电子档案管理细则(精选8篇)
电子档案管理细则篇1
关键词：可信；电子文件管理系统；审计认证；文件管理能力
从电子文件出现直到现在，虽然其研究取得了很多进展，得到了社会的广泛认可，然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。他们也承认电子文件是形成者在社会活动中直接形成的，具有原始记录性，但他们对其法律效力表示疑惑，实际就是对电子文件长期保存中的真实性表示疑惑，他们认为电子文件在生成时固然有真实性，但经过长期保存，其真实性就难以确定，因为电子文件载体与信息是分离的，其修改难以被觉察。即使电子文件经过档案人员的精心保管，其真实性、完整性、可用性得到了有效保障，人们在利用时依然会提出如何证明其真实性，即如何证明其真实性、完整性、可用性得到了有效保障。
造成上述问题的根本原因是电子文件的载体与信息出现了分离。传统档案载体与信息固化在一起，信息与载体所见即所得，其真实性较易被认可。电子文件则不然，看到了载体，依然需要相应的软硬件才可利用其信息，而计算机、网络等在人们心目中有太多的不确定性，造成了电子文件的真实性问题。
1 可信电子文件管理系统
电子文件保存的目的是跨越时空传递可信的电子信息（文件内容），同时利用者能够合理判断出其真实可信性，这样的电子文件即为可信电子文件。因此，电子文件保存是一个从其创建就开始的持续不断的过程，直到其生命结束。
可信是指文件自身的可信赖性，即文件是原始记录、没有被任何篡改。人们不能自动假定或推测一个电子文件是否可信，而是需要权衡那些能证明文件
原始记录、没有被篡改的证据，然后判断文件是否可信。也就是说，可信并不是文件自身的性质，而是人们做的关于文件是真实的判断。因此，可信是一个主观判断程度的表示，本文中提及的可信电子文件均指可合理判断其可信性的文件，是指真实性、完整性与长期可读性得到确认的电子文件[1]。
电子文件必须通过电子文件管理系统来实施管理。电子文件管理系统（Electronic Record Management System，ERMS）是在政府机构内部使用的，包括所有与文件、档案管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，能保证政府电子文件的行政有效性和法律证据性，以实现文件、档案的科学管理和高效利用为目的的信息系统[2]。在国家档案局下发的《电子文件元数据标准（征求意见稿）》中将其描述为：为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。
冯教授提出的定义含义较广，包含因素众多，尤其指出了“保证政府电子文件的行政有效性和法律证据性”，点明了系统的最主要作用；第二个定义则是从狭义着手，指出了系统的功能，简洁容易理解，但忽略了电子文件的本质属性——真实性。这两个定义都没有考虑到利用者的主观因素，即对真实性的主观判断。为解决这一问题，本文提出可信电子文件管理系统概念。
可信电子文件管理系统（Trustworthy Electronic Record Management System，简称“TERMS”）。TERMS是一个对电子文件进行生成、收集、组织、分类，以便实现文件的保存、检索、利用与处置等管理活动的广义系统，包含人员、机构、应用软件、基础设施与操作规程，通过该系统所实现的管理活动来提供文件可信的保障与利用者合理判断文件的可信性，即文件的真实性、完整性与长期可读性。
定义中，应用软件指生成或导入、存储、分发电子文件的计算机程序；基础设施指电子文件管理过程中使用的所有物理或管理上的资源，包括机房、计算机硬件、网络设备等；操作规程则是对成功完成一项任务而所需活动的详细说明，同时描述了如何执行这些活动，规程详细表述一个机构如何满足、实现其政策要求的，一般来说，规程用文档确定下来。
再详细点，电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁布政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。
ERMS也只有从广义上理解，而非狭义的计算机应用软件，才能做到电子文件的可信管理。
电子文件管理系统中的人员、应用软件、基础设施与操作规程组成一个有机组合体，机构使用该组合体以满足电子文件管理需要，这些需要明确规定在需求、政策、职责与业务中，可以把需求、政策、职责与业务称为文件管理控制系统。所谓需求，是指施加在电子文件管理过程中的正式需求，可以由高一级档案行政部门制定，如国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）；职责是指伴随机构管理活动而产生的文件管理流程的需求；政策详细表述机构的目标与目的；业务是指完成与文件相关工作或任务的通用方法与做法。这些组成部分之间有着相互制约关系，例如，机构规程清晰描绘出执行机构文件管理政策所需的行动，反过来，规程约束机构对电子文件的利用、约束应用软件的操作行为，应用软件按操作规程来执行。图1表明了电子文件管理系统的组成及其相互关系。
图1 电子文件管理系统组成
图1中，文件管理需求、职责、政策、业务等共同组成了文件管理控制机制，体现了对机构文件管理的控制要求，实际上是通过电子文件管理系统来运作的。文件管理需求与职责可以是内部的，也可以是外部的。
机构严格按照管理控制形成的要求来实现电子文件管理，这种实现必须经由电子文件管理系统。应用软件、基础设施、人员、规程以及作为一个独立实体的机构本身一起组成了电子文件管理系统，系统的运行满足了文件控制要求。
通过该定义可知，档案部门必须论证电子文件的真实性与完整性，保证电子文件从其生成没有发生过任何意外或故意的篡改。这也就是电子文件管理的两个方面：保障真实性与完整性、证明真实性与完整性。这两个方面又必须由两个关键工作来完成：全生命周期管理与审计认证，前者保障电子文件的可信，后者证明电子文件的可信。全生命周期一些学者已有相应论述，本文将关注点主要放在后者，即审计认证。
2 电子文件审计认证
根据前文可信电子文件管理系统的定义，要想更好指导电子文件管理实际工作，除了依据电子文件生命周期，从不同粒度功能角度拓展外，还需要从多种角度进行拓展，从而形成一个立体的、系统的管理指南。如，从角色与职责定义角度拓展，有电子文件自身质量控制的角色与职责，软件设计开发的角色与职责，研究机构、政府部门、档案部门的角色与职责等。见图2所示。
图2 电子文件可信管理认证
图2中，首先对电子文件自身进行认证与评测，主要是电子文件自身质量控制方面，主要引入PKI、时间戳、数字签名等技术与管理手段。详见图3。
图3 档案签名与时间戳过程
通过图3显示的过程，利用者可以在将来某个时刻验证电子文件的质量。利用者可以使用公钥对电子文件摘要进行解密，通过对比摘要来判断电子文件是否被篡改。进一步，通过数字签名与时间戳，利用者可以认定电子文件归档时间、档案管理人员的身份。
其次，通过对电子文件管理系统的评测来认证电子文件的管理过程。电子文件管理系统的评测，主要是利用测试平台与工具，设计测试用例，创建初步检验表来实施。目前国外已有较为成熟的最佳实践，如美国国防部《电子文件管理软件设计评价标准》的C2、2、85部分对系统审计进行了详细规定，同时针对标准符合度的软件测试也作了规定：文件管理软件一致性测试与评估（Record Management Application Compliance Test And Evaluation ），NARA承认该项测试的权威性，美国国防部及其所属机构购买或自行开发的软件必须经过测试。国内，中国人民大学电子文件研究中心的电子文件管理系统评测中心也正在尝试开展此项工作，并取得了一定成果。
再次，是通过职业资格考试来对档案工作人员进行认证。个人的职业认证有时也称为人事认证。档案工作人员根据自身的知识结构与工作经验通过相关专业权威部门组织的资格考试，即认为经过了个人职业认证。对于电子文件归档或电子文件库管理来说，这种认证是必要的。资格考试的内容应以档案基础理论为基础，重点在于对电子文件、电子文件管理的理解上。
最后是对档案保管机构的认证，看其是否具有电子文件管理能力。研究工作人员职业认证内容、程序，分析其文件管理能力、基础设施、安全管理等方面，设计一个机构文件管理能力评估系统进行评估审计。该系统由数据收集、诊断模型与能力资源数据库组成，用于审计认证机构全程管理电子文件的能力与所需技能、资源、规程等。机构应建立电子文件管理能力评估体系，明确管理能力评估指标，从电子文件管理涉及的诸多方面，对机构，尤其是对重要部门和关键行业的电子文件管理能力进行评估。下面对该能力含义及其评估内容进行简要分析。
所谓机构电子文件管理能力，实质上就是机构对电子文件进行全生命周期管理（或与机构电子文件管理实际工作对应的生命周期特定阶段），保证电子文件真实性、完整性与长期可用性的能力。这是一个综合的能力，涉及管理责任、制度落实、系统建设、人员素质等多方面的因素。
以机构的电子文件管理制度与职责为例简单列举评估内容：首先，评估机构有没有一个基本的文件管理制度，该制度确立了整体机构层面关于文件生成、捕获、管理与保存的原则、指南；机构有没有正式与特别明确将文件管理职责分配给特定的管理人员，这是第一档次，可以赋予较低分数。其次，继续评估这些制度是否在近五年进行了修订；是否仅适用于一些特定的业务活动或部门（如仅适用于档案室）；是否仅适用于限定载体，如纸质而不包括电子文件，或仅包含文书类电子文件而不包含数字音像档案；是否虽然制定了制度，但被工作人员忽略、很大程度上没有遵守执行。如果机构虽然制定政策对文件管理职责分配给了固定人员，但这些职责是否详细规定在人员的岗位说明里，是否有监督人员以保证文件管理职责能强制履行与完成，这是中间档次，相应赋予分数。最后，是较高档次。机构有高级管理人员专职负责并确保电子文件管理政策扩大到整个机构，有责任确保工作人员对政策的执行与遵循，政策与职责可定期修正与更新，可支持特殊媒体的特殊规程与指南，如电子邮件、网页内容等。
关于文件机构评估能力还有文件管理工具与规程、文件管理软件与技术、文件管理人员配置与培训、机构内部对文件管理的认知与意识、对文件管理政策与操作规程二者一致性遵从的监控等五个方面。这六个方面基本涵盖了影响电子文件管理的全部因素，同时又与更具体的测试（如电子文件管理系统功能测试、管理人员资格认证等）区别开来，是对电子文件管理能力的综合评估。
上述六个方面均可以按照制定高中低的内容并赋予相应分值范围，每个档次内可以继续细分若干指标赋予分值，细分指标分值之和为机构该方面得分，最后通过对六个方面评测的总分判定其文件管理能力，并给出相应的改进建议。评估方法则可以采用问卷调查、专家评估、实地测评等方式。
这四个层次的审计认证有的可以由机构内部自查来完成，更多的则是通过中立的权威第三方来实施。如中国人民大学开展的电子文件管理系统评测。但实际的认证机制还要考虑相关方（如管理机构认证、第三方测评、研究机构规划引导、软件开发商设计开发、档案部门应用、利用者信任等）之间的利益博弈关系与行为。
档案人员在将数字档案信息移植在档案网站供利用者检索之前，应先将相应认证及审计跟踪过程挂在档案网站。利用者检索某一电子文件时，可随时查找其检索文件的认证信息，以此确认其文件的真实性。
注：本文是国家社科基金项目“档案网站信息资源开发与利用研究”（09BTQ029）阶段性成果。
参考文献：
[1]李泽锋、 电子文件可信管理关键问题分析[J]、档案学研究，2012（6）
电子档案管理细则篇2
为实现档案管理方法和管理手段的现代化，实现档案信息资源的共享，构建公司档案信息网络，我公司提出：力争“十一五”期间，建设一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有国内先进水平的档案现代化管理网络。具体的建设目标如下：
第一，建成国家电网公司档案综合管理平台。做到覆盖国家电网总部、区域电网公司、省电力公司、地市供电公司、县级供电公司等五级单位，满足以上五级单位对于本部档案信息化管理的实际业务需要，实现上下级单位间的档案信息互通，即上级单位可以对下级单位的档案工作进行监督管理，下级单位可以对上级单位进行档案数据的汇总上报，避免各单位形成内部档案信息孤岛，建立档案系统对外统一的标准系统数据接口，使得其他相关系统(如OA办公自动化系统)中的数据能够顺利进入档案系统中。
第二，建成两个数据查询中心。即档案目录中心和现行文件查阅中心，以集中统一数据仓库的方式面向公司所有普通用户提供档案目录和现行文件的查询。
第三，制定公司档案业务管理规范。
第四，形成一支专业化的档案业务管理队伍。通过此平台的搭建，全面提高各单位档案管理人员的业务素质和技术素质，形成一支专业化的业务团队。
技术实现手段及组织实施
国家电网公司档案综合管理平台在系统逻辑架构上分为基础数据平台、应用服务层、业务建模层和业务模块层。
基础数据平台为用户提供档案信息的数据存储平台，通过数据库技术、信息安全技术和数据存储技术解决档案数据的安全存储问题。
应用服务层主要包括基于J2EE标准的应用程序服务器和中间件及为应用系统提供公共技术服务，如文件格式转换服务、OCR服务、电子文件浏览服务、全文检索服务等。
业务建模层主要用于初始化档案系统结构以及定制业务规则，包括部署系统结构、定义机构、档案管理模式等。其目的主要为是为档案管理员提供业务操作的功能模块，涵盖收集、整理、鉴定、数据管理、报表、统计、销毁、编研等日常档案管理业务。
从技术角度看，公司档案综合管理平台必须具有良好的适应能力和扩展能力，而解决这些问题最好的办法是采用面向服务的SOA(service-oriented architecture)体系结构。公司档案综合管理平台的总体结构采取集中式的系统结构，不同的单位系统之间可以分布部署。数据存储中将用户数据和系统数据进行甄别，系统数据、公共数据全部存放在主数据库中，不同单位不同的数据信息放在不同的数据库中，这样保证系统数据高内聚、低耦合的特性。
档案信息化建设过程中，公司下属五级单位实行统一组织、统一规划，综合各级单位的先进管理理念和经验，对管理规范、信息系统以及后期服务方式等内容进行统一规划和建设。成立档案管理信息平台建设项目协调小组，统一组织和协调项目建设、实施过程中的有关问题。项目协调小组下设业务小组和技术小组。
业务小组主要工作职责包括：明确公司系统各级单位类型及档案管理特点；调研各级单位档案的管理现状和业务需求；收集整理各级单位档案管理办法；明确档案管理办法的数字化实施细则；明确各类档案的归档细则(包括归档范围、时间、要求、方式、流程、整理规则、著录信息、保密期限和目录格式等)；明确各类工程档案的归档文件细目(即工程模板)。业务小组的主要的工作成果是完成《需求说明书》。
技术小组主要工作职责包括：调研公司各单位现有的档案管理系统；调研公司系统信息统一规划(应用开发环境、网络环境等)；明确档案接口数据有效性验证要求；明确数字化档案信息管理规范(包括归档电子文件存储格式、电子文件命名、电子档案移交格式、档案信息系统数据接口、数据存储备份及安全管理、档案数字化加工规范等)；形成公司电子文件管理元数据规范。技术小组的主要工作成果是完成《总体设计方案》。
集团档案信息化系统的技术优势
实现了电子文件的全程管理
电子文件管理必须遵循全程管理原则，就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理，通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、保管、利用等每一项具体管理活动中的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
以公司档案信息平台系统中对工程档案的管理和监控为例来说明该原则的应用：供电企业的工程项目档案的特点是量大面广，建设周期长。量大，是指建设项目从立项、调研、方案论证、可行性研究、初步设计、施工、安装到竣工投产，将产生大量应归档的文件材料。面广是指参建单位多，有建设、招投标、设备采购、土建施工、电气安装、监理、质量监督、系统调试等参建单位。各参建单位档案管理的做法、要求、习惯都不尽相同，对业主的要求不甚了解，使档案案卷质量难以保证。建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，对档案管理带来一定的难度。
面对量大面广，建设周期长的特点，系统平台引入了全程管理原则，并采用了工程档案模板技术，用计算机管理贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地使工程项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行。通过该平台系统，工程项目管理已由过去建设单位一家管档案的模式，变为在业主的统一指导下，设计、施工、调试、监理等各参建单位在网上同步建档，业主单位实施全过程监控，实时管理。
贯彻了电子文件管理的前端控制原则
前端控制原则是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论方法为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完成的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更加重要。
在初步建立了档案信息平台系统的机构中，实现了电子文件在业务系统中生成和运转，在本平台系统的辅助下捕获和归档，因此电子文件管理过程的前端就延伸到了业务系统和电子文件管理系
统的设计阶段，前端控制的形式也部分转移到业务系统和电子文件管理的功能设计中。目前已经实现协同办公系统、招投标管理、法律合同管理、FMIS财务管理、营销系统、生产管理系统、统一用户机构管理和认证等系统与档案管理平台的接口和集成，从而实现了档案的前端管理。通过这种延伸，使各机构归档的质量得到了大量提升。
体现了电子文件的集成管理原则
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。
具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容：
1 文件流与业务流的集成。文件是机构履行职能、从事业务活动的重要手段，从―定意义上说，文件流是业务流的记录和反映。因此，文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的―个重要标准。文件业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的―体化整合上。电子文件管理系统应支持本机构的文件运转流程和业务流程，在确保文件完整、安全、准确的同时，保证文件运转和业务勰的顺畅、周密和高效。目前，已通过开放的web service技术，实现了档案系统与其他系统的集成，从而实现了整个文件流与业务流的完整吻合。
2 文件流与其他信息流的集成。文件只是机构全部信息的一部分，任何机构在日常工作中都还会接收、运行、保管和利用各种各样的非文件信息，如参阅信息、内部管理信息、统计信息、宣传信息等。文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，’实现最大限度的信息共享和知识挖掘。本系统已经实现了档案系统与公司统一搜索功能(Autonomy系统)的集成，从而实现了文件流与其他信息流的集成。
3 文件流内部管理活动的集成。长期以来，公司纸质文件管理实行的“分阶段+分环节”的管理方式，即先划分为文件管理和档案管理两个阶段，各阶段中再划分若干个管理环节，每个环节相对独立，界线清楚。信息技术的介入使这种管理方式的不适应性日益明显：一是对原有管理流程的解析显示出作业的不合理分割和交叉重复；二是电子文件的技术特征要求实行前端控制，即将以往“后工序”提前至文件形成阶段，这使得文件管理流程改造成为必需。为了达到优化电子文件管理，提高机构工作效率的目的，电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据上是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免了信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。
国际标准和理论的最佳实践
国家电网档案信息平台系统不仅在国内，在国际上都是目前最新ISO标准及前沿档案管理理论的最佳实践。主要体现在以下几点：
1 在档案元数据上遵循欧盟MoReq(Model Requirements for the Man-agement of Electronic Records)关于文件元数据通用要求，形成国家电网公司档案元数据规范；同时遵从0AIS参考模型，解决数字档案信息长期保存问题。
2 在业务功能应用上采用文件生命周期理论，通过前端控制的方式对归档文件在形成之初就进行了控制和管理，具体表现在系统中就是：针对文书类归档文件，在每一年的开始就明确各业务部门归档范围和责任，提供了文件收集、档案收集和收集整编等各类手段及业务系统接口实现对归档文件的前端控制和管理；针对工程项目档案则在项目立项时就同步确定项目归档范围、整理规则、明确归档责任，使得项目档案能与项目阶段同步进行归档和管理；
3，在档案的鉴定和管理观念上吸收了“后保管模式”理论的精华，“宏观鉴定”、“知识服务”等理念在系统中得到充分应用。具体体现在系统通过规范的分类表和归档模板实现保管期限的鉴定工作，同时明确了各部门的归档范围和责任，并使得通过系统可以进行控制；也体现在系统与公司数据中心、知识管理进行和AU-TONOMY搜索引擎进行的集成上。
电子档案管理细则篇3
[关键词]会计；档案管理；事业单位
doi：10、3969/j、issn、1673-0194、2015、08、159
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0209-01
1 会计档案的分类
会计档案主要记录与单位业务经济相关的重要资料、各种收据和历史记录等，方便单位查证和核算，包括会计账簿、会计凭证以及财务相关报告。主要有以下几类。
（1）会计凭证类：汇总凭证、账目凭证、原始凭证以及其他会计凭证。
（2）会计账簿类：日记账、辅助账簿、明细账目、总账目、固定资产卡以及其他会计账簿。
（3）财务报告类：年度、季度和月度的财务报告，包括会计报表、附注、附表和相关文字说明等。
（4）其他类：银行对账单、银行款项调节表、会计档案流向清册、会计档案注销清册、会计档案托管清册以及其他需要留档的会计核算相关资料。
2 当前会计档案管理中存在的问题
2、1 电子数据档案应用不广
随着会计电算化的推进，大部分事业单位都放弃了旧式手工纸质记账方式，而采用电算化进行会计工作，给会计核算工作带了诸多便利。财政部门专门颁布的《会计电算化工作规范》，进一步明确了会计电算化的重要性，并详细定义了电算化会计档案内容，规范了电算化会计档案的管理防护工作，要求做好防潮、防火、防尘和防磁细节，养成备注双份重要会计档案的自主意识，以备查证。但是，目前仍有很多单位因为电子设备和工作人员自身问题等各种原因，忽视电子数据备份的重要性，只是把计算机打印的账本和凭单等归纳到会计档案进行保管，没有做好双份备注工作。也有些单位单纯依赖计算机电子数据备份，一旦电脑出现故障就可能造成备份数据丢失，或者财务软件更新后未保存原有数据，致使电子数据无法查阅。
2、2 部门预算方法新形势的要求
《会计档案管理办法》于1999年1月1日实施，随着科学技术的迅猛发展，其中的部分规定已无法适应新形势需求。2002年，我国已经开始全面实行部门预算，所有事业单位都实行了编制部门预算方法，这种部门预算方法在事业单位中得到广泛接受和实施，并取得良好反响。部门预算方法统一和规范了编制预算办法，使财政保障的程度显著升高，有效促进社会经济事业的和谐发展。在事业单位实行部门预算方法时，进行的“二上二下”编程会产生一系列对应的输出表，是部门预算的相关细则业务材料，在会计工作中的意义重大，有着较强的可比性和连贯性，如果只是保存其文书档案的话，无法对财务情况进行准确、有效地分析利用。
2、3 会计档案管理工作主管部门不明确
很多企业的会计档案管理的主管部门是由出纳兼任的，明显违反了行业规则。在实际会计工作中，主管部门很少关注《会计档案管理办法》，档案部门的年度档案业务培训也没有将会计档案人员包括在内，会计档案管理处于无人管束的境地。企业的会计工作很受重视，每年都会投入资金对会计人员进行业务培训，这些培训虽然偶尔会涉及会计档案管理内容，但大都偏重于理论方面，缺乏实践指导意义。这导致企业会计档案管理质量不高，档案封面信息填写不齐全，装订不够规范，档案分类归纳不够到位，很多档案没有目录或者目录不够详细，使得会计档案管理的处于混乱状态。
2、4 单位财务部门和档案部门职责不明确
《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂且由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”很多单位虽然设立了档案机构单位，但是会计档案仍然由会计机构进行保存，由于档案机构处理的档案比较繁多，很难及时对会计档案进行及时归档和整理，会计档案是国家档案的重要组成部分，这样的处理方法明显不妥，影响到档案的处理有效性。
3 如何解决会计档案管理问题
3、1 加强对会计电子档案的管理
会计的信息化程度越来越高，电子档案比纸质档案有更多的优势，很多档案都以电子档案的形式保存，但把纸质档案转换为电子档案，并不意味着档案管理工作的结束，还应严格按照《会计电算化工作规范》的要求，对电子档案数据进行备份，根据档案重要性的不同，选择电子档案的存储介质。载有会计档案数据的光盘和磁盘应该放在防潮防磁的容器里。
3、2 修订会计管理办法的规范操作制度
应该扩大对账单的定义，不仅仅局限于银行出具的对账单，部门预算表也应该纳入会计档案中，使会计档案起到还原企业经济活动和组织活动历史画面的作用。
3、3 加强会计档案管理人员的技能培训
人才是企业发展的源动力，对于会计部门也是如此。财政部门和档案部门应定期对档案人员进行培训，规范会计档案管理人员档案分类、立卷、装订、移动、编写目录等具体操作，把会计档案管理纳入企业日常工作检查中。
主要参考文献
电子档案管理细则篇4
本文主要以笔者所在的西北民族大学档案馆为例，简单阐述了民族高校档案馆异地备份的具体策略，包括前期的准备工作：理论法规的学习，实地考察；重点在于探讨异地备份的地点选择，存储介质，备份对象以及后期的管理工作等。
【关键词】
档案；异地备份；具体策略
0 引言
档案，是一个国家和民族重要的历史记忆和弥足珍贵的文化财富，一旦遭到破坏便无法恢复。然而，我国是一个地震、洪涝等自然灾害多发国家，特别是近些年来，各种自然灾害频发，对档案安全构成极大威胁。凡事未雨绸缪，防范于未然，是人类发展几千年的经验总结。对重要档案进行异地备份，是当前和今后很长一个时期确保档案安全的一项比较行之有效的防范措施。
1 民族高校档案馆异地备份的前期准备工作
1、1 加强理论筹备——深入学习国家档案管理部门关于异地备份的相关规定
国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》第十七条要求：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。”
国家标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套异地保存。”国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查阅利用。必要时，复制第三套，异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据。
1、2 走出去与请进来相结合——对甘肃省档案馆异地备份库进行实地考察
为了进一步的探索民族高校档案馆异地备份的实施策略，笔者所在的西北民族大学档案馆工作人员一行7人前往甘肃省档案局备份档案库（后库）参观考察。省档案局后库管理处副处长接待了考察组一行，并就省档案局档案异地备份工作和备份档案库建设情况等作了详细介绍。我馆工作人员仔细观看了省档案局备份档案库（后库）的各类设施、设备、库房灾害防范体系等。双方围绕档案异地备份工作中的具体问题进行了深入探讨，并获取了宝贵经验，为即将开展的异地备份工作扫清了一定的认识障碍。
除此之外，本馆还计划邀请省档案馆的数据备份专家来我馆进行技术讲座，详细了解目前档案备份市场的软硬件应用情况、应用案例，寻找最切合本馆实际的备份方案。
2 民族高校档案馆异地备份的具体策略
2、1 立足馆情，选择异地备份的合理地点
西北民族大学档案馆坐落于兰州，位于地震、泥石流等自然灾害频发的西北地震带上。为了更好的规避自然风险，我们在选择异地备份的地点上一定要慎重考虑。目前国内比较盛行的异地备份地点选择方式主要分为两种，包括远程异地备份和近程异地备份。鉴于我馆实际，在“异地”的选择上，我们一定要综合考虑多种因素，不能为求省事，仓促决定。首先，此“异地”应与本馆所在地有相当的距离，最好能确保两地不是处于同一地震带，同一大河流域，以求自然灾害突袭时，一方能幸免于难，否则，异地备份的初衷就无法达到。其次，要充分考虑异地备份两地间交流运输的便利性。因为在重要档案的异地备份移交工作中，如果交通闭塞，就会带来运输困难，不仅加大了经费投入，还有可能在运输过程中造成重要档案的损坏，那就得不偿失了。
2、2 认真鉴定，确定异地备份的档案资源
西北民族大学档案馆馆藏丰富，本馆目前已经对党群、行政、教学、科研、产品生产与开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像等11类档案均实行了集中统一管理。自1950年建校以来的各类教学、行政档案均保存完好。面对这些浩如烟海的档案资源，如果不分主次，全部进行异地备份，那将是一个无比浩大的工程，从经费、人力上来说都是不太现实的。所以，我们必须从实际情况出发，邀请档案鉴定方面的专业人员对各类档案的价值进行鉴定，分出轻重缓急，必须有侧重点，先重要档案后一般档案，先历史档案后现行档案，先使用率高的后使用率低的，有计划有原则分步骤实施。笔者看来，首当其冲需要进行异地备份的是馆藏的精品和具有鲜明特色的档案。作为建国以来的第一所民族高等院校，本馆馆藏的校史档案，反映学校的发展变迁，校园文化内蕴的档案应是十分珍贵的。此外，作为一个56个民族学生齐聚的民族高校，反映各少数民族学生学习生活情况以及各民族风俗文化类的档案也是本馆的馆藏特色，是必须予以重视的。当然，对馆藏特色和精品档案，也就是俗称的“镇馆之宝”进行异地备份，还需要考验各级档案馆管理者的胸襟和远见，因为少数领导者难以克服地区本位思想，担心馆际互备会造成馆藏特色档案的价值降低。相信在全国如火如荼的开展异地备份的大势面前，他们最终会深刻觉醒的。
2、3 反复对比，敲定异地备份的承担载体
据调查，目前档案界比较常用的档案异地备份的载体主要有三种，即移动硬盘、光盘和缩微胶片。三种载体均各有优缺点。移动硬盘存储量大，读取速度快。近几年随着信息技术的飞速发展，其存储容量仍在不断加大，而且价格还比较低廉。但其在使用过程中必须严防各种计算机病毒的侵入，否则数据尽毁。光盘的存储容量也大，成本更小，其不足之处在于刻录光盘比较花费时间，而且光盘的后期保存维护也相对比较麻烦。缩微胶片存储量大，而且可以长期保存，聚酯片基缩微胶片的寿命可达500年以上。更为重要的是档案缩微品具有法律凭证作用。但利用缩微胶片备份也有它的缺点，它的查阅不太方便，而且成本过于高昂。对仅仅作为高校内部教辅单位的档案馆来说，缺乏行政职权，地位尴尬，经费问题是始终无法绕过的瓶颈。
反复对照三种载体的性能优缺点，本着尽量用较少的载体来备份大量的档案信息，尽量用生命周期长的载体来保证备份载体的可读性和可利用性的基本原则，结合本馆实际，笔者认为采取三种载体综合运用的方式应该是比较可行的。对于一些需要永久保存的特别重要的但利用率不太高的档案资源采用缩微胶片的形式进行保存，而其他的档案数据则根据实际情况采用移动硬盘和光盘进行备份，以求最大限度的达到保护档案的目的，也适当的节省开支。
2、4 多方协商，做好异地备份数据的后期管理
档案异地备份的后期管理也是举足轻重，不容忽视的。最好的解决办法是备份的双方通过协商制定出相关的管理规定细则，便于大家共同遵守。其中以下方面是必须重视的：库房钥匙由专人保管，重要档案坚决做好保密工作，防止泄密等不可逆转的事情发生。库房均需安装监控设备、防盗门及防护栏，配备灭火器、吸尘器、防磁柜、恒温设备等，以求库房管理达到防火、防盗、防光、防尘、防潮和防霉等要求。对备份载体进行日常维护；对重要档案进行定期抽检，发现问题及时妥善解决等等。
【参考文献】
[1]巩宝荣、《电子文件的异地备份保存》，《北京档案》，2002年第10期
[2]范韫、《重要数字档案异质异地备份探析》，《数字与缩微影像》，2012、1
电子档案管理细则篇5
1 新旧规定之比较
新颁布的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（以下简称国家档案局9号令）较之1986年版本的规定而言有许多值得深入思考的变化。档案馆的档案收集工作也在随着国家发展、社会进步以及公众需求的变化而不断地被提出更高的要求，所以国家档案局9号令较之1986年版本的规定而言，最突出的变化体现在其依据与目的和法律效力两个方面。
1、1 新旧规定依据与目的之比较。由国家档案局9号令与旧版规定的正文比较，可以明显看出两者的差别。旧版规定的是依据《档案馆工作通则》的精神而制定的，其目的是为了完好地保存和有效地利用党和国家的档案财富，把档案馆真正建设成为永久保管档案的基地，党和国家各项工作利用和研究档案资料的中心；而国家档案局9号令的依据是“《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《全国档案馆设置原则和布局方案》，制定《各级各类档案馆收集档案范围的规定》”其目的是“为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系”。不可否认，这样的变化与国家政策和外部环境的变迁有着相当紧密的关联。国家档案局9号令更能满足时代的需求，使档案收集工作更贴近民生也更能解决档案馆工作在现实中存在的问题，使档案收集工作开展得更加清晰而全面。
1、2 新旧规定法律效力的比较。旧版规定较之国家档案局9号令在法律效力上略显微弱。新规定是以“令”的形式来，而旧版规定则以国家档案局印发的“通知”为形式。一般来讲，通知，是运用广泛的知照性公文。用来法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等[1]。而“令”则是依照有关法律规定，行政法规和规章时所使用的命令（令），是规范性行政公文当中“命令”（“令”）的一种重要类别[2]。相比较而言，新版规定的法律效力更显著。从内容上而言，新版规定在其中对档案行政机构和各级各类档案馆的一些权责问题上进行了相应的权衡与划分，强调要求了档案行政机构要对档案馆的管理由过去的行政手段转变为依法管理。而且新颁布的国家档案局9号令在制定依据上较之旧版更加体现了注重上位法。
2 新规颁布前后档案进馆单位范围的变化
新规颁布前后档案进馆范围最大的变化有档案进馆单位的变化和档案进馆接收征集的变化。新规颁布前后档案进馆单位从国家档案局9号令与1986年《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的比较来看，发生变化的内容有：由“经协商同意，接受或代存同级民主党派机构形成的档案”改为“依法接收各民主党派机关的档案”，又另外增加了依法接收国有企业以及事业单位的档案；新规颁布的内容中在第二条末增设了“乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围”；第三条中提到，经协商同意后，也可增收本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案；同时也规定了各级部门档案馆、各级专门档案馆应进馆的单位有哪些。
通过文献查阅以及对广西壮族自治区档案馆以及南宁市档案馆的调研走访，笔者也总结了一下新规颁布以后，各级各类档案进馆单位的范围现实中又是怎样的变化，同时也发现了一些问题。通过文献调查，笔者对四个省份在新规颁布后的进馆单位变化进行了梳理。
国家档案局9号令颁布后各省份档案进馆单位范围的变化情况：
上海市：截至2012年3月，根据新规以及上海本地区的实际情况，档案进馆的单位由原来的不超过百家增至376家，并在其细则后附上了每家接收单位从“单位名称”到“档案门类”的名录。所增加的进馆单位大多与民生紧密相关，一些“老字号”的国有企业也在细则中得到强调，充分体现了新规精神。
浙江省：明确了民主党派机关的档案进馆，以及涉及民生的各个事业单位、有重大活动档案产生的国有企业等。
湖北省：增加省级各民主党派机关、省级其他临时机构、省属国有企事业单位、中南军（行）政委员会及其直属部门。
云南省：接收单位增至9大类，其中包括省属国有企业、事业单位，以及经上级主管部门确认档案交省档案馆保管的中央驻滇单位等，省档案馆同时接收以上机构下属单位和临时机构形成的具有保存价值的档案。
可以看出，上海市在档案进馆单位的变化上最为明显，其他省份也不同程度地作出了相应调整，对于逐步建立和完善各省份的档案资源建设体系来说，是一次机遇。
通过广西壮族自治区档案馆以及南宁市档案馆的走访，南宁市档案馆较区档案馆而言给出了详细的调整情况。自新规颁布后，区档案馆对于档案进馆单位范围的调整同国家规定大体一致，其收集管理科负责人告诉笔者，目前的接收?n案进馆单位与国家规定中要求的单位一致，且未来几年也不会考虑有所增加。南宁市档案馆的馆藏相对于区档案馆不及其数量与规模，但其在调整档案进馆单位的范围上作出了许多努力，截至2016年上半年南宁市档案馆已有224个全宗在馆。
3 新规颁布前后档案接收进馆范围的变化
从新旧规定的整体对比来看，档案接收进馆的范围变化主要体现在，新规中除了有各级国家档案馆的档案还增加了各类档案接收进馆；新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围；本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围；为要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本等。通过文献的调查，对比了四个省份在新规颁布后对于档案接收进馆范围的调整情况。
国家档案局9号令颁布后各省份档案接收进馆范围的变化情况：
上海市：对于历史档案的接收，上海市的规定中仍坚持采取依法接收的“强硬”政策；增加了对国有企业档案、民间组织机构产生的有价值档案、重大工程档案、重大活动档案、重要会议档案、国有破产转制企业?n案、反映“上海特色文化”档案、名人档案等的接收。
浙江省：民主党派机构产生的档案、省内重大活动、重要事件、重大建设项目、重大科研项目档案，及民生的省级医保、社保、公积金、教学、医疗、就业、安全生产等专业档案，国有企业破产转制和机关、事业单位撤并后各种情况的档案，加大对电子档案的收集。
湖北省：依法接收反映湖北省重大活动、重要事件的档案和涉及征地、移民、婚姻等有关民生的专业档案，依法接收民国及旧政权时期湖北省省级机关、团体、社会组织、企事业单位的档案，依法接收中南军（行）政委员会及其直属部门的档案、电子档案、重大活动档案等。
云南省：接收现行组织单位档案、历史档案，重大活动、重要历史事件的档案，还征集国家所有的档案、非国家所有的有价值的档案、有助于了解或者补充档案内容及立档单位情况的资料、有助于管理和利用档案所必需的电子音像等专用设备、电子档案、能够反映云南民族特色与区域特点的档案等。
对四个省份对比看，都依照国家档案局9号令作出了详细规定，且云南省和上海市在其地方新规中还特别强调了有关地方特色档案资源的接收征集。
通过对广西区档案馆以及南宁市档案馆的走访，笔者略感失望。广西区档案馆虽然是对国家档案局9号令进行了贯彻执行，但对于民族地区的特色档案资源建设并没有太多的重视，但对于电子档案的接收进馆还是做得比较积极。南宁市档案馆对于名人档案、知青档案以及个人、社会组织和机关产生的档案已开始接收，但对于电子档案的接收，由于南宁市档案馆新馆正在建设中，南宁市电子备份中心虽然已在2011年开始建立，却也没能力能够实现电子档案的实时接收，目前依靠其他载体（U盘、光盘等）由各单位上交档案馆。
4 新规颁布前后档案征集进馆范围的变化
从新旧规定的内容对比来看，档案征集进馆范围的变化十分明显，如规定第三条：“经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。”第八条：“档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。”就四个省份的对比而言，地方随后颁布的规定中档案征集进馆的范围在国家档案局9号令的基础上进一步得到延伸与拓展。
国家档案局9号令颁布后各省份档案征集进馆范围的变化情况：
上海市：上海市在其《细则》中提到要加大对民间组织和个人材料的征集，《细则》进一步拓宽了征集范围，由本地收集、内地收集将拓展到境外收集。
浙江省：浙江省的地方细则中更多的是强调纳入接收范围的档案都有哪些，对于征集入馆的档案大体与国家档案局9号令一致。但其《实施细则》对电子档案的接收征集有明确的规定。
湖北省：湖北省档案局在制定地方细则中特别提到征集进馆的档案除却第十一条中“经协商同意，省档案馆可以收集、代存或接受捐赠、购买省内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案资料”，还将海外珍档的征集作为档案征集工作的一部分。
云南省：云南省档案局在最近几年已经开展了对名人档案、普洱茶档案和少数民族档案征集工作，细则中除了将涉及民生的专业档案单独列出外，也强调了对云南省散存在国（境）外档案的征集。
征集档案虽不像档案接收进馆工作那样处于丰富馆藏的主要地位，但档案征集工作作为档案馆馆藏的一个重要来源方式仍在一些地区的细则规定中得到了重视，但目前力度还不够。
5 新规颁布后仍存在的现实问题
通过以上变化的对比分析，可以看到新规颁布后对于各级各类档案馆的档案进馆工作有着切实的推动作用，使档案馆在其实际工作中有了更加完善、适应性指导性更强的档案工作规章作为参考，这对于尽快提升档案馆服务质量以及档案馆的性质定位的转型都有着重要意义。但新规中仍存在一些问题导致在实施过程中遇到障碍：
各级各类档案馆在收集范围上交叉重叠问题。一方面，要保证进馆档案的全宗完整性和一致性，另一方面现实存在一部分档案同时属于综合档案馆和非综合档案馆的收集范围，新规并没有提及特别详细的实施方案，我们要解决的还有如何衡量精简馆藏避免资源重复建设与档案接收的全宗完整性之间的矛盾。
5、1 收集范围的扩大与档案馆能力限制的矛盾。规定中的确相当大规模地扩大了档案馆的收集范围，但如此庞大繁复的种类和工作量是否对于所有的档案馆而言都是可以依法实施呢？就比如南宁市档案馆的管理科目前主要负责的工作人员只有两名，面对这样庞大工作量他们也无可奈何。
5、2 重大活动档案以及涉及民生的档案如何界定。重大活动档案以及民生档案的概念界定在专家学者的反复讨论中也没有一个十分明确的描述，所以各级各类档案馆也只能依据自身的理解以及相关部门已公布的名录或者计划去开展这类档案的收集工作。
电子档案管理细则篇6
创建档案信息化“三位一体”建设新模式。“十一五”期间，全省档案信息化建设初步形成了电子文件中心、电子档案中心、数字档案馆建设“三位一体”交互发展的建设格局。在全面推进档案信息化建设的过程中，电子文件中心建设进入了电子政务建设的一盘棋，电子档案中心建设进入了本地社会信息化建设的一盘棋，数字档案馆建设进入了国民经济和社会发展“十一五”规划的一盘棋。
常州市档案局通过自身实践探索，开展了一场档案管理模式的变革——电子文件中心建设，拉开了全国电子文件中心建设的序幕。2007年4月，国家档案局在常州召开“全国电子文件中心建设经验交流会”。常州市作为首家现行电子文件中心作了经验交流并现场演示，电子文件中心建设便在各地相继展开。电子文件中心建设是江苏率先开展的档案信息化建设新模式，目前已建成电子（现行）文件中心60个。全省各地电子文件中心建设已成为本地区政务信息公开场所，为推进档案馆“五位一体”现代档案馆建设奠定坚实的基础。
江苏省电子档案中心建设项目，是按照省政府《关于进一步加强国民经济和社会信息化的意见》“全省基础性、公益性、标志性信息化工程”目标努力构建的。项目较为完整地应用国际标准OAIS的先进理念，按照文档一体化和馆室一体化原则，已基本完成“一库三平台四中心”的建设目标，并在电子档案采集、移交、长期保存和开发利用等方面有所创新和突破，如研制完成与c A认证及数字签名相结合的电子文件采集封装技术；率先应用国家新标准，实施电子档案长期保管格式转换并实现版权机制，保证电子档案的长期有效性；结合国家最新元数据标准研制出台30多种目录数据库结构700多个数据项，研制100多项元数据并应用于软件开发；率先采用微软先进的servlet技术构建“信息平台”，档案信息服务特色鲜明，功能较为强大，页面展示达到国际水准；率先攻克对于省级机关大量非结构化数据采集的难关，基本开发完成可视化采集工具并投入应用，实现了对办公自动化等系统产生的电子公文的可视化采集和电子档案移交。全省综合性档案基础数据库规模已达到12TB左右。
2010年全国《数字档案馆建设指南》，宣贯会在江苏召开。全省各地认真贯彻执行会议精神，紧紧依靠当地社会信息化基础设施建设环境，加强“三网一库”建设，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应数字档案现代化管理需要的应用平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量电子文件归档化，在基础设施建设、信息资源建设、应用系统开发和安全保障体系构建等方面，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。2011年9月，地方标准《数字档案馆建设规程》（DB32/T1892—2011）。2012年2月，省档案局印发了《江苏省数字档案馆等级评估办法》，对全省数字档案馆建设做出规范和要求。同年4月，首家AAAAA级数字档案馆一太仓市数字档案馆诞生。目前苏南地区数字档案馆建设发展形势良好，苏中地区加快推进。
档案数字信息资源建设成绩显著。从1988年开始，全省档案部门就致力于档案目录数据库的建设，2002年《文书档案文件级目录数据库结构和交换格式》（DB32—2002）地方标准，2009年30个专题数据库结构标准。全省各级国家综合档案馆积极开展馆藏档案的目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步推进档案数字化建设进程。截止到2010年年底，全省形成各类电子目录1亿条，已划控档案1、1千万条，已对社会开放档案600万条，原文数字化约1、1亿页、照片52万幅、影片音像39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库已达74种。全省包括目录、全文、多媒体等数字档案资源总量位居全国前列。
2006年，省档案局制定了《江苏省档案信息化保密管理办法》，对档案数字化单位和档案数字化进行备案制度，此项工作作为省档案局24项行政权力之一，确保档案数字化工作的标准化、规范化和信息安全。各级国家综合档案馆根据实际情况，制订出切实可行的馆藏档案数字化方案，本着积极、稳妥、实事求是的原则，量力而行，循序渐进，分步实施，在做好鉴定、整理、分类的基础上有序开展馆藏档案数字化工作。各地根据本地实际，多种形式、多渠道地开展室藏档案数字化工作，积极争取领导支持，舍得投入，不少单位和档案馆档案数字化率达到100%，并通过数字档案室系统或电子文件中心等，向同级国家综合档案馆移交具有永久和长期保存价值的电子目录和电子档案全文。
档案信息化标准规范建设初见成效。为深入贯彻《数字档案馆建设指南》，积极开展数字档案馆（室）建设地方标准研制。2011年9月组织制定的《数字档案馆建设规程》、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》和《档案数字化操作规程》等地方标准由江苏省质量技术监督局。
《数字档案馆建设规程》结合江苏实际，引进国际先进经验和OAIS架构模型，明确了数字档案馆建设基本技术框架，规范了软硬件平台的技术方法和标准，创造性地建立了较为完整的数字档案馆和数字档案室评估体系，制定了详细的评估细则及评分标准，成为全省切实推进数字档案馆建设的依据。
《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》是在国家《电子文件归档与管理规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》等标准规范基础上，细化研究明确了电子档案基础元数据模型以及涉及公共馆藏和民生的30个基础电子档案专题数据库结构和目录数据格式。该标准通过江苏省电子档案中心的实践，利用信息技术手段，以综合档案信息资源为处理核心，对电子档案信息资源进行收集、管理，传输和提供利用的技术环节和要素进行了全面验证，效果显著。
《档案数字化转换操作规程》充分考虑了国家对档案管理的各项法律、法规规定及国家与行业标准相关要求，明确了纸质档案、录音录像档案、照片档案、缩微胶片档案、实物档案进行数字化转换的操作要求，对原始档案准备、交接、转换设备选择、技术参数设定、存储格式、数据校验等做出详细规定，并且对操作规程、数字化文件存储、数据验收、数据备份、数字化成果管理、安全保密要求等做出了相应规定，通过规范性附录和资料性附录提供档案数字化转换流程等，可操作性和实用性较强，具有一定的前瞻性。
标准的研制与实施，对全省社会信息化和档案信息化工作产生极大的推动作用。通过全面应用国家和地方系列标准，各级党政机关、企事业单位办公自动化系统和相关业务系统中电子档案元数据，市县国家综合档案馆、专业档案馆数字档案馆的电子档案接收与管理系统等将得到有效规范，电子档案信息统一、规范，更加便于交换、传输、管理和存储，较好完成电子文件归档和电子档案向档案馆的移交工作，并以此作为全省各级各类档案馆（室）进行档案数字化转换的基本要求、数字档案馆和数字档案室考核评估的技术标准依据。
进一步加强电子文件归档管理。2005年，根据国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》和国家标准《电子文件归档与管理规范》，江苏省档案局制定了《江苏省电子文件归档与管理办法》，2010年参与制定了江苏省《电子文件管理细则》，始终坚持电子文件管理覆盖所有门类、所有领域和全程管理的基本要求，着力加强本地区进馆单位电子文件的归档、管理、指导、审核和进馆接收工作。各级机关、团体和企事业单位档案部门根据档案管理的基本要求，加强对所产生的电子文件进行全面采集、积累、鉴定、著录、归档，保证本单位产生的电子文件及时、真实、完整、有效地得到收集。
积极开展数字档案室建设，努力推动电子文件管理、档案管理应用系统和办公自动化系统的衔接，加强数字档案室系统的研发和应用，按照文档一体化、馆室一体化原则，取得了较好的成效。
江苏能够在档案信息化建设上取得一定成就，我们认为有一些基本经验。
坚持统筹规划、统一领导。准确把握定位，引领档案信息化建设长期、稳步发展。2004年10月，根据《江苏省信息化建设规划纲要》、《全国档案信息化实施纲要》和《江苏省电子政务建设意见》等精神，江苏省档案局制定了《江苏省档案信息化规划纲要（2005～2010年）》（以下简称《纲要》），引领和推进全省档案信息化建设。《纲要》紧紧围绕全省“两个率先”建设目标，以档案信息化网络建设为基础，以档案资源信息化建设为核心，以深化信息资源开发利用为目标，较快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，全面推进档案信息化建设稳步发展。多年来，在档案信息化建设中，全省坚持纳入规划，有序推进；统一标准，统筹建设；突出重点，分级建设；安全保密，注重实效；引导示范，逐步展开的基本原则，坚持融入社会信息化、依托党委政府系统电子政务建设，坚持科技创新、实施重点项目带动战略，大力加强档案信息开发利用，以提高公共服务能力、服务党政机关、服务人民群众为工作导向，以档案信息网络化建设为基础，以档案资源建设为核心，以深化信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化等，推动全省档案信息化步入一个良性发展的新阶段。2005年，苏州市档案局在市委、市政府及信息办的支持下在全省率先建成市级数字档案馆，建设完成了档案馆管理系统、机关档案室电子文件整理归档系统、现行文件查阅系统和档案局馆内外网站。无锡、常州、扬州、泰州、连云港等市也提出了与电子政务同步建设电子档案中心或数字档案馆的建设方案，得到了各地领导的重视和支持。《纲要》对全省档案信息化建设起到了重要的推动作用。
在“十二五”发展的开局之年，全省继续加强档案信息化规划编制工作，《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》已经，提出到2015年，形成结构合理、网络健全、管理有效、服务便利、覆盖全社会的现代档案管理和服务体系，满足档案事业科学发展和人民群众日益增长的档案文化与信息需要，在新的起点上全面推进全省档案事业发展再上新台阶。
坚持科研项目引领信息化建设，成效明显、作用巨大。档案科技创新在全省档案信息化建设中发挥了积极的驱动作用。2004年，江苏省档案局印发了《江苏省档案科技项目管理办法》和《江苏省档案优秀科技成果奖励办法》。至今，全省共有84个项目列入省档案科技项目计划，48个成果评为省档案优秀科技成果。近lO年在国家档案局立项25个，获得国家一等奖2项，三等奖9项，在全国档案科技工作中成绩显著，名列前茅。全省档案科学技术研究在“十一五”档案事业发展中取得了优异的成绩。江苏的档案科技项目研究体现出以下几个特点：一是自主创新，注重科技成果原创性，解决工作中面临的重大问题，创立新的档案管理模式；二是超前思维，准确把握社会转型期档案学理论建设和发展规律，创立新的档案安全监管体系；三是集成创新，有机融合各种先进技术，着力实施信息化带动战略，实现档案事业服务大局、服务民生；四是突出需求，围绕热点和难点，持续攻关，积聚引领档案事业科学发展的科技能量。科技项目提升了江苏的档案科技水平，推动了全省档案信息化建设，实现了以项目带动工作、以科技促进发展的目标。
电子档案管理细则篇7
关键词：文书档案；电子化
文书档案是反应各个阶段，各个时代的主要政治和管理制度的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。文书档案记录了一个社会组织在生产过程中各个阶段的重要管理活动和各个业务开展状况，是社会发展过程中主要的体现形式。文书档案管理是通过由各种已经完成的活动中能够具有保存价值的文书整理形成的，是历史的客观记录，是用来来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。
1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题，也节省了人工，提高了效率。而且档案管理的过程
也变得更容易操作，只是在计算机上打打字和点点鼠标便可完成，时间大大缩短。所以，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理，所以，资源信息的电子化，这大大提高了档案管理的服务质量。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。
二、文书档案管理信息的电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻： 现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。
三、加快推进档案信息化技术的基本原则
1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。
2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。
3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。
四、改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个IP地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，加强思想教育，树立较强的责任意识，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。
五、结束语
现代社会是一个信息高速发展的社会，是一个科学技术不断进步的社会，文书档案作为档案管理工作的重要组成部分，它不仅记载历史发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着生产经营过程中重要事件，成为历史轨迹的再现者。现在，科学技术正在日新月异的发展着，信息科学已经影响着我们的生活方式，电子档案也成为了当前社会发展中主要的档案管理手段。信息化文书档案管理已经逐步取代老式的纸质档案管理，更是实现档案管理过程中对其精确化划分和系统化整理的有力基础和前提条件。文书档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。因此在其工作中实现电子化成为其发展过程中的必然结果和前提条件，为电子化档案提供了理论基础。加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
参考文献
[1]南剑茜；文书档案管理信息电子化应用《商场现代化》2011年第03期
电子档案管理细则篇8
关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化
2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
1、办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。
2、办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
3、办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。
4、办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
1、总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。
2、集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
3、组织业务学习，开展技能培训
学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。
4、召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
5、以评促建，对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
1、精细化管理，统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
2、精细化管理，约束业务行为
通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。
3、精细化管理，重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
4、精细化管理，提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。
5、精细化管理，提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。
6、精细化管理，保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]
参考文献：
[1]徐伟、浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J]、黑龙江史志,2015(1):276-276、
[2]青玮,张妍、高职院校档案工作人员现状与素质要求[J]、北京劳动保障职业学院学报,2013(3):46-48、
[3]王学梅、以创新推进高校教学档案的电子化管理[J]、淮海工学院学报（社会科学版）,2010(8):130-131、
[4]李倩、图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J]、办公室业务,2014(9):52-53、