档案工作的服务性(精选8篇)
档案工作的服务性篇1
【关键词】档案；服务；方式；利用
一、拓展档案利用形式的多元化
服务是档案工作的生命线，增强档案工作服务能力是贯彻落实国家档案局“服务先行”战略构想、实现档案工作自身价值的重要保障。档案的利用是档案工作的最根本目的。而对于企业档案的充分利用，则能有效提高企业各项工作效率和工作质量。档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的定位，就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。同时也为企业领导和其他工作人员在制定方针政策、商洽工作、处理问题、总结经验等方面提供科学的依据和准确的信息。档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务，而利用形式是档案馆为利用者提供服务的桥梁和纽带，也是档案馆实现自身价值和重要手段。形象意识在日趋激烈的社会竞争中，各行各业都在树立自己的服务形象。良好的服务形象带给人们不仅是精神上的愉悦，还会加深人们的印象，带来丰厚的利润。档案利用形式的变化必然导致服务形态的改变，所以必须转变观念，开拓创新，以科学的服务形态更有效地为档案利用者服务。最大程度的提供档案利用始终是档案工作生存的保障。档案工作中必须突破传统的档案利用服务模式，才能开拓档案事业服务的新空间。
二、档案网络信息服务
在计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用的情况下，信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门要通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用新形式下的用户提供服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。档案管理的创新服务要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。尽快实现网上档案传递和办理借阅，为用户送档上门。在网上设立虚拟档案画面、档案编研成果网站，供用户自如的选择、欣赏自己喜爱的作品。为充分发挥档案的价值，把档案信息融入社会信息流中，推送到公众面前，必须不断强化档案网站的服务功能。视用户需求为网站建设的第一要件，使档案网站为用户所接受。
三、增强档案管理的服务功能
档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。档案越来越贴进群众生活，贴近民生，档案部门应突出服务这个主题，进一步强化服务意识，更新服务观念，改进服务方式，增强档案服务的及时性、针对性和实效性，以开拓进取的精神，努力实现档案服务机制的不断创新。知识经济时代档案馆的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。实现档案管理规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。而实现档案管理的电子化，更是可以将档案管理达到事半功倍的效果，使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。
四、加强档案管理现代化建设
档案工作被看成是一项知识管理工作。知识管理是信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息，而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识。档案管理现代化的出路在于信息化。提高档案的准确性和可靠度，实现管理的现代化。因此，要积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术以及信息高速公路等新技术、新成果，提高林业档案管理水平，最大限度地开发档案信息资源。可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。
五、结束语
展望未来，档案事业面临着新的挑战和发展机遇，各级档案部门必须增强紧迫感和忧患意识，解放思想，转变观念，开拓进取，并在发展中得以创新，加快推动档案利用方式建设，为构建和谐社会做出应有的贡献。
参考文献
[1]张阳宁、创新是档案事业发展的不竭动力[J]、山西档案，2011年S1期、
档案工作的服务性篇2
【摘 要 题】数字信息化
【关 键 词】数字档案馆/数字化档案/it集约化服务/集成平台
数字档案馆的出现给现代档案管理带来了生机和活力。短短几年全国范围内的档案信息化管理成绩斐然，电子文件中心、馆藏档案数字化、档案信息网络化等广泛利用现代信息技术开展档案资源管理的热潮在档案行业得到迅速开展。档案利用者在查档、用档等方面获得了前所未有的高效、快捷的优厚待遇，档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式，开始利用网络、计算机和信息系统开展现代化管档。不可否认，档案资源的信息化与网络化给国家、机构和公众带来了巨大的社会效益，给档案事业的快速发展带来了机遇，但由于信息化管理理念与传统档案管理模式之间还需要经历更长一段的磨合期，特别是与信息技术的快速发展相比较，我国数字档案馆的建设与发展处于相对滞后的状况，信息系统的建设跟不上技术的发展，何谈信息化的有效利用与滚动发展，加之档案工作者几乎不可能投入更多的精力以了解、学习、跟踪不断更新的信息技术，这无疑使档案工作者萌生了众多的困惑和忧虑。而且，数字档案馆的建设、发展与运行维护的技术复杂度、资金的持续投入、档案信息的安全保障、数字档案馆对it人才的高度依赖性及其与传统档案馆之间的职能交叉已经开始制约着数字档案馆的发展；“双轨制”的运行模式更是给档案工作者增添了不止一倍的工作量。这些棘手的问题必须得到解决，数字档案馆才能顺利发展。基于这样的认识，本文作者基于it服务最新理念，提出采用集约化运营模式建设数字档案馆的观点，通过 it资源的集中建设、it服务质量的有效加强、it技术含量的累积增长，来提高数字化档案馆的社会效益，旨在以最小的成本消耗获得最大的投资回报，为构建节约型社会献计献策。
1、 数字档案馆建设的目的
各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助于现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。建设数字档案馆的主要目的就是要记忆信息社会的发展历史。
2、 集约化服务型数字档案馆的职能
以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定 it集约化服务型数字档案馆的主要职能：
（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。
（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。
（3）是政府信息公开的门户网站，为社会公众提供开放的数字化档案信息的网络化查询与检索等服务，包括当前政务公开背景下产生且移交到档案馆的行政规范性文件、档案馆内部经鉴定后允许开放的数字化档案信息等。
3、 集约化服务型数字档案馆的特点
数字档案馆是一个以永久保存数字化档案信息为根本，以为档案工作者提供数字化档案的接收、管理、利用、鉴定、编研、展示为宗旨，以提供it资源供应服务为主体运营模式的集成服务平台。基于此平台，档案工作者可以通过网络、计算机开展档案鉴定、文件归档、档案收集、整理、分类、查询、检索、统计、编研、成果汇编以及开放档案信息等各项档案业务工作，不需要关注档案信息存放的物理位置，不需要担心档案信息的永久保存和安全性风险，不需要考虑如何申请信息化专项资金、组织和招聘技术人员开展档案管理信息系统的设计、开发、实施及运行维护等工作，只需要根据自己的工作需要为承担数字档案馆系统建设任务的it工作人员提出档案管理的业务需求。
it集约化服务型数字档案馆建设的主要特点是将与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行维护、滚动发展以及it资源管理等技术工作从传统档案馆中剥离出来，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队，开展面向档案工作的it集约化服务。这样一来，档案工作者就能够集中精力钻研档案业务，开展档案的精细化管理，投入更多的精力用于档案信息资源的开发，为社会提供更高效、更优质的服务。数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处理、网络访问、完整有效等众多技术难题则集中于数字化档案馆的运行与管理过程中，即便这样也比让每个档案馆设立计算机处（室）来开展软硬件平台的购买、安装和维护，做数据备份、数据迁移、异地保存等措施要安全和可靠。
it集约化服务型数字档案馆运行维护的主要特点是以低收入的供应服务方式或连锁加盟方式以维持其滚动发展和持续改进。档案业务的规范性及其工作流程的确定性决定了电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息服务、开放档案信息、数字档案信息的整合、集成与共享等信息系统的建设是能够基于一个通用的软件基础架构和服务平台来实现，即使不同档案门类的信息标引、著录项、数字化存储格式等有所差别，也能够实现集成化的统一管理。当然在数字档案馆建设之初，需要在国家档案局的统一领导和监管下，首先应开展各门类数字化档案的存储格式、存储标准、访问模式、管理规范等的建设，作为建立通用数字档案馆服务平台的指导性文件，面向服务的开放的基础平台是数字档案馆建设的总体指导思想，服务平台之上的各类应用系统则是根据需求的深化不断地进行完善和功能扩充，每个即将加盟的档案馆只需要设置其基本配置，定义其运行管理模式就可以享受数字档案馆提供的各种信息化服务。可以推断，数字档案馆的技术服务费将远比各档案馆自行购买设备和建设各类应用系统并开展运行维护的费用要低很多，这是因为it服务集约化数字档案馆的软硬件平台、服务器与存储设备、应用软件系统等都是一次开发，多次共享使用，而且还将在越来越多的用户使用后得到不断的完善和发展，保障其先进性、适应性和发展性。
4、 集约化服务型数字档案馆的运行模式
当前，国内数字档案馆建设有单一型和区域型两种主流模式，单一型数字档案馆运行模式是在单个档案馆内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合馆内档案资源、建设档案馆的门户网站等工作，通过门户网站提供该馆的开放档案信息服务和行政规范性文件的查阅服务；区域型数字档案馆则是以一个区或市为单元，以档案馆的业务为中心，除了开展档案馆内部的各种信息化建设、实施和系统应用外，还通过网络为相关档案室提供档案信息管理的信息化服务服务，在档案形成单位进行归档的同时，将纸质文件归到档案室，将电子文件通过网络、载体或接口系统传递到数字档案馆系统中，实现了一个区域内部数字化档案信息的集中存储。这两种模式建设的一个共同特点是数字档案馆依附于某个传统档案馆，数字档案馆的滚动发展与运行维护也取决所依附的档案馆的信息化水平，更准确地说是依赖于档案馆的决策者和档案馆设立的开展信息技术服务的计算机处（室）的人员对信息化的理解、认识和跟踪发展的水平，其局限性和风险性不言而喻！加上信息化滚动发展的持续投资，从长远角度必然会限制数字档案馆的发展。从国家全局来看，这两种建设模式存在着档案行业it资源重复建设的弊端，在全国数字档案馆标准体系尚未健全的前提下各自开展数字档案馆建设，也必然会造成未来国家档案信息资源整合难的新问题。
it集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是希望能够站在国家信息资源战略和行业全局建设数字档案馆的高度，寻找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点，不仅需要缓解信息化建设中因技术人员与业务工作者认识不统一而产生的各种制约系统建设与发展的矛盾，而且能够保障数字档案馆的高效运作和长期发展。这一观点的基本要求包括：
（1）机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立专门的机构来开展各项工作。
（2）人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别承担数字档案馆和传统档案馆的各项职能。
（3）职能分割：数字档案馆
保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。
（4）相互关系：数字档案馆为传统档案馆提供开展档案的收集、保管、利用、档案展示等各项服务，传统档案馆为数字档案馆的建设与发展提供各种业务需求。数字档案馆与传统档案馆互动发展、相互促进，分别以数字、纸质形式记载信息社会的发展历史。
图1给出了三种数字档案馆运行模式的比较，可以看出：it集约化服务型数字档案馆是一个面向现代档案管理工作的集成服务平台，将数字化档案信息实施集中统一、标准规范地管理，同时为多个传统档案馆提供从服务器、存储设备等硬件资源到应用程序、信息访问、信息等软件资源共享和网络计算机运行维护的各种it服务，每个传统档案馆不需要再单独设立it技术支持与服务部门，不需要单独购买和管理服务器、存储器等硬件设备，不需要花钱购买软件系统或者重复开发档案管理信息系统，这样不仅节约了人力、物力和财力，而且档案馆内部的管理也更加有效，这是由于信息化工作的开展思路与传统档案管理的方式有着行业上的差别，人员管理及工作方式也完全不同。
当前数字档案馆的运行模式
档案工作的服务性篇3
关键词：县级档案 差距 问题 原因 对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2013）05-0009-01
随着我国社会的全面发展，档案服务社会、服务中心工作的作用得到了进一步的体现，在全面建设小康社会、构建和谐社会的过程中发挥着越来越重要的作用。并且随着信息时代的到来，人们对档案工作提出了更为广泛的要求。反观当今的县级档案工作现况，普遍存在着基础较差、创新能力较低，服务水平有待提高等问题。如何做好县级档案工作，充分发挥档案的社会功能，最大限度的发挥档案的价值，使之更好的为社会服务，为经济建设服务，是目前县级档案工作面临的重要问题。
一、对当前县级档案工作的几点认识
1、基础建设、设施设备投入不足
自1996年省档案局提出一县建一新馆的目标后，截止目前，有些县市的档案馆库建设、设施设备投入还是比较好的，基本能达到档案安全保管的要求。不过，在相当一些地方，普遍存在档案馆库库房陈旧、面积狭小，设施设备配置严重不足、无监控室、无陈列展室、无阅档室等现象；甚至，在少数地方，还存在有馆无库，把档案存放在县委、县政府办公的地下室，连基本的“八防”要求也不能达到。以上种种，造成了部分县级国家档案馆无法具备“四位一体”的功能，更不能有效开展公共服务活动，还影响了一些重要档案资料的全面性、完整性和系统性。
2、馆藏单一，利用率不足
档案馆要充分发挥它的社会功能，必须有丰富的馆藏资源作保证。从目前来看，县级档案馆真正有价值的档案不多，馆藏的大多是党政机关的文书档案，大量价值不高，甚至重复的档案材料充斥馆库，科技档案、声像档案、地方特色档案、珍贵档案等严重不足，可为社会公众所用的档案实在是太少，只集中在婚姻档案和工龄档案两个方面。因为馆藏的匮乏，导致利用率低下，使得档案工作服务经济、服务社会工作效果还不明显。
3、办公现代化、数字化档案馆建设力度不足
因为经济条件的制约、地方领导重视的不足及守旧的档案管理观念影响，大部分的县级档案局（馆），现代化办公条件还很落后，无力建设“三网” （局域网、政务网、互联网）和数字化档案馆，查档还停留在手工检索阶段，工作效率低下。由于多数档案工作人员对办公现代化、数字化档案馆的重要性认识不足，即便是配备了较为先进设备的档案馆，开通了政务网和互联网，建立了档案信息网站，但大多又因为录入资源不足和缺乏相应的专业科技人才，仅仅停留在日常维护上，真正体现档案服务社会的诸多功能，如：资源共享、网上查档、微机检索等业务难以开展，不能适应工作要求，完全把档案管理看作是“保管型”工作。
4、服务意识、创新意识不足
相当多的县级档案工作者，思想认识还停留在档案服务政府、档案服务机关的层面上，对“档案服务社会”的理解还不够透彻，为公民个人的服务关注不够，热情不够。并且基本上是坐等上门，不能主动开展档案服务经济、服务社会工作。从而导致创新的动力不足，没有强烈的创新欲望，创新能力一般。
二、对做好县级档案工作的思考
1、提升档案人员素质，提升服务意识，发展创新能力
县级档案工作要充分发挥它的社会功能，为经济建设服务，必须大力提高档案干部队伍的整体素质。因此，档案工作者首先要练就过硬的业务技能。要求必须熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。在具备这些基本业务技能后，还应该拓宽视野、丰富知识，提高运用现代化管理手段的能力，能熟练地应用计算机，掌握相关知识和现代化管理所必需的技能。其次要遵循“档案服务社会”、“档案服务中心工作”的宗旨，牢固树立服务大局的观念，提升服务意识，拓展服务领域，创新服务机制，变被动服务为主动服务，深入开展档案利用工作，切实体现档案“咨政惠民”的作用。最后要发展创新能力。当今社会已进入信息时代，发展日新月异，新生事物层出不穷，对档案工作提出了新的要求和挑战。这就要求档案工作者必须适应新形势，挑战传统观念，提出新办法、新思路，解决新问题。而要做到这些，唯有提高创新能力，只有创新能力的提高，才能做好新时期的档案工作。
2、完善基础设施、设备建设
档案馆基础设施、设备建设关键是建设经费问题，近年来，我省经济社会发展很快，加强县级国家档案馆建设的条件日趋成熟。因此，档案部门应按照科学发展观的要求，争取县级党委、政府的支持，采取以本级财政预算为主，多方筹集的办法，完善基础设施、设备的建设。
在建设国家档案馆时，选择馆址要适宜，建设规划要充分考虑国家档案馆的绝对安全性、综合管理性、日益开放性和公共服务性，要着力科学设置馆的功能分区，并尽量预留发展空间。馆库内的设施设备要齐全，库房必须达到防火、防水、防盗、防潮、防污染等“八防”要求。为使档案管理现代化与办公管理现代化同步发展，相对落后地区有必要为档案馆配备电子设备，将档案资料录入微机，实现微机检索。
3、优化馆藏结构
档案馆要完全体现它的服务社会功能，必须有丰富的馆藏。所以，档案馆要拓展收集范围，不能仅局限于党政机关，而要面向社会，以社会需求为导向，采取积极主动的措施，加强对具有地方特色的各类珍贵档案资料的收集以及反映 重大活动、重大事项、重点建设项目等重点档案的征集；注重社会需求量大而未到进馆期限的已公开现行文件齐全完整，现行文件含有较多的地方性政策法规、规章制度等实用性信息，对馆藏内容信息资源量小的不足有极大的补充作用，从而使馆藏档案门类齐全，结构合理，形成多渠道档案资源来源、多元化档案资源结构、多层次档案资源内容的格局，达到改善和优化馆藏结构的目的。
4、加强档案管理现代化、信息化建设
随着现代科学技术的开展，电子政务的普及，电子档案的增多，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案管理现代化、信息化，要以档案信息网络化为基础，档案信息数据库建设为核心。首先，加大资金投入，配置服务器、微机、扫描仪、档案管理软件等与档案管理现代化、信息化建设相适应的软、硬件，完成“三网”建设。其次，建设档案信息资源数据库，馆藏案卷级和文件级目录要全部输入，大力开展全文扫描，加快全文数据库建设，为“档案数字化工程”夯实基础。
今后，县级档案馆将在巩固和发展已有成绩的基础上，不断努力，开拓进取，根据县级档案工作的需要，不断改进和完善档案管理手段，加快档案信息化建设的步伐，探索档案自动化管理的新方法，使县级档案工作更好更快的发展做出积极贡献！
参考文献
[1]刘子芳、 社会转型期的县级档案业务指导工作——以许昌县档案业务指导工作为例[J]、 档案管理，2010（01）：36-39、
档案工作的服务性篇4
近年来，随着我国社会主义市场经济的快速发展，企业间的竞争越来越激烈，这也对企业档案信息化建设工作提出了更高要求。新时期下企业档案信息化建设应开拓创新、与时俱进，这也是促进我国企业发展的重要举措之一。本文针对目前我国档案信息化建设以及档案服务工作出现的问题和不足，提出几点有效的措施和建议，提高档案管理工作水平。
［关键词］
档案信息化；档案服务；队伍建设
档案信息化建设以及档案服务工作是企业日常管理的重要组成部分之一，它不仅包括文书档案，还包括日常真实记录。在科学技术发展的今天，档案信息化建设也逐渐朝着智能化和数字化方向发展，这不仅能提高企业档案管理工作水平，同时还能提升企业的竞争力。
1提高档案信息化建设及档案服务工作水平的必要性
我国社会主义市场经济快速发展，企业在其中发挥了十分重要的作用，这就要求企业不断创新、与时俱进，因此企业必须把档案信息化建设和提高档案服务工作水平提上日常。未来我国档案建设会朝着智能化、信息化方向发展，同志曾说：“档案信息化建设是人类记录生活的主要依据，同时也是人们认识世界和改造世界的重要资料，同时也是提高我国档案服务工作过水平必不可少的环节。”由此可见，加强档案信息化建设，提高档案工作水平是目前企业所面临的一项艰巨而紧迫的任务。
2档案信息化建设的特点
2、1档案信息内容多元化由于企业档案种类繁琐，涉及企业管理等方方面面的记录，因此档案信息内容的综合性比较强，具有多元化特点，企业档案不仅包括当前企业的发展动态，而且还涉及重要的资料和文献。
2、2档案信息内容保密性企业档案信息都是不仅包括企业当前发展的现状，还涉及对企业未来的规划，因此档案信息关系到整个企业的安全，因此档案信息在内容和形式上都十分保密，由于企业的特殊性，档案信息内容必须具有保密性。
2、3档案信息内容动态性企业信息内容管理动态性十分强，会随着市场的变化而变化，档案信息内容较为稳定还具有一定动态性，只有经过长期不断的积累和整理，才能确保档案信息系统的稳定性和完整性，提高档案信息的水平。
3档案服务工作的现状以及存在的问题
经过多年的发展，虽然我国的档案信息化建设和档案服务工作已经取得了一定成效，但目前我国企业档案管理都存在一些问题，这会直接导致企业的发展受到一定阻碍，具体如下：首先，档案服务工作管理混乱，档案归档信息简单、片面；其次，档案信息化管理方法单一、落后，由于档案管理不能为企业带来直接的经济效益，因此许多企业管理者会忽视其重要性；最后，档案信息管理和服务制度不健全、不完善等，档案服务工作人员管理观念不强，水平和专业技能较低。由此可见，在新形势下提高我国档案服务工作水平十分关键，需要党和国家、企业管理人员、社会各界的共同努力。
4提高信息化建设及服务工作的有效策略
4、1树立正确的档案信息管理理念企业档案信息化建设及服务工作应严格按照国家下发的规定，进行准确的归档和管理，企业必须重视档案信息化建设和服务工作的必要性和重要意义，尤其是要把企业档案服务工作作为企业日常管理的关键和核心，不仅要提高企业档案服务工作的质量和水平，还要提高企业档案信息化的有效性。因此在档案信息化建设的过程中，档案管理服务人员要坚决抵制虚假的档案信息，要认真仔细阅读和核实将要归档档案信息。同时企业还要实行“专人专部门”的档案信息化管理方法，专门指派专职的档案服务工作人员进行档案管理，只有这样才能确保我国档案服务工作能顺利开展，提高档案信息管理工作的真实性和规范性。
4、2加强档案服务工作人员队伍建设创新是一个民族进步的灵魂，档案服务工作也是如此，要与时俱进、开拓创新，在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，这就要求企业必须创新档案服务的手段，结合计算机技术和互联网科技，提高档案信息化建设水平，同时企业还要加强建设档案服务工作人员队伍，对档案服务工作人员进行再培训和专业化档案管理培训，提高档案服务人员的知识水平和专业素质、政治素养、以及管理能力，使档案服务工作人员能明确其档案管理的范围，增强责任感和主人翁地位，档案服务工作的质量和水平。
4、3更新档案服务工作方法企业档案服务工作要改变过去传统、单一老化的档案服务工作方法，企业必须重视档案信息化建设，建立健全合理科学的档案管理体系。企业还应把法律手段和行政手段二者有效结合起来，确保档案信息的规范化、合法化，实现企业经济效益和社会效益的最大化。
5结语
档案信息化建设及档案服务工作是企业日常档案管理的重要组成环节，它们对企业日后的发展具有重要意义。由此可见，企业必须加快档案信息化建设，提高档案服务工作的治疗和水平，提升档案信息管理人员的整体素质和总做效率，从俄国人建立健全档案信息管理制度，真正做到服务于民，使档案发挥自身的真正价值。
总之，企业档案信息化建设及档案服务工作的开展，需要党和国家、企业管理者、档案服务工作人员等共同努力，实现档案管理的规范化、科学化。
主要参考文献
［1］郑海艳、档案信息化建设及档案服务工作问题［J］、经营管理者大观,2013(5)、
档案工作的服务性篇5
一、找准服务方向，增强服务态度
档案服务工作的根本目的就是要为人们和社会提供更好的服务，因此档案管理人员的服务方向和服务态度十分重要，决定着提供利用工作的整理质量。服务方向是管理人员的牡蛎目标，档案工作者应热爱自己从事的事业，具备高度的工作责任感和主动服务的精神，良好的职业道德。服务态度主要是指档案管理人员在工作过程中的认真负责程度和对工作的积极性。档案工作者是为人民大众和社会进行服务的，所承担的任务很重，对责任心要求很高，除了要有必要的专业管理知识和技能外，更重要的是要有服务精神，深刻的理解自己所做的工作对社会发展的实际意义。档案提供利用工作的服务方向并不是一成不变的，会随着社会的发展进行相应的调整。目前，我国正处于快速发展阶段，科技水平和技术水平进步飞快，因此，档案管理的工作方向一定要与社会发展保持一致，顺应时代的潮流，积极把先进技术手段和管理工作有机的结合起来，以经济建设、科学研究等方面作为档案工作的重点内容。
二、掌握档案利用者的实际需要，了解档案的基本内容
档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的提供利用是档案管理自身价值的重要体现。一个合格的档案管理人员需要掌握很多方面的知识，最基本的就是要熟悉档案的内容，这种熟悉并不是要求人们记住每一份资料的具体内容，而是了解每份档案的性质和分类，以便及时的为需要者提供准确的咨询服务。不同的部门机构对档案的需要有着完全不同的方向，工作人员可以时常翻阅曾经的服务记录，观察不同的单位对档案的需要大致在什么方向，这样有助于工作人员形成立体的资料结构，对每个寻找档案的人都能猜测出所需档案的大概类型，便于档案的查找和管理，减少了利用的盲目性，增加了合理性。在当前经济全面发展的历史背景下，档案工作者应认真学习党的方针政策，关心国家大事，加强调查研究，注意社会发展和各项工作动向，尤其要实现档案工作的八个根本性转变：档案服务职能由保管型向利用型的根本性转变；档案服务主体由封闭型向开放型的根本性转变；档案服务环境由行政型向法制型的根本性转变；档案服务方式由实体型向信息型的根本性转变；档案服务质量由合格型向优质型的根本性转变；档案服务手段由手工型向技术型的根本性转变；档案服务人才由单一型向复合型的根本性转变；档案服务条件由滞后型向超前型的根本性转变。尽管档案提供利用工作是被动性工作，但如果熟悉了档案，并了解和研究了客观需要，就能化被动为主动，做好档案提供利用工作。
三、正确处理档案提供利用和保密关系
利用和保密的关系，是提供利用工作中需要特别注意解决的问题。我们保存档案的目的，是为社会事业服务，提供档案给各方面使用。但是，档案不仅是可供各项工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又属于机密，所以，每个档案工作者在做好档案提供利用工作时，还必须注意防止出现失密、泄密的情况发生。这就要求档案管理人员不仅要有较强的责任心和事业心，同时要有严谨的工作作风，对于经手的事情件件有头有尾，手续清楚。利用与保密，从根本上说二者是一致的，都是为了合理地发挥档案在社会事业中的作用。保密的目的，也是为了更好的利用。保密是动态的，不是静止不变的，是随着形势的发展、时间、地点等条件的变化而不断变化的。在具体处理利用和保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化，调整档案的密级，逐步扩大利用范围。
四、档案提供利用工作要与现代技术有机结合
应用微机进行管理是档案管理现代化的标志，也是档案利用现代化必备的条件，首先要把档案工作真正摆上内部管理和办事日程，在物力、财力上予以大力支持，把档案管理所需微机与计算机中心联网，形成上下，纵横联系网络，提高使用效率。同时，充分利用现代的高新技术，如复制技术、缩微技术、光盘技术等复制档案，提高档案数字化程度。在提供利用过程中，减少使用甚至不用档案原件，以延长档案寿命。加快计算机检索系统的建立，使现有档案资源尽快转化为可以支持计算机检索的电子数据，方便查询利用。最终将档案信息的开发利用向电子化、网络化逐步发展。通过加强电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的建设，逐步冲破档案利用在时间上、地域上的限制，实现档案信息资源的网络共享。以此使档案利用的便利性、时效性需求都能够得到满足。
档案工作的服务性篇6
一是有利于保护各类档案文化资源，确保档案收集的完整性。档案资源是人类发展、社会变迁和个人进步的历史记录，完整的保护档案资源对国家机构、社会组织、家庭以及个人来说具有非常重大的意义和作用，档案资源所承载的是价值厚重的“国家记忆”。在档案资源收集、技术处理能力受限的时代，以档案的来源、价值大小、重要性等进行有选择的归档是受主客观条件所限。大数据时代的到来颠覆了传统的思维方式，提出了“全数据”概念，档案来源渠道更加广泛，一切信息皆可归档，大大扩宽了档案资源的收集范围，有利于保存各种类型的档案资源，保证“档案全数据”的完整。
二是有利于优化档案业务工作流程，提升档案业务管理工作能力。传统的档案业务工作环节中，档案管理主要靠人工、档案的收集主要靠“索要”，档案的管理纯粹靠“手工”、档案的利用服务很“被动”。大数据时代，云计算、云存储、微服务、云服务、远程服务、大数据挖掘和分析等技术，档案网络管理系统和应用平台的出现，实现档案“收”、“管”“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务，可以有效减轻档案工作者任务负担，利用信息科学技术提高管理工作水平。
三是有利于挖掘档案增值信息，创造社会、经济双重效益。档案的最终价值体现在提供利用。在浩瀚的档案资源中，现在使用和利用的仅仅是其中的冰山一角，还有更多的档案资源被迫归于沉寂，等待我们去发掘它们的价值，利用大数据技术开发使用档案管理软件和系统，有利于把具有民族价值、文化价值、民生价值、社会价值、经济价值的档案进行深挖分析，以供全社会享用。
四是有利于加强档案管理机构的职能职责，构建科学的档案管理体系。随者信息社会的高速发展，传统的档案管理方式已经满足档案信息数量与日俱增的管理需求，二者之间的矛盾日渐突出。大数据时代下档案管理模式创新研究，尤其是对档案管理机构的准确定位和职能优化，有利于提高档案信息资源存量与增量保存的效率，有利于加强档案部门与其他部门的协同合作，同时又节省了人力、物力和财力，为建立科学的现代化管理模式创造了可能。
大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不止是技术的创新，实质上是计算机服务时代的来临，马云说，未来三十年，因为数据经济，人类社会将会真正进入巨大的变革时代，未来的世界，我们将不再由石油驱动，二是有数据驱动。利用服务是数据存在的最终目的和意义，大数据的产生却改变了人的需求，利用服务不再简单纯粹，档案用户不再只满足于文件的利用，而是想要获得数据背后的信息内容和蕴藏的隐形知识。
“大数据时代的预言家”维克托、迈尔、舍恩伯格编写的《大数据时代》一书中对大数据定义是不用随机分析法（抽样调查）这样的捷径，而是采用所有数据的方法，也就是说大数据将才有整体分析法来替代过去的抽样分析法，将人们从传统的定式思维习惯中抽离出来。档案服务在大数据时代必将朝着社会化、多元化方向发展，档案管理重心向前倾斜。第一是由“为国守史，为党管史”向国家“为民服务”倾斜。档案部门不能再是“守财奴”，国家赋予的责任要坚守，党的利益要坚持，但档案部门不应再是“守财奴”，国家赋予的责任要坚守，党的利益要坚持。但档案部门不应再是把着一张门，守着几张纸，服务几个人的守旧状态，民生利益是新时代国家给予民众的切身利益。第二是由“坐等人上门”向“主动型服务”倾斜。大数据时代，档案部门不仅可以运用信息技术把隐藏在海量数据中的知识揭示出来，对用户的利用习惯和兴趣趣向进行数据挖掘和量化分析，改变档案利用服务方式，提升档案服务的主观能动性，向用户提供信息抓取准、知识含量高的档案定制、推送服务，实现大档案大服务。第三是提供一站式一条龙服务。数据的多寡是影响服务质量因素之一，因此用户希望档案部门提供的服务是不受时空限制的海量数据资源的精细化出差结果，在一个地方用一种方式就可以实现“问题-数据-解决方案”一站式一条龙到位服务。
大数据时代，档案资源要实现物尽其用，就要对其内容深度挖掘，打造档案资源知识库，档案利用者也会因为自身知识水平的提高对档案服务提出更多的要求，关注它他们新的需求，对传统的档案利用服务理念和途径做出调整，用新思维和新方法，开辟档案利用服务新高度。档案服务利用工作将朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务“，面对档案利用者的诸多需求，档案部门要努力完善四种服务理念。
一是人性化服务。人性化服务就是在档案服务中体现“以人为本”思想，不能由官老爷心态，以用户第一为原则，给用户提供获取信息的权利，服务过程中表现良好的服务态度，把自己当作服务生，面对用户热心、耐心、细心、专心、尤其是基层档案部门经常要服务一些农民老百姓，对他们的利用诉求要认真倾听，服务要热情周到。
二是个性化服务。个性化服务是档案部门对档案利用者需求提供精确性匹配的服务。大数据时代信息受众分类更加明确，用户的利用需求发生改变，追求个性化服务，享受不受时空限制方便快捷取所需，档案部门要对用户的利用需求、行为、方式等细节进行收集、追踪和分析，预测出他们需要的内容，以参考、定制等方式推送给用户。
三是智能化服务。智能化服务是档案服务的最高技术水平。大数据时代更注重技术的应用，档案服务技术水平也要提高，档案部门要有智能化的档案数据处理系统，能够快速完成数据分析任务，智能抓取有效信息，提供便捷服务通道，这不仅有助于档案部门发现隐形知识，还有利于从档案服务向知识服务跨越，实现档案知识的顺畅流通与广泛传播。
四是知识化服务。知识化服务是一种基于网络环境下的开放式的服务，是档案服务发展的趋势和方向。档案知识化服务应以知识管理理念为指导，以档案资源为核心，以大数据技术为支点，以档案知识挖掘为重点，以档案知识应用和知识创新为目标来构建档案知识服务体系，完成知识提供与检索、知识整合与加工、知识共享与交流的一体化服务。
网络的发展改变了信息传播的方式，丰富了信息传播的渠道，档案服务借阅、咨询、展览等传统途径将得到调整，档案服务途径多样化网络化，应用各种新兴媒体、发挥网络远程功能、基于云计算云存储的云服务手段将成为大数据时代档案服务新战场。
微服务。服务主要之一是通过微博微信等新媒体为载体即时传播信息的服务形式。微博即一句话博客，是一个基于用户关系信息分享、传播、交流以及获取的社交网络平台，主要涉及信息、网络营销、政府管理以及个人交流等方面，是中国网民上网的主要社交平台之一。微信是一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序，通过网络快速发送短信、语音、视频、图片和文字，微信公众平台的订阅号和服务号就是为微信用户提供公共信息、咨询和服务的平台。档案部门或档案学会通过开通微博微信可以传达档案信息和传送服务项目，向社会公众提供方便快捷的档案服务，拉近档案与大众的距离，拓宽档案信息服务的范围，提高档案信息服务的范围，提高档案信息服务的效率，还可以交流互动、共享信息、加强协作，为社会提供更好的档案服务。
远程服务。远程服务指利用通信手段实现不同地域之间的实时人工服务方式。远程服务具有方便快捷、节约成本、服务对象没有地域限制、服务可集中化管理的优点和优势，非常适合于大数据时代的网络档案服务。档案信息远程服务以数字化地信息资源为基础，依靠科学技术，通过网站、电子邮件或实时交互的形式，向用户提供远距离档案信息咨询和服务。档案部门要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，建设好覆盖广、内容全、检索快的档案远程利用服务平台。
云服务。云服务指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需服务，它是一种基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。档案云服务是以云计算技术为基础，以云存储资源为保障，将分散的档案信息通过云平台组织构建起来形成服务云，借助这些云平台强大的计算能力和低成本、高安全性等特性来提高国家档案信息资源共享效率的一种档案资源服务模式。国家档案局开展的“中国档案云”项目就是致力于打造部级开放的档案信息资源共享利用系统，它以云技术云存储为依托，覆盖全国各级各类档案馆，为社会公众提供开放档案信息查询利用服务的专业化平台，将成为互联网用户访问全国开放档案资源的统一门户，提供一站式全方位服务。
2012年12月25日，国家档案局杨冬权局长在全国档案局（馆）张会议上讲话要求加快档案信息化建设，提高档案科技的驱动力内生力，以数字化建设为先导，促进档案信息化与档案服务体系深度融合。大数据时代，档案信息化步伐加快，档案管理趋向结构化、系统化、档案部门要学会应用新一代信息技术及相关工具和方法，稳步开展档案数字化和电子档案接收工作，进一步提高档案资源优化整合能力。
一是继续推进“存量数字化，增量电子化”战略。档案部门要以“存量数字化”的要求极力推进传统载体档案数字化，尤其是对资质档案要加快数字化进程，查阅时用数字化档案代替原件利用，保护并延长纸质档案寿命。二是要以“增量电子化”为任务对归档、接收进馆档案要求全面实行原生电子文件形式，新形成的电子文件即时归档保存并按时接收进档案馆保护。大数据时代，档案部门要严格要求党政机关单位对归档文件实施电子化管理，从源头上保证数字档案信息的真实、完整可用；接收档案以电子化版本为主，在范围上多注重民生电子形式档案的就收，在种类上多收集多媒体、数据库、网页等形式的档案资源、在加强电子档案接收管理方面，国家将制定一批实用性高操作性强的文件，如《电子档案准确性、完整性、可用性、安全性检测规范》、《海量电子文件数据存储指南》、《企业电子文件归档和电子档案管理指引》等，这些文件今年将陆续出台，着重考虑网络信息的归档工作，党政机关等单位的门户网站、政务微博、政务微信等新兴平台的信息归档工作将逐步提上日程，成为档案部门一项新任务新挑战。
二是优化资源结构。档案资源的底层化、碎片化，各种档案资源散落在互不连通的数据库中，成为一座座“信息孤岛”，如何连通这些孤立的数据库，将分散的档案资源集中起来，实现档案资源的优化整合，发挥出档案资源最大价值，是大数据时代档案管理的一个重要挑战。档案部门没有能力对所有的档案资源兼容并包，需要和不同的群体合作，一是档案部门系统内部之间的互联，二是与文化馆、图书馆等相互学科之间的互助，三是和网络商和数据开发公司的互通，最重要的是档案部门要与社会进行资源、技术、人才方面的交流合作，收集更多的资源，运用更强的技术、借助互联网的计算方式，将全国的档案资源进行整合，形成“中国档案云”，完成档案资源的优化整合，充分发挥档案资源的集聚效应。
档案行政管理根据国家各项建设事业的需要，对全国的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动，是国家整个行政工作的重要组成部分。大数据时代，档案部门必须正确认知局与馆各自的职能范围，要善于借助社会力量逐步放开服务“大包揽”方式，切实转变行政职能，提高行政管理能力。
大数据时代，档案部门需理顺档案管理机制，改变局与馆性质、职能混乱无序的现状、各级档案行政管理部门的职责是依法统一监督指导本行政区域内党政机关和其他事业单位的档案工作，各级国家综合档案馆的职责是集中管理本级党政机关和其他单位的档案，档案局的行政事务和档案馆的管理事务要严格分别开来，确保分工明确、树立起档案行政管理的威严。档案部门要顺应时展和自我职能转变需求，积极引导社会力量参与档案服务工作，要把社会力量参与档案事务活动作为档案事业发展的重要补充形式，发挥档案学会、档案学术交流机构这些社会组织的协同作用，积极扶持与档案有关的咨询业、信息开发业、软件行业、网络公司以及档案用品制造业、档案文化教育服务业的发展；档案部门要规范并支持档案中介机构、专业机构参与当那事务活动，帮助开展社会宣传和服务，增强档案中介服务知名度和影响力，通过专业档案整理团队达到既完成了档案整理工作，又能在督察管理中提高档案行政的权威性的目的。
大数据时代，档案数量增多、档案需求的改变、档案服务的扩展、档案信息技术的应用，使得档案部门只有加强与社会组织的交流合作才能与时代同步，赢得先机谋得发展。电子档案的收集、档案数字化都需要档案部门加强与网络服务商、数据开发公司等信息行业的合作。互联网给档案部门带来大量即是福利也是负担，数量大种类多的资源充实了档案资源库，但如何从海量的资源中筛选出有价值的信息作为档案保存是档案部门忧思的难题，档案部门与网络服务商的沟通与合作就成为必要选择，借助网络服务商的帮助，从信息源头剔除垃圾信息保留有用信息供档案部门收集，大大提高档案的质量。这些收集来的电子档案和库存档案数字化产生的电子档案的管理工作远远超出了档案部门的工作能力范围，档案部门要积极主动与数据开发公司合作，通过公司专业人才、专业技术、专业软件的帮助协同完成对电子档案的管理。
大数据时代档案管理将朝着知识管理、信息管理集约化服务的方向发展，新的形势需要档案工作者以创新开放的互联网思维，把大数据的巨量数据资源、创新思维、技术革新运用到档案管理中去，以最佳的方式更好地为国守史、为党官档、为民服务。
档案工作的服务性篇7
【摘要】创新是社会各项事业兴旺发达的源泉，创新也是做好档案工作的根本动力，信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，创新档案服务是与时俱进的必然要求。
【关键词】档案服务 创新 服务机制
服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。我们在信息化时代的今天，要对档案服务工作进行创新，档案部门要进一步增强服务意识，不断创新服务机制，切实改进、改革服务方式，把档案服务工作提高到一个新的水平，着力于综合档案服务功能的开发，档案工作才能保持旺盛的生命力。
一、创新服务观念，转变服务思想
由收、藏、借用这种一般，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变。首先使利用从被动查阅服务转向咨询服务，从闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质资料并用服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、广泛性、开放性和针对性。其次，统计分析利用者的类别、层次和次数多寡，以此来掌握规律，发现需求的重点，难点和盲点，不但创新了利用服务，而且以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，也使我们清楚看到利用者的现实需求和潜在需求。我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点，以此来增加档案工作的主动性和活力。再次，我们档案工作人员应创建利用者反馈意见登记，通过利用者对我们的服务态度，利用效果，利用深度以及希望改进的地方，用利用者的角度，希望，意见来加强档案服务的创新，从而改变现实档案服务利用从被动到主动的过程。
二、创新服务机制，提高服务水平
就档案服务来说，首先是要真正树立知识经济的意识。要采取积极有效的措施，扩大宣传，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多人利用档案。其次是要全面认识档案的利用价值。不断丰富室藏，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏，提供给利用者为现实服务。再次是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展，档案服务范围和内容不断扩大，从编史修志到历史研究，从证明年龄身份到处理经济合同，作用越来越大，应用的范围越来越广。在档案服务的范围和内容上，特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。
增强服务意识。档案工作人员站在全方位服务的高度，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对利用者要起到参谋和咨询作用；强化综合协调职能。综合协调就是在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用，提高档案的利用率；强化档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量；强化联络职能。
三、创新服务手段，开辟档案服务新领域
1、建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务。在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源。
2、开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利用方式，采用主动的、现代化的档案服务方式。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案室进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和阅览服务。
3、档案宣传。档案“与时俱进”地记录着单位的发展，举办档案展览是公布档案、展示历史、资政育人的重要方式，也是开展档案服务工作，向单位员工宣传档案、普及档案知识和培养潜在的档案利用者的重要手段。
4、咨询利用功能。查档接待是档案室服务的重要“窗口”，档案从“藏”到“用”，需要档案工作人员的创造。应培养和配备对档案熟悉并有一定研究的咨询服务人的利用率。要激发他们的利用需求。
5、拓宽阅览窗口功能，建立档案信息数据库，编制室藏指南，档案专题目录和各类编研成果，为阅览者提供快捷、优质的服务。
6、注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。
四、以人为本，开展个性化服务
1、开展个性化服务。满足不同的利用群体的不同需求，采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。利用者主要分为技术人员和管理人员。具体来说，技术人员有着较丰富的经验，而且在利用档案之前，对利用题目进行了必要的准备，对他的服务主要是检索服务；管理人员他们希望得到系统的、全面的、完整的档案信息，对他们的服务主要是文献服务，除了在检索方面提供服务外，还需要提供咨询服务，解答他们在利用中遇到的问题。
2、做好主动服务。 必须加强宣传和指导，针对档案意识薄弱的问题，档案部门可以通过宣传档案的作用，介绍档案的内容来使人们认识档案在实践中的作用，可以通过各种途径积极开展宣传活动、服务项目、介绍有关的规章制度、档案利用成果等。
3、加强自身建设。一是提高业务素质。档案工作者要想更好地为利用者服务，必须有较高的基础知识、专业知识和相关的知识素养。以档案新知识、新理论、新技术为主要内容，采取自学、参加培训等多种形式，提高档案工作者的业务能力。二是提高能力素质。要提高创新能力，敢于创新，要提高服务能力，以利用服务者满意为衡量档案工作的标准。
参考文献：
档案工作的服务性篇8
【关键词】档案利用平台 中外合作办学 高校学生档案
【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）08-0026-02
随着中外合作办学规模的不断扩大，国内在校学生出国留学人数逐年增加，档案管理、利用、服务如何与外方对接，更好的服务于学生是高校档案利用服务所面临解决的新问题。这主要体现在两个方面：一方面是中外合作办学档案利用服务具有时限性和季节性。高校中外合作办学的学生，除选择留在国内学习的部分学生外，很多学生选择出国留学，通过语言考试后学生要在国外学习一至两年。由于外方学校申请入学是有时效的，因此申请出国的高校在校学生档案利用及档案服务有明显的季节性，淡旺季划分明显。旺季时学生档案查询、检索、证明、复印、打印等利用服务量呈现爆发式增长，旺季过去则出现断崖式减少，使得这项工作的季节性特别强。而另一方面大多数学校都把这项工作放在二级学院办公室，并不常年设置专人专岗[1]（当前普遍的模式是档案搜集、档案利用、档案服务工作都放在相关二级学院，由兼职的办公室人员负责，而专职的档案管理人员，负责对二级学院兼职档案人员进行培训，对搜集、汇总的材料进行审查、传递，对档案利用材料进行监督、审核）。因此在中外合作办学出国学生档案利用和服务便利、及时、准确、凭证化的需求下，给二级学院办公室兼职负责档案利用的管理人员带来很大的工作压力和精神压力，基于现代网络、数字化、移动化的档案利用平台无疑可以缓解这种现状。
高校学生档案利用经历了从传统手工检索到逐步实现信息化，网络化的过程，当前正向全面数字化发展，而伴随着档案管理手段的发展，档案利用及档案服务方式却相对滞后，不能满足中外合作办学中出国学生对档案利用及档案服务的时效性、凭证性、便捷性的需求。造成这一现象的重要原因之一是档案利用服务平台不完善。目前的状况是重视档案管理的建设，而缺少基于网络的数字化技术及应用对档案利用和档案服务的支持，使档案服务工作者提供档案利用服务缺少有效和高效的信息化手段。档案利用平台是实现档案利用价值[1]、支持档案服务的基础设施，其所支持的档案信息化方式是手工、半手工、基于网络还是数字化，直接决定着档案利用、档案服务的效果。若在中外合作办学高校中能够建设完善的档案利用平台，开展高效、便捷、高质量地档案利用和档案服务，无疑会从一个侧面促进中外合作办学事业的快速发展。
一、中外合作办学高校学生档案利用者的需求分析
面向中外合作办学的档案利用及服务，其目的是满足出国学习的在校学生的查证需求，其核心和关键环节是档案信息资源的有效性，其需求主要包括以下特点：
1、对查证材料有效性和准确性的要求。有效性是指支持学生出国学习所需要的查证材料必须是中外合作办学外方学校所认可的原始档案记录，所提供的记录应该是全面的没有遗漏。因此，在办理出国学习学生档案利用请求时，要求对关键支持材料和辅助支撑材料的检索要准确，凭证材料制作要有效力，避免出现查找材料不准确的现象。
2、对查证服务速度和效率的求快需求。由于学生申请出国准备时间有限，必须在外方学校规定的截止日期前提供所有必要的档案查证材料，每位学生都希望在最短的时间内办齐满足需求的材料，现实中往往是当届学生集中在很短的时间内提出查证服务请求，工作量巨大。这就要求档案利用服务能够在最短时间内迅速查询到学生个人全面、准确的需求材料和信息，解决查证问题。学生对查证时效性要求就是对档案利用服务速度的求快需求;而大量学生集中查证服务，则要求档案利用服务必须是高效率的服务系统。因此建立快速、高效的档案利用服务平台，一方面能够减轻档案服务工作者的工作压力，提高工作效率;另一方面又能够节省档案利用者时间，提高档案利用效益。
3、对档案利用方式的求便需求。中外合作办学高校学生档案利用服务工作，由高校二级学院办公室人员兼职，由于办公室工作内容繁重，兼职档案工作者总是希望通过简便的途径迅速检索、归集和整理出出国学生所需的证明材料;而待出国学生则希望档案利用的办理手续尽量简单、便捷。要做到以上的简便性，利用现有的传统手工检索、制作档案凭证材料的档案利用和服务机制，工作量极大，费时费力，易出差错。显然，提供档案服务的档案工作者希望有良好检索性能及友好界面、能够支持获取、归集、整理学生档案信息资源的档案利用服务系统，而待出国学习的学生，则期望不要通过大量复杂的程序解决问题，而是有简便的申请流程和便捷的基于网络的应用系统，特别是能支持移动智能终端的应用系统，待出国学生在档案利用中的这种需求称为“档案用户需求心理的求便规律”[2]。
二、当前档案利用服务平台的现状
当前档案利用服务系统的主流还主要以档案管理信息系统为主，手工档案利用服务为辅的管理模式。为满足中外合作办学档案利用服务的新需求，促进档案利用服务体系的进步，在已有文献中也提出了可参考的档案利用系统解决方案。比如文献[1]，提出了“建立档案信息生态网，推动档案智慧化建设”的思路，其提出的服务理念是“通过互联形成物联网，以超级计算机和云计算等技术，构建档案信息交互中心”和“通过学生档案数字化，实现目录检索、信息全文查询的动态管理，即投即显，异质备份，构建智慧档案服务平台”。该档案利用服务平台的理念新颖，但该方案除涉及学校、社会诸多因素外，对信息技术的诸多新发展亦要求较深入的掌握，其实现即便有高校管理层面的支持，进入近期规划，其实现难度也较大，实施难度更难以估量，不适合目前高校档案利用的现实。文献[3]提出了将“大量文本信息、图片、音频、视频等非结构化数据作为档案材料，将目前纸质版的学生档案转化为电子档案”的大数据背景下档案管理的思路，但未给出具体实现步骤。文献[4]给出了一个数字化、网络化人事档案管理的具体实现，但该系统针对高校人事档案管理和利用开发，不适合高校学生档案管理和利用现状。文献[5]是关于出国留学学生的档案利用的分析，其工作流程是设计数字化、网络化、移动化档案利用的参考和开端，由于文中着眼于传统手工档案利用方式的探讨，许多地方已不适应当前数字化、网络化的需求。
三、现实高校档案利用平台体系结构设计和分步实现构想
充分利用现有技术手段，构建档案服务利用平台，真正实现档案利用和档案服务网络化、移动化、档案信息数字化，是档案管理工作者和档案利用者的共同目标。但其基础是档案管理数字化，档案利用安全边界清晰，档案利用服务规范。因此要实现这一目标，系统实现必须分步实施。
档案利用服务平台体系结构设计，如下图所示：
图 档案利用服务平台
该设计方案基于高校现实，逐步实现完整的系统功能。具体实现步骤：
第一步 ，在现有档案管理信息系统基础上，实现档案材料归集的数字化。数字档案是电子化文件在档案管理信息化中的应用。随着现代数字技术发展，其应用于档案管理，为档案利用和服务开辟了新的空间，解决了高校学生档案原始材料保护与利用的矛盾，使实物档案能够保存得更加持久。数字档案的建立为建立电子档案检索系统提供了基础条件，使在线档案利用成为可能。这一切也使高校学生出国作证服务可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。数字档案与网络技术相结合，能够向利用者提供更加专业、更具个性化的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案利用及档案服务的落后面貌 。
第二步，实现档案利用和服务子系统。提供个人档案信息查询，档案服务预约、检索、输出、验证等功能，使工作人员可根据预约分配服务到具体工作人员，提前做好预查打包准备，工作人员工作时间充分，工作心态放松，最大限度避免“忙中出错”;同时学生按预约时间取得所需要的证明材料，大大节约学生档案利用时间，免去往返奔波劳顿之苦，可极大提升档案利用效率和时效。
为满足利用者求快的需求，在档案利用和服务中应用电子档案的多种媒体检索工具是比较好的解决方案。按电子档案媒体类型的不同可以把档案检索工具分为三种类型，一是馆藏性检索工具;二是查找性检索工具;三是指导性检索工具。当前各高校应用比较多的学生档案检索工具是馆藏性检索工具，虽已形成一定规范但也尚未做到全部机检。今后要以高校学生档案利用查询快捷为目标来归集材料，加快如专题目录、主题目录等查找性检索工具和指导性检索工具的编制步伐，同时大力建设档案二次信息查询检索系统，以拓宽档案信息资源的渠道。
第三步，档案数据统计、分析引擎子系统。随着统计技术和大数据处理技术的发展，其成果应用于高校学生档案 ，对学生档案利用数据进行统计分析，实现从人工处理到自动处理电子化档案材料，再依据统计结果优化处理流程和自动处理引擎，逐步实现智能处理与分析，为改进档案利用和服务提供决策、支持、建议与预警。
第四步，对学生档案利用进行网络化、移动化拓展服务开发，进一步实现出国凭证规范化模块[5]、档案利用评价模块、云服务平台接口模块 [1]、档案利用安全接口模块的各项功能，使高校学生档案利用、服务功能逐步完善，形成易用、快速、完整、准确的档案利用平台。
综上所述，中外合作办学背景下，档案利用平台体系结构设计将为高校在校学生出国服务搭建新的舞台，这就要求档案利用管理者要坚持以人为本、立足服务、科学规范、不断创新，逐步建立起智能化、多元化的服务平台，发挥档案作为一种重要资源的价值魅力。
参考文献：
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