采购档案管理(精选8篇)
采购档案管理篇1
伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。
1 现阶段血站档案管理中的问题
1、1 血站档案规范化设备缺乏
在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。
1、2 缺乏对血站档案规范化建设的认识
当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。
1、3 血站档案管理人员法律意识缺乏
如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。
1、4 血站对采血人员管理较为松散
目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。
2 血站档案规范化管理的有效措施
2、1 提高对血站档案管理工作的重视程度
血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。
2、2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化
血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。
2、3 优化现有血站人员配置，提高专业性
在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。
2、4 实现血站档案管理工作检查考核规范化
血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。
采购档案管理篇2
1 政府采购档案管理工作所面临的问题
1、档案收集周期长，影响归档完整性
所收集档案的完整性关系到档案归档工作的顺利度，在实际工作中，部分政府由于没有规范科学的进行采购，致使在收集采购资料时出现问题，资料收集不齐全，延误了资料的归档，影响了采购档案管理工作的顺利进行[1]。影响资料完整性的情况有以下几种，第一，缺乏健全的投诉机制，投诉人往往在投诉时选择当地主要领导或纪委，直接略过了政府采购部门和采购中心，致使由领导的政务批示决定采购的结果，但是实际情况是，相关领导政务繁多，对于相关部门提供的材料不能及时处理，增加了得到结果的时间。第二，采购人没有出示验收证明、拒绝签订相关合同、中标人迟迟不履行合约、中标供应商确定后采购人要求退货等行为都会影响采购资料收集的完整性。第三，部分采购中心将工作重心放在日常开标事物上，无暇处理积累的档案，导致档案管理缺乏规范性。
2、缺乏专业的档案管理人员
档案管理是一项长期复杂的工程，对于档案管理工作人员的素质要求较高。对于档案管理工作各地政府持有不同的意见，有相当大一部分政府对档案管理工作的重视不足。主要表现如下，一些地方采购中心因为各种各样的原因没有设立专职的档案管理人员，在实际开展档案管理工作时，工作人员之间互相推诿，逃避责任，缺乏敬业心，导致档案管理工作无人可管，工作效率低。一些采购部门没有对采购档案管理工作的工作难度进行正确的评估，所安排的档案管理人员缺乏专业性，要么根本不懂档案管理，要么业务水平较低，采购档案管理工作开展较为困难，达不到预期效果[2]。还有一些基层部门没有制定严格的奖惩制度，对一些不良现象采取得过且过的态度，惩罚力度不到位，这种负面影响比较恶劣，大幅度的降低了工作人员的积极性，影响了工作效率。
3、档案管理的保密工作不到位
之所以进行采购信息的收集归档，就是因为这是该政府独有的能够推动其发展进步的资料，这是一把双刃剑，利用的好可以改进不足，谋求发展。利用的不好就会被别有用心的人利用做一些违法的事情，所有档案资料信息的保密性非常重要。但是在实际管理工作中，多数是采用电子档案的形式，电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关资料信息被泄露的情况频频发生，带来了一定的隐患。另外，工作人员泄露资料、岗位设置不合理、档案管理存在漏洞等也同样会导致资料信息的泄露。
4、没有进行合理档案开发利用
档案收集管理的目的就是为了使用，要与实际情况相结合，充分发挥档案管理的原始功能。制作评分办法和标书需要参考相关的供应商投标技术方案和技术参数，售后服务承诺、财务状况等方面的资料。供应商登记资料证明了其资质水平，记录了供应商的资信等级、履约能力、技术水平，能够为中标候选人产生、投标名单确定提供一定的依据。但是，有些采购中心过于重视资料的保密性，严禁档案资料的借阅，使档案仅仅成为了一堆无用的材料，导致资源的浪费。
5、档案室软硬件设备配备不足
一些采购中心所配备的档案室容量较小，使用的是简单的档案柜，所收集的资料都一股脑的堆积在里面，缺乏档案密集架的使用。还有些采购中心连档案室都没有配备，所收集的资料多是胡乱放置。增加了资料寻找的难度。还有部分的采购中心没有将采购信息电子化，缺乏计算机设备的配备。
2 加强政府采购档案管理的措施
1、建立健全相关的规章制度
建立健全政府采购档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让采购档案管理走出无序化状态。现有的采购档案之间缺乏联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用采购档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善档案的管理制度。详细规定档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且各部门要协调配合，加大对采购档案的监督、检查力度。档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
2、提高工作人员的专业水平
现阶段的采购档案管理人员，不仅要具备档案管理的知识和经验，还要能够熟练的操作计算机。首先，要加强对于工作人员的培训，让其学习采购档案管理的专业知识，了解采购档案管理工作的作用，加强对采购档案管理工作的重视，增强责任心。同时，提高计算机的操作水平。其次，在录取人员时要偏向专业性，能够满足档案管理的基本需要。各部门人员要加强交流，多听取意见，优化采购档案管理方案。最后，要设立专门的档案管理人员，在采购项目完成后，及时将资料整理好，上交保存。
3、提高档案管理的安全性
档案的安全是档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障采购档案的保密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子采购档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
4、加强信息化建设，建立数字化数据库
根据统一的信息化建设标准，建立数字化数据库，为实现采购文档的共享提供基础。通过数据库的建立，实现档案资料的资源共享，降低人工出错的几率，在最大程度上保证人们的信息查询。同时，数据库的建立可以让工作人员及时更新档案资料的内容，保障采购档案信息的准确性和完整性。另外，建立采购档案信息系统，利用计算机信息技术实现案卷的重新整合，规范档案的标号、标题，提高档案的检索功能，提升档案管理工作水平。
5、完善采购档案管理的工作设备
首先，要设立独立的采购档案管理工作间，如陈列室、阅览室、档案库房、办公用房等。其次，配备统一的数字化信息设备，如计算机等，实现采购档案的自动识别、上载、转化、存储等。最后，建立强大、专业的采购档案管理系统，实现采购档案的统一化管理。
采购档案管理篇3
科学规范地管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案不仅记载着这个单位发展过程，还在向社会各方面展示着单位的经营状况和经营成果。作为一名档案管理人员，必须热爱本职工作，工作责任心要强、一定要认真做好新进设备的及时建档，还要及时将所有准用仪器设备资料进行收集归档，为领导适时调整经营策略提供准确依据，还要掌握用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。所以作为档案管理人员还要不断学习新的知识掌握新信息，来改变档案管理工作的及时和灵活性，科学合理地优化档案优化管理机制，提高档案管理工作能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化。
那么，如何做好档案管理工作呢？
一是要做好新进仪器设备的档案建档工作。为了防止档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，要及时编号归档，提高归档管理意识，着力完善档案编排和存放工作，在新购置的仪器设备拆封后，要及时向有关人员将仪器设备购置申请单、开箱验收清单、仪器设备使用说明、仪器设备的合格证以及开箱验收清单里备注的所有附件等收集齐全，然后将该仪器设备档案编号，填写卷内目录，把收集到的资料一一认真填到卷内目录上，填完后再把所有资料按目录编号，然后装盒归档。
二是要将所有的仪器设备档案进行分类，并对所有准用仪器设备档案资料做一个收集工作计划，分发到各设备使用科室，按计划时间向各科室收集资料，将收集齐全的仪器设备使用记录、仪器设备运行检查记录、仪器设备维护保养记录等随收随编号归档，方便平时查找。
三是要及时将不符合标准规定停用和损坏后无法修复的仪器设备及时填写仪器设备停用申请表报批，及时告知仪器使用科室将该仪器设备贴上停用标志。
四是档案管理者要领会和掌握政府采购档案整理的正确方法。对于需政府采购的仪器设备，提醒项目经办人在做好政府采购项目的同时，要按《政府采购法》要求注意收集本项目招标活动的一切资料。档案管理工作者要配合检查收集材料是否规范齐全，为招标工作顺利进行打好基础，也为后期的档案归档工作做好准备。
五是要严格执行档案阅览登记制度，在定期接收和保管好档案的同时，要树立法制观念做好档案的保密工作。做好档案的安全保卫工作，保证档案环境干净整洁，定期检查档案，做到防火、防潮、防蛀措施。
采购档案管理篇4
为从源头上遏制腐败案件的发生，有效发挥行贿犯罪档案查询在治理腐败、预防贿赂犯罪中的作用，西湖区院积极开展行贿犯罪档案查询工作，进一步推动完善工程建设领域诚信体系和惩防腐败体系建设，引导投标人树立守法经营、诚信竞争，惩戒招投标市场中的失信行为和违法行为。2008年至今共接受行贿犯罪档案查询2300余次，充分发挥了行贿犯罪档案查询在预防贿赂犯罪中的特殊功能，受到了社会各界的广泛赞誉。
一、深入宣传，扩大行贿犯罪档案查询在招投标中的影响力
针对行贿犯罪档案查询工作开展时间不长，宣传不够，建设业主对它还不了解、不理解、不配合的情况，西湖区院从两个方面不断加大宣传工作力度。
一是把握宣传的时机、方法和步骤。以区建设局、建管中心、招投标中心为重点宣传对象，向招标单位、招标公司宣传《最高人民检察院关于受理行贿犯罪档案查询的暂行规定》，让建设单位和建设局、招投标中心详细了解行贿犯罪档案查询工作的具体内容、方法、步骤。
二是召开业务培训会议，确保查询工作的有效性。向招标单位、招标公司以及参与工程管理的相关人员宣讲行贿犯罪档案查询的规定及要求，让招标人明白行贿犯罪档案查询与工程建设的利害关系，是加强招投标管理的一个重要组成部分，是建设单位选择廉洁诚信施工企业的重要保障，与工程建设有着密不可分的关系。
二、加强部门之间的联系协作，共同推进行贿犯罪档案查询工作
在推进查询工作中，西湖区院秉承“服务到位不越位，监督到岗不越权”的理念，着重把握“三个加强”。
首先，加强与招投标管理办公室的联系，突出工作重点。制定了“重点抓、抓重点，分步走、全面推”的工作思路。2010年在全区招投标市场全面开展行贿犯罪档案查询工作，选定区属政府投资的建设项目作为重点查询对象，最大限度地发挥行贿犯罪档案查询工作在招投标市场的监督作用。
其次，加强与建设主管部门协调配合，提高服务水平。主动与建设主管部门协调，制定《关于建立行贿犯罪档案查询信息联动机制的实施意见》，区建设局专门组织力量办理查询申报材料。在查询结果作出后，共同对查询结果的相关情况进行认真核实，对存在行贿犯罪不良记录的建筑公司进行必要的处置。
最后，加强与纪检监察部门的联系协作，形成监督合力。在参与招标程序监督过程中，要求业主单位自觉开展行贿犯罪档案查询，并运用查询通报机制监督落实。对于开标而没有进行查询的项目工程，采取向区纪委、主管部门进行通报的方式，加大对查询工作的监督落实力度。
三、正确运用行贿犯罪档案查询机制，确保查询实效
在查询工作中注重查询与落实结合，监督与服务并重，确保行贿犯罪档案查询结果发挥作用。
第一，正确引导查询工作，促进查询结果正确运用。为防止少数工程业主和投标人忽视或者回避查询工作，对没有提供《查询告知函》的投标工程项目，监管部门严格按照招标文件约定认真执行，防止《查询告知函》工作走过场。
第二，严格规范查询范围，防止查询结果被滥用。为确保查询工作健康、规范、有序，西湖区院制定了“三查”、“二不查”原则。对有业主单位申请查询要求的查，对被查询单位证照齐全的查，对被查询单位法人代表、项目施工组成人员身份明确的查；对查询目的不明确的不查，对可能滥用查询结果的不查。
第三，坚决制止挂靠行为。施工挂靠行为一直是国家禁止的，但实际情况是屡禁不止。为了制止挂靠行为，明确规定如果查询发现挂靠企业或个人有行贿犯罪记录，被挂靠的单位将承担连带责任，受到监管部门的处理。■
河南省南召县：基于调查，实现“四个转变”
今年，河南省南召县院基于对行贿犯罪档案查询工作开展情况深入细致的专项预防调查，有针对性地提出建议，促使南召县委、县政府制定行贿犯罪档案查询的行政规范性文件，有力地推动了行贿犯罪档案查询工作的开展。
一、通过专项调查发现问题症结
南召县院主要针对物资采购、医药购销、工程建设招投标领域，对县建设局、财政局、卫生局、国土局、水利局等九个涉及招投标项目较多的主管单位和五家建筑工程公司进行走访座谈和问卷。调查发现三个主要问题：一是被调查单位片面认为行贿犯罪档案查询工作与他们关系不大，只是被动参与查询；二是在认定投标方资质时，招标单位只重视审核投标方提供的营业执照、项目经理证等有关资料，忽视或较少考察投标方过去有无行贿、串标等不良记录，使不法企业浑水摸鱼，带“病”竞标；三是参与招投标工作的各个监督部门责任意识不强，监督流于形式，不能有效防范暗箱操作，存在职务犯罪隐患。
二、提出建议，推动制定行贿犯罪档案查询行政规范性文件
基于调查，南召县院撰写了《预防调查专题报告》，制定了《行贿犯罪档案查询工作细则》。2011年5月向县委、县政府提交了《关于在政府采购、医药购销和工程建设招投标领域强力推行行贿犯罪档案查询工作的请示报告》，提出三条建议：一是将行贿犯罪档案查询规定为投标人资格审查的前置条件之一，对有行贿犯罪记录的投标人实行限制准入；二是相关的行政主管单位和实施单位要将行贿犯罪档案查询工作纳入目标管理；三是对不履行行贿犯罪档案查询工作职责的单位或个人实行责任追究。《报告》受到了县领导的高度重视和支持，县长鄢国宾和县委副书记、县预防职务犯罪工作领导小组组长毕跃杰对报告都做了批示。6月，南召县委、县政府联合印发了《关于在政府采购、医药购销项目和工程建设招投标领域开展行贿犯罪档案查询工作的通知》，对行贿犯罪档案查询的适用范围、查询主体、查询过程、监督管理和罚则都作了具体规定，进一步规范完善了行贿犯罪档案查询工作。
三、行贿犯罪档案查询工作发生“四个转变”
自南召县委、县政府联合发文后，行贿犯罪档案查询工作融入了地方行政规范，产生了地方行政效力，实现了“四个转变”。
第一，查询单位由单一向多元转变。以往，南召县行贿犯罪档案查询工作的社会认知度不高、行政强制力不足，只有重大工程的投标企业、法人和招标单位进行行贿犯罪档案查询，存在不少查询“盲区”。现在，南召县将政府采购、医药购销项目和工程建设项目的行政主管部门、实施单位、投标企业和法人都应进行查询。同时，还硬性规定了一次性采购金额在30万元以上的政府采购、医药购销项目以及工程预算在50万元以上的建设项目都必须进行行贿犯罪档案查询，大大提高了查询工作的社会覆盖率。
第二，查询程序由不规范向规范转变。过去行贿犯罪档案查询的程序没有明晰规范的要求，缺乏具体的操作标准，随意性很大。现在，明确规定了查询的流程，制定了各种表格，统一要求政府采购、医药购销和工程建设项目的招标单位，必须集中查询拟投标企业的行贿犯罪记录，查询时必须提交书面申请、单位介绍信以及被查询单位的资质证明等，经预防办内勤受理、负责人审核、主管领导审批后，方能执行查询。同时还规定了异议申请复核的期限和时效。
第三，查询结果处置由虚向实转变。以前由于跟踪监督机制不健全，查询结果的执行力不强。为解决这个问题，南召县规定受理查询后，须向申请查询单位（个人）出具《检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函》，并加盖“查询行贿犯罪档案专用章”方为有效。如经查询发现有行贿犯罪记录的，坚决取消其竞标资格。为防止查询结果处置流于形式，强化了相关行政部门和招投标活动监督部门的监管职责，最终的处置结果必须报同级行政主管部门和县预防办备案存档。
第四，查询工作由软任务向硬任务转变。根据规定，县政府采购、医药购销和工程建设项目行政主管单位和实施单位必须将行贿犯罪档案查询工作纳入本单位的目标管理，建立专门档案，确定专人管理，与业务目标同部署、同考核、同落实。对不履行行贿犯罪档案查询工作职责的，将追究相应责任。南召县院行贿犯罪档案查询工作已成为一项硬任务。■
山东省济宁市：科学对接网络，扩大查询范围
近年来，济宁市检察院把行贿犯罪档案查询系统与政府采购平台科学对接，不断扩大查询工作范围，取得了较好法律效果和社会效果。截至目前，共受理查询申请3584次，涉及被查询单位3577个，涉及被查询个人3492人，查询回复率100%。
一、领导重视，为行贿犯罪档案查询工作开展提供保障
济宁市院党组充分认识到行贿犯罪档案查询工作的重要作用，专门研究行贿犯罪档案查询工作的方法、步骤和具体措施，部署开展行贿犯罪档案查询工作。把行贿犯罪档案查询工作纳入考核范围，对警力进行了科学调配，安排专职人员具体负责行贿犯罪档案查询工作，并开展了专业培训。同时拨付专款，添置笔记本电脑，购买行贿犯罪档案查询软件，建设职务犯罪预防网站,制定济宁市行贿犯罪档案查询实施办法和管理制度，为行贿犯罪档案查询工作的迅速推进和发展奠定了坚实的基础。
二、宣传到位，推动行贿犯罪档案查询工作迅速拓展
为充分发挥行贿犯罪档案查询工作的作用，济宁市院主动深入街道、社区散发宣传材料，向济宁市职务犯罪预防协会会员单位寄送宣传单，邀请济宁市建筑工程招投标管理办公室、政府采购中心、人民银行、银监局等单位召开联席会议，利用《济宁日报》、《济宁市职务犯罪预防网》等新闻媒体宣传行贿犯罪档案查询工作。通过宣传，深化了人们对行贿犯罪档案查询工作的认识，主动申请行贿犯罪档案查询的单位和个人逐渐增多。2006年受理查询申请104次，涉及被查询单位124个，涉及被查询个人6人；2007年受理查询申请280次，涉及被查询单位360个，涉及被查询个人297人。
三、科学联网，提高行贿犯罪档案查询的效率与质量
伴随政府采购和招投标工作的拓展与延伸，行贿犯罪档案查询工作量迅速增加。为适应新形势下查询工作的需要，济宁市院以建设采购网络平台为契机，将行贿犯罪档案查询系统与政府采购平台和招投标管理平台科学对接，把行贿犯罪档案查询作为准入制度的一个环节。根据主管部门的规定，参与政府采购或参加投标的企业必须进行行贿犯罪档案查询，经查询无行贿记录后，方可成为政府采购或招投标活动的参与人；有行贿犯罪记录的企业，不得参与政府采购或招投标活动。同时，济宁市院还安排专人负责网络查询，全天候提供服务，不论本地还是外地企业，必须按要求完成网上注册登记，审核全部网上进行，确保随时申请、随时登记、随时查询、随时反馈，所有工作全部实现网上流转，节省了大量人力物力，工作效率大大提高。
四、注重实效，拓展延伸行贿犯罪档案查询工作的服务功能
在开展行贿犯罪档案查询工作中，济宁市院与济宁市金融部门沟通协调，联合规定凡100万元以上的贷款，全部纳入行贿犯罪查询范围，一旦发现行贿劣迹，一律拒绝放贷，从而减少了贷款风险，维护了资金安全。通过行贿档案的录入和查询，济宁市院发现煤炭系统贿赂案件所占比重较大，且有愈演愈烈的势头，及时撰写了指出煤炭系统存在贿赂犯罪问题的检察建议，受到了市委市政府的高度重视，市委书记孙守刚同志作出批示：“此案的教训是深刻和沉痛的，也是我市加强国有企业监管和反腐倡廉建设的活教材，全市各级都要从中受到警示和教育。”并同时要求市国资委，“对检察建议书中的建议意见要认真研究，积极采纳。”市政府在调查研究的基础上采纳了济宁市院的建议，组建了“济宁市能源发展集团有限公司”，促进了国有企业的发展。■
江苏省吴江市：推进社会廉政准入管理
近几年，吴江市检察院将行贿犯罪档案查询工作作为推进社会廉政准入管理的重要途径，积极完善查询运行机制、创新查询运行方式及查询结果应用形式，取得了明显成效。截至目前，吴江市检察院共受理行贿犯罪档案查询2973次，被查询单位11011家，被查询个人19068名，11家单位或个人因有行贿犯罪记录被处置，在促进社会诚信体系建设、保障政府投资安全，服务当地经济发展等方面发挥了积极作用。
一、加大宣传力度，提高社会对行贿犯罪档案查询工作的影响力
首先，紧扣社会热点，形成宣传合力。在市预防职务犯罪工作指导委员会支持下，将宣传工作纳入廉政宣传大格局，广泛宣传通过查询推进廉政准入的职能优势。去年发生的“7・28”南京化工厂爆炸案暴露出相关主管部门忽视廉政准入管理的问题。由于没有开展行贿犯罪档案查询，一家有行贿犯罪记录的企业承揽了拆迁业务，结果施工过程中发生了爆炸。检察院组织相关部门分析讨论，凸现行贿犯罪档案查询关口前移的优势，提高了对行贿犯罪档案查询的认识。
其次，凝聚社会力量，拓展宣传深度。向全市228名农村、社区检察联络员发放行贿犯罪档案查询宣传册，做到全市各中心村、社区行贿犯罪档案查询宣传全覆盖。通过预防职务犯罪电子杂志《立人》、走访等形式对全市各政府建设管理部门、政府采购部门宣传查询全到位。利用工程专项预防等形式，向全市工程建设人员发放行贿犯罪档案查询材料279份，提高了行贿犯罪档案查询的社会认知度。
同时，借力媒体优势，延伸宣传广度。利用吴江电视台、广播电台、《吴江日报》等媒体，向全市行贿犯罪档案查询信息，宣传查询的重要性和必要性。在全市各重要路段设置行贿犯罪档案查询宣传户外灯箱广告，延展宣传广度，提高了行贿犯罪档案查询的社会影响力。
二、完善查询机制，增强行贿犯罪档案查询工作执行力
吴江市检察院立足检察职能，依托社会化预防，努力构建检察主导、市镇联动、各方参与、规范运作的行贿犯罪档案查询运行机制。
首先，纳入全市预防工作考核和效能管理。近年来，吴江将预防职务犯罪纳入全市机关绩效考核和目标管理。在市委和市预防职务犯罪工作指导委员会支持下，将行贿犯罪档案查询工作纳入各单位预防职务犯罪年度工作考核，并作为全市预防职务犯罪先进单位和个人评选的重要依据，有效调动了各单位开展行贿犯罪档案查询工作的积极性，增强了查询工作约束力。
其次，实现行贿犯罪档案查询市镇两级全覆盖。针对吴江市政府工程建设项目按投资额度分为市和镇两级主管的实际，在将市属工程纳入查询的前提下，依托预防职务犯罪工作委员会召开全市各镇（区）工作会议，明确各镇（区）5万元以上政府投资工程一律纳入查询，将查询作为招投标的必经程序。截至目前，开展政府投资工程行贿犯罪档案查询787次，比去年同期增加92%。对应查询而未查询取得招投标资格并中标的单位，一经查出，即向有关部门建议启动追责机制，取消中标资格，由招标方重新招标。去年，发现吴江市某镇属工程中标单位未进行行贿犯罪档案查询，向该镇招标办发函后，镇招标办取消了中标单位的中标资格，重新组织招标。
再次，扩大查询范围。针对行贿犯罪档案查询范围主要集中在工程建设领域，查询范围较窄等问题，主动与政府采购部门协商，并走访政府采购供应商。在听取各方面意见后，市预防职务犯罪指导委员会发文，将全市所有政府采购项目的投标人和相关执业人员全纳入行贿犯罪档案查询范围。截至目前，共为政府采购项目查询投标单位1995家，执业人员3639人，实现了防治政府采购领域商业贿赂的关口前移。
最后，确保查询工作规范运行。为提高行贿犯罪档案查询工作的规范化和执行力，起草了《吴江市行贿犯罪档案查询实施办法》，由市预防职务犯罪工作指导委员会下发全市施行。该《办法》明确了行贿犯罪档案查询所需的材料、查询程序、用途、结果处置的回复及查询所用的标准化格式表格等，从而使查询工作更规范，更有执行力。
三、创新查询形式，强化行贿犯罪档案查询的生命力
依托信息化建设和派驻乡镇检察室的优势，不断优化完善查询方式方法，提高查询效率，切实服务社会。
第一，实行两级联查方式。为方便全市企业或个人行贿犯罪档案查询，依托自主研发的即时通讯工具“RTX”、内网查询系统授权，将派驻各镇区的四个检察室与预防科信息联网，使行贿犯罪档案查询窗口由一个（预防科窗口），增加为五个（一个预防科窗口，四个驻镇检察室窗口），做到行贿犯罪档案查询就在“家门口”。
第二，推行申请查询单位实名认证。针对吴江市政府采购行贿犯罪档案查询主要由招投标机构统一查询的特点，给予申请查询单位互联网邮箱实名认证。申请查询单位将查询信息通过互联网传输该院外网查询专用邮箱，通过“移动存储加密系统”将查询信息从互联网转移到检察内网，节省了文字输入时间，使申请查询单位无需上门查询。同时通过内外网物理隔离，杜绝泄密问题发生；对查询结果，通过电子扫描以图片形式传输申请查询单位专用邮箱，使申请查询单位在电脑前便知查询结果。
第三，提供专业服务。明确各查询窗口由专人负责查询工作。对专职人员加强查询技能培训，提高服务意识，保障全面掌握查询系统软件操作要领，熟练掌握查询各个环节。同时加强查询窗口硬件建设，确保查询工作“软硬件”双过硬，凸显专业、高效服务。
四、延伸服务触角，扩大行贿犯罪档案查询的“准入”效力
一是将行贿犯罪档案查询纳入中介机构信用评级。吴江市检察院与市纪委、监察局、审计局、法院等15个部门共同研究制定《全市中介机构信用评价管理办法》，将中介机构信用等级分为ABCD四个等级，全市凡政府投资项目要采用中介服务的，均需选择B级以上信用等级中介机构，选择C级的要向市中介监管领导小组说明原因，D级的坚决禁用。对于有行贿犯罪记录的企业或个人，降低信用等级，限制其参与政府投资项目。对于企业中工作人员有行贿犯罪记录，降低企业的信用分，取消评选诚信企业资格。2011年，市检察院与其他14个行业主管部门共同对吴江市测绘、拆迁、货运、监理等23个领域的513家中介服务机构信用评级，有90家被评为A级，358家被评为B级，34家被评为C级，21家因有行贿行为等违法违纪问题被评为D级。
二是将行贿犯罪档案查询纳入建筑企业信用评分和从业人员诚信档案。将行贿犯罪档案查询结果纳入建筑企业信用评分体系，对于有行贿犯罪记录的企业，降低信用分。建筑企业从业人员经行贿犯罪档案查询有行贿犯罪记录的纳入政府投资工程“黑名单”，三年内禁止参与政府投资工程，并将行贿犯罪档案查询结果作为个人执业资质升级的参考要件。在吴江市重点工程“盛泽新城区”建设工程中，通过查询发现两个投标人有行贿犯罪记录，告知招标单位后，招标单位迅速取消了两个投标人的投标资格。截至目前，吴江市共对有行贿记录的31家企业和38名个人分别给予降低信用分或者一定期限禁止参与政府投资工程。
采购档案管理篇5
一、构建风险管理制度
风险管理的过程是一个连续循环的过程，其科学分析的方法主要是以概率论和大数定律等数学原理为基础，同时在很大程度上还依赖于非数量因素，即演绎和直觉判断。政府采购面临的风险是各种各样的，但风险管理过程有基本相同的模式，一般包括风险分析、风险决策、风险处理和事后评价四个步骤。风险分析关键是要确定风险发生的概率与损失程度及对采购的影响程度；风险决策是要在分析之后合理有效地选择风险处理方法；风险处理就是采购机构面对风险时所采取的各种预防和补救措施，基本方法有回避风险、接受风险、转移风险、降低风险等；事后评价是对风险管理的前三个过程的各个方面的评估，通过各种信息反馈检查决策及实施情况，总结经验教训，找出制度和管理的漏洞，视情况不断地进行调整和修正，使之更接近风险管理目标，防止损失的再次出现。管理制度应对整个程序的目标、原则、负责单位（或人员）、实施的具体方式及奖惩措施等方面加以规定，以保证风险管理的有效施行。
二、推行采购人员资格认证制度
对采购人员进行资格认证，是对采购人员进行管理的一项重要内容。只有建立一支高素质、专业化的政府采购队伍，才能促进政府采购事业健康发展。以美国为例，美国的一些采购专业组织提供的政府采购官员资格认证称号有：专业公共采购员（PPB）、注册公共采购员（CPPO）、注册采购管理员（CPM）、注册专业合同管理员以及注册后勤师等，通过资格认证，较好的保证了采购人员的基本素质。政府采购人员不仅要有较高思想政治素质，也要有较强的业务素质，才能既准确理解和掌握政府采购政策，又熟练和规范地操作各个环节，做到“有所为，有所不为”。有鉴于此，我国也应积极建立起采购人员的资格认证制度，以加强对采购人员的管理和提高他们的职业素质，从而有效地防范和控制政府采购人员的能力风险。
三、建立采购质量管理机制
采购质量管理机制是指采购机构为提高采购质量而建立运行的彼此联系、相互制约、相互影响的要素组合系统，制度、规定是其重要组成部分。通过机制的运行，激励采购实施主体追求采购质量，约束不规范的采购动作，维护透明有效的采购程序，协调自身行为与经济、政策环境的关系，保证采购质量的提高。
1、界定采购质量。包括物资采购商务运作、合同签订、质量检验、物资运送以至售后服务全部工作环节的完成质量。它不仅是指所采购物资的质地与性能的符合性，更是对采购物资的品种、规格、性能、数量、效益、服务和所有需求目标满意度的总括。
2、建立采购质量评估指标体系。包括：采购物资的品种、规格、型号符合情况；物资性能、技术指标符合情况；实际交货量满足情况；节资情况（可按招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等不同采购方式分别列出比率指标）；交运货物及时情况；售后服务情况（包括有关维修、零配件支持、安装调试、操作培训等的约定与落实情况）；商务运作程序规范情况（包括采购文书的编写、资质审查、开标、评审、谈判、签约等环节的规范程度）；结算凭证的提供情况；纠纷的处理情况；统计、报告的及时、准确性。对各项评估指标能够量化的应尽可能量化，以提高评估工作的合理性。
3、实行采购项目责任制。即根据采购项目的性质、批量、预算金额、复杂程度等情况，指定相应人员为该采购项目主责人。由项目主责人负责拟制采购实施方案；编制采购文件，组织评审活动或担任竞争性谈判项目的主谈；草拟评审报告和采购项目完成情况报告；处理采购过程中有关问题并负责请示报告；协调该采购项目的售后服务。
4、实行采购项目完成质量报告审示制。采购部门每完成一项采购任务后，应做出项目完成质量报告。报告形式可统一拟制格式文本，以采购评估指标为基本内容设置报告栏目。采购项目完成后，由项目主责人填写交所在处领导审核后，报单位主管领导审查。单位主管领导应当认真审阅报告内容，了解采购项目完成情况，做出必要批示，或就发现问题作进一步了解和处理。
5、开展采购质量检查。采购质量检查分为定期检查、重点项目检查和随机抽查。定期检查是由采购机构组成检查小组，按年、季或月，围绕质量评估指标或特定内容开展检查。可采取查阅资料、座谈了解、征求意见等方法，对采购部门的采购工作做出评价。随机抽查是领导根据采购的实际情况随时决定进行的对采购中的某些事项、环节或步骤进行的检查。检查中应注意总结先进经验，查处发现问题，研究改进薄弱环节，做出必要的检查情况报告。
四、完善政府物资采购效益评价制度
对政府物资采购进行效益评价，应考虑以下因素：一是该不该采购，包括总额是否适度，每一笔采购是否必要。二是采购方式是否适当，投入产出比是否最大。不同的采购方式适用范围不同，成本不同，给物资部门带来的规模效益也有差异，这就要求我们适情、适时做出选择。三是就整个采购活动的投入及预期目标实现程度进行综合评价，既要评估政府物资采购带来的整体节约、促成的相关改革以及提高供应商素质等方面的社会效益，又要计算包括采购方案设计、采购方式确定、采购合同履行所耗费的成本、代价。四是在采购物资的购买标准上，要制定所需物资的配备标准，并以此标准对供应商进行约束和检验。五是采购周期上，要在充分方便用户的前提下，尽量减少采购次数。因此，在项目审查上，注意同类项目的归并，尽可能减少采购次数，形成物资采购规模效益。六是注意采购的成本分析。政府物资采购成本有显性成本和隐性成本，显性成本是指在政府物资采购实施过程中的直接费用，如机构设置、人员配备、经费供给等带来的采购费用；隐性成本是指采购中可以由操作者分期负担或可以转嫁他人负担的成本。政府采购不仅要通过公开操作，有效地防止腐败，减少采购的隐性成本，而且要通过积少成多，形成了采购的规模效益，由供应商让出一部分利润，以降低物资采购的显性成本。就政府物资采购制度的推进来讲，降低隐性成本比降低显性成本更重要。
五、加强政府采购档案管理工作制度
政府采购项目完成后，对记录政府采购活动信息的载体需要进行认真收集，按档案管理要求及时整理、妥善保存、合法利用。
1、加速实现政府采购档案管理的法制化。目前，政府采购档案管理应通过法规予以规范，形成制度，明确职责，改变政府采购档案管理乏力的现象。可以类同审计、医药、绿化等专门档案管理一样，将政府采购档案作为一种专门档案，由采购业务管理部门制发《政府采购档案管理规定》，建立政府采购档案管理机制，明确政府档案的开放范围、保密与解密、档案的利用服务机制、档案网络利用权限等。
2、健全政府采购档案的管理体制。结合当前采购机构实际，可探讨按以下方式进行管理。政府采购档案工作，按专业由采购业务主管部门负责管理，并接受同级档案工作主管部门的指导、监督和检查。立档单位、基本管理单位的政府采购档案，按照集中统一管理的原则，由档案部门统一管理。档案部门负责日常管理，落实登记、统计制度；保管档案；办理档案的提供利用；接受上级检查指导。采购业务部门负责材料的收集、整理。整理完毕经综合计划部门审查后移交档案部门。
采购档案管理篇6
关键词：医用；高值耗材；档案管理；探讨
医用高值耗材对人体安全至关重要，通常多为植（置）入、介入性耗材，且价格昂贵，属于严格控制的产品，具有种类规格多、价值高、使用风险大、流通使用环节特殊等特点。随着科学技术的发展与医疗技术日新月异的创新，医用高值耗材产品更新也较快，为加强医用高值耗材规范管理，促进医用高值耗材合理使用，本文从医用高值耗材档案管理工作这个基础层面进行分析探讨。
1医用高值耗材档案管理的内容
医用高值耗材指直接作用于人体、对安全性有严格要求、生产使用必须严格控制、价值相对较高的消耗型耗材，主要包括心脏介入类、外周血管介入类、神经介入类、人工关节及脊柱等植入性骨科类、人工器官类、眼科材料（含人工晶体）类、人工、心脏起博器、支架等植入性器材。医用高值耗材档案管理是对所有医用高值耗材的产品档案、供应商档案、采购档案、出入库记录档案、使用记录档案等的综合档案管理。高值医用耗材的档案做为临床使用和质量追踪的重要依据，其有效完善的管理也越来越体现其重要性[1]。
2医用高值耗材档案管理在现实工作中存在的几个显著问题
2、1医用高值耗材的种类繁多、规格型号复杂、专科性强，医院在编号归档时的依据不统一，且角度多维化，究竟按使用科室对高值耗材专科性进行分类编码归档好，还是按医用高值耗材的招标分类进行分类编码好，或是其它标准分类，无法权衡。
2、2为规避医院采购风险，医院在采购医用高值耗材时，多以省市招标的耗材目录为依据，但医用高值耗材产品更新速度快，每招一次标，生产厂家便以各种理由提高耗材投标价格，最常见的是一旦原产品的价格已被全省统一，利润空间下降，便会停止生产原产品，而推出更新换代产品，从而提高新产品售价。但医院在存档此类高值耗材时，一般不会将两个产品存在同一个档案，而是当成新产品。建立医用高值耗材档案的关联性是接下来档案工作的一个课题，这有利于医院掌握新增耗材与原产品的对比性，从而择优选择产品。
2、3医用高值耗材供应商名称的经常性变化增加了医用高值耗材档案归档的复杂性。有些供应商因累积销售金额达到了一定的数量，导致税率被提高，为了避税，这些供应商会选择重新注册新公司，再取得权；还有些进口高值耗材因授权时间到期，而未取得续期销售，导致产品在国内的商发生了变化。这便使得档案专业人员在归档供应商档案时会发现有些供应商的连贯性比较难衔接。供应商档案管理是一个薄弱环节，暂时大部分只停留在单一的时效性管理上，建立供应商评价管理体系的档案将是需要花气力加强的一个方向。
2、4医用高值耗材的各项记录一般都有存档，但是因实际工作中产生的一些障碍，尤其是高值耗材管理系统不是太完善的情况下，医用高值耗材的采购档案、入库记录档案、使用记录档案、出库记录档案与回收管理档案没有关联性的存为一个档案，而是单独的分散在各项专类档案中，不利于系统性归档，这需要一个档案体系的构建。
2、5医院对医用高值耗材档案管理的信息化重视程度还不够高，医用高值耗材档案未全部实现电子化管理。而一旦未实现系统化的电子管理，对于相关资料的查询是不便的。
3医用高值耗材档案管理的信息化
3、1档案信息化建设就是在档案管理活动中全面地应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供档案的利用服务[3]。先进的医院信息系统是医用高值耗材档案管理信息化的有力保障。医用高值耗材的出入库记录资料有签名的纸质版本存档，但为了更好的追溯，电子记录档案是最有利的查询方式，医用高值耗材的电子流通过程记录档案不仅具有物流管理和财务管理的意义，同时也是医院医疗服务信息的重要组成部分。
3、2我院医用高值耗材档案管理目前采用的是某医像科技有限公司开发的一套信息管理系统，但被分成了3个系统：①条形码系统，用于记录送至我院的高值耗材，并为其打印条形码；②HIS系统，用于记录高值耗材使用收费；③物资系统，用于记录高值耗材出入库办理。前两个系统记载的医用高值耗材记录以电子存档为主，最后一个物资系统记录出入库档案则是以纸质档案与电子档案的形式共同存在的。
3、3档案管理信息系统的优点
3、3、1名称规范 信息系统中使用国家颁布的耗材目录规范名称、有招标目录编码、规格、单价、生产批号、有效期等，减少了误歧，规范了医用高值耗材档案管理，也为HIS系统提供了准确、清晰的收费依据。
3、3、2流程完整，并可为反向追溯物资状态提供依据 手术室固定一台电脑终端内网均装有物资系统，凭科室、人员、密码登录系统界面，领用审核人为科主任或护士长，既明确科室责任，又避免冒领行为。
3、3、3科学核算 出库单完成后，医用耗材管理部门和各临床科室都可随时在各自的电脑终端上查询本科室医用耗材领用情况，适时控制成本费用，并可对异常情况进行原因查找与分析。
4医用高值耗材档案管理的重要性
4、1医用高值耗材与患者的生命安全息息相关，医用高值耗材来源的合法性、质量的可靠性、功能的有效性等直接关系到患者的身体健康，医用高值耗材档案的建立对于医用高值材来源的追溯性等具有基础性意义。
4、2医用高值耗材在医院所有医用耗材采购与使用中一般来说约占50%甚至更高，直接关系到医院的经济效益，对医用高值耗材档案的开发利用，有助于医院物资成本的控制，减轻患者经济负担。
4、3《三级综合医院评审标准实施细则》中对医用高值耗材管理的评定标准有明确要求，要加强医用高值耗材（含植入类耗材）的采购记录、溯源管理、储存、销毁记录、不良事件检测与报告管理，医用高值耗材档案管理可以给予有利保障。
档案要服务于人们管理的需要，人们占有和利用档案是为了获得追求档案的价值[4]。医用高值耗材发展历程较短，管理以粗放式为主，医用高值耗材档案管理的标准化、规范化、信息化和精细化还需要更多经验的积累与科学的方法来促成，从而为医院临床提供更高医用信息价值。
参考文献：
[1]佟玉杰，张淼、浅谈高值医用耗材档案管理[J]、内蒙古科技与经济，2013，1（2）、
[2]刘婕、临床科室医用耗材闭环管理的探讨[J]、中国卫生信息管理杂志，2014，4，11（2）、
采购档案管理篇7
[关键词]招投标档案；现状分析；存在问题；对策建议
企业招投标档案是指企业在公开招（投）标、邀请招（投）标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源等订立合同（协议）预备阶段，形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始材料。
招投标档案是企业招投标活动的客观记录，是每个招投标项目的重要法律依据。同时，招投标档案也是企业档案的重要组成部分，是企业的重要资产。结合所在企业的现状，研究分析招投标档案管理存在的问题，明确解决问题的对策和基本思路，确保招投标档案的科学、规范管理，对维护相关利益者的合法权益，维护企业的稳定发展，具有非常重要的现实意义。
目前，企业招投标档案主要存在以下几大问题：
一是招投标档案数量庞大、规格不一，造成严重的管理负担。
由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是未中标单位的标书数量巨大，加之现有的档案管理规定与条例缺乏明确的保管期限划分，给企业的档案库房带来巨大的压力，增加企业的管理成本。同时，招投标档案形成主体多且分散，致使投标材料规格不一致，投标人通常欠缺归档意识，认为投标材料越厚越好，包装越精美越好，导致档案实体规格不一，包装复杂，给装订入盒带来一定的难度，影响企业的管理效益。
二是招投标档案形成分散、程序复杂，造成档案完整性不够。
招投标档案一般涉及到需求部门、主办部门（采购部门）等，一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动完整的、系统的历史记录，但是，由于招投标档案的形成主体不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部门形成；采购前期、资格预审、评审文件、中选文件等一般在主办部门（采购部门）形成，档案资料大多散落在各经办人手中，同时缺乏相关制度和措施对关键环节的把控，导致不能及时地抓取到产生的文件，最终造成招投标档案完整性不够。另外，由于招投标工作程序非常复杂，业务经办人员大部分精力集中在具体的业务活动中，对资料的收集反馈一般都是被动应付，长期的滞后移交造成招投标档案易缺失，且缺失的部分难以找回。
三是招投标档案管理模式落后，造成档案的信息化水平不高。
随着科学技术的进步，不少企业在各项经营管理活动中应用了计算机和网络技术，包括建立了档案管理系统，但目前的档案管理系统大多局限于对招投标项目档案的目录管理，而对招投标档案原文的数字化应用甚少，导致在查阅利用时，只能先在档案管理系统上检索到该招投标档案的档号，再到库房翻阅原始资料，不仅产生了更多的工作量，而且容易造成原始档案的破损。另外，目前的档案管理系统大多是在招投标项目归档立卷后，进行后期的录入管理，而没有与相关的招投标管理系统进行连接，无法保证数字化生成的招投标文件在办理完毕时第一时间归档，未达到真正的信息化、数字化。
针对以上招投标档案管理存在的突出问题，结合工作实际，提出几点优化招投标档案管理的对策建议。
解决方法1：依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）和《中华人民共和国招投标法实施条例》，将招投标档案保管期限分为永久、30年、10年三种。土建项目、对外投资项目，以及使用年限在30年以上的大型设备的招投标档案，保管期限为永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各类设备的招投标档案，保管期限为30年；其他招投标档案的保管期限均为10年。在公开招标和邀请招标活动中，未中标方的材料可作为资料由主办部门负责保存。保存期限为：第一未中标方的材料保存6年及以上；其他未中标方的材料保存2年及以上。超过保管期后，主办部门可根据实际保管情况，组织开展资料清理工作。另外，在发标时对招投标各项材料提出统一的规范和标准，从投标载体、规格大小、内容涵盖等方面均做出明确的要求，从源头上保证招投标材料整齐划一，便于日后的立卷归档。
解决方法2：首先，档案管理部门要加强与业务部门的沟通和协调，将档案管理触角前移，及时关注采购部门的采购情况通报，掌握采购进度，保证能及时地向相关部门进行催收。其次，档案管理部门要加强宣传，使业务经办人认识到确保招投标档案的完整性，是对其自身合法权益的有效保护，能做到日常及时收集、完整保存招投标过程中产生的各种文件资料，并及时将具有保存价值的文件材料移交给档案管理人员。再次，将招投标档案移交清单进行优化，与招投标项目的采购类型、采购环节保持一致，使得业务经办人员在日常清标时，即完成招投标档案移交清单，减少业务经办人员工作量，提高工作效率。最后，档案管理部门要加强招投标档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。通过便捷的查阅利用服务，推动业务经办部门愿意将招投标档案移交给档案管理部门。
采购档案管理篇8
一、医疗设备档案的收集范围及方法
1、医疗设备档案以年为单位进行归档
医疗设备按照其用途可分为心电脑电、生理参数监测、超声、生理机能替代及辅助装置、核医学、骨关节镜等17大类。设备仪器做到一机一档。同一大型医疗器械从购置设备立项开始，招标、采购、到货、验收过程中形成的文件以及大型医疗仪器的说明书、线路图、监测记录、维修记录等都要归人同一案卷中，并分为前期档案和随机档案两大类。前期档案是大型医疗器械档案的第一项，包括医院的审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等各项前期工作中形成的文字资料。随机档案包括大型医疗仪器的使用说明书、线路图以及医院根据实际情况设计的大型医疗仪器的场地图、场地的水、电、暖线路图等。当对大型医疗仪器进行监测、维修时，可查阅设备档案，但也要做好查阅和维修记录，才能为日后的维修工作提供有益借鉴。
2、设备档案管理按照“四同步”的管理原则
设备立项的“同步”提出档案文件材料的归档要求；检查设备购置进度的“同步”检查文件材料的形成情况；设备到货开箱验收的“同步”对随机材料进行收集、登记；临床医学工程师安装调试、维护检测设备的“同步”收集完整、准确的档案材料。
3、要求设备档案管理人员把好验收关
从设备立项采购到仪器安装使用，保证每一阶段档案收集的齐全完整，同时保持文件收集与设备购置进度的一致，既便于指导工作，又保证归档材料的完整性和准确性。
二、医疗设备档案的作用
1、便于把好医疗设备购置的第一关
医疗设备按照其功能可以概括为诊断设备、治疗设备和辅助设备三大类。医疗服务的需求最先反映在设备档案之中，它是医疗需求的第一信号，它能为临床科室是否购置新设备提供可靠、有用的依据。在这三大类中，哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购，通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在三大类医疗设备档案管理中，整理和建立诊断设备档案非常重要，特别是对一所综合性医院尤为重要。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗，盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。此时此刻，设备档案需要发挥有效的引导作用，通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关，确定购置与否，避免重复购置，为医院把关，降低成本、减少浪费。
2、方便医疗设备的保养与维修
通过医疗设备的使用记载，查阅设备的技术状况、完好率、利用率、维修率、报废率，从而提前报告和督促有关维修科室及时进行医疗设备维修。坚持把设备运行状况记录纳入设备管理系列，虽然有一些麻烦和难度，但做好了之后就能够拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围，为医院降低成本，增加可观的经济效益。正如我们工作中平时所见，有些科室为了获得短期经济效益，对使用率较高的医疗设备长期使用磨损，无记录无记载、拼设备拼消耗，一旦出现故障，维修起来十分困难，有些因维修费用高昂而提前进入报废行列，其结果是不仅给医院造成经济损失，而且会影响病人的继续诊断治疗。
3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识
提高医疗技术人员对档案知识的认识，通过对医务人员宣传档案方面的知识，使医疗技术人员提高对档案知识的认识过程，进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径，在设备使用过程中，注重档案资源潜在的知识价值，注重原始资料的积累与保存，为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障，进而发挥其应有的作用。
三、加强医疗设备档案的管理
1、强化归档意识，建立健全设备档案管理制度
(1)制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障，建立并完善设备档案的收集制度，以确保档案的完整移交。建立并完善设备档案的保管制度，不断提高保管水平，使设备档案处于最佳保管状态，便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度，严格控制设备档案的查阅，严禁非技术人员未经允许查阅设备档案，加强设备档案的安全性和保密性。
(2)标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中，从档案的收集、整理到最后的归档、输入计算机，有一整套严格的管理程序，其内容分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准，做到条理清楚、目标明确、保存完整，为今后的提供利用打下良好的基础。
(3)现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展，档案部门需要不断更新技术和设备才能不断满足社会的需要，同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力，可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构，提高专业技能和专业素质，科学的管理和保存档案，逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库，实现资源整合和共享，便于医疗设备使用效益的分析，充分发挥档案的潜在价值，为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障，为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。
2、将设备档案的管理纳入医疗质量目标管理