档案规范化管理(精选8篇)

档案规范化管理篇1

【关键词】档案资料 规范化管理 方法 发展

档案管理工作无论是内容还是形式都是企事业单位的有机组成部分，但是就目前很多部门来说，对档案管理不够重视，导致档案资料的管理非常的混乱，当需要查阅和借阅档案资料的时候，由于管理的不规范直接导致档案资料的残缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事业单位的发展。为此，新形势下，我们必须重视档案资料的管理，不断的创新工作方法，结合现代技术提升档案资料的管理水平，确保档案资料的管理规范化，为企事业单位的发展提供助力。

一、思想上给与重视，提升认知水平

在我国，档案资料的规范化管理起步较晚，主要原因是对档案资料的认知不到位，很多的企事业单位认为档案资料工作不重要，也没有直接的价值体现，另外甚至觉得档案资料的管理如画蛇添足般，显得多此一举，为此，档案资料管理部门无论是地位、权利还是工作环境都较为恶劣，很长一段时间我国企事业单位的档案资料管理非常的混乱，没有专业的人员管理。为了优化档案资料的管理，提升管理的规范化程度，首先就要给予思想上的重视和正确的认知。档案资料管理已经成为企事业单位管理活动的有机组成部分，起到的作用也是显而易见的，特别是在当下，它的作用越来越明显，为此，在人员聘用和培养上、在设备采购和管理上，在档案资料的管理与利用上都要构建相应的管理规范，实现规范化管理，让档案管理发挥应有的作用和价值。

二、与时俱进，确保档案资料管理的现代化

随着社会的发展，企事业单位产生的档案资料越来越多，存在的形式也是五花八门，那么对于不同类型和不同内容的档案资料要分门别类的就行规范化管理就显得非常的繁琐和复杂，为此，当下的档案资料管理应该与时俱进，不断的革新管理观念和管理技术，提升档案资料管理规范化的水平。实现档案资料管理的现代化是实现规范化管理的基础保障。随着信息技术的发展、网络技术的普及，一些新的档案资料管理设备与系统应运而生，为档案资料的现代化管理提供了一定的技术保障。为了实现档案资料的现代化管理，档案管理部门要革新管理系统，购买一些必备的管理设备，比如计算机、存储器、管理系统、录影机、打字复印机等。在采用计算机网络化管理的时候，注意档案资料的安全等。

三、构建管理制度，实现档案管理的规范化和制度化管理

档案资料的管理较为繁琐，管理的环节也较多，有档案资料的收集、整理、归档、封存、存储、借阅、销毁等，每一个环节又牵扯到很多的内容，如果不能构建一定的管理制度，那么档案资料的管理操作是很难进行的，所谓无规矩不成方圆。在档案资料的管理中，制度是确保管理规范化的基础，也是最强的力量支持。对于档案资料的管理制度来说，牵扯到每一个档案资料的管理环节，每一个环节都应该构建齐全的规范化与科学化的制度。比如在档案资料的分类归档中，要对档案资料进行详细的分类，进行编号排序，按照一定的标准进行排版，这样不但清晰明了的把档案资料进行了分类，也为档案资料的利用提供了便利条件。再如，在档案资料的查阅和借阅上，要有一定的规章制度，这样既能保障档案资料的安全，又能提升档案资料的利用效率。

四、提升档案从业人员的素质，提高档案资料管理的质量

档案规范化管理篇2

【关键词】档案；管理；工作

1、进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2、加强档案管理规范化工作必要措施分析

2、1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2、2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2、3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2、4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案规范化管理篇3

关键词：企事业单位；办公室档案；规范管理；内容；发展方向；意义；

文章编号：1674-3520（2015）-05-00-01

办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于企事业单位的发展极为重要。企事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要、

一、规范办公室档案管理工作的主要内容

（一）规范办公室档案管理工作的前提-―制发公文。绝大多数的办公室档案的前身为公文演变，如何制定与公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不标准的字，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。

（二）规范办公室档案管理工作的准则――立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里；应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其在归档立卷里，需将相同类型或有关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

（三）规范办公室档案管理工作的保障――案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以，提高办公室档案订卷的质量至关重要，因此我们除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

二、办公室档案工作的发展方向

（一）做好办公室档案工作标准――依法治档。现代化管理办公室档案设施，多样性办公室档案载体及类别，直接影响着办公室档案工作的方式，需与时俱进、持续变革，方可顺应时代新趋势，打造办公室档案工作新篇章。办公室档案工作能持续不断地发展需遵循依法治档之路，唯有此方可发挥其影响力。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理

（二）增进办公室档案工作目标――运用办公室档案。办公室档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是办公室档案管理的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的信息资源。要增强办公室档案的有效开发运用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。另一方面需顺应时代变化的要求，把“死”办公室档案变“活”，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平以促进办公室档案工作健康发展。

三、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高的提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于将历史保存还原其真实性。另一方面，规范式的办公室档案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得成绩，作为探讨其运营成果及发展观提供参考信息。办公室档案工作管理的好否，直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好企事业单位办公室档案工作，提升其管理理念，勇于研究及体验新型办公室档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体地反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。在信息化迅速发展下，人们对办公室档案工作的管理意识逐渐淡薄，忽略其在社会发展里的现实作用及战略意义。实际工作里出现的无责任感、缺岗、办公室档案工作宣传力度不足，且办公室档案工作无用论不断影响整个企事业单位，使其形成较弱的办公室档案工作管理理念，在管理模式上，也使得传统至新型过渡阶段出现阻碍，不利于企事业单位的健康发展。因此，必须规范对办公室档案工作的管理。

四、结束语

现代化管理下的办公室档案工作，拥有规范的标准不但能有效地利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。唯有与时俱进地将办公室档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的办公室档案工作铺平道路。办公室档案工作并非可有可无，特别是对当今信息化下的企事业单位来说，更是推动其机制朝着良性方向发展有力基础。所以，规范好办公室档案工作势在必行。

参考文献：

档案规范化管理篇4

[关键词]新形势 档案管理 规范化

中图分类号：G26 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）21-0349-01

传统的档案管理工作，主要是建立在一些传统材料之上，如声像资料、图标资料、文字资料等。这使得传统档案管理的实施会浪费大量人力、物力，但所产生的效果甚微。所以，在新形势下依旧采用传统档案管理是不恰当的，其既不能发挥作用，又不能满足档案管理要求。对此，应当以新形式为背景来优化调整档案管理，使之更加规范、更适用，在单位之中充分发挥作用。由此看来，新形势下优化调整档案管理，使之规范化、合理化、标准化是非常重要的。

一、 档案管理及其规范化实施的重要性

档案是记录社会、企业、个体发展与成长历程的重要方式，是重要的、具有极大保存价值的历史材料。在我国社会主体体制建设不断推进的情况下档案事业受此影响有很大程度进步与发展。此种情况下，也凸显了档案管理的重要性。

档案管理是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步与发展的依据，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。在新形势的背景下，规范化实施档案管理，根据社会发展实际情况及企业发展实际情况，合理规划、监督及控制档案的归档、整理、分类、使用等环节，促使档案可以恰当应用，并充分发挥其应用价值，为促进个人、企业、社会良好发展创造条件[1]。所以，规范化实施档案管理是非常重要的。

二、 新形势下档案管理工作存在的不足之处

的确，新形势下规范化实施档案管理很是重要。但当下档案管理工作的实施并不规范。究其原因，主要是档案管理工作之中存在诸多不足，具体表现为：

（一） 档案管理工作处于瓶颈期

就目前我国企事业单位档案管理工作落实实际情况来看，大部分企事业单位档案管理工作处于瓶颈期，发展不足，导致档案管理所发挥作用的甚微。而之所以会使档案管理处于瓶颈期，而无法突破？主要是1）大部分企事业单位档案管理并未按照国家相关操作规范准则及要求，标准化的实施档案管理，加之部分档案管理人员认知不足，为端正态度，致使档案管理落实不佳，引发检索工具不完整、计算机索引目录不准确、首案卷质量差等问题出现。2）部分企事业单位所采用的档案管理模式比较陈旧落后，更多的是以人工方式来落实各项档案管理工作，没有配备现代化设备，致使档案管理跟不上时代的步伐，如此即便实施档案管理工作，其也不能充分发挥作用。

（二） 档案管理人员素质尚待提高

档案管理人员作为档案管理的主体，其专业知识水平、管理技能、职业素质、管理观念等方面均会影响档案管理效果。所以，为了保证档案管理质量，应当构建优秀的档案管理人员队伍。但是，目前大多数企事业单位档案管理人员专业知识不扎实、管理技能不强、综合素不高。究其原因，主要是档案管理人员再上岗之前并没有对其进行专业训练、技能培训、素质不强，致使其管理水平不高。另外，某些管理人员是因裙带关系直接上岗任职的，致使档案管理人员整体水平参差不齐[2]。

（三） 档案管理观念尚需转变

造成档案管理工作不规范还与企事业单位没有树立科学的档案管理观念有很大关系。的确，我国绝大多数企事业单位已经实施了档案管理，甚至实施多年。但这不代表企事业单位领导及管理者充分认识档案管理及其规范实施重要性。一些企事业单位之中领导及管理者并没有正确认识档案管理，更加不知道档案管理规范化实施的重要性，那么何谈树立科学的档案管理观念。所以，很多企事业单位之中依旧遵循传统的档案管理观念。

三、 新形势下档案管理工作规范化实施的对策

针对当前企事业单位档案管理存在诸多不足，阻碍档案管理规范化实施步伐的情况，笔者建议以新形势为背景，探究切实有效措施来调整优化档案管理，从而实现规范化实施档案管理。具体的做法是：

（一） 重视档案管理，正确人事档案管理

强化重视，提升认识是做好档案管理工作，促进管理规范化的基础与前提，故在优化调整档案管理之际，需要企事业单位领导积极学习档案管理知识，深入的了解档案管理，从而正确人事档案管理。在此基础上与管理者沟通，全面关注档案管理，投入大量资金，完善档案管理工作条件；结合档案管理实际情况，合理规划档案管理工作方案，以便规范化、合理化实施档案管理，使其在企业之中充分发挥作用[3]。

（二） 健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平

企事业单位档案形式多样、种类繁多，对其进行合理规划、处理、监督与控制，需要制定健全的档案管理制度，以便在其约束下设定统一的、标准的档案管理形式，进而规范化、标准化实施档案管理，充分发挥其作用，保证档案完整，且具有较高的应用价值。对于档案管理制度的制度，应当以参考国家相关法律法规，结合档案管理实际情况，进而详细说明档案管理流程、档案管理注意事项、档案管理人员、档案管理责任等方面内容，使之适用于企事业单位，并充分发挥作用[4]。

（三） 坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平

在新形势下规范化实施档案管理，需要保证档案管理与时俱进，也就是借助计算机技术、网络技术、信息技术、通信技术等来构建档案管理信息平台辅助档案管理工作，进行档案信息收集、档案信息整理、档案信息分类、档案信息保存等，提高档案管理水平。

结束语：

的确，新形势下我国诸多企事业单位档案管理依旧存在观念落后、管理模式陈旧、管理人员素质不高等情况，致使档案管理所发挥的作用微乎其微。为了避免此种情况持续发生，应当重视档案管理，正确人事档案管理、健全档案管理制度，提升档案管理规范化水平、坚持与时俱进，提升档案管理的信息化水平，促使档案管理管理在企事业单位充分发挥作用。

参考文献：

[1]梁晓龙，裴向前，魏励等、新形势下档案管理工作的规范化探索[J]、科技展望，2016，26（22）：246-246、

[2]刘兴昌、浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]、卷宗，2015（8）：67-67、

[3]连红宇、探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J]、办公室业务，2015（7）：59-59

档案规范化管理篇5

关键词：事业单位；档案管理；规范化

中图分类号：G275、2 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2016）09-0163-02

随着社会的发展，事业单位日常工作中会产生大量的文件，规范化地处理这些文件是开展后续工作的保证。同时，档案的规范管理可以促进事业单位工作的高效运行，因此事业单位档案的规范化管理十分重要。

一、事业单位档案管理规范化的内容

第一，档案收集工作的规范化管理。档案收集是档案管理工作的起点，影响档案管理工作的质量，完整的档案材料为整个档案管理工作提供了保障。如果档案材料收集的数量或者质量不达标，会影响后续工作的开展，如档案的整理、编目、鉴定、以及保管等。事业单位档案管理工作的规范化要求：在收集档案材料之前，与各个部门及工作人员取得联系，明确收集的内容和步骤，对于工作中产生的文件材料交给文书部门进行处理，并定期资料档案室进行集中管理个保存。第二，档案整理工作的规范化管理。档案整理工作就是将收集的档案资料通过分类、组合、以及编制活动将内容条理化。档案整理工作是档案开发工作有序进行的保证，如果没有合理的整理，就不能准确地体现档案内容，进而降低档案的利用率。档案整理工作的规范化有利于档案的开发，在整理档案的过程中，首先需要检验收集的档案材料是否完整，然后再进行系统的整理。第三，档案鉴定工作的规范化。档案的存放时限以档案的实际价值为准，对于没有价值或者保管期限已满的档案进行销毁处理。尤其是随着社会的不断发展，事业单位的档案越来越多，如果不及时进行处理将会影响事业单位工作的整体运行。档案鉴定工作主要是考虑档案材料是否有利于本单位的发展，是否还有利用的价值等，这是档案管理工作中最复杂、最重要的一项。第四，档案保管工作的规范化。档案的保管水平决定档案的管理水平。档案的保管工作和管理工作密切相关，保管的质量高将会延长档案的寿命；相反，保管的质量低将会影响管理工作的顺利进行。这就需要在档案保管时，做好与其他部门的联系工作，注重细节，如在档案整理、利用过程中注意保护档案。

二、事业单位档案管理规范化的具体措施

1、加强档案管理制度的建设

完善档案管理的规章制度，采用“三合一制度”对档案进行分类整理，确定档案管理工作的基本框架。对档案材料进行收集、整理、编目等，确保档案的真实性和完整性。无规矩不成方圆，应当对事业单位的档案管理工作采用监督机制，加强对档案管理工作的监督，确保档案管理工作有序的进行，提高档案管理的质量。制度具有稳定性、长期性以及规范性，要想使档案管理制度规范化，首先要束缚不规范的行为。新形式下我们要从实际情况出发，对档案管理制度进行改革，对于运行良好的制度予以保留，对于存在弊端的制度要进行改革，将档案管理制度纳入到社会主义现代化建设中，形成《事业单位档案管理制度汇编》。除此之外，还要加强档案管理的执行力度，加强工作人员的教育，形成完善的约束机制，加强对档案的管理。

2、重视档案的保密工作

做好事业单位的定期培训工作，加强工作人员的法制观念，如《保密法》的学习，提高工作人员的保密意识。事业单位的档案材料未经批准不得复制、抄录、翻拍等，严格确定档案出借的主体、范围、以及期限，不得在公共场所或者可以存储的通讯工具中交流与档案有关的内容。根据档案的保密程度确定档案的利用对象、期限、范围等，未经允许不得将档案材料带出阅览室，的材料不得进入工作人员的研究范围。文件的销毁也是一件特别重要的事情，需要销毁的文件要及时进行处理，防止出现泄密事件，否则将会影响国家的稳定和长治久安。档案的保密工作是档案管理工作的首先任务，我们要做好档案保密工作，防止秘密泄出，危害国家的安全。

3、提高档案管理人员的素质

提高事业单位工作人员的职业专业水平和道德水平，使其面对工作时具有责任心、事业心和高度的保密意识。具体表现在：做事严谨并且有始有终的工作作风；在任何场合都要保守国家秘密，不能有丝毫的懈怠；面对工作要积极向上，不能将消极情绪带到工作中。事业单位要定期组织培训、讲座等活动，提高工作人员的专业知识，并达到能够将知识熟练的运用到实际工作中的标准。为了激发工作人员的兴趣，调动其学习的积极性和主动性，事业单位可以组织专业知识竞赛和技能竞赛，取得优胜的工作人员可以获得流动红旗，提高工作人员的档案管理水平。这种竞赛要定期举办，一个月一次，这样的反复记忆，使工作人员将专业知识记得更加牢固，提高档案管理的专业水平。当今国家建设主要依靠人才，因此要加强档案管理人员的专业素养，提高档案的专业水平。

4、提高事业单位档案管理的信息化水平

随着科学技术的发展，信息化普及到我们的生活和工作中，采用运用科学的管理手段，不但可以发挥档案的效力，而且能够提高档案的管理质量。在档案资料收集的过程中，运用信息技术能够使文字、图像、影音等资源全面覆盖，通过合理利用这些资源，加强档案资料的收集力度，实现资料收集的全面化。另外，保证电子档案的保密性，防止出现电子档案泄密的情况。为了更好地服务人民，及时公开与人民相关的信息，要合理运用信息化技术，更好地给人民服务，提高档案的利用率。档案管理的信息化水平关系到祖国的现代化建设，因此我们要合理运用信息化技术，提高档案的管理水平。

三、结语

档案管理是一项复杂并且艰巨的工作。事业单位档案管理的规范化是顺应时代潮流的表现。现代档案管理制度中仍然存在很多问题，需要进一步规范事业单位档案管理制度，不断与时俱进，大胆创新，推进档案管理制度的规范化。提高档案管理制度的工作效率，使档案更好地为人民服务，是国家稳定发展的保证，促进国家的社会主义现代化建设，早日实现中华民族的伟大复兴。

参考文献

[1]景俐清、推进事业单位档案的规范化管理策略[J]、综合论坛,2015(6)、

[2]张巍、事业单位档案规范化管理浅析[J]、经验交流,2014(22)、

档案规范化管理篇6

【关键词】地方高校；档案工作；规范化管理；思考与实践

地方高校所处的地理位置比较偏僻，经济实力偏弱，学校各种教学服务配套设施比较落后，档案工作规范化管理也相对滞后。随着高校办学水平的快速发展，地方高校的办学规模也相应扩大，档案的种类和数量越来越多，来源、内容和形式也越来越复杂。如何做好档案工作规范化管理，提高档案资源的利用率，已成为地方高校一个急需解决的问题。

一、档案工作规范化管理的内涵及必要性

档案工作规范化管理是指档案工作人员运用科学的理论和方法对学校档案进行收集整理和提供服务的一系列活动。档案工作规范化管理是国家《高等学校档案管理办法》的一项基本要求，也是衡量一所地方型本科院校综合管理水平的重要标准。开展档案工作规范化管理有利于健全地方高校档案工作机制，完善档案工作管理网络，提升档案工作管理水平，推动学校档案工作迈上新台阶。怀化学院档案工作规范化管理是贯彻执行国家《高等学校档案管理办法》和湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的具体举措，对提高学校档案工作水平、增强档案意识、推进档案体系建设，有着重要的意义。

二、地方高校档案工作规范化管理实施的具体措施

（一）统一思想认识，健全档案管理体制。2008年9月《高等学校档案管理办法》颁布实施，结合2005年8月湖南省《档案工作规范化管理》地方标准，怀化学院档案工作人员围绕学校的发展目标制定档案工作的开展思路和方向。2013年学校研究决定，把档案工作规范化管理晋升“省一级”作为学校档案工作的突破口，本着“以评促建、以评促管、评建结合”的工作原则，形成档案工作的新思想、新理念。学校成立了以校党委副书记为组长，校办主任为副组长，学校组织部、教务处、财务处、档案馆等部门负责人参加的档案工作领导小组，统一协调全校档案工作的开展，加强对学校档案工作的领导，及时解决档案工作中人力、物力和财力等方面的问题，学校档案的收集、整理和归档工作则由全校专、兼职档案员共同负责完成。（二）加强基础设施建设，提高档案保管条件。学校档案是学校办学历史的真实记录，随着社会的飞速发展，档案的载体形式也呈现多样化，多媒体、数字化档案所占的比重越来越大，许多地方高校以往的保存保管条件已经不适应这些新型载体，加强基础设施建设，成为档案规范化管理的先决条件。怀化学院档案馆是在原学校综合档案室基础上组建的，旧档案馆条件远远达不到规范化管理保存保管的要求，学校决定档案馆整体搬迁，投资32万元用于新选馆址的室内装修，新馆址面积达400余平方米，实行了办公室、阅览室、库房三分开，档案库房按标准购置了密集架，还购买了防磁柜、温湿度控制仪、去湿机、空气杀菌消毒机和空调等标准库房基础设施，档案馆办公室配备了计算机、打印机、高速扫描仪、复印件、刻录机和照相机等现代化办公设备，通过加强基础设施建设，提高了档案保管条件，为学校档案工作规范化管理奠定了坚实基础。

三、完善管理制度，落实岗位责任

档案工作规范化管理是“依法治档”的重要体现，是“合理管档、科学用档”的前提和基础。为了使档案工作的各个环节有规可依、有章可循，怀化学院依照湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的有关要求，结合学校管理实际，制定和完善了《怀化学院档案管理办法》《怀化学院档案工作人员岗位职责》等一系列规章制度，保证了全校档案工作规范化管理顺利开展。学校坚持每年进行部门档案归档整理评比，奖励先进单位和个人，2011年学校在实行年度综合考核与绩效工资挂钩的基础上，将各部门档案工作评比结果纳入到考核范围，这一举措改变了学校历年档案资料收集难的局面，推进了学校档案工作规范化管理工作的开展。

四、健全归档工作制度丰富和规范馆藏资源

馆藏资源是学校档案馆的价值所在，只有不断丰富和规范馆藏资源才能更好地为学校各项工作服务。根据国家教育部第27号令以及国家档案局关于文书档案立卷改革规范要求，怀化学院制定了《怀化学院档案实体分类实施办法》，将学校档案分为党群、行政、教学、基建等十二类，对全校各门类档案实行集中统一管理，严格按照湖南省档案工作规范化管理要求，对馆藏档案进行整理，对收集不全的档案，尤其是基建档案，通过各种渠道进行补充；对新形成的档案材料推行部门立卷，保证归档材料的原始性和完整性；对移交进馆的档案，发现不符合要求的予以驳回，同时派专职档案员指导重新整理后再移交入馆。

五、加强队伍建设提高业务素质

地方高校档案工作队伍中真正学过档案管理的专业人才很少，档案工作人员大部分都是中途转行做档案的，他们的专业知识和业务能力比较欠缺，要想推进档案工作规范化管理，必须在人员队伍的配备上下大功夫。怀化学院成立档案馆后，利用各种方式不断充实档案工作队伍，目前学校有专、兼职档案员50人，建立了学校档案工作交流QQ群，学校每年还组织1-2次专、兼职档案员集中培训，系统学习《档案法》《湖南省档案管理条例》《怀化学院档案管理办法》等法律、法规和业务指导性文件以及计算机应用、档案业务知识培训等，学校还积极选送档案员参加湖南省、怀化市档案局和省直机关二十一协作组举办的各种业务培训和学术研讨等活动，不断提高档案人员的业务素质和水平。

六、运用电脑管理软件推进档案数字化建设

高校档案数字化建设是信息时代对高校提出的新要求，是对纸质档案实体利用计算机技术进行信息转换和管理的过程，它有助于充分挖掘档案资源，大大提高档案的利用率。2010年怀化学院购置了德立信公司《高校数字档案管理系统》网络版，2011年在全校范围内开始使用，由学校档案馆给各单位处室授权一个用户名登录使用档案管理系统，兼职档案员对本部门的归档材料进行收集、整理和条目输机，然后再把档案实体和数据一同移交档案馆，目前基本实现了档案条目数据系统查询，提高了档案工作效率。

七、加强编研开发积极提供利用

档案编研开发是对档案资源的更深层次加工，挖掘档案资源的内在价值，更好地满足利用者需求。怀化学院档案管理人员在积极为来馆利用档案者提供高效优质服务的同时，还对馆藏资源进行资料编研。目前学校相继编制了《怀化学院全宗介绍》《怀化学院重要文件汇编》《怀化学院大事记》《怀化学院机构沿革》《怀化学院档案利用实例汇编》及教职工奖惩、职称、校内规章制度等三大专题目录检索工具。学校还利用档案资料建立校史陈列室，编制电视宣传片《跨越》和优秀校友电视片，档案资料在学校的升本评估、教学评估、工作检查、编写校史、职称评定乃至学校整体发展规划等方面都发挥了它应有的经济效益和社会效益。档案工作规范化管理是高校档案工作现代化建设的前提和基础，是档案工作实现科学管理、提高工作质量和利用效率的重要手段。通过档案工作规范化管理的开展，怀化学院档案工作质量和效率得到了进一步提高，在2014年12月，学校档案馆通过省市档案专家组考评，顺利晋升为湖南省档案工作规范化管理“省一级”单位，学校档案管理水平也提升到了一个新的水平，为学校的各项工作提供了坚实的基础。

【参考文献】

[1]张晓娴、高校档案工作规范化管理实践与探索[J]、云南档案,2014(10)、

档案规范化管理篇7

随着学校的高速率高质量发展，传统的档案工作管理方式已经不能跟上教学发展的步伐。档案工作的规范化、标准化管理对于提升档案管理工作的水平效率以及促进档案管理的现代化有着非常重要的作用。文章通过分析档案工作规范化、标准化管理的重要性，档案管理标准化、规范化的特点，以及促进档案工作规范化，标准化的措施，以此提高教学发展的水平。

关键词：

学校档案工作；规范化；标准化；管理

一、档案工作规范化、标准化管理的重要性

高校档案管理工作是反映学校管理水平和教学、科研质量的一个重要标志，是提高学校各项工作水平的重要保障，是实现学校管理现代化的重要环节。日前，很多高校的档案管理方式还停留在最基础的阶段，其管理能力的低下导致教学质量水平的落后，档案管理工作的方式还不能得到很好的提高。高校的管理人员应该要明确了解档案工作的规范化、标准化对教学质量的提高以及将管理系统逻辑化的重要性。

二、档案管理标准化、规范化的特点

(一)系统存储量大、查阅方便

随着计算机信息技术的不断发展以及在教学中的广泛应用，现代‘办公无纸化’已经渗透在学校教育的各个方面。现代化管理系统多应用电脑办公，采用文字处理软件，WPS表格以及图形展示的方式对教学管理做相应的处理并组成学校的档案管理系统能够方便查询、阅读、以及存储管理过程中的大量信息。

(二)管理成本较低

档案管理的整理、分类、收集、录入等环节都需要管理人员认真的态度去处理，各部门的档案管理人员随意、松散的档案整理态度会给档案整理增加很多不必要的用材、空间。而现代化档案管理相比从前的管理方式多了许多存储容量，可以存储所有学生的相关信息以及教师的教学和日常信息，虽然信息量多且繁杂可是将管理系统规范化、标准化之后就只需要少量人力来清查档案管理。因此，在档案整理的过程中要求规范化、标准化可以有效地节约成本，并且在再次查看时节约了寻找档案资料的时间。

(三)具备科学、合理的归档标准

众所周知，档案的种类多，涉及的方面广，保存的时间长短不统一，因此，将档案管理规范化、标准化使其具备科学、合理的归档标准有着重要作用。档案馆的资料齐全，而后要大量涌入不同的地方区域，杂乱无章的档案整理显然不能适应档案管理的这个特征。要把档案质量和类型都做到规范整理就要具备科学、合理的归档标准，而将档案管理规范化、标准化就能将管理持续有效地进行。

三、促进档案工作的规范化、标准化管理的措施

(一)做好档案管理基础工作

在档案管理工作开展中，公文制发是促进档案管理工作规范化与标准化的基础和前提，同样，做好文书处理与公文制发也是保证档案管理工作规范化与标准化的基础工作部分。许多档案管理人员因为在收集文书工作方面的繁琐事宜而有偷工减料的嫌疑，使得档案管理工作在收集与制作方面有所缺漏。公文制发的质量直接影响着管理工作的进行，因此，在档案的收集录入过程中，应注意对于公文制发的规范化以与标准化保证档案管理的规范化与标准化。其次，应在公文制发的档案收录管理中进行检查，保证内容合理，格式规范，避免不规范的字，以方便档案管理过程中的便利性。

(二)及时清理档案案卷，保证档案时效性

在档案管理的开展中，及时清理失去价值意义的档案信息对于档案管理有重要作用。及时清理档案案卷，保证档案案卷的时效性可以有有效空出部分空间让其他档案合理利用。通常情况下，档案管理工作人员都会在一定的时间内检查档案的时效性，若档案在一定时间之后失去了其价值，则能够将其清理销毁，若档案具有永久时效性，则需要对其永久管理并保存，这也在一定程度上保证了档案的安全性，给档案管理带来了方便。

(三)提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员作为档案管理工作开展的重要组成部分，档案管理工作人员进行档案管理保护操作的规范性与标准性也有着很大的直接作用影响。管理工作人员掌握着所有的资料信息，事档案管理安全性能的直接影响者，这就要求管理人员对档案有着绝密的保护性。特别是在人员调动时，管理人员交接档案信息的可靠性是档案能被完整保护的关键。目前国家也有相关法律条例禁止档案管理人员将档案信息泄露给无关人员。以此看来，档案管理人员的综合素质要求也是档案管理的必备条件。

四、结语

学校档案管理关系着全校师生的重要信息，将其规范化、标准化对教学有着不可忽略的积极作用。要做好学校档案管理工作，就要切实把档案管理放在重要的位置，统一思想认知，调动全员积极性完善学校档案管理工作。当然，影响教学质量的因素不止档案管理，可是，档案管理在一定程度上影响着学校发展是不可否认的事实。学校档案管理规范化、标准化能够有效地在学校进一步发展进程中起到关键作用。

作者：李香峰 单位：东北电力大学人事处

参考文献：

[1]孙灿、试析档案工作的规范化与标准化[J]、兰台内外，2013(04)、

档案规范化管理篇8

一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

（三）强化“考核关”，促进档案规范化

针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。

二、落实制度化，持之以恒

以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面：

（一）组织落实

法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。

（二）不断完善

随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。

（三）长效管理

牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。

三、依托信息化，科学发展

法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作：

（一）加强信息化基础设施建设

软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。

（二）加快档案信息库的建设

档案信息资源共享的前提是各类

莲山课件信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。

（三）加大档案人才队伍的建设