财务档案的管理(精选8篇)
财务档案的管理篇1
关键词：农村财务档案；问题；对策
作为农村财务活动的真实记录，村级财务档案管理的好坏是村民自治效果的直接反映。当前，农村财务档案管理的状况如何？农村财务档案管理过程中存在哪些问题？带着这些问题，我们对山东省各地的农村财务档案建设情况作了调查。本次调查，共发放问卷300份，收回问卷291份，其中，有效问卷284份。通过面谈或电话访问的形式，对近50名村干部和普通村民进行了访谈，覆盖了山东省的14个地级市。调查结果表明，通过各级政府的积极探索和努力，山东省农村财务档案管理取得了一定的成效，但也存在着一些的问题。
1 山东省农村财务档案建设的现状
1、1 山东省农村财务档案建设的立法现状。为了加强对档案的管理、收集和整理工作，山东省于2004年通过了《山东省档案条例》，规定村民委员会应在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。山东省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》及有关规定，制定了《山东省村级档案管理办法》（试行），对村级档案的归档范围、归档时间和档案的利用等问题作了详细的规定。但总体而言，山东省目前并没有专门的财务档案立法。有关财务档案的立法规定散见于《山东省村级档案管理办法》及其他各级政府的政策性文件之中。如，上述《办法》第10条第9款规定，村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料必须归档。滕州市姜屯镇人民政府印发的《农村财务管理实施细则》第12条规定：“村级财务档案由中心按村及时整理、装订成册，统一归档保管，不得散失、损毁，建立健全档案室，制定完善的档案制度，做到职责明确、专人负责。”等等。
1、2 山东省农村财务档案建设的经验探索。在新农村建设过程中，山东省各级政府充分认识到农村财务档案建设的重要性，结合本地区实际，积极探索农村财务档案建设的新思路、新方法。如，垦利县调整了农村档案建设的工作思路，不仅召开了全县农业和农村档案工作会议，还将农业和农村档案工作纳入各镇、涉农部门的年度目标考核。因地制宜地开展了新农村特色档案工作，不仅加大了村级档案室建设的投资力度，还每年组织档案人员进行业务培训两次，传授各种档案业务知识，提升了村级档案管理人员的业务水平。滕州市按照大力推进社会主义新农村建设的整体部署，调整思路，加大镇村（居）基层建档力度，紧密结合构建和谐新农村实际，完善村情档案建设和管理制度，制订了切实可行的实施方案。采取试点先行、分步实施、因地制宜、突出重点的原则，实行部门协作、三级联动、整合力量、规范指导的方法，加强新农村档案工作建设。菏泽市针对某些村不具备档案保管条件而造成档案散失、霉变等现象，借鉴当地“村账乡管”的做法，试行由乡（镇）档案室代管其档案，取得了良好成效。胶州市营海镇在2006年创建了具有全新意义的“档案信息中心”，集中统一管理全镇档案资源，将镇直各部门形成的各类档案资料进行整合，面向全镇农村开展档案利用、已公开现行文件和农经信息查阅服务，行使全镇政务公开和宣传教育基地窗口职能，并对本镇、各村档案工作实施监督指导。肥城市把农业和农村档案工作列入重要议事日程，加大了对村级档案工作的资金投入，在全市形成了市、乡（镇）、村三级农业和农村档案工作网络。各乡镇、办事处都明确了一名党政办副主任管理档案工作，并配备了1至2名专职档案工作人员，负责集中统一管理本机关各种门类的档案，并监督指导本辖区内企事业单位和各村档案工作。各村也都明确了专人负责档案工作，做到了“市里有人抓，乡镇有人管，村里有人干”，一级抓一级，层层抓落实，保证了农业和农村档案工作的正常有序运转。潍坊市奎文区针对奎文实际，于2008年，在全市率先建立规范统一的农村财务档案室，集中管理全区65个村的财务档案，固定了专门的档案管理人员，制定了严格的档案查阅程序，使村级财务档案管理逐步实现规范化、现代化，等等。这些新思路和新方法的探索和实施，促进了山东省农村财务档案管理的规范化。
2 山东省农村财务档案建设中存在的问题
财务档案的管理篇2
关键词：事业单位；财务档案管理
一、财务档案管理的重要性
（一）提高财政工作效率
在当今新的经济和社会发展形势下，传统的简明化事业单位财务档案管理已不适用于渐趋复杂和系统化的财务信息机制，对于资金的使用和账目明细也逐渐显现出多维化和多方面的特点，因此，对于财务档案管理工作的要求也就越来越严格，换言之，事业单位的财务档案管理工作也越来越重要。
由于目前我国仍处于发展阶段，在步入现代化国家行列的过程中无疑需要大量的资金和技术投入。近年来，尽管我国的总体经济水平与日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些细节化和子系统化的工作上仍然存在着一些问题。在这样的背景下，事业单位的财务档案管理工作不断得到重视和重新编制，为单位整体发展提供了参考数据和资料，为财政工作整体发展提供了一个效率保证。
（二）防止乱象丛生
对于事业单位而言，大部分的财政拨款都是为了履行公共职能或是国家职能，因而需要在资金进出流程上严格把关。然而，从长期以来的事业单位财务管理来看，始终存在着资金挪用和浪费等现象，这是缺乏科学管理的结果。因此，有了体系化规范化的财务档案管理则能够防止资金挪用等乱象的出现，防止相关人员偏离正轨，保证国家财政资源不受浪费。
二、现今事业单位财务档案管理存在的问题
（一）财务档案管理人员素质偏低
现代化的许多工作都强调人和理念的结合，财务管理也不例外，但是，由目前的情况来看，部分财务档案管理人员的综合素质偏低，法律意识薄弱，对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时，在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题，这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。
（二）档案归档工作不规范
财务档案管理工作是一个注重流程和规范的工作范畴，同时也是一个需要不断完善和系统化的过程，它对于工作规范和流程严谨化的要求是极高的，因而在财务档案归档过程中，及时的记录和规范化的档案编号编辑是尤为重要的，亦是做好档案管理工作的第一前提。有的事业单位在财务管理方面仅凭账目数据和凭证就对合同等重要文件进行评估，忽视了检验报告等重要核验凭证，没能做到完全意义上的结合实际情况，编辑随意化，只是混乱丛生。这种混乱情况不仅使得财务档案管理失去了原有的规范性，还使得资料失去了参考价值，大大削弱了资料的本能作用。
另一方面，档案归档的不规范还与相关的硬件设施有关，一些单位未能及时建立独立的档案管理储存室，只是档案归档工作与会计审计工作混淆，不仅加大了工作量，还导致原有的财务档案因为一些不确定性因素而损坏，从而严重影响了档案资料的完整性。
（三）档案管理信息化程度不高
现代化科技和信息技术已经成为各个工作范畴必不可少的技术工具，事业单位的档案管理工作自然也少不了信息技术的配合。财务档案管理失数据和分析的工作综合，因而计算机可以为工作人员提供分析和计算统计的工具，大大减少工作压力，通过高技术的数字化扫描和全方位的信息化分析为事业单位的整体发展提供参考资料。这一过程不仅需要时间的投入，还需要大量的资金和技术投入，而从目前的事业单位财务工作信息化程度来看，尚不够客观，它是一个长期的过程，必然需要通过采取合理的措施来不断完善和提升。
三、事业单位财务档案管理的相关建议
（一）提高工作人员素质
工作人员的素质问题应该从多个方面下手，首先是从意识方面进行端正，既要树立起档案管理的规范化意识，又要形成档案管理的合法化和职业道德意识，从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面，加强对于相关工作人员的相关技能培训，加深对于档案管理工作的理解程度，要求工作人员从法律层面严格要求自己，将规范和端正意识融合进工作中去，形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训，培养一批高精尖的财务管理人才队伍，对于单位的整体发展有利无害。
（二）树立档案管理和规范意识
物质决定意识，意识反作用于物质，因而要使得事业单位的财务档案管理工作达到一个相对稳定的程度，务必要使相关工作人员和管理层人员树立起端正的档案管理和规范意识，正确认识档案管理的重要性，从而在出现突发状况时能够镇定自若，找准症结，对症下药。
（三）合理利用现代化信息技术
如前文所言，财务工作需要信息技术的加入，随着科技的迅猛发展，对于档案管理工作的进行可以采取计算机的模式管理，如此更显有效性和效率性。同时还需要不断完善信息化管理的规范和法律法规的重视程度，制定科学合理的工作目标，对档案管理的管理上升到有法可依的层次，进一步保证财务管理工作的顺利进行。
四、结语
综上所述作为现代事业单位的重要组成部分，财务档案管理工作的程序化和信息化尤为重要。相关人员要了解到财务档案管理的重要性，同时着眼于当下所呈现出来的问题，对当前存在的问题进行认真分析，找到症结 ，探讨解决方法，从而保证事业单位财务档案管理的顺利进行，为单位的平稳发展提供保障。伴随着经济全球化的发展，事业单位也应该紧扣时代脉搏，加强工作的严谨程度，完善整体管理机制，提高档案管理的水平。
参考文献：
[1] 沈超、新常态下事业单位财务档案管理思考[J]、 东方企业文化，2015（23） 、
[2] 尹玉琼、财务档案的规范化管理探讨[J]、 东方企业文化， 2015（15）、
财务档案的管理篇3
[关键词]大数据时代；医院财务档案；档案管理
doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2017、04、109
[中图分类号]R197、322 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
大数据时代的到来，为经济发展带来了机遇，大数据的广泛应用能够为工作和生活带来变革性的发展。大数据的发展应用，对医院各项工作也带来了变化，特别是对医院财务档案管理发展的影响更为突出。如何在大数据时代，进一步加强对医院财务档案的管理是本文研究的重要内容。
1 大数据时代和医院财务管理档案的相关概述
1、1 大数据时代
大数据时代是指数据更加全面且复杂的时代，其具有数据海量化、类型众多、价值密度低、速度快、时效高等特点。
1、2 医院档案
医院档案是指医院在正常运营的过程中，从事各项活动所产生的，具有一定价值的原始记录，包括管理、医疗、科研、基建、财务和统计等活动中产生的文件。
1、3 医院财务档案管理
医院财务档案管理是指将医院运营过程中，各个活动事项所产生的各类财务档案进行搜集管理，这一搜集管理要达到统一、集中、规范的要求。医院财务档案管理是要建立分类编号、输入电脑存储以便查询，是一个功能完善的管理系统。
2 大数据时代医院财务档案管理的优缺点
2、1 大数据时代对医院财务档案管理发展的优势
大数据时代的来临，医院利用大数据的优势，可以充分进行信息整合，保证达到医院财务档案信息共享的目的。随着医院的不断发展，需要对医院财务档案做到有效记录和快速查阅，传统的纸质管理和现有的信息化管理还满足不了医院对财务档案管理的需求。借助大数据的医院财务档案管理能够充分发挥大数据、云计算等技术优势，实现高效化和自动化的发展需要。借助大数据的医院财务档案管理可以优化医院的财政管理和档案管理，且对提升人力资源管理也有重要作用，对医院各部门协同，整体凝聚力以及整体工作效率都有提升作用。大数据时代的到来，医院充分利用大数据的优势可以明显提高医院财务档案的使用频率，提高医院财务档案管理的效率。当前的医院财务档案管理的信息化程度还较低，不能满足医院对财务档案信息化管理的要求，大数据时代的来临，可以实现细化财务记录的快速查询和下载保存及分享，彻底抛弃了传统的复制打印，甚至手工抄写，可以保证医院财务档案信息的完整和准确，大大提高了医院财务档案的管理效率，进一步实现了整个医院的快速发展。大数据时代可以显著提升医院财务档案管理的安全性，财务档案记录着医院各个事项的动态，特别是资金的相关情况，安全性是医院财务档案的重要工作，大数据的利用可以有效的保证财务档案信息的安全性，避免了当前信息化程度低或者传统财务档案管理带来的风险，充分发挥了大数据时代财务档案管理的数字技术优势。
2、2 大数据时代对医院财务档案管理发展的不足
大数据时代的到来，给医院财务档案管理带来众多好处的同时，也有一定的不足之处。大数据的应用，不能完全保证医院财务档案信息的真实性，医院各项活动a生财务信息的原始凭证也没有办法保证原始性。医院财务档案信息查询是通过网络进行的，使用人员并没有见到真实的原始财务凭证，只能看到网上上传的信息，这些信息是医院财务档案管理人员通过手工输入电脑实现的，对后期使用者信息识别及纠正都会带来极大的不便，医院财务档案管理人员甚至会因为牟利而对财务档案信息进行篡改，为医院财务带来损失，这与大数据的应用初衷是背道而驰的。大数据的应用对医院财务档案信息不能完全保证其安全性和保密性，所有的信息都通过网络进行计算、查询、使用，在黑客冲击的时代，大数据技术也存在漏洞，在医院财务档案共享和使用的过程中，可能会出现安全性问题，这会给医院带来不必要的损失。
3 大数据时代医院财务档案管理发展面临的问题
3、1 传统的财务档案管理观念
医院财务档案信息化管理已经进行了一段时间，但是，医院财务档案管理的信息化并没有改变医院财务档案管理的观念传统性，这首先表现在医院领导的不重视，医院领导的观念没有随着大数据的到来而改变，仍然沿用传统的方式对医院财务档案进行管理，同时，医院的财务档案管理人员也没有意识到大数据给他们工作带来的影响，没有持续地接受新观念、新技术，导致医院财务档案管理效率不高，财务信息利用率不高，最终导致整个医院的工作效率没有提升。
3、2 管理不规范
医院财务档案管理存在不规范的问题，这种不规范体现在没有一个切实可行的财务档案管理制度，制定的制度也没有切实的贯彻执行，对医院财务档案的保存依然不规范，虽然信息化可以不用经常翻阅原始或者纸质的档案，但是对日常的财务档案信息输入网络后仍然需要保留很长一段时间的原始凭证，这些凭证的保存并没有实现信息化，且保存也没有进行科学的分类和进行必要的防水、防火、防虫、防潮、防盗、防光和防尘等处理，财务档案保管不规范，没有专门的保管场地。
3、3 缺少专业管理人员
档案管理需要有专门专业的人员进行管理，这样才能保证档案得到充分的利用，医院财务档案管理是医院档案管理的重要部分，但却没有专业的财务档案管理人员进行管理，甚至并不是档案管理方面的人员进行的管理，是其他行政内勤人员兼管，没有财务基础的知识和计算机方面的知识，这会对财务档案管理应用大数据起到阻碍作用。
4 大数据时代医院财务档案管理发展的对策
4、1 转变观念
大数据时代的到来，无论是医院的领导还是医院财务档案管理人员，都需要对新时代的技术应用进行观念的更新，合理的、具有针对性的将大数据应用到医院财务档案管理上，可以更好地实现医院财务档案管理的信息化、自动化，实现财务档案管理的高效率。
4、2 扩充专业人员
在医院不断发展的过程中，医院财务档案管理工作也将随之变得复杂，特别是大数据时代的到来，其需要有专业的人员参与到医院财务档案的管理。专业管理医院财务档案的人员需要具备一定的财务知识，以更好、更精准地对医院财务档案进行查询使用，还需要具备一定的计算机网络知识，以更快捷地提取医院财务档案信息，实现快速共享的目的。同时，还要有档案管理的专业技能，保证医院财务档案管理科学有序。
4、3 增强软硬件设施
软件和硬件设施虽是辅助财务档案管理的工具，但是，大数据时代的到来，医院需要加强对软件和硬件设施的升级，特别是软件设施的升级改造。通过大数据的使用，医院不仅可以有效预测和观测医院财务动态，还能提升已发生的财务活动的利用效率。硬件设施体现在原始凭证的科学分类保管，保证在需要查询医院财务原始凭证时能及时提取相关资料。
4、4 大数据应用安全
大数据应用具有众多优势，但是也有其安全性和保密性的问题，这需要有专业的人员对大数据应用环境下医院财务档案管理的安全性作出保障，专业人员可以使用先进的加密技术和使用权限设置，保证医院财务档案的安全，同时也减少了因漏洞导致的泄密风险。
4、5 大稻菰擞玫绞导使ぷ
大数据应用是要切实运用到医院的财务档案管理中，真正实现技术服务工作，提升服务效率，而不是因为不懂或者一味地追求高端技术，导致设备的浪费或影响正常的财务档案管理工作。
5 结 语
大数据时代的到来，改变了传统的医院财务档案管理方式，加速推进了医院财务档案管理的信息化程度。大数据应用于医院财务档案管理可迅速提升医院财务档案的管理效率，从而提升整个医院的管理效率。
主要参考文献
[1]于雅娟、大数据对医院档案管理发展的影响[J]、档案管理，2016（2）、
[2]吴青霞、论大数据背景下档案管理“价值链”的生成[J]、档案，2016（6）、
财务档案的管理篇4
[关键词]财务档案管理；信息失真；预防；控制
doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2016、04、048
[中图分类号]F233 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）04-00-01
财务档案管理工作是企事业单位的一项重要工作，做好财务档案管理有利于保持企事业单位的稳定发展，并为各项关键工作提供重要的信息与材料基础。然而当前在一些企事业单位财务档案管理工作中存在信息失真的问题，具有较大的危害性。基于此，本文将针对财务档案管理中信息失真的预防与控制措施展开探讨。
1 造成财务档案管理信息失真问题的原因分析
1、1 管理层认识不足
在部分企事业单位中，由于管理层对财务基础工作及财务档案管理工作重视不足、认识片面，将财务工作等同于账目记录和整理，忽略了财务工作和财务信息的重要作用和价值，在财务基础工作管理与会计人员专业能力培训方面投入不到位，更不能及时对财会知识与技术进行更新，导致财务工作整体质量得不到提高，财务信息质量得不到保障，造成财务档案管理信息出现失真问题。
1、2 会计工作人员队伍建设不完善
许多企事业单位在会计工作队伍的建设方面缺乏重视，对于队伍中工作人员的从业资质及专业素质未进行严格审核，这导致会计工作人员素质存在一定差异，部分工作人员在专业知识与工作能力方面存在较严重的不足，无法满足各项财务工作的实际需求。同时，财务管理中一些工作人员由于自我提升意识淡薄，不能主动学习现代化的财务管理知识与相关法律法规，甚至存在财务信息造价和违规操作等问题，致使财务信息失真问题发生。
1、3 财务信息蓄意造假问题
部分企业为了逃避国家的相关税收，窃取国家资产，往往制造企业内部虚假的经营业绩，伪造真实账簿，由此导致企业财务档案管理信息失真问题。在利益的驱动下，一些企业内部严重违反国家相关的会计法律，改建的账目内容不建全，账目内容不按相应规定如实记载，单位内部管理混乱，财务收支失控；私设“小金库”，账外设账，单位负责人、等等。
1、4 财会工作缺乏有效监管
我国对会计工作有着十分明确的法律规定与要求，但在一些单位内部，对财会工作却未进行有效监管，或是缺乏独立的监管部门，或是监管部门虚设，监管制度落实不到位，对财会工作人员的管理缺乏效力，这也导致财会工作人员缺乏有效约束，工作不规范，不能严格按照相关的规定和标准工作。而由于监管力度不足，对财务信息缺乏严格的审核，这无法充分保障信息的真实性与可靠性，导致财务信息失真问题得不到解决。
2 财务档案管理中信息失真的有效预防和控制措施
2、1 强化职业道德教育，构建健康的外部环境
财务档案管理工作中工作人员的职业道德水平至关重要，因此，要加强财会工作从业人员的职业道德教育，可选取典型正反面案例，并结合我国当前的法律法规，多角度加强财会工作人员的职业道德素养，提升其职业操守与道德水平；同时，还应建立相关人员的信用档案，采取信用评定机制，结合相应的奖惩机制，诚信有奖、失信必罚，强化法律与道德对财会从业人员的双重约束作用，从而实现对财务档案管理信息失真问题的有效控制。
2、2 完善现代财务管理制度，强化内部控制作用
首先，要建立科学的财务管理模式，避免独断专行的决策情况，降低因部分管理者操纵而出现假会计信息的可能性。其次，要根据现代财务制度建立内部控制措施。严格贯彻执行《会计基础工作规范》，使会计业务处理人员和档案管理人员分工明确，形成相互协作、相互监督、相互制约的运行机制，其作用在于有效保护单位资产的安全性和完整性，保证会计信息的真实性和合法性，使财务档案经得起历史的考验。
2、3 完善相关立法与法律，发挥法制监督作用
法治型社会的建设是我国新时期的重要发展目标，因此，法制监督也应在财务档案管理中发挥重要的监管作用，这就需要国家层面上加强相关立法工作，并对现有相关法律法规进行完善，避免因部分单位或个人钻法律空子，导致财务信息蓄意造假和失真问题。对于财务信息造假等违法行为，应加大处罚力度，一经发现坚决对相关责任人及责任单位予以严肃处理，通过提高财会工作违法成本，遏制财务信息失真问题的发生。此外，要确保法制监督与管理作用的良好发挥，还必须要进一步加强严格执法，提高相应法律法规制度条例的执行力度，确保各项执法工作落到实处，以警示财务工作从业人员和财务档案相关的管理者和使用者，截断信息失真发生的源头。
2、4 加强现代技术的应用，科学防控信息失真问题
现代财务信息管理工作大都实现了电子化、智能化，计算机数据处理技术得到了较好的应用，在此基础上可以通过对计算机财务管理系统的强化与完善，来提高财务工作及财务档案管理工作的水平。如加强财务管理软件的安全防护功能，强化权限管理，避免人为篡改财务信息所造成的信息失真问题，还可进一步加强对云处理技术的应用，建立财务信息云数据库，在财会信息生成时自动在云端进行信息记录与存储，通过云端原始信息与内部财务信息的比对能够及时发现信息数据失真的问题，并采取核对与处理措施，保证财务档案的信息真实性。
3 结 语
本文首先对财务档案管理信息失真问题的原因进行分析，之后针对财务档案管理信息失真的防控措施展开探讨，希望通过本文为我国当前财务档案管理工作的有效发展与社会诚信建设提供一定帮助。
财务档案的管理篇5
关键词：信托；财务；档案管理
1 信托财务档案管理的内容
信托财务档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他需要保存的会计核算资料。可以说信托财务档案管理的这些内容与固有业务的财务档案大体相同，但它的管理方式因为“单独记账、单独管理”，以及不同的信托品种在期限上、业务核算规模上、涉及业务的种类上等各方面差异的存在，而变得更为繁琐。
2 信托财务档案管理的原则
信托种类、项目繁多，档案管理的内容繁杂，要把信托财务档案管理好，档案管理者必须做到“纲目并举、经纬分明”。只有在日常的管理中打下良好的基础，做到条理清晰，才能在需要的时候做到“灵活机动、方便快捷”。
因此，在管理中，应以信托项目类型为“纲”，以信托项目名称为“目”，以档案资料类型为“经”，以时间顺序为“纬”，“分散与集中”相结合，在保证每个信托项目档案独立管理的基础上，保证信托项目按类有序保管，以便于调阅、查找。
3 信托财务档案管理方式
根据信托业务的特点，结合财务操作的流程，制订出“四分、两集中”的管理信托财务档案的方式。所谓“四分”：既“分人、分项、分类、分期”。 分人：信托项目数量繁多，期限长短不一，如所有档案由一个人管理，并做到条目清晰，整理有序，恐为其难。因此，我们将审核凭证的财务人员作为档案管理的最初的管理人员（一般为2-3人），每个“保管人员”直接接触原始凭证、记账凭证，并进行审核，因此在财务档案形成的初期即可做到严格把关，保证档案的有效、齐全；分项：每个保管人员根据“单独立账、单独管理”的要求，对自己所管理的档案根据信托项目的划分进行分项管理，保证各信托项目财务档案相互间的独立性，防止不同信托财务资料的相互混淆，同时便于日常财务档案的查找。分类：每个保管人员在分项目保管的基础上，对保管的档案应进行分类管理，主要分为业务资料和会计档案。这里所指的业务资料如“信托合同、资产交易合同”等相关业务文件，在信托项目整体运作期限内，对信托项目财务操作具有影响，需要随时调阅、参考，应单独归类管理。
4 信托财务档案的分期
档案的管理在期限上分为三个阶段――初级管理人员单独管理一年、设立备查库统一管理一年、最后归入档案库进行整体管理。以会计年度为标准，每个保管人员所管理的档案期限仅为一年，在年度终了后，整理所管理的档案，上交档案管理人员；“上一年度”的财务档案因各类检查、审计或委托人、受益人的要求等原因，调阅频度较高，暂存备查档案库，由档案管理人员统一保管一年，于下一年再转入信托档案库与原有档案进行集中管理。“两集中”是指每个会计年度终了，集中交接财务档案，进行统一管理，一方面是集中接收上年度各信托项目的档案资料，转入备查档案库，同时将原保管的前一年度的备查档案转入信托档案库，进行集中管理；另一方面是指每个信托项目档案进入档案库后进行集中管理，档案保管人员应将入库的财务档案，按照信托项目名称及时间顺序进行整理，使每个信托项目档案都成为一个独立的体系，同时将同一信托类型的档案进行集中管理。
5 信托财务档案管理人员的职责
财务档案的管理篇6
【关键词】 财务共享模式； 会计档案管理； 路径
财政部的一项研究(2006)勾勒出财务组织的未来：工作重心开始转向以股东价值创造为基础参与公司战略，财务变革呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务、优化财务组织降低成本等趋势，并最终构筑出一套高效精简的企业财务系统。财务共享模式的建立正是这些变化中的重要一环。
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析
一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。
2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1、从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2、国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3、从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。
4、会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5、除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1、从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2、从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3、从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4、从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。
5、会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1、财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2、财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。
因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3、剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。
究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路：基于共享模式的判断
20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：
（一）扩大处理规模
在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。
（二）增加处理事项
在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
［1］ 上海国家会计学院、成为胜任的CFO
――中国CFO能力框架研究报告[M]、经济科学出版社，2006、
财务档案的管理篇7
关键词：会计档案；计算机；管理
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-01
一、绪论
传统意义上的财务档案管理是指各个单位的财会部门或者会计人员在经济活动中直接形成、按照统一模式保存起来以备查的会计凭证、会计账簿与会计报表等核算材料。而运用计算机管理财务档案，就是指以磁性介质形势储存的会计核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算材料等。
二、计算机条件下财务档案管理的特点
随着会计电算化的发展，大多数企业的财务人员采用无纸化办公模式，全部的日常工作都是在计算机上完成的，信息化的会计活动要求通过计算机进行财务档案的管理。与传统纸质档案相比，呈现出了一些新的特点：
1、载体多元化
会计电算化实施后，财务档案不仅保留了传统的纸介质档案，还包括了计算机硬盘中的会计数据和以磁性介质、光盘存储的会计数据等形式的财务档案，这就使财务档案的存储范围得到扩大。
2、需特定调用环境
电子财务档案与纸质档案不同，它是需要在一定计算机硬件和软件系统环境当中才能够使用，这对计算机系统的依赖性较强。
3、会计档案的利用效率提高
电子财务档案由于其财务信息数字化， 便于查询、制作数据报表等，提高了财务档案的利用效率。
然而，通过计算机管理财务档案也有一些负面的影响。比如：第一，很容易被篡改。传统纸质财务档案因为其材质特性决定了被篡改就会留下痕迹，所以留存的财务档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹。第二，易遭电脑病毒的侵害。计算机病毒日益拓展，财务信息化档案是以文件形式存储在计算机上的，当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能，而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权，直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备，对会计信息化档案的安全造成极大的威胁。
三、运用计算机管理财务档案的重要性
1、实现自动整理编目和自动检索
运用计算机对财务档案管理进行管理，避免了传统档案管理的繁杂，计算机以其功能强大的软件，整理相关的财务档案信息，并在这个基础上适应档案使用与管理的具体要求编制出目录，进行自动统计。另外，也可以实现自动检索，而计算机的自动检索质量更高、速度更快、途径更多，检索目标也能具体到某个文件，还能根据不同的检索途径进行随意组合，准确检索出用户需要的文件。
2、提供历史信息的比较
通过计算机来整理财务档案，利用往年的数据对本单位或本部门进行历史会计数据的比较与分析，更便捷地为部门决策提供可靠的依据。
3、加强了财政部门与档案行政管理部门的沟通
计算机的发展，各个部门之间可以形成庞大的信息资源共享平台，财务档案管理中的要求和规定可以更加方便地被档案部门主动指导与监督，明确财务档案的规范性问题，避免了传统财务档案管理的“失控”状态。
4、数据存储的领域进一步拓展
传统的会计档案具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，实行会计电算化后形成的会计档案，保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，存储的范围和领域明显扩大。
四、通过计算机管理财务档案的未来发展趋势
通过计算机管理财务档案，在我国有一个很好的开始，然而，由于最初准备缺乏充分的考虑，计算机在财务档案管理的编目和自动检索等多个环节未能顺利进行，为了这些问题的解决，未来计算机技术在档案的管理中会出现一些新的趋势和改进。
第一，更加重视计算机财务档案管理软件的开发，以使财务档案自动化管理系统更为协调，更为完善。
第二，计算机的储存容量将进一步加大，机读财务档案的管理与开发力度将进一步加大，使计算机充分发挥其贮存与统计财务档案数据的功能。
第三，提高财务档案工作的标准化程度。财务档案工作现代化的基础是标准化，计算机在财务档案管理的应用当中涉及的每一个问题，比如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。
第四，档案馆管理人员的整体素质不断提高。现代科技的发展日新月异，财务档案自动化管理工作必将跟随着科技发展的脚步进一步发展。应明确财务档案管理的主体，理顺财务档案的管理体制，对于纳入到会计核算中心进行集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确财务档案管理主体。
第五，推进年应用服务。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是财务档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。
五、结束语
通过计算机管理财务档案作为企业经营管理的一个部分，它与传统的财务档案管理是密切联系的，代表未来会计规范化与现代化的发展方向，因此，要做好财务档案信息化管理，充分发挥新型财务的功能，然而，在通过计算机管理财务档案的同时，还要对档案管理的安全性和稳定性做出努力，做好计算机病毒的防范工作。
参考文献：
[1]马艳、新形势下档案管理工作的规范化研究[J]、才智，2013（30）、
[2]周虹、浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]、科协论坛（下半月），2011（09）、
[3]刘影、浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]、民营科技，2014（03）、
[4]姜玉成，朱同明、电子数据会计档案保管应注意的问题[J]、财务与会计，2012（02）、
财务档案的管理篇8
电子环境下，计算机是财务档案的重要工具，必须利用专业的软件和系统来保证管理的质量。电算化环境下财务档案需要重视的问题，主要有以下几个方面：
1、针对外部的管理问题。首先，在管理中因为计算机的网络化，应提高其传输与操作安全性，一方面应提高口令的安全性，不仅仅要设置开机密码也应对某些访问权限进行口令和安全密码的设置，以保证电子财务档案被访问时的安全。同时应建立多级权限制度，即在档案读、写权上设置多级权限，不同的工作人员对档案的访问与读写都有其特定的权限，不能越权对档案进行访问与改写等。还应建立电子表格对归档档案进行统计，进行系统化管理，方便外部对数据库访问并查询相关信息。其次，对电算化系统的安全性进行强化。网络的安全是保证数据传输的重要基础，电算化中财务档案已经与网络相结合，所以必须提高其数据的安全性。另外，还需借助计算机安全技术，如防火墙，隔离电子计算机系统与外部访问区，使电子档案系统相对独立。限制外部非法访问对电子档案的干扰。也需要对数据进行加密或者限制访问权限，对网络安全进行强化，以防止意外数据故障、恶意破坏对数据的影响，导致数据丢失或者错误。最后，是对病毒的控制措施。在计算机系统中病毒是影响计算机安全的重要形式。所以在电算化环境中为了保证计算机系统的安全与数据安全必须及时对杀毒软件病毒库进行升级，才能更好地进行全面防护。
2、内部管理的问题。第一，应强化归档制度。管理人员应充分地学习电算化的管理知识，使之明确管理特征。强化计算机会计档案的保管作用。对各种文件的归档应健全制度，明确各种档案与数据的归档要求，以及标准文件，让各种数据与文件归档都按照规范与标准执行，从而保证档案管理的规范性。同时相关部门也应配合档案管理的制度，设置管理规范，并严格对制度与规范的执行情况进行检查， 一旦出现问题应进行必要的责任追究。还要对管理规范在执行过程中出现的问题进行分析，动态化地对制度进行调适。第二，强化对数据备份的管理。在电算化环境下，数据往往是实时化出现的并被保存的，而因为计算机特性，如果出现故障则会导致数据丢失，所以在财务档案管理中应进行实时化的备份处理，在账务管理与报表系统中都应明确实时化备份的要求，即根据财务数据的不同性质进行备份，而整体数据的备份不应少于每年12次。经过备份的数据应存放在固定的硬盘中，并进行封存，并妥善保管，保证其不会受到外部环境的影响而出现物理性损坏。第三，档案的保存要求。财务电子档案在保存中应选择质量较高且稳定的存储介质，因为介质的质量会直接影响数据保存的质量，也会影响数据的调用与再处理，所以只有质量稳定的介质才能保证档案质量。管理人员也应对存放时间较长的“档案”进行定期的维护，及定期复制以保证档案的安全与完整。第四，在工作中也要对纸质档案进行妥善保存。在电算化环境下，所有的数据也是从纸质文件和凭证中获得的，所以每天要登记与打印的不仅仅是现金记账文件，也包括银行存款日记账，做到日清月结。如果因为打印或者条件限制，所形成的现金与银行账目可以利用活页定制为账册进行保存。而对于一般的账目应做到清楚分类并进行档案化管理，并按照月、季、年进行分类与汇总，并对其电子档案进行标记。第五，应培养和设置专门的档案管理人员和职位。前面分析电子化档案管理不仅仅需要人员具备财务知识也需要其具备一定的计算机知识，应注意的是不能由出纳人员兼职。其岗位的责任有，按照制度与规范向会计电算化系统的各个岗位人员催收相关的电子数据与报表。进行归类与存档，并填写存档的记录表格；负责保存计算机档案与系统档案等，实现对电子数据的系统化管理，方便查询与处理；保证财务档案的安全性。不能擅自对数据进行导出与写入。系统管理制定明确的权限。限制管理人员的权限，保证直接管理人员对档案的安全性负责，不会因为自身的权限而导致内部出现舞弊问题。所有的档案读写过程都应进行备案，进行登记与记录，保证文件改动是在权限范围内。同时，在财务档案管理工作中，档案人员要提高专业素养，不断提升自身的档案管理水平。
（作者单位：云南省德宏州人民医院）