办公室档案管理总结(精选8篇)
办公室档案管理总结篇1
局领导十分重视档案管理工作，每年都把档案管理工作纳入了当年的工作规划和目标考核任务，并认真安排落实。我局成立了由主要领导担任组长、分管领导为副组长，各股室负责人为成员的档案管理机构，并应形势的变化和要求，及时加以调整充实，确保了档案管理工作的连续性、实效性。局办公室负责档案管理日常工作，由一名副主任和一名干部具体负责档案管理，并按照县档案局的要求，参加档案业务培训，学习档案管理业务知识，提高了我局档案管理工作水平。
为使司法行政系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展档案工作，我局于____年制定了《____县司法局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，及时向档案馆移交档案，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
根据档案管理规范化要求，我局设立综合档案室，配有档案柜、档案盒、铁门、防虫药、温度计、灭火器、空调等防盗、防火、防潮、防高温等设备,档案室安全保护各种措施设备达到“三铁八防”的要求，确保档案安全无丢失。
根据县档案局档案管理制度要求，我局坚持将档案电子目录上传档案局，并按规定将____年前档案材料移交县档案馆保管。
我局设置了机关综合档案室一个，主要保管全局综合性档案材料。综合档案室由2名办公室人员兼职档案员。几年来，先后投入经费，配备了标准档案柜（组）8个、温度计1个、灭火器1个，电脑、打印机、空调、复印机各一台，大大改善了档案管理的条件。使用gd____0档案管理系统软件完成了____前的文书档案、会计档案的立卷归档及报送工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。同时认真编写本单位每年的大事记，抓好项目档案的建档和各种统计表及电子档案的报送工作，按照县委、县政府政务信息公开的规定报送已公开现行文件和政务信息材料。
办公室档案管理总结篇2
关键词：办公室；档案管理；方法
办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。
一、当下办公室档案管理工作的存在问题
（一）对管理工作认识缺乏
长期以来，我国对办公室档案管理工作的认识度不足，对于档案管理工作的有效性更是缺乏相关的认识。因此，我国档案管理存在管理混乱甚至缺失的现象。档案管理混乱甚至缺失，给单位审计核查、总结带来很多不便，因为档案管理不到位而带来巨大损失的事例层出不穷。很多管理档案的工作人员，工作观念存在着意识淡薄的问题，专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值不明确，导致档案管理工作无法有效地进行下去。
（二）管理制度不健全
档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。
（三）办公室档案管理工作手段较为落后
第一，没有充分利用信息技术的优势，使得很多档案管理人员虽然耗费大量的精力，但是无法更好地提高办公室档案管理工作效率；第二，没有将信息技术应用到办公室档案管理工作中，很容易造成资料缺失，很多资料在整理过程中会出现错误，无法对资料进行快速备份和恢复，为办公室管理带来较大损失。
二、优化办公室档案管理工作的方法
（一）树立正确认识
办公室的档案管理十分重要，与办公室各项业务工作的开展具有直接的联系，其工作效率影响到整个单位工作的开展，对单位发展有着不可替代的价值和意义。对于因为个人失误而造成不良后果和影响的，责任人和直接领导都应该负有主要责任。而对于在工作中有着出众表现的，则应该给予相应的物质和精神激励。通过一系列措施，提升工作人员的责任意识和积极性，充分激发工作人员的潜能，保证办公室档案管理工作的全面顺利进行。
（二）建立完善的管理制度
科学、完善管理制度的制定，能够保证各项工作都有相应的标准和依据。因此需要在单位分管领导的牵头下，逐步制定出符合本单位实际特点的档案管理制度。并在该制度中体现出一定的指导性，让工作人员能够依照制度规定进行适当的处理。在档案的日常管理中，根据档案机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高和降低密级、解密处理等。并将一些失去保密意义的文件重新整理，做好记录。在此基础上，将责任落实到人，纳入个人绩效考核范围，逐渐形成科学、有序、具有责任意识的办公室档案管理工作新局面。
（三）加强管理工作人员培训
在实际操作中，可以根据各单位的实际情况灵活进行，培训内容则主要包含以下几个方面。首先是责任意识。通过培训，引导管理人员真正意识到办公室档案管理工作的重要性，积极开展好这项工作，对于单位整体的发展、单位工作效率的提升、单位重要档案的保护等都有着难以替代的价值和意义。只有思想上先重视起来，才能为行动打好基础。其次是管理技能。可以邀请当地档案部门的专业管理人员、高校图书馆或档案专业教师等，定期来单位对人员进行专业技能的培训，特别是一些当下应用最广泛的知识和技能，力争在专业人员的指导下尽快掌握。
（四）推进档案管理数字化进程
首先是制定办公室档案数字化建设工作计划，包含人、财、物等多个方面，并定期进行检查和监督，确保各项工作的开展落实到位。同时强化档案信息资源产生过程中的主体责任意识，按照谁生产、谁负责的原则，全面加快数字化建设。其次是建立双套归案制度。要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式，实现电子化归档，努力健全检索机制，提升档案的查准率和查全率。
（五）建立办公室档案服务反馈机制
对于办公室的档案反馈服务机制来说，它可以快速掌握多个方面的信息，进一步改进教学管理水平，提高档案的信息利用率。对于反馈信息来说，它包含信息系统的检索工具是否有效，档案的使用价值以及档案该以怎样的形式进行传播等等。对于信息的反馈来说，它有一定的针对性，同时也有一定的实用性，办公室档案人员可以按照反馈的信息加快转变服务方式，构建新的服务体系，进一步完善办公室档案管理机制，使每一份办公室档案都可以发挥其作用，推动办公室档案管理工作的可持续发展。借助反馈信息，优化办公室档案管理模式和手段，提高办公室档案利用率。
办公室档案管理工作对于单位其他工作的完善具有辅作用，所以加强管理人员的管理意识，完善管理制度，实现信息化管理等，在提高档案管理效率及单位工作效率中变得非常重要，也逐渐成为了现代化档案管理的一个必然趋势。
参考文献：
办公室档案管理总结篇3
档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。
一、日常档案工作办法
1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。
3, 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。
4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。
5、 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。
6、 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。
7、 档案上交时由办公室签收。
二,档案内容要求：
（一）人事档案 包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。
l、个人履历简介是校学
生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。
2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。
3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。
（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。
l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。
2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。
（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。
（四）活动档案
1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。
2、 活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。
三、档案查阅办法
1,查阅要求:
1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
2) 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应
的警告、批评。
3) 查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。
4) 认真填写索档单，并由部长以上签名。
5) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。
6) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
2、借阅手续：
（1） 借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。
（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。
（4）复制文件必须征得主席团的同意。
8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，
办公室档案管理总结篇4
档案是国家的基础性原生性信息资源，档案部门是信息资源大户，档案工作从本质上来说就是信息化工作。面对国家信息化工作的战略转型，档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路，把档案信息化工作的重点转移到加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。
为贯彻落实《2006―2020年国家信息化发展战略》、《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》、《关于加强信息资源开发利用工作任务分工的通知》、《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》等有关文件精神，总结档案信息资源开发工作经验，提高档案信息资源开发利用水平，充分发挥档案信息资源在经济社会发展中的重要作用，国家档案局、国务院信息化工作办公室经过充分酝酿和协商，于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题，选择了16个试点单位。
第一，传统载体档案数字化。试点要求对档案数字化的指导思想、基本原则、运行机制、工作流程、技术要求、成果管理等方面内容进行探索实践、总结归纳。试点任务由中国第一历史档案馆、北京市档案馆、长春市档案馆承担。
第二，政务信息资源管理。试点要求对在电子政务、办公自动化等信息化系统中产生重要政务信息资源的收集、存储、管理、利用等方面工作进行探索实践、总结归纳。试点任务由安徽省档案局、陕西省档案局、中联部档案处承担。
第三，已公开现行文件利用。试点要求对把档案馆建设成为公众获取政务公开信息的场所、促使要求政务信息公开和档案信息资源开发利用工作有机结合等方面工作进行探索实践、总结归纳。试点任务由上海市档案馆、宁夏回族自治区档案馆承担。
第四，企业档案信息资源开发利用。试点要求对做好信息化条件下企业档案信息资源的收集、存储、管理和开发利用工作进行探索实践、总结归纳。试点任务由中国石油化工集团公司办公厅文档处、中国第一航空工业集团公司西安飞机工业(集团)有限责任公司、宝钢集团有限公司承担。
第五，公共文献基础数据库建设。试点要求对分布式大型文件级档案数据库的建立、运行、管理、开发利用等工作进行探索实践、总结归纳。试点任务由福建省档案局、海南省档案馆承担。
第六，档案信息资源社会化服务。试点要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发，提供社会化服务工作进行探索实践、总结归纳。试点任务由中国第二历史档案馆、浙江省档案馆、沈阳市房地产档案馆承担。
2006年10月，国家档案局和国务院信息化办公室在北京联合召开了档案信息资源开发利用试点工作会议，对试点工作进行了动员和部署，国家档案局局长中央档案馆馆长杨冬权、国务院信息化工作办公室副主任陈大卫出席会议并作重要讲话。为加强试点工作的组织协调，国家档案局、国务院信息化工作办公室成立了试点工作协调小组。各试点单位也成立了由档案部门和信息化主管部门相关人员组成的试点工作组，具体承担试点工作任务。试点工作将于2007年10月结束，届时，国家档案局、国务院信息化工作办公室将召开总结大会，推广试点工作经验，推动全国档案信息化工作。
办公室档案管理总结篇5
【关键词】办公室；档案信息资源；作用；措施
在日常业务工作中，办公室通常需要发出、收到各类文件，办公室档案记载了各阶段的办公状况，因此尤其有必要予以重视。经过整合信息之后，办公室档案就可以体现出重要价值，为各种业务决策提供必要的根据。对于办公室在业务过程中形成的档案资源，有必要明确各类档案信息的保存现状，结合办公室档案资源和信息的具体运用情况，探求完善档案管理的可行措施。
一、办公室档案工作概况
在2009年8月，新疆化学阜康能源有限公司成立。自从成立之后，公司建设了环保和节能的新型能源项目，在本质上符合了“两步并作一步走”的发展目标。在建成联产项目的过程中，公司依照循环经济的基本思路来促进项目建设，循环经济项目中包含了烧碱和PVC等综合性的能源。到了2012年，联产循环项目正式投入到循环经济的正常生产中。从目前来看，公司共拥有87亿元的总资产，其中包含22亿元注册资本。在日常生产中，公司主要生产烧碱和PVC树脂等。
在建设工业园项目时，公司依照减排化和节能化的根本目标来落实项目建设。在工业园项目中，公司引入了集约式的大规模控制系统，其中大型化装置用于高效节能的新型工艺生产。通过集约控制的方式，公司引进了离子交换膜的氯碱生产方法，以此达到新式的循环生产，同时也配备了自然循环的高电流密度电解装置。在整个生产过程中，公司运用了全程式的DCS控制模式，工艺现场设有釜顶冷装置以及聚合装置。
二、发挥档案资源作用的具体措施
办公室档案包含了多层次的业务内容，如果要在根本上发挥档案价值，那么就需要全方位进行档案资源管理。只有充分管理，才能在更大程度上发挥办公室业务档案的重要作用。具体而言，发挥重要的档案作用应当依照如下的思路：
（一）健全多层的档案管理网络。在发挥档案资源作用的过程中，公司领导对于办公室档案给予了更多重视，在此基础上健全了组织架构并且配备了齐全的软硬件。依照从上到下的次序，公司搭建了四个层次的办公室档案组织和管理网络。在管理n案的网络内部，分管领导负责指引方向，办公室主任负责管理档案的牵头工作。同时，档案中心以及其他档案职能部门都承担了档案分管的职责，通过全方位的档案监管措施来健全档案网络。从现状来看，办公室管理应当包含档案中心部门，主要负责保留各类办公室档案，统一筹划并且收集档案。在必要的时候，档案中心还应当提供查阅档案的日常服务。
依照“齐抓共管”的基本思路，公司设置了多层的档案管理流程。从目前来看，办公室档案主要包含了专业性档案、公司科技档案以及文书类的档案等。对于不同类型的档案，公司有关部门都有必要给予全面监管，同时提供档案查阅的相关服务，做好组织协调和统一规划。
（二）设置专门的档案区域。企业发展不能缺乏办公档案的适当运用和监管。为了满足需求，公司设置了专门用于管理和借阅档案的区域，也就是办公档案的管理专区。在档案管理专区中，公司设置了防磁柜、实物陈列柜、智能式的密集架和阅览书架。依照现有的档案管理流程，公司设置了严格的档案监管机制，依照“八防”的基本思路来建设档案专区。同时，公司也为档案管理配备了专门的硬件设施。在办公楼的一层设置了档案室，档案室接近350m2的总面积。在档案室的内部设置了可供查阅的书架，此外还设有档案保管的专用办公室以及库房。从安全管理角度来讲，公司布设了档案监控器、防晒遮光的专用窗帘、自动式灭火器、蟑螂药和防鼠药等。通过完善全方位的档案监管，公司获得了档案利用的良好实效。
（三）完善相关机制。发挥档案的价值和作用，根本点在于完善机制，档案利用的相关机制包含了档案制作、档案接收和传递、档案整理归档、档案收集和办理等流程。经过工作梳理之后，公司设置了档案管理的专用表格，在此基础上制定了归档标准和其他档案工作的流程。这样做有助于充实内容，在根源上规范办公室档案的运用。近些年来，公司各项办公业务都在迅速扩展，与之相应的档案文书也变得更加复杂。面对新的形势，负责办公档案利用和管理的有关人员还需要充实自身，不断学习自动化新型档案利用技术。通过提升档案管理的素质，才能服务于办公室档案工作，提高利用的实效性。
三、结语
办公室本身就具有显著的综合性特征，在办公室内部包含门类齐全的行政管理部门。做好办公室的日常业务，就需要充分发挥档案信息和档案资源在办公室业务中的价值，发挥档案的重要作用。在运用办公室档案时，关键点就在于完善办公室内部的档案管理，在此基础上构建自动化的办公室档案运用和管理机制。在未来实践中，相关人员还需要不断摸索经验，进而服务于办公室档案资源和信息利用实效的提高。
【参考文献】
[1]陈丽、 如何发挥办公室档案信息资源的作用[J]、 办公室业务，2012（05）：105+107、
办公室档案管理总结篇6
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
XX档案管理制度
1目的
为加强公司xx档案管理，充分利用xx资源，发挥xx档案为xx工作服务的作用，使会xx案管理更加标准化、规范化、科学化，根据xx的规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。
2 范围
本制度规定了xx档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。
本制度适用xx公司xx档案的管理。
3 职责
3、1 xx负责人负责xx档案保管的定期检查、监督，指定兼职档案管理人员整理、保管各种xx档案，并负责借阅档案的审批，保证xx档案的准确、安全、完整。
3、2 档案管理人员按照xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。
3、3 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。
3、4 xx负责对xx档案的管理进行不定期的检查。
3、5 xx负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。
4 xx档案的范围
xx档案包括：xx x xx xx
5 xx档案资料的整理
用纸、封皮、装订规格应尽量统一，以便于保管。
===等等
6 xx档案的保管
6、4 xx档案的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证xx档案完整无损。
9 xx档案查阅、借阅及批准权限
9、1 本公司内部人员借阅xx档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。
9、2内部各公司，各部门因工作需要查阅会计档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，xx负责人批准，方能查阅。
9、3 外单位人员因公需要查阅xx档案时，应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经xx负责人批准，报xx批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、xx档案名称及查阅理由。
9、4 xx档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的xx档案，必须办理借出手续，经xx负责人、xx批准，同时在《xx档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。
9、5查阅或借阅xx档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封、抽换。
10 xx档案的销毁
10、1 xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理人员提出销毁意见，编制《xx档案销毁清册》，列明销毁xx档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
10、2 销毁会计档案前，应当由xx中心和xx中心共同对应销毁的会计档案进行鉴定，报xx审批后，由xx、xx派人监销，销毁后需在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告xx。
11 处罚
未按本制度规定充分履行xx档案管理职责的，给予 xx的处罚，造成经济损失的追究经济责任。
12 附则
12、1 本制度由xx起草。
12、2 本制度经xxx批准。
12、3 本制度自下发之日起实施。
档案管理制度
档案工作岗位责任制
一、 分管档案工作的局领导职责
1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、 局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、 分管档案工作的各处(室)领导职责
1、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。
2、 将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。
3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。
5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、 负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、 各处、室专(兼)职档案人员职责
1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案存毁;的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、 复制后要及时进行登记。
档案统计制度
1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。
8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案十防;(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。
4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。
5、库房要保持温度在摄氏14-24°C，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;非工作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
办公室档案管理总结篇7
第一章 总则
第一条为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章档案管理
第九条各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。 [1]
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章档案保护
第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章档案的统计和利用
第十八条档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章奖励与处罚
第二十五条档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章附则
第二十六条本办法由所办公室负责解释。
办公室档案管理总结篇8
关键词 文书档案 办公室 重要性 归档管理
一、引言
在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。
二、办公室文书档案概述
国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。
三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索
（一）办公室文书档案收集工作的探索
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1、文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。
2、文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。
（二）办公室文书档案归档工作的探索
根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。
1、文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。
2、文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。
四、结语
文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。只有这样，才能够保证办公室文书档案的完整度，便于文件的储藏和查找，从而提高办公室管理工作的质量，确保各部门工作的顺利开展。
（作者单位为广东医科大学附属医院）
参考文献
[1] 周家兴、浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]、办公室业务，2013（23）： 57-58、