文化事业的建设并不是一朝一夕能够完成的，而高校档案文化也同样如此。改变高校档案管理工作人员原有的将档案与文化简单叠加的错误思想，强化高校档案文化教育功能发挥的重要性，从工作人员的职业素养提升角度，缩短高校档案文化教育功能实现的周期。
其次，将高校档案文化的教育功能发挥工作的建设实施规模扩大，将少数师生接触到的部门文化转变为本校学生自主参与的全校文化。这一建议的提出原因在于议题研究的操作步骤，在发现高校档案文化教育功能实施难的症结后，笔者认为从思想层面入手的有关方法的时效性差、预期结果持续周期长，这与议题提出的根本目标存在一定差距。因此，从最直接的操作层面入手，对高校档案文化的教育功能实现更为有效。此外，这一建议的关键在于高校档案文化结构的改变，无论从观念上还是从运作模式上，将少数人文化氛围扩散至本校公众周知的文化系统。
再次，加大高校档案管理设备的资金投入与日常维护。就现有环境而言，高校档案管理设备、场所即高校档案馆，这一场所的维护与日常宣传工作的力度有待加强。从基础设施建设入手，可以达到主动吸引学生关注档案文化的作用。这也必然需要高校引进信息化、科学化的高校档案馆管理手段，力求从便捷、有趣的历史文化获取渠道吸引更多的高校学生关注，从而令学生们变被动为主动地投入到高校档案文化的熏陶中。
从上述三条建议的提出原则不难看出，无论理念加强还是操作步骤明确，都严格遵循高校档案文化教育功能展现的目标，同时，也确保了已有高校教育资源的应用，具备可操作性。另外，从资源控制难易度看，上述意见也同样具备可行性，原因在于三条建议的提出均充分考虑了高校现有档案管理教学资源配置。