档案与档案管理(精选8篇)
档案与档案管理篇1
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 促进档案信息化建设的几点建议
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
3 提高档案信息化水平技术
3、1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备
系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
3、2 档案中心目录及全文的数字化
档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3、3对上网信息进行密级界定
首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
4 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
4、1随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题
早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
4、2档案管理软件的对象是电子文件
通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。4 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
档案与档案管理篇2
关键词：城管档案；档案管理；档案整理
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。
1 城管档案的重要性
城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。
2 城管档案归档整理工作中存在的问题
目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。
归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。
3 归档整理问题的成因分析
任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。
档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。
城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。
4 提高城管档案归档整理工作成效的方法
4、1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进
专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。
4、2 加强现有档案管理人员的专业技能培训
加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。
4、3 制定科学合理的档案分类方案
档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。
科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。
5 结束语
档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。
参考文献
档案与档案管理篇3
[关键词]电子档案；纸质档案；信息化
作者：董淑新
电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
档案与档案管理篇4
档案主要记载着人类文明、重要实践活动、科研成果等各种信息，具有非常高的价值，是推动社会进步与发展的重要动力。随着社会的发展，档案信息越来越多，加大了管理者的工作难度。在信息时代，要想保证档案管理实现现代化，就需要我们在实际工作中加强基础工作，提高其管理水平，将各种先进的信息技术应用在其中，这样才能够达到目的，推动档案事业的健康发展。由此看来，基础工作在档案管理工作中占有非常重要的地位。
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4、用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。
档案与档案管理篇5
随着事业单位管理体制改革的不断推进和完善，以及医院的不断发展，人事档案的服务范围扩大，服务职能增加，除了为党政机关、组织人事部门和各级领导提供政治审查、鉴定材料，还为医院干部职工提供学历证明、身份证明、办理公证的相关证明等。部分医院人事档案管理部门没有实施无纸化、信息化阅档，尚采用手工编辑和检索，致使人事档案在使用中不能简捷迅速查找相关人的资料。单纯靠查阅纸质档案，费时又费力，且不利于人事档案的长久性保存。
2加强医院人事档案管理的对策和建议
医院的竞争就是人才的竞争。人事档案是人才的重要信息来源，对医院优化卫生人力资源、全面了解掌握人才情况起着重要作用［2］。因此，加强人事档案管理工作有利于进一步促进医院的发展和建设。
2、1加强对档案管理工作的领导和支持，推动档案工作的开展
医院领导要重视人事档案管理工作，把此项工作列入重要的议事日程，并当作医院发展的大事来抓，实行主要领导重点抓，分管领导具体抓，选配热爱档案管理工作、各方面素质都过硬的专职人员从事此项工作。重视档案管理人员的业务培训，定期进行岗位培训，使档案管理人员熟练掌握档案管理专业理念和操作技能，提高档案管理人员的素质，进一步增强责任感、使命感，努力开创档案管理工作的新局面。
2、2提高自身素质，健全各项规章制度是做好档案管理工作的关键
在信息化时代，能否做好医院人事档案管理工作关键在于两点：一是档案管理人员是不是有过硬的业务基础，敢于奉献档案事业的敬业精神。二是管理制度是否健全与得到落实。档案管理人员应树立档案意识、人才意识、服务意识、现代意识、信息意识、法制意识、管理意识、保密意识，扎实工作，努力学习业务知识，全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的规章制度是顺利开展人事档案管理工作，衡量医院人事档案管理工作水平的重要标志。因此，完善有效的竞争激励机制和监督机制，建立健全各项档案管理制度，包括归档制度、借阅制度、收集制度、工作职责等，使档案管理人员才有章可循，有法可依，依法治档［3］。
2、3配备先进的设施，切实做好档案管理的基础工作
档案库房和硬件设施合理配套与否直接影响整个档案管理工作。为了做好档案管理工作，要保证档案用房，舍得在档案管理建设上加大投入，配备先进的现代化设施，充分利用计算机管理，使档案管理工作现代化、规范化［4］。日常工作中要狠抓档案管理的基础性工作，在材料的鉴别上要坚持准确，在技术加工处理上注意细致，确保每份档案材料整齐划一、完好无损。运用先进的档案管理软件，做到信息查询快捷方便，统计分析科学准确，保证人事决策的科学性和准确性，增加信息的严肃性［5］。
2、4抓好优质服务，充分发挥档案的利用价值
档案与档案管理篇6
病历档案的独特性主要体现在病历档案是对某一个病人的治疗过程形成的以文字、数据和图像资料为独立立卷单位的档案材料。它是病人在患病住院之后，医务人员对其进行病情诊断、治疗护理的完整记录。病历档案客观真实，完整连续的记录了病人的病情变化过程和治疗诊断过程，全方位的反映出了病人治疗的过程，也是医务工作者记录病人诊疗过程的文件资料。医务人员应该直接对病历档案负责，因为它是由不同的护理人员、治疗人员和参与诊断人员共同记录形成的，所以除了医务工作者之外的任何单位及个人都不能作为病历档案的责任者。
二、病历档案具有速增性的特点
由于医院需要对每一位病人登记备案，因此病历档案的形成速度很快，数量也是非常大的。每一位病人的病历档案都会有一个独立的编码，设置为独立的立卷单位。而病历档案管理规范要求住院病历档案的原件需要自患者最后出院之日起保存30年，如超过30年的病历档案在处理之前要上报病历档案管理委员会，由管理委员会鉴定之后统一决定处理方案，如果病历档案对医学研究具有重要价值，则应该永久保存。因此，病历档案具有速增性的特点。由于病历档案特殊的服务对象，每一份档案都要在病人就诊时使用到，因此它具有频繁性的特点。尤其是对于一些慢性疾病或者很难一次性治愈的疾病患者，其病历档案会随着患者入院次数的增加而增加其使用频率，此外在各种医疗教研活动中也常常会查阅和使用病历档案。
三、加强病历档案管理的对策
（一）提高对病历档案的管理力度如果不对病历档案进行科学合理的管理，那么在未来的利用中就很难挖掘出其价值。病历档案不仅仅是病人接受医院治疗检查全过程的记录，而且是将来处理可能出现的医疗纠纷的必备证据。因此医院应该对病历档案的管理工作引起足够重视，积极投入充足的人力物力，比如为病历档案管理室配置必要的防火防潮设备、配备档案微缩以及多媒体运行传输设备等，改变我国医疗机构普遍存在的只重视临床工作而忽略病历档案管理工作的错误认识，并逐渐让病历档案管理向现代化迈进。
（二）长期以来，很多医院都是将病历档案进行独立的管理。为了保证病历档案管理工作与医院其他各项档案管理工作相协调，医疗机构应该从本单位实际出发，将病历档案管理纳入医院档案管理工作体系中去，实行统一领导管理、统一保管利用。同时，医院还可以将档案管理室、统计室以及计算机网络中心等科室进行合并，最终形成一个系统的档案资料管理信息中心，以此推动现代医疗事业的改革和发展。
（三）加强对病历档案的质量管理作为医院质量管理的直接体现和重要组成，病历档案的质量管理工作尤为重要。第一，医院必须制定合理的质量管理方案，组成质量管理领导小组，对病历档案管理工作的具体流程进行统一全面的部署和监督；第二，医疗机构应该加强医务人员的质量培训教育，强化档案管理人员的质量意识，开展病历档案书写规范及其他相关培训；第三，病历档案管理者应该积极进行自我提升，强化管理水平，加强自我学习，做好病历档案管理各个阶段的质量控制，特别是中期的质量控制，如果发展问题要在第一时间处理，促进病历档案的质量提升。
（四）提升管理人员的综合素质病历档案管理工作者的自身素质直接影响到病历档案管理质量的高低。医疗机构应该对病历档案管理工作者进行培训教育，推动病历档案管理向现代化的方向发展。一方面，病历档案工作者要积极的进行自我学习，提高自身的思想认识和职业素质，在思想认识和实际行动中与党中央保持高度一致，将学习到的理论知识和实际工作结合起来；另一方面，病历档案管理工作者必须具备一定的专业技术能力和档案管理知识，尤其是现代计算机和信息技术的发展步伐加快，档案管理人员必须能够熟练掌握计算机软件应用技术，能够在实际工作中运用计算机对病历档案进行储存、查阅、编制等。
（五）进行病历档案法制化宣传医疗机构可以进行多种形式的宣传活动，传播和病历档案相关的法律法规，让医院全体工作人员特别是医务工作者和档案管理人员认识到病历档案管理的重要性，让他们具备一定的法律意识。确保能够对病历档案进行科学的整理归档，避免出现涂改、伪造病历档案的情况出现，让病历档案的真实性和完整性得以充分体现，保证病历档案的安全，这样才能够更好的维护医患双方的共同利益。
档案与档案管理篇7
1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3、1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3、2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3、3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3、4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3、5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3、6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
档案与档案管理篇8
关键词：电子档案；高校；影响；策略
在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、电子档案的定义及其特点
所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：
1、电子档案管理的优势
首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。
2、电子档案管理的缺陷
首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。
二、电子档案对高校档案管理的影响
1、档案管理程序的转变
纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。
2、电子档案分类方式的转变
电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。
3、电子档案管理内容与形式的转变
档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。
三、高校电子档案管理策略
1、重视高校电子档案存储设备的检测
电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。
2、做好高校电子档案原始性保护
高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。
3、加强高校电子档案管理员的技术指导
要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。
四、小结
随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。
参考文献