毕业生的档案存放(精选8篇)
毕业生的档案存放篇1
1毕业生档案管理工作存在的问题
毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。
1、1毕业生对人事档案不够重视
随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了。却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。
1、2档案管理手段相对落后
地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序复杂，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单重复的劳动，档案管理人员没有时间和精力考虑内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，没从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。
1、3档案管理工作不规范
管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是编号入库了事，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱、档案材料遗失等问题。
2解决办法和措施
2、1提高对毕业生人事档案管理工作重要性的认识，建立和高校的沟通协调机制和信息联动机制
加强宣传力度，要大力宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案管理条例》等相关人事档案法律法规，让高校毕业生档案管理机构明确管档职责、档案管理原则、档案整理及转递规定等，提高业务水平，增强责任心，并在实际工作中切实规范操作。
2、2加大人事工作力度，彻底解除毕业生的后顾之忧
一是要不断完善人事的内容。要适应存档个人的多种需求，如办理转正定级、确认干部身份、参加各类考试资格审查、专业技术职称评审、出国政审、社会保险缴纳、组织关系管理、户籍挂靠等一系列社会化的人事人才服务。二是要逐步扩大人事的范围。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，制定毕业生人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”。
2、3加大对毕业生人事档案托管机构的审查清理力度
要营造毕业生人事档案托管的良好环境，保障广大毕业生人事档案的合法权益。要加强立法，用法律法规净化档案托管环境；加强市场监管，严格禁止私自保管档案，严肃查处非法保管档案的行为，坚决取缔违法中介机构；定期开展清理整顿工作，,坚决打击人事档案管理违规行为，坚决打击损害存档人员合法权益的行为，努力营造运行规范、恪守诚信的市场环境。
2、4加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到人事档案管理的各个环节科学规范
一要对接收到的毕业生档案应重新整理，按照《干部档案管理条例》重新分类、编写目录、装订成册。二要加强收集工作，完善档案内容。创新档案材料的收集整理机制，注意收集能体现其近期经历，职业资格、业绩能力、诚信记录、单位考核等材料充实档案内容，提高档案的价值。三是实行专门统一管理，建立专门的毕业生人事档案库，开发多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。
2、5创新人事档案管理模式，实现现代化管理
要增强创新意识，在档案整理过程中更新工作手段。要利用各种方式，积极与单位和个人取得联系，督促其补充档案材料，延续托管关系。加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。要利用计算机方便档案信息录入和查找，加强档案网络信息化建设，方便广大人员远程查找、查询和咨询，提供网上办公服务，实现人事档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。
2、6加大毕业生人事档案信息资源的开发与利用，建立人才储备库
通过对毕业生人事档案的整理，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。
【参考文献】
［1］刘淑杰、对加强高校干部人事档案管理工作的思考[J]、决策探索,2007-03-28、
毕业生的档案存放篇2
高中学籍档案毕业后就找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作的单位，这是通常认为最正规的档案流向，但据统计，这种情况大约只占到毕业生档案的10%左右的比例。
毕业后没有找到接受户口的单位，户口和档案留在学校两年后户口打回原在地，档案或留在学校，或转到省档案局。在这里需要强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，许多大学生以为，既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了，这是一种省钱的档案存放方式，其实不是的。
（来源：文章屋网 ）
毕业生的档案存放篇3
引言
档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。
一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
档案管理人员是毕业生档案管理、转递工作开展的核心力量和前提基础。如果管理人员自身不具备过硬的专业知识，便很难保证工作的顺利开展。提高高校毕业生档案管理、转递工作质量，必须要从工作人员抓起，工作人员素质直接决定管理效果和管理有效性。所以必须要先提高工作人员自身素质，通过多种学习方式，使其熟练掌握毕业生档案管理技能和知识，保障毕业生档案管理、转递工作的有效落实。
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一、高校学生档案目前存在的主要问题
1、 信息过时，无法满足用人单位的需求。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，在市场经济条件下，档案中记载的许多内容已经失去意义，但许多符合时代需要的新内容未被记载。如，目前，高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔，涉及高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、入党入团材料、报到证存根、体检表等材料比较多，而用人单位希望了解的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料比较少。同时，档案内容比较单一、陈旧，内容空洞、政治术语多，呈公式化、口号化特征，千人一面，缺乏个性。
2、 信息失真，干扰了毕业生就业市场的公平竞争。1999年开始扩招以来，大学生就业压力越来越大，有的毕业生为在激烈的竞争中取胜，不惜采取涂改成绩，办假证明、假文凭等不正当手段以击败对手。新形势下，也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利，也为使学校博取“生源素质好，就业率高”的社会声誉，便普遍提高毕业生专业成绩，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤销学生处分材料，等等。由于信息失真，造假现象严重，致使很多国有企事业单位在招聘毕业生时，也多采用“试用期”制度，干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
3、 高校学生档案缺乏全程管理，阻碍和影响了大学生就业。
（1）网上招生带来的影响。2001年始，各省相继开始实行网络招生，考生档案电子化。但电子档案中所反映的内容不够真实、完整，只包括报名、体检、成绩和高考志愿4项内容信息，高校能得到的纸质档案只是一张表格；还有不少省份考生纸质档案交由本人自带，有的是由考生所在中学或招办寄发。更有甚者，有的省份不寄纸质档案，送一张录取学生电子档案光盘到高校了事。至于纸质档案的内容更是五花八门。这无疑给新生入校后建档带来麻烦。
（2）高校学生档案管理的落后和归档的滞后。现在高校学生档案管理体制的状况是各行其是。有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理；有的高校把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个系（院），实行分散管理。不管哪种方式，大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中，等毕业生离校时再集中整理、归档。待到用人单位上门查阅参考时，却到处难觅“芳踪”，影响了毕业生就业。
（3）毕业生跟踪档案滞后。大多数高校认为，毕业生离校，完成档案转递任务后，学生档案就应该结束使命了。学生毕业后的跟踪档案（如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等）几乎为零。为此，学校在进行学科、专业和课程调整，教学内容和方法改革时便失去重要的参考依据，导致学校的专业设置与社会需求相脱节，人才供需结构性失衡。
二、高校学生档案管理的新思路
1、 明确高校学生档案的归档规范。教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上应有非常严格而明确的要求，应结合新时期对人才的需求，对档案材料的收集范围及教师应从哪些方面评价学生都作出统一、具体的规定。按照中央组织部、国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知精神对高校学生档案进行规范化整理与管理，实现学生档案向干部档案顺利过渡。每个高校在新生入校后就应抓好这项工作，注意观察和了解学生在校各项活动中所表现出的能力并如实记载下来，努力做到即收即归，保持材料的齐全和连贯，这既可减少集中整理时的工作量，又能使学生档案反映出学生的新情况，使学生档案有较多、较新的信息含量，保持档案的完整和最新状态，使学生档案真正成为学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。
2、 确保高校学生档案的真实性。在一个法制健全的社会中，诚信是一种无形资产，诚信是脸面，更是脊梁。大学生档案是靠当事人自己的言行建立起来的，其中有些档案材料学生本人必须实事求是提供，使其更具真实性，更具说服力。一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况，还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容，是对学生成长历史真实完整的记录。原始的学生档案材料是具有法律效力的，可以为当事人出具合法的第三方证明。
为维护高等学校及其毕业生合法权利，打击不法分子伪造和买卖学历证书的行径，应根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，将普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭和毕业生彩色照片、身份证号码一同注册上网，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，用人单位只需将学生代码输入，就可在网上查实，既方便快捷，更可以从根本上治理假文凭市场。
3、 加强高校学生档案的全程化管理。
（1）规范网上招生档案。第一，各地招办、各类中学必须在给每位考生建立电子档案的同时，建立纸质档案。强调电子档案仅是为方便网上招生工作，不能代替纸质档案。被录取的考生档案中，既要有反映其高考情况的电子档案，也要有其在高中或工作单位经历的纸质档案。第二，被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理，目前暂不宜由地市县招办或中学管理。第三，对已被录取而后又放弃入学资格的考生，其纸质档案应退回考生所在的省招办。第四，保证考生档案内容的真实性与档案材料的完整性，以便高校及时对考生入学资格进行复查和今后用人单位对毕业生的全面了解。
（2）及时收集、整理学生档案材料。面对当前就业工作的超前性，以及档案材料在大学生就业中作用的特殊性，我们的学生档案已不能再沿袭过去的方法――滞后到毕业生离校时再整理归档。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中去。保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以杜绝临时抱佛脚的突击行为，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误。
（3）建立毕业生信息反馈档案。建立毕业生信息反馈档案，可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈中反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校生可以依据这些信息，主动地、有意识地设计自己，以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映出的市场对人才的需求状况，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。
4、 高校学生档案的信息化大有可为。随着计算机在各个行业中的广泛应用，高校学生录取、毕业环节已实现网络管理，电子档案已成雏形。各种档案信息管理软件的不断涌现，大大简化了查询的手续；信息高速公路的出现，通过互联网络技术，可实现异地信息交流档案查询。实行电子计算机管理，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，对学生的学籍、考籍等多项信息进行数字管理，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理。利用者可直接在网上查阅、利用，为用人单位提供了最捷径、最准确的毕业生档案信息。摆脱了以前那种要在大量档案中翻阅查找的麻烦，使查阅变得轻松、快速、也使得毕业生档案的管理更规范化、更有序化，这既减轻了劳动强度，又大大提高了工作效率和工作质量。
毕业生的档案存放篇5
关键词高校学生档案精细化管理
在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之义。
一、学生档案的内容
一般来讲，高校学生档案是指高校学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,其基本内容包括：(一)高考档案。(二)新生入学体检表。(三)学生情况登记表。(四)学生实习鉴定表、学年鉴定表；(五)学生学籍变更材料。(六)学生在校期间的各种奖惩材料。(七)学生在校期间党团籍材料。(八)毕业生档案材料。
学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策提供强有力的佐证和辅助。
二、高校学生档案的精细化管理流程
学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：
（一）收
要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在接收到相关的档案邮件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干部协助，工作难度应该不大。
（二）清
它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录进行核销和公布。当然学生档案管理部门清理完毕收集的学生档案后应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。
（三）存
1、入学新生档案的存放。一般来说应该按院系、分专业进行集中存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及时归类。
2、休学和转专业学生档案的存放。
一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归类做好准备。
3、托管档案的存放。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来进行存放。
4、死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。
（四）填
一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等；院系、专业、班级的简称一定要参照有关的格式模板而不能随意缩写；加盖印章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部位等等。总之就是要保证学生档案填写信息的客观性。
（五）装
一般说来，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料主要包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材料、派遣证副本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个环节，学生档案管理部门应该及时去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随时更正不规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理部门顺利进入学生档案二次封装工序。
在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆扎。
（六）寄
在与邮局机要机构交接学生档案的时候，要根据学生档案邮寄清单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。
（七）查
有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。
（八）退
在这方面主要是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。由学生提供相关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致，由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以便处理后续的查询事宜。
“一切为了学生、为了一切学生、为了学生一切。”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，关键是我们的态度。学生档案管理是学生工作的重要组成部分，他既是一个为学生服务的可操作平台也是一个服务窗口；他既是学校管理水平的体现，也是学校教育质量高低的形象标志；他既需要在细枝末节上的修修补补，也需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为高校工作人员，恪尽职守，服务好学生，就是服务教师本人，也就是在服务人民大众，也是在回报社会。
毕业生的档案存放篇6
关键词：报到证 档案管理 思想教育 就业指导
中图分类号：G641 文献标识码：A
1 高校毕业生报到证现状及其利弊
报到证的历史是一个不断发展的过程，它源于统包统分就业体制下的“派遣”，走向“双向选择”就业体制下的“报到”，因而兼具服务性、政治性和管理性。
1、1报到证的社会作用
面临毕业的高校毕业生要想顺利离校走向社会，除了拿到毕业证、学位证外，还需要用心管理好自己的报到证、档案、户口，而这个报到证就是管理自己档案、户口的重要依据，否则即使毕业了，也不能顺利走向工作岗位或不利于今后发展。很多毕业生毕业时忙于论文答辩、找工作等，根本没有认识到报到证的重要作用，认为它只是一张无用的“介绍信”而已，殊不知，报到证虽然是计划经济体制下的产物，很多重要作用都已经随着历史渐渐淡化，但在如今市场经济体制下仍然发挥着一定的社会作用：一是记载毕业生初次参加工作的时间，二是用人单位、人才机构接收毕业生的有效文字证明，三是便于毕业生主管部门准确掌握各地学生的就业情况，更好地制定出促进高校毕业生就业的相关政策，四是为毕业生落实自己的档案和户口提供依据，五是档案材料的重要组成部分。
1、2报到证的弊端
报到证的前身“派遣证”还有很多其他作用，比如干部身份证明、国家统招计划内的学生、计算工龄、转正定级、规定时间报到等。随着市场经济的发展和“自主择业，双向选择”政策的深入，这些作用基本不复存在，报到证也因此衍生出了很多问题，其弊端日益明显。一是我国并无相关报到证的法律依据，其合法性受到质疑；二是干部身份无法证明，除非是考入编制的学生才能享有；三是国家统招的全日制毕业生这个作用其实在毕业证上已经充分证明，并且全国联网有据可查，报到证这个作用显得多余；四是报到证期限现在并没有严格规定，很多毕业生毕业后一两年都没有去报到；五是绝大部分回原籍的报到证与工作单位不是同一个地方，报到地也根本不看毕业生的报到证，很多学生的工作单位也不知道报到证是什么，因而履行报到手续也失去了它应有的意义；六是改派报到证手续繁琐，携带材料多且不易找齐，因为报到证白联在档案袋里面，解约证明在原用人单位，加上新签约单位证明、学校介绍信、毕业证等原件材料很难一次找齐，如果是外地工作学生为了一次改派至少得耗费2个工作日，并且改派还要收取150元的费用，加上路途费用等，无疑又是一笔经济和精力负担。
2 毕业生档案管理的作用及方法
2、1毕业生档案管理的作用
高校毕业生档案管理工作其本质上是一项政治性的工作，它必须遵循国家档案办法，依照集中统一、便于利用、维护档案完整与安全的原则，按规定执行管理。毕业生档案主要包括高考录取材料，党团材料、毕业生登记表、体检表、成绩单、奖惩材料、就业通知书、年度鉴定表、实习材料等。主要记载了毕业生在校期间的思想表现、学习情况、家庭情况、社会实践等内容，是用人单位录用毕业生的重要参考依据，也是补办相关毕业或学历证明等的重要证明材料，同时也在职称晋级、购买医保社保、落户、升学、出国、移民等方面发挥重要作用。
2、2毕业生档案管理的方法
很多毕业生在毕业时都对档案一无所知，甚至不闻不问、随意处置，毕业后根本不清楚自己档案在哪里，直到需要时才恍然记起，然后四处寻找补办，给生活和工作带来了很多麻烦。按照国家政策规定，现阶段对毕业生的档案管理主要有如下方法：
一是落实了工作单位且用人单位有人事管理权的毕业生可以直接将档案从学校寄送至工作单位。其优势是日后办理保险、职称转正定级等十分便捷，劣势是有些用人单位存在扣留n案问题，束缚人员自由流动。
二是没有落实工作单位的毕业生，可以将档案留校2年，两年后若学生未对档案作任何处理，学校会直接将档案寄回生源地。其优势是学校保管毕业生档案安全可靠、不收费用，劣势是存在学校的档案永远是学籍档案，不是人事档案，涉及工作工龄等人事证明就没办法出具。
三是毕业时无论就业还是未就业都可以将档案转回生源地，优势是办理手续简便，适合在生源地就业的毕业生，劣势是如果以后不在生源地就业的话就需要重新转递档案，重新改办报到证。
四是把档案存放在人才机构，其优势是便于随时调取档案，适合创业和灵活就业的学生，劣势是毕业生与人才机构交流少，信息不畅。自从2015年《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》出台后，档案存放在人才机构不再收费，导致很多人才机构拒绝收外地生源毕业生档案。
3 毕业生报到证与档案的关系
毕业生档案去向和报到证去向既存在关系，又不完全相关。报到证是档案投递的依据，是档案的重要组成部分，档案包含有报到证，档案凭借报到证寄送。然而，“档案存放地”和“报到证抬头”是两码相关的事，一般报到证抬头就是用人单位名称，也是档案存放单位，但有很多特殊情况。
毕业生的档案存放篇7
关键词：高校毕业生；档案；规范管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）01-0-01
随着文登市不断着力打造胶东半岛蓝色经济圈，产业集聚区招商企业纷纷落户，不断吸引着本地和外地高校毕业生前来就业。在高校毕业生落实就业的过程中，第一步要做好的就是毕业生的人事档案转移工作。大量的工作实践，让我们不断认识到高校毕业生档案管理中存在不少问题，而毕业生和用人单位往往都容易忽视档案的重要性。高校毕业生的档案是单位选拔聘用、考核培养个人的重要依据，若不加以重视，会给毕业生的个人发展留下重大隐患。笔者结合本市在高校毕业生管理档案过程中出现的实际问题和做法，总结出以下几点认识。
一、高校毕业生档案的主要内容
高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的学分或者学时的学生的个人干部档案。一般来说，大学毕业生的档案，应该包括下列材料：就业通知书、高校毕业生登记表、高校学生成绩单、实习鉴定表、高校体检表、高中毕业生登记表等。高校毕业生的档案全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料，是用人单位以及社会其他方面了解该同志的第一手原始材料和推荐材料。
二、现阶段高校毕业生档案管理中存在的现状及原因
（一）从高校毕业生来看，重视程度亟待提高。本市企业多。为没有人事主管权的非公有制单位，单位没有权限为高校毕业生保管档案，毕业生的档案放在人事托管机构，档案与毕业生之间没有利益上的冲突，毕业生本人还需要为保管档案支付一定的费用，成为一种负担，因此高校毕业生往往会选择性“遗忘”自身档案。部分毕业生为了实现快速就业，有时候会通过实际的门路或者关系，除了毕业证对他们来说有一定的作用，往往会认为档案可有可无，没有认识到档案对他们长远发展的作用。还有部分毕业生会因为频繁调动工作厌烦调动档案时繁琐的手续，放弃个人档案或者直接将个人档案自我携带。这些错误的认识和做法，势必会影响高校毕业生档案在人才资源开发中所起的作用，降低高校毕业生这一社会优质资源在劳动力优化配置中的地位，造成高校毕业生各方面待遇的降低，影响就业的积极性。
（二）从档案管理部门看，缺乏相应的管理细则和制度。主要表现在高校管理档案的过程中。一是高校大多没有专门的部门来管理学生的档案，也就没有相关的管理制度，对学生的档案管理经常会出现放之任之的现象，收集、归档均不及时。二是个别高校由于经费不足会要求毕业生采取自带的形式，而高校毕业生无法得知相关流程，无奈之下只好仍把档案放在学校之中。三是个别高校没有管理档案的专职人员，对档案的完整性和档案的去向都没有进行整理和记录，导致有些档案无法接收或者是流失，影响毕业生的报道和就业。
（三）从档案管理的技术应用看，设施设备技术亟待更新。就以我市而言，我市的管理高校毕业生档案的档案室已经通过了省一级档案室的验收，管理档案的水平和质量均有了较大的提升，但在档案管理过程中仍存在不足之处，主要在于高校毕业生档案的管理尚未实现电子化和信息化管理。主要原因在于一方面人手不足，另一方面经费不足，难以满足全面实现电子化和信息化的设备要求。纸质版的档案在保管过程中往往会出现纸张纰漏、残缺等现象、影响档案的作用，甚至会造成弃档，对这部分档案的管理也成为今后工作的难点。
三、新时期加强高校毕业生档案管理的思路建议
（一）加强宣传，提高高校毕业生对自身档案的重视程度。1、在全社会当中开展毕业生档案的宣传教育工作。把毕业生档案问题作为毕业生就业工作体系的头等大事来做，利用社会宣传媒体如电视、广播，报纸等加强宣传，让全社会关注毕业生档案，让全社会重视毕业生档案，让全社会都知道毕业生档案是毕业生人生的另一种重要载体，它对毕业生是否能够全面溶入社会，知识能否转化为国家的发展动力关系重大，让社会不容忽视。2、抓住重点领域，在高校的教育当中贯穿档案的重要性。要让毕业生知道国家关于毕业生档案管理的一些规范性文件与措施。让毕业生参与到档案的制作当中，让毕业生知道毕业生档案的作用，并对自己的个体档案有比较全面的了解，认识到毕业生档案的不可缺性，是自己学习和工作中不可分割的一部分。3、提高高校管理档案人员自身管理水平。管档人员要充分认识到档案对一名高校毕业生的重要意义，提高认识，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理、利用好毕业生档案这一信息资源。
（二）更新管理观念，加强对高校毕业生的服务意识。作为高校毕业生档案最终报道地，县级人社部门应当发挥“兜底”作用，加强管理观念的转变，化被动为主动，让高校毕业生充分感受到社会对这一群体的重视。一是加强与高校毕业生档案来源地比如高校、档案调出地人社部门的联系，力求毕业生档案内容的完整性与来源渠道的安全。二是定期做好管藏档案的统计、记录情况，建立转出、转入档案记录表，整理好相关台账，做到每本进来、出去的档案都有迹可循。三是做好高校毕业生办理档案调动手续的服务工作，人社部门的工作人员首先要做好首问负责制和一次性告知制度，让前来办理档案转移手续的高校毕业生明白办事流程，不至于多跑腿、走冤枉路，要在工作中始终保持高度的热情，关心、关爱高校毕业生，让他们感受到自尊和被重视，尽可能避免弃档现象发生。
毕业生的档案存放篇8
关键词：纸质档案；字迹；保护材料；耐久性
中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确提出要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系。其中在档案利用体系建设上指出：各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用。[1]档案数字化工作不仅仅限于纸质档案的扫描，更为重要的是档案内含元数据的形成和包括招生信息库、学位信息库等在内的各类数据库的建立。在数字化进程中如何对原有档案进行细分以及对档案中的各类数据进行梳理和建立，是档案工作者必须解决的一个问题。中国石油大学（华东）档案馆自2013年开始数字化建设以来对档案精细化分类进行了有益的探索和实践，形成了一套适用于高校档案馆的数字化细分方案。本文对分类方案进行了详细阐述，希望能对高校档案同仁有些许帮助。
1 档案精细化分类问题的提出
以“卷”为单位进行档案管理的档案管理机构，通常是将某一事件的相关文件组成一卷，然后拟定案卷标题、录入卷内目录等相关信息。同一门类的案卷，其卷内目录录入信息基本一致，无外乎是档号、题名、责任者、保管期限、页码等通用信息，正是这些过于泛化的通用信息造成了同一门类下不同子类档案的特有数据信息不足。以教学档案为例，其一般分为教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等八个子类。其中招生、学籍管理、学位和毕业生属于学生相关类高频利用档案，中国石油大学（华东）档案利用统计系统的数据显示，仅高考录取名册从2016年9月18日至12月18日就有265人次利用需求。与高频利用性相悖而言的是其卷内信息过于泛化，招生类卷内目录设置通常是一个省份一条目录信息，其余三类一个学院一条目录信息，并注明起始页码。应对其高频利用，为提供优质服务，我们需要的是借助于档案管理信息系统直接定位到人，而不是定位到省份、院系，然后再翻阅档案逐页查找。鉴于此类查找繁琐的实际问题，我们在数字化建设过程中提出了档案精细化分类方案，细化卷内目录到每个学生，并根据不同子类的特性，设计不同的元数据和著录模板，如招生子类的录取省份、入学成绩信息，毕业子类的毕业证号、学位证号信息，这样就可以根据利用需求直接定位到人，快速提供档案服务。需要说明的是，细化卷内目录并不是将原来的卷内目录弃而不用，而是另行建表进行细化信息的录入和扫描文件的挂接，它是对原有组卷方式的有益补充，也是电子档案资源的承载方式。
2 原有组卷方式存在的问题和不足
2、1 目录设置不尽合理。中国石油大学（华东）档案馆采用的是“南大之星”档案管理信息系统，该系统对档案资源进行目录式管理，最多支持三级目录。原有目录设置是以年份作为一级目录，档案类目为二级目录。同样以教学为例，2015年度教学综合档案一级目录设置为2015，二级目录为JX11，一般不设三级目录。此类目录设置适用于大多数档案门类，但对于有些门类却有着更为优化的目录设置方案。以党政公文类档案为例，其归属于党群综合或行政综合，二级目录为DQ11或XZ11，同一类型发文组成一卷。从系统而言党政公文和其他党群行政类综合文件存放一起，而实体存放党政公文是装盒单独存放。如果将党政公文从综合类档案剥离单独建表，保持其档号和一级目录不变，二级目录改为发文类型（中石大东党、中石大东发、中石大东学等）就更为合理易查。
2、2 元数据信息不足。元数据主要是描述数据属性的信息，用来支持如指示存储位置、历史数据、资源查找、文件记录等功能，元数据一般不可再分割。不同档案门类有着不同的元数据。招生录取类档案元数据可以有学生姓名、性别、所在省份、业院校等。毕业类档案元数据可以有毕业证号、学位证号等。如文章第一部分所言的案卷卷内目录设置过于泛化，导致各门类元数据无从体现，元数据的缺少和不足，查询和统计就无法实现。
2、3 档案利用过程繁琐。由于缺乏相应元数据信息，许多检索条件不能通过档案管理信息系统进行查询。以查找某个学生的毕业证书发放登记表为例，数字化扫描之前最常见的情形就是询问利用者姓名、毕业年份、学院、专业等相关信息，然后查找目录翻出相应案卷，逐页查找直至找到该利用者信息对应页，进行复印、盖章工作。这样整个流程下来费时较长，而且不利于纸质档案的保护，数字化扫描虽然可以省去翻阅纸质档案这一环节，但同样需要逐页查找，在档案利用高峰时期，利用服务窗口经常出现排长队现象。
2、4 数据统计无法提供。元数据的缺失和近乎一致的著录信息，使学校办学历史上历年基础数据统计工作很难进行。例如统计每年招收人数、毕业人数、某个导师所带的研究生名单、某个学院或专业的毕业生名单等等，在原有组卷方式基础上，要统计这些信息借助于档案管理信息系统是无法实现的。要想进行某项基础数据的统计，只能是全馆动员，深入库房逐卷“数数式”统计，其工作量可想而知，最后统计结果也不尽准确。
2、5 档案编研工作较难推进。档案编研需要大量的材料和数据支撑，难以提供数据造成了档案编研工作的低效和缓慢。数字化之前，档案馆曾做的学校二级干部任免文件汇编，就翻阅了全部党政公文，并挑选任免文件进行复印，整个工作推进下来耗时将近一个学期。这种“全库搜索式”编研方式推进难度之大也可以想象了。
3 档案精细化分类方案设计
鉴于原有组卷方式存在的以上问题，为提供优质服务质量，为学校事业发展提供基础数据支撑，更大程度发挥档案价值，把“死档案”变成“活信息”，把“档案馆”变成“智慧馆”，我们在数字化建设过程中对档案门类进行详细的细分和设计，通过确定目录设置方案、全新组卷方式、元数据著录信息及文件挂接方式等，形成了一套详尽的档案精细化分类方案，在此提出并就教于广大档案工作同仁。
受数字化建设经费限制，秉持高频利用性和保护性原则，我们只对部分档案进行了数字化扫描和信息著录，主要包括历届学生成绩单、学生入学卡片、新生录取名册、学历学位证书发放登记表、毕业工作调配表、硕士学位审批材料、学校党政公文。本文主要对以上门类档案的精细化分类方案进行阐述。
3、1 成绩单和学籍卡片分类方案设计。学生成绩单和学籍卡片都是高校利用频率最高的档案材料。成绩单服务于学生的求职就业、升学升迁等诸多环节；学籍卡片对于学校开展校友会工作、校友返校等有着重要的实际作用，两者分类方案一致，分别建表存储即可。遵循清晰明了易查的目录设置原则，成绩单和学籍卡片设一级目录为毕业年份，二级目录为所在院系，三级目录为所学专业。在组卷上改变原来组卷方式，以每个专业学生成绩单组成一卷，案卷题名拟为××××届××学院（系）××专业学生成绩单。卷内目录设计为每个学生信息，学生信息著录元数据项及数据格式如下表所示：
文件挂接方式上，学生和成绩单或学籍卡关系为一对多关系，即每个学生都至少有一页成绩单和学籍卡，扫表后的成绩单合成PDF后直接挂接在所对应的卷内目录信息学生条目的全文即可，这样通过系统定位到学生信息后直接点击其对应的全文附件即可查看、打印学生成绩单或学籍卡。
3、2 新生录取名册分类方案设计。新生录取名册也属于高频利用档案，特别是在毕业生求职季查询量比较大。新生录取名册属于教学类档案招生子类（JX13）。数字化后目录设置在原有目录基础上增加三级目录，设为案卷序号，即一级目录录取年份，二级目录JX13，三级目录案卷序号。组卷方式保持原有案卷不变，卷内改为每个录取学生信息，录取信息著录元数据项及数据格式如下表所示：
区别于学生成绩单或学籍卡片的一对多对应关系，新生录取名册为多对一关系，即每一页文件上往往记载多名学生录取信息，南大之星档案管理信息系统不支持多条目录挂接同一份扫描文件，如果每个学生都挂载其对应的录取页扫描件，这就造成了十几倍的数据冗余和重复。因此在面对此类多对一对应关系的证明材料时，扫描图片全部挂接在案卷目录上，并为卷内目录的每个学生录取信息设计“所在页”和“页内码”两个字段，用以表明该学生录取信息所在案卷的页数和页内顺序。查询时搜索出学生信息，定位到所在案卷，找到对应页码的扫描文件即可。
3、3 学历学位证书发放登记表分类方案设计。学历学位证书发放登记表同样属于高频利用档案，它是开具学历证明所必需的文件材料之一，能够有效证明校友教育履历。学历学位证书发放登记表属于教学类档案学位（JX16）和毕业生（JX17）子类，现在一般都存放在毕业生子类下。学历学位证书发放登记表分类方案设计和新生录取名册设计一致，同样是增加三级目录，挂接方式和组卷也都参照新生录取名册，在此只列出卷内著录项如下表：
其中学位类型是指@得学位的类型，如，工学学位、理学学位、文学学位等。
3、4 毕业工作调配表分类方案设计。毕业工作调配表主要证明学校历届学生的求职去向，对于早期统一分配高等教育体制年代意义较大，是证明校友工作履历有效文件材料。毕业工作调配表属于教学类档案毕业生（JX17）子类，其方案设计和学历学位证书发放登记表完全一致，卷内著录项如下表：
3、5 研究生学位审批材料分类方案设计。研究生学位审批材料记录了学生毕业答辩整个过程完整信息，主要服务于学生的求学和评优工作。研究生学位审批材料属于教学类档案学位（JX16）子类，其原有组卷方式是按学生分批组卷，数字化后目录设置和组卷方式均保持不变，细化卷内目录，增加元数据项，卷内著录项如下表所示：
挂接方式选择上，学位审批材料是一对多对应关系，将扫描后的图片合成PDF后直接挂接到卷内对应学生信息条目即可，方便易查。
3、6 学校党政公文分类方案设计。学校党政公文记录了学校的发展、改革和办学历程，是今世可知古，后世可知今的重要文件材料之一。党政公文属于党群综合（DQ11）和行政综合（XZ11），一般一个文件门类组成一卷，卷内为每个文件信息。数字化后需要做的是改变其目录设置，一级目录不变，二级目录改为发文类型（中石大东党、中石大东发、中石大东学等），组卷方式无需改变，卷内著录项如下表所示：
其中关键词是指按文件内容进行提取，如任免类文件、职称评审文件所涉及的人员姓名等。挂接方式是将每个发文扫描文件合成PDF后挂接到其对应卷内目录。
4 精细化分类后取得收益
数字化后的档案精细化分类基本解决了原有纸质档案时代组卷方式所存在的问题和不足，取得了较好的收益，具体有以下几点：
4、1 档案服务质量显著提升。对于这些高频利用档案的数字化扫描和精细化分类，由于设计了相对比较完整的元数据，使得提供档案服务变得极为方便，对于档案利用者的利用需求能够通过档案管理信息系统快速检索、查看、打印，无需再进库房翻阅、复印，大大缩短了服务流程，避免了档案利用接待窗口排队现象，明显提高了档案服务质量，赢得了较好口碑。
4、2 学校基础数据准确易得。档案数字化完成之后，很多学校办学数据能够很容易得到，例如每年学校招生人数、毕业人数，各个学院历年毕业人数、某位导师所培养的研究生名单等，都可以通过检索快速得到，避免了深入库房“数数式”的数据统计工作，提高了工作效率，也解放了人力资源。
4、3 档案编研工作轻松开展。基础数据的支撑为档案编研工作提供了最大便利条件，同时借助数字化的档案资源，基础档案编研所要做的就是检索条目、提取数据、汇编成册，这使得档案编研工作不必再全馆动员齐上阵，只需少量工作人员即可完成。
5 后记
本文从档案数字化实践角度出发，提出了档案精细化分类方案。存量档案的数字化，对于各个档案门类进行细分和设计能够最大限度发挥档案价值。然而对于新增档案，大都有业务系统支持，如果再只是存入纸质档案，然后再进行数字化扫描和录入，就造成了人财物的浪费。我们需要做的就是打通档案管理系统和各业务系统的底层数据，进行系统对接，获取各项元数据甚至全文信息，使档案馆成为学校的数据中心。