档案资料管理措施(精选8篇)
档案资料管理措施篇1
一、基层水利档案的主要特征
基层水利档案是独立核算的或由乡镇组织的中小型水利工程管理单位、工作人员等在社会生产与实践过程中形成的，是具备一定保存价值的原始记录，涵盖了水利设施在设计、施工、验收以及土地合同、道路建设、农田水利、测量规划、日常维护等过程中形成的各方面材料，拥有分散性、可塑性、周期性等主要特征。
一是基层水利档案的分散性，如果站在水利工程建设与布局的角度，档案的分散性较强，从水利工程投资、建设到完工的整个过程都会形成档案资料，时空跨度很大，如果档案工作人员没能及时或提前收集档案，就极易造成资料分散、丢失。二是基层水利档案的可塑性，它指得是从基层水利工程建设的角度看，档案资料要经历一个不断补充、修改和完善的过程，尤其是从最初的工程设计报告到竣工验收会发生很大变化，如果不能一起收档设计资料、竣工资料，就会导致档案失真，档案价值也被降低，所以它的可塑性较强。三是基层水利档案的周期性，它指得是水利工程建设的时间跨度大，周期性非常强，特别是水文勘测资料，其周期性尤为突出。
二、新时期基层水利档案管理措施
（一）提高认识建立制度，提升水利工程档案工作。基层水利档案管理的改进必须要加大对人员配备、制度建设、设备等软硬环境的投入。一是加大宣传档案管理的力度。在《档案法》的实施下，整个社会都大大提高了对档案管理的认识。业主单位严格按照《中华人民共和国标准科学技术档案案卷构成的一般要求》、水利部《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》及相关规程、规范文件要求对水利工程档案进行全程指导和监督，并形成制度（包括归档范围、要求及档案资料的收集、整编、查阅等内容），实现“统一领导”“协调配合”“专人负责”的管理模式。二是水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，凡参建单位工程档案达不到档案质量要求的，项目法人不返回工程质量保证金。
（二）落实档案收集与整理，提高档案管理水平。首先，收集水利工程档案务必要由始至终，确保档案完整。在建设水利工程的最初始阶段就应落实档案管理人员职责，根据不同水利工程特点，拓宽档案收集渠道，采取灵活多样的收集手段，适应水利工程档案管理的要求。对建设周期较长的水利工程档案收集，应与施工现场资料员及其他施工部门保持联系，及时沟通，随时掌握水利工程进展情况，分阶段催收档案资料，尽量避免原始档案资料遗失。其次，水利工程建设涉及广泛的内容，需要众多单位参建，所以档案资料繁多。当档案管理人员在组卷基层水利档案时应重视遵循技术文件自然形成的规律和成套性特点，按归档范围内容科学分类、排列、组卷。例如：一是在建设阶段需依据报批程序整理材料，文字在前、报批图纸在后。二是在勘测设计阶段需依据设计单位、勘测单位形成的水文、地质等基础性资料进行专业整理。三是在施工阶段需依据单位工程、分部及分项工程与施工程序相结合的原则进行专业的单项整理，包括施工技术材料、质量评定材料、竣工验收材料等。监理单位不仅负责收集、整理、编制工程监理过程中应归档的文件材料，与工程建设同步对施工单位的文件材料、工程档案（特别是竣工图）进行检查和审核，并出具有关该工程档案的专题审核报告。
（三）加强档案信息化建设，提高档案的利用率。计算机技术、网络技术的快速发展为基层水利档案管理带来前所未有的挑战，档案管理人员应正面迎战，加强信息化建设，大力推行缩微、磁介质、电子等多媒体形式的档案，并重视收集、整理、保存建设过程中形成的各种电子文件，把照片、声像、纸质等档案资料刻录到多媒体介质上进行保存，同时加大对信息的加工、开发及利用，把档案的利用深度加大，从而实现资源共享。
利用是档案的生命，改进档案管理，做好基层水利档案的收集、整理、保存等也是为利用做准备。为此，基层水利档案管理还应加大投入数字化建设和网站建设，以数字档案为核心形成的数据库，在共享资源的基础上为利用档案提供方便，方便相关单位及人员能在最短时间里找到自己需要的档案信息，从而把档案的价值充分体现出来，提高基层水利档案的利用率。
档案资料管理措施篇2
关键词：工程档案；保管；问题1
引 言：随着我国建筑业的不断发展，建筑工程企业的经营范围不断扩大，各企业在建筑工程档案保管方面存在的问题和困境越来越多，因此，档案管理部门需要对所负责的建筑工程档案进行规范保管，以便为企业的建设提供更有效力的帮助，因此，对工程档案保管进行探讨，成为档案管理工作中的一个重要话题。
1、 工程档案保管工作的重要意义
工程档案保管即对工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料和竣工图等一系列资料进行保存和管理。工程档案从表面看来是对建设工程进行过程的资料式记录，然而，工程档案保存的越完整、通过档案管理能够提供的工程信息越多，就越有可能为建筑企业提供更多帮助。例如，在建筑工程存在质量问题时，可以通过工程档案的查阅追溯质量问题的根本原因，划分质量问题责任并进行后果追究，这样能够缩短工程问题的解决时间、提高问题解决的效率。
2、 工程档案保管中存在的问题
1、1 档案保管工作形式老旧
档案保管工作的目标从表面上看起来十分简单，即保护档案资料的完整性和档案资料的安全性，这使得很多相关工作人员的工作始终处于传统的模式中――按部就班地检查档案资料的数量和质量，在规定的时间对外借的档案进行追讨等。这样刻板的工作模式使档案保管工作缺乏全面性，例如，信息化档案的保护方法与传统纸质档案完全不一致，然而，很少有工作人员能够将这二者联系起来，因此，档案管理中经常出现由于纸质资料丢失，有没有数字档案备份的情况，使得档案资料遭到破坏。
1、2 档案保管中的保护力度不够
档案保护工作的重要意义在于满足档案利用的需要，因此，保护工作有必要重视档案资料的可用性和使用价值的保护。建筑企业的工程档案资料非常多，有些企业有几十年的经营历史，年代久远的建筑工程资料成为“压箱底”的档案。而实际上，对此类档案进行分析和整理，则会使其成为与企业经营范围和企业业务空间发展相关的资料，仍然有很强的利用价值。大多数档案管理者并没有将这方面作为档案保管的实际内容加以重视，使得某些类目的档案资料逐渐失去价值，这虽然不是档案资料本身的遗失或破坏，但也损害了档案的可用性。造成这种问题的主要原因在于档案把保管工作不够细致，只重视对资料实体的维护，不重视档案价值的保护。
1、3 对数字形式的档案保管不当
档案信息化发展使建筑企业的许多档案资料都以数字化的形式存在，例如工程施工现场的视频、质量检查的仪器测量数据和分析结果等。有些数字档案对建筑企业来说十分重要，是关乎企业生存和发展的机密档案，也是档案保管工作中的重点。对数字档案进行备份和加密虽然能够有效防止档案遗失，然而，一旦遭遇网络病毒攻击或人为的入侵档案存储电脑，档案仍然存在被篡改或盗取的可能，甚至于被删除。
3、 应对工程档案保管问题的措施
2、1 对档案保管工作模式进行创新
面对目前建筑企业工程档案资料内容和形式愈加复杂的状况，对工程档案保护工作模式的创新应该从以下几方面入手：第一，对档案资料的形式进行互相转化。可以利用传统纸质档案的优势，实现视频、音频、数据资料向纸质资料的转化，采用情境描述、语音记录和打印的形式，实现转化的目的；同时，纸质资料也可以以扫描的形式备份成为数字形式。这样可以在档案遗失的情况下实现资料形式上的互补，不影响档案的正常使用；第二，建立档案保护制度，在制度中明确规定对不同种类、价值的档案，应该采用何种保护措施，在档案出借的过程中时刻追踪档案的使用去向，或可以通过以扫描电子文件的形式出借，这样能够充分保证档案的完整性和安全性。
2、2 从工作责任角度进行档案保管精细化管理
从档案资料的价值体现角度来讲，档案保管工作并非保持档案不丢失、不受破坏这样简单，为了实现更全面、更细致的保管，应该对档案保管工作进行精细化分配。首先，应该将档案工作人员的工作责任与档案保护制度中的规定建立关联，以档案的种类以及特殊的保护措施应用为指标，对保管责任进行全面划分，并将其纳入档案室工作人员的绩效考评之中；其次，应该重视档案价值的保护和管理，建立专门的档案价值评定方式，并组建档案价值保护小组，专门负责整理和分析各种类型的档案，使档案资料的价值不断提升。
2、3 应用高新科技加强数字化档案保护
基于网络环境下的档案数据的安全会受到诸多方面的威胁，比如黑客和病毒的威胁以及计算机网络结构本身安全的威胁。所以加强档案信息安全的管理就需要从软硬件两个层面进行。其中从软件层面要通过构建完善的防病毒黑客攻击体系，比如增加防火墙和为客户端安装网络杀毒软件，同时对操作人员进行全方位的安全培训，提升档案管理人员的安全意识。而在硬件方面的安全防护则可以通过加强安全巡视，构建高标准的计算机安全防护机房，从而保障计算机硬件的安全稳定。同时也可以增加多机备份的形式，要及时做好数据的备份，采用刻录光盘或复制到可移动硬盘上，有条件的情况下可选择异地保存，以防止数据及其他不可预测的事情发生。
4、 结语
综上所述，工程档案把关对于建筑企业来说具有十分重要的意义，而目前此类档案保管中还存在不少问题，档案保管工作的模式、保管力度和对数字档案的特殊保管仍有不足。建筑企业档案保管部门应该对此项工作的工作模式进行创新，采用精细化的保管责任分配方式并加强信息化档案安全性保护，才能使工程档案充分发挥其对建筑企业经营的积极作用。
参考文献：
[1]张 威、建筑工程档案管理存在的问题及处理措施[J]、中外企业家，2014（08）：115-117、
[2]刘金兰、浅谈工程项目档案管理存在的问题及解决办法[C]、新形势下档案资源管理服务，2014年7月：101-102、
档案资料管理措施篇3
关键词：监理工作,档案资料,档案管理
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。
一、监理档案管理工作中存在的问题
1、对档案资料的重视程度不够
长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。
2、缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。
3、档案资料管理力量薄弱
大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。
4、项目部档案管理制度不健全
项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。
二、改进监理档案资料管理的措施
1、要提高对档案工作重要性的认识
工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视，到上级检查或工程完工即将交工验收时，才突击应付整理，这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作，充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的管理，将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有计划，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式
根据工程项目特点，监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式，明确相关的职责，确保基本的资源配置，增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更新观念，提高认识，变被动为主动，实现档案资料的规范化管理。
3、提高档案管理人员素质，实施精细化管理、发挥主观能动性；
（1）一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和管理素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展，社会对监理的要求也越来越高，监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。
1）提高档案人员的思想觉悟
档案工作是一项服务性很强的工作，监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，对档案工作有高度的责任感和荣誉感，以及正确的行为。要注重职业道德修养，业务上精益求精，要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清档案工作的意义和价值，努力调整心态，澄清观念,振奋精神，强化职业道德，爱岗敬业。
2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。
（2）通过精细化管理把档案管理的职责落实到人，使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广，若分工不够明确，则易造成工作遗漏，且出现了问题往往无人承担责任。因此，在实际工作中，要将每一个人的岗位职责落实在纸面上，实现岗位职责的精细化管理，如谁负责施工单位资料报审，谁负责输变电管理系统的维护，谁负责监理内业的管理，谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审，谁负责输变电系统的影像资料，谁负责输变电系统公文流转等。
除了做到工作职责分工明细外，还要做到工作的连贯性，当有人因休假或其他原因不在时，其所负责的工作细致地分配给其他人。
相同的工作，如果以更积极的工作态度，更高标准的要求，就会把工作做地更加出色。举例来说，档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面：
1）检查报审表格式是否正确，编号、流水号是否正确，保证表中无错别字。
2）检查报审表和附件份数是否符合规定。
3）检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。
这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。
4、建立档案管理制度，档案工作做到有章可循
由于档案管理工作面广，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应传达项目文件归档制度说明的信息，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明，从而提高档案的归档质量。
档案资料管理措施篇4
1 我国对投资项目档案管理的要求
1、1 依法建立健全的档案
依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求，每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理，严格履行自身的职责，如果发生违规事件，需要按照相关规定进行处罚。
1、2 重视档案管理工作
由于投资项目属于公共品的投资，是百年大计，关系到国计民生的大事，需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程，档案管理人员需参与项目的管理工作，如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作，势必会造成档案记录方面和整理方面的失误，这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响，甚至会造成项目无法实施下去，无法实现项目的可追索性，因此，重视档案管理工作是非常必要的。
2投资项目档案工作的特点
2、1 收集过程复杂
由于投资项目一般工程量都较大，涉及到的内容非常多，实施时间非常长，而在档案管理过程中，收集档案的过程比较复杂，收集档案的时间长且分散[1]。另外，在进行档案收集的过程中，由于收集人员常发生变动，也增加了收集过程的复杂性。
2、2 参与部门多
在进行投资项目档案管理的过程中，还具有参与部门多的特点，其主要是每一个投资项目在实施的过程中，会有很多的参建单位，并且每个参建单位都会有很多的部门，档案收集工作非常的繁重，在收集档案的过程中，需要与每一个部门进行良好的沟通与协调，才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。
2、3 整理难度大
整理难度大主要是由于投资项目规模较大，专业性强，材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中，需要将有用的资料留下，没用的资料筛除，工作量是非常大的，并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此，需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施，才能够达到预期的目的。
3投资项目档案管理的措施
3、1 建立健全的档案管理制度
健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障，因此，建立全面、系统的档案管理制度是重中之重，档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理，才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面，主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，提高档案管理的质量。
3、2 项目档案工作与项目建设工作同步进行
从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作，导致档案管理质量方面出现了很大的问题，影响到档案资料的真实性，对此，应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料，才能够保证档案资料的全面性、真实性，进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。
3、3 建立档案管理网络体系
由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成，它是需要各相关部门协调配合才能完成的，因此，要建立档案管理网络体系，与各个建设单位良好沟通，对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求，如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求，这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。
3、4 开展档案的专项验收工作
国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的，通过对档案进行专项验收，能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题，并且通过及时的纠正，能够确保档案的真实性、完整性，进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中，应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收，这样才能够保证档案专项验收落到实处，并且发挥档案专项验收的作用，促进档案管理工作的顺利开展。
以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例，该项目2007年3月申请立项，2008年7月开始施工，2010年6月竣工，2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收，2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时，成立了项目档案工作领导小组，制定了专项档案管理制度，建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员，统一管理项目各阶段的文件资料，并接受档案部门的检查指导，确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为：大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集，并分类归档；大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档；施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档；监理单位负责项目监理文件的归集和整理；项目竣工验收后，由大队安防环保部门归集，统一移交大队档案室。
档案资料管理措施篇5
【关键词】 手足口病 档案管理 利用
手足口病是由多种肠道病毒引起的常见病、传染病。以婴幼儿发病为主，主要为肠道病毒coxA16及EV71，传染性强，易引起暴发和流行。中国卫生部于2008年5月2日明确将手足口病纳入《传染病防治法》规定的丙类传染病管理，
— 医院手足口病档案管理的重要性
传染病的档案同人事、财务、病历档案一样至关重要，同时也是档案管理工作的重要组成部分。手足口病属丙类传染疾病，建立健全其档案是预防公共卫生突发事件及医院科研发展不可缺少的一环，医疗机构管理好、利用好这一资料，不仅有助于预防传染性疾病的发生与流行，减少疾病对人民群众健康的危害，同时还能为医疗系统广泛开展应对传染性疾病的科技攻关活动提供第一手资料。
二 手足口病档案管理
1、手足口病档案管理主要的内容
手足口病属丙类传染性疾病，其档案内容从该病的病原学、流行病学、诊断标准、住院出院指征，疫情报告、流行病学调查、预防控制措施，会议记录，上级批示、宣传材料等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样和声像记录等不同的材料。手足口病患者的档案应包括患者姓名、家长姓名、性别、出生日期、居住环境、联系方式、诊断依据、治疗措施、疫情报告及转归情况。
2、手足口病档案资料的收集
手足口病四季均可发生，并可暴发和流行，因此其档案收集归档范围也较广，据其有传染性、流行性、暴发性，可造成集体感染和家庭聚集发病，可以从医院、社区、学校来收集资料。
2、1、医院手足口病的档案收集
（1）医院按上级部门的统一布署成立手足口病领导组成员及分管领导的职责和相关科室人员的职责和任务。
（2）手足口病预防控制、治疗工作的标准、指导原则、方法及上级有关部门与本单位形成的具有保存价值的收发文件、内部会议文件、记录、简报、统计报表、重要的电话记录、宣传材料、照片、录像带、录音带、电子文件等。
（3）手足口病流行病学调查、预防控制方案、工作总结、传染源、传播途径以及疫情报告、隔离、消毒、护理、治疗等资料。
（4）对门诊就诊病人、住院病人及其家属进行筛查、确诊、隔离、消毒处理、治疗形成的材料，其中住院病人形成的病历由病案室保管，门诊病历则由患者本人保管，以便复查时查阅，但医院应有详细的登记记录，包括姓名、性别、家长姓名、联系方式、住址、治疗、隔离措施等、对疑似病人、接触者要进行跟踪观察，并有相应记录。
（5）对医务人员进行相关知识培训情况，考核的记录，及预防和治疗手足口病医院各项经费的开支，相关设备的利用，如呼吸机、监护仪等。
2、2学校手足口病的档案收集，（尤指托幼机构）
（1）婴幼儿每日的体温监测记录，对玩具、用具、餐具清洗、消毒登记。
（2）对孩子可触及的进行消毒，专人负责记录。
（3）流行期间教室、宿舍进行通风、清扫的记录。
（4）发现患儿及时就诊的时间，并对其所有用品消毒记录。
（5）患儿增多时采取的措施、报告、上级指示的记录。
2、3社区手足口病的档案收集
（1）社区居委对手足口病的宣传材料、以及相互间交流的材料。
（2）对预防传染病发生所采取的措施的记录。
（3）社区患儿的就诊、治疗及转归，以及接触者的预防消毒情况。
（4）对手足口病患儿的报告记录以及接触者家长的心理反应。
3、手足口病档案的归档
（1）手足口病确诊病例需住院治疗的形成的住院病历则由病案室归档保存，保存30年。
（2）手足口病的流行病学、流行病学的调查、疫情报告、手足口病防控领导组、电话会议记录、重要的电话记录及统计报表、简报、各医疗机构、社区、托幼机构的各种宣传材料、预防措施、工作总结、反映防控工作的录像、电子文件、照片等。卫生部关于手足口病的诊断预防指导原则、标准方法、医疗机构对手足口病的治疗、消毒、隔离措施、接触者、疑似病人的处理记录均由档案室保存，文字材料实行一文一件整理归档，声像、照片使用专用装具归档，电子文件则按国家并实施的《公务电子邮件归档与管理规则》的相关要求整理归档。
档案资料管理措施篇6
【关键词】工程管理；问题；措施
中图分类号: TL372+、3文献标识码：A
引言:随着经济的迅猛发展，科学技术日新月异的发展，我国的城市面貌得到了巨大的改善。城市的变化都在城建档案中进行保存。但施工管理工作却无法跟上经济快速发展的步伐，导致施工管理工作出现了一些问题。为了有效的解决这些问题，我们应该从根源出发，寻找出现问题的原因，并从问题出发寻求解决措施，不断完善施工管理过程。
一、工程资料在施工中的管理
在施工管理过程中应对工程资料进行归档，具体可以通过以下几个步骤来实现，首先应该制定一个资料的归档体系；第二，在施工过程中进行资料的收集和整理工作；第三，按照施工工艺以及时间的先后顺序进行档案目录的编排，之后进行整理；最后将档案资料整理成册、装订并办理相应的移交手续。
工程资料指的是所有和工程相关的资料，是工程的基础同样是工程管理的重要组成部分。为了保证工程的顺利展开应该确保工程资料的完整性、准确性、条理性以及真实性。因此，工程资料的收集管理人员应该认真做好资料的收集、整理以及归档工作。在工作过程中应该有全局意识、强烈的责任感以及扎实的专业技能。
城镇档案管理工作问题的解决措施
根据城建档案管理过程中存在的问题，我们应不断深化改革，不断改善城镇档案管理的硬件及软件设施，不断加强城镇档案管理意识。进一步改善城镇档案管理中存在的问题，促进城镇档案管理工作的顺利展开。
2、1、领导重视，组织合理
建筑施工过程中，领导应该增强自身对资料管理工作的意识，应充分体会到城建档案管理工作的重要性，应该认识到城建档案工作的重要性，档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在城建档案管理工作中遇到的问题。实际工作中，要对城建档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。
2、2、为城建档案管理工作提供必要的物质基础
财务部门应将城建档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，来档案管理部门的硬件设施，将档案整理过程中的档案库房、阅档室、办公室分离开来，并且在城建档案管理部门的城建档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实档案的管理工作。
2、3、配备档案管理专职人员，挺高工作人员的素质
我们应当加强对城建档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会来学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高城建档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。
2、4、提高档案管理工作的现代化水平
城建档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对城建档案实行动态化管理和维护，开发研制城建档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。 三、工程施工管理内容
为了进一步确保工程项目的顺利展开，就应从全方位、全过程进行工程管理。文章中笔者结合多年的工作经验从建筑工程施工的前期、施工过程以及竣工阶段进行简要的介绍。
3、1、建筑工程施工前管理。
建筑工程施工前的管理过程是保证建筑工程管理过程的顺利开展的重要组成部分，主要包括以下两个方面的内容：其一，建筑工程施工前应做好投标合同的编制工作以及承包合同的编制工作，这两项工作的顺利开展可以有效保证施工单位的权利并且可以适当避免双扯皮现象。其二，施工之前应预测出工程的施工成本，并且要签订出以监理工程师为中心的合同管理模式，并且保证建设单位、施工单位以及监理单位三方的协调。这就要求建筑工程的资料人员做好资料的收集、整理、归类、存储等工作。
3、2、建筑工程施工中管理。
建筑工程施工过程中的管理主要包括对图纸的严格审核，施工过程严格按照图纸施工，安全防护措施的检查，工程量的核实以及相关文件资料的和整理及保管等工作。下面对这几项工作分别进行简要的介绍。
认真做好图纸会审。为了确保施工方便，施工质量、施工成本以及工程进度，在图纸会审过程中应对施工难度大、结构复杂的工程提出合理的修改意见。（2）优化施工组织设计，合理的施工组织计划是保证施工顺利开展的重要举措，因此应在满足技术标要求的基础上进行细化和优化工作。（3） 做好签证工作和严格劳务费用审核，承包单位应主动及时做好签证工作，方便进行工程项目成本的调整，
。为了有效控制工程项目成本还应加强劳务费的核算工作。（4）加强材料成本管理。材料的成本管理要求在满足材料质量的前提下制定科学合理的材料采购计划，进而合理利用流动资金，降低材料的存储成本。并且要加强材料的现场管理工作，减少材料的磨损。
3、3、建筑工程施工后管理。
建筑工程施工的管理工作主要包括竣工验收工作及其施工质量的保证，主要从以下几个方面进行管理：（1）做好竣工验收工作中相关资料的准备工作，并且针对合同条款的要求做好竣工结算工作。因此，施工单位应做好竣工资料的收集、整理以及汇总工作，确保建筑工程竣工资料的可靠性以及完整性。除此之外，材料部门以及项目部应将相关资料及时送到预算部门积极配合预算部门的工作。预算部门要对各项费用进行核实，并应合理利用签证。（2）竣工阶段还应加强资料的管理工作以及应收账款的管理工作。这就要求施工工程中收集和保管好施工日记、气象资料、备忘录、来往文件、工程声像资料、会议纪要等相关资料。并且要尽力争取在补充合同中对业主所要求的设计变更的补偿。除此之外，竣工阶段应及时进行结算工作。
安全管理资料是施工现场安全生产的基础工作之一，也是检查考核落实安全责任制的资料依据。同时它给安全管理工作提供分析、研究的材料，从而能够掌握安全动态，以便对每个时期制定行之有效的措施，实行目标管理，达到预测、预报、预防的目的。一个施工现场的安全技术管理资料的收集整理水平，直接反映施工企业和项目部的安全管理状况。
结束语：在科学技术快速发展的今天，施工管理也面临着巨大的挑战。这对于施工管理既是挑战又是机遇，我们应主动迎接挑战，抓住机遇来不断完善施工管理，为城市建设奠定坚实的基础。文章中笔者结合多年的工作经验，对施工过程中的资料管理过程中存在的问题进行简要的介绍，并针对这些问题给出了相应的解决措施。科学完善的施工管理过程是保证施工项目顺利展开的有效保障，有效的资料管理对工程项目的顺利完成奠定了基础。
参考文献：
[1]陈小英、城建档案管理的难点问题及解决对策[J]、城建档案,2009,09:33-36、
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档案资料管理措施篇7
【关键词】工程档案管理；收集整理；编制归档；应对措施
1、加强政策宣传
要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的重要意义。
2、完善工作机制
首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理网络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。
勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。
完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。
推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。
3、强化过程控制
前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。
中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息, 随时检查指导。
后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后,办理交接手续。
4、提高队伍素质
人是生产力发展的第一要素。因此，加强现有档案员队伍建设, 培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍, 是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。
“工欲善其事, 必先利其器”,学习能提高个人素质,提升我们的道德素养。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高, 工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。就专、兼职档案员而言, 必须要做到:
第一,加强档案工作职业道德建设,自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识,从思想意识上真正热爱档案工作。
第二,加强工作作风建设,努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识,增强工作的责任感和使命感。
第三,一要主动学习党的路线、方针政策,学习各级档案工作的相关法律、法规,学习系统内外关于档案工作的文件规定,做到规范管理,依法治档。二要加强专业知识的学习。通过档案专业业务培训、组织外出参观、学习交流,邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。
加强现代办公设备的学习,提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平,真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手, 以适应新时期新阶段对档案工作的要求。
档案资料管理措施篇8
【关键词】档案；规范化管理；管理措施；管理人员；监督巡视
为促进档案作用的充分发挥，应该结合档案管理需要，严格遵循规范流程，健全完善档案管理制度措施，提高管理人员素质，进而有效推动档案管理规范化。但在实际工作中，一些单位没有严格执行档案管理制度措施，管理人员素质偏低，巡视监督不到位，制约档案管理水平的有效提升。本文结合实际工作需要，就推动档案规范化管理提出相应对策，希望能为具体工作开展提供启示。
一、注重档案规范化管理
在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。
（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。
（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。
二、健全档案规范化管理措施
以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。
（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。
（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。
（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。
三、注重提高管理人员素质
C合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。
（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。
（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。
四、加强档案管理监督巡视
相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。
（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。
（二）巡视检查。通过巡视检查能够掌握档案管理基本内容，更为全面地了解现状，进而改进存在的缺陷。巡视过程要严格遵循规范要求进行，确保档案管理严格按照管理流程进行，进而努力提升管理水平。要查看卷宗处理、档案编号是否准确，确保档案资料齐全，对存在的不足及时改进。查看档案数字化处理是否到位，保证数据库资料完整，目录和资料齐全，方便档案资料查询。同时还要注重档案资料巡视和检查，重视数据库更新和升级，提高数据库综合性能，进而有效提升档案管理水平。
五、结语
总之，根据档案管理工作需要，综合采取有效措施推动档案规范化管理。有利于弥补管理工作的不足，进而实现提高管理工作水平的目的。同时也能规范管理流程，促进档案资源得到有效利用，让档案资料在具体工作中更好地发挥作用。
【参考文献】
[1]范兴惠、如何推动档案管理的规范化发展[J]、办公室业务，2013（4）：108、