档案资料管理方案(精选8篇)
档案资料管理方案篇1
关键词：档案管理 创新模式 研究
引言
档案作为具有一定利用价值的资料信息的一种历史记录形式，也是知识以及信息的重要载体，由于档案资料中蕴藏着大量的信息资源，通过合理利用档案资料对于促进各项工作的顺利开展具有重要的作用。在信息化以及网络化飞速发展的新时期，如何在档案管理中利用各种先进的管理手段以及技术方式适应档案管理工作的新要求，已经成为档案管理工作改革的重点，对于提高档案管理工作效率，延长档案的使用寿命，也具有重要的意义。
1、新时期强化档案管理工作的意义研究
1、1实现档案管理工作的革新完善有助于提高信息资源的利用效率。档案作为一种重要的信息资料数据，由于具有较高的保存以及利用价值，才会单独采取各种形式进行记录处理。因此，结合新时期新的管理理念以及技术方式，实现档案管理的创新有助于进一步提高信息资料的利用效率，充分发挥档案资料应有的价值。
1、2完善档案管理工作有助于单位内部管理层以及外界社会充分认识单位的整体运转状态。档案管理工作的实质就是对单位各类业务活动以及人事管理等诸多方面的信息进行科学合理的分类保存，因此可以为单位的管理部门了解单位状况，调整发展经营战略提供合理的参考。同时，也可以为外部社会单位认识了解单位的实际情况提供最为真实的资料。
2、新时期档案管理工作发展趋势
随着档案管理理念以档案管理技术的不断更新，档案管理工作也呈现出了新的发展趋势，主要表现在以下几方面：
2、1档案资料的高度数字化。利用计算机进行档案信息资料的收集、整理，并以电子媒介以及纸质资料等多重方式进行归档保存，实现档案资料的数字化，已经成为新时期档案管理工作的一大特色，也是档案管理工作需要不断更新完善的重要内容。
2、2档案利用日益高效化。随着社会的不断进步发展，对于档案信息资料的使用需求日益增多，档案资料的利用价值也不断提高，档案资料除了作为参考资料以及凭证外，在分析、筹划以及教育宣传等方面也得到较多的应用。
2、3档案管理服务方式多元化。随着技术的不断进步，档案管理服务方式不断增多，纸质资料阅览、网上检索查询以及档案展览等服务方式逐步完善，不仅有效的提高了档案资料的利用价值，对推动档案管理现代化也具有重要的作用。
3、新时期档案管理创新模式研究
3、1结合新时期档案管理工作的特点，建立高效、专业完善的档案管理机构。单位内部的档案管理部门应该通过交流学习借鉴先进的经验，完善档案管理机构的内部组织。同时强化针对档案管理工作人员的培训教育，通过学习《档案法》、《保密法》以及《国家档案行业标准》等法律法规，促使其充分认识到档案管理工作的重要性并提高自身的职业素质修养。通过这些措施，促进档案管理工作的规范化、标准化以及科学化，实现新时期档案管理工作水平的有效提高。
3、2建立信息化的档案管理模式。现阶段信息化以及网络化已经在管理领域得到了广泛的普及，对于档案管理工作也同样应该借助信息化技术，实现档案生成以及存储管理的信息化，努力构建数字化录入以及系统化加工的档案管理系统，尽可能地构建具有档案文本与电子档案双重保存管理的模式，从而提高档案在生成、归类以及保存输出方面的效率。此外，由于档案资料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必须注意确保档案信息化管理系统的安全，，通过设置相应的查阅权限以及公开范围，并利用各类安全技术软件，避免档案资料管理系统遭遇恶意侵入以及病毒威胁，充分实现电子档案资料保存环境的安全可靠。
3、3结合行业特点构建标准化的档案管理模式。解决档案管理工作中存在的繁杂混乱的问题，必须注重针对档案管理工作的标准化建设。为了确保档案标准化建设的专业、科学以及效率最大化，必须结合行业特点，并总结分析档案管理专业的意见，制定切合实际、可实现性强的档案管理标准。同时，应该严格要求档案管理工作人员，按照相应的档案管理标准以及相关规范，做好档案管理工作，实现档案管理工作的有序与规范化，提高档案管理工作的效率与质量。
3、4强化立卷归档工作，为档案管理工作提供良好的基础。立卷归档作为档案管理工作的首要环节，也是实现档案管理工作标准规范的关键，因此必须对这一环节予以足够的重视。首先应该根据文档资料的具体时效性以及文件管理所出的阶段，决定是否开展立卷归档工作。对于需要立卷归档处理的文件，则应该按照相应的程序以及处理重点开展立卷归档整理，尽可能的避免文件重复以及信息冗余的发生。在归档管理中，则应该重点保证档案资料的完整性与简洁实用性，为下一步档案资料的保存、分类以及查阅提供良好的使用条件。
4、结语
新时期档案管理工作模式以及档案管理技术手段已经发生了根本的变化，因此档案管理工作也必须结合新形势下的新要求来开展。革新完善档案管理工作，首先必须制定明确完善的档案管理标准与规范，并进一步完善档案管理机构设置，提高档案管理工作人员的能力水平，通过制度创新与管理创新，构建信息化、现代化、标准化与规范化的档案管理体系，充分发挥档案管理对推动社会发展的作用。
参考文献：
[1]姚光霞、高职院校图书馆档案管理实践[期刊论文]、科技情报开发与经济，2010（18）、
档案资料管理方案篇2
一、 加强图书馆档案及文件资料管理的必要性
图书馆档案及文件资料管理，是对收集到的图书馆管理档案和图书馆业务档案进行整理加工，为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部信息控制系统，图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。
图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史工作的原始业务记录，能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信息来源，积极探索图书馆服务模式的同时，做好图书馆档案管理及文件资料管理工作，也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理，奠定了图书馆业务统计分析比对的基础，利用数字化网络平台，整合馆内与馆际间的文化资源，实现图书馆档案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式，还能够创新图书馆工作方法，利于工作人员的考核评估，有效提高图书馆档案及文件资料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的，在长期静态的信息资源累积中，通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档案及文件资料管理制度，进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据，完善图书馆自身工作，帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备，体验有层次的创新化读者服务模式，还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。
二、 目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题
目前现状来看，某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重视，甚至认为这项工作是“做起来次要，忙起来不要”的负担。因而，图书馆档案及文件资料管理的基础工作没做到位，档案及文件资料管理信息化建设存在问题诸多[5]。
基础工作不到位，数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中，存在有分类模糊、收集不完整、存档期限界定等问题，很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作的数字信息化建设，难以适应信息交流广泛的发展需求。
信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式，档案信息资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效，关系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。
缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于结构松散的状态，缺乏主动性，长期得不到应有的重视与人力财力的投入，档案归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出现档案资料残缺不全、丢失的情况，造成无法挽回的损失。
服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信息查阅，停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制发展趋势，现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8]，规范化图书馆档案管理，建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台，才能有望明晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。
管理模式老化[9]。单一化的管理模式，使得图书馆档案管理建设滞后于服务工作，依靠人工方式难以实现资源的有效整合，无法实现档案及文件资料管理的“二次建档”。
管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆档案及文件资料管理的专业知识了解不深，自身职业素养不够，漠视档案管理工作，档案编码分类杂乱无章，有些领导对负责档案管理的部门随意安置，乃至有无人看管档案的情况出现。
安全意识薄弱。图书馆档案及文件资料的保护工作，也是不容忽视的重要环节[10]。一些档案及文件资料涉及到国家文化安全、专业领域绝密信息，具体管理工作人员缺乏对档案信息的安全保护意识，导致相关信息流播，造成不良影响。
三、 加强图书馆档案及文件资料管理的策略
加强图书馆档案及文件资料管理工作，实现对其数字信息化建设，使其发挥应有的作用，建议可采取的策略有以下几方面：
1、 加大支持与投入力度
部门主管领导要改变认识，充分重视对图书馆档案及文件资料管理工作的决策与执行，协调与配合好参与方的工作。不仅提供对档案资源有力的政策支持，还要加大物质方面的投入力度，以保障图书馆日常工作的高效运转。
2、 完善归档、保管制度
根据具体工作情况，树立完善的档案及文件资料归档、保管制度，规范工作流程。做好档案及文件资料的收集、整理、鉴别、保管、分类、统计与循环利用等基础工作，确保信息核对无误，与专门档案保管人员按时交接，按照归档时间和归档范围整理档案信息，从而保证档案信息资源的完整性。
3、 实现档案及文件资料的循环利用
利用信息化技术进行档案登记与检索，优化档案及文件资料的归档流程，减轻了图书馆档案管理人员的工作负担，大大节约了档案管理基础工作的时间，充分利用网络信息平台，将档案管理与图书馆其他业务结合，最大限度地开发图书馆档案及文件资料的信息资源，实现图书馆文献信息的循环利用。
4、 提高管理工作人员业务水平
部分档案管理人员自身业务水平有限，对档案管理工作的专业技能一知半解。因而，图书馆要定期对档案管理人员进行绩效考评和专业培训，有针对性培训来提高管理工作人员的业务水平，通过选拔优秀员工来带动档案管理的工作激情与氛围。
5、 增强安全意识
提高工作人员对档案的认识，要时刻提醒档案管理工作人员，在接触档案及文件资料时，注意档案信息的安全，增强安全意识，也是其职业道德修养的一部分。
6、 数字化设备的引入
图书馆领导层要做好图书馆建设工作的规划，为图书馆档案管理工作数字化设备的引入保证充足的经费，比如专门的档案库房、装订设备等。
档案资料管理方案篇3
关键词：电力工程；档案资料管理；问题和措施；探讨
随着我国社会经济的迅猛发展，各个领域都在快速成长。就电力行业而言，其发展势头猛劲。而档案资料管理工作的开展有利于为电力工程持续发展提供合理的参考意见，促使电力工程进一步发展，为社会经济发展做贡献。因此，电力工程单位需要重视电力工程档案资料管理工作的开展，采用科学有效的方式进行档案资料管理。
一、电力工程档案资料管理过程中存在的问题
电力工程档案资料管理工作过程中主要存在着以下几个方面的问题：（1）档案资料归档不及时。在实际项目建设过程中，档案人员没有及时地对档案资料进行归档，这促使工程档案管理工作不能有效地开展[1]。同时，电力工程所涉及到的资料比较多，很多问题的疏忽都会促使档案资料丢失。尤其是一些有关于电力工程细节性的资料，更加容易丢失。（2）归档信息与实际不符。由于设计单位对设备产品的信息不够了解，或者厂家没有提供系统性的资料，这也会影响档案资料记录的正确性。（3）忽视电力工程档案工作的开展。大多数工程项目建设单位重视项目工程建设，忽视了对档案资料的管理。甚至会认为档案主管部门进行档案资料搜集与管理工作即可，这种认识不到位的情况直接导致工程档案资料管理工作难以开展。(4)档案管理人员业务能力不高。就目前而言，大多数电力工程档案管理人员的业务能力差次不齐，不能开展熟练地档案管理工作。
二、提升电力工程档案资料管理水平的具体对策
（一）重视档案资料管理工作的开展
电力工程档案资料管理工作是电力工程单位工作的重要内容，因此，领导人需要重视资料管理工作的开展。在工作会议中，要强调档案资料管理工作的重要性，提升参建单位以及各个部门之间的工作配合力度，对档案整理情况进行深入地研究与了解，同时表扬工作积极性高的工作人员。项目建设与电力工程档案管理工作的联系性比较大，随着工程项目建设的深入，档案资料搜集工作强度就会相应地增加，需要涉及到多个部门。为了确保资料搜集的完成性，首先要对每个部门的工作责任进行明确，确保各个部门在工作责任内做好自己的工作。当工程开始时，就需要立即搜集以及整理档案资料，与项目建设同步进行工作。最终将档案转交到相关的部门，促使档案资料管理工作能够顺利地进行。
（二）建立完善的档案资料管理体系
电力档案资料管理工作是电力工程单位进行管理工作的重要内容，有利于保证档案工程建设项目有效地开展。档案资料记录了工程项目各个阶段的实际工作内容，为今后维护工作提供合理的参考依据[2]。档案资料管理工作必须满足相应的要求，为了加强对工程竣工工作文件的管理，在工程完成以后，要及时地将文件转移到相应的档案室内验收并保存。档案室需要按照各个参建单位所整理得文件进行评价与规范，形成最终的档案资料。另者，档案室需要密切联系施工、监理以及设计等各个单位之间的联系，及时跟踪电力工程项目进度，了解项目实施状况，对各个单位文件搜集与记录情况进行调查，监督与指导各个单位工程档案资料管理工作。对于不符合规范的档案资料，需要进行及时地反馈，要求相关单位进行整改，防止为之后工作的开展造成不便。
（三）完善并履行档案管理规章制度
电力工程项目公司的管理方针中也需要加入档案资料管理的内容，在工程开始之前，需要结合电力企业档案管理的工作标准，参照项目管理的相关文件，编制相应的档案管理标准，并将档案法律法规整理出来。在实际工作过程中，需要考虑到电力工程项目实施的情况，按照档案管理的相关规章制度进行档案形成、归档以及移交档案等各个方面的工作。在制定档案管理标准的过程中，需要将档案移交的范围、时间以及相应的内容都明确表示出来，在档案管理时，按照相应要求开展档案资料管理工作。
（四）不断提升档案资料管理人员的业务能力
档案资料管理属于一项系统性的工作，具有较强的专业性。它除了需要档案人员完整的文件资料，还需要档案管理人员能熟练地对文件资料进行科学性的分类与整理[3]。这便提高了对档案管理人员的工作要求，档案人员需要详细了解并熟悉电力工程建设与生产相关的流程，还需要不断地学习，学习一些与此相关的专业知识，提升自身的档案管理工作能力。其次，档案管理人员的业务能力会对档案管理工作的质量造成较大的影响。而电力工程档案管理工作人员的业务水平参差不齐，这阻碍了档案资料管理工作的有效开展。基于此，单位需要组织档案人员培训，尤其需要提升档案人员的电脑操作能力，促使其能熟练地应用现代设备进行档案管理工作。
三、结语
综上所述，电力工程单位需要重视档案资料管理工作开展，通过建立完善的档案资料管理体系、完善并履行档案管理规章制度、不断提升档案资料管理人员的业务能力，最终促使电力工程单位档案资料管理水平提升。
参考文献
[1]陈加芳、对电力工程档案管理问题的思考[J]、安徽电气工程职业技术学院学报,2015,16(1):69-72、
[2]吴敏、电力工程档案管理在实际工作中存在的问题探索[J]、科技风,2014(15):245-245、
档案资料管理方案篇4
档案管理制度【1】一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、 资料的收集与整理
1、 公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1、 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1、 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1、 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
公司档案管理制度【2】第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
档案资料管理方案篇5
随着国家经济政策调整和区域一体化的发展，国家在基础设施方面的投资增长迅速，该契机促使大型企业经营发展模式由传统单一的以项目为主逐步拓展为以投资业务发挥引领作用的新型商业模式——投资项目。投资项目涉及交通、基建、水利、航道、城市建设等众多领域，这类项目权力与义务关系复杂、风险因素多、风险系数大。投资项目档案反映了项目建设的真实历史面貌，是项目建设、验收、运营及移交的重要凭证和参考性资料，对于企业规避风险、防御或处理纠纷具有佐证作用。本文结合工作实践，研究投资项目档案管控的原则与方法，旨在更好地发挥投资项目档案的价值。
一、投资项目档案管理现状及问题分析
投资项目档案验收是项目竣工验收的前提和必要条件，也是项目竣工验收的先行官，做好投资项目档案管理工作的重要性和必要性显而易见。(一)投资项目档案管理现状投资项目档案从形成、收集、归档到发挥作用，需要参建方包括投资主体、设计、施工、监理、竣工验收等单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。尽管各参建单位都了解投资项目档案的重要性，但是限于投资项目档案的特点、传统管理方式以及各参建单位的主观因素，投资项目档案管理现状不容乐观。1、投资项目数额大、周期长、参建方多、资金来源广，导致档案易遗失或散失。在较长的建设周期里，投资项目档案工作一直处于动态和持续补充状态，而且由于承建方众多，使得投资项目档案文件材料难以做到及时归档，齐全完整很难保证。2、投资项目建设管理人员档案意识薄弱，往往只重视红头文件和结论性文件材料的管理，对项目建设过程中产生的一些过程性与随机性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料归档完整率、准确率不高。3、文件材料收集归档难。投资项目建设周期较长，项目人员流动性较大，文件材料管理经手人多，极易造成管理断档或断层现象，增加了文件材料收集难度。4、档案完整性、系统性欠缺。投资项目档案的形成具有分散性和阶段性特征，由于投资项目建设管理人员对档案工作认识上存在偏差，因此很难确保档案文件材料的系统、齐全和完整。(二)存在问题分析1、传统观念中，档案管理部门注重档案整理和保存环节，而忽视档案收集过程的管理。究其根源在于档案人员无法对投资项目建设全过程进行有效跟踪，收集过程被孤立，不能与后续档案管理环节进行无缝衔接。2、投资项目档案一般在项目建设完成后才移交到企业档案部门，但是在项目建设过程中，项目建设与管理部门对文件材料的收集把关不严，而企业档案管理部门未参与项目建设过程，档案管理环节缺失，对档案的完整性、系统性无法掌控。3、传统的企业档案部门仅有对投资项目档案文件材料的业务指导权和监督权，没有过程监控权，致使项目档案质量的审核是在归档之后，存在监管滞后的缺陷。针对上述问题，本文认真研究了针对投资项目管理的有效应对策略，提出建立科学、合理的档案管控模型，跟踪投资项目建设流程，以达到对项目文件材料进行全程管控的目的。
二、理清投资项目档案管理职责
投资项目档案质量是企业实现投资目的的基本保证之一，而且关系到投资项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。因此档案管理过程应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》《建设项目(工程)档案验收办法》《建设工程文件归档规范》执行。
(一)投资项目的特点决定了档案管理具有责任重、数量多、难度大、要求高、涉及广的特点，投资项目文件材料收集归档周期长且较复杂，易造成遗漏，因此理清投资项目参建方的权属关系是做好投资项目档案管理工作的基础。参建单位具体情况见表1。
(二)明确投资项目参建方的立卷归档职责是做好档案管理工作的保障。投资项目档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，投资主体或受其委托的项目公司对投资项目文件材料的完整、准确和系统负责。1、投资主体档案工作职责投资主体对项目档案管理统筹规划，负责制定档案工作方案，对档案工作提出总体要求，明确双方在投资项目文件材料归档工作中的权利和义务，为投资项目文件材料归档工作提供支持和保障。2、项目公司档案工作职责项目公司根据投资单位和档案行政管理部门对投资项目文件材料归档工作的要求，结合项目实际情况，设立与项目建设相适应的档案管理机构、库房，配备满足投资项目档案管理需要的档案人员，负责所辖范围文件材料归档移交工作。3、参建单位档案工作职责参建单位包括设计单位、施工单位、监理单位及总承包单位，应遵照项目公司关于项目文件材料归档工作相关条款的约定，分别负责所承建工程或任务文件材料的收集、整理、归档、监督、检查、审核、汇总工作。
三、明确投资项目档案主要内容
投资项目档案是项目在投资立项、审批(核准、备案)、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收、运营、回购或移交等全过程中形成的具有保存利用价值，经鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。为了确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，降低投资风险，根据《中央企业档案工作规定》，投资项目参建方应按照“谁形成，谁负责”的原则，对项目建设过程中产生的项目档案的形成、积累、整理和归档各负其责；投资主体对项目投资、建设、运营、回购或移交等阶段及各阶段衔接产生的管理文件归档工作负责。1、投资单位收集投资筹划、尽职调查、专项评估、可行性研究、审查、出资、后评价、资产处置及成立项目公司进行建设管理产生的批准文件或会议纪要、特许经营协议等内容。2、项目公司收集项目资金筹措、建设实施、交(竣)工验收、运营管理、养护维修、债务偿还、资产管理以及移交过程中产生的项目文件。3、设计单位收集内容包括项目进行勘察后经综合分析、论证编制的地质勘察资料、初步设计、方案设计、总体规划设计、施工图设计等文件。4、施工单位收集内容包括编制施工组织设计和施工计划，在组织工程施工过程中形成的技术、材料、设备等文件。5、监理单位收集对项目质量、进度和建设资金使用等进行监控形成的文件。6、总承包单位收集内容包括项目总承包范围内管理文件及汇总整理各分包单位编制的全部项目文件。
四、建立投资项目档案管理模型图
投资项目建设实施过程有其计划性和组织性，是人工、材料、机械、施工组织方法及建设环境条件等有机结合的过程。参照系统工程中的霍尔三维结构方法，根据上述参建方管理职责及收集内容构建投资项目档案管理模型如图1。该图的水平面横轴表示投资项目档案管理阶段，包括7个环节，纵轴表示投资项目参建方，空间轴表示项目建设阶段。该图清楚地反映了投资项目档案管理与项目建设的关系，投资项目档案产生于项目建设各个阶段，不同的建设阶段有不同的责任主体，形成不同的投资项目档案。投资项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案管理阶段的工作。按上述思路构建了一个顺畅、有序、可追溯的文件管控模型，生动系统地体现了投资项目档案的全程管理思想，对企业投资项目档案管理具有指导性、针对性和实用性。
五、科学制定投资项目档案管控原则与方法
(一)管控原则
将档案管理思想融入整个投资项目管理的生命周期，在投资项目档案管控中运用全程管理原则，即事前介入、事中控制、事后审核、验收归档，该原则要求把档案管理纳入项目建设计划中，实现全程有效控制。档案管理人员在投资项目伊始即提出档案管理要求；建设过程中进行有效跟踪，检查指导项目文件材料管理工作；竣工档案验收前进行初审，为投资项目档案验收严格把关；实现投资项目档案的科学管理和利用。
(二)管控方法
本文将全程管理原则贯穿于基本方法中，以期实现对投资项目档案的管控，通过制度建设、合同控制、岗位职责、环节控制具体落实执行全程管理原则，有利于提高投资项目档案管理水平。1、通过制度进行前端控制传统管理模式下档案管理人员一般不参与投资项目的调研、立项、评估等前期工作及实施环节。档案部门一般是中途介入或事后介入，由此造成投资项目档案管理难以规范化。全程管理原则要求档案管理人员实施前端控制，即在投资项目启动时从顶层框架上设计出一种符合投资项目建设的档案管理制度，将档案管理工作基本要求与工程管理相关要求有机结合，抓住管控源头。档案制度建设与贯彻落实是管控的核心，是实施投资项目档案全过程控制的保证。2、通过合同进行法律控制合同约束具有法律效力。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及其整理、归档责任。”采取明文规定的方式，将项目档案的收集归档责任纳入合同中实施管理，明确规定参建单位的档案收集义务、归档要求、档案工作进度及奖惩措施等，运用法律手段约束参建单位，最大限度地防止档案的流失，实现档案管控的主动权和法律保障。3、通过职责进行人员控制人员控制主要是明确相关人员岗位职责中有关档案工作的义务。项目伊始，明确档案机构对口的部门与单位，形成档案管理网络，明确项目负责人、档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任，分别负有全局督促、具体档案业务与协调、整理项目文件、清点检查随机文件等职责。通过专、兼职档案人员的分工和协作，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。4、通过考评完善过程控制投资项目建设每个阶段都有严格的节点要求，根据建设节点设定档案完成移交节点，要求投资项目档案管理人员及时、动态地掌握投资项目文件的流转状况，协调各方收集归档；将考评机制引入档案工作中，结合档案节点制定工作计划，考评结果通报档案工作完成情况，确保投资项目档案文件材料的形成归档与项目建设同步，最终实现整个投资项目档案管理的全程控制。
参考文献：
[1]杜二瑞、企业固定资产投资项目档案的管理[J]、机电兵船档案，2007(1)：14-15
[2]范越，秦晓宇、国有企业投资项目档案管理的探讨[J]、项目管理技术，2009(3)：40-43
[3]曹玉娟、化工企业投资项目竣工档案资料管理[J]、南方论刊，2012(11)：81-82
档案资料管理方案篇6
关键词:档案管理绩效考核作用
近年来，我国档案事业步入了新的发展时期，各级党政、事业、单位及机关档案管理部门，通过对各类档案、资料收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用，使档案在处理历史遗留问题、反映历史沿革等方面所起的作用越来越明显，社会各项事业对档案信息资源的需求日益增大，档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必须的趋势。但作为企业，档案管理工作因无法直接给企业带来经济效益，而容易被忽略或不给予足够的重视，往往“直到用时方恨少”，感觉档案管理工作重要的时候才强调一下，领导不重视，部门和个人更不重视，企业档案管理部门处于在夹缝中生存的尴尬状态，不要说档案信息资源的开发利用，就连最基本的收集都成为一个难题，在档案资料的借阅上也经常出现“有借无还”的事情，而档案管理人员却因没有制约权而束手无策。随着档案资料在企业改革发展、经营、管理、安全及地区关系方面的利用效果愈加明显，使档案管理工作得到日益重视。本文试在档案工作实施绩效考核方面结合本单位情况，阐述个人的一些看法。
1档案工作实施绩效考核的意义
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，是企业根据自身特点采取的与之相适应的激励机制，实行科学的评价体系，对职工的工作、学习、成长、效率、培训、发展等进行全方位的定量和定性的考核，从而促进改善职工的工作行为，充分发挥职工的潜能和积极性，以求更好地达到工作目标。
科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案作为历史的真实记录，在企业管理各项活动中都发挥了很好的凭证、依据、借鉴、参考、史料的作用。将档案工作纳入绩效考核管理，可加大档案工作的督导落实力度，对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。主要体现在五个方面:一管理作用。通过考核办法的制定和落实，可进一步明确档案工作的工作目标和工作标准，在工作过程中起到沟通、学习、改进等作用。二激励作用。通过绩效考核的奖优罚劣，改善调整档案及相关人员工作行为，促使档案及相关人员更加积极、主动、规范地去完成档案资料的收集整理、归档、借阅及利用工作。三导向作用。以档案工作规范化为绩效考核标准，以考核标准规范工作行为，确立档案工作方向。四监控作用。通过绩效考核，对档案工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定及考评，获得反馈信息，可有效促进调整和改进档案工作。五约束作用。将档案工作纳入绩效考核，与奖罚挂钩，可以对机关责任部门和人员起到较好的约束作用，促使其不得不干。同时，也是对档案工作人员的约束，借阅人员工作的好坏也可以提出，并可进行考核奖罚。
2建立完善档案管理的责任体系
以绩效考核为平台推进档案工作的责任化管理，目的在于“分解目标、落实责任”。也就是将文件资料的形成、积累、整理、立卷、利用工作，纳入科研、生产、基本建设等单位的工作计划，纳入领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制，将档案工作责任落实到档案室及各相关人员，可有效提高有关领导和人员的档案意识。通过实施目标及过程考核，达到实现档案工作科学化、规范化、制度化管理的目标。
在档案工作责任体系中，将档案工作纳入相关工作流程当中，起到相互监督与联系的作用。例如，在外购设备仪器或引进项目时，机关部门以书面通知档案管理人员参加验收，并由档案管理人员会同专业人员对文件材料进行验收，由设备采购人员负责收集整理，在设备开箱验收起或安装调试一个月内向档案部门归档。文件材料不齐全、验收单上无档案人员签字，财务部门不予办理款项支付手续。通过此种方式，可极力避免原始资料的丢失和遗漏，易于收集第一手资料，亦无形之中对机关管理部门和人员施加必须保证资料齐全和及时上交的压力，对档案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了坚实的基础。综上所述，通过档案工作责任体系的建立，降低了档案室工作的被动性，促进达到档案工作各方面规定要求，减少催交档案资料等环节，提高了工作效率。
3做好档案工作的流动性管理
档案部门的主要任务是档案材料的整理、管理、投放、传递和周转，是一个流动性的管理过程。档案管理的根本目的在于档案利用，工作的最基本要求是保护好档案资料的完整性。要确保参考价值的文件保存完好以备利用，绩效管理就要有的放矢，把握好两个方面重点，一是文件资料归档，二是文件资料借阅，也就是一个“进”和一个“出”两个环节。
对档案资料的流动性管理上，通过绩效考核可切实起到约束和监督、利用和保护的作用，重点突出严格性、规范性、时限性，以及对档案人员和其他人员的双方管理，保障档案工作的顺利开展。例如，归档的文件材料的质量是档案质量的先天因素，如归档的文件材料应为原件、载体和本身应符合耐久性要求等，因此，在文件材料归档前，档案室人员要严格检查归档文件材料是否符合归档要求，对于未按照归档材料规定及未达到规定要求的，每条扣*分(本分值与该单位部门及人员的绩效工资挂钩)，并采取适当措施进行改正;对违反借阅制度，不按期归还档案或资料者，档案管理部门将下发档案、资料催还通知单，在规定期限内强行收回，每延误一天扣绩效**分，直至归还所借档案。总之，切实抓好档案资料的“进出口”，是保证档案资料的完好再利用的重点。
4促进档案工作发展
档案工作实施绩效考核，是为了适应企业发展形势需要，对档案工作作出适时和全面的评价，查找工作中的不足，发现与规范要求的差距，以寻求更为有效的服务新途径，提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在企业创造效益的同时，促进档案事业的发展。
档案意识是制约档案事业发展得关键性问题。绩效考核工作的开展，可有效促使企业职工转变档案观念，更好地认识档案工作的重要性。在日常工作中，绩效考核作为管理手段，“提醒”资料积累者主动把材料上交档案室。档案室在规章制度的“指引”下，对档案进行科学系统管理，把“死”档案变成“活”档案，单位或人员需要时随时提供，充分发挥档案的使用价值。实践证明，绩效考核贯穿于档案管理工作各个环节，与经济利益挂钩，严格考核，可有效规范档案工作行为，引领单位部门或机关人员强化档案意识，提高档案工作的主动性和档案利用的质量及水平，为档案事业的各项工作发展打下坚实的基础。
参考文献:
[1]刘淑云、档案人员专业化趋势与绩效考核系统研究[J]、档案学通讯、2007年01期、
档案资料管理方案篇7
[关键词]新形势；水利工程；档案管理工作
档案管理工作对确保水利工程的顺利实施有重要的意义，是水利工程建设前后及过程中各项资料的储备、整理、更新、维护、保管等工作开展的必要途径。出于保障水利工程科学、规范、合理、合法的建设推进，必须要进一步完善水利工程档案管理的工作细节，做到客观、公正、严谨、细致，为水利工程建设和相关管理等提供详尽的资料、数据等。
一、水利工程档案管理工作存在的问题和不足
1、档案资料整理不完整。水利工程建设中档案资料收集整理不齐全的情况普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性较长，关联的单位、部门、人员特别多，档案收集的工作量非常大；另一方面是由于参加水利工程建设的相关单位、部门负责档案收集整理和传达的人员出现岗位变动或人事调整等，往往造成头绪混乱、无人负责或多人负责的情况，相关档案资料的收集整理不能完全接洽[1]。相关的档案管理人员在整理档案方面的经验不足也是造成档案资料不完整的原因之一，以为有很多参建企业负责档案推送的人员并非专业的档案管理人员，而是企业的文职人员或办公室人员等，对专业的档案资料整理工作不适应。
2、档案管理的制度有所欠缺。水利档案管理工作中制度不健全、监督管理体系欠缺的情况普遍存在。当管理人员向各方收集档案资料的时候，往往缺乏有效的制度规范，导致对方口头答应却无人监督落实，影响了档案收集整理的效率。由于档案管理工作没有专门的负责人进行监督，工作人员只能做到自己遵守制度，却无法要求相关参加单位也遵守相关规章制度，这就大大弱化了档案管理制度的有效性，成为空头文件。
3、档案管理人员的专业性不高。档案管理是一门专业性很强的学科，并非简单的收集资料并存放那么简单。然而在水利工程档案管理工作中会发现有部分人员并非专业的档案管理工作者，而是办公室文职工作者充当。这样就使得整个档案管理工作比较混乱，容易在具体细节上出现问题，比如档案分类不清楚、档案资料混淆、档案资料丢失或不全等，对档案管理工作的有效性造成不良影响。
4、档案管理信息化迟滞落后。以信息化技术为基础的档案管理是传统档案管理工作的一大弱项。包括信息档案管理库的设计研发和应用、纸质档案资料的录入、档案信息的筛查和调用以及安全防范等工作都不到位。
二、水利工程档案管理工作的改进建议
1、强化档案资料的监督管理，保证档案收集到位。水利工程监督管理部门和责任单位要建立更加完善的档案管理制度，敦促各个参建单位完全按照标准提供档案资料，交付指定的部门或人员进行档案资料的收发管理。要强化档案资料管理程序的监督审查，下发规范的档案资料整理办法，对档案的格式、分类等提出更加明确、细化的要求，敦促所有单位、部门严格落实。对档案资料提交不积极、不合格等情况进行严肃处理，实行档案资料管理责任制和对口负责，保障档案资料管理工作的有序开展。
2、做好档案管理人员的资质考核与培训。档案管理人员的素质不高、专业性不强是制约档案管理工作有效性的重要因素。要做好档案管理人员的资质考核与培训；一方面加大专业档案管理人员的引进聘用；另一方面做好现有档案管理工作人员的培训，在档案资料的分类管理、档案资料的安全保护意识、档案资料的制度规范、档案信息化建设等方面提升素质和水平，为档案管理工作的进一步升级改善打下基础，创造条件。对于在档案管理工作中屡次出现过失、态度表现不积极的管理人员应当及时纠正或辞退，避免档案管理工作受到干扰和负面影响。
3、进行档案信息化建设。档案管理的信息化是传统档案管理工作的有效辅助，对于提高档案管理效率，降低档案管理工作量，保障档案资料的安全有效等都有重要意义。要强化档案管理的信息化建设，从网站建设、数据库建设、终端开发、网站安全防护、档案调阅和检索等功能的开发等方面入手，建立完善的档案管理信息渠道[2]。此外，要根据档案信息化管理的特点制定相关的规章制度，避免存在任意浏览或删改档案资料的情况出现。
4、提高档案资料的利用率。传统的档案资料管理普遍是以封闭管理为主，除非遇到工程纠纷、监管、调阅等需要，一般不开放档案的浏览权限，也没有实现对档案资料的有效利用。其实，完整的详尽的档案资料对于企业扩展业务渠道、寻找优秀的工程建设合作伙伴、探寻好的工程施工方案或寻找优秀的工程案例等都有重要意义。逐步提高档案资料的利用率，是企业不断完善、发展的重要支撑，也是档案管理工作未来发展的一个重点职能和方向。
三、总结
水利工程档案管理工作目前还存在很多问题，对档案管理工作的有效开展和水利工程建设等工作都造成了一定的不利影响。随着时展和科技的进步，档案资料管理工作也迫切需要进行完善和升级。做好档案资料管理的制度化、规范化、信息化、专业化建设，做好档案资料的开发利用，对水利工程建设有重要意义，是档案管理工作者努力的方向。
参考文献：
档案资料管理方案篇8
1 档案工作规范化管理
结合我队档案信息管理实际情况，按照《档案法》、《全国档案信息化建设实施纲要》等的相关规定，对档案进行规范化管理。在一定程度上，加强了陕西省煤田地质局档案信息管理工作，提高管理水平，对于实现档案管理工作的规范化、信息化具有重要意义。
2 对档案工作规范化管理的重要性
2、1 档案工作的社会地位和价值
陕西省煤田地质局在新中国成立以来50余年来，其下属的各地质勘探单位积累并保存了许多档案资料。对于地质勘探单位来说，这些档案资料真实地记录了地质历史工作。同时，在政治、经济、文化等方面的状况也能够对不同历史时期的地质勘探单位进行客观地反映，真实地记录地质工作的进程和变化情况，可以说，地质资料对社会来说是一笔宝贵的财富。在加快地质工作进程，为社会主义现代化建设提供信息服务方面，地质勘探单位做好档案管理工作具有重要意义。
2、2 档案管理规范化的意义
在经济社会发展中，在各个行业、各个领域都涉及到地质工作，可以说，地质工作是一项基础性工作。地质勘探单位通过档案材料为社会主义现代化建设提供地质信息服务，无论是共享地质档案信息，还是健全社会服务体系，对档案资料进行规范化管理，进而充分发挥地质档案资料的作用，同时在一定程度上避免地质工作的重复性具有重要意义。
3 强化档案工作管理的规范化
3、1 地勘单位档案工作规范化管理的组织管理
为了对档案资料进行规范化管理，地质勘探单位需要对档案机构进一步完善，同时在领导岗位责任制中纳入相应的档案管理工作，并提高其重视程度；为了明确档案管理人员的职责，需要建立和完善岗位责任制，并且对档案管理人员加大教育培训力度，统一管理档案工作。
3、2 制定档案管理制度
在对档案进行管理的过程中，为确保管理有章可循、有法可依，进而实现档案管理工作的规范化。根据档案的类别，结合地质勘探单位的实际情况，对文件材料、地质材料、会计凭证、账薄、报表等，按照《档案法》、《陕西省档案实施办法》的有关规定，制定相应的管理制度对其进行统一的管理。同时，对档案资料通过建立和完善地勘单位的文书档案、地质科技档案资料、会计档案等管理制度进行规范化管理。另外，加大地质勘探单位档案基础业务的建设力度，在一定程度上确保档案资料的完整性和齐全性。
4 地勘单位档案资料的开发利用
对于地质勘探单位来说，充分利用档案资料是其保存档案资料的目的。多年来，在地质工作中，地质勘探、地学研究等地质科技资料得到了集存，对地质历史工作进行了真实地记录，在一定程度上为开展地质工作提供参考依据。所以，需要规范化、科学化地对地质档案进行管理，管理流程：
4、1 建立档案目录数据库
我们将地质档案数据库分为：①科技文件；②规程规范；③档案管理；④科研类（地质物探）；⑤钻探科研成果；⑥储量；⑦煤田预测；⑧煤田普查；⑨详精查；⑩水源；■建井等。
4、2 项目管理与档案资料管理一体化
为了确保档案资料在数据类型和格式方面的统一性，按照档案归档标准，对形成的地质科研项目，文件材料、地质资料等进行管理和保存，同时对从立项论证到申报奖项的所有文件材料、地质档案资料等进行规范化管理。另外，对档案资料通过电子文件和纸质文件的方式进行双轨制管理，在一定程度上为信息化管理档案提供保证。