电子档案管理基础(精选8篇)
电子档案管理基础篇1
关键字：电子政务；档案信息化建设；基础设施建设；资源开发；资源整合与共享；标准规范
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有原始证据性价值的历史记录。档案的原始记录性确立了档案信息资源是最具真实性和凭证性的不可替代的信息资源。而在信息化的时代，电子文件的出现为档案工作带来了新的挑战。电子时代的档案管理也就是电子文件信息资源的管理，电子政务也是电子文件信息资源建设的一部分，因此研究电子政务与档案信息化建设息息相关，两者是不可分的。
国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》，确定了电子文件的形式与管理标准。这个规范的颁布和应用，说明档案部门正在行使对电子文件、电子档案的管理权。档案部门在电子文件、电子档案管理等方面的作用说明，电子政务离不开档案工作的支持，只有重视和支持档案事业的发展，才能充分发挥电子政务的作用，才能实现政府信息资源的市场价值和信息增值。
1 基础设施建设
基础设施层包括网络基础设施和信息安全基础设施两部分。网络基础设施是为电子政务系统提供政务信息以及其它运行管理信息的传输和交换平台，它是整个电子政务信息的最终承载体，整个网络基础设施可以根据电子政务应用的实际需要划分为互联网、业务网、非办公网和办公网等。网络信息安全基础设施在网络基础设施所提供的信息传输服务平台的基础上，增加面向电子政务应用的通用安全服务，为电子政务应用提供了一个通用的高性能的可信和授权的计算平台，从而使电子政务应用系统能够以便捷而灵活的方式来构建自身的安全体系。
《国家电子政务总体框架》明确了国家电子政务网络由“基于国家电子政务传输网的政务内网和政务外网组成”；“政务内网由党委、人大、政府、政协、法院、检察院的业务网络互联互通形成，主要满足各级政务部门内部办公、管理、协调、监督以及决策需要，同时满足副省级以上政务部门特殊办公需要”；“政务外网主要满足各级政务部门进行社会管理、公共服务等面向社会服务的需要”。
2 信息资源开发
从我国目前情况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题，而档案信息资源的建设却长期得不到应用的重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。
电子政务信息资源与档案信息资源的合作开发是有依据的。首先从内容上来说，两者在内容上有着重合性，档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息资源来源于政府部门在各种中形成的各种政务信息，它也是档案信息资源的来源之一，经过鉴定具有保存价值的政务信息就会转化为档案信息。因此，为了避免重复建设，实施两者的战略共建就是必要的。同时，档案信息资源和电子政务信息资源都包含纸质文件和非纸质文件两大类。在电子化时代，两者都面临着大量文件的数字化处理问题。信息数字化的任务让两者合作开发可节约大量的人力、财力和物力资源。
3 资源整合与共享
要真正实现档案资源的全面开发和充分利用，使之在信息社会中发挥更大的作用，最大程度上满足电子政务与社会公众对档案资源的需求，其根本途径就在于对现有的档案资源进行整合，走档案资源的全社会共享之路。电子政务环境下档案资源整合与共享涉及到社会的各个方面。如宏观层面上需要国家的总体规划与管理，给予政策的引导和法律的保障；中观层面上需要各级档案管理机构以及其与社会其它信息服务部门如图书馆、情报中心等的相互合作与协调，建立档案资源的整合与共享的保障体系与运行机制；微观层面上需要充分应用现代信息技术实现对档案资源以及档案资源与其它社会信息资源之间的充分融合，创建一个理想的信息资源共享环境与平台，为社会公众提供深层次的、一体化的信息资源服务。
因此有人提出在电子政务环境下，档案资源整合与共享的实现形式就是建立基于网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统。这个系统包括四个方面：机关档案室电子文档一体化管理系统、档案馆档案资源管理网络系统、文献中心信息一体化管理系统和政府公众信息网络系统四个不同层次的信息资源管理系统。
由此可见，电子政务标准主要由国家或行业制定，省、市、县一级要制定电子政务标准显然是不可行的，因此，在目前电子政务标准制定普遍滞后的情r下，档案信息化建设可能存在应用系统或数据库建设与以后的国家标准不完全一致的风险，这是档案部门应该意识到的，也必须有所准备，必须在档案信息化建设中留有一定的余地。《国家电子政务总体框架》中已将电子公文交换、电子政务主题词表、目录体系与交换体系、电子政务数据元等作为重点制定的标准，档案部门要积极参与这些标准的制定，反映档案工作的需求。这样的话，我们在进行档案信息化建设的过程中，将有明确的国家标准或行业标准供使用执行。
4 结束语
在这个信息化的时代，信息资源决定了国家之间综合国力竞争的关键，信息资源的有效管理与利用等问题也就成为了及其重要的问题。电子政务和档案信息化应时而生，成为了国家信息化工作的重点，只有做好电子政务和档案信息化的工作，国家才有可能搞好信息化建设。也必须结合电子政务开展档案信息化建设，才能避免档案信息化建设与电子政务脱节的局面，才能让信息化建设更好地完成。
参考文献
[1]卞龙云、电子政务下的档案数字化建设、数字兰台，2007年第1期
电子档案管理基础篇2
关键词：测绘数字档案馆；数字档案信息资源；基础地理信息框架数据库；成果资料档案数据库
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0133-02
随着信息技术的高速发展，社会已迈入大数据时代，档案馆作为重要的资源信息基地，亦应跟上信息化发展的步伐。建立测绘数字档案馆对测绘地理信息行业从传统测绘到数字测绘一直到当今的信息化测绘所产生的各种成果档案及资料的管理、保护及开发利用起着至关重要的作用。选择适宜的数字档案馆建设模式，是成功数字档案建设的根本保障。
数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施连接和利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
1 测绘数字档案馆应用需求
1、1 满足测绘电子档案的收集
测绘电子档案的收集主要包括国家基础测绘项目、专项成果和档案、办公自动化系统产生的大量电子资源信息，开展基础测绘项目和专项任务收集的资料等。
1、2 满足向公众提供电子成果和档案的服务
传统的服务方式在效率、便捷方面已经无法满足现代高速发展的社会经济建设的需要。及时测绘成果资料信息，建立测绘成果及时、安全、高效地为国民经济建设服务方式。
1、3 满足电子成果档案资料管理的需求
除了电子文本文件、数据库文件之外，还有大量地理空间数据、数字卫星遥感和航空影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益加大。制定合理的共享与利用方案，在可控范围内提供检索、借阅。
1、4 满足电子成果档案资料的存储安全
一是纸质档案长期保存，使用频繁的档案、珍品、孤本保护，通过数字化转换便于使用和研究；
二是保障电子档案长期存储中的备份、迁移的完整性；
三是解决电子档案在收集、提供利用上可能产生的多种保密安全隐患。
数字档案馆的建设应以数字资源建设为基础，档案安全管理为保障，自动化、网络化服务利用为目标数字档案馆体系。
2 测绘数字档案馆建设框架
根据测绘档案的上述需求，测绘数字档案馆建设框架搭建应包括四个方面内容。
①成果、档案、资料信息资源的建设，即数字档案信息资源建设；
②计算机设备和网络基础设施建设；
③档案收集、保管、利用、数据存储等一系列档案业务工作所依赖系统平台和信息资源数据库建设；
④标准规范及安全保障体系建设，建立统一规范标准。
标准化管理与制度管理结合形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。测绘数字档案馆建设框架，如图1所示。
2、1 数字档案信息资源建设
数字档案信息资源是数字档案馆建设的核心。数字档案信息资源的来源一方面是接收立档单位的归档的电子文件；通过OA系统对系统公文、业务过程中形成的电子文件，生产、科研项目应移交的进馆的电子档案，互联网上有价值信息进行收集，实现电子文件管理。另一方面就是 对现有馆藏传统档案资源进行数字转换。对馆藏测绘大地测量档案、地图档案、航空摄影测量档案、工程测量档案、航空摄影底片档案及各种技术文档等。特别是对馆藏中的珍贵的，利用频率高的、易受损的档案。通过扫描仪、计算机等信息处理设备将馆藏纸质、照片、图纸、音频视频档案等转换成数字档案信息，形成各类型信息资源数据库。
2、2 计算机设备和网络基础设施建设
计算机设备和网络基础设施建设主要包括：①用于管理内外部用户使用设备。②用于成果档案资料发放服务及业务办公需要。③用于档案管理、利用、成果、输出服务、档案数字化设备、快速出图设备等服务支持。④用于数据库、磁盘阵列、磁带库等资源存储设备。⑤用于网络系统、服务器、备份设备、电源设备等。
2、3 档案管理系统平台及数据库建设
2、3、1 建立档案收集、保管、利用、数据存储等系统软件平台，实现档案管理业务环节的自动化、网络化
①建立成果档案存储系统。数字介质存储管理主要包括数据的检验、归档、入库、维护、利用等。该系统是成果档案管理系统和分发服务系统的基础，并为分发服务系统的运行提供支持。
②成果档案管理系统。该系统实现对测绘成果档案的日常管理功能，包括对档案接收、著录、鉴定、编研、质量管理及馆藏成果档案扫描数字化功能和档案利用功能。成果档案管理系统还对业务办公系统的运行给予支持。
③分发服务系统。实现纸质测绘成果、数字成果的分发服务功能，外网系统实现基于用户的测绘成果档案查询检索功能和订单生成功能，内网系统实现客户自助式的业务办理功能。本系统基于测绘成果档案存储系统和成果数据管理系统运行，其中纸质测绘成果基于测绘成果档案存储系统，数字测绘成果基于成果数据管理系统。
④业务办公系统。主要实现项目单位各项日常业务办公功能，对库房管理、档案出入库的管理。该系统基于成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统运行，其中成果档案管理系统、分发服务系统为本系统提供业务查询检索功能，成果数据管理系统为本系统提供成果数据查询和检索功能。
⑤安全保障系统。主要包括访问控制、用户身份认证、数据加密、数字水印技术的信息追踪，解决成果档案提供利用过程中可能产生的安全隐患。为成果档案管理系统、分发服务系统、成果数据管理系统和业务办公系统提供存储安全和机房环境等方面的保障功能。
⑥网络系统。为保障性系统，为以上各系统提供局域网、政务网、广域网的快速、稳定地传输数据和INTERNET访问。
2、3、2 数字信息资源数据库建设
测绘成果档案资源信息数据库建设总体上分为基础地理信息框架数据库和成果资料档案数据库。基础地理信息框架数据库在逻辑上和物理上分为三个数据库，即基础地理信息数据库、历史数据库和产品库。
基础地理信息框架数据库用来管理经过无缝整合及相关处理的框架数据，形成基础地理信息平台，便于面向政府和社会各界的GIS应用。基础地理信息框架数据库由于更新等原因所形成的历史数据入库，建立历史数据库。通过对基础框架地理数据库中数据的加工处理所形成的成果数据及其他数字测绘产品，建立产品库，方便成果数据的提供和分发。
档案成果资料数据库建设是以现有的测绘档案成果资料管理模式为依据，以空间数据库、分布式数据库、GIS、MIS、WebGIS为技术手段，在网络环境下实现测绘档案成果资料的安全、高效管理和分发，实现测绘档案成果资料管理的信息化、电子化、网络化和高效化，为数字档案馆的实施打下坚实的基础。
测绘档案资源信息数据库总体结构，如图2所示。
2、4 档案标准规范及安全保障体系建设
数字档案馆标准规范及安全保障体系建设是规范数字档案信息采集、管理与利用过程，确保数字档案信息安全的基本保障，其制订应遵守系统性、先进性、现实性、兼容性、权威性、为原则。应对档案业务实践具有较强的指导作用，包括管理性规范、业务性规范、绩效评价规范、制度性规范等。首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。面向计算机和网络及信息平台处理直接采用国际和国家标准。面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的材料以借鉴为主进行补充，由此形成数字档案馆所需的严密的规范化管理体系。
3 结 语
建设数字档案馆有较高的难度，是一个综合性的多领域技术研究的应用过程。通过对建立数字档案馆模式的探讨，可以理清在测绘档案馆局域网中建立数字档案馆技术思路，有利于进一步的具体技术研究，为开展数字档案馆建设奠定理论基础。
参考文献：
[1] 刘惠英、浅析新时期测绘档案管理[J]、科技资讯，2011，（31）、
[2] 李瑞芳、测绘资料档案信息管理与应用分析[J]、测绘与空间地理信息， 2011， （1）、
[3] 段文，李楠，袁向阳，等、科研院所数字档案馆建设技术方案探讨[J]、陕西档案，2014，（4）、
[4] 霍玉仓，张磊、测绘档案数字化建设的思考工程[J]、城市建设理论研究，2015，（7）、
电子档案管理基础篇3
随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。
1、档案管理信息电子化建设的必要性
随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，档案管理信息电子化可用详实的档案信息是否完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，这样才能决策的及时、正确，以保障管理措施的适当。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。第三，实现档案管理信息电子化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，同时，亦可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。
2、如何实现档案管理信息电子化
首先，要实现档案部门基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工。并要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
其次，要实现档案管理信息电子化项目的试点与推广工作。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，建立、规范、联通各局域网络，并选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点，并提供相应的资金和技术资源支持。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
第三，要实现档案管理信息电子化标准规范建设。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。第四，要实现档案管理信息电子化人才素质培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，因此针对档案管理信息电子化人才应积极进行思想教育，有计划有组织地进行培训，使其掌握信息技术的新知识。档案人员还要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平，这样才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
3、目前档案管理信息电子化工作中存在的问题
3、1 战略定位不准确，理论研究不深入。在2006年编制的《档案事业发展“十一五”规划》中提出“以档案信息化建设为重点”的工作任务，但档案管理信息电子化工作仍然存在中长期的总体指导思想、战略目标、基本原则、主要任务与发展架构尚不清晰，档案信息化在档案工作发展与改革的地位与作用还不十分明确，档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位尚未确认等等问题。虽然目前关于档案管理信息电子化的理论著作较多，但都只停留在了实践方法和技术应用的层面上，理论研究不够深入，并未形成系统的档案管理信息电子化理论研究。
3、2 法律支持空缺，地位认识不足。档案管理信息电子化已日益成为社会发展的趋势，但国家相关档案法规中尚无档案信息化概念与要求的相关表述，这与档案信息化发展的现状、规律及其档案事业发展、社会发展的要求不相吻合，造成档案信息化建设、管理的法律失据现象，大大地阻滞了档案信息化的发展进程。除此之外，虽然这几年各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但是总体上档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，严重影响了档案信息化的推进，也影响了档案事业的改革与发展。
电子档案管理基础篇4
关键词：高校档案；数字化；信息化；档案管理
如何构建准确、安全、标准化的档案数据库，实现档案现代化管理和数字应用，根据本单位的数据库建设实际工作，笔者建议，可从以下几个方面入手：
1 基础设施现代化
基础设施主要包括：联通行业或单位的电脑、打印机、扫描仪、wep等相关信息化办公设备。这些是信息化的基础，是档案数据化建设和发展的必备物质条件。
基础设施是工具，是为档案数字化建设和应用服务的。充分利用现代信息技术提供的手段和平台，改造传统档案业务处理模式和方式，从而提升业务的处理效能，提高档案的利用率，是档案界所不断追求的。多年的实践经验告诉我们，要想走档案现代化建设之路，实现档案数据库管理应用，就必须要有相应基础设施。
2 档案信息电子化
档案由载体和信息两部分组成，档案的本质是信息而不是载体，在建立档案数据库前，载体和信息是不可分的。随着高校办公自动化的普及，网络功能的扩大，各部门产生了大量电子档案，这些电子档案就是档案数字化的基础和资源，比如：招生信息、科研信息、教务信息等等。数字化的前提是要建立数据库，数据库的信息来源有两个路径。一个是将馆藏实体档案全文内容转换为数字信息，也就是对馆藏档案加工扫描数字处理，形成档案数据库，并在此基础上进行二次、三次文献加工；二是网络环境下，接收现代办公条件中新产生的电子档案和数据库。把大量的电子档案信息资源收集后转入数据库，或是直接拷贝建库是档案界值得借鉴的。近几年，随着网络备份技术的提高，采用自动化系统采集和数据导入档案信息，是档案收集的快车道。也就是将办公自动化系统产生的大量电子文件直接生成数字档案，经归档处理后可直接将其建库存档或放到web服务器上。
3 档案管理规范化
档案管理规范化是档案数字化建设的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各个环节的统一规范，才能实现档案数据的有序流通。
首先要考虑档案馆数据库建设的等级标准和数据格式，并规定各种标准下的应用软件开发、硬件购置等信息资源建设的规模。各高校应结合自身的特点和需要，合理选择相应的建设标准，建立现代化档案信息系统，避免盲目的低水平重复建设。其次，应建立数字档案的统一标准和档案信息化操作的统一规范，主要包括传统档案的数字化操作规范和现行电子档案管理规范，数据库建设的标准规范，档案系统的软硬件规范和接口标准，以及档案安全管理标准规范等，使档案信息管理的每个环节中的每一步都有章可循，每份数字档案都有标准规范，有效实现档案信息的安全保密、互联互通、资源共享，并将部分标准规范上升为法律法规，做到依法治档。
4 档案利用网络化
档案的网络化利用是传统档案工作与现代科学技术相结合的产物，是网络带个人们的方便和快捷。我们在建立档案管理系统的过程，学校各个部门在向档案馆递交纸质资料的同时，通过校园网将资料数据同步发送到档案馆的系统服务器上，档案馆根据这些案卷信息进行整理、组卷编号入数据库，对于有必要进一步加工的内容，可再做深入的技术处理，比如，制作音频视频、文字识别、索引目录、鉴定筛选、加权加密等，最后放到网络终端提供利用和服务。
数字档案提供利用的方法无外乎三种，即提供拷贝、通信传输、直接利用。高校校园网为高校数字化档案馆提供了极好的网络环境，同时也为高校档案网络化利用提供了条件。文件制作与编制检索工具基本上同步，文件制作与档案管理采用同一系统软件，以高性能计算机作为web服务器，通过校园网进行电子检索服务、互传、互换信息。值得说明的是在提供利用过程中，要切实采取安全措施，注意档案的保密工作。首先，在提供利用方式上应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供；第二，要确立数字档案内容的密级层次，进行有效管理；第三，对网上传输的数字档案内容要进行加密，并对所使用的密码进行随机更换；第四，利用的系统应有较强的容错能力，避免由于操作失误或掉电等其他自然因素带来不可挽回的损失。
5 服务利用现代化
高校档案馆的职能主要体现在服务上，档案是学校重要的信息资源，若要充分发挥其作用，最大限度的提供服务利用，充分发挥档案馆的服务职能，适应社会信息化进程的需要，必须要转变服务理念和服务模式，提高现代化的服务手段。
首先利用校园网达到网上检索和利用，在是充分利用档案管理系统，达到网上传递不的档案信息。另外，根据需求建立常用数据库，据我们学校档案利用的信息统计，学籍档案利用约占全馆档案利用的80%左右，行政和基建科研等仅占所有提供服务利用的20%。依据此情况，我们学校在已有的档案数据库基础上，把常用的数据库拿出来，另外组建档案馆内部办公系统，形成内部局域网，主要是为利用提供方便的，有：学生的成绩单数据库、学历认证数据库、英语四、六级考试成绩数据库。该库通过两种方式收集。一是库房已有的纸质成绩单通过高速扫描仪扫描成电子版，之后利用对成绩单目录的OCR识别，将电子版成绩单与学生学号关联建立数据库库；二是将教务处教务管理系统中的电子成绩单则通过pdf打印机批量生成pdf文件，同时利用自动化脚本程序将pdf文件直接与学生学号关联。最后将所有的电子档案信息与已有的学生信息关联，即可实现输入学生名字或学号即直接打印出档案信息，减少了原件反复复印的破损，同时也节省查档时间。
总之，实现高校档案数字化，可以极大地方便用户查询和读者服务工作，是高校档案工作的新出路，是新形式下高校档案管理模式的转变，也是实现高校档案信息共享和有效快速利用的新途径。
参考文献
[1]姚大明、学籍档案利用服务体系建设研究[J]、兰台世界，2012（12上）
[2]张春、关于高校档案数字化建设的思考[J]、北京档案，2009（12）
[3]侯忭忭、加快高校档案数字化建设应采取的措施[J]、档案管理，2008（3）
电子档案管理基础篇5
【关键词】事业单位；档案管理；新思路
一、目前事业单位档案管理的问题
首先，在现代信息技术的应用促进下，通过计算机管理的方式，电子计算机和网络所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。第二，档案管理的基础业务较差，管理人员缺乏科学的管理理念，有的单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用。第三， 随着时代的不断发展，不少基层事业单位领导由于思想意识和经济发展方面的限制对档案管理工作的重视程度不足，导致不少档案管理模式仍然以传统的形式为主，对科学技术的应用程度严重不足。档案信息化管理程度较低，管理水平难以得到有效的提高。管理部门的相关设备明显落后，使得档案的开发、存储、调整以及分类等工作无法执行到位，严重影响档案后期资源的利用度。
二、事业单位档案管理的新思路
（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。
（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。
（三）电子文件归档管理。随着计算机和网络技术的普及，越来越多的文件直接在电脑上产生和传输，电子文件档案将成为传统文件的必要补充和完善，因此做好电子文件归档管理工作尤为重要，是当前档案管理人员面临的重要课题，面对这一挑战，档案部门唯有更新观念，调整工作职责，把眼光投向电子文件，电子信息才能生存并获得新生。要想使电子档案管理工作提前步入电子文件的运作与管理就要把规范管理的触角延伸到归档前电子文件的形成，充分发挥电子文件在计算机网络中便于检索、传递、利用的特点，对电子文件进行规范化管理，制定一系列管理制度从文件收集、整理、归档、移交、保管、利用等方面制定具体标准和规范显得尤为重要。
三、结语
基于现代新形式下计算机的运用，档案管理工作必须借助计算机和互联网技术，实现对以往纸质档案的数字转化，确保档案的完整与安全，电子档案同样要遵循纸质档案管理的基本原则，同时还要建立事业单位自己的数据库，方便对信息进行存储。
【参考文献】
[1]刘宗华、新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J]、中国职工教育，2012（12）：389、
[2]孟丽君、信息化条件下对事业单位档案管理创新思路的探讨[J]、黑龙江科技信息，2015（27）：161、
电子档案管理基础篇6
（一）档案学概论。了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。
（二）档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
（三）档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
（四）文书学。了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
二、电子计算机应用及自然科学基础知识
（一）自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法，材料的物理化学性质，电子及电路原理等。
（二）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
（三）电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一，对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
（四）电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
（五）现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
（六）办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
（七）电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信a息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。以便在前人的基础上，更深入一步拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作，应达到国家规定的中级以上水平。
电子档案管理基础篇7
二、档案学专业硕士研究生的研究方向、研究内容：
（一）档案学基础理论
档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。
（二）电子文件管理
本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。
（三）企业档案管理
本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。
（四）历史档案与史学研究
档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。
（五）档案保护技术
档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。
那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种、
第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题、学术研究是有规律可循的、每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律、这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的、比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题、这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题、正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展、
第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题、
第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题、
二,档案学热点问题举要
(一)与电子文件管理有关的基础理论问题
1、电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题、两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论、可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举"、对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展、
2、前端控制理论、与这种理论相关的研究课题有许多、如:
(1)档案管理的前端控制思想;
(2)档案鉴定中的前端控制;
(3)档案集中过程中的前端控制;
(4)档案保护的前端控制;
(5)档案编目的前端控制;
(6)档案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;
(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;
(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等、
3、来源原则问题、来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑、有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念、电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的、"特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等、"档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源、"库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息、那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗
4、电子文件的特点问题、如"信息与载体可分离性"问题、刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑、他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实、不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在、"
5、电子文件的元数据问题、戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件、元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用、但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:
(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息、[ICA]
(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息、[澳大利亚]
(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据、[英国]
(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性、[中国]
(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据、"[中国]
6、数字档案馆的建设与发展问题、
7、电子政务条件下的文档一体化管理问题、
8、电子文件的运动周期的划分问题、
(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考
1、文件与档案的关系问题、"转化"关系的探讨、"半现行文件"概念的争论、
2、档案本质和本质属性的纷争、"历史的原始记录"说,"保存备查性"等、
3、档案概念的拓展问题、档案概念的外延的扩大与缩小争论、何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案"、黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志、换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案、"
4、"实物档案","口述档案"概念之争、
5、文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争、有人认为:"该理论对我国并不适用、"因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心"、有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一、
6、文件中心在我国建设与发展之争论、有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应、有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向、有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系、有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存、
7、文件中心的建设与模式选择,运作方式问题、
8、电子网络条件下,文件中心的发展命运问题、
9、文件运动的"回流"问题之争、吴品才提出之后受到一些同志的挑战、焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论"、
10、档案价值理论的争论、主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题"、
11、档案管理体制的变革问题、
12、档案工作原则与规则的关系问题、
13、档案种类划分问题、
14、虚拟利用方式与传统利用方式的关系、
15、馆藏建设中的"官方文化"现象的变革、
16、确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题、
17、信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题、
18、档案学理论和实践的关系、理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们、一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格、还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念、有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云、例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义
(三)档案学自身的基础理论问题
1、档案学研究对象的表述问题、
2、档案学的学科性质问题、
3、档案学与文书学的关系问题、
4、档案学的研究方法问题、如"二律背反","形而上"等提法问题、
5、现代管理理论对档案学研究的影响、
(四)档案管理信息化问题
1、档案网络建设中的信息管理问题、
2、文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题、
3、文档信息化与文档有效管理问题、
4、文档核心信息资源的开发利用问题、
5、网上档案信息的法律地位问题、
6、档案信息网络安全问题、
7、档案信息化建设的核心问题、资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题、
8、数字化档案信息资源的管理和维护问题、效益与成本问题、
9、档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题、
(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点
1、关于保管期限粗分与细分之争、其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争、有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分、例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存、在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限、同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分、档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限、
2、关于保管期限的标时与否的争论、
3、关于档案鉴定方法的争论、直接鉴定法受到一定的挑战、另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等、对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的、以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷、宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论、"对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗
4、电子文件的集中与捕获问题、
5、电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题、
6、归档制度的建立与完善问题、
7、档案实体分类方案的编制与应用问题、
8、档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题、
9、成套性与客体全宗问题、
10、实体分类与信息分类问题、
11、传统著录与电子文件著录的区别问题、
12、信息社会中档案编研工作的特点问题、
(六)档案信息管理应用理论研究热点
1、公民权利与现行文件公开,保密问题、
2、开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题、
3、知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题、
4、现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战
(七)档案史学研究方面热点问题
1、档案的起源问题、
2、"档案"的辞源问题、
3、"信息","文件","公文"的辞源问题、
4、甲骨档案中的"贞人"问题、
5、甲骨档案的内容结构问题、
6、文书档案连锁法的重新评价问题、
7、20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题、
8、简牍档案的发现及其史料价值问题、
9、建国前我国档案教育的成就与历史教训、
(八)专门档案管理领域的热点问题
1、专门档案的定义问题、姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称、"
2、专门档案的种类划分问题、"依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类、"
3、人事档案管理问题、
(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理、
(2)建立国家人事档案中心问题、
(3)擅自建档,造档问题、
(4)擅自扣档问题、
(5)擅自弃档问题、
(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题、
1、《归档文件整理规则》的讨论、内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题
2、《文书档案保管期限表》的讨论、
3、《档案法》的修订、如档案的开放期问题、有的同志认为:"为了全方位的,系统的开放档案,笔者建议:不设置30年的开放期;而是档案从形成之日起就对社会,公民开放、""同时在开放之时要制定''''安全例外''''与''''一般例外''''、"再如,档案的开放原则问题、有的同志认为:"档案开放原则,是指国家一切公民都有权利用国家档案馆的档案文件、"而有的同志则认为:"档案的开放原则将发展为:国家一切公民都有权利利用国家档案部门(包括档案馆和档案室)保存的档案文件、"
电子档案管理基础篇8
[关键词]基础工作 档案管理 现代化
中图分类号：G270、7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0332-01
一、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4、范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
二、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。
2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、结语
在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。
借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。
参考文献