城市建设档案管理规范(精选8篇)
城市建设档案管理规范篇1
关键词：承德市城建档案 管理工作 完善
Abstract: In order to implement the Party's 18 on the "focus on maintaining the Party's advanced nature and purity, the party to carry out in-depth and pragmatic honest people as the main content of the Party's mass line educational practice" spiritual and municipal concerning "the city to carry out Party's mass line educational practice research work plan "to promote the city's urban construction archives management, according to the arrangement of the Party Group, we research group in-depth the city's urban construction archives county area, to take" hear, see, talk, ask, proposed "etc、 the form of the city's urban construction archives urban construction work carried out a prehensive survey, a basic understanding of the actual situation in the city's records management, to strengthen the management of the city's urban construction archives clarified the thinking、 In this paper, Chengde City urban construction archives management improvement were analyzed、Keywords: Chengde City urban construction archives management improvement
中图分类号：G271、6 文献标识码：A文章编号
1、全市城建档案工作基本情况
近年来，随着全市经济社会各项事业快速发展，城乡面貌日新月异，城市建设也上了一个新台阶。城建档案管理成为加强和服务城市建设与管理的一项重要内容提上了议事日程。市本级和各县区在加快城市建设管理的同时，对城建档案的收集、管理也高度重视，市城建档案馆拥有馆藏档案30000多卷，开展了城区地下管线普查，档案管理实现了电子化、智能化，整体工作走在了全省前列。 部分城乡建设局都设有专门的城建档案管理股室，设立了专门的档案室，配备专门的档案管理人员，部分发达区县还配备了相应的防护设备，库房环境较好。有些地区还开展了城建档案电子化收集和管理。
2、市城建档案馆职责
（1）负责制定全市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准；
(2)负责本市城建档案的管理、监督、检查工作，并进行业务指导和业务培训；
(3)接收、征集、保管本市城市规划区范围内需永久和长期保存的城建档案和资料；
(4)参加重要建设工程的竣工验收；
(5)统一管理全市地下管线档案和资料；
(6)对馆藏档案和资料进行科学管理，做好城建档案信息资源开发利用和咨询服务；
(7)负责办理市属区建设工程竣工档案保证金的收退工作；
(8)法律、法规规定的其他职责。
3、建设工程档案管理
3、1验收、认可管理程序
（1）建设单位填写《建设工程档案认可（备案）情况登记审批表》后，发给其《建设工程档案专项验收申请表》（一式二份）、《建设工程档案认可证》（一式三份）、《建设工程档案移交目录》一份。
（2）参建单位按《建设工程档案移交目录》的顺序标注并排列建设工程档案后，报送城建档案馆。
（3）城建档案馆接到报送的建设工程档案后，对建设工程档案进行检查验收，对不符合规定的建设工程档案，6000平方米以下的在3个工作日内发出《整改通知书》，6000平方米以上的在5个工作日内发出《整改通知书》。
（4）城建档案馆对验收合格或整改合格并已交纳费用的工程，当天发放《建设工程档案专项验收意见书》；工程竣工验收后，将竣工验收的材料补交齐全后，当天发放《建设工程档案认可证》。
（5）工程竣工验收备案表、结算、审计等文件材料，建设单位在工程竣工验收后三个月内补交齐全，与城建档案馆办理档案移交手续。
3、2验收、认可管理责任要求
（1）各岗位工作人员应坚守岗位，实行首问责任制；严格履行岗位职责，在规定的办事期限内完成职责范围内的工作，不得无故拖延，若遇特殊情况，必须及时如实向领导汇报。
（2）各岗位工作人员必须认真审核资料，一次性书面告知参建单位所需要办理事项的全部内容；《建设工程档案专项验收意见书》、《建设工程档案认可证》必须经馆长签字同意后方能发放。
（3）城建档案“八防”服务收费严格按照相关文件规定执行，不得擅自提高或降低收费标准。
（4）各岗位工作人员应严格遵守办理时限，严格执行办事规范，切实做到公正、公平、公开；严格掌握办事标准，提高办事质量。
4、城建档案的利用
（1）凡本国公民和组织持有介绍信、工作证或身份证等合法证明，可以利用城建档案已开放的档案。
（2）本国公民和组织利用城建档案馆未开放的档案，须经馆领导同意，必要时报上级主管机关审查批准。
（3）城建档案馆馆藏档案一律不外借出馆，档案利用方式采用来馆阅览、复制和摘录，也可通过电话、便函或其他方式向城建档案馆索取和咨询。利用者需采用复印、照像等方法复制档案，必须经过馆长批准，并由城建档案馆负责办理。可复制档案的内容、数量，由城建档案馆酌情决定。
（4）提供利用档案资料时，管理人员应采取措施确保档案不被涂改、抽换、污损。
（5）查阅档案资料时，双方应当面清点，归还时须经管理人员核查无误后，当面注销查阅手续。
（6）城建档案的利用实行有偿服务，收费标准按物价管理部门的规定执行。
（7）局各股（室）因公利用档案凭《城建档案利用登记卡》经股室负责人签字、局分管领导批准后免费利用。
（8）城建档案利用服务遵循及时有效、主动热情的原则，提高服务质量，热情为利用者服务。
5、现在存在问题
5、1各县区对城建档案管理工作的重要性认识不够
长期以来，各级政府特别是住建部门对城市建设档案管理重视不够，把工作重点放在了城市建设与管理上，认为城建档案管理就是收集、保管等事务性的工作，只要不丢失、能应付一般性的查阅就行了。但是，就其城建档案工作本质来说，是通过管理来提供利用，为城市建设经济、文化、科学等活动服务，是一项管理及服务的工作，应该把城建档案管理放在城市永续发展的层面去研究、考虑，要很好地去保护、利用。
5、2城建档案管理机构不健全、人员配备不到位
部分乡镇未设立专门的档案室，档案在办公场所存放。部分区县直接将城建档案移交县档案局保管。各县区都存在人员不足的问题，档案工作人员均不是专职，更谈不上专业人员。不是力所不及，管理不过来，就是其他任务重，顾不上管理城建档案或专业知识欠缺，管理不规范。
5、3馆库建设存在问题较多
除少数发达区县外，其他各县区馆库建设总体情况较差，没有防火、防盗、防虫、防霉、防潮、防鼠、防尘等防护设备和温、湿度控制设施及记录，库房环境不具备档案保管的基本条件。
5、4城建档案归属不合理
部分县区城建档案移交、寄存县档案局保管，造成部分城建档案资源流失，不利于县区城建档案管理的长远发展。如某县2000年之前的城建档案移交县档案局管理、某镇2001年之前的城建档案移交县档案局管理、某区2002年之前的城建档案移交县档案局管理、还有一些区县将所有城建档案寄存于县档案局管理。
5、5档案收集与整理不严格
城建档案收集是城建档案管理的基础工作，一直以来各县区的城建档案接收率很低，未能认真贯彻落实《河北省建设工程档案验收办法》和《承德市城建档案管理办法》，管理措施缺失、档案监督检查不到位，很多工程未经验收备案直接使用，档案无法收集；有的县规划、建设、管理业务部门为了使用方便，根据各自的需要收集保管相应的档案资料，造成档案分散或档案内容短缺严重，无法提供利用。各区县地下管线档案还是一片空白。
档案整理是各类档案资料的“二次加工”。目前除少数发达区县按《建设工程文件归档整理规范》要求进行整理，基本符合归档要求外，其它县区没有按照《河北省城建档案分类大纲》来进行分类、编目，档案分类、编目五花八门、随意性大，既不符合国家标准规范要求，也造成档案管理混乱，无法有效利用。
6、解决问题的对策
6、1高度重视城建档案管理工作
随着城市建设的飞速发展，城建档案为城市规划、建设、管理工作提供了完整、准确、系统的数据凭证，以满足城市建设、管理、维护的基本工作需求。可以说城建档案是否完整、准确直接影响到了城市建设、管理以及市民生产、生活的正常进行。城市发展到一定程度，规划建设的内容会逐步减少，而管理维护的职责会不断增大。因此，各级要从服务城市发展、服务城市未来的角度，高度重视城建档案管理工作。
6、2加强学习宣传
要把城建档案工作作为城市建设管理的一项重要内容，利用各种机会，广泛宣传，特别是结合市局开展的《规划法》宣传，对城建档案相关法律法规进行宣传，编印城建档案利用实例，编制城建档案管理宣传片，利用报纸、电视、网络等媒体多途径宣传城建档案法律法规和成果。要深入建筑工地，向广大建设单位宣传加强城建档案管理的重要意义，使他们能够自觉归交工程规划建设档案。
6、3理顺管理体制，加大经费投入
要求各县区建设部门建立城建档案管理机构，配备专门工作人员，设立独立的档案室（库）。要加大资金投入，配备必要的设施，做到城建档案有专门的地方存放、有专人管理，而且还要管得好，充分发挥其有效作用。
6、4加强人员培训
组织各县区城建档案管理人员参观市馆城建档案管理成果，引起各县区对城建档案管理的重视；积极参加建设部、省住建厅组织的各种高层次的城建档案管理培训，定期组织安排各县区住建局、各重点业主单位以及各建筑施工企业城建档案从业人员进行培训，提高全市城建档案管理水平。
6、5加强督查检查指导
市城建档案馆要加强对各县区城建档案管理工作的指导，与县区进行交流互动，互相学习，互相促进。市局要将城建档案管理工作列入各区县建设规划部门年度工作考核范围，将各县区城建档案管理与年度工作考核挂钩，对考核目标提出明确、细致要求，推进全市城建档案管理工作上水平、上台阶。
参考文献：
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城市建设档案管理规范篇2
【关键词】城建档案违法行为监督管理
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：
城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。自上世纪八九十年代，除国家相继颁发了相关城建档案事业发展的法律法规外。近年来，国家及我省又相继颁布了《建设工程质量管理条例》、《山西省建筑工程质量和建筑安全生产管理条例》、《太原市城乡建设档案管理条例》等一系列法规和规章，2009年出台的《山西省城乡规划条例》用法律法规的形式明确了城建档案事业在经济建设和社会活动中的地位、作用及具体操作规范，这些法律、法规的出台，将城建档案管理纳入了城市建设法规系列，推进了城建档案工作的规范化、科学化，标志着城建档案管理法制工作进入了又一个新阶段，对促进全国及我省城建档案事业可持续健康发展起到了重要作用。但是，在新时期，违犯城建档案安全立卷归档制度，造成城建档案损失，危及城市建设和管理的正常运行等违法行为还仍有发生，涉档违法行为按《档案法》、以及地方性法规的规定，应分别承担刑事责任、民事责任和行政责任。现就当前城建档案管理中的违法行为，寻求规范城建档案管理的相关措施。
一、工作中遇到的城建档案违法行为
1、不归档或归档资料不全。不归档的违法行为是指依法应建立档案工作的机关、团体、企业、事业单位违反《法规》的规定，长期不开展档案工作和建立档案的行为。在城市建设活动中，许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料室、资料员，又没有开展工程档案编制工作，到了工程要验收时才临时收集，势必造成资料不齐全或不规范。为了验收就寻找关系，甚至是领导部门打招呼，要求城建档案管理部门出具档案认可文件。
不归档或归档资料不全违法行为的构成要素是：（1）侵犯的客体是国家档案管理法规，侵害的对象是国家规定的各级、各类应当建档立卷的文件材料和应开展的档案工作；（2）行为方式是不作为，包括不建立健全档案管理制度，无监督管理机构和专职人员。（3）行为结果是妨碍了城建档案形成和档案工作的开展，使城建档案事业蒙受损失；（4）违法行为主体是工程建设单位，违法责任主体是工程建设单位的负责人，但也涉及到相关参与建设的各单位和负责人。
究其产生的原因是工程建设单位的负责人不了解建设工程档案和城建档案的重要性，而把它当作可有可无的事情，甚至当作影响企业经济效益的负担，这一行为发生在城建档案工作的源头，对城建档案工作危害严重，影响深远。
2、违反档案编制规定。此违法行为是指违反《档案法》中关于档案是直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录和档案不得涂改、伪造的违法行为。有的建设单位档案成套性、准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着资料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当做竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。使建设工程档案失去了真实性，原始性，失去了凭证作用和利用价值。
这些违反城建档案编制规范的行为，在城建档案违法行为中占有一定比重，究其原因，主要是建设单位的档案工作制度不健全，只图利益，不遵守城建档案编制规范。这类行为发生在文件材料向档案转化的关键环节上，对工程档案的完整性和真实性破坏很大，给城市规划管理及城市后续建设带来错误信息和建设损害。
3、违反档案立卷归档制度。此违法行为是指违反《档案法》关于立卷归档制度的规定，将应归档的文件材料据为已有，不归档、拒不归档和不按期归档的违法行为。按照国家法规规定，建设单位应在工程竣工后六个月内向当地城建档案管理机构报送移交全部工程竣工档案资料。但在工作实践中，不按时报送工程竣工档案的现象还大量发生。
违反立卷归档制度的违法行为是一种常见的档案违法行为，多发生在城建档案产生的管理单位。原因有三个方面：一是建设单位档案意识薄弱，归档制度不健全，档案编制不符合要求，工程负责人和档案资料员疏于归档监督管理。二是行为人员只图个人利用方便，不遵守工程档案管理制度，更有甚者据为已有以谋取私利，此行为不仅违反了归档制度，而且侵犯了国家档案所有权。三是由于城建档案管理部门执法力度不够，致使违反建设工程档案归档制度的违法行为得不到有效的监督和管理。
二、监督城建档案违法行为措施
2012年3月，太原市开始实施《太原市城乡建设档案管理条例》，以法律的手段加强城建档案保护，进一步完善有关档案保护的法律法规，切实加快了依法治档进程，对保护档案资源，发挥档案作用，提高依法管理档案水平有着非常重要的作用。当前做好城建档案的收集工作，有效控制城建档案违法行为的发生，使城建档案工作适应市场经济体制发展的需要，必须坚持依法治档，通过法规来规范城建档案的管理行为，调整好管理者与被管理者之间的关系。这是实现城建档案事业有法可依，依法治理的一项重要工作，也是搞好城建档案管理工作的首要条件。要加强城建档案的法制建设，实现依法治档，应采取以下措施。
1、积极宣传城建档案的法律法规。专业的法律法规是可以规范人们的行为，对某专业进行强制性的管理手段。我馆利用门户网站、对外服务窗口、开办培训班、印发传单等不同方式，多渠道、多层次向我市建设、施工、监理等单位宣传《档案法》、《太原市城乡建设档案管理条例》等法律法规和技术规范。宣传城建档案的价值、作用，扩大城建档案的社会影响，使档案管理真正深入人心，落到实处。为做好城建档案工作，我馆在工程开工前提前参与，对档案管理员进行定期和不定期的业务培训，从而为进馆的档案资料准确完整奠定了基础。
2、提高认识，完善城建档案工作机制。首先要以现有的《条例》为基础，在有利于城市建设和管理的思想指导下，不断完善城建档案执法和依法收集、依法管理、依法提供利用城建档案工作机制，把建设工程档案执法工作纳入建设监督管理范围，加大城建档案行政执法力度，对不按规定报送城建档案的单位和个人，要严格依法律、法规予以查处。对工程竣工验收后不按时向城建档案管理机构移交档案的建设单位，要按法规给予处罚。当前需进一步完善城建档案执法机制，建设城建档案监督执法队伍，做到经常督促检查，这是加强城建档案的收集管理，运用法律手段强制建设单位开展城建档案工作，指导其做好城建档案的收集、归档、移交工作。
城市建设档案管理规范篇3
关键词:城建档案工作;和谐社会建设;服务工作机制
1城建档案工作主要内容
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。
2城建档案工作现状分析
目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。
湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。
我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。
3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务
挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:
3、1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。
积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。
株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。
3、2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。
地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。
2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。
3、3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。
当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。
当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。
3、4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。
总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。
对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。
做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!
城市建设档案管理规范篇4
关键词:建设工程;档案;管理;创新
中图分类号:G271
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。
2管理模式的创新
加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月,我馆就争取怀化市政府办出台了《怀化市城建档案管理规定》;2006年8月,我们又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》,这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推进作用。有条件的地方还可以更进一步,把政府规范上升到地方立法,工作力度将会大大增强。例如,长沙市在2004年通过省、市人大批准出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,有效地解决了地下管线工程档案管理这一个老大难的问题,使地下管线工程档案管理做到了“有法可依,应收尽收,应查可查”,长沙市也是目前我国各城市中地下管线工程档案管理做得最到位的城市之一。据了解,长沙市另一个地方性立法:《长沙市城乡建设档案管理条例》即将通过省、市人大批准出台,必将更进一步推动各类建设工程档案管理再上新台阶。
3服务方式的创新
城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。
4工作程序的创新
最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。
5协作机制的创新
建设工程档案管理牵涉到方方面面,需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。没有大家的协作,建设工程档案编制无法得到保证,建设工程档案报送无法得到落实,建设工程质量也无法得到保障。针对市政和重点工程越来越多,主管部门不再局限于市建设局,而是由区县(市)及其它部门分级分散负责建设管理的新情况,怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系,建立高效协作机制,主动了解工程信息,及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》,在业务指导过程中,充分发挥个性化服务的优势,制定具体规范要求,明确了市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制,保证市政和重点工程档案管理不留空白、不存死角,应收尽收。通过一系列创新,怀化市城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端,杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象,确保了档案编制与工程建设同步,确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进工程领域反腐败工作的实际效果,得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评,也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴我市考察交流。最近几年,我市建设工程档案进馆量稳步增长,档案质量也显著提高。仅2005年至2009年5年内,怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案2万余卷,建设工程档案业务指导率、档案报送率和合格率均达到了100%。怀化市城乡建设档案馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩,还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。
城市建设档案管理规范篇5
【关键字】：城市建设；档案管理；信息化；电子文件管理；数字化建设；档案网站
Abstract ]: City construction archives management informatization is the city construction management work has been the direction of our efforts, the important role, research direction is introduced、
[ Key words ]: city construction; archives management; information technology; electronic document management; digital construction of archives websites;
中图分类号：TU984文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）07-0020-02
前言：从现代化综合、快速、整体的发展概念上看，我国的整体城市建设档案信息化管理工作的内容十分具体、而且复杂，在社会的不断发展与更新速度之快的影响下，在未来的十几年中，整体的城市规划与建设都会呈现出趋于国际化的特点。但是，整体的城市化建设的进程脚步中还是多少会存在一定的矛盾与利用率等类似问题，这样就要求档案信息化管理工作必须要做到特别细致的标准。只有以工程档案信息化为依据，才能进行科学的整合、规划、管理。才能克服盲目性，避免市政工程中出现的浪费和损失。
城市建设档案信息化管理工作，是积累城市化建设的经验的过程；是进行城市建设的重要调节手段；是进行整体城市规划的参照物。城市建设档案信息化管理需要从实体与档案管理方面入手。档案信息化管理工作真实的反映了整体的市政建设与生产活动的全过程，由于它储备了技术、经验、手段、方法等档案信息，因此对于未来的市政工程建设具有积极的促进作用。
1 城市建设档案的信息化管理的必要性探讨
城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及到城市规划、建设和管理等多个专业部门，载体形式主要有文字、图纸、图表、照片、磁盘、光盘及录音、录像等。城市管理工作自身具有综合性、多样性的特点，做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展尤为重要，它促使档案管理要深层次地开发档案信息资源为城市文化建设服务，通过档案来真实的反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度，增强城市市民的荣誉感和使命感。档案工作要紧紧围绕城市建设来工作，开拓新的服务领域充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源，提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。 开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
2 信息化管理的研究方向
在城市建设中，档案管理的信息化管理要通过三个方面进行研究：电子文件的管理、档案的数字化、档案信息利用与档案网站建设。
2、1电子文件管理
在城市建设档案管理的过程中涉及到的电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。在进行城市建设中电子文件的管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持以下原则：
2、1、1统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2、1、2全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
2、1、3规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
2、1、4便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
2、1、5安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件的信息安全。
根据全国档案信息化建设实施纲要中的指示，推进机关档案管理与办公自动化同步发展。适应办公自动化和电子政务建设的要求，在中央、国家机关以及省直机关中普及应用文档一体化管理系统，并与机关办公自动化和电子政务系统同步建设。
2、2加快城建档案的数字化建设数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。自2001年正式提出了数字城建档案馆的概念以来，国家又先后出台了一系列标准规范。各地应加强数字城建档案信息的积累工作，并提高对数字化档案信息的利用程度。2、2、1城建档案馆应根据实际需要和经济能力，采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，积极、务实地推进城建档案馆馆藏档案数字化工作。2、2、2由于城建档案自身的特性，信息资源数据库的建设应采用GIS软件，建立GIS数据库，以便能真实地反映城市地上建筑、地下管线、地下设施及相关信息的空间分布特征。同时便于数据的管理、查询检索、数据进一步提取、加工以及信息的输出。2、2、3构建城建档案特色数据库，能够为城市建设和市民生活提供更多更好的专业信息和专业化服务。构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。
2、2、4信息资源数据库的建设是一个长时间的积累过程，数据库建设应根据现实条件和需要从重点专题或重要数据种类做起，一边建设一边使用。数据库建设要遵从有关技术规范和标准，保证数据库的数据有合理的结构，便于维护更新，有较好的通用性、可加工性和可移植性。
2、3档案信息利用及档案网站建设
保存电子文件和进行档案数字化的直接目的就是为了查阅利用，在工作中发挥参考凭证作用。与传统的文件利用相比，电子文件的利用更方便、快捷，但是相应的技术依赖性、安全保障性要求也变得更高。
当前，我们应按照《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求，继续加快城建档案信息网络化建设。城建档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城建档案管理的规范化与一体化。
2、4规划目标
城建档案信息化建设规划是城建档案发展的蓝图，是城建档案馆发展的方向，其建设水平如何，将直接影响着城建档案馆在信息时代的地位。城建档案信息化建设是用新的管理理念，采用新设备、新技术对传统的档案管理模式进行逐步更新改造的过程。其目的是实现高效、便捷的管理效能。目前，我国城建档案馆信息化应用总体上还处干在初步发展阶段，这一现状与知识管理的要求不相适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。因此，这就要求我们要从认识上改变过去那种传统的封闭式、坐等式的狭隘思想观念，正确认识城建档案在现代化建设中的作用，制定城建档案信息化建设的规划，以使城建档案信息化建设与城市建设、社会需求同步发展。
3 结束语；
综上所述，通过认识与区别城市建设信息化管理工作的重要性与分类，不断的完善与加强我国对于市政工程档案信息化管理工作的认识与发展标准。让档案信息化管理工作能够不断的利用科技信息来保障其发展的安全与完善化。让网络、数字、信息标准化等不断的提升以此转化为推动城市建设的新型生产力，为我国的社会发展、经济发展创造更多的财务与经验。
参考文献
[1]张 颖、市政档案管理工作的信息化建设[J]、丹东市政管理工作报、2009(19)、
城市建设档案管理规范篇6
论文关键词：环卫；档案管理；技术培训；信息化管理
近年来，我国城市化发展进程速度非常快，人们对城市生活的质量提出了越来越高的要求，作为环卫档案管理部门如何适应现代城市发展的需要，搞好城市市容环境卫生工作，是目前急需解决的问题。而要解决好环卫档案管理，使之适应时展需要，环卫档案的标准化和规范化管理是非常重要的。
一、环卫档案在城市建设中的地位与作用
档案是国家机构、社会组织及个人在政治、经济、军事、科学、技术、文化和宗教等各个领域重大活动的历史记录，是人类社会活动的真实反映，具有历史的见证作用。环境卫生工作是城市生活链条的终端，它与城市生活的各个方面联系紧密，其工作质量和水平的高低直接反映了一个城市的生活水平。环卫档案作为城市环境卫生工作的原始记录者，是历史的真凭实据，作为人类智慧的主要载体在整个城市建设发展中起到了举足轻重的作用。档案在领导进行决策时能够发挥应有的作用。通过建立历史数据可以更好地分析城市垃圾投放点的不足，建立优化机制，使之更好地满足城镇居民日常生活的需要。同时，也便于决策者更好地对垃圾处理或者综合利用。
环卫档案在城市建设中的重要性主要体现在三个方面。首先，它反映了一个城市的经济发展水平。城市经济的发展与环卫档案的管理水平是相辅相成的，正是人们生活水平提高了，对环卫工作的重视程度就会加强，从而环卫档案的管理工作随之会得到强化。反之，城市居民在起码的温饱都难以保证的前提下，就很难去谈环卫工作，环卫档案工作更是无从谈起。其次，反映了一个城市居民的素质水平。环卫工作是一个社会问题，工作质量和水平的高低要靠全社会的努力，更多的还要靠城市居民的自我支持。如果城市居民素质高了，可以将垃圾分成有机垃圾和无机垃圾，不但可以使环卫工人更好地收集回收利用，增加了经济效益，也可以节省城市垃圾的管理成本，增加其社会效益。最后，可以反映出城市管理者的水平。城市管理者的首要任务就是提高居民生活水平，其中很重要的一部分就是生活环境水平。环卫档案管理水平会间接体现出城市管理者的行政领导能力。
二、目前环卫档案管理中存在的问题
环卫档案作为城建档案的一部分，随着城市化进程的加快及社会经济的发展，环卫档案的管理工作得到了较大的提升，培养和锻炼了一批较好的档案管理业务骨干。随着信息化的发展，建立了电子数据档案和影像档案，查阅者可以更加方便、快捷地获取相关有价值的数据资料和文献。但是，基于目前我国环卫档案的管理现状，尚存在一定不足。
1、环卫档案管理人员普遍存在技能水平较低的现象
随着城市建设的发展需要，对环卫档案管理人员的综合素质要求越来越高。他们不仅要有档案管理的专业知识，还需要熟悉和掌握各种相关档案管理软件的操作和系统维护。就当前我国环卫档案管理而言，普遍存在管理人员整体水平不高的现象，已经不能适应现代环卫档案事业的发展需要。大部分环卫档案管理人员对环卫档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，受到的专业档案知识培训较少，致使其档案收集意识薄弱，尤其是不能适应现代档案信息化管理的需要。环卫档案管理人员还存在身兼数职的现象，对档案管理工作投入的精力不足，没有更多的精力和时间顾及档案业务，只是将相关环卫管理材料放入档案盒，做不到及时整理归档，严重影响了环卫档案管理的水平。
2、环卫档案管理不规范
经过调研和不完全统计，大多数城市环卫档案管理普遍存在管理不规范的问题，主要表现在档号不够规范和标准、案卷标题不统一、案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。
3、一些归档的材料不够真实和准确，且数据更新不及时
真实性是环卫档案最基本的要求，但目前档案材料中不真实的问题十分突出。由于对环卫档案管理工作不够重视，始终认为档案工作就是保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要守住摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此，在材料的归档方面，往往疏于管理和严格把关，将一些不够真实的数据资料进行了归档，给环卫档案管理带来了严重的不足，失去了其应有的价值。并且存在档案收集不及时的现象，不能将有价值的数据资料快速归档，错过了资料收集的最佳机会，造成大量原始数据遗失，不能保证环卫档案的完整性。
4、信息化水平不高
环卫档案信息化管理是环卫档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升环卫档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来，环卫档案大力推进管理信息化建设，力图使档案工作与城市建设发展同步。但是，目前大量环卫档案不能做到信息化管理，相关目录和索引没有进行数字化管理，不能快速有效地进行检索和查阅，始终停留在过去传统手工检索的基础上，影响了城建档案管理的效率。
5、对环卫档案管理的投入较少
在环卫档案管理过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金，同时还需大量的资金支持维护。由于落后思想观念的制约，环卫档案管理工作不能带来直接的经济效益，致使管理者无暇顾及环卫档案工作中的硬件更新，配套资金不能到位，有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作所临时挪用，因而无法购置好的硬件设备和建立高起点的档案网络，更谈不上对硬件设备的及时更新，致使环卫档案管理基础设施建设投入不足，档案柜等设施落后，库房、档案室建设简陋、条件差，为档案资料的长期保存带来较大困难，制约了档案管理的现代化进程。
三、对环卫档案管理的对策建议
为适应现代城市建设的发展需要，切实加强城市环卫档案管理工作，有效促进城市发展进程，建议环卫档案管理做好以下五个方面工作。
1、加强档案专业技术培训，提高环卫档案管理人员素质
要提高环卫档案人员的素质，必须要做好两方面的工作：首先，要把住人才入口关，引进有文化专业知识、有专业技术和技能的人才充实档案队伍；其次，要加强专业技术的学习和培训。
环卫档案管理的关键取决于档案工作人员的素质水平。环卫档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神是影响环卫档案管理整体服务水平的重要因素。因此，环卫档案工作人员要特别注重日常自身专业水平的提高。现有档案工作人员的专业继续教育是目前一项重要的工作任务，档案人员可以通过自学、参加培训等方式努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，从而有效提高自身素质、工作效率和档案质量。此外，针对目前档案管理的信息化，环卫档案人员还必须能熟练运用计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，档案管理人员除了进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，还要具备较强的开拓创新意识，熟练掌握现代办公软件。
2、完善环卫档案规章制度、实现标准化、规范化管理
在档案管理工作中，要始终把档案制度的建设与落实放在重要位置，没有健全的档案管理规章制度就难以确保环卫档案工作的顺利开展。建立科学的环卫档案管理体系和健全的档案管理规章制度是档案管理的关键。通过建立与环卫工作相适应的科学档案管理体系，理顺环卫档案管理体制，完善档案收集网络，逐步形成责任落实、人员到位、职责明确、分工合理、制度健全的档案工作管理机制，将环卫各个门类、不同载体的档案体系进行统一管理，使档案管理与环卫业务同步考核、同步发展。
要从制度上促进和确保环卫档案管理工作的标准化和规范化。档案管理工作的标准化、规范化管理事关档案事业的发展。制定规范的、统一的标准，或者按照国际、国内的标准规范开展环卫档案管理工作，是现代环卫档案管理工作的必要组成部分，也是档案工作现代化、信息化的重要环节，只有这样，才能确保档案资料的系统性、完整性和连续性。因此，环卫资料文件从收集到归档，涉及到的岗位和人员众多，要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在文件的形成、流转、处置、归档等各个环节实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行规范化管理。
3、加强环卫档案信息化建设
随着现代信息化的发展，传统环卫档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使环卫档案信息管理工作从传统的纸质档案馆藏转向以网络信息资源为主。信息化为环卫档案管理提供了新的途径，也为推进档案事业的发展提供了强有力的支持。只有改变以往的档案保存、利用、检索方式，建立健全适合现代化管理模式的档案信息化体系，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能使档案管理工作适应社会潮流，避免档案管理变成单纯的收藏，才能有效地保护城建历史档案，可以有效节约资源，提高环卫档案管理工作效率，创造更多的社会和经济效益。
环卫档案管理信息化应重点加强以下方面的建设：信息化的基础设施建设，如服务器、计算机等硬件基础设施，应用系统、档案信息网络等软件基础设施；档案信息资源建设，重点从信息的储备和数字化两方面加强相关工作；档案的信息标准化和规范化建设，主要包括电子文件的归档和电子档案管理等；档案信息化的应用体系开发与维护；信息化人才队伍建设。
4、确保环卫档案管理资金投入
有效、充足的资金投入是确保环卫档案事业顺利发展的保证。环卫档案管理资金的投入主要包括馆舍建设与维护、档案柜、办公器材、计算机、扫描仪等硬件设施投入；人才引进、人员学习与继续教育、软件开发、网络支持系统购买等软件设施的投入。要制订资金投入计划，做到专款专用，使相关投入发挥最大效用，全面提升环卫档案管理软、硬件设施档次和水平。
5、强化服务意识，创新服务理念
档案管理的最终目的就是快速、便捷地为使用者提供利用，因此，环卫档案管理人员要树立服务意识，端正工作态度，提高服务质量，提高工作主动性，使环卫档案为社会各阶层工作提供服务。在符合档案安全、合理的利用原则的情况下，档案管理人员要积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，从多个方面满足环卫各项工作的需求，从而增强环卫档案馆的服务功能。服务质量的高低是衡量城建档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为城市现代化建设服务,是每一个环卫档案工作者的历史使命。
城市建设档案管理规范篇7
第二条本办法所称城乡建设档案（以下简称城建档案），是指在城乡规划、建设、管理及建设科研活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等不同载体形式的记录材料。
第三条本办法适用于市行政区域内城乡建设档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。
第四条城建档案是城乡规划、建设和管理的基础资料，各级各部门应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入城乡建设发展规划。
第五条市城乡建设行政主管部门负责本市行政区域内的城建档案管理工作，业务上接受市档案行政主管部门的指导和监督。
市城建档案管理机构负责全市城建档案管理的日常工作。
第六条建设单位应设置城建档案管理机构，配备工作人员，建立健全工作制度，做好城建档案的收集、编制、保管、报送等工作。
城建档案工作人员实行持证上岗制度。城建档案管理机构档案工作人员和建设、勘察、设计、施工、监理等单位城建档案工作人员应具备相应的城建档案专业知识，并按规定取得岗位证书后方可上岗。
市城建档案管理机构应当组织城建档案管理人员进行业务培训。
第七条市城建档案管理机构依法履行下列职责:
（一）对建设工程竣工档案的整理编制、报送移交工作，进行指导、审查、验收和复核；
（二）对城市规划区内的管线工程数据和资料，进行动态更新、维护、管理和利用；
（三）接收、收集和保管需永久或长期保存的城建档案资料。
第八条市城建档案管理机构接收、管理下列城乡建设工程档案资料：
（一）工业、民用建筑工程；
（二）市政基础设施工程；
（三）公用基础设施工程；
（四）交通基础设施工程；
（五）园林绿化、风景名胜建设工程；
（六）市容环境卫生设施建设工程；
（七）城市防洪、抗震、人防等工程；
（八）军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的，穿越市区的管线走向和有关隐蔽工程的位置图。
前款规定的城乡建设工程，由建设单位于工程竣工验收后3个月内，向市城建档案管理机构报送移交一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，由市城建档案管理机构责令限期补充。
第九条建设系统各专业管理部门形成的，有关城乡规划、勘测、设计、建管、质监、造价、招投标、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用设施、房地产管理、人防等业务管理和专业技术档案，凡具有永久保存价值的，自形成之日起在本单位保管使用1至5年后，全部向市城建档案管理机构报送移交。有长期保存价值的档案，由市城建档案管理机构根据城乡建设的需要选择接收。
第十条有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料，以及其他具有保存价值的城建档案资料，由市城建档案管理机构负责收集和管理。
第十一条建设单位应当按照《建设工程文件归档整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等文件要求，组织勘察、设计、施工、监理等有关单位开展工程档案的收集、整理、归档和编制工作，并接受市城建档案管理机构的指导、检查。
第十二条本办法规定的向市城建档案管理机构移交的城建档案应为原件或原件微缩片，并符合国家档案案卷质量标准。
第十三条建设单位在办理建设工程施工许可申请手续前，应当与市城建档案管理机构签订《省建设工程档案移交合同书（责任书）》。市城乡建设行政主管部门在核发建设工程施工许可证时，应当查验市城建档案管理机构与建设单位签订的《省建设工程档案移交合同书（责任书）》；未签署《省建设工程档案移交合同书（责任书）》的，市城乡建设行政主管部门不予办理施工许可手续。
第十四条列入城建档案接收范围的工程，建设单位应当在工程竣工验收前，申请市城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格的，由市城建档案管理机构出具《省建设工程档案预验收意见书》；预验收不合格的，由市城建档案管理机构将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善相关资料。
建设单位取得《省建设工程档案预验收意见书》后，方可组织工程竣工验收。市城乡建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《省建设工程档案预验收意见书》，将《省建设工程档案预验收意见书》作为核发竣工验收备案证明的依据之一。
属于政府投资主管部门组织或委托组织竣工验收的固定资产投资项目，其建设工程档案的验收由市城建档案管理机构提报市档案行政主管部门，根据有关规定组织实施。
第十五条建设单位应在建设工程竣工验收及备案后3个月内，将包括工程竣工验收时尚未形成的建设工程备案文件、工程决算书等符合规定的工程竣工档案，报送至市城建档案管理机构。
市城建档案管理机构对符合报送要求的工程档案出具《省建设工程档案合格证》。
未取得《省建设工程档案合格证》的，市住房保障和房产管理部门不予受理房屋产权初始登记申请。
第十六条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。涉及到结构和平面布置等改变的工程，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后3个月内向市城建档案管理机构报送移交。
第十七条停建、缓建的建设工程档案，建设单位应当妥善保管，待工程竣工后按照本办法第八条、第九条和第十条的规定向市城建档案管理机构报送移交。
被撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管部门或市城建档案管理机构报送移交。
第十八条新建、扩建、改建管线工程的单位，应当对本单位的管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后3个月内将修改补充后的管线专业图和资料报送市城建档案管理机构。
管线专业管理单位应当定期向市城建档案管理机构报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。
第十九条市城建档案管理机构应当加强对建设工程档案收集、整理、归档、编制等情况的指导检查。属国家、省、市重点城建工程的，市城建档案管理机构应当定期指导检查，并视情况派专人进驻施工现场。
第二十条市城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。市城建档案馆的设计应当符合《档案馆建筑设计规范》要求。
市城建档案管理机构应当逐步采用新技术、新设备、新材料、新工艺，实现城建档案管理的数字化、信息化、现代化。
第二十一条市城建档案管理机构应当按照《城市建设档案著录规范》等文件要求，对收存的档案及时进行登记、整理，合理划分档案密级和保管期限，并定期组织档案鉴定，发现破损的档案，应当及时修补或复制。
第二十二条市城建档案管理机构保管城建档案应当有专用库房，库房内应当保持规定的温度、湿度，配置防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防光、防磁、防污染、防有害气体和防有害生物等设施，并有相应的抗震和抵御自然灾害的能力。新建或改建档案库房，应当严格执行《档案馆建设标准》。
第二十三条公民、法人和其他组织持合法证件可以依法查阅、利用有关城建档案资料。
市城建档案管理机构应当定期公布城建档案目录，开展城建档案资料编研，开发城建档案信息资源，建设共享平台，积极为全社会提供城建档案查询、利用服务。
市城建档案管理机构提供的档案复印件，经加盖市城建档案管理机构证明专用章后，与原件具有同等法律效力。
第二十四条建设单位在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，应当先到市城建档案管理机构查询该施工地段的管线档案，凭市城建档案管理机构出具的《管线技术数据证明书》办理相关手续。
第二十五条城建档案工作人员以及查询、利用城建档案的公民、法人和其他组织，应当遵守《中华人民共和国保密法》和城建档案管理的法律、法规、规章及制度，不得泄漏城建档案中涉及的国家秘密。
第二十六条符合下列条件之一的，由市城乡建设行政主管部门会同市档案行政主管部门等有关部门给予表彰和奖励：
（一）在城建档案的收集、整理、保护、利用、管理、编研和理论研究等工作中成绩显著的；
（二）将个人收藏的珍贵城建档案资料捐献给国家的；
（三）抵制和揭露违反城建档案管理的法律、法规和规章的行为，表现突出的。
第二十七条建设工程竣工验收后，建设单位未按本办法向市城建档案管理机构报送移交建设工程竣工档案的，由市城乡建设行政主管部门责令其改正，并处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款。
第二十八条违反本办法有下列行为之一的，由市城乡建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；
（二）城建档案档案工作人员、、、造成档案损失的。
第二十九条损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供、销毁城建档案的，由市档案行政主管部门依照《中华人民共和国档案法》、《省档案条例》等有关法律、法规的规定进行处罚。
城市建设档案管理规范篇8
关键词：城建档案 ；问题；解决措施
中图分类号：C93文献标识码： A
城市规划、城市建设及其管理是一项复杂的系统工程，要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。城建档案是重要的科技资源，对城市的发展具有长远的历史查考价值。同时，城建档案是城市建设的直接记录，它真实地记述了城市建设的过程和成果，记载了城市建设方法和经验。城建档案作为知识形态的城建成果的直接载体具有科技储备的作用。现代化的城市，地下管线纵横，密如蛛网，必须有完整、准确、系统的城建档案作依据，才能进行科学管理。否则可能会出现重复建设，给资源造成巨大的浪费，甚至破坏了城市健康发展的前提条件。但在城建档案管理方面还存在着很多突出问题，如城建档案材料收集不足，审批图纸缺失，档案利用率低，宣传力度不高，管理水平较低等问题，归纳起来，主要表现在以下几个方面：
一、城建档案管理工作中存在的主要问题
（一）不建档或档案资源收集不规范
按照规定，不建档的行为是违法的，具体是指依法应建立档案工作的机关、团体、企业事业单位，违反《档案法》的规定，长期不建立档案的行为。表现在几个方面，从整体情况分析城建档案资料是地上多，地下少，有的单位多，有的单位少。有些单位的文件材料以及许多重要的合同、批件，基本上散存在部门甚至个人手中，可能出现为了查找一份文件合同，在公司上下到处寻找，也不一定能找到，给建档工作带来了一定的麻烦。不建档的违法行为在一些中小城市还是比较常见的，特别是那些严重缺乏档案意识和法制观念的领导人所在的单位。主要原因是那些单位的领导人不了解或不承认城建档案和档案工作在国民经济建设和城市建设中的独特作用，将其视为可有可无的事情，甚至当作累赘，在工作安排上列不进计划，在人力和财力上缺乏必要的投入，致使单位长期不能建档，给城市的建档工作带来一定的困难。
（二）城建档案接收难，利用率低
上面谈到不建档的违法行为，但档案接收难的情况同样存在。《城市建设档案管理暂行规定》规定，凡在城市规划区范围内进行建设的各机关、部队、院校、团体、企业事业单位都应按照本规定管理好本单位形成的城建档案。《城乡规划法》第四十五条第二款规定， 建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料；第六十七条规定承担的违法责任，建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料的，由所在地城市、县人民政府城乡规划主管部门责令限期补报；逾期不补报的，处一万元以上五万元以下的罚款。各城市也建立了城建档案的规定，但目前在实际操作过程中与实际要求相差甚远，影响各馆更深入的开展编研工作。由于档案接收困难，管理不完善，导致建档工作的宣传力度不够，社会服务意识差，达不到为城市服务的目的。人们对城市建设档案的认识还是比较薄弱，对于城建档案馆是了解甚少，建设单位是很少主动向城市建设档案馆报送竣工档案，新闻媒体对档案馆宣传不够全面，公众对城建档案工作的地位和作用都是不清楚。
（三）管理水平不高，档案资料保全不到位
由技术层面说法，部分区域的城市建设档案的管理水平还是较为低的，档案分类的科学不够，存储不合理等。由业务的角度来看，部分区域城镇建设档案规范化程度不高，管理流程或程序没有完善，更多为随意性。另外，档案资料保全不到位，导致档案丢失的现象时有发生，档案长期存放在不符合“七防”要求的险恶环境中，麻痹大意。甚至在出现安全隐患和事故苗头之后，仍不采取补救措施。违反档案安全保管制度造成档案损害的违法行为发生在档案保管、防护环节上，对档案安危构成了直接威胁。违反档案安全保管制度的行为不一定立即引发毁坏档案的重大事故，但却埋下了安全的隐患，为以后城市档案的利用带来障碍。
二、解决城建档案管理存在问题的措施
（一）立足于法制，搞好建章立制工作
随着城市建设的不断发展，党和政府有关部门十分重视城建档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作。法制化是未来档案管理工作的基础，做好档案管理工作不能靠人制，而要靠法制，做好档案管理工作要以依法管理为根本，从根源上解决档案管理问题，实现档案管理法制化。信息文件管理和传统的档案管理相比有一个质的飞跃，但只是按部就班而不转变观念，不仅不能满足城市建设的迅速发展，也有悖基本科学发展观的要求，因此迫切需要扩大视野的档案管理人才，不断进行管理知识和手段的更新，促使档案管理法治化，搞好建章立制工作。
（二）从源头抓起，严把报送关。
建设单位在办理建设工程手续时候，通过行政审批窗口，依法签订《城建档案报送责任书》；在工程竣工验收前，必须进行档案预验收，获得《城建档案预验收意见书》，相关单位、科室方可进行工程竣工验收；在法定时间内，建设单位必须报送城建档案竣工资料，获得《城建档案接收证明书》后，房产部门才能予以办理房产手续。这样，城建档案的收集更有保障，才能实现城建档案工作的基本任务。
（三）加强人才队伍建设和资金投入
城市建设档案馆发展的根本问题，在于人的事业心与责任感。城市建设档案馆是一个多学科的综合系统，它对从事城市建设档案工作人员提出了更高的要求。加强政治思想和职业道德教育和不断开发人才资源潜力，为了形成合理有效的绩效管理模型，引入竞争机制，通过目标责任制，建立良好的激励机制。创建一个档案人员潜力发挥的良好环境，做好人才的培养和储备工作。加强在职人员的继续教育，不断更新其档案的专业理论知识和实践技能，采取各种手段吸引优秀人才来加强档案馆建设。另外，在具体操作过程中，财务部门应充分考虑到新形势下城市建设档案管理，提高投资的资本。同时，避免投资长期一成不变，要建立每年递增机制，根据政府财政收入的增长和城市建设档案管理的实际需求，每年增加财政投入。
（四）确定改革的思路，实行管理规范化
档案管理工作是城市可持续发展的有效手段，是整个社会机体的重要组成部分，它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系。因此，档案管理工作的可持续发展必须走改革之路，通过改革促进发展。对于档案管理工作来说, 其改革的成败更在于陈旧的与现实不相适应的观念能否得到更新，即能否把计划经济体制下形成的思想观念转变为与社会主义市场经济体制相适应的思想观念，其中法制观念是建档的基础。在法制观念的基础上实现城建档案管理的规范化，做到全面普查馆藏案卷，存粗取精，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作，其次，重新组合案卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，有些损坏的档案材料要进行修补完善，对一些无标题无页码的文件要重新加工整理，做到有据可查，规范题名，保证检索查准率。
三、结语
城建档案是城市建设各项工程设计的必要条件。城市建设工程设计具有一定的继承性，需要吸取和借鉴已有的科技成果。为此进行城市建设工程设计工作，必须拥有大量的充分可靠的材料。城建档案就是这项工作不可缺少的依据和参考材料。用好城建档案，可以提高经济效益。在城建设计部门，新设计常常需要复用或套用已有设计的城建档案，从而节约人力、物力，提高经济效益。要想做好城市建设管理工作，就必须充分重视和合理利用各种城建档案资料。要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。充分发挥城建档案作用，必然会促进城市规划、城市建设和管理的发展，有利于城市长远规划和可持续发展。
参考文献：