信贷档案管理(精选8篇)

信贷档案管理篇1

一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。

二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。

三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。

四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。

五、文件材料的归档实行随办随归的办法。

六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。

七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。

八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。

九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。

十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。

十一

、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。

十二、集团存档管理内容：

1、营业执照办理或变更;

2、每年的审计报告存档;

3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);

4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;

5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。

6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)

十三、经营公司行政办档案管理内容：

1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;

2、员工档案存档(复印件)

3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;

信贷档案管理篇2

1问题分析

其一，档案管理制度不健全。目前，我国关于呆账核销档案管理的规章制度缺失，政府层面制定的《金融企业呆账核销管理办法》《信贷档案整理规则》等规章制度中，没有明确提及呆账核销档案管理的方式方法，也缺乏具体的档案工作要求。其二，档案资料收集不完整。由于呆账核销档案材料的产生过程复杂、形成周期较长，档案遗失现象时有发生。如，根据《金融企业呆账核销管理办法》规定，借款人或者被投资企业在贷款过程中产生的借款材料、被催收过程中产生的催收材料以及核销过程中形成的核销材料是呆账核销档案的重要组成部分，但实际工作中这些档案材料遗失较为严重；此外，因同一档案材料经手人员调动频繁，借据、借款合同、保证函等重要材料在收集过程中往往要经多人转手，极易造成散失。其三，档案交接手续不规范。以玉环农村合作银行为例，银行要求客户经理在案卷结案后要把呆账核销材料及时归档，并与档案员办理好交接手续。但在实际工作中，客户经理往往将呆账核销材料单独装盒并自行保存，没有按要求履行交接手续；一些客户经理直接将呆账核销材料交给信贷文员整理，再由文员交由综合档案室，而客户经理与档案员之间没有办理交接手续，造成工作责任不明确，如果发生问题易出现相互推诿的现象；个别客户经理素质较低，无视呆账核销档案管理要求，拒交呆账核销材料。

2改进建议

信贷档案管理篇3

在新的一年里，从“以内控防范优先，加强制度落实”的角度加强客户经理队伍建设。2009年，着重抓好一线信贷人员的培训，银行工作计划在第一季度以金融法规、各项制度、经营理念和信贷业务规范化操作程序及要求等内容为重点进行普及培训，在较短时间内培养造就一批政治过硬、品质优良、业务素质高、能适应改革步伐的员工队伍。定期组织学习金融方针政策和上级文件精神，努力提高政治觉悟和业务素质，增强依法合规经营的自觉性。同时对贷款五级分类等新业务进行专项培训。

二是加强信贷管理，规范业务操作，提高信贷资产质量

在确保新增贷款质量上，一是加强对各社及信贷员贷款权限的管理，严禁各社及信贷人员发放超权限贷款。二是加大对跨区贷款、人情贷款、垒大户贷款等违章贷款的查处力度，发现一起，处罚一起。三是认真开展贷前调查，准确预测贷户收益，确保贷款按期收回。四是严格执行大额贷款管理制度。五是严把贷款审批关，严格审查贷款投向是否合法、期限是否合理、利率是否正确、第一责任人是否明确、抵押物是否真实、合法，担保人是否具备担保实力、贷款档案是否齐全等，通过以上措施，确保信贷资产质量逐年提高。六是全面进行信贷档案统一模式、规范化、标准化管理，实行专柜归档、专人保管，并建立调用登记制度，保证档案的完整性。人员调离或换片，贷款档案应办理移交手续，由交出人、接交人及监交人共同在移交清单上签字，促进全辖信用社的信贷档案管理工作提档升级。

三是加大金融新产品的营销力度

近年来，我社加大信贷产品的创新力度，贷款品种不断增加，信贷服务水平明显提高。但在贷款还款方式和贷款期限的确定上还存在一些不足，为此省联社于2007年11月14日印发了《山东省农村信用社贷款分期还款暂行办法》。为满足贷款客户的不同需求，缓解集中还贷压力，进一步提高信贷管理水平，防范信贷风险，公司业务部将于2009年在信贷管理中引入贷款分期还款，以完善信贷服务功能的需要，杜绝部分客户对信贷资金长期占用，风险持续积累、暴露滞后，加大信贷风险的后果。

四是加大信贷规章制度的执行力度

首先要落实“三查”制度，对银行员工素质加以培训，使每个银行员工工作计划详细的基础上并按正确的思路做事。坚持做到防范贷款风险在先，发放贷款在后，每笔贷款都坚持按“三查”的内容、要求、程序认真进行调查、审查和检查，并填写“三查”记录簿，严格考核。报联社审批的贷款都必须有信贷人员的调查报告和信用社的会办记录，都必须换人审查。其次要落实审贷分离制度，贷款发放实行审贷分离和分级审批的管理制度，各基层信用社贷款必须经审贷小组集体会办审批，大额贷款报联社审贷委员会会办审批，并且规定基层信用社发放贷款不论金额大小，每笔贷款都必须经主持工作的主任审查、登记、签字后才能发放，坚决杜绝信贷员“一手清”放贷。第三要加大违规违纪行为的惩处力度，严肃查处违纪违规人员，对因违纪违规等原因造成不良贷款的责任人实行在岗清收、下岗清收等行政处罚，情节严重者，由责任人承担贷款赔偿责任。

五是明确信贷投放重点，不断优化信贷结构

2009年我部将按照“分类指导、区别对待”的原则，明确信贷投向。一是提高抵押和质押贷款比重，降低风险资产。城区社在发放贷款时，应多办理抵押、质押贷款，少发放保证担保贷款，以优化信贷结构，降低风险资产，要大力发放房地产抵押贷款，提高抵押贷款占比。要合理调整贷款担保方式，对新增城区居民、个体户贷款，要最大限度地办理门市房抵押贷款、个人住房抵押贷款，城区社原则上不办理联户联保贷款，坚决杜绝垒大户贷款和顶冒名贷款。二是加大对农业龙头企业、特色农产品基地、担保公司担保贷款的支持力度。要积极支持中小企业发展，特别是对产权明晰、信誉度高、行业和项目符合国家产业政策规定、发展前景看好的中小企业，要给予重点支持。

信贷档案管理篇4

2002年以来,国务院修订了《住房公积金管理条例》,住房公积金制度趋于完善,在住房公积金缴存额度大幅增加的同时,住房公积金贷款业务得到了快速发展,并且已经达到相当规模,住房公积金贷款风险随之显现,为降低和防范住房公积金贷款风险,贷款档案管理规范化势在必行。

一、贷款档案材料的组成

目前住房公积金贷款档案包括两部分资料,即每笔贷款前期(从个人申请贷款到调查审核到发放贷款)的办理过程和贷款后期管理(诸如催收贷款、合同变更、提前还款以及改变担保方式等)所形成的各种资料。

住房公积金贷款所形成的主要资料包括:借款人及配偶的基本信息(身份证、户口本、结婚证或单身证明)、住房公积金缴存证明、住房公积金贷款申请表、借款人及配偶的信用证明、个人住房贷款谈话备忘录、放款通知书、担保协议、共同还款承诺书、商品房买卖合同或房屋转让合同、已付款凭证、住房公积金管理中心与借款人签订的借款(抵押)合同(以下简称借款(抵押)合同)及相关合同等,至此形成的一系列资料我们称之为“原始资料”;划拨贷款后进行的贷款后期管理所产生的资料(如贷款催收记录、提前还款证明、贷款还清证明、法律诉讼、贷款核销)等,我们称之为“发生资料”,每一笔贷款业务活动全部完成后,就由前面所述的“原始资料”和“发生资料”构成了一套完整的、有自身特点的合同文件材料,形成一宗住房公积金贷款档案。

二、贷款档案管理

住房公积金贷款档案是贷款发放后留存的主要要件,是贷后管理工作的重要组成部分,是查考利用的基础,是贷后催收、法律诉讼的主要依据。因此,要切实做好贷款资料的收集、立卷、归档和保管工作,使住房公积金贷款档案管理工作规范化、制度化。

1、贷款资料的归档范围

根据住房公积金贷款期限长(最长30年)的特点,需要归档的贷款资料贯穿于整个贷款的始末,因此,贷款档案管理是动态的。需要归档的贷款资料由两个阶段的资料组成:第一阶段是申请贷款时的原始资料到贷款发放,第二阶段是贷款发放后至贷款清偿。因此,确定住房公积金贷款档案归档范围如下:

第一阶段归档资料:贷款申请书、住房公积金缴存证明;借款人及配偶的身份证、户口本、结婚证或单身证明;商品房购房合同或转让合同;自建、翻建、大修自住住房的批准文件;借款人及配偶的信用证明;住房贷款客户谈话备忘录;已付款凭证;贷款审核表;贷款受理、贷款审核复议表;借款(抵押)合同;贷款委托合同;房屋他项权利证书;共同还款承诺书;共同还款人夫妻双方的基本信息(身份证、户口本、结婚证或单身证明、信用证明、住房公积金缴存证明);担保合同;担保人夫妻双方的基本信息(身份证、户口本、结婚证或单身证明、信用证明、公积金缴存证明);贷款发放通知书;贷款发放凭证。

第二阶段归档资料:住房公积金贷款贷后首次跟踪核查表;归还贷款凭证;提前还款申请书;贷款结清凭证;贷款年度对账单;住房公积金借款补充合同;逾期贷款催收通知书;贷款催收电话记录;贷款催收函件;借款展期申请审批书;借款展期协议;民事状;民事调解书或判决书;抵押物拍卖有关资料;与合同有关的文字资料、函电和图表。

2、贷款资料的移交、归档

信贷员按照贷款资料归档范围的要求收集贷款资料,并在次月10日前移交至贷款档案管理员,保证贷款档案资料的齐全与完整,贷款档案管理员要及时进行整理归档。贷款资料中《借款(抵押)合同》是重要的合同文本,一经签订,即具有法律效力,它是住房公积金管理中心(以下简称管理中心)收回贷款的法律依据。管理中心必须重视对《借款(抵押)合同》的管理,各种贷款资料要按照发生贷款的时间顺序及时移交,双方在《借款(抵押)合同》移交接收登记簿上办理签收交接手续,信贷员在合同履行中收到的与《借款(抵押)合同》有关的资料,比照上述程序办理。房屋他项权利证书等重要证件应在取得后即移交归档。

3、贷款后期变更资料或发生资料的移交、归档

当借款人及配偶信息或贷款情况发生变更时,要及时将变更资料整理齐全并移交至贷款档案管理员,由贷款档案管理员对变更资料进行整理和编号,并及时归档,在卷内目录中注明变更资料的名称及所在页码,装入借款人的贷款档案中。

4、建立健全贷款档案管理制度

信贷档案管理篇5

信贷统计计划员，必须认真学习相关的业务知识，规范自己的业务技能：及时、准确的做好信贷资金需求预测，编制信贷计划；合理调度资金头寸，头寸限额，控制在上级行下达的限额之内；正确编制资金、现金项目电报，并及时上报。

信贷档案管理员，认真学习《中国农业发展银行档案管理制度办法》，收集和整理信贷资料，按规定向上级综合部门移交有关档案。加强支行领导，建立信贷档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等管理制度，保证信贷档案内容齐全、妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

信贷员，做好贷款手续合规合法、内容齐全、合同文本资料按规定保管；对分管企业的资料保全工作；仓单签发规范，内容、签章齐全；要求企业实行出库报告制度；指导企业正确设置和使用“一基三专”帐户；做好收购环节从贷款发放到粮食收购结束的全过程监控；坚持定期查库，填写工作日志和查库记录；处理信贷业务需规范填制采集单并及时登记电脑台帐；贷款到期前7天，需向企业签发贷款到期摧收通知单，对调销贷款，非保护价粮食贷款的发放要认真调查，合理确定贷款期限。

二、定措施

2012年是我国经济快速发展的一年，党的17大精神为我们树立了明确的工作要求和

指导方向。在此基础上，我行制定了针对决策制定、各项工作、业务操作、风险控制、资源配置、客户维护、组织管理和同事交往的“八零”标准。每名员工务必认真学习，贯彻落实指导精神，奋发进取，为支持社会主义新农村建设，严格要求自己，从小事、从自己的本职工作和从一

点一滴做起，以达到从量变到质变的飞跃。

三、定计划

工作计划上，努力工作，提高自己的业务技能。尽职尽责、尊规守纪，尊重领导、团结同志。

学习计划上，认真学习相关的金融业务知识和专业技能，，潜心钻研、夯实基础，开拓思路，明确发展方向和道路，实事求是，不断提高自己的素质、意识和道德品行。不断吸收最新的知识，接受最新业务，防范和控制风险，坚持可持续发展，做终身学习型行员，伴随终身职业生涯。

发展方向上，明确自己的人生发展和努力的方向，做到政治上、工作上和生活上的统一，珍惜来之不易的工作机会，在党委的领导下，塌实努力的工作。

四、总结

信贷档案管理篇6

一、住房公积金贷款档案数字化的意义

1、实现了住房公积金贷款档案的实时跨地域查找利用。住房公积金贷款档案主要是满足公积金管理机构日常业务数据查询服务、逾期诉讼服务和数据分析服务,对规避、化解住房公积金贷款风险具有重要的作用,这些利用目的使得住房公积金贷款档案利用具有频率高、利用时限性强的特点,而档案利用的时限性与档案数量的膨胀性矛盾给库房档案调阅利用增加了压力,手工调阅原件的传统利用手段,难以满足利用者的利用需求。而档案数字化很好地解决了这一矛盾,利用者不再碍于原件利用的局限,档案查阅利用不再受时间、地点限制,实现了多次、重复利用,住房公积金管理机构的所属管理部门和营业网点可以实时在线浏览和查阅,档案利用方便、快捷、高效。

2、有利于住房公积金贷款档案的长久安全保管。随着近几年房价的迅猛上涨,住房公积金贷款金额上调,贷款年限增长,住房公积金贷款档案的保存年限也随之变长。通过直接查阅扫描件,可以减少原件调阅对档案造成的损害,防止档案原件利用过程中的散落、遗失、涂改和更换,同时以光盘等载体方式备份,可应对突发意外所造成的损失。

3、有利于推进住房公积金管理机构的档案信息化建设。档案信息化建设是一项系统工程,涉及到档案工作的方方面面,住房公积金贷款档案作为住房公积金管理机构的一项重要档案,实现档案数字化扫描能够加快住房公积金管理机构档案信息化整体建设的步伐,同时,档案数字化作为档案信息化建设的基础工程,建立档案全文数据库和档案目录数据库,能够为档案信息化整体建设提供宝贵经验。

二、住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题

1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展。

2、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。

3、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。

4、档案人员信息化素质不高。档案数字化对档案人员的综合素质提出了较高的要求。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。

三、住房公积金档案数字化应把握的重点内容

1、以一笔住房公积金贷款业务形成的档案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性。住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此在扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性。

2、制定规范,明确标准。这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技术规范化两方面。整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、编页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重复件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须在扫描工作开始前进行规范、核查并实施。

扫描技术规范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的一一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等。

3、确定索引信息。索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用。住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考虑,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作为索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料。另一方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息。住房公积金贷款档案根据房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存在大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电话委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要。

4、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接。由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包给专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题。对数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键项进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设立全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据。针对全文数据安全,应采用先进的信息安全技术,主要包括防火墙技术、攻击检测技术、虚拟专用技术和数据恢复技术等。同时,制定住房公积金贷款档案数字成果安全利用与管理的相关措施,建立身份认证,设定用户角色和访问权限,进行访问控制,通过技术手段避免全文数据在各应用系统遭到人为或非人为的破坏、更改或泄漏。

5、重视扫描过程控制。住房公积金贷款档案的数字化从工作流程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整理、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库。对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人。在档案提档、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;扫描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环节,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损。

6、加强监管。档案数字化是一项集信息、技术于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技术部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描工作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度和项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容。通过项目管理例会,履约各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问题,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是汇总相关方需要协作解决的问题。通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目标。

7、提高档案人员的信息化管理水平。档案数字化要求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展, 抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培训力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展。

参考文献:

1、冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,北京:中国人民大学出版社,2001年版,76～77页。

信贷档案管理篇7

【关键词】 陕西电视台；档案管理；信息电子化；益处；措施

一直以来文书档案管理在档案工作中发挥着重要的作用，它记裁着一个单位发展的历史过程，但是在目前，随着办公自动化、无纸化等事物的出现，我们面对信息化快速发展，如何提高文书档案的管理水平，方便、快捷地向对方提供文书档案信息，这是我们在整理档案工作中遇到的新课题 。运作计算机进行电子归档，使档案信息更具有系统性、真实性、价值性是非常有价值和意义的。

一、档案信息电子化概念

所谓档案信息电子化，就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。

二、文件纸质档案与档案信息电子化“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，所以在现在技术条件下，我们对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。但是传统的档案管理模式由于占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。通过对纸质档案的进行信息电子化处理，利用电子档案替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。数字化档案可以副本异地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。就是把我们的文件纸质档案资料用微机进行收集、筛选和不同层次的归档，使之转化成为电子文档的形式供人们使用的过程。同时就档案信息电子化来说，将文件纸质档案转化为电子文档，即使是最普通的电子数据，保存电子文档也存在着巨大的风险，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。所以将传统的文件纸质档案管理办法和档案信息电子化管理有机整合，才能发挥档案管理的综合优势。由此说明档案采取“两套制”是非常有必要的。

三、如何将文件纸质档案转化为档案信息电子化

从理论上讲，将纸质档案转化为电子档案的方法有三种：即键盘输入法、扫描输入法和数码摄影输入法。各有其优缺点，其中键盘输入法因其效率低、误差大的缺点而很少使用；扫描输入法转化为DOC文件，容易出现乱码，和扫描不完备等现象。数码摄影输入法因目前数码相机的解像力较低、价格高而未实际应用。我们目前是使用文档存入软件将文件纸质档案的类型、归档时间、条目、题要、档号用键盘输入法输入到电脑中，系统自动按件产生档案号，并根据档案的、题要、等级等进行分类，很实用，检索起来也非常方便。

四、档案信息电子化的益处

1、手工操作转为机器操作，提高了办公效率

档案信息电子化是利用计算机强大的信息处理能力，把过去依赖手工操作，转化为电子信息，这样就把我们从过去繁重的手工中解放出来，过去整理文书档案时要求收集完整、用笔规范、耐用，大到分类、统计，小至一个订书针都要求防锈质量，又费时、费力还不定能达到满意的效果。在现在，在我们使用档案信息化软件处理后，将我们从这些繁重的工作中解放出来，查阅文件变得简单易行，大大提高了办公效率。

2、类别明晰，检索、查找方便

举例说明，目前陕西广播电视台共有档案6680卷，其中原保存永久卷453卷，长期330卷，短期159卷，合同类文本档案5088卷，等，而一个卷册则是由一份或多份文件组成，每当有干部职工来借阅、查阅文件时，我们首先需要请对方提供一个较为准确的信息，比如说是哪一年的文件，然后再将文本档案登记本拿出来，翻阅出当年的文书档案登记本逐条筛选，非常麻烦，有时找一个文件需要很长时间，而且还要求对方提供的条件比较准确才行，而现在实行档案信息电子化管理则是将每一卷（册）中的每一份纸质文件按类别、条目、关键词、保管时期等重新归档，检索、查找起来非常方便，一目了然。大大提高了时效性。

3、大大降低了单位安全成本

随着房地产市场的快速发展，个人住房贷款也迅速上升，陕西广播电视台从2001年以来共办理个人收入证明430人（次）。2008年9月央行与银监会联合下文对商业银行发放“第二套房贷”提出调控要求，如果有职工需要再次购买房产，我们在不了解对方是购买“第一套”还是“第二套”就盲目提供职工收入证明进行担保，这必将使我单位的安全成本大大提高，而具体要知道某位职工是“第一套房贷”还是“第二套房贷”就需要查找该职工有没开个人收入证明的档案。虽然我们一直保存着职工的个收证明申请档案，但是需要逐一翻阅，工作量巨大，纸质档案也不易于多次翻阅，我们实行电子化管理后，只用将职工的个人收入证明的申请按姓名、部门、时间、贷款数额，工资等情况输入计算机，计算机进行逐一分类存档。现在如果需要查阅对方是几次房贷，我们只用在计算机里调出任意一个条目检索就可以了解对方的房贷情况，大大降低了我单位的安全成本，减少了风险。

五、档案信息电子化如何进行管理

1、培养和提高人员素质

由于档案信息电子化是利用计算机进行操作，涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术等基础知识，不仅仅是只懂得计算机技术或者是只懂得纸质档案管理人员所能胜任的，因为必须加强对档案管理人员的管理，首先要从思想上让他们认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，不仅要进一步使档案信息利用最大化，还要使这些电子化的档案做到可靠、有效的、安全的保护。总之，必须提高制作者和管理人员的责任心，使他们养成踏实可靠的工作作风，忠于职守的工作态度，在输入文件目录和关键词、保管时限等能做到认真负责、精益求精，这才能是保证档案信息电子化的完整性和快捷性。

2、要建立档案利用、管理制度

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须要获得档案主管领导的审批，才能借阅、查阅档案，媒体单位有很多获奖栏目或者是个人都将自己的获奖证书个人保存，这样就造成职工在评职称时没有奖励证明，给部分职工评职称带来了麻烦和因扰，所以还需要建立完备的档案管理制度，将各类档案及时收集，同时及时更新档案信息，真正做到电子档案利用和纸质文本档案利用互补，进一步整合管理档案资源，实现档案需求利用质的飞跃。

六、小结

现代社会正在跨入“信息时代”，文书档案归档、保管与利用电子化管理，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应档案工作需要和发展，档案电子化的管理与利用着眼点要高，立足点要实，我们要紧紧围绕我单位的客观实际，顺应电台发展的规律，加强科学管理，确保档案电子化能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在单位的不断发展中发挥更大的作用。

【参考文献】

[1]房蕊、我国档案网站建设存在的问题及其对策[J]、理论学刊，2004、12、

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[3]景丽萍、加强学校档案工作的规范化管理[J]、中国科教创新导刊，2011、16、

信贷档案管理篇8

电子文件管理在实际工作中的优势和作用

1、节约了人力、物力

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照总行文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。工行无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。

2、简化了借阅流程和远距离借阅问题

传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而工行综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室或支行综合档案监管员开通客户端，查看本部室或支行的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。

3、实现了文档一体化管理的要求

档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。工行在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。

4、提高了工作效率

传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而工行综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。

5、可以监测业务档案归档的及时性

2007年总工行投产了个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，两个系统与业务部门的PcM2003、CM2002系统充分对应衔接起来，方便了查询。档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保在总行文件规定的时间内个贷、法人等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证工行资产的安全。

6、解决了异地业务监测问题

2007年总工行投产的个贷档案管理系统和法人客户档案管理系统，具有直通车的功能，按照定制的系统管理员角色，总行不直接到现场检查，就可以直接监测到各一级分行和各二级分行档案管理情况。通过非现场监测，即通过系统查询功能，找出要监测的一级分行或二级分行，了解有关档案归档情况，查看个贷或法人客户某一笔贷款的影像、贷款合同、发放时间等贷款相关要素，找出问题所在，及时向有关分行档案部门反映或进行通报。同样一级分行也可以直接监测到各二级分行，这样就解决了异地业务监测问题，节约了出差费用成本，提高了工作效率。

电子文件管理中存在问题

1、法人客户档案系统与业务部门C1d2002系统衔接失调

工行CM2002系统是操作部分信贷业务的最主要平台，自影像扫描功能投产后，影像查询及下载功能为实际工作提供了较大便利，也为档案部门进行电子文件的归档打下了坚实的基础，档案人员凭借信贷部门的扫描影像以及相关资料进行电子归档，但两个系统衔接有时不太好，信贷部门通过CM2002系统把扫描的影像归档之后，档案部门在法人客户档案系统中无法看到影像，造成电子文件无法归档，给工作带来很大的影响。

2、电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便

工行综合档案管理系统运用以来，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。

3、电子文件归档之后，系统无法看到电子文档

工行在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。

4、分行之间综合档案管理系统软件不统一，造成系统指导困难

工行在系统开发利用中，二级分行和一级分行综合档案系统不衔接，画面、软件程序不一致，造成一级分行系统指导困难。对二级分行在系统运用中出现的问题，一级分行无法及时帮助解决。

5、无纸化公文审批流程呈现操作流程较长、操作不适应的状况

具体表现为：系统遇业务高峰时运行较慢、逐级审批经手人员较多，如遇签批人出差，就会造成公文审批受阻，无法使整个审批流程继续运行，同时各级人员职责分工不明确，仍存在双轨制操作等。

应采取的对策

1、加强部门之间的互动沟通

针对法人客户档案系统与业务部门CM2002系统衔接失调问题。建议总行在开发软件或系统升级过程中，业务部门和档案部门要充分进行沟通，通过系统这个平台，把两个部门的业务充分联系起来，以便于工作。

2、建立健全系统管理

工行综合档案管理系统推广运用已经将近十年，通过系统的逐步升级换代，综合档案系统的功能正在逐步健全，对加强电子文件管理、方便工作利用、提高档案管理水平起到了很大的促进作用。针对系统在运用过程中出现的新情况、新问题，建议总行要及时增加补丁予以补救，以保证系统的平稳运行。

3、电子文件的安全系数有待提高

目前工行在实际工作中，借阅电子档案的人数居多，只要符合借阅手续，可以直接把电子文件通过NOTES发到借阅人信箱，这在很大程度上存在安全隐患。因此，档案人员在借阅档案时，一定要严格把关，认真审查，借阅单在经有关领导审批签字以后，还要检查所借电子文件是普通或是商密文件，如果是商密文件，严禁通过网络传输借阅，只能现场调阅，以保证电子文件的安全性。

4、做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

由于系统升级以及其他方面的影响，可能会造成部分电子文件丢失，为防止此类情况发生，档案部门除了日常工作中在温湿度、防磁等方面，要注意保护电子文件，发现问题，随时向科技部门反映外，同时还要积极配合科技部门做好电子档案的拷贝、备份工作，科技部门要对电子档案离线做好准备工作，按照总行要求，有计划、有步骤地开展电子档案离线工作，确保电子文件的完整无缺。

5、对电子化审批流程进行整合

建议通过系统的不断升级、完善，审批权限的合理配置，以及流程的合理整合，最终达到责任制项下直接审批制，减少中间环节相关人员的审批流程，为电子化审批流程开辟绿色通道。

6、完善业务部门和档案部门的系统对接